ob upoštevanju Sporazuma o partnerstvu med člani Afriške, karibske in pacifiške skupine držav na eni strani ter Evropsko skupnostjo in njenimi državami članicami na drugi strani, podpisanega v Cotonouju 23. junija 2000 (v nadaljevanju „Sporazum“), in zlasti člena 38(3) Sporazuma;

1. Skupni trgovinski odbor ministrov (v nadaljevanju „Trgovinski odbor“) na eni strani sestavljajo minister iz vsake države članice Evropske skupnosti in član Komisije Evropskih skupnosti, na drugi strani pa, po načelu paritete, ministri iz držav AKP.

2. Vsaka pogodbenica sporoči sekretariatu Trgovinskega odbora imena svojih predstavnikov.

3. Trgovinski odbor se lahko odloči za ustanovitev več manjših skupin, sestavljenih iz enakega števila članov držav AKP in ES iz Odbora, vključno s članom Komisije, da pripravi priporočila za posebna področja iz člena 12(1).

Trgovinskemu odboru izmenično vsakih šest mesecev predsedujeta član Komisije Evropskih skupnosti v imenu Evropske skupnosti in predstavnik držav AKP. Prvi predsednik je predstavnik držav AKP.

1. Trgovinski odbor se sestane najmanj enkrat na leto, na zahtevo ene od pogodbenic pa tudi pogosteje.

2. Trgovinski odbor se sestane tam, kjer se ponavadi sestaja Svet Evropske unije, na sedežu sekretariata skupine držav AKP ali pa v mestu ene od držav AKP, v skladu z odločitvijo Trgovinskega odbora.

4. Posvetovanja Trgovinskega odbora so veljavna le, če je prisotna večina predstavnikov držav članic Evropske skupnosti, član Komisije Evropskih skupnosti in večina predstavnikov držav AKP, ki so člani Odbora.

1. Člani Trgovinskega odbora so lahko zastopani, če se sami sestanka ne morejo udeležiti.

2. Član, ki želi biti zastopan, mora pred sestankom obvestiti predsednika o imenu svojega predstavnika.

1. Člane Trgovinskega odbora lahko spremljajo uradniki, ki so odgovorni za trgovinske zadeve.

2. Pred vsakim sestankom se predsednik obvesti o predvideni sestavi delegacije vsake pogodbenice.

3. Trgovinski odbor lahko na podlagi dogovora med pogodbenicama na svoje sestanke povabi nečlane.

4. Predstavniki regionalnih in podregionalnih organizacij iz držav AKP, vključenih v proces gospodarske integracije, se lahko na podlagi predhodne odobritve Trgovinskega odbora sestankov udeležijo kot opazovalci.

Sekretariat Sveta ministrov držav AKP in ES opravlja funkcijo sekretariata Trgovinskega odbora.

Sekretariat Sveta ministrov držav AKP in ES je odgovoren za pripravo vseh dokumentov, ki so potrebni za sestanke Trgovinskega odbora.

Kadar posvetovanja Trgovinskega odbora temeljijo na pisnih dokumentih, takšne dokumente njegov sekretariat oštevilči in razpošlje kot dokumente Trgovinskega odbora.

1. Vsa korespondenca, naslovljena na Trgovinski odbor ali njegovega predsednika, se pošlje sekretariatu Trgovinskega odbora.

2. Sekretariat poskrbi, da se korespondenca pošlje naslovnikom, v primeru dokumentov iz člena 7 pa do drugih članov Trgovinskega odbora. Posredovana korespondenca se pošlje generalnemu sekretariatu Komisije Evropskih skupnosti, stalnim predstavništvom držav članic Evropske unije in diplomatskim predstavništvom predstavnikov držav AKP.

1. Predsednik pripravi začasni dnevni red za vsak sestanek. Sekretariat Trgovinskega odbora ga pošlje naslovnikom najkasneje 15 dni pred začetkom sestanka.

2. Začasni dnevni red vključuje točke, za katere je predsednik od katere koli pogodbenice najkasneje 21 dni pred začetkom sestanka prejel prošnjo za vključitev na dnevni red. Pododbor za trgovinsko sodelovanje držav AKP in ES lahko prav tako predloži zahtevo o vključitvi točk na dnevni red. V tem primeru sta oba predsednika omenjenega pododbora povabljena na sestanek.

3. Časovni roki se lahko skrajšajo na podlagi dogovora med pogodbenicama, da bi se upoštevale zahteve pri posameznih primerih.

1. Osnutek zapisnika vsakega sestanka se čimprej sestavi skupaj s sekretariatom.

3. Zapisnik vključuje seznam članov Trgovinskega odbora ali njihovih predstavnikov, ki so se sestanka udeležili.

4. Osnutek zapisnika se Trgovinskemu odboru predloži v sprejetje na naslednjem sestanku. O osnutku zapisnika se pogodbenici lahko tudi pisno dogovorita. Ko je zapisnik odobren, sekretariat podpiše dva enako verodostojna izvoda, pogodbenici pa ju arhivirata. Izvod zapisnika se pošlje vsem naslovnikom iz člena 8.

1. Na podlagi medsebojnega dogovora pogodbenic Trgovinski odbor pripravi priporočila o vseh trgovinskih zadevah, vključno z zadevami, ki so povezane z večstranskimi trgovinskimi pogajanji, sporazumi o gospodarskih partnerstvih, sodelovanjem v mednarodnih forumih in vprašanjih o osnovnih proizvodih.

2. V času med sestanki lahko Trgovinski odbor pripravi priporočila s pisnim postopkom, če s tem soglašata obe pogodbenici. Pisni postopek je izmenjava pisem med obema sekretarjema sekretariata, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama.

3. Priporočila Trgovinskega odbora se naslovijo kot „priporočilo“, čemur sledi zaporedna številka, datum njihovega sprejetja in opis njihove zadeve.

5. Priporočila se pošljejo na vsak naslov iz člena 8 kot dokumenti Trgovinskega odbora.

6. Trgovinski odbor pripravlja ustrezna redna poročila za Svet ministrov držav AKP in ES.

Razen, če se ne odloči drugače, Trgovinski odbor razpravlja na podlagi dokumentov, ki so sestavljeni v uradnih jezikih pogodbenic.

Odstavek 1 Protokola 1 k Sporazumu o izdatkih za delovanje skupnih institucij se uporablja tudi za stroške delovanja Trgovinskega odbora.

Ta sklep razveljavlja in nadomešča Sklep št. 4/2001 Odbora veleposlanikov držav AKP in ES z dne 24. aprila 2001 o sprejetju poslovnika Skupnega trgovinskega odbora ministrov držav AKP in ES.

V Bruslju, 8. marca 2005

Za Svet ministrov AKP-ES

Predsednik

J. ASSELBORN