1.   Ta sklep določa pravila v zvezi s pogoji, pod katerimi lahko ECDC v okviru svojih postopkov iz odstavka 2 omeji uporabo pravic iz členov 14 do 21, 35 in 36 ter člena 4 navedene uredbe, na podlagi člena 25 Uredbe (EU) 2018/1725.

2.   V okviru upravnega delovanja centra ECDC se ta sklep uporablja za postopke obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja center ECDC za namene: opravljanja upravnih preiskav, disciplinskih postopkov, predhodnih dejavnosti v zvezi s primeri morebitnih nepravilnosti, ki se prijavijo uradu OLAF, obdelovanja postopkov za prijavljanje nepravilnosti, (formalnih in neformalnih) postopkov v zvezi z nadlegovanjem, obdelovanja notranjih in zunanjih pritožb, izvajanja notranjih revizij, preiskav, ki jih izvaja pooblaščena oseba za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) 2018/1725, in preiskav v zvezi z (informacijsko-tehnološko) varnostjo, ki se izvajajo interno ali s sodelovanjem zunanjih strani (npr. CERT-EU), ter v zvezi z upravljanjem osebnih spisov uslužbencev (kadar ti morda vsebujejo podatke s področja psihologije ali psihiatrije).

3.   Kategorije zadevnih podatkov so zanesljivi podatki („objektivni“ podatki, kot so identifikacijski podatki, kontaktni podatki, strokovni podatki, upravni podatki, podatki, ki so bili prejeti iz posebnih virov, elektronski komunikacijski in prometni podatki) in/ali nezanesljivi podatki („subjektivni“ podatki, povezani s primerom, kot so utemeljitev, vedenjski podatki, ocene, podatki o učinkovitosti in vodenju ter podatki, povezani s predmetom urejanja postopka ali dejavnosti).

4.   Če ECDC opravlja svoje naloge v zvezi s pravicami posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725, prouči, ali velja katera od izjem iz navedene uredbe.

5.   Ob upoštevanju pogojev iz tega sklepa lahko omejitve veljajo za naslednje pravice: zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, pravica do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, obveščanja posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, o kršitvi varstva osebnih podatkov ali zaupnosti obveščanja.

1.   Zaščitni ukrepi, ki so vzpostavljeni za preprečevanje kršitev varstva osebnih podatkov, uhajanj ali nedovoljenega razkritja podatkov, so naslednji:

2.   Upravljavec postopkov obdelave je ECDC, ki ga zastopa direktor, ki lahko funkcijo upravljavca prenese. Posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, se obvesti o pooblaščenem upravljavcu prek obvestil ali evidenc o varstvu podatkov, objavljenih na spletni strani in/ali intranetu centra ECDC.

3.   Obdobje hrambe osebnih podatkov iz člena 1(3) ni daljše, kot je potrebno in primerno za namene, za katere se podatki obdelujejo. V nobenem primeru ne presega obdobja hrambe, določenega v obvestilih o varstvu podatkov, izjavah o varstvu podatkov ali evidencah iz člena 5(1).

4.   Če ECDC meni, da mora uporabiti omejitev, se pretehta tveganje za pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, zlasti v primerjavi s tveganjem za pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in tveganjem preklica učinka preiskav ali postopkov centra ECDC, na primer z uničenjem dokazov. Tveganja za pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, so povezana predvsem s tveganjem izgube ugleda ter tveganjem za pravico do obrambe in pravico do izjave, vendar nanje niso omejena.

1.   Center ECDC lahko kakršno koli omejitev uporabi samo za zaščito:

2.   ECDC lahko kot posebno uporabo namenov iz odstavka 1 uporablja omejitve v zvezi z osebnimi podatki, ki se izmenjujejo s službami Komisije ali drugimi institucijami Unije, organi, agencijami in uradi, pristojnimi organi držav članic ali tretjih držav ali mednarodnih organizacij, v naslednjih okoliščinah:

Pred uporabo omejitev v okoliščinah iz točk (a) in (b) prvega pododstavka se ECDC posvetuje z ustreznimi službami Komisije, institucijami, organi, agencijami ali uradi Unije ali pristojnimi organi držav članic, razen če jasno ugotovi, da je uporaba omejitve določena z enim od aktov iz navedenih točk.

3.   Vse omejitve so potrebne in sorazmerne, pri čemer se upoštevajo tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter se spoštuje bistvo temeljnih pravic in svoboščin v demokratični družbi.

4.   Če se prouči uporaba omejitve, se na podlagi sedanjih pravil opravi preskus nujnosti in sorazmernosti. Dokumentira se v opombi notranje ocene za namene odgovornosti za vsak primer posebej.

5.   Omejitve se odpravijo takoj, ko okoliščine, ki jih upravičujejo, ne veljajo več. Zlasti to velja, kadar se šteje, da izvajanje omejene pravice ne bi več izničilo učinka naložene omejitve ali škodljivo vplivalo na pravice ali svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

1.   ECDC svojo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov nemudoma obvesti, kadar upravljavec omeji uporabo pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ali omejitev razširi v skladu s tem sklepom. Upravljavec pooblaščeni osebi za varstvo podatkov zagotovi dostop do evidence, ki vsebuje oceno potrebnosti in sorazmernosti omejitve, ter dokumentira datum, ko pooblaščeno osebo za varstvo podatkov obvesti o evidenci.

2.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko od upravljavca pisno zahteva, naj pregleda uporabo omejitev. Upravljavec pisno obvesti pooblaščeno osebo za varstvo podatkov o rezultatu zahtevanega pregleda.

3.   Upravljavec obvesti pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, ko je omejitev odpravljena.

1.   V ustrezno utemeljenih primerih in pod pogoji, določenimi v tem sklepu, lahko upravljavec omeji pravico do informacij v okviru naslednjih postopkov obdelave:

ECDC v obvestila o varstvu podatkov, izjave o varstvu podatkov ali evidence v smislu člena 31 Uredbe (EU) 2018/1725, ki so objavljeni na njegovem spletnem mestu in/ali na intranetu in z njimi posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvesti o njihovih pravicah v okviru določenega postopka, vključi informacije v zvezi z morebitno omejitvijo teh pravic. Informacije zajemajo navedbo pravic, ki se lahko omejijo, razloge in morebitno trajanje.

2.   Kadar je sorazmerno, ECDC brez poseganja v določbe odstavka 3 o svojih pravicah v zvezi s sedanjimi ali prihodnjimi omejitvami brez nepotrebnega odlašanja in v pisni obliki posamično obvesti tudi posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, ki se v posebnem postopku obdelave obravnavajo kot osebe, ki jih zadeva poseben postopek obdelave.

3.   Kadar ECDC v celoti ali delno omeji zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, iz odstavka 2, navede razloge za omejitev, pravno podlago v skladu s členom 3 tega sklepa, vključno z oceno nujnosti in sorazmernosti omejitve.

Evidenca in po potrebi dokumenti, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente, se zabeležijo. Na zahtevo so na voljo evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov.

4.   Omejitev iz odstavka 3 se uporablja, dokler obstajajo razlogi, ki jo upravičujejo.

Kadar razlogi za omejitev ne veljajo več, ECDC posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, posreduje informacije o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve. Hkrati ECDC posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvesti o pravici do vložitve pritožbe pri evropskem nadzorniku za varstvo podatkov kadar koli ali do uveljavljanja pravnega sredstva na Sodišču Evropske unije.

ECDC pregleda uporabo omejitve vsakih šest mesecev od njenega sprejetja in ob zaključku zadevne poizvedbe, postopka ali preiskave. Nato upravljavec spremlja potrebo po ohranitvi kakršnih koli omejitev vsakih šest mesecev.

1.   V ustrezno utemeljenih primerih in pod pogoji, določenimi v tem sklepu, lahko upravljavec omeji pravico do dostopa v okviru naslednjih postopkov obdelave, kadar je to potrebno in sorazmerno:

Če posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, zahtevajo dostop do svojih osebnih podatkov, ki se obdelujejo v okviru enega ali več posebnih primerov ali posebnega postopka obdelave, ECDC v skladu s členom 17 Uredbe (EU) 2018/1725 svojo oceno zahteve omeji le na te osebne podatke.

2.   Če ECDC v celoti ali delno omeji pravico do dostopa iz člena 17 Uredbe (EU) 2018/1725, sprejme naslednje ukrepe:

Posredovanje informacij iz točke (a) se lahko odloži, opusti ali zavrne, če bi se s tem izničil učinek omejitve v skladu s členom 25(8) Uredbe (EU) 2018/1725.

ECDC pregleda uporabo omejitve vsakih šest mesecev od njenega sprejetja in ob zaključku zadevne preiskave. Nato upravljavec vsakih šest mesecev spremlja potrebo po ohranitvi kakršnih koli omejitev.

3.   Evidenca in po potrebi dokumenti, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente, se zabeležijo. Na zahtevo so na voljo evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov.

1.   V ustrezno utemeljenih primerih in pod pogoji, določenimi v tem sklepu, lahko upravljavec omeji pravico do popravka, izbrisa in omejitve v okviru naslednjih postopkov obdelave, kadar je to potrebno in ustrezno:

2.   Če ECDC v celoti ali delno omeji uporabo pravice do popravka, izbrisa in omejitve obdelave iz členov 18, 19(1) in 20(1) Uredbe (EU) 2018/1725, sprejme ukrepe iz člena 6(2) tega sklepa in zabeleži evidenco v skladu s členom 6(3) tega sklepa.

1.   V ustrezno utemeljenih primerih in pod pogoji, določenimi v tem sklepu, lahko upravljavec omeji pravico do obveščanja o kršitvi varnosti osebnih podatkov v okviru naslednjih postopkov obdelave, kadar je to potrebno in ustrezno:

2.   V ustrezno utemeljenih primerih in pod pogoji, določenimi v tem sklepu, lahko upravljavec omeji pravico do zaupnosti elektronskih komunikacij v okviru naslednjih postopkov obdelave, kadar je to potrebno in ustrezno:

3.   Če ECDC omeji obveščanje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, o kršitvi varnosti osebnih podatkov, ali zaupnost elektronskih komunikacij iz členov 35 in 36 Uredbe (EU) 2018/1725, v skladu s členom 5(3) tega sklepa zabeleži in evidentira razloge za omejitev. Uporablja se člen 5(4) tega sklepa.