PRILOGA

POSLOVNIK PODODBORA ZA SANITARNE IN FITOSANITARNE UKREPE EU-GRUZIJA

Člen 1

Splošne določbe

1.   Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe (v nadaljnjem besedilu: Pododbor SFS), ustanovljen v skladu s členom 65(1) Pridružitvenega sporazuma med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Gruzijo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), pomaga Pridružitvenemu odboru v trgovinski sestavi, kot je določeno v členu 408(4) Sporazuma (v nadaljnjem besedilu: Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi) pri opravljanju njegovih nalog.

2.   Pododbor SFS izvaja naloge, določene v členu 65(2) Sporazuma, glede na cilje iz poglavja 4 naslova IV, kot je določeno v členu 50 Sporazuma.

3.   Pododbor SFS sestavljajo predstavniki Evropske komisije in Gruzije, ki so odgovorni za sanitarne in fitosanitarne zadeve.

4.   Predstavnik Evropske komisije ali Gruzije, ki je pristojen za sanitarne in fitosanitarne zadeve, deluje kot predsednik Pododbora SFS v skladu s členom 2.

5.   Pogodbenici v tem poslovniku sta pogodbenici, navedeni v členu 428 Sporazuma.

Člen 2

Predsedovanje

Pogodbenici predsedujeta Pododboru SFS izmenično za obdobje 12 mesecev. Prvo obdobje se začne na datum prvega zasedanja Pridružitvenega sveta in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 3

Zasedanja

1.   Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se Pododbor SFS sestane v treh mesecih po začetku veljavnosti Sporazuma, bodisi na zahtevo katere koli od pogodbenic bodisi vsaj enkrat na leto.

2.   Vsako zasedanje Pododbora SFS skliče njegov predsednik na kraju in ob času, o katerem se dogovorita pogodbenici. Predsednik Pododbora SFS razpošlje obvestilo o zasedanju najpozneje 28 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

3.   Kadar je mogoče, se redno zasedanje Pododbora SFS skliče pravočasno pred rednim zasedanjem Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

4.   Zasedanja Pododbora SFS lahko potekajo prek katerega koli dogovorjenega tehnološkega sredstva, npr. kot video ali avdio konferenca.

5.   Pododbor SFS lahko vprašanja obravnava tudi, kadar ne zaseda, in sicer prek korespondence.

Člen 4

Delegacije

Pred vsakim zasedanjem sekretariat Pododbora SFS pogodbenici obvesti o predvideni sestavi delegacije vsake pogodbenice, ki se bo udeležila zasedanja.

Člen 5

Sekretariat

1.   Uradnik Evropske komisije in uradnik Gruzije delujeta skupaj kot sekretarja Pododbora SFS in naloge sekretariata opravljata skupaj, v duhu medsebojnega zaupanja in sodelovanja.

2.   Sekretariat Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi je obveščen o vseh sklepih, mnenjih, priporočilih, poročilih in drugih dogovorjenih ukrepih Pododbora SFS.

Člen 6

Korespondenca

1.   Korespondenca, naslovljena na odbor SFS, se naslovi na sekretarja ene od pogodbenic, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2.   Sekretariat Pododbora SFS zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na Pododbor SFS, posreduje predsedniku Pododbora SFS in po potrebi razpošlje kot dokumentacija iz člena 7.

3.   Korespondenco predsednika pošlje pogodbenicama sekretariat v imenu predsednika. Korespondenca se razpošlje, kadar je to primerno, na podlagi člena 7.

Člen 7

Dokumentacija

1.   Dokumenti se razpošiljajo prek sekretarja Pododbora SFS.

2.   Pogodbenica svojo dokumentacijo pošlje svojemu sekretarju. Sekretar prejeto dokumentacijo posreduje sekretarju druge pogodbenice.

3.   Sekretar Unije dokumentacijo razpošlje ustreznim predstavnikom Unije in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Gruzije in sekretarje Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

4.   Sekretar Gruzije dokumentacijo razpošlje ustreznim predstavnikom Gruzije in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Unije in sekretarje Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

5.   Sekretarji Pododbora SFS delujejo kot kontaktne točke za izmenjavo informacij, kot je določeno v členu 58 Sporazuma.

Člen 8

Zaupnost

Če pogodbenici ne skleneta drugače, zasedanja Pododbora SFS niso javna. Kadar pogodbenica Pododboru SFS predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.

Člen 9

Dnevni red zasedanj

1.   Sekretariat Pododbora SFS na podlagi predlogov pogodbenic za vsako zasedanje pripravi začasni dnevni red in operativne sklepe, ki jih določa člen 10. Začasni dnevni red vključuje točke, za katere sekretariat najpozneje 21 koledarskih dni pred začetkom zasedanja od pogodbenice prejme zahtevek za vključitev na dnevni red, skupaj z ustreznimi dokumenti.

2.   Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti razpošlje v skladu s členom 7 najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja.

3.   Pododbor SFS sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točk, ki niso na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.

4.   Predsednik Pododbora SFS lahko ob soglasju druge pogodbenice na ad hoc osnovi povabi predstavnike drugih organov pogodbenic ali neodvisne strokovnjake za posamezno področje, da se udeležijo zasedanj Pododbora SFS ali da predložijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici zagotovita, da takšni opazovalci ali strokovnjaki spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.

5.   Predsednik Pododbora SFS lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo posebne okoliščine.

Člen 10

Zapisnik in operativni sklepi

1.   Sekretarja Pododbora SFS skupaj pripravita osnutek zapisnika vsake seje.

2.   Praviloma zapisnik za vsako točko na dnevnem redu navaja:

(a)	seznam udeležencev zasedanja, seznam spremljajočih uradnikov ter seznam vseh opazovalcev ali strokovnjakov, ki so se udeležili zasedanja;

(b)	dokumente, predložene Pododboru SFS;

(c)	izjave, za katere je Pododbor SFS želel, da se zapišejo v zapisnik; ter

(d)	operativne sklepe z zasedanja v skladu z odstavkom 4.

3.   Osnutek zapisnika se predloži Pododboru SFS v odobritev. Odobri se v 28 koledarskih dneh po vsakem zasedanju Pododbora SFS. Vsem naslovnikom iz člena 7 se pošlje izvod zapisnika.

4.   Osnutek operativnih sklepov vsakega zasedanja pripravi sekretar Pododbora SFS predsedujoče pogodbenice Pododbora SFS in ga razpošlje pogodbenicama skupaj z dnevnim redom najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja. Ta osnutek se med zasedanjem posodobi, tako da odbor SFS, če se pogodbenici ne dogovorita drugače, na koncu zasedanja sprejme operativne sklepe, ki odražajo nadaljnje ukrepe, o katerih se dogovorita pogodbenici. Operativni sklepi se po sprejetju dodajo zapisniku, njihovo izvajanje pa se pregleda med katerim koli naslednjim zasedanjem Pododbora SFS. Pododbor SFS v ta namen sprejme predlogo, ki omogoča spremljanje spoštovanja posebnih rokov za izvedbo vsakega ukrepa.

Člen 11

Sklepi in priporočila

1.   Pododbor SFS sprejme sklepe, mnenja, priporočila, poročila in skupne ukrepe, kot je določeno v členu 65 Sporazuma. Sklepi, mnenja, priporočila, poročila in skupni ukrepi se sprejmejo v soglasju s pogodbenicama po zaključku ustreznih notranjih postopkov za njihovo sprejetje. Sprejeti sklepi so zavezujoči za pogodbenici, ki sprejmeta ustrezne ukrepe za njihovo izvajanje.

2.   Vsak sklep, mnenje, priporočilo ali poročilo podpiše predsednik Pododbora SFS in overita sekretarja Pododbora SFS. Brez poseganja v odstavek 3 predsednik podpiše te dokumente med zasedanjem, na katerem se sprejme zadevni sklep, priporočilo ali poročilo.

3.   Pododbor SFS lahko sprejema sklepe, priporočila in mnenja ali poročila s pisnim postopkom, po zaključku ustreznih notranjih postopkov, če se pogodbenici s tem strinjata. Pisni postopek je uradna izmenjava not med sekretarjema, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama. Na besedilo predloga, ki se v ta namen razpošlje v skladu s členom 7, se morebitni pridržki ali spremembe sporočijo v roku, ki ni krajši od 21 koledarskih dni. Predsednik lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša navedene roke, da se upoštevajo posebne okoliščine. Ko se o besedilu doseže dogovor, sklep, mnenje, priporočilo ali poročilo, ga podpiše predsednik in overita sekretarja.

4.   Akti Pododbora SFS se naslovijo kot „sklep“, „mnenje“, „priporočilo“ ali „poročilo“. Vsak sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če ni v njem določeno drugače.

5.   Sklepi, mnenja, priporočila in poročila se pošljejo pogodbenicama.

6.   Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov, mnenj in priporočil Pododbora SFS v svojem uradnem glasilu.

Člen 12

Poročila

Pododbor SFS predloži Pridružitvenemu odboru v trgovinski sestavi poročilo o svojih dejavnostih in dejavnostih tehničnih delovnih skupin ali ad hoc skupin, ki jih ustanovi Pododbor SFS. Poročilo je treba predložiti 25 koledarskih dni pred rednim letnim zasedanjem Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

Člen 13

Jeziki

1.   Uradna jezika Pododbora SFS sta angleščina in gruzijščina.

2.   Če ni določeno drugače, se Pododbor SFS pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je napisana v teh jezikih.

Člen 14

Stroški

1.   Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter stroške v zvezi s poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Pododbora SFS.

2.   Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

3.   Stroške v zvezi s tolmačenjem na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v angleščino in gruzijščino ali iz teh dveh jezikov v skladu s členom 13(1) krije pogodbenica, ki je gostiteljica zasedanja.

Stroške tolmačenja in prevajanja v druge jezike ali iz njih krije neposredno pogodbenica prosilka.

Člen 15

Spremembe poslovnika

Ta poslovnik se lahko spremeni s sklepom Pododbora SFS v skladu s členom 65(5) Sporazuma.

Člen 16

Tehnične delovne skupine in ad hoc skupine

1.   Pododbor SFS lahko s sklepom v skladu s členom 65(6) Sporazuma po potrebi ustvarja ali odpravlja tehnične delovne skupine ali ad hoc delovne skupine, vključno z znanstvenimi skupinami in skupinami strokovnjakov.

2.   Članstvo v takih ad hoc delovnih skupinah ni nujno omejeno na predstavnike pogodbenic. Pogodbenici zagotovita, da člani vseh skupin, ki jih ustanovi Pododbor SFS, spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.

3.   Če pogodbenici ne določita drugače, skupine, ki jih je ustanovil Pododbor SFS, delujejo pod nadzorom Pododbora SFS, kateremu poročajo.

4.   Zasedanja delovnih skupin lahko po potrebi potekajo osebno ali prek video ali avdio konference.

5.   Sekretariatu Pododbora SFS se v vednost pošljejo vsa ustrezna korespondenca, dokumentacija in sporočila v zvezi z dejavnostmi delovnih skupin.

6.   Delovne skupine so pristojne za dajanje pisnih priporočil Pododboru SFS. Priporočila se sprejmejo na podlagi soglasja in sporočijo predsedniku Pododbora SFS, ki jih razpošlje, kot je določeno v členu 7.

7.   Ta poslovnik se smiselno uporablja za vse tehnične delovne skupine ali ad hoc delovne skupine, ki jih je ustanovil Pododbor SFS, razen če v tem členu ni določeno drugače. Sklicevanje na zasedanje Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi se razume kot sklicevanje na Pododbor SFS.