Back to EUR-Lex homepage

EUR-Lex Access to European Union law

Back to EUR-Lex homepage

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Use quotation marks to search for an "exact phrase". Append an asterisk (*) to a search term to find variations of it (transp*, 32019R*). Use a question mark (?) instead of a single character in your search term to find variations of it (ca?e finds case, cane, care).
Search tips
Need more search options? Use the Advanced search
You are here

Document 52017TA1206(19)

Poročilo o zaključnem računu Evropskega inštituta za enakost spolov za proračunsko leto 2016 z odgovorom Inštituta

OJ C 417, 6.12.2017, p. 120–125 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

6.12.2017   

SL

Uradni list Evropske unije

C 417/120

POROČILO

o zaključnem računu Evropskega inštituta za enakost spolov za proračunsko leto 2016 z odgovorom Inštituta

(2017/C 417/19)

UVOD

1.

Evropski inštitut za enakost spolov (v nadaljnjem besedilu: „Inštitut“ ali „EIGE“) s sedežem v Vilni je bil ustanovljen z Uredbo (ES) št. 1922/2006 Evropskega parlamenta in Sveta (1). Naloga Inštituta je, da zbira, analizira in razširja podatke o enakosti spolov ter razvija, analizira, ocenjuje in razširja metodološka orodja ter tako podpira vključevanje načela enakosti spolov v vse politike Unije in iz njih izhajajoče nacionalne politike.

2.

V tabeli so predstavljeni ključni podatki o Inštitutu (2).

Tabela

Ključni podatki o Inštitutu

 

2015

2016

Proračun (v milijonih EUR)

7,9

7,8

Skupno število zaposlenih 31. decembra (3)

42

45

INFORMACIJE V PODKREPITEV IZJAVE O ZANESLJIVOSTI

3.

Revizijski pristop Sodišča vključuje analitične revizijske postopke, neposredno preizkušanje transakcij in oceno ključnih kontrol nadzornih in kontrolnih sistemov Inštituta. Dopolnjujejo jih dokazi, pridobljeni z delom drugih revizorjev in analizo poslovodskih predstavitev.

MNENJE

4.

Sodišče je revidiralo:

(a)

zaključni račun Inštituta, ki ga sestavljajo računovodski izkazi (4) in poročila o izvrševanju proračuna (5) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2016, ter

(b)

zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s tem zaključnim računom,

kot zahteva člen 287 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

Zanesljivost zaključnega računa

Mnenje o zanesljivosti zaključnega računa

5.

Po mnenju Sodišča zaključni račun Inštituta za leto, ki se je končalo 31. decembra 2016, v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavlja njegov finančni položaj na dan 31. decembra 2016 ter njegov poslovni izid, denarne tokove in gibanje kapitala za tedaj končano leto v skladu z njegovo finančno uredbo in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije. Ta pravila temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor

Zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z zaključnim računom

6.

Sodišče meni, da so prihodki, povezani z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2016, v vseh pomembnih pogledih zakoniti in pravilni.

Plačila

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z zaključnim računom

7.

Sodišče meni, da so plačila, povezana z zaključnim računom za leto, ki se je končalo 31. decembra 2016, v vseh pomembnih pogledih zakonita in pravilna.

Odgovornosti poslovodstva in odgovornih za upravljanje

8.

V skladu s členi 310 do 325 PDEU in finančno uredbo Inštituta je poslovodstvo odgovorno za pripravo in predstavitev zaključnega računa na podlagi mednarodno sprejetih računovodskih standardov za javni sektor ter za zakonitost in pravilnost z izkazi povezanih transakcij. Ta odgovornost vključuje zasnovo, izvajanje in vzdrževanje notranjih kontrol, ki se uporabljajo za pripravo in predstavitev računovodskih izkazov brez pomembno napačne navedbe zaradi goljufije ali napake. Poslovodstvo je odgovorno tudi za zagotavljanje skladnosti dejavnosti, finančnih transakcij in informacij v računovodskih izkazih s pravili, ki veljajo zanje. Končno odgovornost za zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z zaključnim računom, ima poslovodstvo Inštituta.

9.

Pri pripravi zaključnega računa je poslovodstvo odgovorno za oceno zmožnosti Inštituta, da nadaljuje s poslovanjem, razkritje zadev, povezanih z nadaljevanjem poslovanja, kadar je to ustrezno, ter uporabo računovodstva na osnovi predpostavke o zmožnosti nadaljnjega poslovanja.

10.

Naloga odgovornih za upravljanje je nadzor nad procesom računovodskega poročanja subjekta.

Revizorjeva odgovornost za revizijo zaključnega računa in z njim povezanih transakcij

11.

Cilj Sodišča je pridobiti sprejemljivo zagotovilo o tem, ali je zaključni račun Inštituta brez pomembno napačne navedbe in ali so transakcije, povezane z zaključnim računom, zakonite in pravilne, ter na podlagi svoje revizije Evropskemu parlamentu in Svetu ali drugim organom za razrešnico zagotoviti izjavo o zanesljivosti zaključnega računa ter o zakonitosti in pravilnosti z njim povezanih transakcij. Sprejemljivo zagotovilo je visoka raven zagotovila, vendar ni nujno, da se z revizijo vedno odkrije obstoječa pomembno napačna navedba ali neskladnost. Do napačne navedbe ali neskladnosti lahko pride zaradi goljufije ali napake, za pomembne pa štejejo, če se lahko utemeljeno pričakuje, da bodo ločeno ali skupaj vplivale na ekonomske odločitve, ki bi jih uporabniki sprejeli na podlagi tega zaključnega računa.

12.

Revizija zajema izvajanje postopkov za pridobitev revizijskih dokazov o zneskih in razkritjih v zaključnem računu ter o zakonitosti in pravilnosti z njim povezanih transakcij. Postopki so odvisni od revizorjeve presoje, vključno z oceno tveganja pomembno napačne navedbe v zaključnem računu in pomembne neskladnosti med transakcijami, povezanimi z zaključnim računom, in zahtevami pravnega okvira Evropske unije, ne glede na to, ali gre za goljufijo ali napako. Pri oceni tega tveganja se upoštevajo notranje kontrole, ki se izvajajo za pripravo in pošteno predstavitev zaključnega računa ter zakonitost in pravilnost z njim povezanih transakcij, da se pripravijo okoliščinam primerni revizijski postopki, vendar ne za izrekanje mnenja o uspešnosti notranjih kontrol. Revizija vključuje tudi ovrednotenje ustreznosti uporabljenih računovodskih usmeritev in utemeljenosti računovodskih ocen poslovodstva ter ovrednotenje celotne predstavitve zaključnega računa.

13.

Sodišče v zvezi s prihodki preverja subvencijo, prejeto od Komisije, ter oceni postopke Inštituta za pobiranje morebitnih pristojbin in drugih prihodkov.

14.

Pri odhodkih Sodišče preuči plačilne transakcije ob nastanku, evidentiranju in sprejetju odhodkov. Predplačila so preučena, ko prejemnik sredstev utemelji njihovo pravilno porabo in Inštitut sprejme utemeljitev z obračunom predplačila v istem letu ali pozneje.

15.

Sodišče je pri pripravi tega poročila in izjave o zanesljivosti upoštevalo revizijsko delo v zvezi z zaključnim računom Inštituta, ki ga je opravil neodvisni zunanji revizor, kot je določeno v členu 208(4) finančne uredbe EU (6).

16.

Zaradi naslednjih pripomb mnenje Sodišča ni vprašljivo.

PRIPOMBE O UPRAVLJANJU PRORAČUNA

17.

Stopnja prenosov odobritev, za katere so bile prevzete obveznosti, je ostala visoka za naslov III (operativni odhodki) in je znašala 1,7 milijona EUR ali 51 % (2015: 2,2 milijona EUR ali 60 %) in se večinoma nanaša na študije, ki segajo v naslednje leto. Inštitut bi morda lahko razmislil o uvedbi diferenciranih odobritev, ki bi bolje odražale večletno naravo poslovanja in neizogibne zamude med podpisom pogodb, dobavo blaga/izvedbo storitev ter plačili.

PRIPOMBE O NOTRANJIH KONTROLAH

18.

Leta 2016 je Inštitut objavil odprti razpisni postopek za okvirno pogodbo o vzdrževanju in posodabljanju svojih orodij in virov za spolnospecifično statistiko v vrednosti največ 1,6 milijonov EUR. Razpis je bil razdeljen na dva sklopa, pri čemer niso bili navedeni ustrezni zneski posameznih sklopov. Na vprašanje enega izmed ponudnikov je Inštitut na svoji spletni strani pojasnil, da je bil najvišji znesek za posamezen sklop ocenjen na 800 000 EUR. Kljub temu sta bili podpisani dve ločeni okvirni pogodbi z istim ponudnikom in sicer v vrednosti največ 1,6 milijonov EUR na sklop in z možnostjo dodatnega zvišanja zneskov za največ 50 % na sklop, kar je Inštitutu omogočilo podpis specifičnih pogodb, katerih trajanje presega najdaljše možno trajanje okvirne pogodbe (štiri leta), v vrednosti največ 4,8 milijona EUR ali trikratnega zneska, določenega v obvestilu o javnem naročilu. Poleg tega je cenovna konkurenca v razpisu za zbiranje ponudb temeljila zgolj na dnevnih tarifah, ne pa tudi na času, potrebnem za dokončanje nalog, zato ni bilo mogoče opredeliti in izbrati ekonomsko najbolj ugodne ponudbe ter zagotoviti najboljšega razmerja med kakovostjo in ceno. Te slabosti so lahko vplivale na konkurenčnost. Plačila, izvršena v letu 2016, so znašala 87 920 EUR. Na podlagi revizije je Inštitut podpisal spremembi obeh okvirnih pogodb, s katerima je najvišja zneska zmanjšal na 800 000 EUR (z možnim povišanjem za 50 %).

19.

V povabilu k oddaji ponudb za postopek pogajanj z enim samim ponudnikom za naročilo vzdrževanja in podpore orodja in podatkovnih baz IT je bila najvišja cena za vse tri opredeljene izložke omejena na 81 000 EUR (brez DDV), določeno pa je bilo tudi, da ponudbe, ki bodo presegale ta znesek, ne bodo upoštevane. Po prejemu ponudbe za dva od treh zahtevanih izložkov je Inštitut podpisal javno naročilo storitev v vrednosti 97 410 EUR. Plačila, izvršena v letu 2016, so znašala 73 057 EUR.

PRIPOMBE O DOBREM FINANČNEM POSLOVODENJU IN SMOTRNOSTI POSLOVANJA

20.

Januarja 2016 je Inštitut objavil svojo zunanjo oceno. Ocenjevalci so prišli je do zaključka, da so bile dejavnosti Inštituta v skladu z njegovim mandatom in da njegova uprava dosega razmeroma dobre rezultate v zvezi z upravljanjem in učinkovitostjo. V oceni je bilo zajetih več priporočil za izboljšanje delovanja Inštituta, na primer določanje jasnejših prioritet, boljše ciljno usmerjanje izložkov, razvijanje sinergij z ustreznimi zunanjimi akterji, krepitev vloge njegovega upravnega odbora in pojasnitev vloge strokovnega foruma. Inštitut je začel izvajati akcijski načrt za obravnavanje teh priporočil.

SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA PRIPOMB IZ PREJŠNJIH LET

Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi pripomb Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi.

To poročilo je sprejel senat IV, ki ga vodi Baudilio TOMÉ MUGURUZA, član Evropskega računskega sodišča, v Luxembourgu na zasedanju 19. septembra 2017.

Za Računsko sodišče

Klaus-Heiner LEHNE

Predsednik

(1)  UL L 403, 30.12.2006, str. 9.

(2)  Več informacij o pristojnostih in dejavnostih Inštituta je na voljo na njegovem spletišču: www.eige.europa.eu.

(3)  Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

Vir: Podatki, ki jih je posredoval Inštitut.

(4)  Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.

(5)  Poročila o izvrševanju proračuna zajemajo poročila, ki združujejo vse proračunske operacije, in pojasnila.

(6)  Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 298, 26.10.2012, str. 1).

PRILOGA

Spremljanje upoštevanja pripomb iz prejšnjih let

Leto

Pripomba Sodišča

Status popravljalnega ukrepa

(zaključen/se izvaja/neizveden/ni relevantno)

2015

Stopnja prenesenih odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, je za naslov III ostala visoka in je znašala 61 % (2014: 54 %). Vzrok za to je predvsem narava dejavnosti Inštituta, vključno z javnim naročanjem študij, ki trajajo več mesecev in pogosto preko konca leta.

ni relevantno

ODGOVOR INŠTITUTA

18.

Stopnja prenosov v naslovu III je ostala na omenjeni ravni kot posledica velikih izzivov pri zadevnih petih projektih, zaradi česar so bili preneseni v leto 2017. Izvajanje dveh od teh projektov je bilo ovirano zaradi zakasnitev pri sprejemanju odločitve predsedstva Sveta (po prehodu s predsedovanja Združenega kraljestva na predsedovanje Estonije) in zamud pri dolgotrajnih pogajanjih s Komisijo. Drugi projekti so se začeli izvajati kasneje kot pričakovano zaradi pozno predloženih rezultatov predhodnih projektov in študij, ki so bili temelj za njihovo izvajanje, in zaradi pritožbe neuspešnih kandidatov zoper odločitev glede dodelitve pogodbe, zaradi česar je bilo treba ponoviti ocenjevanje ponudb.

Inštitutu je kljub vsem izzivom, nastalim zaradi dejavnikov višje sile, ki so negativno vplivali na izvrševanje njegovega proračuna, uspelo zmanjšati operativne prenose (C1) za več kot 9 %, kar je po njegovem mnenju omembe vreden dosežek.

Kar zadeva diferencirane odobritve, je treba poudariti, da je bil ta pristop Inštitutu v preteklosti odsvetovan zaradi načela enoletnosti proračuna, vendar pa bo kljub temu opravil analizo izvedljivosti, da se pripravi trdna podlaga za bodoče sprejemanje odločitve o tem, ali uvesti diferencirane odobritve ali ne.

19.

Inštitut se je seznanil s pripombo Sodišča o zapletu, ki ga je povzročila administrativna napaka, zaradi katere znesek, naveden v okvirni pogodbi za vsak sklop, ni bil ustrezno popravljen. Podpisane okvirne pogodbe ne vplivajo na proračun, oba sklopa sta bila dodeljena istemu izvajalcu, kandidati pa so bili ustrezno obveščeni med samim razpisnim postopkom.

Inštitut se je odločil za eno samo okvirno pogodbo zaradi zelo majhnega trga s specifično konkurenco, ki ponuja le omejeno število usposobljenih in kakovostnih izvajalcev. Dodelitev ene same okvirne pogodbe je zagotovila močnejše jamstvo kakovosti in kontinuitete tega zelo specifičnega projekta, katerega uspešno izvajanje bi lahko bilo ogroženo, če bi se Inštitut odločil za kaskadni pristop ali ponovno objavo razpisa z več okvirnimi pogodbami.

Za zagotovitev skladnosti z načelom dobrega finančnega poslovodenja je Inštitut dopolnil zadevne predloge tehničnih specifikacij. Inštitut bo medtem tveganje zmanjšal z opredelitvijo največjega možnega števila delovnih dni v prihodnjih zahtevkih za posamezne storitve.

20.

Inštitut se je seznanil s pripombo Sodišča. Ker je ponudnik imetnik izključnih pravic za programsko opremo, ki jo uporablja Inštitut, je bil izjemoma izbran postopek s pogajanji z enim samim povabljenim ponudnikom. Med pogajanji je bil izhodiščni zahtevek popravljen, da so se lahko zahtevale dodatne storitve, ki jih bo Inštitut predvidoma potreboval glede na svoje naraščajoče potrebe in razpoložljivost proračunskih sredstev, in da se upošteva dejstvo, da ponudnik enega od treh izložkov, ki jih je prvotno zahteval Inštitut, ne bi mogel dobaviti.

21.

Inštitut se je seznanil s pripombo Sodišča. Nekateri zgodnji ukrepi se že izvajajo, kot je na primer strategija za upravljanje znanja in obveščanje za obdobje 2016–2018, sprejeta na zasedanju upravnega odbora 18. maja 2016, enotni programski dokument, ki vsebuje podrobnejše opredeljene dejavnosti na področju obveščanja in boljšega spremljanja uporabe priporočenih ukrepov, in izhodiščne vrednosti za merilne kazalnike za izložke, ki so bile določene v letu 2016.
Top