PRILOGA 2

POSLOVNIK SKUPINE STROKOVNJAKOV

V postopkih skupine strokovnjakov iz poglavja 16 (Trgovina in trajnostni razvoj) Sporazuma o gospodarskem partnerstvu med Evropsko unijo in Japonsko se uporabljajo naslednja pravila:

I. Opredelitve pojmov

V tem poslovniku:

(a)	„upravno osebje“ nekega strokovnjaka pomeni osebe, ki delujejo po navodilih in pod nadzorom tega strokovnjaka, razen pomočnikov;

(b)	„svetovalec“ pomeni osebo, ki jo pogodbenica pooblasti za svetovanje ali pomoč za namene postopka skupine, razen predstavnikov te pogodbenice;

(c)	„Sporazum“ pomeni Sporazum o gospodarskem partnerstvu med Evropsko unijo in Japonsko;

(d)	„pomočnik“ pomeni osebo, ki v okviru mandata strokovnjaka opravlja raziskave ali zagotavlja pomoč strokovnjaku;

(e)	„kodeks ravnanja“ pomeni kodeks ravnanja za arbitre iz člena 21.30 Sporazuma, sprejet s Sklepom št. 1/2019 z dne 10. aprila 2019 Skupnega odbora iz Sporazuma;

(f)	„Odbor“ pomeni Odbor za trgovino in trajnostni razvoj, ustanovljen v skladu s členom 22.3 Sporazuma;

(g)	„dnevi“ pomeni koledarske dneve;

(h)	„strokovnjak“ pomeni člana skupine;

(i)	„skupina“ pomeni skupino strokovnjakov, ustanovljeno v skladu s členom 16.18(1) Sporazuma;

(j)	„postopek“ pomeni postopek skupine;

(k)	„predstavnik“ v zvezi s pogodbenico pomeni uradnika ali katero koli drugo osebo ministrstva ali agencije ali katerega koli drugega javnega subjekta pogodbenice in drugo osebje, ki ga pogodbenica imenuje za svojega predstavnika v postopkih skupine;

(l)	„pogodbenica, ki je predložila zahtevo“ pomeni pogodbenico, ki zahteva sklic skupine v skladu s členom 16.18(1) Sporazuma; ter

(m)	„pogodbenica naslovnica“ pomeni pogodbenico, ki od pogodbenice, ki je predložila zahtevo, prejme zahtevo za sklic skupine strokovnjakov v skladu s členom 16.18(1) Sporazuma.

II. Imenovanje strokovnjakov

Sopredsednik Odbora, ki zastopa pogodbenico, ki je predložila zahtevo, je odgovoren za organizacijo žreba iz člena 16.18(4), točka (c), Sporazuma in dovolj zgodaj obvesti sopredsednika Odbora, ki zastopa pogodbenico naslovnico, o datumu, času in kraju žreba. Sopredsednik, ki zastopa pogodbenico naslovnico, je med žrebom lahko prisoten, lahko pa ga zastopa tudi nekdo drug. Prisotni so lahko tudi predstavniki obeh pogodbenic. V vsakem primeru se žreb opravi s prisotno pogodbenico oziroma prisotnima pogodbenicama.

Pogodbenici vsakega posameznika, ki je bil imenovan, da opravlja nalogo strokovnjaka v skladu s členom 16.18 Sporazuma, pisno obvestita o imenovanju. Posamezniki svojo razpoložljivost potrdijo obema pogodbenicama v petih dneh od datuma, ko so bili obveščeni o svojem imenovanju.

III. Kodeks ravnanja

Kodeks ravnanja se smiselno uporablja za strokovnjake, ki sodelujejo v skupini strokovnjakov.

IV. Organizacijski sestanek

Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se sestaneta s skupino v sedmih dneh od datuma ustanovitve skupine, da se določijo zadeve, ki se pogodbenicama ali skupini zdijo primerne, vključno s:

(a)	honorarji in stroški, ki se plačajo strokovnjakom in so v skladu s standardi in merili STO;

(b)	stroški za pomočnike ali administrativno osebje, za katero se strokovnjak odloči, da ga bo zaposlil, s tem, da skupni znesek honorarjev za pomočnike ali administrativno osebje posameznega strokovnjaka ne sme preseči 50 % honorarja tega strokovnjaka, razen če se pogodbenici dogovorita drugače; ter

(c)	časovnim razporedom za postopek, ki se določi glede na časovni pas pogodbenice naslovnice.

Na tem sestanku lahko osebno ali prek telefonske ali video konference sodelujejo le strokovnjaki in predstavniki pogodbenic, ki so uradniki ali druge osebe ministrstva ali agencije ali katerega koli drugega javnega subjekta.

V. Uradna obvestila

Vsi zahtevki, obvestila, pisna stališča ali drugi dokumenti, ki jih pošlje:

(a)	skupina, se hkrati pošljejo obema pogodbenicama;

(b)	pogodbenica skupini, se v kopiji hkrati pošljejo še drugi pogodbenici; ter

(c)	pogodbenica drugi pogodbenici, se v kopiji hkrati pošljejo še skupini, če je to primerno.

Vsa uradna obvestila iz točke 6 se pošljejo po elektronski pošti ali, če je ustrezno, po katerem koli drugem telekomunikacijskem sredstvu, s katerim je mogoče dokazati, da je bila pošta poslana. Če ni dokazano nasprotno, se šteje, da je bilo tako uradno obvestilo prejeto na dan pošiljanja.

Manjše pisne napake v zahtevkih, obvestilih, pisnih stališčih ali drugih dokumentih v zvezi s postopki skupine se lahko popravijo s predložitvijo novega dokumenta, v katerem so spremembe jasno razvidne.

Če je zadnji dan za predložitev dokumenta državni praznik Japonske ali Evropske unije ali kateri koli drug dan, ko so uradi vlade ene od pogodbenic uradno ali zaradi višje sile zaprti, se šteje, da je dokument prejet naslednji delovni dan. Na organizacijskem sestanku iz odstavka 5 vsaka pogodbenica predloži seznam svojih državnih praznikov in vseh drugih dni, ko so uradi te pogodbenice uradno zaprti. Vsaka pogodbenica med postopkom skupine posodablja svoj seznam.

VI. Pisna stališča

10.

Pogodbenica, ki je predložila zahtevo, svoja pisna stališča predloži najpozneje 20 dni po ustanovitvi skupine. Pogodbenica naslovnica predloži pisni odgovor najpozneje 20 dni po datumu prejema pisnega stališča pogodbenice, ki je predložila zahtevo.

VII. Zahtevki za informacije in mnenje

11.

V skladu s členom 16.18(3) Sporazuma bi morala skupina po potrebi pridobiti informacije in mnenje ustreznih mednarodnih organizacij ali organov o zadevah, povezanih z instrumenti Mednarodne organizacije dela ali večstranskimi okoljskimi sporazumi.

12.

Preden skupina zahteva informacije in mnenje od subjektov iz odstavka 11, pogodbenicama omogoči, da predložita pripombe na seznam subjektov in zahtevke, ki jih je treba nasloviti nanje.

13.

Skupina predloži vse informacije, pridobljene v skladu z odstavkom 11, pogodbenicama, ki imata možnost, da predložita pripombe na te informacije.

VIII. Delovanje skupine

14.

Predsednik skupine predseduje vsem sestankom skupine. Skupina lahko predsednika pooblasti za odločanje o upravnih in postopkovnih zadevah.

15.

Razen če je v členu 16.18 Sporazuma ali v tem poslovniku določeno drugače, lahko skupina opravlja svoje dejavnosti z uporabo katerih koli sredstev, tudi telefona, telefaksa ali računalniških povezav.

16.

Kadar se pojavi postopkovno vprašanje, ki ni zajeto v členu 16.18 Sporazuma, poslovniku ali kodeksu ravnanja, lahko skupina po posvetovanju s pogodbenicama sprejme ustrezen postopek, ki je v skladu z navedenimi določbami.

17.

Skupina lahko po posvetovanju s pogodbenicama spremeni kateri koli rok razen rokov iz člena 16.18 Sporazuma ter opravi katero koli drugo postopkovno ali upravno prilagoditev postopkov. Kadar se skupina posvetuje s pogodbenicama, ju pisno obvesti o predlagani spremembi ali prilagoditvi in razlogih zanjo.

IX. Zaslišanja

18.

Na podlagi časovnega razporeda, določenega v skladu z odstavkom 5, predsednik skupine po posvetovanju s pogodbenicama in drugimi strokovnjaki določi datum in uro zaslišanja.

19.

Razen če se pogodbenici dogovorita drugače, se zaslišanja v pogodbenicah organizirajo izmenično, in sicer prvo zaslišanje poteka v pogodbenici naslovnici. Razen če se pogodbenici dogovorita drugače, pogodbenica, v kateri poteka zaslišanje:

(a)	določi kraj zaslišanja in o tem obvesti predsednika skupine; ter

(b)	je zadolžena za logistično upravljanje zaslišanja.

20.

Če se pogodbenici ne dogovorita drugače in brez poseganja v odstavek 49 si pogodbenici delita stroške, ki izhajajo iz logističnega upravljanja zaslišanja.

21.

Predsednik skupine pogodbenici pravočasno pisno obvesti o datumu, času in kraju zaslišanja. Pogodbenica, v kateri poteka zaslišanje, te podatke javno objavi, razen če je zaslišanje zaprto za javnost.

22.

Praviloma se izvede samo eno zaslišanje. Če spor vključuje vprašanja izjemne kompleksnosti, lahko skupina po posvetovanju s pogodbenicama na lastno pobudo ali na zahtevo ene od pogodbenic skliče dodatna zaslišanja. Za vsako dodatno zaslišanje se smiselno uporabljajo odstavki 18 do 21.

23.

Vsa zaslišanja skupine so odprta za javnost, razen če se pogodbenici dogovorita drugače ali stališča in trditve pogodbenice vsebujejo zaupne informacije. Javnosti ne bi smeli biti dostopni zvočni ali vizualni posnetki zaslišanja. Zaslišanja, ki potekajo za zaprtimi vrati, so v skladu z odstavkom 39 zaupna.

24.

Vsi strokovnjaki so navzoči med celotnim zaslišanjem.

25.

Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se lahko zaslišanja ne glede na to, ali je postopek odprt za javnost, udeležijo naslednje osebe:

(a)	predstavniki pogodbenic;

(b)	svetovalci;

(c)	pomočniki in upravno osebje;

(d)	tolmači, prevajalci in sodni zapisnikarji skupine ter

(e)	predstavniki ustreznih mednarodnih organizacij ali organov, ki jih določi skupina v skladu s členom 16.18(3) Sporazuma.

26.

Vsaka pogodbenica najpozneje pet dni pred datumom zaslišanja skupini predloži seznam imen oseb, ki bodo na zaslišanju v imenu zadevne pogodbenice ustno predstavile trditve ali navedbe, ter drugih zastopnikov in svetovalcev, ki bodo navzoči na zaslišanju.

27.

Skupina vodi zaslišanja, kot je navedeno v nadaljevanju, ter zagotovi, da imata pogodbenica, ki je predložila zahtevo, in pogodbenica naslovnica na razpolago enako količino časa pri trditvah in nasprotnih trditvah:

Trditve

(a)	trditve pogodbenice, ki je predložila zahtevo; ter

(b)	trditve pogodbenice naslovnice.

Nasprotne trditve

(a)	odgovor pogodbenice, ki je predložila zahtevo; ter

(b)	replika pogodbenice naslovnice.

28.

Skupina lahko kadar koli med zaslišanjem naslovi vprašanja neposredno na katero koli pogodbenico.

29.

Skupina poskrbi za pripravo zapisnika zaslišanja, ki se čim prej po zaslišanju pošlje pogodbenicama. Pogodbenici lahko predložita pripombe v zvezi z zapisnikom, skupina pa lahko te pripombe preuči.

30.

Vsaka pogodbenica lahko v 10 dneh po datumu zaslišanja predloži dopolnilno pisno stališče glede katerega koli vprašanja, ki se je pojavilo med zaslišanjem.

X. Razprave

31.

Razprav skupine se lahko udeležijo le strokovnjaki.

XI. Pisna vprašanja

32.

Skupina lahko kadar koli med postopkom predloži pisna vprašanja eni ali obema pogodbenicama. Vsa vprašanja, ki se predložijo eni od pogodbenic, se v kopiji pošljejo tudi drugi pogodbenici.

33.

Vsaka pogodbenica kopijo svojih odgovorov na vprašanja skupine predloži drugi pogodbenici. Vsaka pogodbenica ima možnost, da v petih dneh od prejema take kopije poda pisne pripombe na odgovor druge pogodbenice.

XII. Zamenjava strokovnjakov

34.

Če kateri koli od strokovnjakov prvotne skupine odstopi, ne more sodelovati ali ga je treba zamenjati v postopkih skupine v skladu s členom 16.18 Sporazuma, se smiselno uporablja člen 16.18(4) Sporazuma.

35.

Če katera od pogodbenic meni, da strokovnjak ne izpolnjuje zahtev iz kodeksa ravnanja in ga je treba zato zamenjati, ta pogodbenica drugo pogodbenico o tem uradno obvesti v 15 dneh od trenutka, ko je pridobila dovolj dokazov o strokovnjakovem neizpolnjevanju zahtev iz kodeksa ravnanja.

36.

Če katera od pogodbenic meni, da strokovnjak, ki ni predsednik, ne izpolnjuje zahtev iz kodeksa ravnanja, se pogodbenici posvetujeta in, če se o tem sporazumeta, izbereta novega strokovnjaka v skladu z odstavkom 34.

Če se pogodbenici ne strinjata glede potrebe po zamenjavi strokovnjaka, lahko katera koli od njiju zahteva, da se zadeva predloži predsedniku skupine, ki sprejme končno odločitev.

Če na podlagi te zahteve predsednik ugotovi, da strokovnjak ne izpolnjuje zahtev iz kodeksa ravnanja, se izbere nov strokovnjak v skladu z odstavkom 34.

37.

Če katera od pogodbenic meni, da predsednik skupine ne izpolnjuje zahtev iz kodeksa ravnanja, se pogodbenici posvetujeta in, če se o tem sporazumeta, izbereta novega predsednika v skladu z odstavkom 34.

Če se pogodbenici ne strinjata glede potrebe po zamenjavi predsednika, lahko katera koli od njiju zahteva, da se zadeva predloži obema preostalima strokovnjakoma. Strokovnjaka se najpozneje 10 dni po datumu predložitve zahteve odločita, ali obstaja potreba po zamenjavi predsednika skupine. Odločitev strokovnjakov o potrebi po zamenjavi predsednika je dokončna.

Če se strokovnjaka odločita, da predsednik ne izpolnjuje zahtev iz kodeksa ravnanja, se izbere nov predsednik v skladu z odstavkom 34.

38.

Postopek se začasno ustavi za obdobje, potrebno za izvedbo postopkov iz odstavkov 34 do 37.

XIII. Zaupnost

39.

Skupina in pogodbenici katero koli informacijo, ki jo pogodbenica predloži skupini, obravnavajo kot zaupno, če jo ta pogodbenica označi kot zaupno. Če pogodbenica skupini predloži zaupno različico svojih pisnih stališč, na zahtevo druge pogodbenice v 20 dneh od datuma zahteve predloži tudi nezaupno različico stališč, ki se lahko razkrije javnosti. Ta poslovnik pogodbenici v ničemer ne preprečuje, da javnosti razkrije svoja stališča, če pri tem ne razkrije nobene informacije, ki jo druga pogodbenica označi kot zaupno. Če stališča in trditve pogodbenice vsebujejo zaupne informacije, se skupina sestane za zaprtimi vrati. Skupina in pogodbenici ohranjajo zaupnost zaslišanj skupine, kadar zaslišanja potekajo za zaprtimi vrati.

XIV. Enostranski stiki

40.

Skupina se ne sestaja oziroma ne stopi v stik s pogodbenico v odsotnosti druge pogodbenice.

41.

Noben strokovnjak v odsotnosti drugih strokovnjakov ne sme razpravljati o nobenem vidiku sporne zadeve postopka s pogodbenico oziroma pogodbenicama.

XV. Stališča amicus curiae

42.

Če se pogodbenici v treh dneh od datuma ustanovitve skupine ne dogovorita drugače, lahko skupina prejme nezahtevana pisna stališča fizičnih oseb, povezanih z eno od pogodbenic, ali pravnih oseb s sedežem na ozemlju katere od pogodbenic, ki so neodvisne od vlad pogodbenic, če so stališča predložena v 10 dneh od datuma ustanovitve skupine.

43.

Zadevna stališča so jedrnata in v nobenem primeru niso daljša od 15 strani z dvojnim razmikom vrstic ter so neposredno povezana z dejanskim ali pravnim vprašanjem, ki ga obravnava skupina. Stališča vsebujejo opis osebe, ki jih predloži, pri čemer ta opis vključuje:

(a)	v primeru fizične osebe, njeno državljanstvo ter

(b)	v primeru pravne osebe, njen sedež, vrsto njenih dejavnosti, pravni status, splošne cilje in vir financiranja.

Vsaka oseba v svojih stališčih izrazi interes, ki ga ima v postopku. Stališča se pripravijo v jezikih, ki jih izbereta pogodbenici v skladu z odstavkoma 45 in 46 tega poslovnika.

44.

Skupina v svojem poročilu navede vsa stališča, ki jih je prejela v skladu z odstavkoma 42 in 43. Skupina v svojem poročilu ni dolžna obravnavati trditev iz takih stališč. Navedena stališča se predložijo pogodbenicama, da izrazita svoje pripombe. Skupina upošteva pripombe pogodbenic, ki so bile predložene skupini v 30 dneh.

XVI. Jezik in prevod

45.

Pogodbenici si med posvetovanji iz člena 16.17 Sporazuma in najpozneje na organizacijskem sestanku iz odstavka 5 prizadevata za dogovor o skupnem delovnem jeziku za postopke pred skupino. Vsaka pogodbenica najpozneje v 90 dneh po tem, ko Odbor sprejme ta poslovnik v skladu s členom 16.18(2) Sporazuma, uradno predloži drugi pogodbenici seznam jezikov, ki jim daje prednost. Seznam vključuje vsaj en delovni jezik STO.

46.

Če se pogodbenici ne moreta dogovoriti o skupnem delovnem jeziku, vsaka pogodbenica predloži svoje pisne pripombe v svojem izbranem jeziku, pri čemer po potrebi hkrati zagotovi prevod v enega od delovnih jezikov STO, ki ga je v skladu z odstavkom 45 uradno sporočila druga pogodbenica. Pogodbenica, ki je odgovorna za organizacijo ustnega zaslišanja, po potrebi zagotovi tolmačenje ustnih stališč v isti delovni jezik STO.

47.

Vmesno in končno poročilo skupine se izdata v skupnem delovnem jeziku. Če se pogodbenici nista dogovorili o skupnem delovnem jeziku, se vmesno in končno poročilo skupine izdata v delovnih jezikih STO iz odstavka 46.

48.

Vsaka od pogodbenic lahko izrazi pripombe o točnosti prevoda vsake prevedene različice dokumenta, ki je napisan v skladu s tem poslovnikom.

49.

Če je potreben prevod ali tolmačenje pisnih in ustnih stališč pogodbenice v ustrezni delovni jezik STO, ta pogodbenica krije s tem povezane stroške.

XVII Poročilo skupine

50.

Skupina pogodbenicama predloži vmesno in končno poročilo v skladu s členom 16.18(5) Sporazuma. Končno poročilo se objavi. Skupina ne sme razkriti svojega poročila, dokler ga pogodbenici ne objavita.

XVIII Revizija

51.

Ta Poslovnik se lahko revidira po skupnem dogovoru pogodbenic.