1.   Ta sklep določa notranje predpise, ki se nanašajo na pogoje, pod katerimi je SRB v okviru neformalnega postopka politike SRB o zaščiti človekovega dostojanstva ter preprečevanju psihičnega in spolnega nadlegovanja. SRB lahko v skladu s členom 25 Uredbe (EU) 2018/1725 omeji uporabo pravic iz členov 14 do 21 in 35 ter člena 4 Uredbe.

2.   Ta sklep se uporablja za postopke obdelave osebnih podatkov, ki jih SRB uporablja za začetek, izvajanje in zaključek neformalnega postopka v okviru politike SRB o zaščiti človekovega dostojanstva ter preprečevanju psihičnega in spolnega nadlegovanja. Za postopke obdelave osebnih podatkov, ki jih SRB uporablja za izvajanje notranjih preiskav, administrativnih poizvedb in disciplinskih postopkov, se uporablja drugačen sklep glede omejitve pravic (sklic: SRB/ES/2019/32).

3.   Vrste zadevnih podatkov so objektivni podatki (administrativni podatki, telefonska številka, zasebni naslov, elektronske komunikacije, podatki o prometu) in/ali subjektivni podatki (ocene, preiskave, poročila o predhodnih preiskavah) itd.

4.   Pod pogoji iz tega sklepa lahko omejitve veljajo za naslednje pravice: pravice do dostopa, popravka, izbrisa in prenosljivosti, pravice do obveščenosti in zaupnosti komunikacije ter za načela postopkov obdelave podatkov, če se nanašajo na pravico.

1.   Zaščitni ukrepi za preprečevanje kršitev, uhajanja ali nepooblaščenega razkritja podatkov so: omejitev pravic dostopa do elektronskih map in namenskega poštnega predala za vložitev pritožb, omar, opremljenih s ključi, in posebnega usposabljanja oseb, ki imajo opravka z informacijami o zaupnosti.

2.   Upravljavec tega postopka obdelave podatkov je SRB, ki ga zastopa koordinator SRB za boj proti nadlegovanju.

3.   Zbrani osebni podatki se shranjujejo in hranijo v skladu s pravili SRB za hrambo dokumentov. Pri obdobju hrambe se načelo zadržanja upošteva le toliko časa, kot je potrebno za izpolnitev namena postopkov obdelave, in nazadnje, da se omogoči sodni ali upravni spor.

1.   V skladu s členom 25(1) Uredbe (EU) 2018/1725 se vsaka omejitev uporabi samo za zaščito:

2.   Vsaka omejitev je potrebna in sorazmerna v demokratični družbi ter spoštuje bistvo temeljnih pravic in svoboščin.

3.   Preizkus nujnosti in sorazmernosti se izvede na podlagi obstoječih notranjih predpisov. Dokumentira se z obvestilom o notranji oceni za namene odgovornosti za vsak primer posebej.

4.   Omejitve se ustrezno spremljajo in redno pregledujejo vsakih šest mesecev.

5.   Odpravijo se takoj, ko okoliščine, ki jih upravičujejo, ne veljajo več.

6.   Tveganje za pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, je začasna omejitev učinkovitega uveljavljanja pravic takega posameznika, med drugim do informacij, izbrisa ali obrambe, kot je zagotovljeno z Uredbo (EU) 2018/1725. Ta tveganja se upoštevajo pri preizkusu nujnosti in sorazmernosti iz odstavka 3 tega člena.

1.   SRB v vseh postopkih omejevanja in brez nepotrebnega odlašanja obvesti pooblaščeno osebo SRB za varstvo podatkov (v nadaljnjem besedilu: pooblaščena oseba za varstvo podatkov), kadar omeji uporabo pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu s tem sklepom. Zagotavlja dostop do evidence ter oceno nujnosti in sorazmernosti omejitve.

2.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko od upravljavca pisno zahteva, naj pregleda uporabo omejitev. SRB pisno obvesti pooblaščeno osebo za varstvo podatkov o rezultatu zahtevanega pregleda in o tem, kdaj je bila omejitev odpravljena.

1.   SRB v obvestila o varstvu podatkov, ki so objavljena na njegovem intranetu in s katerimi posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvešča o njihovih pravicah v okviru določenega postopka, vključi informacije o morebitni omejitvi teh pravic. Te informacije vključujejo pravice, ki se lahko omejijo, razloge za omejitev in morebitno trajanje omejitve.

2.   Poleg tega SRB posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, brez nepotrebnega odlašanja in v pisni obliki obvesti o njihovih pravicah glede obstoječih ali prihodnjih omejitev, brez poseganja v naslednji odstavek.

3.   Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, so obveščeni o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve, in o njihovi pravici do vložitve pritožbe pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov.

1.   Kadar posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu s členom 17 Uredbe (EU) 2018/1725 zahtevajo dostop do svojih osebnih podatkov, ki se obdelujejo v okviru enega ali več posebnih primerov, ali do določenega postopka obdelave podatkov, SRB omeji svojo oceno zahteve le na take osebne podatke.

2.   Kadar SRB v celoti ali delno omejuje pravico do dostopa iz člena 17 Uredbe (EU) 2018/1725, sprejme naslednje ukrepe:

Zagotavljanje informacij iz točke (a) se lahko odloži, opusti ali zavrne v skladu s členom 25(8) Uredbe (EU) 2018/1725.

3.   Evidenca iz točke (b) odstavka 2 in po potrebi dokumenti, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente, se registrirajo. Na zahtevo se dajo na voljo Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov. Uporablja se člen 25(7) Uredbe (EU) 2018/1725.