SKLEP št. 3/2005 SVETA MINISTROV DRŽAV AKP IN ES

z dne 8. marca 2005

o sprejetju poslovnika Odbora veleposlanikov držav AKP in ES

(2005/299/ES)

SVET MINISTROV DRŽAV AKP IN ES JE –

ob upoštevanju Sporazuma o partnerstvu med državami AKP in ES, podpisanega v Cotonouju 23. junija 2000, in zlasti člena 16(3) Sporazuma,

ob upoštevanju naslednjega:

SKLENIL:

Člen 1

Datumi in kraji sestankov

1.   Kot je določeno v členu 16(2) Sporazuma o partnerstvu med državami AKP in ES (v nadaljevanju „Sporazum AKP-ES“), se Odbor veleposlanikov držav AKP in ES (v nadaljevanju „Odbor“) redno sestaja, zlasti z namenom priprave sestankov Sveta ministrov držav AKP in ES (v nadaljevanju „Svet“), in kadar koli je potrebno na zahtevo ene od pogodbenic.

2.   Odbor skliče njegov predsednik. Datumi sestankov se določijo z medsebojnim soglasjem pogodbenic.

3.   Odbor se sestaja na sedežu Sveta Evropske unije ali na sedežu sekretariata skupine držav AKP. Če se v ta namen sprejme posebna odločitev, se lahko sestane tudi v mestu države AKP.

Člen 2

Naloge Odbora

1.   V skladu s členom 16(2) Sporazuma AKP-ES Odbor pomaga Svetu pri izpolnjevanju njegovih nalog, opravlja pa lahko tudi kateri koli mandat, ki mu ga podeli Svet. V tem okviru spremlja izvajanje Sporazuma AKP-ES in napredek pri doseganju njegovih ciljev.

2.   Odbor poroča Svetu, zlasti o zadevah, za katere so mu bile podeljene pristojnosti.

3.   Svetu predloži tudi vse resolucije, priporočila ali mnenja, ki se mu zdijo potrebna ali primerna.

Člen 3

Dnevni red sestankov

1.   Predsednik za vsak sestanek pripravi začasni dnevni red. Drugim članom Odbora se ga pošlje vsaj osem dni pred dnevom sestanka.

Začasni dnevni red vključuje točke, za katere je predsednik prejel prošnjo za vključitev na dnevni red deset dni pred dnevom sestanka. Na začasni dnevni red se vključijo le točke, za katere je bila sekretariatu Sveta dokumentacija predložena pravočasno, da jo le-ta lahko pošlje članom Odbora vsaj osem dni pred dnevom sestanka.

2.   Odbor sprejme dnevni red na začetku vsakega sestanka. V nujnih primerih se Odbor na zahtevo držav AKP ali Skupnosti lahko odloči, da na dnevni red vključi točke, v zvezi s katerimi roki iz odstavka 1 niso bili upoštevani.

Člen 4

Posvetovanja

1.   Odbor odloča z medsebojnim soglasjem med Skupnostjo na eni strani in državami AKP na drugi.

2.   Posvetovanja Odbora so veljavna le, če je prisotna vsaj polovica stalnih predstavnikov držav članic Skupnosti, en predstavnik Komisije Evropskih skupnosti (v nadaljevanju „Komisija“) in polovica članov Odbora veleposlanikov držav AKP.

3.   Vsi člani Odbora, ki se sestanka ne morejo udeležiti, so lahko zastopani. V tem primeru obvestijo predsednika in imenujejo osebo ali delegacijo, pooblaščeno za zastopanje. Zastopnik ima vse pravice člana, ki se sestanka ne more udeležiti.

4.   Člane Odbora lahko spremljajo svetovalci.

5.   Predstavnik Evropske investicijske banke (v nadaljevanju „Banka“) se udeleži sestankov Odbora, kadar so na dnevnem redu teme, ki zadevajo Banko.

Člen 5

Pisni postopki, uradne objave in oblika aktov

Členi 4, 9(3) in 14 poslovnika Sveta AKP-ES se uporabljajo za akte, ki jih sprejme Odbor.

Člen 6

Države, ki prisostvujejo kot opazovalke

1.   Predstavniki držav podpisnic Sporazuma AKP-ES, ki na dan njegovega začetka veljavnosti še niso zaključile postopkov iz člena 93(1) in (2) Sporazuma, se lahko sestankov Odbora udeležijo kot opazovalci. V tem primeru so lahko pooblaščeni, da sodelujejo v razpravah Odbora.

2.   Enako velja za države iz člena 93(6) Sporazuma AKP-ES.

3.   Odbor lahko pooblasti predstavnike države, ki zaprosi za pristop k Sporazumu AKP-ES, da sodelujejo v posvetovanjih Odbora kot opazovalci.

Člen 7

Zaupnost

1.   Razen če ni odločeno drugače, sestanki Odbora niso javni.

2.   Brez poseganja v druge določbe, ki se lahko uporabljajo, za posvetovanja Odbora velja obveznost varovanja poslovne skrivnosti, razen če Odbor ne odloči drugače.

Člen 8

Sporočila in zapisniki sestankov

1.   Vsa sporočila, določena s tem poslovnikom, se prek sekretariata Sveta pošljejo predstavnikom držav AKP, sekretariatu skupine držav AKP, stalnim predstavnikom držav članic, generalnemu sekretariatu Sveta Evropske unije in Komisiji.

Kadar takšna sporočila zadevajo Banko, se pošljejo tudi predsedniku Banke.

2.   Sestavi se zapisnik vsakega sestanka, v katerem so še zlasti navedene odločitve Odbora.

Potem ko Odbor odobri zapisnik, ga podpišejo predsednik Odbora in sekretarji Sveta; shrani se v arhivu Sveta. Izvodi zapisnika se pošljejo prejemnikom iz odstavka 1.

Člen 9

Predsednik

Funkcijo predsednika Odbora vsakih šest mesecev izmenično opravljata stalni predstavnik države članice, ki ga imenuje Skupnost, in vodja misije, ki predstavlja države AKP in ga imenujejo države AKP.

Člen 10

Korespondenca in dokumentacija

1.   Korespondenca, namenjena Odboru, se pošlje njegovemu predsedniku na sedež sekretariata Sveta.

2.   Razen če se ne odloči drugače, Odbor vodi posvetovanja na podlagi dokumentov, pripravljenih v uradnih jezikih pogodbenic.

Člen 11

Odbori, pododbori in delovne skupine

1.   Odboru pomagajo:

2.   Odbor lahko ustanovi druge ustrezne odbore, pododbore ali delovne skupine za opravljanje delovnih nalog, ki se mu zdijo potrebne za izpolnitev nalog iz člena 16(2) Sporazuma AKP-ES.

3.   Ti odbori, pododbori in delovne skupine Odboru posredujejo poročila o svojem delu.

Člen 12

Sestava odborov, pododborov in delovnih skupin

1.   Z izjemo Odbora za carinsko sodelovanje, odbore, pododbore in delovne skupine iz člena 11 sestavljajo veleposlaniki držav AKP ali njihovi predstavniki, predstavniki Komisije in predstavniki držav članic.

2.   Predstavnik Banke se sestankov odbora, pododbora ali delovne skupine udeleži, kadar so na dnevnem redu točke, ki zadevajo Banko.

3.   Članom teh odborov, pododborov in delovnih skupin pri njihovih nalogah lahko pomagajo strokovnjaki.

Člen 13

Predsedstvo odborov, pododborov in delovnih skupin

1.   Odborom, pododborom in delovnim skupinam iz člena 11 skupaj predsedujeta veleposlanik AKP za države AKP in predstavnik Komisije ali predstavnik države članice za Skupnost.

2.   Brez poseganja v odstavek 1 lahko sopredsedujoča v izjemnih primerih in z medsebojnim soglasjem zastopa katera koli oseba, ki jo imenujeta.

Člen 14

Postopki za sestanke odborov, pododborov in delovnih skupin

Odbori, pododbori in delovne skupine iz člena 11 se sestanejo na zahtevo ene od obeh pogodbenic po posvetovanju obeh predsednikov; obvestilo o takšnih sestankih se, razen v izjemnih primerih, sporoči sedem dni prej.

Člen 15

Poslovniki odborov, pododborov in delovnih skupin

Odbori, pododbori in delovne skupine iz člena 11 lahko s soglasjem Odbora sestavijo svoj poslovnik.

Člen 16

Sekretariat

1.   Delo sekretariata in drugo delo, ki je potrebno za delovanje Odbora in odborov, pododborov in delovnih skupin iz člena 11 (oblikovanje dnevnega reda in razdeljevanje ustreznih dokumentov) opravlja sekretariat Sveta.

2.   Čim prej po vsakem sestanku sekretariat sestavi zapisnik sestankov teh odborov, pododborov in delovnih skupin.

Sekretariat Sveta pošlje zapisnik predstavnikom držav AKP, sekretariatu skupine držav AKP, stalnim predstavnikom držav članic, generalnemu sekretariatu Sveta Evropske unije in Komisiji.

Člen 17

Ta sklep razveljavlja in nadomešča Sklep št. 2/2001 z dne 30. januarja 2001 Odbora veleposlanikov držav AKP in ES o sprejetju svojega poslovnika.