Ta dokument je mišljen zgolj kot dokumentacijsko orodje in institucije za njegovo vsebino ne prevzemajo nobene odgovornosti

o določitvi izvedbenih pravil za programe čezmejnega sodelovanja, ki se financirajo v okviru Uredbe (ES) št. 1638/2006 Evropskega parlamenta in Sveta o splošnih določbah o ustanovitvi Evropskega instrumenta sosedstva in partnerstva

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Uredbe (ES) št. 1638/2006 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 2006 o splošnih določbah o ustanovitvi Evropskega instrumenta sosedstva in partnerstva (ENPI) ( 1 ) ter zlasti člena 11(1) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1)

Čezmejno sodelovanje med državami članicami Evropske unije in partnerskimi državami v obmejnih regijah ob skupnem delu zunanje meje Evropske unije s ciljem, da se razvije območje blaginje in dobrih sosedskih odnosov (v nadaljnjem besedilu „čezmejno sodelovanje ENPI“), je eno od področij, ki jih zadeva Uredba (ES) št. 1638/2006.

(2)

V členu 11 Uredbe (ES) št. 1638/2006 je predvideno, da Komisija sprejme izvedbena pravila o posebnih določbah za izvajanje naslova III „Čezmejno sodelovanje“ ter da se ta pravila nanašajo na vprašanja, kakor so stopnja sofinanciranja, priprava skupnih operativnih programov, določanje in delovanje skupnih organov, vloga in naloga nadzornega in izbirnega odbora in skupnega sekretariata, upravičenost izdatkov, izbira skupnih projektov, pripravljalna faza, tehnično in finančno upravljanje pomoči Skupnosti, finančne kontrole in revizija, spremljanje in ocenjevanje, spodbujanje opaznosti in dejavnosti informiranja za morebitne upravičence.

(3)	V členu 21 Uredbe (ES) št. 1638/2006 je predvideno, da izvedbena pravila določajo tudi pravila pri postopkih oddaje javnih naročil, ki se uporabljajo za čezmejno sodelovanje ENPI.

(4)	Strateški dokument, ki je predviden v členu 7(3) Uredbe (ES) št. 1638/2006, opredeljuje strateški okvir za podporo, ki jo Komisija dodeli za čezmejno sodelovanje ENPI, in vsebuje okvirni program za tako sodelovanje.

(5)	Podpora Skupnosti iz naslova čezmejnega sodelovanja ENPI se izvaja s pomočjo skupnih operativnih programov, opredeljenih v strateškem dokumentu.

(6)

Treba je določiti izvedbena pravila o posebnih skupnih določbah za čezmejno sodelovanje v okviru Uredbe (ES) št. 1638/2006, hkrati pa državam udeleženkam pustiti določeno stopnjo prožnosti, kar zadeva posebna podrobna pravila za organizacijo in izvajanje vsakega programa glede na posebnosti tega programa. Na podlagi tega načela in ob upoštevanju te uredbe morajo države udeleženke v medsebojnem dogovoru predložiti podrobna pravila o čezmejnem sodelovanju ENPI v dokumentu o skupnem operativnem programu, ki ga sprejeme Komisija v skladu s členom 9(6) Uredbe (ES) št. 1638/2006.

(7)	Zaradi vključenosti vseh držav udeleženk v strukture odločanja programa, medtem ko je izvajanje poverjeno organu skupnega upravljanja, ki je lociran v eni od držav udeleženk, je treba oblikovati skupna pravila, da se določi delitev funkcij med različnimi strukturami upravljanja programa.

(8)

Ker programe izvaja organ skupnega upravljanja, morata sistema upravljanja in kontrole programa izpolnjevati zahteve predpisov Skupnosti. Ko Komisija sprejme neki program, to pomeni vnaprejšnjo potrditev teh sistemov. Komisija mora spremljati izvajanje vsakega programa z morebitnim sodelovanjem v skupnem nadzornem odboru in s pomočjo poročil, ki jih Komisiji predloži organ skupnega upravljanja.

(9)

Da se morebitnim upravičencem iz partnerskih držav zagotovi popolna in celovita udeležba v programu, da se isti način upravljanja uporablja za akterje iz držav članic Evropske unije in iz partnerskih držav ter ker se odobritve za čezmejno sodelovanje ENPI upravljajo v okviru zunanje politike Evropske unije, je treba za vse projekte, ki se financirajo v okviru čezmejnega sodelovanja, kakor je določeno v Uredbi (ES) št. 1638/2006, uporabiti pogodbene postopke, ki se uporabljajo za zunanje ukrepe, ki jih financira Evropska komisija.

(10)	Za zagotovitev učinkovitega izvajanja programa je treba natančno navesti podrobna pravila, povezana z ocenjevanjem in spremljanjem.

(11)	Ukrepi, predvideni s to uredbo, so v skladu z mnenjem odbora, ustanovljenega z Uredbo (ES) št. 1638/2006 –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

V tej uredbi so določena izvedbena pravila za Uredbo (ES) št. 1638/2006 glede programov čezmejnega sodelovanja.

Vsak skupen operativni program opredelijo z medsebojnim dogovorom vse države udeleženke, skladno z Uredbo (ES) št. 1638/2006, strateškim dokumentom in to uredbo.

V vsakem skupnem operativnem programu so opisani cilji, prednostne naloge in kazalniki za ukrepe, ki jih je treba sprejeti, pojasnjena pa je tudi njihova skladnost z drugimi sedanjimi ali predvidenimi dvostranskimi in večstranskimi programi v zadevnih državah in regijah, zlasti v okviru programov, ki jih financira Evropska unija.

V razpredelnici iz točke (g) drugega odstavka je naveden prispevek Evropske skupnosti, razporejeni pa so tudi predvideni okvirni zneski, za katere mora Komisija vsako leto do leta 2013 prevzeti obveznosti (zneske za obdobje 2011–2013 je treba ponovno potrditi v okvirnem programu 2011–2013). V razpredelnici so prav tako navedeni predvideni okvirni zneski sofinanciranja iz lastnih sredstev držav udeleženk.

Za namene točke (h) drugega odstavka se projekti, ki se financirajo v okviru programa, praviloma izberejo s pozivi za zbiranje predlogov. Vendar lahko države udeleženke v soglasju z Evropsko komisijo z medsebojnim dogovorom opredelijo obsežne projekte čezmejnih vlaganj, ki niso izbrani s pozivi za zbiranje predlogov; te projekte je treba v tem primeru posebej omeniti v programu ali pa jih mora na poznejši stopnji izbrati skupni nadzorni odbor iz členov 11 do 13, če so skladni s prednostnimi nalogami in kazalniki programa in je bil v ta namen predviden poseben proračun.

1. Vsak skupni operativni program predloži Komisiji organ skupnega upravljanja, potem ko vse države, ki so sodelovale pri pripravi programa in prispevale k tej pripravi, s tem izrecno soglašajo.

2. Komisija prouči skupni operativni program, da preveri, ali vsebuje vse elemente iz člena 4, zlasti tako da:

3. Po pregledu skupnega operativnega programa lahko Komisija države udeleženke pozove, naj ji posredujejo dodatne informacije ali, če je to primerno, revidirajo nekatere točke.

4. Ko Komisija sprejme vsak skupni operativni program, to pomeni vnaprejšnjo potrditev struktur upravljanja in kontrole, ki ju je vzpostavil organ skupnega upravljanja.

5. Komisija z odločitvijo sprejme vsak skupni operativni program za celoten čas trajanja.

1. Namen spremljanja in ocenjevanja vsakega skupnega operativnega programa je izboljšati kakovost, učinkovitost in usklajenost izvajanja tega programa. Rezultati ocenjevanja se upoštevajo pri nadaljnjem načrtovanju programov.

2. Vmesno ocenjevanje skupnega operativnega programa se opravi v okviru pregleda programa v skladu s strateškim dokumentom.

To ocenjevanje opravi Komisija, na podlagi rezultatov, ki jih sporoči skupnemu nadzornemu odboru in organu skupnega upravljanja, pa se lahko okvirni program prilagodi.

3. Komisija lahko poleg vmesnega ocenjevanja kadar koli opravi ocenjevanje skupnega operativnega programa ali dela tega programa.

4. Komisija v enem letu po koncu izvedbene faze projektov, ki se financirajo iz skupnega operativnega programa, naknadno oceni program.

1. Prilagoditve v finančni razpredelnici skupnega operativnega programa, ki se nanašajo le na prenos finančnih sredstev Skupnosti z ene prednostne naloge na drugo in znašajo največ 20 % zneska, ki je bil prvotno predviden za vsako prednostno nalogo, lahko izvede neposredno organ skupnega upravljanja po predhodni odobritvi skupnega nadzornega odbora. Te spremembe Komisiji sporoči organ skupnega upravljanja.

To pravilo se lahko za tehnično pomoč, ki se financira z odobritvami Skupnosti, uporablja šele po predhodni pisni odobritvi Komisije.

2. Na utemeljeno zahtevo skupnega nadzornega odbora ali na pobudo Komisije v soglasju s skupnim nadzornim odborom se lahko skupni operativni programi ponovno pregledajo in po potrebi revidirajo, in sicer:

3. Odločitev o reviziji skupnih operativnih programov, kakor je predvideno v primerih iz odstavka 2, sprejme Komisija, poleg tega je treba skleniti aneks k pogodbi o financiranju iz člena 10.

1. Za vsak skupni operativni program je treba kot delovni jezik v okviru njegovih struktur upravljanja uporabljati enega ali več uradnih jezikov Evropske unije.

2. Da se upošteva partnerski vidik programov, lahko upravičenci vse dokumente v zvezi s projektom predložijo organu skupnega upravljanja v svojem nacionalnem jeziku, če je ta možnost v programu posebej navedena ter če skupni nadzorni odbor predvidi, da se s posredovanjem organa skupnega upravljanja zagotovita potrebno prevajanje in tolmačenje.

3. Stroški tolmačenja in prevajanja za vse jezike, izbrane za program, so predvideni:

1. Potem ko Komisija z odločitvijo sprejme skupni operativni program, se začne program v državah članicah takoj izvajati na podlagi odobritev Evropskega instrumenta sosedstva in partnerstva, ki so namenjene čezmejnemu sodelovanju, iz razdelka 1 B finančnega okvira (Medinstitucionalni sporazum 2006/C 139/01) ( 2 ). Poleg tega se lahko pripravijo skupni ukrepi, potrebni za začetek izvajanja programa, kot so:

2. Odločitev Komisije iz odstavka 1 se uporablja za vsako partnersko državo programa, takoj ko se s to državo sklene pogodba o financiranju v skladu s členom 10.

1. Med Komisijo in vsako partnersko državo zadevnega skupnega operativnega programa se sklene pogodba o financiranju. Organ skupnega upravljanja, imenovan v okviru vsakega skupnega operativnega programa, je lahko sopodpisnik pogodbe o financiranju.

2. Skupni operativni program, ki ga Komisija sprejme, je tehnična priloga k pogodbi o financiranju.

3. Vsaka pogodba o financiranju je sklenjena najpozneje pred koncem leta, ki sledi letu, v katerem Komisija sprejme odločitev o skupnem operativnem programu („pravilo N+1“).

4. Če pogodba ni sklenjena v predpisanem roku, se zunanji del skupnega operativnega programa z zadevno partnersko državo ne more začeti izvajati.

Če program zajema več partnerskih držav, se lahko v vsaki partnerski državi začne izvajati takoj, ko ta podpiše svojo lastno pogodbo o financiranju.

5. Če nobena partnerska država ne podpiše pogodbe o financiranju v predpisanem roku, postane zunanji del skupnega operativnega programa ničen, uporabljajo pa se podrobna pravila iz člena 44(3) in (4).

1. Skupni nadzorni odbor sestavljajo predstavniki, ki jih imenuje vsaka država udeleženka, zato da sprejemajo vse odločitve v zvezi s skupnim operativnim programom, ki so v pristojnosti odbora. Člani so imenovani kot predstavniki svoje države in ne nastopajo v osebnem imenu. V odboru sta tudi predsednik in sekretar. Sekretarja je treba izbrati med člani organa skupnega upravljanja.

2. Poleg ustrezno imenovanih predstavnikov morajo države udeleženke zagotoviti tudi ustrezno zastopanost civilne družbe (regionalnih ali lokalnih oblasti, gospodarskih in socialnih partnerjev, civilne družbe) tako, da se pri uresničevanju skupnega operativnega programa zagotovi tesno sodelovanje različnih lokalnih zainteresiranih strani.

3. Komisija je istočasno kot udeleženci povabljena na vsak sestanek skupnega nadzornega odbora, obveščena pa je tudi o rezultatih dela. Komisija lahko kot opazovalka na lastno pobudo sodeluje na celotnem sestanku ali na delu vsakega sestanka skupnega nadzornega odbora in pri tem nima pristojnosti odločanja.

1. Imenovani člani skupnega nadzornega odbora soglasno sprejmejo poslovnik odbora.

2. Skupni nadzorni odbor odloča sporazumno. V nekaterih primerih lahko odbor kljub temu uporabi postopek glasovanja, zlasti kadar sprejema končno odločitev glede izbora projektov in zneskov nepovratnih sredstev, ki so tem projektom dodeljeni. V tem postopku glasovanja ima vsaka država ne glede na število svojih predstavnikov en sam glas.

3. Imenovani predstavniki izvolijo predsednika. Odbor se lahko odloči, da vlogo predsednika nameni predstavniku organa skupnega upravljanja ali kakšni drugi zunanji osebi.

Predsednik skupnega nadzornega odbora ima vlogo razsodnika in vodi razprave. Ohrani tudi svojo pravico do glasovanja, razen če je bila vloga predsednika namenjena predstavniku organa skupnega upravljanja ali kakšni drugi zunanji osebi. V tem primeru predsednik nima pravice do glasovanja.

4. Skupni nadzorni odbor se sestaja tolikokrat, kot je potrebno, vendar vsaj enkrat na leto. Sestanek odbora skliče predsednik bodisi na zahtevo organa skupnega upravljanja bodisi na utemeljeno zahtevo enega od imenovanih članov ali Komisije. Odbor lahko sprejema odločitve tudi s pisnim postopkom na predlog predsednika, organa skupnega upravljanja ali ene od držav udeleženk. V primeru nesoglasja lahko vsak član zahteva, da se o odločitvi razpravlja na sestanku.

5. Na koncu vsakega sestanka skupnega nadzornega odbora je sestavljen zapisnik, ki ga sopodpišeta predsednik in sekretar. Zapisnik se posreduje vsakemu članu odbora in Komisiji.

Če se skupni nadzorni odbor ob sprejemanju odločitev iz točke (e) prvega odstavka odloči, da priporočil izbirnega odbora v celoti ali deloma ne bo upošteval, mora svojo odločitev pisno utemeljiti. Ta odločitev je s posredovanjem organa skupnega upravljanja predložena v predhodno odobritev Komisiji. Komisija organu skupnega upravljanja sporoči svoje mnenje v petnajstih delovnih dneh.

Organ skupnega upravljanja mora opravljati svoje naloge v okviru veljavnih zakonov in predpisov. Organ skupnega upravljanja mora preveriti, ali so odločitve skupnega nadzornega odbora skladne s temi pravili.

1. Organ skupnega upravljanja je na splošno nacionalni, regionalni ali lokalni organ javnega prava. Organ skupnega upravljanja je lahko tudi subjekt zasebnega prava, ki opravlja javno službo.

Ta organ mora dati ustrezna finančna jamstva in izpolnjevati pogoje iz Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 ( 3 ), zlasti člena 54 Uredbe, ter Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 ( 4 ), zlasti členov 38, 39 in 41 Uredbe.

2. Države udeleženke organu skupnega upravljanja poverijo naloge izvajanja skupnega operativnega programa, ki so jim poverjene iz naslova upravljanja programa. V okviru skupnega nadzornega odbora so te države pristojne izvajati kontrolo, da so sredstva porabljena v skladu s pravili in načeli, ki se uporabljajo za upravljanje programa.

3. Delovanje organa skupnega upravljanja se lahko financira z odobritvami za tehnično pomoč v okviru financiranja Skupnosti ter s sofinanciranjem, predvsem s prispevki v naravi, kakor je predvideno v členu 19(3).

4. Računovodski izkazi, ki jih pripravi organ skupnega upravljanja, so vsako leto predmet naknadne zunanje revizije, ki jo opravi neodvisni organ iz člena 31.

5. Organiziranost organa skupnega upravljanja temelji na najboljših mednarodnih praksah na področju upravljanja in notranje kontrole, pri čemer ima na voljo sisteme upravljanja in notranje kontrole, ki so prilagojeni izvajanju njegovih nalog, da se s tem zagotovijo zakonitost, pravilnost in dobro finančno poslovodenje dejavnosti organa.

Zlasti naloge operativnega upravljanja in finančnega poslovodenja so v okviru organa skupnega upravljanja organizirane neodvisno. Nalogi odredbodajalca in računovodje sta ločeni in med seboj nezdružljivi.

6. Služba notranje revizije organa skupnega upravljanja je neodvisna od služb, ki opravljajo naloge odredbodajalca, računovodje in upravljanja.

7. Organ skupnega upravljanja vzpostavi postopke za zagotovitev upravičenosti in pravilnosti odhodkov, prikazanih v okviru programa, ter zanesljivih in računalniško podprtih računovodskih sistemov, sistema spremljanja in finančnega poročanja.

8. Organ skupnega upravljanja zlasti zagotavlja, da se upoštevajo pogoji in plačilni roki iz pogodb za dodelitev nepovratnih sredstev in pogodb o oddaji javnih naročil, ki jih podpiše s tretjimi strankami. Ta organ z ustreznimi postopki preverjanja zagotovi, da so sredstva, izplačana iz naslova nepovratnih sredstev ali javnih naročil, uporabljena izključno za namene, za katere so bila dodeljena.

Za vodenje računovodskih evidenc ter upravnega in finančnega spremljanja nepovratnih sredstev in javnih naročil je uporabljen splošni sistem (korespondenca, spremljanje ali opomini, prejemanje poročil itd.).

9. Organ skupnega upravljanja takoj uradno obvesti Komisijo in skupni nadzorni odbor o vsaki spremembi v svojih postopkih ali organiziranosti oziroma o vsaki drugi okoliščini, ki bi lahko vplivala na izvajanje programa.

10. Komisija, Računsko sodišče Evropskih skupnosti in Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) izvajajo kontrolo nad organom skupnega upravljanja ter različnimi upravičenci, izvajalci in partnerji pri pogodbah, ki jih organ podpiše za izvajanje projektov.

1. Organ skupnega upravljanja je odgovoren za upravljanje in izvajanje skupnega operativnega programa, vključno s tehnično pomočjo, pri čemer upošteva načela dobrega finančnega poslovodenja, in sicer v skladu z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti, izvaja pa tudi potrebno kontrolo, skladno s pogoji in podrobnimi pravili iz veljavnih predpisov.

1. Vsakemu organu skupnega upravljanja lahko pri vsakodnevnem upravljanju dejavnosti skupnega operativnega programa po predhodni odobritvi skupnega nadzornega odbora pomaga skupni tehnični sekretariat, ki ima potrebna sredstva.

Delovanje skupnega tehničnega sekretariata je financirano z odobritvami za tehnično pomoč.

2. Skupni tehnični sekretariat ima lahko po potrebi manjše podružnice v državah udeleženkah, da morebitne upravičence v zadevnih državah obvesti o dejavnostih, predvidenih v okviru programa.

Če je za upravljanje skupnega operativnega programa imenovan organ skupnega upravljanja, ki sicer že obstaja in ima sisteme za upravljanje tekočih ali prejšnjih programov, ki jih je odobrila Komisija, ni treba spremeniti obstoječe organiziranosti tega organa skupnega upravljanja, če uporabljeni sistemi ustrezajo zahtevam te uredbe.

Zgornja meja tehnične pomoči, upravičena do financiranja Skupnosti, znaša največ 10 % celotnega prispevka Skupnosti za skupni operativni program.

Vendar se lahko med revizijo programa predvidi povišanje zneska tehnične pomoči, ki je bil prvotno določen za program, in sicer za vsak posamezen primer ter če je povišanje utemeljeno zaradi ravni stroškov, ki so nastali v preteklih letih izvajanja, ter zaradi utemeljenih in predvidenih potreb programa.

1. Viri sofinanciranja so lastna sredstva držav ali organov, udeleženih pri vsakem skupnem operativnem programu.

2. Vsaka država udeleženka lahko sama določi izvor, znesek in razdelitev sofinanciranja med cilje in prednostne naloge v okviru vsakega skupnega operativnega programa.

3. Prispevki v naravi s strani organa skupnega upravljanja se lahko po predhodni odobritvi Komisije obravnavajo kot sofinanciranje. V tem primeru jih je treba izrecno omeniti v dokumentu programa.

1. Sofinanciranje znaša najmanj 10 % zneska prispevka Skupnosti za skupni operativni program, ne glede na znesek tehnične pomoči, ki se financira s prispevkom Skupnosti.

2. Sofinanciranje je, če je to mogoče, uravnoteženo razporejeno po vsem času trajanja programa, da se minimalni cilj v višini 10 % doseže ob zaključku programa.

1. Služba, ki opravlja nalogo računovodje v okviru organa skupnega upravljanja, odpre in upravlja bančni račun v EUR, ki je namenjen celotnemu programu in samo za ta program. Za ta račun je nujno potreben dvojni podpis odredbodajalca in računovodje organa skupnega upravljanja.

2. Če se sredstva na bančnem računu obrestujejo, je treba obresti, ki nastajajo z izplačili predfinanciranj, dodeliti skupnemu operativnemu programu in prijaviti Komisiji v končnem poročilu iz člena 32.

Služba organa skupnega upravljanja, ki je odgovorna za finančne operacije, vzpostavi računovodstvo skupnega operativnega programa. To računovodstvo je neodvisno in ločeno ter zajema le operacije v zvezi s skupnim operativnim programom. Omogoča analitično spremljanje programa glede na cilje, prednostne naloge in kazalnike.

Organ skupnega upravljanja skupnemu nadzornemu odboru programa in Komisiji predstavi računovodsko uskladitev s stanjem na bančnem računu programa v podporo letnega poročila in vsakega zahtevka za dodatno predfinanciranje.

1. Pogodbeni postopki za javna naročila in nepovratna sredstva, s katerimi organ skupnega upravljanja izvaja skupni operativni program, so postopki, ki se uporabljajo za zunanje ukrepe, iz členov 162 do 170 Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002 in členov 231 do 256 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002.

Postopki, ki se uporabljajo, ter standardni dokumenti in ustrezni modeli pogodb so navedeni v Praktičnem vodniku k pogodbenim postopkom za zunanjo pomoč in prilogah k temu vodniku, ki so veljavne ob začetku oddaje javnih naročil in pozivov za zbiranje predlogov.

2. Merila upravičenosti, povezana s sodelovanjem v razpisnih postopkih in pozivih za zbiranje predlogov, so merila iz člena 14 Uredbe (ES) št. 1638/2006 v skladu s členoma 40 in 41 te uredbe.

3. Te določbe se uporabljajo na celotnem geografskem območju programa ter na ozemlju držav članic in partnerskih držav.

Poleg začetnih proračunskih obveznosti, ki spremljajo odločitev o sprejetju skupnega operativnega programa, Komisija vsako leto prevzame ustrezne proračunske obveznosti najpozneje do 31. marca zadevnega leta. Znesek prevzetih obveznosti je določen glede na finančno razpredelnico, v kateri je prikazana predvidena letna dodelitev v skupnem operativnem programu, ter glede na stopnjo napredka programa in v okviru razpoložljivih sredstev. Komisija organ skupnega upravljanja obvesti o točnem datumu, na katerega je opravljen letni prevzem obveznosti.

1. Komisija izvrši vsako plačilo prispevka Skupnosti v okviru razpoložljivih sredstev. Vsak znesek, ki ga plača organu skupnega upravljanja, Komisija avtomatično odšteje od najstarejšega letnega deleža za obveznosti, dokler ni porabljen celoten znesek tega deleža. Potem ko je porabljen celotni znesek najstarejšega letnega deleža za obveznosti, se lahko začne poraba novega deleža.

2. Plačila se na bančni račun skupnega operativnega programa izvršijo v EUR.

1. Organ skupnega upravljanja lahko vsako leto takoj potem, ko je bil uradno obveščen o proračunski obveznosti, zahteva, da se mu v okviru predfinanciranja izplača do 80 % prispevka Skupnosti za financiranje v tekočem proračunskem letu.

Od drugega leta izvajanja skupnega operativnega programa se k zahtevku za predfinanciranje priloži začasno letno finančno poročilo, v katerem so zajeti vsi odhodki in prihodki iz prejšnjega leta, ki še niso potrjeni z zunanjim revizijskim poročilom, ter začasni proračun z obveznostmi in plačili organa skupnega upravljanja za prihodnje leto.

Potem ko Komisija prouči to poročilo in oceni realne potrebe glede financiranja programa ter preveri razpoložljivost odobritev, izvrši plačilo celotnega zahtevanega zneska predfinanciranja ali dela tega zneska.

2. Organ skupnega upravljanja lahko med letom v okviru dodatnega predfinanciranja zahteva izplačilo celotnega salda ali dela salda letnega prispevka Skupnosti.

Organ skupnega upravljanja v podporo svoji zahtevi predloži vmesno finančno poročilo, v katerem je utemeljeno, da odhodki, ki so dejansko nastali ali bodo predvidoma nastali v zadevnem letu, presegajo prejšnje zneske predfinanciranj.

To dodatno izplačilo pomeni dodatno predfinanciranje, če ni potrjeno z zunanjim revizijskim poročilom.

3. Komisija v drugem polletju izvajanja programa obračuna plačila v okviru predfinanciranj glede na dejansko nastale in upravičene odhodke, kakor so potrjeni v zunanjem revizijskem poročilu, opredeljenem v členu 31.

Na podlagi rezultatov te potrditve obračuna Komisija, če je to primerno, opravi potrebne finančne popravke.

1. Organ skupnega upravljanja mora izterjati neutemeljene ali neupravičene odhodke in Komisiji povrniti izterjane zneske v sorazmerju z njenim prispevkom v programu.

Če se ob prejemu končnega poročila za pogodbo ali po izvedeni kontroli ali reviziji ugotovi, da obstajajo neupravičeni odhodki, ki so že bili izplačani, potem organ skupnega upravljanja zadevnim upravičencem in izvajalcem izda nalog za izterjavo.

2. Če izterjava zadeva terjatev do upravičenca, izvajalca ali partnerja iz države članice in če organ skupnega upravljanja ne more izterjati dolga v enem letu po izdaji naloga za izterjavo, poravna dolg do organa skupnega upravljanja država članica, v kateri ima sedež zadevni upravičenec, izvajalec ali partner, preden od upravičenca, izvajalca ali partnerja zahteva povračilo.

3. Če izterjava zadeva terjatev do upravičenca, izvajalca ali partnerja iz partnerske države in če organ skupnega upravljanja ne more izterjati dolga v enem letu po izdaji naloga za izterjavo, potem organ skupnega upravljanja predloži zadevo Komisiji, ki na podlagi popolne dokumentacije od organa prevzame nalogo, da od upravičenca, izvajalca ali partnerja, s sedežem v partnerski državi, ali neposredno od nacionalnih organov te države izterja dolg.

4. V dokumentaciji, predloženi državi članici ali Komisiji, so vsi dokumenti, ki omogočajo izvedbo izterjave, ter dokazila o vsem, kar je v zvezi z upravičencem ali izvajalcem ukrenil organ skupnega upravljanja za izterjavo dolgovanih zneskov.

5. Organ skupnega upravljanja si s potrebno skrbnostjo prizadeva zagotoviti, da se dolg izterja v enem letu po izdaji naloga za izterjavo. Organ zlasti zagotovi, da je terjatev resnična, v fiksnem znesku in zapadla. Kadar organ skupnega upravljanja ne namerava izterjati ugotovljene terjatve, zagotovi, da je opustitev pravilna ter v skladu z načeloma dobrega finančnega poslovodenja in sorazmernosti. Odločitev o oprostitvi mora biti utemeljena in predložena v predhodno odobritev skupnemu nadzornemu odboru in Komisiji.

6. Kadar zaradi napake ali malomarnosti organa skupnega upravljanja bodisi ni bilo mogoče izterjati terjatve bodisi državi članici ali Komisiji ni bilo mogoče izročiti popolne dokumentacije v smislu odstavka 4, ostane organ skupnega upravljanja odgovoren za izterjavo po roku enega leta, dolgovani zneski pa so označeni kot neupravičeni za financiranje Skupnosti.

7. Pogodbe, ki jih sklene organ skupnega upravljanja v okviru programa, v skladu z odstavkoma 2 in 3 vsebujejo klavzulo, s katero je Komisiji ali zadevni državi članici omogočeno, da izvede izterjavo od upravičenca, izvajalca ali partnerja, če je terjatev eno leto po tem, ko organ skupnega upravljanja izda nalog za izterjavo, še vedno odprta.

1. Organ skupnega upravljanja najpozneje 30. junija vsako leto Komisiji predloži letno poročilo o izvajanju operativnega programa od 1. januarja do 31. decembra preteklega leta, ki je potrjeno z zunanjo revizijo iz člena 31 in ga je pred tem odobril skupni nadzorni odbor. Prvo letno poročilo se predloži najpozneje 30. junija v drugem letu izvajanja programa.

1. Služba notranje revizije organa skupnega upravljanja vsako leto izdela načrt za kontrolo notranjih tokov in dobro izvedbo postopkov v okviru organa skupnega upravljanja. Sestavi letno poročilo, ki ga predloži predstavniku organa skupnega upravljanja.

2. Organ skupnega upravljanja Komisiji in skupnemu nadzornemu odboru predloži poročilo iz odstavka 1 v prilogi k svojemu letnemu poročilu iz člena 28.

1. Organ skupnega upravljanja vsako leto sestavi poročilo o izvajanju načrta revizije projektov v preteklem letu iz člena 37. V tem poročilu so podrobno navedeni metodologija, ki jo je uporabil organ skupnega upravljanja za izbor reprezentativnega vzorca projektov, izvedene kontrole, dana priporočila in ugotovitve, ki jih je glede finančnega poslovodenja zadevnih projektov zbral organ skupnega upravljanja.

2. Organ skupnega upravljanja Komisiji in skupnemu nadzornemu odboru predloži poročilo iz odstavka 1 v prilogi k svojemu letnemu poročilu iz člena 28.

1. Organ skupnega upravljanja se neodvisno od zunanjih revizij, ki jih za zadevni organ organizira uprava države, v kateri ima ta organ sedež, obrne na neodvisni javni organ ali sklene pogodbo s pooblaščenim neodvisnim revizorjem, ki je član mednarodno priznanega nadzornega organa za obvezno revizijo, da se opravi vsakoletni naknadni pregled izkaza odhodkov in prihodkov, ki ga organ skupnega opravljanja prikaže v svojem letnem finančnem poročilu, pri čemer se upoštevajo standardi in predpisi, ki urejajo poklicno etiko, Mednarodnega združenja računovodskih strokovnjakov.

2. V področje zunanje revizije so zajeti neposredni odhodki organa skupnega upravljanja za tehnično pomoč ali upravljanje projektov (plačila). Zunanje revizijsko poročilo potrdi izkaz odhodkov in prihodkov, ki jih je organ skupnega upravljanja prikazal v svojem letnem finančnem poročilu, ter še zlasti dejstvo, da so prikazani odhodki dejansko nastali, da so točni in upravičeni.

3. Organ skupnega upravljanja Komisiji in skupnemu nadzornemu odboru predloži poročilo o zunanji reviziji v prilogi k svojemu letnemu poročilu iz člena 28.

Končno poročilo o izvajanju skupnega operativnega programa smiselno vključuje enake elemente kot letna poročila, tudi priloge, za celoten čas trajanja programa. Predložiti ga je treba najpozneje 30. junija 2016.

1. Odhodki skupnega operativnega programa morajo nastati med obdobjem izvajanja programa, kakor je določeno v členu 43, da so upravičeni do financiranja Skupnosti.

2. Stroški, ki jih organ skupnega upravljanja obravnava kot upravičene za izvajanje programa iz naslova tehnične pomoči, morajo izpolnjevati naslednja merila:

Stroški, ki jih organ skupnega upravljanja obravnava kot neupravičene za izvajanje programa iz naslova tehnične pomoči, so:

Morebitni prispevki v naravi s strani držav udeleženk in, če je to primerno, drugi viri so posebej omenjeni v proračunu skupnega operativnega programa ter se ne štejejo za upravičene.

Ne morejo se obravnavati kot del sofinanciranja držav udeleženk, ki znaša najmanj 10 %, kot je navedeno v členu 20, z izjemo začetnih prispevkov v naravi s strani organa skupnega upravljanja iz člena 19(3) te uredbe.

Stroški za osebje, ki so ga za tehnično upravljanje programa dodelile države udeleženke, se ne obravnavajo kot prispevki v naravi in se ne morejo obravnavati kot sofinanciranje v proračun programa.

1. Stroški vsakega projekta morajo nastati med obdobjem izvajanja vsake zadevne pogodbe.

2. Upravičeni stroški, neupravičeni stroški in možnost prispevkov v naravi na ravni projektov so določeni v pogodbah, ki se podpišejo z upravičenci in izvajalci.

1. Organ skupnega upravljanja od konca prvega leta izvajanja skupnega operativnega programa vsako leto določi načrt revizije projektov, ki ga sam financira.

2. V sklopu kontrole iz odstavka 1 se preverijo dokumenti in opravijo pregledi na kraju samem, in sicer pri vzorcu projektov, ki jih je izbral organ skupnega upravljanja po metodi naključnega statističnega vzorčenja, ki temelji na mednarodno sprejetih revizijskih standardih, pri čemer se zlasti upoštevajo dejavniki tveganja, povezani z zneski za projekte, vrsto dejavnosti, vrsto upravičenca, in drugi umestni elementi. Vzorec je dovolj reprezentativen, da je jamstvo za zadovoljivo stopnjo zagotovila, kar zadeva neposredne preglede, ki jih opravi organ skupnega upravljanja glede dejanskega obstoja, točnosti in upravičenosti odhodkov, ki so prikazani s projekti.

Komisija, OLAF, Računsko sodišče Evropskih skupnosti in vsak zunanji revizor, ki so ga te institucije pooblastile, lahko s preverjanjem dokumentov in pregledi na kraju samem izvajajo kontrole, kako organ skupnega upravljanja ter različni upravičenci in izvajalci projekta porabljajo finančna sredstva Skupnosti.

Ta kontrola je lahko v obliki popolne revizije, ki temelji na dokazilih, računih in računovodskih listinah ter vsakem drugem dokumentu, ki je povezan s financiranjem skupnega operativnega programa (kar zadeva organ skupnega upravljanja pa vključuje tudi vse dokumente v zvezi z izborom in pogodbami) ali projekta.

Države članice lahko vzpostavijo nacionalni sistem kontrole, ki omogoča, da se preverita veljavnost odhodkov, prikazanih za dejavnosti ali dele dejavnosti, ki se izvajajo na njihovih ozemljih, ter skladnost teh odhodkov in dejavnosti ali delov dejavnosti, ki se nanje navezujejo, s predpisi Skupnosti in nacionalnimi predpisi teh držav.

1. Projekte morajo predložiti vlagatelji, ki zastopajo partnerstva, v katera sta vključena najmanj en partner iz države članice, udeležene v programu, ter najmanj en partner iz partnerske države, udeležene v programu.

2. Vlagatelji in partnerji iz odstavka 1 imajo sedež v regijah, navedenih v členu 4(a) in (b), ter ustrezajo merilom upravičenosti iz člena 23(2) te uredbe.

Če ciljev projekta ni mogoče izpolniti brez sodelovanja partnerjev, ki imajo sedež v drugih regijah, kakor so tiste, navedene v prvem pododstavku, se tem drugim partnerjem lahko dovoli udeležba.

V izjemnih primerih, če je to potrebno za izpolnjevanje ciljev projektov, se lahko projekti deloma izvajajo v drugih regijah, kakor so tiste, navedene v drugem odstavku.

1. Organ skupnega upravljanja mora izvesti dejavnosti informiranja in spodbujati opaznost skupnega operativnega programa. Organ skupnega upravljanja mora predvsem sprejeti potrebne ukrepe, s katerimi se zagotovi, da se spodbuja opaznost financiranja in sofinanciranja Skupnosti, kar zadeva njegove lastne dejavnosti in dejavnosti projektov, ki se financirajo v okviru programa. Pri teh ukrepih je treba upoštevati pravila, ki se uporabljajo na področju spodbujanja opaznosti zunanjih ukrepov, kakor jih je določila in objavila Komisija.

2. Podružnice skupnega tehničnega sekretariata, ki imajo, če je to primerno, sedež v državah udeleženkah, so pristojne, da obveščajo o dejavnostih skupnega operativnega programa in da vsem morebiti zainteresiranim zagotavljajo informacije o teh programih.

1. Obdobje izvajanja vsakega skupnega operativnega programa se začne, ko Komisija sprejme skupni operativni program, zaključi pa se najpozneje 31. decembra 2016.

1. Komisija se lahko v primerih, predvidenih v členu 9(10)(c) in (d) Uredbe (ES) št. 1638/2006, in v drugih ustrezno utemeljenih primerih odloči, da skupni operativni program prekine pred predvidenim zaključkom obdobja izvajanja na zahtevo skupnega nadzornega odbora ali na lastno pobudo po posvetovanju s skupnim nadzornim odborom.

2. V tem primeru organ skupnega upravljanja predloži ta zahtevek Komisiji, ko slednja sprejme odločitev, pa v treh mesecih pošlje končno poročilo. Po obračunu predfinanciranj Komisija izvrši končno plačilo ali, če je to primerno, izda nalog za končno izterjavo do organa skupnega upravljanja. Komisija tudi sprosti preostali saldo obveznosti.

3. Kadar se program prekine, ker partnerske države ne podpišejo pogodb o financiranju v predpisanem roku, ostanejo prevzete proračunske obveznosti iz naslova odobritev Evropskega instrumenta sosedstva in partnerstva, ki so namenjene čezmejnemu sodelovanju, iz razdelka 1 B finančnega okvira (Medinstitucionalni sporazum 2006/C 139/01) na voljo običajen čas trajanja, vendar lahko krijejo le tiste dejavnosti, ki se izvajajo izključno v okviru zadevnih držav članic. Prevzete proračunske obveznosti iz naslova odobritev Evropskega instrumenta sosedstva in partnerstva, ki so namenjene čezmejnemu sodelovanju, iz razdelka 4 finančnega okvira (Medinstitucionalni sporazum 2006/C 139/01) se sprostijo.

4. Če partnerske države ne podpišejo pogodbe o financiranju ali če se Komisija odloči, da bo skupni operativni program prekinila pred predvidenim datumom zaključka programa, je treba uporabiti naslednji postopek:

Organ skupnega upravljanja ter različni upravičenci in partnerji projektov morajo sedem let od izplačila salda programa ali vsakega projekta hraniti vse dokumente v zvezi s skupnim operativnim programom ali projektom, zlasti poročila in dokazila ter račune in računovodske listine, in tudi vse druge dokumente, ki so povezani s financiranjem skupnega operativnega programa (kar zadeva organ skupnega upravljanja pa tudi vse dokumente v zvezi z izborom in pogodbami) ali vsakega projekta.

1. Skupni operativni program se obravnava kot zaključen, ko se izvršijo naslednji postopki:

2. Zaključek skupnega operativnega programa ne vpliva na pravico Komisije, da po potrebi izvede naknadne finančne popravke do skupnega operativnega organa ali upravičencev projektov, če je treba revidirati končni upravičeni znesek programa ali projektov zaradi opravljenih pregledov po datumu zaključka.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

( 2 ) Medinstitucionalni sporazum med Evropskim parlamentom, Svetom in Komisijo o proračunski disciplini in dobrem finančnem poslovodenju (UL C 139, 14.6.2006, str. 1).

		Uradni list
		No	page	date
►M1	IZVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 435/2011 z dne 5. maja 2011	L 118	1	6.5.2011