32019D0606(01)

EUR-Lex

Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

EUROPA
EUR-Lex home
Sklep - 17 April 2019 - EN - EUR-Lex

Help

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

Document 32019D0606(01)

Sklep Komisije z dne 17. aprila 2019 o določitvi novega referenčnega okvira v zvezi z metodologijo za stebrne ocene, ki se bo uporabljala na podlagi Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta

C/2019/2882

UL C 191, 6.6.2019, p. 2–136 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

HTML

PDF

Official Journal

6.6.2019

Uradni list Evropske unije

C 191/2

SKLEP KOMISIJE

z dne 17. aprila 2019

o določitvi novega referenčnega okvira v zvezi z metodologijo za stebrne ocene, ki se bo uporabljala na podlagi Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta

(2019/C 191/02)

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, spremembi uredb (EU) št. 1296/2013, (EU) št. 1301/2013, (EU) št. 1303/2013, (EU) št. 1304/2013, (EU) št. 1309/2013, (EU) št. 1316/2013, (EU) št. 223/2014, (EU) št. 283/2014 in Sklepa št. 541/2014/EU ter razveljavitvi Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (1) in zlasti člena 154(3) in (4) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1)

Člen 154(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba) določa, da Komisija izvede oceno sistemov, pravil in postopkov oseb in subjektov, ki izvršujejo sredstva Unije v okviru posrednega upravljanja, če se namerava opreti na take sisteme, pravila in postopke pri izvajanju ukrepov. Namen ocene je zagotoviti raven zaščite finančnih interesov Unije, ki je enaka ravni, ki se zagotovi, kadar Komisija izvršuje proračun v okviru neposrednega upravljanja.

(2)

Poleg tega se v členu 154(4) finančne uredbe od Komisije zahteva, da oceni, ali imajo osebe in subjekti, ki izvršujejo sredstva Unije v okviru posrednega upravljanja, vzpostavljenih več posebnih sistemov, pravil in postopkov, na primer za notranje kontrole, računovodstvo in upravljanje podatkov. Komisija lahko oceni tudi druga pravila in postopke zadevne osebe ali subjekta, če se ta s tem strinja.

(3)	Ocene, ki jih je treba opraviti v skladu s členom 154(3) in (4) finančne uredbe, običajno izvajajo zunanji revizorji na podlagi referenčnega okvira, ki ga določi Komisija.

(4)

Glede na dodatne zahteve, ki izhajajo iz finančne uredbe, vključno s pravili o proračunskih jamstvih, in glede na nedavne politike Unije v zvezi z izogibanjem davkom, pranjem denarja in financiranjem terorizma je treba revidirati prejšnji referenčni okvir in njegovo metodologijo, ki se bo uporabljala za ocene.

(5)

V skladu s členom 154(4) finančne uredbe bi moral referenčni okvir zajemati devet različnih področij (ali stebrov), od katerih so nekatera obvezna za vse osebe in subjekte (tj. notranje kontrole, računovodstvo, zunanja revizija), nekatera pa se določijo glede na dejavnosti, ki jih bo izvajala oseba ali subjekt (tj. nepovratna sredstva, javno naročanje in finančni instrumenti ter v okviru teh izključitev iz dostopa do financiranja, objava informacij o prejemnikih in varstvo osebnih podatkov). Referenčni okvir bi moral Komisiji za vse zadevne stebre omogočiti pridobitev dokazov, da je raven zaščite finančnih interesov Unije enaka ravni, ki se zagotovi, kadar Komisija izvršuje proračun v okviru neposrednega upravljanja, ob upoštevanju morebitnih nadzornih ukrepov, ki jih sprejme Komisija v skladu s členom 154(5) finančne uredbe. Poleg tega se lahko Komisija v skladu s členom 154(6)(c) finančne uredbe odloči, da ne bo zahtevala predhodne ocene iz odstavkov 3 in 4 za tiste postopke, ki jih Komisija posebej zahteva, vključno z lastnimi in tistimi, določenimi v temeljnih aktih.

(6)

Ob upoštevanju načela sorazmernosti referenčni okvir ne bi smel nalagati nobenih zahtev po posebni organizacijski strukturi ali po določenem številu strokovnega osebja, ker bi bilo to nesorazmerno za manjše subjekte. Vendar za izvajanje načel, določenih v referenčnem okviru, ni primerno ustvarjati izjem za nove in/ali male subjekte, saj je pomembno zagotoviti visok standard upravljanja.

(7)

V členu 279(3) finančne uredbe je določeno, da se obstoječe stebrne ocene, ki se izvajajo v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (2), uporabljajo še naprej in da jih je treba po potrebi pregledati. Za osebe in subjekte, ocenjene po prejšnjem referenčnem okviru, bo treba v obsegu, v katerem referenčni okvir iz tega sklepa vsebuje zahteve, ki jih prejšnji ni, opraviti dodatno oceno v zvezi z navedenimi zahtevami –

SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:

Edini člen

Referenčni okvir, ki se upošteva pri izvajanju ocen na podlagi člena 154(3) in (4) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, je določen v Prilogi k temu sklepu.

V Bruslju, 17. aprila 2019

Za Komisijo

Günther OETTINGER

Član Komisije

(1) UL L 193, 30.7.2018, str. 1.

(2) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (UL L 298, 26.10.2012, str. 1).

PRILOGA

REFERENČNI OKVIR ZA STEBRNO OCENO SUBJEKTA, KI PROSI ZA POOBLASTITEV ZA IZVRŠEVANJE PRORAČUNA EU V OKVIRU POSREDNEGA UPRAVLJANJA

[IME SUBJEKTA]

Subjekt, ki prosi za oceno:	[Ime in polni naslov subjekta.]
Država:	[Država, v kateri ima subjekt svoj sedež.]
Referenca/datum zahtevka za storitve:	[Referenca/datum zahtevka za storitve ali drugega enakovrednega dokumenta, ki ga je izdal subjekt.]
Obdobje, ki se ocenjuje:	[Leto (12 mesecev), ki se konča z dnem začetka terenskega dela (postopki na kraju samem) za namene ocene.]
Datum začetka ocenjevanja:	[Okvirni datum začetka. Predvideni pogodbeni datum ocene (datum naročilnice).]
Datum zaključka ocenjevanja:	[Okvirni datum zaključka. Predvideni datum prejema končnega poročila.]

KAZALO

Uvod

Cilji

Standardi in navodila

Zahteve za revizorja

Področje uporabe

Ocenjevalni postopki

Razno

Priloge

NAVODILA ZA UPORABO TEGA REFERENČNEGA OKVIRA

Vsi sivo osenčeni deli besedila v <poševnem tisku> so navodila, ki jih je treba odstraniti.

Besedilo, navedeno v obliki [besedilo], mora izpolniti subjekt.

Vedno se je treba držati predpisanega besedila in besedila tega referenčnega okvira in ga ni mogoče spreminjati.

To navodilo je treba odstraniti iz referenčnega okvira.

1. UVOD

Ozadje

Člen 154 finančne uredbe (1), ki se uporablja za splošni proračun Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: EU), določa metode izvrševanja proračuna, vključno s „posrednim upravljanjem“. V okviru posrednega upravljanja lahko Komisija za izvrševanje sredstev Unije ali proračunskih jamstev pooblasti države, organizacije in organe (v nadaljnjem besedilu: subjekti) iz člena 62 finančne uredbe. Zadevni subjekti so lahko:

—	tretje države ali organi, ki so jih te imenovale, npr. ministrstvo za notranje zadeve, Kraljevina Kambodža,

—	mednarodne organizacije in njihove agencije, npr. Program Združenih narodov za razvoj (UNDP),

—	subjekti javnega prava, npr. Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW),

—	subjekti zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, kolikor ti subjekti zagotavljajo ustrezna finančna jamstva, npr. Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

Kadar takšni subjekti upravljajo sredstva EU, morajo zagotavljati raven zaščite finančnih interesov EU, ki je enakovredna ravni, zahtevani v finančni uredbi. Natančneje, izpolnjevati morajo zahteve v zvezi z devetimi „stebri“. Ti stebri se nanašajo na:

1)	sistem notranjih kontrol;

2)	računovodski sistem;

3)	neodvisno zunanjo revizijo;

ter na pravila in postopke za:

4)	zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z nepovratnimi sredstvi;

5)	javno naročanje;

6)	finančne instrumente (2);

pa tudi na:

7)	izključitev iz dostopa do financiranja;

8)	objavo informacij o prejemnikih;

9)	varstvo osebnih podatkov.

Za subjekte, ki želijo delati s sredstvi EU v okviru posrednega upravljanja, mora biti zato izvedena celovita stebrna ocena. Na podlagi rezultatov stebrne ocene se bo Komisija odločila, ali: (i) lahko subjekt pooblasti za naloge izvrševanja proračuna in (ii) ali lahko s subjektom sklene posebne sporazume (tj. sporazume o prispevkih v okviru posrednega upravljanja). Vendar se lahko ti pogoji, če tako zahteva pravna podlaga, določijo v sporazumu s Komisijo ali s sklicevanjem na smernice (npr. vodnik za nacionalne agencije v primeru programa Erasmus), da se zagotovi usklajeno izvajanje in enaka obravnava upravičencev programa EU v vseh sodelujočih državah.

V nadaljevanju je naveden referenčni okvir, v skladu s katerim se [polno ime in naslov javnega naročnika] strinja, da se revizor zadolži za izvedbo stebrne ocene [ime subjekta] in za poročanje o tej oceni. Ta referenčni okvir je priložen [zahtevku za storitve ali enakovrednemu dokumentu] subjekta.

V tem referenčnem okviru in v prilogah 1 do 4, ki so njegov sestavni del, se uporabljajo naslednji pojmi:

—

„Stebrna ocena“, „ocena“ ali „posel“ se nanaša na ta posel dajanja zagotovil. V zvezi s tem so stebri široka področja, ki jih zajema ta ocena in vključujejo notranjo kontrolo, računovodstvo, neodvisno zunanjo revizijo, izključitev iz dostopa do financiranja, objavljanje informacij o prejemnikih in varstvo osebnih podatkov. Subjekt bo vedno treba oceniti, da se preveri, ali izpolnjuje zahteve na teh področjih. Poleg navedenih šestih obveznih stebrov obstajajo trije neobvezni stebri, ki zajemajo postopke in pravila za nepovratna sredstva, javno naročanje in finančne instrumente.

—

„Revizor“ se nanaša na revizijsko podjetje, s katerim je bila sklenjena pogodba za izvedbo tega posla in za predložitev poročila o njem Komisiji. „Revizor“ se lahko nanaša na osebo ali osebe, ki izvajajo ocenjevanje, običajno partnerja, zadolženega za posel, ali druge člane delovne skupine za posel. Partner, zadolžen za posel, je partner ali druga oseba v podjetju, ki: (i) je odgovorna za posel in njegovo izvajanje ter za poročilo, ki se izda v imenu podjetja, in (ii) ima ustrezno pooblastilo strokovnega, pravnega ali regulativnega organa.

—	„Subjekt“ se nanaša na subjekt, ki je predmet stebrne ocene. Subjekt je navadno (3) javni naročnik te ocene.

—	„Komisija“ se nanaša na Evropsko komisijo, ki jo lahko predstavlja ustrezna služba ali enota v ustreznem generalnem direktoratu Komisije ali delegacija EU, kakor je primerno.

2. CILJI

Revizor se ukvarja z ocenjevanjem vzpostavljenih sistemov in kontrol, pravil in postopkov, ki jih uporablja subjekt, za vsak steber, in sicer v skladu z merili, ki jih je za vsak steber določila Komisija. Cilj te stebrne ocene je: (i) revizorju omogočiti, da za vsak zadevni steber poroča, ali subjekt izpolnjuje zahteve iz točk (a) do (f) člena 154(4) finančne uredbe, ki se uporablja za splošni proračun Evropske komisije, in člena 29(1) finančne uredbe, ki se uporablja za Evropski razvojni sklad; ter (ii) da poda zaključek glede subjekta o tem, ali:

—	je vzpostavil v vseh pomembnih vidikih uspešen, učinkovit in gospodaren sistem notranjih kontrol, ki temelji na mednarodnih dobrih praksah in je skladen z merili, ki jih je določila Evropska komisija, ter zagotavlja njegovo delovanje,

—	uporablja računovodski sistem, ki v vseh pomembnih vidikih pravočasno zagotavlja točne, popolne in zanesljive informacije ter temelji na mednarodnih računovodskih standardih in je skladen z merili, ki jih je določila Evropska komisija,

—	je predmet neodvisne zunanje revizije, ki jo mora v vseh pomembnih vidikih v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, opraviti revizijska služba, ki je funkcionalno neodvisna od zadevnega subjekta,

—	uporablja primerna pravila in postopke v vseh pomembnih vidikih za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z nepovratnimi sredstvi ter v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, <odstranite, če se ta steber ne uporablja>

—	uporablja primerna pravila in postopke v vseh pomembnih vidikih za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z javnim naročanjem ter v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, <odstranite, če se ta steber ne uporablja>

—	uporablja primerna pravila in postopke v vseh pomembnih vidikih za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU/proračunskih jamstev s finančnimi instrumenti/proračunskimi jamstvi ter v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, <odstranite, če se ta steber ne uporablja>

—	uporablja ustrezna pravila in postopke za izključitev tretjih oseb iz dostopa do financiranja z javnim naročanjem, nepovratnimi sredstvi in/ali finančnimi instrumenti,

—	ustrezno in pravočasno objavlja informacije o prejemnikih sredstev,

—	zagotavlja varstvo osebnih podatkov, ki je enakovredno varstvu iz člena 5 finančne uredbe.

Poleg tega lahko revizor, če se s tem strinja zadevni subjekt in ne da bi to vplivalo na končno število točk, oceni, ali subjekt izpolnjuje standarde, ki so enakovredni veljavni zakonodaji EU ter dogovorjenim mednarodnim standardom in standardom EU v zvezi s kontrolami, povezanimi z izogibanjem davkom, nekooperativnimi jurisdikcijami ter preprečevanjem pranja denarja in financiranja terorizma. Če se subjekt strinja, da bo ocenjen glede tega posebnega sklopa vprašanj, mora revizor o tem poročati v okviru stebra 6. Da bi se sredstva Unije izvrševala prek finančnih instrumentov, ki so zavarovani s proračunskim jamstvom ali ne, bo moral subjekt izpolnjevati ustrezne zahteve iz finančne uredbe, ki so z ustreznimi pogodbenimi dogovori zajete v dodatnih oddelkih 6B in 6C, tudi če se ne odloči za stebrno oceno teh oddelkov.

3. STANDARDI IN NAVODILA

Za revizorja, ki izvaja to stebrno oceno, se morajo uporabljati:

—

Mednarodni okvir za posle dajanja zagotovil Mednarodne zveze računovodskih strokovnjakov (IFAC) in Mednarodni standard o poslih dajanja zagotovil (ISAE) 3000 za posle dajanja zagotovil razen revizij ali pregledov preteklih finančnih informacij, kolikor se lahko uporabljata v posebnem okviru te stebrne ocene,

—

Etični kodeks za poklicne računovodje IFAC, ki ga je izdal Odbor za mednarodne etične standarde za računovodje IFAC (IESBA) in ki določa temeljna etična načela za revizorje v zvezi z integriteto, objektivnostjo, neodvisnostjo, strokovno usposobljenostjo in ustrezno skrbnostjo, zaupnostjo, strokovnim ravnanjem in tehničnimi standardi,

—	Mednarodni standardi za nadzor kakovosti IFAC (ISQC), ki določajo standarde in dajejo navodila glede revizorjevega sistema nadzora kakovosti.

4. ZAHTEVE ZA REVIZORJA

4.1 Splošna načela

Revizor mora biti neodvisen zunanji revizor, ki je registriran član nacionalnega računovodskega ali revizijskega organa ali institucije, ki je članica Mednarodne zveze računovodskih strokovnjakov (IFAC), in ki je pooblaščen za izvajanje revizij.

Revizor mora biti funkcionalno neodvisen od zadevnega subjekta. Zato notranji revizor subjekta, ki se ocenjuje, ni primeren za izvedbo stebrne ocene.

Revizor s tem, ko se strinja s tem referenčnim okvirom, potrdi, da izpolnjuje vsaj enega od naslednjih pogojev:

—	revizor in/ali podjetje je član nacionalnega računovodskega ali revizijskega organa ali institucije, ki je članica Mednarodne zveze računovodskih strokovnjakov (IFAC),

—	revizor in/ali podjetje je član nacionalnega računovodskega ali revizijskega organa ali institucije. Čeprav ta organizacija ni članica IFAC, se revizor zavezuje, da bo izvedel ta posel v skladu s standardi in etiko IFAC iz tega referenčnega okvira,

—

revizor in/ali podjetje je kot zakoniti revizor registrirano v javnem registru javnega nadzornega organa v državi članici EU v skladu z načeli javnega nadzora, določenimi v Direktivi 2006/43/ES Evropskega parlamenta in Sveta. To velja za revizorje in revizijska podjetja s sedežem v državi članici EU (4),

—

revizor in/ali podjetje je registrirano kot zakoniti revizor v javnem registru javnega nadzornega organa v tretji državi in za ta register veljajo načela javnega nadzora, kakor so določena v zakonodaji zadevne države (to velja za revizorje in revizijska podjetja s sedežem v tretji državi).

Če to dovoljuje osnovna pravna podlaga (npr. Erasmus), je lahko revizor neodvisni revizijski organ, kakor je imenovan v skladu s členom 155(1) finančne uredbe.

4.2 Kvalifikacije, izkušnje in sestava skupine (5)

Kvalifikacije in izkušnje

Revizor mora imeti zaposlenega dovolj osebja s: (i) primernimi poklicnimi kvalifikacijami in ustreznimi izkušnjami s standardi IFAC, zlasti z ISAE 3000 za posle dajanja zagotovil razen revizij ali pregledov preteklih finančnih informacij, ter (ii) z izkušnjami izvajanja institucionalnih ocen ali ocen skladnosti in/ali izvajanjem revizij sistemov ali enakovrednih poslov subjektov, ki so po velikosti in kompleksnosti primerljivi z zadevnim subjektom.

Poleg tega mora imeti delovna skupina za posel kot celota:

—

izkušnje z institucionalnimi ocenami ali ocenami skladnosti in/ali revizijami sistemov ali enakovrednimi posli v okviru programov, ki jih financira EU, in projektov, ki jih financirajo nacionalni in/ali mednarodni donatorji in institucije. Zaželeno je, da ima vodja skupine terenskega dela, tj. direktor (kategorija 2) ali višji revizor (kategorija 3), izkušnje z revizijami sistemov ukrepov zunanje pomoči, ki jih financira EU, in/ali drugih ukrepov, ki jih financira EU, in/ali z institucionalnimi ocenami ali ocenami skladnosti organizacij v sektorju razvojne pomoči in/ali ekonomskem sektorju,

—	[neobvezno: tekoče znanje [navedite jezike]].

Sestava skupine

Skupina revizorjev, ki je potrebna za to stebrno oceno, je sestavljena iz revizorja kategorije 1, ki nosi končno odgovornost za oceno, in delovne skupine za posel, ki jo sestavlja ustrezna kombinacija revizorjev kategorije 2–4. Zadevni revizor je odgovoren za predlaganje in uporabo delovne skupine za posel, ki jo sestavlja ustrezna kombinacija revizorjev za ta posel.

Komisija razlikuje med štirimi kategorijami revizorjev.

Kategorija 1 – revizijski partner

Revizijski partner je visoko usposobljen strokovnjak z ustreznimi poklicnimi kvalifikacijami, ki ima ali je imel odgovornosti na višjem nivoju ali vodstvene odgovornosti v revizijski praksi v javnem sektorju.

Navedena oseba mora biti član nacionalnega računovodskega ali revizijskega organa ali institucije in mora imeti vsaj 12 let poklicnih izkušenj kot poklicni revizor ali računovodja v revizijski praksi v javnem sektorju. Prav tako se bodo upoštevale izkušnje pri delu z državami prejemnicami zunanje pomoči EU.

Revizijski partner ali druga oseba, ki je v podobnem položaju kot partner, je oseba v revizijskem podjetju, ki je odgovorna za revizijo in njene rezultate ter za poročilo, ki se izda v imenu podjetja. Revizijski partner ima ustrezno pooblastilo strokovnega, pravnega ali regulativnega organa in dovoljenje za potrjevanje računovodskih izkazov po pravu države, v kateri je registrirano revizijsko podjetje.

Kategorija 2 – vodja revizije

Vodje revizij morajo biti usposobljeni strokovnjaki z ustrezno univerzitetno diplomo ali poklicnimi kvalifikacijami. Imeti morajo vsaj 6 let delovnih izkušenj kot poklicni revizor ali računovodja v revizijski praksi v javnem sektorju, vključno z ustreznimi vodstvenimi izkušnjami z vodenjem revizijskih skupin.

Kategorija 3 – višji revizor

Višji revizorji morajo biti usposobljeni strokovnjaki z ustrezno univerzitetno diplomo ali poklicnimi kvalifikacijami in vsaj tremi leti poklicnih izkušenj v revizijski praksi v javnem sektorju.

Kategorija 4 – pomočnik revizorja

Pomočniki revizorja morajo imeti ustrezno univerzitetno diplomo in vsaj šest mesecev poklicnih izkušenj v revizijski praksi v javnem sektorju.

Življenjepis

Revizor javnemu naročniku predloži življenjepis partnerja ali druge osebe v revizijskem podjetju, ki je odgovorna za stebrno oceno in podpis poročila, ter življenjepise vodij, višjih revizorjev in pomočnikov revizorjev, ki so predlagani kot del delovne skupine za posel. Življenjepisi bodo vključevali ustrezne podrobnosti o vrsti poslov, ki jih izvaja osebje, z navedbo sposobnosti in zmogljivosti za izvedbo ocene, ter tudi podrobnosti o ustreznih posebnih izkušnjah. Javni naročnik bo, preden podpiše naročilnico ali drug veljaven pogodbeni dokument za ta posel, pregledal življenjepise in si pridržuje pravico, da jih zavrne, če se ne štejejo za primerne glede na zahteve posla.

5. PODROČJE UPORABE

5.1 Lokacija in obdobje, ki ga zajema ocena

Ta stebrna ocena bo izvedena v/na [ lokacije ]. <Pomembno je, da se navedejo pravilne lokacije, na katerih bo izvedena ocena>. Revizor mora potrditi lokacije ocene z javnim naročnikom pred začetkom terenskega dela in zagotoviti, da bodo med ocenjevanjem na voljo ustrezna dokazila in ključno osebje. Revizor mora upoštevati, da subjekt običajno zahteva sestanke za pripravo ocene in razpravo o osnutku poročila, kar lahko vključuje dodatna potovanja (glej oddelek 7).

Obdobje, ki ga zajema ocena, mora običajno biti leto (tj. 12 mesecev), ki se konča z dnem začetka terenskega dela v okviru ocenjevanja, tj. dnem, ko revizor dejansko začne postopke in preskuse v okviru ocenjevanja na kraju samem (tj. na lokaciji, kjer ima subjekt sedež).

5.2 Ozadje posla

Uporaba Priloge 1 – Ozadje posla – ključne informacije za stebrno oceno

Revizor mora predhodno spoznati ozadje posla na podlagi Priloge 1 – Ozadje posla – ključne informacije za stebrno oceno. Poznavanje mora biti zadostno, da lahko revizor javnemu naročniku predloži smiselno ponudbo.

Uporaba Priloge 2a – Vprašalnik, uporabljen za oceno

Subjekt predloži revizorju izpolnjeno Prilogo 2a takoj, ko je to mogoče, po tem, ko javni naročnik sklene pogodbo z revizorjem, vendar pred začetkom ocenjevalnih postopkov revizorja.

V drugi fazi bo Priloga 2a postala podporno orodje, ki ga bo revizor uporabil pri oblikovanju, načrtovanju in izvajanju ocenjevalnih postopkov ter za upoštevanje meril, za katera se Evropski komisiji zdi bistveno ali pomembno, da jih subjekt, ki se ocenjuje, izpolnjuje.

Izpolnjen vprašalnik iz Priloge 2a je bistven vir informacij in dokazov v okviru ocene za revizorja. Nikakor pa ni edini vir, ki ga revizor lahko uporabi za načrtovanje in izvajanje ocenjevalnih postopkov ter za oblikovanje zaključkov. Vse informacije, ki jih izpolni in zagotovi subjekt, so začasne in so predmet ocenjevalnih postopkov, ki so po mnenju revizorja potrebni. Revizor se ne sme zanašati na informacije, preden se z ocenjevalnimi postopki zagotovi, da so informacije dovolj točne in popolne za namene ocenjevanja ter za sprejemanje utemeljenih zaključkov glede ključnih vprašanj.

Zato lahko revizor spremeni, dopolni in doda informacije v stolpec z ugotovitvami, kakor se mu zdi primerno. Revizor lahko tudi doda vprašanja, če meni, da je to potrebno za sprejetje utemeljenega zaključka glede ključnih vprašanj.

Revizor mora upoštevati posebne okoliščine posla in ves čas ocenjevalnega postopka uporabljati strokovno presojo. Revizor ostaja vedno v celoti odgovoren za oblikovanje, načrtovanje in izvajanje ocenjevalnih postopkov, ki se mu zdijo potrebni poleg vprašanj in postopkov iz vprašalnika iz Priloge 2a .

Revizor bo uporabil informacije iz vprašalnika iz Priloge 2a in rezultate ocenjevalnih postopkov, da bi izpolnil Prilogo 2 – Vprašalnik in merila za oceno (glej oddelek 5.4 v nadaljevanju) ter sprejel zaključek za vsak ocenjeni steber.

5.3 Narava, obseg in časovni razpored postopkov in preskusov za vsak steber

Revizor mora za vsak steber oceniti zasnovo zadevnih sistemov, kontrol, pravil in postopkov. To pomeni, da mora revizor izvesti postopke in preskuse, na podlagi katerih ugotovi, ali so sistem, kontrole, pravila in postopki prisotni, tj. obstoječi.

Poleg tega mora revizor oceniti operativno učinkovitost sistemov, kontrol, pravil in postopkov za vse ustrezne stebre (glej oddelek 2 – Cilji zgoraj) razen za steber „neodvisna zunanja revizija“, za katerega revizor oceni samo zasnovo postopkov za zunanjo revizijo.

Zasnovo in operativno učinkovitost zadevnih sistemov, pravil in postopkov je treba oceniti glede na merila, ki jih Komisija določi za vsak steber (glej oddelek 5.4 v nadaljevanju). V ta namen mora revizor uporabiti vprašalnike, ki ji jih je zagotovila Komisija.

Revizor določi naravo, obseg in časovni razpored vseh postopkov in preskusov, ki se mu zdijo potrebni za sprejetje zaključka v zvezi z zasnovo in operativno učinkovitostjo sistemov, kontrol, pravil in postopkov.

5.4 Merila in pomembnost

Za vsak steber obstajajo tri ravni meril, ki jih je opredelila Evropska komisija z oblikovanjem (ključnih) vprašanj v Prilogi 2 – Vprašalnik in merila za oceno in v Prilogi 2a – Vprašalnik, uporabljen za oceno.

Za določitev, kaj je pomembna slabost ali pomanjkljivost v sistemih, kontrolah, pravilih in postopkih, mora revizor upoštevati merila in ravni pomembnosti (tj. pragove glede števila točk), ki jih je določila Komisija, saj lahko ti dejavniki vplivajo na odločitev Komisije, da subjekt pooblasti za naloge izvrševanja proračuna v okviru posrednega upravljanja.

Raven 1 (finančna uredba)

Za vsak steber obstaja na podlagi finančne uredbe eno splošno vprašanje na ravni 1 (v Prilogi 2 – Vprašalnik in merila za oceno). To vprašanje je ključno. Možni sta samo dve vrsti zaključkov:

—	Odgovor na vprašanje na ravni 1 je „da“. To pomeni, da subjekt izpolnjuje zahteve za zadevni steber. Zaključek revizorja mora biti oblikovan v pozitivni obliki, ki je enakovredna „mnenju brez pridržka“.

—	Odgovor na vprašanje na ravni 1 je „ne“. To pomeni, da subjekt ne izpolnjuje zahtev za zadevni steber. V tem primeru je treba zaključek oblikovati v negativni obliki, ki je enakovredna tako imenovanemu „odklonilnemu mnenju“ v skladu z mednarodnimi standardi.

Raven 2 (ključne sestavine stebra)

Ključna vprašanja na ravni 2 se nanašajo na merila, ki so po mnenju Komisije bistvena. V ta namen so ključna vprašanja in merila določena za ključne sestavine vsakega stebra. Sestavine so dejansko „podstebri“, ki so sestavljeni iz sklopov vprašanj v Prilogi 2a – Vprašalnik, uporabljen za oceno.

Revizor mora uporabiti strokovno presojo, da na podlagi informacij in dokazov, pridobljenih z uporabo Priloge 2a , vsaki sestavini na ravni 2 v Prilogi 2 – Vprašalnik in merila za oceno dodeli število točk od 0 do 10.

Raven 3 (vprašalnik, uporabljen za oceno, s sklopi vprašanj)

Priloga 2a – Vprašalnik, uporabljen za oceno vključuje sklope vprašanj, ki se nanašajo na ključne sestavine stebrov na ravni 2. Ti sklopi podrobnih vprašanj so neizčrpni. To pomeni, da mora revizor uporabiti vsaj te (sklope) vprašanj, da določi število točk za vsako sestavino na ravni 2.

Revizor lahko oblikuje dodatna vprašanja ter izvede dodatne preskuse in postopke, kakor se mu zdi potrebno ali primerno. Revizor v celoti uporablja strokovno presojo za vsa vprašanja v Prilogi 2a , da dodeli število točk ključnim sestavinam stebrov na ravni 2.

5.5 Omejitve obsega

Revizor bo javnega naročnika obvestil o kakršnih koli omejitvah obsega dela, ki so bile ugotovljene pred ocenjevanjem ali med njim, in se z njim posvetoval, kateri ukrepi so morda potrebni ter ali se ocenjevanje lahko nadaljuje oziroma na kakšen način se lahko nadaljuje.

6. OCENJEVALNI POSTOPKI

Revizor mora oceno izvesti v skladu s Prilogo 3 – Ocenjevalni postopki, ki zajemajo dokumentacijo in dokaze, načrtovanje, terensko delo in poročanje. V Prilogo 3 so vključeni ocenjevalni postopki, ki jih revizor mora uporabljati, in postopki, ki jih revizor lahko uporablja. Revizor mora biti pozoren na posebne vidike iz oddelkov 6.1 do 6.3 v nadaljevanju. Revizor mora uporabiti ustrezno strokovno skrb in presojo ter določiti naravo, časovni okvir in obseg ocenjevalnih postopkov, da so v skladu s cilji, obsegom in okvirom ocene.

6.1 Dokumentacija in dokazi

Revizor mora v skladu z ISAE 3000 pripraviti dokumentacijo in pridobiti dovolj ustreznih dokazov, da lahko podpre ugotovitve ocene in sprejme razumne zaključke, ki so osnova za zaključek ocene za vsak steber. Revizor s strokovno presojo ugotovi, ali so dokazi zadostni in ustrezni (glej Prilogo 3.1).

6.2 Načrtovanje in terensko delo

Začetek ocenjevanja

Uradni datum začetka ocenjevanja je datum podpisa naročilnice javnega naročnika ali drugega veljavnega pogodbenega dokumenta za oceno. Revizor se mora nato s subjektom čim prej dogovoriti o datumu začetka terenskega dela.

Pripravljalni sestanek s subjektom

Subjekt mora določiti datum pripravljalnega sestanka z revizorjem (glej Prilogo 3.2.1), ki bo potekal v prostorih [ime in naslov subjekta]. Subjekt mora o tem sestanku obvestiti Komisijo, njeni predstavniki pa se ga lahko udeležijo.

Postopki za načrtovanje ocenjevanja in terensko delo

Postopki revizorja morajo vključevati pridobitev poznavanja ozadja posla, ki zadostuje za zasnovo in izvajanje nadaljnjih ocenjevalnih postopkov. To zajema:

—	pridobivanje dokazov v zvezi z zasnovo sistemov, kontrol, pravil in postopkov (Priloga 3.3.1),

—	izvajanje preskusov operativne učinkovitosti sistemov, kontrol, pravil in postopkov (Priloga 3.3.2),

—	vzorčenje in druge načine izbire postavk za preskušanje, kjer je to primerno (Priloga 3.3.3),

—	uporabo dela notranjih revizorjev, kjer je to primerno (Priloga 3.3.4).

6.3 Poročanje

Uporaba vzorčnega poročila za stebrno oceno v Prilogi 4

Uporaba vzorčnega poročila za stebrno oceno v Prilogi 4 je obvezna.

Jezik

Poročilo mora biti predloženo v [jezik]. [Skupaj s poročilom o oceni je treba predložiti njegov povzetek v [angleščini/francoščini]] (glej Prilogo 3.3.1). <Odstranite, če se ne uporablja>.

Ugotovitve

Obstajata dve vrsti ugotovitev:

—

Glavne ugotovitve so ugotovitve, ki se nanašajo na pomembne slabosti ali pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, pravilih in postopkih. „Pomembno“ pomeni, da so po mnenju revizorja ti dejavniki takega pomena za Komisijo, da lahko vplivajo na njeno odločitev, da subjekt pooblasti za naloge izvrševanja proračuna v okviru posrednega upravljanja. Zato mora v primeru pomembnih ugotovitev za steber revizor za zadevni steber izraziti negativen zaključek.

Glavne ugotovitve vključujejo tudi primere, v katerih več ugotovitev, ki posamično niso povezane s pomembno slabostjo ali pomanjkljivostjo, skupaj predstavlja ugotovitev o pomembni slabosti ali pomanjkljivosti. Za skupni učinek takih ugotovitev se šteje, da je takega pomena (tj. tako pomemben), da mora revizorja privesti do zaključka, da subjekt ne izpolnjuje zahtev za zadevni steber (tj. zaključek je „ne“).

—

Druge ugotovitve so vse nepomembne ugotovitve, na katere je treba po mnenju revizorja opozoriti subjekt. Te ugotovitve se nanašajo na slabosti in pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, pravilih ali postopkih, ki posamično ali skupaj pomenijo manjše neposredno tveganje, da cilji zadevnega stebra ne bodo doseženi.

O ugotovitvah je treba poročati v skladu z obliko (razpredelnice), ki je določena v vzorčnem poročilu za stebrno oceno v Prilogi 4. Glavne in druge ugotovitve revizorja so lahko podlaga za nadzorne ukrepe, ki jih sprejme Komisija v skladu s členom 154(5) finančne uredbe.

Priporočila

Obstajata dve vrsti priporočil:

—	Ključna priporočila se nanašajo na pomembne slabosti in pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, pravilih ali postopkih ter na primere, v katerih se ne upoštevajo (redno) merila Komisije in/ali mednarodno sprejeti standardi za stebre.

—

Druga priporočila se nanašajo na vse druge ugotovitve, ki niso pomembne. V teh primerih slabosti in pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, pravilih ali postopkih nimajo večjega in neposrednega vpliva na cilje teh sistemov, kontrol, pravil ali postopkov. Kljub temu je za subjekt relevantno, da izvede predlagane ukrepe, saj lahko s tem izboljša svoje sisteme, kontrole, pravila ali postopke ter doseže večjo uspešnost in/ali učinkovitost.

O priporočilih je treba poročati v skladu z obliko (razpredelnice), ki je določena v vzorčnem poročilu za stebrno oceno v Prilogi 4.

Zaključki

Poročilo o oceni mora vključevati zaključek za vsak steber. Obstajata dve vrsti zaključkov. Zaključke je treba oblikovati v pozitivni obliki (tj. „je vzpostavil“, „uporablja“, „je predmet“ ali „izvaja“) ali z uporabo negativne oblike (tj. „ni vzpostavil“, „ne uporablja“, „ni predmet“ ali „ne izvaja“).

Uporaba zaključka s pridržki (tj. uporaba oblike „razen za“) v okviru stebrne ocene ni mogoča.

Datum poročila o oceni

Datum osnutka in začasne različice končnega poročila mora biti datum, ko se ta dokumenta pošljeta v posvetovanje. Datum končnega poročila o oceni mora biti datum podpisa končnega poročila neodvisnega revizorja (Priloga 3.4.2).

Postopki in časovni razpored za predložitev osnutka in končnega poročila o oceni

Revizor mora upoštevati postopke in časovni razpored za posvetovanje ter predložitev osnutka in končnega poročila o oceni, kakor je določeno v prilogah 3.4.3 in 3.4.4.

Revizor je posebej pozoren na naslednje:

—	Revizor mora subjektu predložiti osnutek poročila v [21; določi javni naročnik] koledarskih dneh po zaključnem sestanku (tj. koncu terenskega dela).

—	Obdobje med zaključnim sestankom v okviru ocene in predložitvijo končnega poročila o oceni subjektu ne sme preseči [105; določi javni naročnik] koledarskih dni ali [15] tednov. Revizor mora v delovnih dokumentih pojasniti in dokumentirati morebitne zamude pri poročanju.

7. RAZNO

7.1 Informacije o praksah za izračun stroškov in poročanje o njih

Za vse informacije, ki jih subjekt zagotovi za namene te ocene, o metodologiji, uporabljeni za izračun stroškov in poročanje o njih, se ne šteje, da jih je Komisija odobrila v zvezi s proračunom katerega koli posebnega ukrepa. Takšna odobritev je mogoča le, če se upoštevajo posebni postopki iz sklepa Komisije o predhodni oceni stroškov na enoto in pavšalnih stopenj (znani tudi kot „poenostavljene možnosti obračunavanja stroškov“). Če ni predhodne ocene poenostavljenih možnosti obračunavanja stroškov, se upravičenost stroškov za kateri koli posebni ukrep določi izključno s sklicevanjem na določbe zadevnih sporazumov s subjektom.

7.2 Nadaljnji ukrepi

Javni naročnik lahko zahteva, da revizor zagotovi dodatno pomoč v okviru nadaljnjih ukrepov v zvezi s končnim poročilom o oceni. Javni naročnik lahko tudi zahteva, da revizor ponovno oceni enega ali več stebrov, če je v končnem poročilu o oceni ugotovljeno, da subjekt ni izpolnjeval zahtev za zadevne stebre.

Ta referenčni okvir ne zajema nobene dodatne pomoči, ki jo revizor zagotovi v povezavi z nadaljnjimi ukrepi javnega naročnika v zvezi s končnim poročilom o oceni. Če se zahteva takšna pomoč, bo moral javni naročnik za takšen posel izdati dodatek k naročilnici ali drugemu veljavnemu pogodbenemu dokumentu.

7.3 Različne zadeve

Priloge

Priloga 1	Ozadje posla – ključne informacije za stebrno oceno
Priloga 2	Vprašalnik in merila za oceno
Priloga 2a	Vprašalnik, uporabljen za oceno
Priloga 3	Ocenjevalni postopki
Priloga 4	Poročilo o stebrni oceni

POMEMBNO: Priloge 1 do 4 so sestavni del tega referenčnega okvira.

(1) Uredba (EU, Euratom) 2018/1046.

(2) Za sklicevanje na „finančne instrumente“ velja, da vključuje tudi proračunska jamstva.

(3) V ustrezno utemeljenih primerih je lahko javni naročnik Komisija.

(4) Direktiva 2006/43 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. maja 2006 o obveznih revizijah za letne in konsolidirane računovodske izkaze, spremembi direktiv Sveta 78/660/EGS in 83/349/EGS ter razveljavitvi Direktive Sveta 84/253/EGS (UL L 157, 9.6.2006, str. 87), kakor je bila spremenjena z Direktivo 2014/56/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. aprila 2014 (UL L 158, 27.5.2014, str. 196).

(5) Kadar revizijski organ ni iz zasebnega sektorja, bi bilo treba uporabiti enakovredne ravni glede službene dobe, kvalifikacij in izkušenj.

Priloga 1

Ozadje posla – ključne informacije za stebrno oceno

SUBJEKT, KI SE OCENJUJE

STEBER

STEBER, KI SE OCENJUJE (1)

1.	NOTRANJA KONTROLA

2.	RAČUNOVODSTVO

3.	ZUNANJA REVIZIJA

4.	NEPOVRATNA SREDSTVA

DA/NE <odstranite, kar se ne uporablja>

5.	JAVNO NAROČANJE

DA/NE <odstranite, kar se ne uporablja>

6.	FINANČNI INSTRUMENTI (2)

DA/NE <odstranite, kar se ne uporablja>

7.	IZKLJUČITEV IZ DOSTOPA DO FINANCIRANJA

8.	OBJAVA INFORMACIJ O PREJEMNIKIH

9.	VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Stebri 1, 2, 3, 7, 8 in 9 se vedno ocenjujejo (3).

Stebri 4 do 6 se lahko ocenjujejo, odvisno od narave nalog izvrševanja proračuna, za izvajanje katerih se pooblasti subjekt.

KONTAKTNI PODATKI
Subjekt: [polno ime subjekta, ki se ocenjuje]
Naslov	Država
Telefon	Telefaks
Spletno mesto
Ključni kontakt
Ime	Funkcija	<navedite izvršilno funkcijo, npr. direktor, generalni direktor, vodja oddelka za finance in računovodstvo>
Elektronski naslov	Telefon/telefaks
Delegacija Evropske unije v [država] <izbrišite to razpredelnico, če se ne uporablja >
Naslov	Država
Telefon	Telefaks
Ključni kontakt
Ime	Funkcija
Elektronski naslov	Telefon/telefaks
Služba Evropske komisije, odgovorna za zadevni program financiranja EU <izbrišite, če se ne uporablja>
Ključni kontakt
Ime	Funkcija/enota
Elektronski naslov	Telefon/telefaks

STEBER 1 – NOTRANJA KONTROLA

Opišite (največ 5 strani) sistem notranjih kontrol, pri čemer vključite:

—

kontrolno okolje,

—	integriteto in etične vrednote,

—	organizacijsko strukturo in dodelitev pristojnosti,

—	strukturo za nadzor upravljanja,

—	oceno tveganj,

—

kontrolne dejavnosti, vključno z:

—	ločevanjem nalog (vključno z ukrepi za preprečevanje nasprotja interesov),

—	sistemi za obdelavo informacij in računalniškimi informacijskimi sistemi (vključno s splošnimi informacijskimi kontrolami, aplikacijskimi kontrolami, integriteto podatkov in revizijskimi sledmi),

—	preprečevanjem, odkrivanjem in odpravljanjem napak, goljufij in nepravilnosti,

—	upravljanjem bančnih računov/upravljanjem denarnih sredstev,

—	upravljanjem plačilnih list in časa,

—

informiranje in komuniciranje,

—	notranje poročanje,

—	zunanje poročanje: računovodske izkaze, poročanje donatorjem,

—

spremljanje,

—	spremljanje (sestavin) sistema notranjih kontrol,

—	funkcijo notranje revizije.

STEBER 2 – RAČUNOVODSTVO

Opišite (največ 5 strani) računovodski sistem:

—	računovodski sistem in računovodske usmeritve,

—	priprava proračuna,

—	računovodstvo in priprava proračuna za projekte, dejavnosti, (skrbniške) sklade in finančne instrumente.

STEBER 3 – NEODVISNA ZUNANJA REVIZIJA

Opišite (največ 5 strani) funkcijo zunanje revizije, pri čemer vključite:

—	regulativni okvir za zunanjo revizijo,

—	zunanjega revizorja subjekta in revizijske standarde.

STEBER 4 – NEPOVRATNA SREDSTVA

Opišite (največ 5 strani) sistem nepovratnih sredstev subjekta, pri čemer vključite:

—	pravni in regulativni okvir,

—	načela glede nepovratnih sredstev, ki zajemajo zlasti ukrepe za preprečevanje nasprotja interesov v celotnem postopku dodeljevanja nepovratnih sredstev,

—	vrste nepovratnih sredstev, ki se uporabljajo,

—	organizacijo (naloge in odgovornosti),

—	dokumentacijo in arhiviranje postopka dodeljevanja nepovratnih sredstev,

—

postopke v zvezi z nepovratnimi sredstvi, vključno z:

—	objavo razpisov za zbiranje predlogov,

—	predložitvijo predlogov,

—	varnostjo in zaupnostjo predlogov,

—	prejetjem, evidentiranjem in odpiranjem predlogov,

—	postopki za izbor in ocenjevanje,

—	dodeljevanjem nepovratnih sredstev,

—	obvestilom in objavo,

—	sporazumi o nepovratnih sredstvih in pogodbami.

STEBER 5 – JAVNO NAROČANJE

Opišite (največ 5 strani) sistem javnega naročanja subjekta, pri čemer vključite:

—	pravni in regulativni okvir,

—

načela javnega naročanja, zlasti:

—	ukrepe glede preglednosti, kot je predhodna objava pozivov k oddaji ponudb in naknadna objava izvajalcev,

—	ukrepe za preprečevanje nasprotja interesov v celotnem postopku javnega naročanja,

—	vrste javnih naročil, ki se uporabljajo (gradnje, storitve, blago),

—	vrste konkurenčnih postopkov za javno naročanje, ki se uporabljajo,

—	organizacijo (naloge in odgovornosti),

—	dokumentacijo in arhiviranje postopka javnega naročanja,

—

postopke javnega naročanja:

—	povabilo k oddaji ponudb,

—	postopke za izbor in ocenjevanje ter oddajo naročil,

—	sistem pritožb.

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI (4)

Opišite (največ 5 strani) finančne instrumente, pri čemer vključite:

—

pravni in regulativni okvir. Vidiki, ki jih je treba zajeti:

—	opisi instrumentov, vključno z naložbenimi strategijami ali politikami, vrsto zagotovljene podpore, merili za upravičenost finančnih posrednikov in končnih prejemnikov in dodatnimi operativnimi zahtevami za prenašanje ciljev politike instrumenta,

—	zahteve za ciljni razpon vrednosti za učinek finančnega vzvoda (namen prispevka EU k finančnemu instrumentu je mobilizacija skupne naložbe, ki presega prispevek EU, v skladu z vnaprej določenimi kazalniki),

—	opredelitev neupravičenih dejavnosti,

—	določbe za zagotavljanje usklajenosti interesov in obravnavanje morebitnih nasprotij interesov,

—	določbe za izbiro finančnih posrednikov (finančni posredniki se morajo izbrati na podlagi odprtih, preglednih, sorazmernih in nediskriminatornih postopkov, pri čemer je treba preprečiti nasprotja interesov) ter za ustanovitev namenskih naložbenih nosilcev, če je primerno,

—	določbe o odgovornosti pooblaščenega subjekta in drugih subjektov, ki sodelujejo pri izvrševanju finančnih instrumentov,

—	določbe o reševanju sporov,

—	določbe o upravljanju instrumentov,

—	določbe o uporabi in ponovni uporabi prispevka EU, kjer je primerno (člen 209 finančne uredbe),

—	določbe za upravljanje prispevkov EU in fiduciarnih računov, vključno s tveganji izpostavljenosti do nasprotne stranke, sprejemljivim zakladniškim poslovanjem, odgovornostmi zadevnih strank, popravnimi ukrepi v primeru presežnih stanj na fiduciarnih računih, vodenjem evidence in poročanjem,

—	pravila za računovodenje in finančno poročanje (ločeno finančno poročanje za vsak finančni instrument),

—	določbe o trajanju, možnosti podaljšanja in prekinitvi instrumenta, vključno s pogoji za predčasno prekinitev in, kjer je primerno, strategijami izstopa,

—	določbe o spremljanju izvajanja podpore finančnim posrednikom in končnim prejemnikom, vključno s poročanjem finančnih posrednikov,

—	osnovna načela: finančni instrumenti se uporabljajo v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, preglednosti, sorazmernosti, nediskriminacije, enakega obravnavanja in subsidiarnosti ter v skladu z njihovimi cilji,

—	smernice in pravila delovanja za uporabo finančnih instrumentov,

—	organizacijo (naloge in odgovornosti),

—	sistem za obvladovanje kreditnega tveganja in notranji sistem ocenjevanja tveganj – če je primerno (samo za subjekte, ki nameravajo EU zaprositi za proračunsko jamstvo),

—	pravila in postopke za kontrole v zvezi z izogibanjem davkom in nekooperativnimi jurisdikcijami,

—	pravila in postopke za kontrole v zvezi s pranjem denarja ali financiranjem terorizma.

STEBER 7 – IZKLJUČITEV IZ DOSTOPA DO FINANCIRANJA

Opišite (največ 5 strani) sistem subjekta za izključevanje, pri čemer vključite:

—	pravni in regulativni okvir,

—	merila za izključitev,

—	postopke. Navedite zlasti, ali postopki zajemajo zgoraj navedene vidike in kako se uporabljajo.

STEBER 8 – OBJAVA INFORMACIJ O PREJEMNIKIH

Opišite (največ 5 strani) sistem subjekta za objavo informacij o prejemnikih sredstev, pri čemer vključite:

—	pravni in regulativni okvir,

—

zahteve za objavo. Navedite zlasti, ali postopki zajemajo naslednje vidike in kako se uporabljajo:

—	ime, lokacijo, naravo in namen, znesek,

—	časovni okvir,

—	načine objave.

STEBER 9 – VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Opišite (največ 5 strani) sistem varstva osebnih podatkov subjekta, pri čemer vključite:

—	pravni in regulativni okvir,

—	zahteve za varstvo osebnih podatkov. Navedite zlasti, ali postopki zajemajo te zahteve in kako se uporabljajo.

(1) Subjekt mora tukaj navesti DA ali NE, da označi, ali se steber ocenjuje.

(2) Za sklicevanje na „finančne instrumente“ velja, da vključuje tudi proračunska jamstva.

(3) V izjemnem primeru, ko se ne ocenjujejo pravila in postopki niti za nepovratna sredstva niti za javna naročila ali za finančne instrumente (tj. nobeden od stebrov 4 do 6), ni treba oceniti pravil in postopkov za izključitev in objavo (tj. stebrov 7 in 8).

(4) „Finančni instrumenti“ vključujejo tudi proračunska jamstva.

Priloga 2

VPRAŠALNIK IN MERILA ZA OCENO

STEBER 1 – NOTRANJA KONTROLA

Raven 1 (finančna uredba). Ali je subjekt vzpostavil v vseh pomembnih vidikih uspešen, učinkovit in gospodaren sistem notranjih kontrol, ki temelji na mednarodnih dobrih praksah in je v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, ter je zagotovil njegovo delovanje?

DA/NE

Merila/vprašanja na ravni 2 (5 sestavin za notranjo kontrolo)

ŠTEVILO TOČK

(0 – 10)

1.	Kontrolno okolje Ali kontrolno okolje subjekta zagotavlja ustrezno podlago za izvajanje notranje kontrole v organizaciji?

.. / 10

2.	Ocena tveganj Ali subjekt prepoznava tveganja za doseganje svojih ciljev po vseh svojih segmentih, vključno z oceno možnosti za goljufije, in ali se tveganja analizirajo kot podlaga za določanje, kako bi jih bilo treba obvladovati?

.. / 10

3.	Kontrolne dejavnosti Ali subjekt izvaja uspešne in učinkovite kontrolne dejavnosti, vključno s preprečevanjem, odkrivanjem in odpravljanjem nepravilnosti in goljufij?

.. / 10

4.	Informiranje in komuniciranje Ali ima subjekt vzpostavljene kontrole in postopke, ki zagotavljajo zanesljivo poročanje – tako notranje kot zunanje (dohodno in odhodno) – v skladu z veljavnimi zahtevami in standardi?

.. / 10

5.	Spremljanje Ali subjekt redno in učinkovito spremlja notranje kontrole?

.. / 10

Skupno število točk

.. / 50

ŠTEVILO TOČK

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je DA, če je skupno število točk za vseh 5 sestavin vsaj 70 % in število točk za vsako posamezno sestavino vsaj 2/10 ali 20 %.

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je NE, če je skupno število točk manj kot 70 % ali je število točk za posamezno sestavino manjše kot 2/10 ali 20 %.

STEBER 2 – RAČUNOVODSTVO

Raven 1 (finančna uredba). Ali subjekt uporablja računovodski sistem, ki v vseh pomembnih vidikih pravočasno zagotavlja točne, popolne in zanesljive informacije na podlagi mednarodnih računovodskih standardov in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija?

DA/NE

Merila/vprašanja na ravni 2 (3 sestavine za računovodstvo)

ŠTEVILO TOČK

(0 – 10)

1.	Računovodski sistem in računovodske usmeritve Ali subjekt uporablja ustrezen računovodski sistem in ali ima jasne in pisne računovodske usmeritve?

.. / 10

2.	Priprava proračuna Ali ima subjekt proračunski sistem in postopke, ki imajo za posledico pregledne in zanesljive proračune za njegove operacije in dejavnosti?

.. / 10

Računovodstvo in priprava proračuna za posebne projekte, dejavnosti, (skrbniške) sklade in po potrebi finančne instrumente (1)

Ali ima subjekt: (i) računovodske postopke in postopke priprave proračuna, ki omogočajo ustrezno in pravočasno poročanje donatorjem/financerjem (vključno z Evropsko komisijo) o uporabi sredstev, ki jih zagotovijo za projekte, dejavnosti, (skrbniške) sklade in finančne instrumente; ter (ii) zmogljivost in vzpostavljene postopke za pripravo računovodskih izkazov (2)?

.. / 10

Skupno število točk

.. / 30

ŠTEVILO TOČK

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je DA, če je skupno število točk za vse 3 sestavine vsaj 70 % in število točk za vsako posamezno sestavino vsaj 2/10 ali 20 %.

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je NE, če je skupno število točk manj kot 70 % ali je število točk za posamezno sestavino manjše kot 2/10 ali 20 %.

STEBER 3 – NEODVISNA ZUNANJA REVIZIJA

Raven 1 (finančna uredba). Ali je subjekt predmet neodvisne zunanje revizije, ki jo mora v vseh pomembnih vidikih v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, opraviti revizijska služba, ki je funkcionalno neodvisna od subjekta?

DA/NE

Merila/vprašanja na ravni 2 (3 sestavine za neodvisno zunanjo revizijo)

ŠTEVILO TOČK

(0 – 10)

1.	Pravni in regulativni okvir Ali ima subjekt jasen regulativni okvir za zunanjo revizijo?

.. / 10

Načela

Glede na veljaven regulativni okvir in revizijske standarde je mogoče razlikovati med tremi možnimi primeri.

Ključno vprašanje (raven 2) – se uporablja, če zunanjo revizijo izvaja neodvisno strokovno zunanje revizijsko podjetje (zasebni sektor) v skladu s standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom. Ali je subjekt predmet zunanje revizije, ki:

—	jo izvaja strokovno zunanje revizijsko podjetje, ki je neodvisno od subjekta in upošteva temeljna načela poklicne etike, ki vključujejo: integriteto, objektivnost, strokovno usposobljenost in ustrezno skrbnost, zaupnost in strokovno ravnanje?

—	je izvedena v skladu z revizijskimi standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom, ki jih je izdal Odbor za mednarodne standarde revidiranja in dajanja zagotovil (IAASB)?

Ključno vprašanje (raven 2) – se uporablja, če zunanjo revizijo izvaja nacionalna revizijska institucija (javni sektor) v skladu s standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom. Ali je subjekt predmet zunanje revizije, ki:

—

jo izvaja nacionalna revizijska institucija ali vrhovna revizijska institucija (tj. nacionalno računsko sodišče ali enakovreden organ), ki je neodvisna od subjekta in upošteva temeljna načela poklicne etike, ki vključujejo: integriteto, objektivnost, strokovno usposobljenost in ustrezno skrbnost, zaupnost in strokovno ravnanje?

—	je izvedena v skladu z revizijskimi standardi, ki so enakovredni načelom, standardom in navodilom Mednarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucij (INTOSAI)?

Ključno vprašanje (raven 2) – se uporablja, če zunanjo revizijo izvaja zunanji revizijski ali nadzorni organ, ki deluje v posebnem regulativnem ali institucionaliziranem okviru (npr. zunanji revizor ZN) in ki je neodvisen od subjekta, v skladu s standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom. Ali je subjekt predmet zunanje revizije, ki:

—	jo izvaja zunanji revizijski ali nadzorni organ, ki je neodvisen od subjekta in upošteva temeljna načela poklicne etike, ki vključujejo: integriteto, objektivnost, strokovno usposobljenost in ustrezno skrbnost, zaupnost in strokovno ravnanje?

—	je izvedena v skladu z revizijskimi standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom ali standardom INTOSAI?

.. / 10

3.	Postopki zunanje revizije Ali se za subjekt izvajajo ustrezni postopki zunanje revizije?

.. / 10

Skupno število točk

.. / 30

ŠTEVILO TOČK

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je DA, če je skupno število točk za vse 3 sestavine vsaj 70 % in število točk za vsako posamezno sestavino vsaj 2/10 ali 20 %.

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je NE, če je skupno število točk manj kot 70 % ali je število točk za posamezno sestavino manjše kot 2/10 ali 20 %.

STEBER 4 – NEPOVRATNA SREDSTVA

Raven 1 (finančna uredba). Ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z nepovratnimi sredstvi in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija?

DA/NE

Merila/vprašanja na ravni 2 (3 sestavine za nepovratna sredstva)

ŠTEVILO TOČK

(0 – 10)

1.	Pravni in regulativni okvir Ali ima subjekt jasen pravni in regulativni okvir za zagotavljanje nepovratnih sredstev?

.. / 10

Načela

Ali so naslednja načela vključena v postopke, pravila in merila sistema dodeljevanja nepovratnih sredstev subjekta: preglednost, enako obravnavanje, merila za upravičenost ter preprečevanje dvojnega financiranja in nasprotij interesov?

Ta načela morajo biti vključena v postopke, pravila in merila sistema subjekta za dodeljevanje nepovratnih sredstev v skladu s splošnim načelom sorazmernosti. Načela niso absolutna in dovoli se lahko omejeno število izjem, če so te izjeme jasno navedene, razumne in utemeljene.

.. / 10

3.	Postopki v zvezi z nepovratnimi sredstvi Ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z nepovratnimi sredstvi in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija?

.. / 10

Skupno število točk

.. / 30

ŠTEVILO TOČK

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je DA, če je skupno število točk za vse 3 sestavine vsaj 70 % in število točk za vsako posamezno sestavino vsaj 2/10 ali 20 %.

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je NE, če je skupno število točk manj kot 70 % ali je število točk za posamezno sestavino manjše kot 2/10 ali 20 %.

STEBER 5 – JAVNO NAROČANJE

Raven 1 (finančna uredba). Ali subjekt v vseh pomembnih vidikih in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, uporablja primerna pravila in postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z javnim naročanjem?

DA/NE

Merila/vprašanja na ravni 2 (3 sestavine za javno naročanje)

ŠTEVILO TOČK

(0 – 10)

1.	Pravni in regulativni okvir Ali ima subjekt jasen pravni in regulativni okvir za javno naročanje?

.. / 10

Načela

Ali so naslednja načela vključena v postopke, pravila in merila sistema javnega naročanja subjekta: preglednost, enako obravnavanje, javni dostop do informacij o javnem naročanju, preprečevanje nasprotja interesov in uporaba konkurenčnih postopkov za oddajo javnih naročil ter najboljše razmerje med kakovostjo in ceno?

Ta načela morajo biti vključena v postopke, pravila in merila sistema javnega naročanja subjekta v skladu s splošnim načelom sorazmernosti. Načela niso absolutna in dovoli se lahko omejeno število izjem, če so te izjeme jasno navedene, razumne in utemeljene.

.. / 10

3.	Postopki javnega naročanja Ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke za javno naročanje?

.. / 10

Skupno število točk

.. / 30

ŠTEVILO TOČK

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je DA, če je skupno število točk za vse 3 sestavine vsaj 70 % in število točk za vsako posamezno sestavino vsaj 2/10 ali 20 %.

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je NE, če je skupno število točk manj kot 70 % ali je število točk za posamezno sestavino manjše kot 2/10 ali 20 %.

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI (3)

Raven 1 (finančna uredba). Ali subjekt v vseh pomembnih vidikih in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska Komisija, uporablja primerna pravila in postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU/proračunskih jamstev s finančnimi instrumenti/proračunskih jamstev?

DA/NE

Merila/vprašanja na ravni 2 (3 sestavine za finančne instrumente)

ŠTEVILO TOČK

(0 – 10)

1.	Pravni in regulativni okvir Ali ima subjekt jasen pravni in regulativni okvir za uporabo ter izvrševanje finančnih instrumentov/proračunskih jamstev?

.. / 10

Načela

Ali so naslednja načela in pogoji vključeni v postopke, pravila ter merila za finančne instrumente/proračunska jamstva subjekta?

Osnovna načela (člen 209(1) finančne uredbe). Dobro finančno poslovodenje, preglednost, sorazmernost, nediskriminacija, enako obravnavanje in subsidiarnost.

Izbira finančnih posrednikov (člen 216(3) finančne uredbe). Finančne posrednike je treba izbrati na podlagi odprtih, preglednih, sorazmernih in nediskriminatornih postopkov ter tako, da se preprečijo nasprotja interesov.

Pogoji za finančne instrumente in proračunska jamstva (člen 209(2) finančne uredbe). Finančni instrumenti in proračunska jamstva morajo izpolnjevati naslednje osnovne pogoje: odpravljati tržne nepopolnosti ali naložbene okoliščine, ki niso optimalne, dosegati dodatnost, učinek vzvoda in usklajevanja interesov ter, kjer je primerno, ne smejo izkrivljati konkurence na notranjem trgu in morajo biti skladni s pravili o državni pomoči.

.. / 10

3.	Postopki v zvezi s finančnimi instrumenti/proračunskimi jamstvi Ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke za uporabo finančnih instrumentov/proračunskih jamstev?

.. / 10

Skupno število točk

.. / 30

ŠTEVILO TOČK

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je DA, če je skupno število točk za vse 3 sestavine vsaj 70 % in število točk za vsako posamezno sestavino vsaj 2/10 ali 20 %.

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je NE, če je skupno število točk manj kot 70 % ali je število točk za posamezno sestavino manjše kot 2/10 ali 20 %.

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI – dodatni oddelek 6A (dodatna vprašanja za proračunska jamstva (4) )

Merila/vprašanja na ravni 2 (štiri dodatne sestavine za proračunska jamstva). Ali ima subjekt sistem za obvladovanje kreditnega tveganja in uporablja notranji sistem ocenjevanja tveganj, ki ustreza naravi, velikosti in zapletenosti njegovih dejavnosti?

DA/NE

1.	Politika/strateški okvir na področju tveganj. Ali ima subjekt na voljo zanesljivo politiko in strategijo za odkrivanje, obvladovanje, merjenje in nadzor tveganj (s poudarkom na kreditnem tveganju)?

.. / 10

2.	Upravljanje tveganj Ali ima subjekt ustrezen organizacijski okvir za omogočanje učinkovitega obvladovanja, merjenja in nadzora kreditnega tveganja z zadostnimi kvalitativnimi in kvantitativnimi človeškimi ter tehničnimi viri za opravljanje potrebnih nalog?

.. / 10

3.	Sistem za odkrivanje, analizo in spremljanje kreditnega tveganja Ali ima subjekt dobro delujoč sistem za odkrivanje, analizo in spremljanje kreditnega tveganja?

.. / 10

4.	Notranji sistem ocenjevanja tveganj Ali subjekt uporablja notranji sistem ocenjevanja tveganj, ki ustreza naravi, velikosti in zapletenosti njegovih dejavnosti?

.. / 10

Skupno število točk

.. / 40

ŠTEVILO TOČK

Odgovor na vprašanje na ravni 2 je DA, če je skupno število točk za vse 4 sestavine vsaj 70 % in število točk za vsako posamezno sestavino vsaj 2/10 ali 20 %.

Odgovor na vprašanje na ravni 2 je NE, če je skupno število točk manj kot 70 % ali je število točk za eno sestavino manjše kot 2/10 ali 20 %.

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI – dodatna oddelka 6B in 6C (neobvezno (5) )

Raven 1. Ali subjekt pri izbiri/izvrševanju finančnih instrumentov/proračunskih jamstev, podprtih s sredstvi Unije, izvaja standarde, enakovredne veljavni zakonodaji Unije, ter dogovorjene mednarodne standarde in standarde Unije ter torej: a) ne podpira ukrepov, ki prispevajo k izogibanju davkom, in b) ne posluje s subjekti, registriranimi ali ustanovljenimi v nekooperativnih jurisdikcijah za davčne namene?

DA/NE

Merila/vprašanja na ravni 2 (2 sestavini za kontrole, povezane z izogibanjem davkom in nekooperativnimi jurisdikcijami)

ŠTEVILO TOČK

(0 – 10)

Kontrole v zvezi z izogibanjem davkom in nekooperativnimi jurisdikcijami

Ali subjekt pri izbiri/izvrševanju finančnih instrumentov/proračunskih jamstev, podprtih s sredstvi Unije, izvaja standarde, enakovredne veljavni zakonodaji Unije, ter dogovorjene mednarodne standarde in standarde Unije (6) ter torej:

1)	ne podpira ukrepov, ki prispevajo k izogibanju davkom, in

2)	ne posluje s subjekti, registriranimi ali ustanovljenimi v nekooperativnih jurisdikcijah za davčne namene.

.. / 10

Raven 1. Ali subjekt pri izbiri/izvrševanju finančnih instrumentov/proračunskih jamstev izvaja standarde, enakovredne veljavni zakonodaji Unije, ter dogovorjene mednarodne standarde in standarde Unije ter torej: c) ne podpira ukrepov, ki prispevajo k pranju denarja in financiranju terorizma ter (d) ne začenja novih ali ne nadaljuje obstoječih operacij s subjekti, registriranimi ali ustanovljenimi v jurisdikcijah, ki jih je EU opredelila kot tretje države z visokim tveganjem?

DA/NE

Merila/vprašanja na ravni 2 (2 sestavini za kontrole v zvezi s preprečevanjem pranja denarja in financiranja terorizma)

ŠTEVILO TOČK

(0 – 10)

Preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma

Ali subjekt pri izbiri/izvrševanju finančnih instrumentov/proračunskih jamstev izvaja standarde, enakovredne veljavni zakonodaji Unije, ter dogovorjene mednarodne standarde in standarde Unije, ki zagotavljajo razumno učinkovite zaščitne ukrepe, ter torej:

1)	ne podpira ukrepov, ki prispevajo k pranju denarja in financiranju terorizma, ter

2)	ne začenja novih ali ne nadaljuje obstoječih operacij s subjekti, registriranimi ali ustanovljenimi v jurisdikcijah, ki so opredeljene kot tretje države z visokim tveganjem (7).

.. / 10

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je DA, če je skupno število točk za zadevni oddelek vsaj 70 %.

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je NE, če je skupno število točk za zadevni oddelek manj kot 70 %.

STEBER 7 – IZKLJUČITEV IZ DOSTOPA DO FINANCIRANJA

Raven 1 (finančna uredba). Ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za izključitev tretjih strani iz dostopa do financiranja z javnim naročanjem, nepovratnimi sredstvi in/ali finančnimi instrumenti (8) ?

DA/NE

Merila/vprašanja na ravni 2 (3 sestavine za izključitev iz dostopa do financiranja)

ŠTEVILO TOČK

(0 – 10)

1.	Pravni in regulativni okvir Ali ima subjekt jasen pravni in regulativni okvir za izključitev iz financiranja?

.. / 10

2.	Merila za izključitev Ali so merila za izključitev vključena v postopke in pravila za javna naročila, nepovratna sredstva in/ali finančne instrumente?

.. / 10

3.	Postopki v zvezi z izključitvijo Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za izključitev iz točke 2?

.. / 10

Skupno število točk

.. / 30

ŠTEVILO TOČK

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je DA, če je skupno število točk za vse 3 sestavine vsaj 70 % in je število točk za posamezni sestavini 1 ali 3 vsaj 2/10 ali 20 % ali število točk za posamezno sestavino 2 vsaj 5/10 ali 50 %.

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je NE, če je skupno število točk manj kot 70 % ali je število točk za posamezni sestavini 1 ali 3 manjše kot 2/10 ali 20 % ali število točk za posamezno sestavino 2 manjše kot 5/10 ali 50 %.

STEBER 8 – OBJAVA INFORMACIJ O PREJEMNIKIH IN DRUGIH INFORMACIJ

Raven 1 (finančna uredba). Ali subjekt ustrezno in pravočasno objavlja informacije o prejemnikih sredstev (9) ?

DA/NE

Merila/vprašanja na ravni 2 (3 sestavine za objavo prejemnikov)

ŠTEVILO TOČK

(0 – 10)

Pravni in regulativni okvir

Ali ima subjekt jasen pravni in regulativni okvir za objavo prejemnikov, ki zajema (1) objavo ustreznih informacij o upravičencih do sredstev; (2) sklicevanje na skupni mednarodni standard, ki zagotavlja varstvo temeljnih pravic in poslovnih interesov; in (3) redno posodabljanje objav?

.. / 10

2.	Zahteve Če se regulativni okvir izvaja z dodatnim nizom postopkov za objavo, ali so njegove zahteve vključene v te postopke?

.. / 10

3.	Postopki v zvezi z objavo Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za objavo na podlagi zahtev, navedenih v točki 2?

.. / 10

Skupno število točk

.. / 30

ŠTEVILO TOČK

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je DA, če je skupno število točk za vse 3 sestavine vsaj 70 % in število točk za vsako posamezno sestavino vsaj 2/10 ali 20 %.

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je NE, če je skupno število točk manj kot 70 % ali je število točk za posamezno sestavino manjše kot 2/10 ali 20 %.

STEBER 9 – VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Raven 1 (finančna uredba). Ali subjekt zagotavlja varstvo osebnih podatkov, ki je enakovredno varstvu iz člena 5 finančne uredbe (10) ?

DA/NE

Merila/vprašanja na ravni 2 (3 sestavine za varstvo osebnih podatkov)

ŠTEVILO TOČK

(0 – 10)

1.	Pravni in regulativni okvir Ali ima subjekt jasen pravni in regulativni okvir za varstvo osebnih podatkov?

.. / 10

2.	Zahteve Ali so zahteve vključene v postopke in pravila za varstvo osebnih podatkov?

.. / 10

3.	Postopki Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke (npr. ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe) za varstvo osebnih podatkov (pri zagotavljanju nepovratnih sredstev/javnih naročilih/finančnih instrumentih, kakor je ustrezno) na podlagi zahtev, navedenih v točki 2?

.. / 10

Skupno število točk

.. / 30

ŠTEVILO TOČK

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je DA, če je skupno število točk za vse 3 sestavine vsaj 70 % in število točk za vsako posamezno sestavino vsaj 2/10 ali 20 %.

Odgovor na vprašanje na ravni 1 je NE, če je skupno število točk manj kot 70 % ali je število točk za posamezno sestavino manjše kot 2/10 ali 20 %.

(1) Za sklicevanje na „finančne instrumente“ velja, da vključuje tudi proračunska jamstva.

(2) Glej člen 209(4) finančne uredbe EU iz leta 2018.

(3) Uporablja se samo, če namerava subjekt zaprositi za proračunsko jamstvo EU.

(4) Uporablja se samo, če namerava subjekt zaprositi za proračunsko jamstvo EU.

(5) Da bi se sredstva Unije izvrševala prek finančnih instrumentov, bo moral subjekt izpolnjevati ustrezne zahteve iz finančne uredbe, ki so z ustreznimi pogodbenimi dogovori zajete v dodatnih oddelkih 6B in 6C, tudi če se ne odloči za stebrno oceno teh oddelkov.

(6) Davčna politika in regulativni okvir EU zlasti in ob upoštevanju nadaljnjega razvoja vključujeta: Kodeks ravnanja na področju podjetniškega obdavčevanja, 1.12.1997 (UL C 2, 6.1.1998); Direktivo Sveta 2011/96/EU z dne 30. novembra 2011 o skupnem sistemu obdavčitve matičnih družb in odvisnih družb iz različnih držav članic (UL L 345, 29.12.2011, str. 8); Direktivo Sveta 2003/49/ES z dne 3. junija 2003 o skupnem sistemu obdavčevanja plačil obresti ter licenčnin med povezanimi družbami iz različnih držav članic (UL L 157, 26.6.2003, str. 49); Priporočilo Komisije 2012/772/EU z dne 6. decembra 2012 o agresivnem davčnem načrtovanju (UL L 338, 12.12.2012, str. 41); Direktivo Sveta 2011/16/EU z dne 15. februarja 2011 o upravnem sodelovanju na področju obdavčevanja in razveljavitvi Direktive 77/799/EGS (UL L 64, 11.3.2011, str. 1); Sveženj Komisije proti izogibanju davkom: Naslednji koraki za učinkovito obdavčenje in večjo davčno preglednost v EU (COM/2016/23), Priporočilo Komisije (EU) 2016/136 z dne 28. januarja 2016 o izvajanju ukrepov za preprečevanje zlorab davčnih sporazumov (UL L 25, 2.2.2016, str. 67); Direktivo Sveta (EU) 2016/1164 z dne 12. julija 2016 o določitvi pravil proti praksam izogibanja davkom, ki neposredno vplivajo na delovanje notranjega trga (UL L 193, 19.7.2016, str. 1); Sklepe Sveta ECOFIN z dne 12. februarja, 8. marca, 25. maja, 17. junija, 8. novembra in 5. decembra 2016, 5. decembra 2017 ter 23. januarja in 13. marca 2018.

(7) Ob upoštevanju Direktive (EU) 2015/849.

(8) Izključitev tretjih strani je treba oceniti glede nepovratnih sredstev, javnih naročil in/ali finančnih instrumentov, ko je bil ocenjen zadevni steber (nepovratna sredstva, javna naročila in finančni instrumenti). Za sklicevanje na „finančne instrumente“ in „sredstva EU“ velja, da vključuje tudi proračunska jamstva.

(9) Objavo informacij o prejemnikih je treba oceniti glede nepovratnih sredstev, javnih naročil in/ali finančnih instrumentov, ko je bil ocenjen ustrezni steber (nepovratna sredstva, javna naročila in finančni instrumenti).

(10) V skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 in Uredbo (EU) 2016/679.

Priloga 2A

VPRAŠALNIK, UPORABLJEN ZA OCENO

STEBER

STEBER, KI SE OCENJUJE (1)

1.	NOTRANJA KONTROLA

2.	RAČUNOVODSTVO

3.	ZUNANJA REVIZIJA

4.	NEPOVRATNA SREDSTVA

DA/NE <odstranite, kar se ne uporablja>

5.	JAVNO NAROČANJE

DA/NE <odstranite, kar se ne uporablja>

6.	FINANČNI INSTRUMENTI (2)

DA/NE <odstranite, kar se ne uporablja>

7.	IZKLJUČITEV IZ DOSTOPA DO FINANCIRANJA

8.	OBJAVA INFORMACIJ O PREJEMNIKIH

9.	VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Stebri 1, 2, 3, 7, 8 in 9 se vedno ocenjujejo.

Stebri 4 do 6 se lahko ocenjujejo, odvisno od narave nalog izvrševanja, za izvajanje katerih se pooblasti subjekt.

NAMEN IN UPORABA TEGA DOKUMENTA

V prvi fazi se od subjekta zahteva, da izpolni zadevna vprašanja v Prilogi 2a in da javnemu naročniku (če se razlikuje od samega subjekta) in revizorju predloži izpolnjeno Prilogo 2a.

Opozorilo: od subjekta se zahteva, da izpolni vprašanja, označena z „izpolni subjekt“, v stolpcu z naslovom „Opombe subjekta“. Ključna vprašanja mora izpolniti samo revizor na podlagi strokovne presoje ter izvedenih postopkov in preskusov v zvezi z oceno.

Javni naročnik bo revizorju predložil izpolnjen vprašalnik iz Priloge 2a takoj, ko je to mogoče, po tem, ko je bila sklenjena pogodba z revizorjem, vendar pred začetkom ocenjevalnih postopkov revizorja.

V drugi fazi bo Priloga 2a postala podporno orodje, ki ga bo revizor uporabil pri oblikovanju, načrtovanju in izvajanju ocenjevalnih postopkov ter za upoštevanje meril, za katera Evropska komisija šteje, da je bistveno ali pomembno, da jih subjekt, ki se ocenjuje, upošteva.

Izpolnjen vprašalnik je bistven vir informacij in dokazov za revizorja v okviru ocene. Nikakor pa ni edini vir, ki ga revizor lahko uporabi za načrtovanje in izvajanje ocenjevalnih postopkov ter za oblikovanje zaključkov. Vse informacije, ki jih izpolni in zagotovi subjekt, so predmet ocenjevalnih postopkov, ki so po mnenju revizorja potrebni. Revizor se ne sme zanašati na informacije, preden se z ocenjevalnimi postopki zagotovi, da so informacije dovolj točne in popolne za namene ocenjevanja ter za sprejemanje utemeljenih zaključkov glede ključnih vprašanj.

Zato lahko revizor spremeni, dopolni in doda informacije v stolpec „Opombe revizorja“, kakor se mu zdi primerno. Revizor lahko tudi doda vprašanja, če meni, da je to potrebno za sprejetje utemeljenega zaključka glede ključnih vprašanj.

Uporaba stolpca „Opombe revizorja“ – zelo priporočljivo je, da revizor, kolikor je mogoče, uporabi opombe in opise v obliki povzetka, da se prepreči vnos dolgih besedil v stolpec „Opombe revizorja“. Revizor lahko za vnos informacij in opomb prilagodi širino in/ali dolžino tega stolpca. Revizor lahko uporabi tudi priponke (npr. dolge opise in/ali dokumente, pridobljene od subjekta), na katere je mogoče sklicevanje.

Revizor ostaja vedno v celoti odgovoren za oblikovanje, načrtovanje in izvajanje ocenjevalnih postopkov, ki se mu zdijo potrebni za sprejetje zaključka za vsak steber, ki ga zajema ocena. Revizor mora upoštevati posebne okoliščine posla in ves čas ocenjevalnega postopka uporabljati strokovno presojo.

STEBER 1 – NOTRANJA KONTROLA
KLJUČNO VPRAŠANJE (raven 1)	Opombe revizorja
Ali je subjekt vzpostavil v vseh pomembnih vidikih uspešen, učinkovit in gospodaren sistem notranjih kontrol v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, ter zagotavlja njegovo delovanje?
Navodilo Člen 154 finančne uredbe Komisija lahko sprejme, da računovodski sistemi in sistemi notranjih kontrol, ki jih uporabljajo subjekti in osebe, pooblaščeni za izvrševanje sredstev ali proračunskih jamstev Unije, zagotavljajo enakovredne ravni zaščite finančnih interesov Unije in razumno zagotovilo o doseganju ciljev upravljanja.

STEBER 1 – NOTRANJA KONTROLA

1.	KONTROLNO OKOLJE – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali kontrolno okolje subjekta zagotavlja ustrezno podlago za izvajanje notranje kontrole v organizaciji?

Opomba: Kontrolno okolje vključuje funkcije upravljanja in vodenja ter odnose, ozaveščenost in ukrepe tistih, ki so zadolženi za upravljanje in vodenje v zvezi z notranjo kontrolo subjekta in njenim pomenom v njem.

1.1	Integriteta in etične vrednote Ali vodstvo izkazuje zavezanost komuniciranju ter zagotavljanju integritete in etičnih vrednot?

1.1.1

Ali obstaja pisni kodeks ravnanja, ki se posreduje vsem zaposlenim, ali priročnik za osebje, ki vsebuje določbe za spodbujanje etičnega ravnanja in vrednot?

izpolni subjekt

1.1.2

Ali vodstvo poudarja in osebju sporoča pomen integritete in etičnih vrednot („dober zgled z vrha“)?

izpolni subjekt

1.1.3

Ali obstajajo postopki (npr. disciplinske sankcije, finančna in osebna odgovornost) za osebje, ki ne upošteva pravil o integriteti in etičnih vrednot?

izpolni subjekt

1.1.4

Ali obstajajo postopki za obravnavanje morebitnih nasprotij interesov na ravni vodstva?

izpolni subjekt

1.2	Organizacijska struktura ter dodelitev pristojnosti in odgovornosti Ali ima subjekt jasno in ustrezno organizacijsko strukturo in ali so jasno določene ključne odgovornosti?

1.2.1

Ali ima subjekt jasno organizacijsko strukturo (tj. okvir, v katerem so načrtovane, izvedene, nadzorovane in pregledane dejavnosti subjekta za doseganje njegovih ciljev), ki podpira dobro vodenje in upravljanje?

izpolni subjekt

1.2.2

Kakšna je struktura odločanja in kdo je najvišji organ odločanja?

izpolni subjekt

1.2.3

Ali so linije poročanja in odgovornosti jasno opredeljene? Na primer: ali so odgovornosti, pristojnosti in linije poročanja jasno določene v pogodbah o zaposlitvi in/ali v priročnikih za poslovanje?

izpolni subjekt

1.2.4

Ali so na voljo opisi delovnih mest?

izpolni subjekt

1.2.5

Kako sta določeni pristojnost in odgovornost za poslovne dejavnosti in kako so vzpostavljena razmerja pri poročanju in hierarhije glede pooblastil?

izpolni subjekt

1.2.6

Katere politike in prakse se nanašajo na primer na zaposlovanje, usmerjanje, usposabljanje, vrednotenje, svetovanje, napredovanje, nadomestilo in popravne ukrepe?

izpolni subjekt

1.3	Struktura za nadzor upravljanja Ali ima subjekt ustrezno strukturo za nadzor upravljanja?

1.3.1

Ali obstaja organ za nadzor upravljanja (npr. nadzorni organi, revizijski odbor, regulativni organi, upravni odbor, izvršilni organ), ki je neodvisen od vodstva subjekta?

izpolni subjekt

1.3.2

Ali obstajajo pravila za imenovanje, plačilo in odstop članov organa za nadzor upravljanja?

izpolni subjekt

1.3.3

Ali je vodstvo subjekta, če ni organa za nadzor upravljanja, sprejelo ukrepe za izvajanje svojih odgovornosti v zvezi z nadzorom upravljanja?

izpolni subjekt

1.3.4

Ali ima subjekt funkcijo notranje revizije? Če je odgovor da, glej oddelek 5.2.

izpolni subjekt

1.3.5

Če je odgovor ne, kako (tj. s katerimi drugimi ukrepi) vodstvo nadzira razvoj in uspešnost notranje kontrole?

izpolni subjekt

1.4	Postopek za privabljanje, razvoj in zadržanje sposobnih posameznikov Ali subjekt izkazuje zavezanost, da bo v skladu s cilji privabljal, razvijal in zadržal sposobne posameznike?

1.4.1

Ali ima subjekt uradne kadrovske politike in prakse v pisni obliki?

izpolni subjekt

1.4.2

Ali ima subjekt politike zaposlovanja in prejemkov?

izpolni subjekt

1.4.3

Ali ima subjekt sistem za razvoj osebja (ki pokriva potrebe po razvoju in usposabljanju) in sistem ocenjevanja?

izpolni subjekt

STEBER 1 – NOTRANJA KONTROLA

2.	OCENA TVEGANJ – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali subjekt prepoznava tveganja za doseganje svojih ciljev po vseh svojih segmentih in ali se tveganja analizirajo kot podlaga za določanje, kako bi jih bilo treba obvladovati?

2.1

Ali subjekt svoje cilje opredeli dovolj jasno, da omogoči prepoznavanje in oceno tveganj v zvezi s cilji?

2.2

Ali ima subjekt vzpostavljene postopke za oceno tveganj, ki vodstvu omogočajo, da prepozna, oceni in obravnava obstoječa ali potencialna vprašanja, ki bi lahko ovirala doseganje ciljev subjekta?

izpolni subjekt

2.3

Ali se tveganja ocenjujejo na podlagi projekta ali celotnega subjekta?

izpolni subjekt

2.4

Ali so postopki za oceno tveganj dokumentirani?

izpolni subjekt

2.5

Ali ima subjekt register tveganj?

izpolni subjekt

2.6

Ali ima subjekt postopke za oceno tveganj, s katerimi se:

—	opredelijo dogodki in tveganja, ki vplivajo na doseganje ciljev, vključno z možnostjo za goljufije?

—	analizira pomen tveganj in verjetnost, da se bodo pojavila?

—	določijo ukrepi in mehanizmi spremljanja, ki so potrebni za odziv na tveganja?

—	izvajajo in spreminjajo kontrole za odzivanje na spremembe ugotovljenih tveganj?

izpolni subjekt

STEBER 1 – NOTRANJA KONTROLA

3.	KONTROLNE DEJAVNOSTI – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali subjekt izvaja uspešne in učinkovite kontrolne dejavnosti?

3.1	Splošno Ali ima subjekt uradne in pisne politike ter postopke za kontrolne dejavnosti?

3.1.1

Ali subjekt izvaja kontrolne dejavnosti

—	z uradnimi, pisnimi politikami in postopki?

—	ki prispevajo k zmanjšanju tveganj za doseganje ciljev na sprejemljivo raven?

—	ki so relevantne, tj. temeljijo na oceni tveganj in kontrol, potrebnih za obvladovanje teh tveganj?

izpolni subjekt

3.1.2

Ali kontrolne dejavnosti, ki jih izvaja subjekt, obravnavajo naslednje ključne vidike?

—	zanesljivost računovodstva in poročanja (glej oddelek 4 – Informiranje in komuniciranje),

—	zaščita sredstev in informacij,

—	skladnost s pravili o javnem naročanju in drugih postopkih porabe,

—	preprečevanje, odkrivanje in odpravljanje napak, goljufij in nepravilnosti.

izpolni subjekt

3.2

Ločitev nalog – splošno

Ali obstaja učinkovita ločitev nalog za naslednje ključne funkcije:

—	odredbodajalec (tj. pooblastilo za odobritev transakcij za operativna in/ali finančna vprašanja) in računovodja (tj. organ za izvrševanje plačil),

—	odobritev, obdelava, evidentiranje in pregled transakcij,

—	operativni in finančni nadzor.

3.2.1

Ali je ločitev nalog uradno določena, na primer v priročniku za poslovanje ali priročniku o postopkih?

izpolni subjekt

3.3	Zaščita informacij – dokumentacija, arhiviranje in vodenje evidenc Ali ima subjekt ustrezne in učinkovite postopke za dokumentiranje, arhiviranje in vodenje evidenc ter za kontrole popolnosti in točnosti informacij?

3.3.1

Katere so glavne značilnosti sistemov subjekta za arhiviranje (elektronski, papirni, operativna navodila, uporaba podatkovnih zbirk in elektronskih sistemov arhiviranja)?

izpolni subjekt

3.3.2

Opredelite in dokumentirajte ključne značilnosti sistema/postopkov za arhiviranje.

izpolni subjekt

3.3.3

Ali ima subjekt posebno politiko ali postopke za dokumentiranje in arhiviranje v zvezi s postopki za nepovratna sredstva, javna naročila in finančne instrumente?

Opomba: Lahko se uporabljajo posebne zahteve, kot sta preglednost in zaupnost.

izpolni subjekt

3.4	Sistemi za obdelavo informacij in računalniški informacijski sistemi Ali ima subjekt učinkovite postopke in kontrole nad informacijskimi sistemi, ki ohranjajo integriteto informacij in varnost podatkov, ki jih ti sistemi obdelujejo?

3.4.1

Ali ima subjekt uradne in pisne postopke ter kontrole v zvezi s svojimi informacijskimi sistemi?

izpolni subjekt

3.4.2

Ali ima subjekt ustrezne in učinkovite postopke za sprožitev, odobritev, evidentiranje, obdelavo in poročanje o transakcijah?

3.4.3

Ali subjekt uporablja ustrezno kombinacijo ročnih in avtomatiziranih elementov notranje kontrole, ob upoštevanju narave in zapletenosti njegove uporabe informacijskih in računalniških informacijskih sistemov?

3.4.4

Ali kontrole nad informacijskimi sistemi subjekta vključujejo učinkovite splošne informacijske kontrole in aplikacijske kontrole?

Navodilo v zvezi z računalniškimi informacijskimi sistemi

Poslovni postopki/postopki dejavnosti subjekta privedejo do transakcij, ki se sprožijo, evidentirajo, obdelujejo in sporočajo prek informacijskega sistema, ki se upravlja bodisi ročno bodisi računalniško ali s kombinacijo ročnih in računalniško vodenih postopkov.

Ali obstaja ustrezna ločitev nalog za ključne računovodske funkcije, tj. za sprožitev, odobritev, evidentiranje, obdelavo (tj. prerazporeditev v glavno knjigo) in poročanje v računovodskih izkazih?

Uporaba informacijske tehnologije vpliva na način izvajanja kontrolnih dejavnosti. Kontrole nad informacijskimi sistemi so učinkovite, če ohranjajo integriteto informacij in varnost podatkov, ki jih takšni sistemi obdelujejo, ter vključujejo učinkovite splošne informacijske in aplikacijske kontrole.

Splošne informacijske kontrole so politike in postopki, ki se nanašajo na številne aplikacije in podpirajo učinkovito delovanje aplikacijskih kontrol. Uporabljajo se za okolja glavnega računalnika, miniračunalnika in za končnih uporabnikov. Splošne informacijske kontrole, ki ohranjajo integriteto informacij in varnost podatkov, običajno vključujejo kontrole nad naslednjim:

—	podatkovnim središčem in mrežnimi operacijami,

—	nakupom, spremembo in vzdrževanjem sistemske programske opreme,

—	spremembo programa,

—	varnostjo dostopa,

—	nakupom, razvojem in vzdrževanjem aplikacijskega sistema.

Aplikacijske kontrole so ročni ali avtomatizirani postopki, ki običajno delujejo na ravni poslovnega procesa in se uporabljajo za obdelavo transakcij s strani posameznih aplikacij. Aplikacijske kontrole so lahko po naravi preventivne ali namenjene odkrivanju in so oblikovane tako, da zagotavljajo integriteto računovodskih evidenc. V skladu s tem se aplikacijske kontrole nanašajo na postopke, ki se uporabljajo za sprožitev, evidentiranje, obdelavo in sporočanje transakcij ali drugih finančnih podatkov. Te kontrole pomagajo zagotoviti, da so izvedene transakcije odobrene ter da se v celoti in natančno evidentirajo in obdelujejo. Primeri vključujejo rutinska preverjanja vhodnih podatkov in številčnega vrstnega reda z ročnim pregledom poročil o izjemah ali popravkom na točki vnosa podatkov.

Uporaba ročnih ali avtomatiziranih elementov pri notranji kontroli vpliva tudi na način, na katerega se transakcije sprožijo, evidentirajo, obdelujejo in sporočajo:

—

Kontrole v ročnem sistemu lahko vključujejo takšne postopke, kot so odobritve in pregledi transakcij, ter uskladitve in upoštevanje usklajevalnih postavk. Druga možnost je, da lahko subjekt uporabi avtomatizirane postopke za sprožitev, evidentiranje, obdelavo in sporočanje transakcij, pri čemer evidence v elektronski obliki nadomestijo dokumente v papirni obliki.

—

Kontrole v informacijskih sistemih so sestavljene iz kombinacije avtomatiziranih (na primer kontrole, vključene v računalniške programe) in ročnih kontrol. Ročne kontrole so lahko neodvisne od informacijske tehnologije, lahko uporabljajo informacije, pridobljene z informacijsko tehnologijo, ali pa so lahko omejene na spremljanje učinkovitega delovanja informacijske tehnologije in avtomatiziranih kontrol ter obravnavanje izjem. Kadar se informacijska tehnologija uporablja za sprožitev, evidentiranje, obdelavo ali sporočanje transakcij ali drugih finančnih podatkov za vključitev v računovodske izkaze, lahko sistemi in programi vključujejo kontrole v zvezi z ustreznimi trditvami za pomembne izkaze ali so lahko ključni za učinkovito delovanje ročnih kontrol, ki so odvisne od informacijske tehnologije.

Kombinacija ročnih in avtomatiziranih elementov notranje kontrole subjekta je odvisna od narave in zapletenosti uporabe informacijske tehnologije s strani subjekta.

3.5	Preprečevanje, odkrivanje in odpravljanje napak, goljufij in nepravilnosti Ali ima subjekt ustrezne in učinkovite postopke za preprečevanje, odkrivanje in odpravljanje napak, goljufij in nepravilnosti?

3.5.1

Ali subjekt upošteva možnost napak, goljufij in nepravilnosti pri ocenjevanju tveganj za doseganje ciljev?

izpolni subjekt

3.5.2

Ali subjekt prepozna (občutljiva) mesta, kjer obstaja tveganje nedovoljenega dogovarjanja (npr. upravljanje bančnih računov in denarnih sredstev, funkcije javnega naročanja in nakupa), in ali so vzpostavljeni nadzorni ukrepi (npr. rotacija funkcij, dodatne kontrole)?

izpolni subjekt

3.5.3

Ali so vzpostavljeni postopki za sporočanje napak, goljufij in nepravilnosti ter za ustrezno ukrepanje?

izpolni subjekt

3.6

Zaščita osnovnih sredstev

Ali ima subjekt vzpostavljen ustrezen in učinkovit sistem upravljanja osnovnih in neopredmetenih sredstev, ki zagotavlja zaščito osnovnih in neopredmetenih sredstev ter spremlja osnovna sredstva za namene finančnega računovodstva, preventivnega vzdrževanja in odvračanja od kraje?

3.6.1

Ali ima subjekt za svoj sistem upravljanja sredstev opis ali priročnik o postopkih?

izpolni subjekt

3.6.2

Pridobite zadostno poznavanje sistema upravljanja sredstev subjekta, tj. praks in postopkov za pridobitev in upravljanje zemljišč in zgradb, strojev, vozil, opreme in neopredmetenih sredstev (npr. pravic intelektualne lastnine, licenc).

Opomba: Posebno pozornost je treba nameniti pravilom o javnem naročanju, ki se uporabljajo za pridobitev osnovnih in neopredmetenih sredstev (glej steber 5 – javno naročanje).

Navodilo

Dokumentirajte zgornji postopek z opisi in sklici na ustrezno izvorno gradivo (npr. sistemi, diagrami, priročniki itd.) ter opredelite morebitne pomanjkljivosti v sistemu upravljanja sredstev subjekta.

Pomembna vprašanja vključujejo: vloge in odgovornosti (ločitev nalog) za upravljanje postopkov pridobitve sredstev in nakupa, evidentiranje sredstev (uporaba registrov sredstev, evidenc službenih poti), kontrole in postopke za dostop, postopke kontrole in spremljanja, postopke za zaščito in dostop ter odprodajo in prerazporeditev sredstev.

3.7

Zaščita zalog, terjatev in dolgov

Ali ima subjekt vzpostavljen ustrezen in učinkovit sistem upravljanja zalog (blago in materiali), ki zagotavlja zaščito zalog in ki spremlja zaloge za namene finančnega računovodstva, preventivnega vzdrževanja in odvračanja od kraje?

Ali ima subjekt vzpostavljen ustrezen in učinkovit sistem upravljanja, ki zagotavlja uskladitev plačil s terjatvami in dolgovi?

3.7.1

Ali ima subjekt za svoj sistem upravljanja zalog opis ali priročnik o postopkih?

izpolni subjekt

3.7.2

Pridobite zadostno poznavanje sistema upravljanja zalog subjekta (prakse in postopki za pridobitev, nakup in upravljanje blaga, kot so materiali, orodja, rezervni deli in pisarniški material).

Opomba: Posebno pozornost je treba nameniti pravilom o javnem naročanju, ki se uporabljajo za pridobitev blaga in materialov (glej steber 5 – javno naročanje).

Navodilo

Dokumentirajte zgornji postopek z opisi in sklici na ustrezno izvorno gradivo (npr. sistemi, diagrami, priročniki itd.) ter opredelite morebitne pomanjkljivosti v sistemu upravljanja zalog subjekta.

Pomembna vprašanja vključujejo: (i) vloge in odgovornosti za upravljanje zalog, postopke pridobitve in nakupa ter evidence premoženja; (ii) zaščitne ukrepe, dostop in uporabo; (iii) postopke kontrole in spremljanja, pregled stanja in uskladitve; (iv) uporabo in odstranitev zalog.

3.8	Upravljanje bančnih računov in zaščita denarnih sredstev v banki Ali ima subjekt vzpostavljen ustrezen in učinkovit sistem upravljanja bančnih računov, ki zagotavlja zaščito bančnih računov in omogoča ustrezno obračunavanje zbranih in uporabljenih denarnih sredstev?

3.8.1

Ali ima subjekt za svoj sistem upravljanja bančnih računov opis ali priročnik o postopkih?

izpolni subjekt

3.8.2

Ali subjekt redno (vsaj enkrat mesečno) usklajuje računovodske podatke, ki se hranijo v njegovih računovodskih izkazih (račun v glavni knjigi, blagajniški dnevnik), s podatki o bančnem računu, in sicer na tak način, da nobene bistvene razlike ne ostanejo nepojasnjene?

3.8.3

Pridobite zadostno poznavanje sistema upravljanja bančnih računov subjekta (prakse in postopki za upravljanje bančnih računov).

Navodilo

Dokumentirajte zgornji postopek z opisi in sklici na ustrezno izvorno gradivo (npr. sistemi, diagrami, priročniki itd.) ter opredelite morebitne pomanjkljivosti v postopkih za upravljanje bančnih računov subjekta.

Pomembna vprašanja vključujejo: vloge in odgovornosti (ločitev nalog, pravice dostopa, uporaba ločene zakladniške funkcije) za upravljanje bančnih računov, vrste računov (npr. obrestovani računi, uporabljene valute), uporabo postopkov z dvojnim podpisom, redno usklajevanje računov, nadzor in kontrolo, uporabo namenskih/posebnih bančnih računov za projekte in politike vodenja zakladnice.

3.9	Upravljanje denarnih sredstev in zaščita denarnih sredstev v blagajni Ali ima subjekt vzpostavljen ustrezen in učinkovit sistem upravljanja denarnih sredstev, ki zagotavlja zaščito (majhnih zneskov) denarja in omogoča ustrezno obračunavanje zbranih in uporabljenih denarnih sredstev?

3.9.1

Ali ima subjekt za svoj sistem upravljanja denarnih sredstev opis ali priročnik o postopkih?

izpolni subjekt

3.9.2

3.9.3

Ali obstajajo ustrezni postopki za posedovanje in štetje gotovine?

3.9.5

Ali subjekt vsaj enkrat mesečno v 30 dneh po koncu vsakega meseca obračuna in uskladi prehodne račune in vnaprejšnja izplačila, tj. izvedena gotovinska plačila, s katerih še niso bili evidentirani nobeni odhodki? Takšna vnaprejšnja izplačila lahko vključujejo vnaprejšnja izplačila za potovanje in operativne račune izločenih sredstev (3). To lahko vključuje tudi prerazporeditve na druge subjekte, ki so razvrščene kot odhodki, ko se opravijo, tudi če se redno pričakuje poročanje o kakršnem koli namenskem delu prerazporeditev.

3.9.6

Pridobite zadostno poznavanje sistema upravljanja denarnih sredstev subjekta (prakse in postopki za upravljanje denarnih sredstev).

Navodilo

Pomembna vprašanja vključujejo: vloge in odgovornosti (ločitev nalog, pravice dostopa, uporaba ločene zakladniške funkcije) za upravljanje denarnih sredstev; postopke za rokovanje z denarnimi sredstvi in omejitve posedovanja denarja; redna štetja manjših zneskov denarja in uskladitve; upravljanje vnaprejšnjih izplačil denarja (uporaba, odobritev, omejitve, spremljanje in obračun).

3.10	Zaposlovanje Ali ima subjekt ustrezne in učinkovite postopke za zaposlovanje osebja (stalnega in začasnega)?

3.10.1

Ali ima subjekt za svoj sistem zaposlovanja opis ali priročnik o postopkih?

izpolni subjekt

3.10.2

Pridobite zadostno poznavanje sistema zaposlovanja subjekta (prakse in postopki za upravljanje osebja na delu v tujini, lokalnega in drugega osebja).

3.10.3

Izvedite pregled postopka zaposlovanja od odobritve postopka izbora do podpisa pogodbe o zaposlitvi.

Navodilo

Dokumentirajte zgornje postopke z opisi in sklici na ustrezno izvorno gradivo (npr. sistemi, diagrami, priročniki itd.) ter opredelite morebitne pomanjkljivosti v postopkih zaposlovanja subjekta.

Pomembna vprašanja vključujejo: vloge in odgovornosti glede upravljanja osebja; postopke za izbor in ocenjevanje; določitev in odobritev plač, nadomestil in drugih pogojev zaposlitve; uporabo pogodb o zaposlitvi; opise delovnih mest.

3.11	Upravljanje plačilne liste in časa Ali ima subjekt ustrezen in učinkovit sistem upravljanja plačilne liste in časa?

3.11.1

Ali ima subjekt za svoj sistem upravljanja plačilne liste in časa opis ali priročnik o postopkih?

izpolni subjekt

3.11.2

Pridobite zadostno poznavanje sistema upravljanja plačilne liste in časa subjekta, tj. praks in postopkov za upravljanje plačilne liste in časa.

3.11.3

Ali sta zbirka podatkov o osebju (4) in plačilna lista neposredno povezani za zagotavljanje skladnosti podatkov? Ali se usklajevanje izvaja redno (načeloma mesečno)?

3.11.4

Ali sta sistema za upravljanje plačilne liste in časa povezana, da se zagotovi pravilen izračun plač?

3.11.5

Ali je pooblastilo za spreminjanje evidenc in plačilne liste omejeno in ali so na voljo revizijske sledi?

3.11.6

Ali obstajajo ustrezni postopki (odobritve) za spremembe evidenc osebja?

3.11.7

Ali obstajajo postopki za odkrivanje pomanjkljivosti pri kontrolah in/ali fantomskih delavcev? Na primer: ali (letne) revizije plačilnih list izvaja služba za notranjo revizijo?

3.11.8

Ali ima subjekt sistem za razdelitev osebja, plač in s tem povezanih stroškov po projektih?

3.11.9

Katera načela (tj. verodostojnost osnovnih predpostavk, ki se uporabljajo, in razdelitveni ključi) uporablja subjekt za razdelitev plač in stroškov, povezanih s plačami, po projektih? Kako se odobri in evidentira čas, ki ga osebje porabi za določene projekte?

Navodilo

Dokumentirajte zgornje postopke z opisi in sklici na ustrezno izvorno gradivo (npr. sistemi, diagrami, priročniki itd.) ter opredelite morebitne pomanjkljivosti v sistemih upravljanja plačilne liste in časa subjekta.

Pomembna vprašanja vključujejo: vloge in odgovornosti za upravljanje plačilnih list in časa; evidentiranje, izračun in odobritev plač in sestavnih delov plač (stalnih/spremenljivih; nadure; socialna varnost). Posebno pozornost je treba nameniti sistemu subjekta za upravljanje časa: postopki in evidence beleženja časa (uporaba evidenc opravljenih ur), nadzorna kontrola in postopki odobritve.

3.12	Kontrole drugih s plačami povezanih odhodkov in nadomestil Ali ima subjekt ustrezne in učinkovite kontrole drugih s plačami povezanih odhodkov in nadomestil?

Ključno vprašanje (raven 3):

3.12.1

Ali ima subjekt za svoje kontrole drugih s plačami povezanih odhodkov in nadomestil opis ali priročnik o postopkih?

izpolni subjekt

3.12.2

Kateri postopki in kontrole so vzpostavljeni za določanje in plačevanje nadomestil za potovanja in nastanitev (tj. dnevnih nadomestil)?

3.12.3

Kateri postopki in kontrole so vzpostavljeni za določanje in plačevanje odhodkov za usposabljanje in razvoj osebja?

3.13	Pridobitev storitev in stroški storitev Ali ima subjekt ustrezne in učinkovite kontrole za pridobitev storitev in obračunavanje stroškov storitev?

3.13.1

Katere postopke ima vzpostavljene subjekt za sklepanje pogodb o storitvah z zunanjimi ponudniki storitev (npr. študije in raziskave; dejavnosti oglaševanja, promocije, objavljanja in prepoznavnosti; ocenjevanja; revizijske, računovodske in pravne storitve; tehnična pomoč; prevajanje in tolmačenje; organizacija konferenc in seminarjev; dejavnosti prepoznavnosti)?

Opomba: Posebno pozornost je treba nameniti pravilom o javnem naročanju, ki se uporabljajo za pridobitev storitev (glej steber 5 – javno naročanje).

izpolni subjekt

3.14

Kontrole odhodkov za druge odhodke (ki niso povezani s plačami)

Ali ima subjekt ustrezne in učinkovite kontrole za druge odhodke (ki niso povezani s plačami)?

Opomba: To vključuje vse stroške razen plač, s plačami povezanih odhodkov in nadomestil ter stroškov storitev. Primeri zajemajo: pisarniške stroške, kot so najemnina, potrošni in pisarniški material, stroški komunalnih storitev (električna energija, voda, plin, gorivo), davki in dajatve (npr. pristojbine za kanalizacijo in trdne odpadke), čiščenje in vzdrževanje; komunikacije (telefon, telefaks, internet); zavarovanje, upravljanje in računovodstvo, tiskanje.

3.14.1

Ali ima subjekt za svoje kontrole drugih odhodkov (ki niso povezani s plačami) opis ali priročnik o postopkih?

izpolni subjekt

3.14.2

Pridobite zadostno poznavanje sistema subjekta za kontrolo odhodkov (prakse in postopki za kontrolo odhodkov).

Navodilo

Dokumentirajte zgornje postopke z opisi in sklici na ustrezno izvorno gradivo (npr. sistemi, diagrami, priročniki itd.) ter opredelite morebitne pomanjkljivosti v postopkih subjekta za kontrolo odhodkov.

Pomembna vprašanja vključujejo: vloge in odgovornosti za kontrolo odhodkov; postopke upravljanja, ki zagotavljajo, da je kontrola odhodkov v skladu s postopki subjekta; dovoljenje in odobritev odhodkov; izvajanje rednih primerjav odhodkov med proračunom in dejanskim stanjem.

3.15	Spremljanje operativne učinkovitosti Ali ima subjekt ustrezne in učinkovite kontrole za operativno učinkovitost?

3.15.1

Ali ima subjekt za spremljanje operativne učinkovitosti opis ali priročnik o postopkih?

izpolni subjekt

3.15.2

Katere ukrepe ima na voljo subjekt za pregled operativne učinkovitosti, tj. napredka, doseženega pri izvajanju dejavnosti in projektov?

izpolni subjekt

3.15.3

Ali je subjekt sprejel standarde kakovosti (npr. ISO)?

izpolni subjekt

3.15.4

Če se ne uporabljajo zunanji standardi, ali obstajajo notranji standardi?

izpolni subjekt

3.15.5

Ali ima subjekt postopke za ocenjevanje operativne učinkovitosti (pred, med izvajanjem in po izvedbi)?

izpolni subjekt

3.15.6

Kdo (notranji ali zunanji) izvaja te ocene in kako se o rezultatih poroča ter se jih upošteva?

izpolni subjekt

3.16	Skladnost s predpisi in pravili za uporabo sredstev Ali ima subjekt ustrezne in učinkovite kontrole za zagotavljanje skladnosti s predpisi in pravili EU za financiranje dejavnosti in projektov subjekta?

3.16.1

Ali ima subjekt opis ali priročnik o postopkih za zagotavljanje skladnosti s predpisi in pravili za uporabo sredstev?

izpolni subjekt

3.16.2

Ali ima subjekt vzpostavljene postopke, ki zagotavljajo, da so dejanski nastali odhodki in prejeti prihodki za dejavnosti in projekte v skladu z veljavnimi pravili, tj. pogoji, določenimi v pogodbah in sporazumih?

3.16.3

Ali ima subjekt vzpostavljene postopke, ki zagotavljajo dobro poznavanje in spoštovanje določenih pravil in pogojev? Takšna pravila in pogoji se lahko nanašajo na primer na: upravičenost odhodkov, pravila o javnem naročanju (glej steber 5), pravila o poreklu, pravila o prepoznavnosti ukrepov, ki jih financira EU, in pravila za prerazporeditev sredstev ob koncu projekta.

STEBER 1 – NOTRANJA KONTROLA

4.	INFORMIRANJE IN KOMUNICIRANJE – vprašanja/merila

Navodilo

Informacije so potrebne, da lahko subjekt izvaja obveznosti glede notranje kontrole in tako podpre doseganje svojih ciljev. Vodstvo subjekta pridobi ali ustvari ter uporabi ustrezne in kakovostne informacije iz notranjih in zunanjih virov, da podpre delovanje drugih sestavin notranje kontrole.

Notranje poročanje (notranje informiranje in komuniciranje)

To se nanaša na notranje poročanje, ki zajema finančno poročanje in poročanje vodstvu subjekta o kvalitativnih vidikih izvajanja dejavnosti in projektov znotraj subjekta.

Zunanje poročanje (zunanje informiranje in komuniciranje)

Obstajata dva tokova zunanjega informiranja in komuniciranja:

—

Odhodno zunanje poročanje: finančno poročanje in poročanje zunanjim zainteresiranim stranem o kvalitativnih in kvantitativnih vidikih izvajanja dejavnosti in projektov s strani subjekta.

To se nanaša predvsem na letne računovodske izkaze subjekta in na odgovornost subjekta do njegovih (zunanjih) zainteresiranih strani.

—	Dohodno zunanje poročanje: finančno poročanje in poročanje subjektu o kvalitativnih in kvantitativnih vidikih izvajanja dejavnosti in projektov s strani upravičencev do nepovratnih sredstev.

To se nanaša na tokove poročanja od upravičencev do nepovratnih sredstev do subjekta ter na njihovo odgovornost do subjekta. Poročanje temelji na posebnih pravilih in pogojih, ki jih določi subjekt, da bi izpolnil zahteve (vključno z zahtevami glede poročanja) za financiranje, ki ga zagotavljajo EU in drugi donatorji. Ti tokovi poročanja so bistveni element notranje kontrole.

Navedeni dve vrsti zunanjega poročanja sta obravnavani v okviru stebra 2 – računovodstvo.

STEBER 1 – NOTRANJA KONTROLA

4.	INFORMIRANJE IN KOMUNICIRANJE (nadalj.) – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali ima subjekt vzpostavljene kontrole in postopke, ki zagotavljajo zanesljivo poročanje – tako notranje kot zunanje (dohodno in odhodno) – v skladu z veljavnimi zahtevami in standardi?

4.1	Notranje poročanje Ali ima subjekt ustrezne in učinkovite kontrole za zagotavljanje, da notranje poročanje vodstvu zagotavlja ustrezne in kakovostne informacije?

4.1.1

Ali subjekt pridobiva ali ustvarja in uporablja ustrezne, kakovostne informacije (notranje in/ali zunanje vire) za pripravo poročil vodstvu?

izpolni subjekt

4.1.2

Ali vodstvo subjekta prejema redna (mesečna, četrtletna) poročila o napredku glede ciljev, dejavnosti, projektov?

izpolni subjekt

4.1.3

Ali informacije zajemajo kvalitativne vidike izvajanja, kot so uporaba kazalnikov smotrnosti, stanje izvajanja in zamude, ključne težave in vprašanja?

izpolni subjekt

4.1.4

Ali informacije zajemajo finančne vidike, kot so primerjave med proračunom in dejanskim stanjem ter analize nastalih odhodkov po dejavnostih/projektih?

izpolni subjekt

4.1.5

Ali subjekt notranje sporoča informacije, vključno s cilji in odgovornostmi za notranjo kontrolo, ki so potrebne za podporo delovanju notranje kontrole?

izpolni subjekt

4.2	Zunanje poročanje (odhodno) – računovodski izkazi Ali subjekt pripravi in predloži letne računovodske izkaze, ki so zanesljivi in v skladu z veljavnimi mednarodnimi standardi?

4.2.1

Ali subjekt pripravi in predloži letne računovodske izkaze, ki so zanesljivi?

„Zanesljivi“ pomeni, da so računovodski izkazi:

—	odraz dejanskega finančnega stanja, finančne uspešnosti in denarnih tokov subjekta,

—	odraz gospodarske vsebine transakcij, drugih dogodkov in stanj, in ne zgolj pravne oblike,

—	nepristranski, to je brez predsodkov,

—	preudarni ter

—	v vseh pomembnih vidikih popolni.

Navodilo

Računovodski izkazi ob koncu leta so ključni pogoj za preglednost. Sposobnost pravočasne priprave računovodskih izkazov ob koncu leta je ključni kazalnik uspešnosti delovanja računovodskega sistema in kakovosti vodenja evidenc.

Da bi bili računovodski izkazi koristni in prispevali k preglednosti, morajo biti razumljivi bralcu ter pregledno in dosledno obravnavati transakcije, sredstva in obveznosti. To je namen standardov finančnega poročanja. Nekatere države imajo svoje standarde finančnega poročanja za javni sektor, ki jih določi vlada ali drug pooblaščen organ. Da bi bili splošno sprejemljivi, so taki nacionalni standardi običajno usklajeni z mednarodnimi standardi, kot so mednarodni računovodski standardi za javni sektor (MRSJS), med katerimi so nekateri relevantni za države, ki sprejmejo računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka, drugi pa so relevantni za sisteme na podlagi plačil.

4.2.2

Ali finančne informacije, predstavljene v računovodskih izkazih, izpolnjujejo naslednje lastnosti, zaradi katerih so koristne za uporabnike?

—	Relevantnost. Finančne informacije morajo biti relevantne za potrebe odločanja uporabnikov.

—	Pomembnost. Osredotočenost mora biti na finančnih informacijah, za katere se pričakuje, da bodo vplivale na odločitve uporabnikov.

—	Točna predstavitev. Finančne informacije morajo biti resnične in poštene ter brez napačnih navedb.

—	Primerljivost. Finančne informacije morajo biti primerljive po obdobjih in organizacijah.

—	Preverljivost. Z informacijami se morajo sporočati osnovni ekonomski podatki o dejavnostih subjekta.

—	Pravočasnost. Razkritje finančnih informacij ne sme biti pretirano odloženo.

—	Razumljivost. Finančne informacije morajo biti razumljive uporabnikom, ki zadovoljivo poznajo dejavnosti subjekta.

4.2.3

Ali subjekt pripravi in predloži letne računovodske izkaze, ki so v skladu z veljavnimi mednarodnimi standardi? Kakšen je veljavni okvir za finančno poročanje? Katere osnovne predpise in pravila mora subjekt upoštevati pri pripravi in predložitvi svojih letnih računovodskih izkazov?

izpolni subjekt

4.2.4

Druge dobre prakse glede razkritij

Ali računovodski izkazi subjekta razkrivajo:

—	naslov in pravno obliko subjekta ter jurisdikcijo, v kateri deluje?

—	naravo operacij subjekta in njegove glavne dejavnosti?

—	sklic na pravni in regulativni okvir, ki ureja operacije subjekta?

—	ime in identiteto obvladujočega subjekta (kadar je to ustrezno)?

—	primerjave odobritev/obveznosti in izplačil med proračunom in dejanskim stanjem?

—	podrobnosti o virih financiranja (prejetih zneskih/terjatvah in identiteti financerjev)?

—	izkaz finančnega stanja in finančne uspešnosti po vrsti dejavnosti, programih, projektih, (skrbniških) skladih in finančnih instrumentih za obdobje, ki ga zajemajo računovodski izkazi?

4.2.5

Ali subjekt upošteva nacionalne računovodske standarde (vključno s finančnim poročanjem), ki se uporabljajo v državi, kjer ima sedež? Na primer: Svetovna banka, tj. Mednarodna banka za obnovo in razvoj in Mednarodno združenje za razvoj (IDA) upoštevata splošno sprejeta računovodska načela ZDA.

4.2.6

Ali subjekt spoštuje mednarodne računovodske standarde (vključno s finančnim poročanjem) ali računovodske usmeritve in pravila, ki jih določajo posebni predpisi ali konvencije?

—	mednarodni računovodski standardi za javni sektor (MRSJS)

—	mednarodni standardi računovodskega poročanja (MSRP)

—	druge posebne konvencije in pravila, kot je na primer sistem računovodskih standardov Združenih narodov

izpolni subjekt

4.2.7

Kakšna je računovodska podlaga za pripravo in predložitev računovodskih izkazov subjekta:

—	na podlagi nastanka poslovnega dogodka,

—	na podlagi plačil,

—	prilagojena osnova na podlagi plačil ali na podlagi nastanka poslovnega dogodka (tj. mešana).

Opomba: „Na podlagi nastanka poslovnega dogodka“ pomeni podlago za računovodstvo, v skladu s katerim se transakcije in drugi dogodki pripoznajo, ko nastanejo (in ne šele, ko se prejme denar ali denarni ustrezniki oziroma plača z njimi). Zato so transakcije in dogodki evidentirani v računovodskih evidencah in pripoznani v računovodskih izkazih v obdobjih, na katera se nanašajo. Elementi, ki so pripoznani v okviru računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka, so sredstva, obveznosti, čista sredstva/lastniški kapital, prihodki in odhodki.

izpolni subjekt

4.2.8

Katero obdobje subjekt uporablja kot svoje poslovno leto?

izpolni subjekt

4.2.9

Ali računovodski izkazi subjekta vključujejo naslednje sestavine:

—	izkaz sprememb čistih sredstev/lastniškega kapitala, izkaz finančnega položaja (imenovan tudi bilanca stanja ali izkaz sredstev in obveznosti),

—	izkaz finančne uspešnosti (imenovan tudi izkaz prihodkov in odhodkov ali izkaz poslovnega izida),

—	izkaz sprememb čistih sredstev/lastniškega kapitala,

—	izkaz denarnih tokov ter

—	računovodske usmeritve in pojasnila k računovodskim izkazom.

izpolni subjekt

4.2.10

Ali so računovodski izkazi subjekta predloženi za zunanjo revizijo v 6 mesecih po koncu poslovnega leta?

izpolni subjekt

4.3

Zunanje poročanje (odhodno) – posebno poročanje donatorjem/financerjem

Ali ima subjekt postopke poročanja, ki omogočajo ustrezno in pravočasno poročanje donatorjem/financerjem (vključno z Evropsko komisijo) o uporabi sredstev, ki jih zagotovijo za projekte, (skrbniške) sklade in finančne instrumente?

4.3.1

Ali ima subjekt posebne in namenske postopke poročanja za dejavnosti, projekte ali (skrbniške) sklade in finančne instrumente, ki jih financira EU ali drugi donatorji?

izpolni subjekt

4.4

Zunanje poročanje (dohodno) – poročanje tistih, na katere so bila nadalje prenesena pooblastila, in upravičencev do nepovratnih sredstev

Ali subjekt sprejme ustrezne ukrepe, ki v razumni meri zagotavljajo, da upravičenci do nepovratnih sredstev zagotavljajo zanesljiva in pravočasna poročila o uporabi sredstev, ki jim jih je zagotovil subjekt?

4.4.1

Ali ima subjekt določene in namenske postopke poročanja za dejavnosti, projekte, (skrbniške) sklade in finančne instrumente, ki jih financira EU ali drugi donatorji?

izpolni subjekt

4.4.2

Ali subjekt zagotavlja pogoje za poročanje upravičencev do nepovratnih sredstev o finančnih in kvalitativnih vidikih izvajanja dejavnosti, projektov, (skrbniških) skladov in finančnih instrumentov?

izpolni subjekt

4.4.3

Ali so pogoji za poročanje jasno in ustrezno sporočeni (npr. uporaba referenčnega okvira, uporaba (spletnih) smernic, navodila, brošure)?

—	Kateri so glavni pogoji za poročanje?

—	So ti pogoji zavezujoči? Na primer: ali so pogoji navedeni v sporazumih ali pogodbah (ali njihovih prilogah), ki jih je subjekt sklenil z upravičenci do nepovratnih sredstev?

—	Ali so pojasnjene posledice neizpolnjevanja pogojev (npr. pravil za upravičenost odhodkov)?

izpolni subjekt

4.4.4

Ali subjekt spremlja/preverja, ali se pogoji za poročanje upoštevajo?

izpolni subjekt

4.4.5

Ali subjekt redno prejema in pregleduje poročila o napredku, ki jih pripravijo upravičenci do nepovratnih sredstev?

izpolni subjekt

4.4.6

Ali se subjekt učinkovito in pravočasno odzove na vprašanja, ki izhajajo iz pregleda teh poročil? Ta vprašanja lahko vključujejo: pomembne razlike v primerjavah odhodkov med proračunom in dejanskim stanjem, neobičajne odhodke, (morebitne) neupravičene odhodke, zamude pri izvajanju projektov in dejavnosti v zvezi s projekti, ki niso bile izvedene po načrtih.

izpolni subjekt

STEBER 1 – NOTRANJA KONTROLA

5.	SPREMLJANJE – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali subjekt redno in učinkovito spremlja (sestavine) svojega sistema notranjih kontrol?

5.1	Spremljanje (sestavin) sistema notranjih kontrol (če subjekt nima funkcije notranje revizije) Ali ima subjekt ustrezne in učinkovite ukrepe za spremljanje notranje kontrole, če nima funkcije notranje revizije?

5.1.1

Katere so glavne dejavnosti, ki jih subjekt uporablja za spremljanje (sestavin) sistema notranjih kontrol?

izpolni subjekt

5.1.2

Kako subjekt sproži popravne ukrepe za odpravo pomanjkljivosti v svojem sistemu notranjih kontrol (oziroma v njegovih sestavinah)?

izpolni subjekt

5.2	Funkcija notranje revizije Ali ima subjekt učinkovito funkcijo notranje revizije?

5.2.1

Standardi in listina o notranji reviziji

Ali funkcija notranje revizije izpolnjuje mednarodne strokovne standarde in kodeks etike, ki ga je izdal Inštitut notranjih revizorjev (www.theiia.org)?

izpolni subjekt

Navodilo

Kar zadeva uspešnost sistemov notranjih kontrol, se zahtevajo redne in ustrezne povratne informacije vodstvu, in sicer prek funkcije notranje revizije ali enakovredne funkcije spremljanja sistemov. V nekaterih državah se funkcije notranje revizije ukvarjajo le s predhodno revizijo transakcij, ki se nato šteje za del dejavnosti notranje kontrole.

5.2.2

Standardi in listina o notranji reviziji (nadalj.)

Ali je funkcija notranje revizije sprejela listino o notranji reviziji, ki je skladna z opredelitvijo notranjega revidiranja, etičnim kodeksom in standardi, ki jih je izdal Inštitut notranjih revizorjev?

Opomba: Listina o notranji reviziji je uraden dokument, ki določa namen, pristojnost in odgovornost dejavnosti notranje revizije. Listina o notranji reviziji: (i) vzpostavi položaj dejavnosti notranje revizije v organizaciji, vključno z naravo razmerja glede funkcionalnega poročanja med glavnim notranjim revizorjem in odborom; (ii) dovoli dostop do evidenc, osebja in fizičnega premoženja, ki so pomembni za izvajanje poslov; in (iii) določa obseg dejavnosti notranje revizije. Končna odobritev listine o notranji reviziji je v rokah višjega vodstva subjekta ali, kjer je primerno, nadzornega organa (revizijskega odbora).

izpolni subjekt

5.2.3

Neodvisnost

Kako je funkcija notranje revizije vključena v organizacijsko strukturo subjekta?

izpolni subjekt

5.2.4

Neodvisnost

Ali je funkcija notranje revizije neodvisna, kar pomeni, da ni pogojev, ki bi ogrožali njeno sposobnost za nepristransko izvajanje obveznosti notranje revizije?

izpolni subjekt

5.2.5

Neodvisnost (nadalj.)

Ali ima glavni notranji revizor/vodja funkcije notranje revizije neposreden in neomejen dostop do višjega vodstva in nadzornega organa, kakor je ustrezno?

izpolni subjekt

5.2.6

Cilji in obseg dela

Kakšna je narava pristojnosti funkcije notranje revizije?

izpolni subjekt

5.2.7

Cilji in obseg dela (nadalj.)

Katere dejavnosti izvaja ali naj bi jih izvajala funkcija notranje revizije?

izpolni subjekt

5.2.8

Cilji in obseg dela

Ali listina o notranji reviziji opredeljuje naravo storitev (dajanja zagotovil), ki se zagotavljajo subjektu?

Opomba: „Storitve dajanja zagotovil“ vključujejo objektivno oceno dokazov notranjega revizorja za pripravo neodvisnega mnenja ali zaključkov v zvezi s subjektom, operacijo, funkcijo, postopkom, sistemom ali drugo temo. Naravo in obseg posla dajanja zagotovil določajo mednarodni standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju.

izpolni subjekt

5.2.9

Cilji in obseg dela

Ali funkcija notranje revizije pripravi oceno tveganja dejavnosti in/ali organizacijskih funkcij (npr. oddelkov, enot)?

Opomba: Dokazi o učinkoviti funkciji notranje revizije (ali spremljanja sistemov) bi vključevali tudi poudarek na področjih z visokim tveganjem.

izpolni subjekt

5.2.10

Cilji in obseg dela

Ali funkcija notranje revizije pripravi večletni (običajno triletni) revizijski načrt in letne operativne načrte? Kdo in kako izbere in odobri revizijske teme?

izpolni subjekt

5.2.11

Cilji in obseg dela (nadalj.)

Ali ti načrti vključujejo ustrezen nabor vrst revizij, vključno s skladnostjo, finančnimi revizijami, revizijami plačilnih list, sistemom, ki vključuje revizije informacijske tehnologije, forenzičnimi revizijami in revizijami uspešnosti?

izpolni subjekt

5.2.12

Cilji in obseg dela

Ali je notranja revizija operativna za vse dejavnosti, ki jih upravlja subjekt?

izpolni subjekt

5.2.13

Poročanje

Ali so poročila o notranji reviziji izpolnjena in izdana po določenem časovnem razporedu in ali so razdeljena višjemu vodstvu in nadzornemu organu ali revizijskemu odboru, kakor je ustrezno?

izpolni subjekt

5.2.14

Poročanje (nadalj.)

Ali funkcija notranje revizije redno (tj. mesečno, četrtletno) poroča o napredku vodstvu subjekta in nadzornemu organu/revizijskemu odboru, kakor je ustrezno?

izpolni subjekt

5.2.15

Nadaljnje ukrepanje na podlagi ugotovitev in priporočil notranje revizije

Ali so ugotovitve in priporočila, ki izhajajo iz notranje revizije, ustrezno naslovljeni (na višje vodstvo subjekta in nadzorni organ/revizijski odbor, kakor je ustrezno) in so rešeni?

izpolni subjekt

5.2.16

Nadaljnje ukrepanje na podlagi ugotovitev in priporočil notranje revizije

Ali se vodstvo subjekta takoj odzove na ugotovitve notranje revizije?

izpolni subjekt

5.2.17

Nadaljnje ukrepanje na podlagi ugotovitev in priporočil notranje revizije

Ali se priporočila notranje revizije izvajajo v celoti in pravočasno?

Opomba: Dokazi o učinkoviti funkciji notranje revizije (ali spremljanja sistemov) bi vključevali tudi ukrepanje vodstva glede ugotovitev notranje revizije. To je ključnega pomena, saj neukrepanje glede ugotovitev v celoti ogroža smisel funkcije notranje revizije.

izpolni subjekt

5.3	Trditev vodstva v zvezi z učinkovitostjo sistema notranjih kontrol Ali vodstvo subjekta izda trditev v zvezi z učinkovitostjo sistema notranjih kontrol?

5.3.1

Ali vodstvo vključi poročilo v zvezi z učinkovitostjo sistema notranjih kontrol (tj. poročilo o notranjih kontrolah) v letne računovodske izkaze/letno poročilo subjekta?

Če je odgovor pritrdilen, preglejte poročila o notranjih kontrolah subjekta za zadnja 3 leta in poročilo neodvisnega revizorja o trditvi vodstva v zvezi z učinkovitostjo sistema notranjih kontrol.

Če je odgovor pritrdilen, katero vrsto mnenja (brez pridržka, s pridržkom) so zunanji revizorji izrazili o trditvi vodstva glede učinkovitosti sistema notranjih kontrol?

izpolni subjekt

STEBER 2 – RAČUNOVODSTVO

KLJUČNO VPRAŠANJE (raven 1)

Opombe revizorja

Ali subjekt uporablja računovodski sistem, ki v vseh pomembnih vidikih pravočasno zagotavlja točne, popolne in zanesljive informacije na podlagi nacionalnih in/ali mednarodnih računovodskih standardov in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija?

Navodilo

Računovodske usmeritve so posebna načela, temelji, dogovori, pravila in navade, ki se jih subjekt drži pri pripravljanju in predstavljanju računovodskih izkazov. Zanesljiva podlaga pomeni, da subjekt uporablja računovodske usmeritve, ki so relevantne za potrebe odločanja uporabnikov in so zanesljive glede tega, da so računovodski izkazi:

—	odraz dejanskega finančnega stanja, finančne uspešnosti in denarnih tokov subjekta,

—	odraz gospodarske vsebine transakcij, drugih dogodkov in stanj, in ne zgolj pravne oblike,

—	nepristranski, to je brez predsodkov,

—	preudarni ter

—	v vseh pomembnih vidikih popolni.

Člen 154 finančne uredbe

Komisija lahko sprejme, da računovodski sistemi in sistemi notranjih kontrol, ki jih uporabljajo subjekti in osebe, pooblaščeni za naloge izvrševanja proračuna v imenu Komisije, zagotavljajo enakovredne ravni zaščite finančnih interesov Unije in razumno zagotovilo o doseganju ciljev upravljanja.

STEBER 2 – RAČUNOVODSTVO

1.	RAČUNOVODSKI SISTEM IN RAČUNOVODSKE USMERITVE – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

1.	Računovodski sistem in računovodske usmeritve

Ključno vprašanje (raven 2): Ali subjekt uporablja ustrezen računovodski sistem in ali ima jasne in pisne računovodske usmeritve?

1.1

Ali subjekt uporablja računovodske usmeritve, ki:

—	so relevantne za potrebe odločanja uporabnikov in zagotavljajo zanesljivo podlago za pripravo računovodskih izkazov subjekta?

—	so v skladu z veljavnimi nacionalnimi in/ali mednarodnimi računovodskimi standardi ali računovodskimi usmeritvami in pravili, določenimi s posebnimi predpisi ali konvencijami?

1.2

Ali ima subjekt priročnik o računovodskih usmeritvah in postopkih, vključno s podrobnimi opisi računovodskih postopkov za različne vrste finančnih in računovodskih transakcij?

izpolni subjekt

1.3

Ali subjekt uporablja dvostavno knjigovodstvo/računovodski sistem?

Opomba: Sistem „dvostavnega knjigovodstva“ je sklop pravil za evidentiranje finančnih informacij v sistemu finančnega računovodstva, v katerem vsaka transakcija ali dogodek spreminja vsaj dva različna nominalna računa v glavni knjigi.

izpolni subjekt

1.4

Ali ima subjekt kontni okvir, ki ustrezno odraža njegove operacije in dejavnosti?

izpolni subjekt

1.5

Ali subjekt redno opravlja usklajevanje računov in blagajniškega dnevnika (kjer je primerno)?

izpolni subjekt

1.6

Ali subjekt izvaja redno usklajevanje in obračune prehodnih računov in vnaprejšnjih izplačil? Ali so za obračunavanje vnaprejšnjih izplačil in končnih plačil za različne projekte vodeni ločeni računi (v glavni knjigi)?

Opomba: Za zanesljivo sporočanje finančnih informacij je potrebno stalno preverjanje in potrjevanje praks evidentiranja. To je pomemben del notranje kontrole in temelj za kakovostne informacije, namenjene vodstvu in za zunanja poročila. Za zanesljivost podatkov je bistveno pravočasno in pogosto usklajevanje podatkov iz različnih virov.

izpolni subjekt

1.7

Ali računovodski sistem omogoča obdelavo in sporočanje računovodskih in finančnih informacij v zvezi z določenimi projekti, dejavnostmi, (skrbniškimi) skladi in finančnimi instrumenti, ne glede na to, ali jih financira subjekt sam in/ali se financirajo iz zunanjih virov (kot je Evropska komisija)?

izpolni subjekt

1.8

Ali lahko subjekt zagotovi računovodsko sled za transakcije (prihodki in odhodki) v zvezi z določenimi projekti, dejavnostmi, (skrbniškimi) skladi in finančnimi instrumenti, ne glede na to, ali jih financira subjekt sam in/ali se financirajo iz zunanjih virov (kot je Evropska komisija)?

izpolni subjekt

1.9

Kako se v računovodskih evidencah subjekta obračunajo vnaprejšnja izplačila, ki jih subjektu izplačajo zunanje organizacije (npr. Evropska komisija) za financiranje določenih projektov, dejavnosti, (skrbniških) skladov in finančnih instrumentov?

izpolni subjekt

1.10

Ali ima subjekt postopke za „obračun“ vnaprejšnjih izplačil, ki jih plačuje upravičencem do nepovratnih sredstev (npr. ali so vnaprejšnja izplačila obračunana na podlagi revizijskih poročil o uporabi sredstev, ki so jih predložili upravičenci do nepovratnih sredstev)?

STEBER 2 – RAČUNOVODSTVO

2.	PRIPRAVA PRORAČUNA – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

2.	Priprava proračuna

Ključno vprašanje (raven 2): Ali ima subjekt proračunski sistem in postopke, ki imajo za posledico pregledne in zanesljive proračune za njegove operacije in dejavnosti?

2.1

Ali so proračunski postopki formalizirani (npr. v obliki priročnika za proračun ali okrožnic)?

izpolni subjekt

2.2

V kakšnih časovnih presledkih so pripravljeni proračuni (letno, polletno, četrtletno)?

izpolni subjekt

2.3

Kdo so ključni akterji, ki sodelujejo v proračunskem postopku?

izpolni subjekt

2.4

Kateri računovodski in drugi viri podatkov se uporabljajo?

izpolni subjekt

2.5

Ali ima subjekt ustrezen sistem proračunske razvrstitve (merila za razvrščanje bi lahko na primer vključevala: operativne in kapitalske odhodke, proračunska sredstva po dejavnostih ali funkcionalno, analitično razvrstitev, razvrstitev po projektih/podprojektih).

izpolni subjekt

2.6

Ali proračuni zagotavljajo skladno in jasno predstavitev predvidenih/ocenjenih stroškov v skladu z dejavnostmi, operacijami in projekti subjekta?

izpolni subjekt

2.7

Ali so proračuni pregledni in celoviti ter ustrezno odražajo operacije subjekta?

2.8

Ali so predpostavke, ki se uporabljajo za pripravo proračunov in izračun načrtovanih in ocenjenih odhodkov, verjetne? Ali ključi za razdelitev stroškov, ki se uporabljajo za izračun podatkov o proračunskih stroških, temeljijo na logičnih, doslednih in verjetnih predpostavkah in načelih?

2.9

Ali so proračunski podatki relevantni in zanesljivi, tako da jih lahko vodstvo in/ali drugi uporabniki dejansko uporabljajo?

izpolni subjekt

2.10

Kako so proračuni odobreni in kdo jih odobri?

izpolni subjekt

2.11

Ali lahko računovodski sistem izdela izčrpna poročila o dejansko nastalih odhodkih v primerjavi z začetnim proračunom?

izpolni subjekt

2.12

Ali se poročila, v katerih so navedeni dejanski skupni odhodki v primerjavi s prvotno predvidenimi skupnimi odhodki, pripravljajo redno (vsako četrtletje, polletje) in ali se izdajo v razumnem času (1 mesec) po koncu obdobja?

izpolni subjekt

2.13

Ali se razlike med dejanskimi odhodki in prvotno predvidenimi odhodki preučijo in ustrezno pojasnijo?

izpolni subjekt

2.14

Ali so v primerih, ko se sestava odhodkov bistveno razlikuje od prvotnega proračuna, taka odstopanja ustrezno odobrena?

izpolni subjekt

2.15

Ali so v poročilih o izvrševanju proračuna upoštevani tudi odhodki, nastali pri prerazporeditvah na dele (npr. pisarne na drugih lokacijah) subjekta, ki delujejo avtonomno/neodvisno od sedeža subjekta?

izpolni subjekt

STEBER 2 – RAČUNOVODSTVO

3.	RAČUNOVODSTVO IN PRIPRAVA PRORAČUNA ZA DOLOČENE PROJEKTE, DEJAVNOSTI, (SKRBNIŠKE) SKLADE, FINANČNE INSTRUMENTE IN PRORAČUNSKA JAMSTVA – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Namen vprašanj v tem oddelku je oceniti, ali lahko računovodski sistem subjekta pripravi zanesljiva in pravočasna poročila o tem, kako subjekt – in/ali upravičenci do nepovratnih sredstev – uporabljajo sredstva za določene dejavnosti, projekte, (skrbniške) sklade in finančne instrumente (5). Uporabniki teh poročil so vodstvo subjekta in/ali zunanje strani, ki so zagotovile finančna sredstva (kot je Evropska komisija).

3.	Računovodstvo in priprava proračuna za projekte, dejavnosti, (skrbniške) sklade in finančne instrumente

Ključno vprašanje (raven 2): Ali ima subjekt računovodske postopke in postopke priprave proračuna, ki omogočajo ustrezno in pravočasno poročanje donatorjem/financerjem (vključno z Evropsko komisijo) o uporabi sredstev, ki jih zagotovijo za projekte, dejavnosti, (skrbniške) sklade in finančne instrumente, ter zmogljivost in vzpostavljene postopke za pripravo računovodskih izkazov (6)?

3.1

Ali ima subjekt računovodski sistem in postopke, ki omogočajo ustvarjanje ustreznih in zanesljivih informacij za pripravo poročil (s finančnimi in kvalitativnimi informacijami) ter računovodskih izkazov o dejavnostih, projektih, (skrbniških) skladih in finančnih instrumentih, ki jih financira EU ali drugi donatorji?

izpolni subjekt

3.2

Ali računovodski sistem subjekta omogoča ustvarjanje finančnih poročil za določene dejavnosti, projekte, (skrbniške) sklade in finančne instrumente ali ustvarjanje združenih računovodskih podatkov, ki jih je mogoče neposredno uporabiti pri pripravi finančnih poročil in računovodskih izkazov?

izpolni subjekt

Navodilo

Informacijski sistem subjekta običajno vključuje uporabo standardnih vpisov v knjigovodski dnevnik, ki se redno zahtevajo za evidentiranje transakcij. Primeri so lahko vnosi v knjigovodski dnevnik, da se v glavni knjigi evidentirajo stroški za plače.

Postopek finančnega poročanja subjekta vključuje tudi uporabo nestandardnih vpisov v knjigovodski dnevnik za evidentiranje enkratnih, neobičajnih transakcij ali prilagoditev. Ti so lahko potrebni za obračunavanje stroškovnih postavk (vključno z razporeditvijo stroškov) v zvezi z določenim projektom, ki jih ne zajemajo standardni računovodski postopki in vpisi v knjigovodski dnevnik. V ročno vodenih sistemih glavne knjige se lahko nestandardni vpisi v knjigovodski dnevnik odkrijejo z inšpekcijskimi pregledi knjig, knjigovodskih dnevnikov in spremne dokumentacije.

3.3

V kolikšni meri mora subjekt izvesti dodatne vnose v knjigovodski dnevnik, prilagoditi vnose in/ali na drug način ročno obdelati ali urediti finančne podatke in podatke o stroških, da pripravi popolna in zanesljiva poročila?

izpolni subjekt

3.4

V kolikšni meri subjekt uporablja vmesne razpredelnice in/ali razpredelnice za razdeljevanje (stroškov), ki sledijo finančnim informacijam, predstavljenim v informacijah o posameznih projektih, glede na račune v glavni knjigi in/ali račune stroškov subjekta?

izpolni subjekt

3.5

V kolikšni meri subjekt uporablja dodatno programsko opremo (npr. aplikacije za razpredelnice, kot je MS Excel) zunaj svoje redne računovodske programske opreme za pripravo finančnih poročil?

izpolni subjekt

3.6

Pridobiti zadostno poznavanje tega, kako se finančne informacije (tj. odhodki) za projekte obračunajo v računovodskem sistemu subjekta (tj. ključne predpostavke, načela razdelitve) in kako so se te informacije pridobile in vključile (avtomatske/ročne prilagoditve) v finančna poročila.

izpolni subjekt

3.7

Ali ima subjekt sistem in postopke za pripravo proračuna, ki omogočajo ustvarjanje ustreznih in zanesljivih informacij za pripravo proračunov za dejavnosti, projekte, (skrbniške) sklade in finančne instrumente?

Opomba: Načeloma se uporabljajo ista vprašanja kot za splošni proračunski postopek subjekta.

izpolni subjekt

STEBER 3 – NEODVISNA ZUNANJA REVIZIJA
KLJUČNO VPRAŠANJE (raven 1)	Opombe revizorja
Ali je subjekt predmet neodvisne zunanje revizije, ki jo v vseh pomembnih vidikih v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, opravi revizijska služba, ki je funkcionalno neodvisna od subjekta?
Navodilo Visoko kakovostna zunanja revizija je bistvena zahteva za zagotovitev preglednosti pri tem, kako subjekt uporablja vire, vključno s sredstvi, ki jih zagotovijo donatorji. Ključni elementi kakovosti zunanje revizije so: cilji in obseg revizije ter upoštevanje ustreznih revizijskih standardov, vključno z neodvisnostjo zunanjega revizorja, tj. revizijske institucije.

STEBER 3 – NEODVISNA ZUNANJA REVIZIJA

1.	REGULATIVNO OKOLJE – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali ima subjekt jasen regulativni okvir za zunanjo revizijo?

1.1

Ali je subjekt predmet zunanje revizije, ki jo izvaja neodvisno strokovno zunanje revizijsko podjetje (zasebni sektor) v skladu s standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom?

Če je odgovor pritrdilen, izpolnite vprašanja v točki 2.1 (Načela) in oddelku 3 (Postopki zunanje revizije).

izpolni subjekt

1.2

Ali je subjekt predmet zunanje revizije, ki jo izvaja nacionalna revizijska institucija (javni sektor) v skladu s standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom? Če je odgovor pritrdilen, izpolnite vprašanja v oddelku 3 v nadaljevanju.

Če je odgovor pritrdilen, izpolnite vprašanja v točki 2.2 (Načela) in oddelku 3 (Postopki zunanje revizije).

izpolni subjekt

1.3

Ali je subjekt predmet zunanje revizije, ki jo izvaja zunanji revizijski ali nadzorni organ, ki deluje v posebnem regulativnem ali institucionaliziranem okviru (npr. zunanji revizor ZN) v skladu s standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom? Če je odgovor pritrdilen, izpolnite vprašanja v oddelku 4 v nadaljevanju.

Če je odgovor pritrdilen, izpolnite vprašanja v točki 2.3 (Načela) in oddelku 3 (Postopki zunanje revizije).

izpolni subjekt

STEBER 3 – NEODVISNA ZUNANJA REVIZIJA

2.	NAČELA – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

2.1

Zunanjo revizijo izvaja neodvisno strokovno zunanje revizijsko podjetje (zasebni sektor) v skladu s standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom.

Ključno vprašanje (raven 2): Ali je subjekt predmet zunanje revizije, ki:

—	jo izvaja strokovno zunanje revizijsko podjetje, ki je neodvisno od subjekta in upošteva temeljna načela poklicne etike, ki vključujejo: integriteto, objektivnost, strokovno usposobljenost in ustrezno skrbnost, zaupnost in strokovno ravnanje?

—	je izvedena v skladu z revizijskimi standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom, ki jih je izdal Odbor za mednarodne standarde revidiranja in dajanja zagotovil (IAASB)?

2.1.1

Ali revizijo izvaja strokovno zunanje revizijsko podjetje, ki je član uveljavljenega nacionalnega računovodskega ali revizijskega organa?

Ali je nacionalni računovodski ali revizijski organ član IFAC?

2.1.2

Ali je revizija opravljena v skladu z veljavnimi nacionalnimi revizijskimi standardi in ali so ti standardi v skladu z mednarodnimi revizijskimi standardi (MRS), ki jih je izdal Odbor za mednarodne standarde revidiranja in dajanja zagotovil (IAASB)?

2.1.3

Ali revizor, ki izvaja revizijo, upošteva etični kodeks, ki določa temeljna etična načela za revizorje glede integritete, objektivnosti, neodvisnosti, strokovne usposobljenosti in ustrezne skrbnosti, zaupnosti, strokovnega ravnanja in tehničnih standardov?

Ali je ta etični kodeks v skladu z načeli etičnega kodeksa IFAC za poklicne računovodje, ki ga je izdal Odbor za mednarodne etične standarde za računovodje IFAC (IESBA)?

2.1.4

Ali se v celoti spoštuje temeljno načelo neodvisnosti?

2.2

Zunanjo revizijo izvaja nacionalna revizijska institucija (javni sektor) v skladu s standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom.

Ključno vprašanje (raven 2): Ali je subjekt predmet zunanje revizije, ki:

—

—	je izvedena v skladu z revizijskimi standardi, ki so enakovredni načelom, standardom in navodilom Mednarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucij (INTOSAI)?

2.2.1

Ali revizijo izvaja nacionalna revizijska institucija, ki je članica INTOSAI?

2.2.2

Ali se revizija izvaja v skladu z veljavnimi nacionalnimi revizijskimi standardi in ali so ti standardi v skladu s standardi INTOSAI?

2.2.3

Ali je ta etični kodeks skladen z etičnim kodeksom INTOSAI (ISSAI 30) ali enakovrednim kodeksom?

2.2.4

Ali se v celoti spoštuje temeljno načelo neodvisnosti?

2.3

Zunanjo revizijo izvaja zunanji revizijski ali nadzorni organ, ki deluje v posebnem regulativnem ali institucionaliziranem okviru (npr. zunanji revizor ZN) in ki je neodvisen od subjekta, v skladu s standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom.

Ključno vprašanje (raven 2): Ali je subjekt predmet zunanje revizije, ki:

—	jo izvaja zunanji revizijski ali nadzorni organ, ki je neodvisen od subjekta in upošteva temeljna načela poklicne etike, ki vključujejo: integriteto, objektivnost, strokovno usposobljenost in ustrezno skrbnost, zaupnost in strokovno ravnanje?

—	je izvedena v skladu z revizijskimi standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom ali standardom INTOSAI?

2.3.1

Ali revizijo izvaja zunanji revizijski ali nadzorni organ, ki deluje v skladu s posebnim regulativnim ali institucionaliziranim okvirom? Na kratko opišite ta okvir.

2.3.2

Ali je revizija izvedena v skladu s standardi, ki so enakovredni mednarodnim revizijskim standardom ali standardom INTOSAI?

2.3.3

Ali je ta etični kodeks v skladu z načeli etičnega kodeksa IFAC za poklicne računovodje, ki ga je izdal Odbor za mednarodne etične standarde za računovodje IFAC (IESBA), etičnim kodeksom INTOSAI (ISSAI 30) ali enakovrednim etičnim kodeksom?

2.3.4

Ali se v celoti spoštuje temeljno načelo neodvisnosti?

STEBER 3 – NEODVISNA ZUNANJA REVIZIJA

3.	POSTOPKI ZUNANJE REVIZIJE – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali se za subjekt izvajajo ustrezni postopki zunanje revizije?

2.1

Katere vrste zunanje revizije se uporabljajo za subjekt (npr. letne revizije računovodskih izkazov subjekta, revizije skladnosti in druge revizije)?

Kateri so cilji in kakšen je obseg teh revizij? Ali revizije zajemajo tudi vidike zakonitosti in pravilnosti, povezane s financiranjem, ki ga zagotavlja Evropska komisija in/ali drugi financerji?

Kako pogosto se izvajajo revizije?

Komu revizorji izdajo svoje poročilo?

izpolni subjekt

2.2

Kateri revizorji izvedejo te revizije (glej 1 – regulativni okvir)?

izpolni subjekt

2.3

Koliko mesecev po koncu poslovnega leta subjekta se izda revizijsko poročilo o njegovih računovodskih izkazih?

Katera vrsta revizijskega mnenja je bila izdana o računovodskih izkazih v zadnjih 3 letih?

izpolni subjekt

2.4

Ali so ugotovitve in priporočila, ki izhajajo iz zunanjih revizij, ustrezno naslovljeni (na višje vodstvo subjekta in nadzorni organ/revizijski odbor, kakor je ustrezno) in so rešeni?

izpolni subjekt

2.5

Ali se vodstvo subjekta takoj odzove na ugotovitve zunanje revizije?

izpolni subjekt

2.6

Ali se priporočila zunanje revizije izvajajo v celoti in pravočasno?

izpolni subjekt

STEBER 4 – NEPOVRATNA SREDSTVA

KLJUČNO VPRAŠANJE (raven 1)

Opombe revizorja

Ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z nepovratnimi sredstvi in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija?

Navodilo

Subjekt lahko sklepa pogodbe o dodelitvi nepovratnih sredstev neposredno z upravičenci do nepovratnih sredstev (7) . Nepovratna sredstva so finančni prispevek v obliki donacij določenemu upravičencu za financiranje dejavnosti, ki jih izvede upravičenec, ali za financiranje delovanja (tj. stroškov poslovanja) upravičenca.

Subjekt bi moral imeti vzpostavljene postopke, ki v razumni meri zagotavljajo, da ti upravičenci do nepovratnih sredstev izpolnjujejo zahteve za notranjo kontrolo, računovodstvo in zunanjo revizijo. Načela sistema nepovratnih sredstev morajo biti vsebovana v dobro opredeljenem in preglednem pravnem in regulativnem okviru, ki jasno določa primerne politike, postopke, odgovornost in kontrole. Čeprav sistem nepovratnih sredstev deluje v svojem okviru, ima koristi od splošnega kontrolnega okolja, vključno z javnim dostopom do informacij, notranjimi kontrolami, ki jih izvaja subjekt, računovodskim sistemom subjekta in zunanjo revizijo.

Komisija lahko šteje, da so pravila in postopki v zvezi z nepovratnimi sredstvi primerni, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a)	so skladni z načeli sorazmernosti, dobrega finančnega poslovodenja, enakega obravnavanja in nediskriminacije;

(b)	zagotavljajo preglednost, tako da se ustrezno objavijo razpisi za zbiranje predlogov, postopki neposredne dodelitve pa so omejeni na razumne zneske ali so ustrezno utemeljeni;

(c)	preprečujejo nasprotja interesov v celotnem postopku za dodelitev nepovratnih sredstev.

STEBER 4 – NEPOVRATNA SREDSTVA

1.	PRAVNI IN REGULATIVNI OKVIR – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali ima subjekt jasen pravni in regulativni okvir za zagotavljanje nepovratnih sredstev?

1.1

Katere vrste nepovratnih sredstev zagotavlja subjekt? Ali okvir ustrezno opredeljuje izraz „nepovratna sredstva“ in oblike nepovratnih sredstev (npr. najvišji znesek, odstotek skupnih (upravičenih) stroškov ukrepa, uporabo financiranja s pavšalnimi zneski itd.)?

izpolni subjekt

1.2

Ali za nepovratna sredstva, ki se dodelijo na podlagi razpisov za zbiranje predlogov, obstajajo smernice za vložnike, ki se potegujejo za nepovratna sredstva, in ali te smernice jasno opisujejo postopke in pravila od predložitve vloge do dodelitve nepovratnih sredstev?

—	Ali so te smernice objavljene in lahko dostopne?

—	Ali smernice jasno opisujejo ključna načela (glej spodaj) in ključna vprašanja, kot so pravila o upravičenosti in zahtevana dokazila, ter zagotavljajo opis dejavnosti/ukrepa?

—	Ali smernice vključujejo dokumente, kot so obrazci za vlogo za nepovratna sredstva in predloge za proračun ukrepa?

—	Ali so na voljo pravna sredstva, ki so lahko dostopna, pregledna, nediskriminatorna, učinkovita in uspešna? Ali so upravičenci/vložniki skozi celoten postopek obveščeni o svojih pravicah?

izpolni subjekt

1.3

Ali subjekt uporablja standardne predloge za pogodbe o nepovratnih sredstvih?

Ali predloge pogodb omogočajo jasno opredelitev ukrepov/dejavnosti?

Ali so v pogodbah opredeljeni vsi upravičenci?

Ali so v pogodbah navedeni vsaj predmet, upravičenci, trajanje, najvišji znesek financiranja, proračun za ukrep ali program dela ter odgovornosti upravičencev?

izpolni subjekt

1.4

Ali so v pogodbah jasno določeni pogoji, pravila in merila, ki jih je treba spoštovati?

Če se nepovratna sredstva dodelijo več subjektom, ali so v pogodbah o nepovratnih sredstvih jasno določene obveznosti in odgovornosti koordinatorja, če obstajajo, in drugih upravičencev ter pogoji za dodajanje ali odstranitev upravičenca?

Spremembe pogodb o nepovratnih sredstvih ne smejo vključevati sprememb, ki bi vplivale na odločitev o dodelitvi nepovratnih sredstev ali na enako obravnavo vložnikov, kjer je to relevantno. Ali se ta merila spoštujejo?

Ali obstajajo osnovna pravila za upravičene stroške (npr. dejanski stroški upravičenca do nepovratnih sredstev)?

izpolni subjekt

STEBER 4 – NEPOVRATNA SREDSTVA

2.	NAČELA – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali so naslednja načela vključena v postopke, pravila in merila sistema dodeljevanja nepovratnih sredstev subjekta: preglednost, enako obravnavanje, merila za upravičenost in preprečevanje nasprotja interesov?

Ta načela morajo biti vključena v postopke, pravila in merila sistema subjekta za dodeljevanje nepovratnih sredstev v skladu s splošnim načelom sorazmernosti. Načela niso absolutna in določi se lahko omejeno število izjem, če so te jasno navedene, razumne in utemeljene.

2.1

Preglednost. Ali so razpisi za zbiranje predlogov objavljeni širši javnosti in na lahko dostopen način? Ali imajo vložniki, ki se potegujejo za nepovratna sredstva, na voljo dovolj časa za oddajo predlogov?

2.2

Enaka obravnava. Ali razpise za zbiranje predlogov oceni komisija za ocenjevanje, ki je nepristranska in ki uporablja jasna in objavljena merila? Ali se izbor in dodelitev izvedeta samo na podlagi vloge? Ali je v teh fazah dovoljena komunikacija z vložniki, ki se potegujejo za nepovratna sredstva?

2.3.1

Merila za upravičenost. Ali sistem dodeljevanja nepovratnih sredstev zagotavlja merila za upravičenost, ki so pregledna in nediskriminatorna? Ali so merila za upravičenost objavljena in lahko dostopna?

2.3.2

Merila za upravičenost. Ali obstajajo merila za upravičenost za vložnike, ki se potegujejo za nepovratna sredstva (npr. pravni in upravni status ter pravila o državljanstvu)?

2.3.3

Merila za upravičenost. Ali obstajajo merila za upravičenost za ukrepe, ki se financirajo iz nepovratnih sredstev (npr. vrste dejavnosti, sektorji ali teme in geografska območja, ki jih zajemajo nepovratna sredstva)?

2.5

Preprečevanje dvojnega financiranja. Ali sistem dodelitve nepovratnih sredstev vključuje osnovna pravila, iz katerih je razvidno, da za isti ukrep ni mogoče dvakrat financirati istih stroškov?

2.6

Preprečevanje nasprotja interesov. Ali sistem dodelitve nepovratnih sredstev vključuje postopke in pravila za preprečevanje nasprotja interesov v celotnem postopku dodeljevanja nepovratnih sredstev?

STEBER 4 – NEPOVRATNA SREDSTVA

3.	POSTOPKI V ZVEZI Z NEPOVRATNIMI SREDSTVI – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke za zagotavljanje nepovratnih sredstev?

3.1	Objava razpisa za zbiranje predlogov – Ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za objavo razpisov za zbiranje predlogov?

3.1.1

Ali so razpisi za zbiranje predlogov objavljeni v nacionalnih/mednarodnih medijih (npr. tisk, internet)?

izpolni subjekt

3.1.2

Ali so za vložnike, ki se potegujejo za nepovratna sredstva, na voljo ustrezni dokumenti, ki so lahko dostopni (npr. na spletnih mestih)? Ustrezni dokumenti lahko vključujejo: smernice za vložnike, vključno s pomembnimi merili, kot so pravila glede upravičenosti za vložnike, ukrepe in odhodke, obrazce za vlogo za nepovratna sredstva, predloge za sporazum o nepovratnih sredstvih ali predloge za pogodbe in priloge.

izpolni subjekt

3.1.3

Ali sistem dodeljevanja nepovratnih sredstev omogoča dodelitev nepovratnih sredstev brez razpisa za zbiranje predlogov (tj. neposredno dodelitev)? Ali so pogoji za postopek neposredne dodelitve izrecno opredeljeni in omejeni na izjemne in ustrezno utemeljene primere, npr. nepovratna sredstva za države upravičenke, krizne razmere, monopolne razmere ali podobne primere?

izpolni subjekt

3.1.4

Ali sistem dodeljevanja nepovratnih sredstev zagotavlja podporno in informacijsko funkcijo (npr. ali so organizirana informativna srečanja z morebitnimi vložniki, ali obstaja kontaktna točka/služba za pomoč uporabnikom, mehanizem pogosto postavljenih vprašanj, priročniki)?

—	Ali je mogoče, da vložniki, ki se potegujejo za nepovratna sredstva, predložijo vprašanja po objavi razpisa za zbiranje predlogov in pred rokom za oddajo predlogov?

—	Ali se odgovori na vprašanja vložnika posredujejo drugim vložnikom?

izpolni subjekt

3.2	Oddaja predlogov – Ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za oddajo predlogov?

3.2.1

Ali ima subjekt vzpostavljene postopke za prejem, evidentiranje in hranjenje predlogov vložnikov, ki se potegujejo za nepovratna sredstva?

Ali subjekt uporablja elektronske/informacijske sisteme za evidentiranje in obdelavo vlog za nepovratna sredstva? Ali obstajajo ukrepi in kontrole, ki zagotavljajo integriteto, razpoložljivost in, kjer je primerno, zaupnost dokumentov in varstvo osebnih podatkov?

izpolni subjekt

3.2.2

Ali so vložnikom, ki se potegujejo za nepovratna sredstva, sporočeni roki za oddajo predlogov?

izpolni subjekt

3.3	Varnost in zaupnost predlogov – Ali subjekt uporablja pravila in postopke, ki zagotavljajo varnost in zaupnost predlogov?

3.3.1

Ali sistem dodeljevanja nepovratnih sredstev vključuje pravila, ki zagotavljajo varnost in zaupnost oddanih predlogov, zlasti z:

—	zagotavljanjem, da so vzpostavljeni ukrepi za varovanje in shranjevanje predlogov (npr. vodenje registra dokumentov, številčenje vseh dokumentov ali vzdrževanje centralnega prostora za shranjevanje vseh dokumentov) ter omejevanje dostopa do dokumentov, ter

—	upoštevanjem vidikov elektronske varnosti in dokumentiranimi postopki za elektronsko shranjevanje in komuniciranje (npr. elektronsko oddani predlogi se zaščitijo pred dostopom pred rokom za oddajo ponudb; sistem lahko samodejno zavrača prepozno oddane predloge).

izpolni subjekt

3.4	Prejem, evidentiranje in odpiranje predlogov – Ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za prejem, evidentiranje in odpiranje predlogov?

3.4.1

Ali sistem dodeljevanja nepovratnih sredstev določa postopke za odpiranje predlogov, zlasti tako da:

—	komisija za ocenjevanje čim prej po določenem času odpre in overi predloge,

—	določi merila za imenovanje članov komisije,

—	izvede odprtje predlogov v okviru, kjer se osnovne informacije o predlogih razkrijejo in zabeležijo v uradnem zapisniku,

—	določi jasne okoliščine, ki opredeljuje politike, v katerih bi bili predlogi razveljavljeni (npr. predlogi, prejeti po preteku roka za oddajo, se razveljavijo, razen če je bilo to posledica napake subjekta, ki dodeljuje nepovratna sredstva; merila za upravičenost ponudnikov),

—	zagotovi, da morebitna pojasnila v zvezi z oddanimi predlogi ne privedejo do vsebinskih sprememb po roku za oddajo, ter

—	zagotovi, da se pripravi jasno in uradno poročilo o vseh prejetih predlogih, preden se posredujejo uradnikom, odgovornim za njihovo ocenjevanje.

izpolni subjekt

3.5	Postopki za izbor in ocenjevanje – Ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za izbor in ocenjevanje predlogov za dodelitev nepovratnih sredstev?

3.5.1

Uradniki za ocenjevanje/komisija za ocenjevanje (za smernice za komisije za ocenjevanje glej javna naročila)

—	Ali postopke za izbor in ocenjevanje izvede več kot en uradnik za ocenjevanje ali po možnosti komisija?

—	Ali so določena merila za imenovanje komisije za ocenjevanje? Glede na vrednost predlogov in stopnjo tveganja bi lahko komisija vključevala uradnike iz različnih oddelkov, ki niso hierarhično povezani med sabo, in po možnosti tudi zunanje strokovnjake.

—	Ali so opisani vloga, funkcija, sestava in pravila delovanja komisij za ocenjevanje? Ali so pristojnosti predsednika brez glasovalne pravice in članov komisije z glasovalno pravico jasno opisane?

—	Ali obstajajo postopki za shranjevanje in dostop do (zaupne) ponudbene dokumentacije?

—	Ali uradniki, odgovorni za oceno, niso v položaju nasprotja interesov (npr. zaradi obveznega razkritja) in ali jih zavezujejo zahteve o zaupnosti? V primeru komisije za ocenjevanje je treba pri izbiri članov upoštevati vidike integritete in strokovnosti.

—	Ali so vsi relevantni vidiki ocene vključeni v pisno poročilo, ki ga podpišejo uradniki/komisija za ocenjevanje?

izpolni subjekt

3.5.2

Upravna in uradna preverjanja

Ali so vloženi predlogi predmet upravnih in uradnih preverjanj, ki jih opravi komisija za ocenjevanje ali drugo osebje, pri čemer mora rezultate dela tega osebja pregledati komisija?

Ali se ta preverjanja osredotočajo na popolno in pravilno izpolnjevanje obrazca za vlogo za nepovratna sredstva in predložitev vseh zahtevanih dokazil?

Ali lahko ta preverjanja privedejo do zavrnitve vloge, kar pomeni, da se predlog ne upošteva pri nadaljnjem ocenjevanju?

Ali lahko vložniki v določenem roku predložijo manjkajoče informacije ali dokazila ali zagotovijo pojasnila?

izpolni subjekt

3.5.3

Upravičenost

Ali so dani predlogi predmet preverjanj upravičenosti, ki jih opravi komisija za ocenjevanje ali drugo osebje, pri čemer mora rezultate dela tega osebja pregledati komisija?

Ali se ta preverjanja opravljajo na podlagi kontrolnega seznama z merili za upravičenost?

Opomba: Ta merila lahko vključujejo merila za upravičenost vložnikov, ki se potegujejo za nepovratna sredstva (npr. pravni in upravni status, pravila o državljanstvu in razlogi za izključitev), ter merila za upravičenost za ukrepe, ki se financirajo z nepovratnimi sredstvi (npr. vrste dejavnosti, sektorji ali teme in geografska območja, ki jih zajemajo nepovratna sredstva).

Ali ta preverjanja vključujejo pregled zahtevanih dokazil?

Ali lahko ta preverjanja privedejo do zavrnitve vloge, kar pomeni, da se predlog ne upošteva pri nadaljnjem ocenjevanju?

izpolni subjekt

3.5.4

Finančna in operativna zmogljivost

Ali so dani predlogi predmet preverjanj finančne in operativne zmogljivosti, ki jih opravi komisija za ocenjevanje ali drugo osebje, pri čemer mora rezultate dela tega osebja pregledati komisija?

Ali se ta preverjanja opravljajo na podlagi kontrolnega seznama z merili?

Ali sistem dodeljevanja nepovratnih sredstev zagotavlja jasna, objektivna in nediskriminatorna merila za ocenjevanje, ali imajo vložniki zadostno finančno in operativno zmogljivost?

Ali so ti pogoji določeni in uradno razkriti v razpisih za zbiranje predlogov?

Opomba: „Finančna zmogljivost“ se nanaša na razpoložljivost stabilnih in zadostnih virov financiranja za zagotavljanje operativne učinkovitosti v celotnem obdobju trajanja ukrepa. „Operativna zmogljivost“ se nanaša na strokovno usposobljenost, sposobnosti, kvalifikacije in izkušnje, ki so na voljo za izvedbo predlaganega ukrepa. Ocene je mogoče izvesti na podlagi dokazil, predloženih s predlogom, kot so računovodski izkazi in revizijska poročila, ter na podlagi dokazil o ukrepih, ki jih je izvedel vložnik.

Ali lahko ta preverjanja privedejo do zavrnitve vloge, kar pomeni, da se predlog ne upošteva pri nadaljnjem ocenjevanju?

izpolni subjekt

3.5.5

Zasnova in vsebina ukrepa

Ali sistem dodeljevanja nepovratnih sredstev zagotavlja jasne postopke, pravila in merila za ocenjevanje predlogov glede na zastavljene cilje? Ključna vprašanja lahko vključujejo: zasnovo ukrepa, prednostne naloge, vrsto dejavnosti, vidike kakovosti, pričakovani učinek, trajnost, učinkovitost in uspešnost, prepoznavnost.

Ali se uporablja ocenjevalna lestvica, v kateri so določena vsa ustrezna merila za ocenjevanje? Ali ocenjevalne lestvice vključujejo točkovanje ključnih vidikov ocenjevanja?

izpolni subjekt

3.5.6

Zaključki komisije za ocenjevanje

Ali komisija za ocenjevanje pripravi in podpiše ocenjevalno poročilo o vseh predlogih, razvrščenih po številu točk, ki so jim bile dodeljene? Ali so temu poročilu priložene izpolnjene ocenjevalne lestvice?

Ali so v teh poročilih podani jasni zaključki o uspešnih in neuspešnih vložnikih?

izpolni subjekt

3.6	Dodeljevanje nepovratnih sredstev – Ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za dodeljevanje nepovratnih sredstev?

3.6.1

Ali se odločitev o dodelitvi nepovratnih sredstev sprejme na ustrezni ravni (npr. predlog poda komisija za ocenjevanje, uradno odločitev pa sprejme višje vodstvo subjekta)?

izpolni subjekt

3.6.2

Ali obstaja ustrezen obrazec za odločitve o nepovratnih sredstvih (ali so na voljo predloge za odločitve)?

Ali so v odločitvah o nepovratnih sredstvih navedeni: skupni znesek financiranja; podrobnosti o upravičencu do nepovratnih sredstev; naziv/opis ukrepa/dejavnosti; po potrebi razloge za dodelitev, zlasti če niso v skladu z mnenjem komisije za ocenjevanje; imena zavrnjenih vložnikov in razloge za njihovo zavrnitev.

izpolni subjekt

3.6.3

Ali se v zvezi z neuspešnimi vlogami sprejmejo posebne odločitve?

izpolni subjekt

3.7	Uradno obvestilo in objava po dodelitvi – Ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za uradno obvestilo in objavo dodelitev nepovratnih sredstev?

3.7.1

Uradno obvestilo vložnikom o dodelitvi nepovratnih sredstev

Ali so uspešni vložniki kmalu po sprejetju odločitve o dodelitvi pisno obveščeni o dodelitvi nepovratnih sredstev in ustreznih podrobnostih (npr. vsaj o znesku financiranja)?

Ali so neuspešni kandidati kmalu po sprejetju odločitve o dodelitvi pisno obveščeni o dodelitvi nepovratnih sredstev in ali so navedeni razlogi za zavrnitev njihove vloge?

izpolni subjekt

3.8	Pogodbe o nepovratnih sredstvih – Ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za sklepanje pogodb o nepovratnih sredstvih?

3.8.1

Ali subjekt sklene pogodbe o dodelitvi nepovratnih sredstev z vložniki/upravičenci kmalu po sprejetju odločitve o dodelitvi nepovratnih sredstev?

izpolni subjekt

3.8.2

Ali pogodbe o nepovratnih sredstvih vključujejo pogoje in pravila za plačilo nepovratnih sredstev, kot so dokazila, prekinitev/preklic/zmanjšanje nepovratnih sredstev v primeru slabega/delnega/poznega izvrševanja? Ali imajo upravičenci možnost, da v zvezi s tem podajo pripombe?

izpolni subjekt

3.8.3

Ali ima subjekt vzpostavljene postopke za preverjanje, da so stroški, ki so jih upravičenci prijavili v svojih zahtevkih za plačilo (npr. izjava v obliki finančnega poročila), resnični, točni, pravilno evidentirani in upravičeni v skladu s pogoji iz pogodbe o nepovratnih sredstvih?

izpolni subjekt

3.8.4

Ali ima subjekt vzpostavljene:

—	postopke za začasno/trajno prekinitev izvrševanja nepovratnih sredstev ali izplačil nepovratnih sredstev ali sodelovanja upravičenca v primeru pojava nepravilnosti ali goljufij ali kršitev pogodbenih pogojev?

—	ustrezna pravila in postopke za izterjavo neupravičeno izplačanih sredstev, po potrebi vključno s sprožitvijo pravnih postopkov in s prizadevanjem, da se terjatve do upravičencev do nepovratnih sredstev dodelijo javnemu naročniku ali Evropski komisiji?

izpolni subjekt

3.8.5

Ali pogodbe o nepovratnih sredstvih določajo zahteve za notranjo kontrolo, računovodstvo (vključno s finančnim poročanjem) in zunanjo revizijo?

izpolni subjekt

3.8.6

Ali ima subjekt vzpostavljene postopke, ki v razumni meri zagotavljajo, da upravičenci do nepovratnih sredstev izpolnjujejo (pogodbene) zahteve za notranjo kontrolo, računovodstvo in zunanjo revizijo?

STEBER 5 – JAVNO NAROČANJE

KLJUČNO VPRAŠANJE (raven 1)

Opombe revizorja

Ali subjekt v vseh pomembnih vidikih in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, uporablja primerna pravila in postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z javnim naročanjem?

Navodilo

Načela sistema javnega naročanja morajo biti vsebovana v dobro opredeljenem in preglednem pravnem in regulativnem okviru, ki jasno določa primerne politike, postopke, odgovornost in kontrole. Eno od ključnih načel, ki jih določa ta pravni okvir, je uporaba preglednosti in konkurence, s pomočjo katerih se pridobijo poštene in razumne cene ter splošno razmerje med kakovostjo in ceno. Čeprav sistem javnega naročanja deluje v svojem okviru, ima koristi od splošnega nadzornega okolja, vključno z javnim dostopom do informacij, notranjimi kontrolami, ki jih izvaja subjekt, računovodskim sistemom subjekta in zunanjo revizijo.

Načela v členu 154 finančne uredbe

Komisija lahko šteje, da so pravila in postopki javnega naročanja primerni, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a)	skladni so z načelom velike konkurence med ponudniki za pridobitev najboljšega razmerja med kakovostjo in ceno, postopki s pogajanji pa so omejeni na razumne zneske ali ustrezno utemeljeni;

(b)	zagotavljajo preglednost z ustrezno predhodno objavo zlasti pozivov k oddaji ponudb in primerno naknadno objavo izvajalcev;

(c)	zagotavljajo enako obravnavanje, sorazmernost in nediskriminacijo;

(d)	preprečujejo nasprotja interesov v celotnem postopku javnega naročanja;

(e)	uporabljajo primerne revizijske postopke, pravila za izterjavo neupravičeno izplačanih sredstev in pravila za izključitev iz dostopa do financiranja (razlogi za izključitev se ocenijo v okviru stebra za izključitev).

Nacionalna zakonodaja držav članic ali tretjih držav, s katero je prenesena Direktiva 2014/24/EU (ki razveljavlja Direktivo 2004/18/ES), se mora šteti za enakovredno pravilom, ki jih uporabljajo institucije v skladu s finančno uredbo.

STEBER 5 – JAVNO NAROČANJE

1.	PRAVNI IN REGULATIVNI OKVIR – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali ima subjekt jasen pravni in regulativni okvir za javno naročanje?

1.1

Ali je pravni in regulativni okvir organiziran hierarhično in ali je prioriteta jasno določena?

izpolni subjekt

1.2

Ali je prosto in lahko dostopen javnosti na primeren način?

izpolni subjekt

1.3

Ali se uporablja za vsa javna naročila?

izpolni subjekt

1.4

Katere vrste javnih naročil (npr. gradnje, storitve in blago) ureja ta okvir?

izpolni subjekt

STEBER 5 – JAVNO NAROČANJE

2.	NAČELA – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali so naslednja načela vključena v postopke, pravila in merila sistema javnega naročanja subjekta: preglednost, enako obravnavanje, javni dostop do informacij o javnem naročanju, preprečevanje nasprotij interesov in uporaba konkurenčnih postopkov za oddajo javnih naročil ter najboljše razmerje med kakovostjo in ceno?

2.1

Preglednost. Ali sistem javnega naročanja zagotavlja zadostno raven preglednosti v celotnem ciklu javnega naročila (tj. povabilo k oddaji ponudb, ocena, oddaja naročila in reševanje sporov), da je zagotovljena poštena in pravična obravnava ponudnikov, tj. potencialnih dobaviteljev in izvajalcev?

2.2.1

Enako obravnavanje. Ali sistem javnega naročanja določa postopke, ki zagotavljajo, da imajo vsi kvalificirani ponudniki enake možnosti za udeležbo v postopku javnega naročila, in ki zagotavljajo nediskriminacijo?

izpolni subjekt

2.2.2

Enako obravnavanje. Ali sistem javnega naročanja vsebuje določbe o enakopravnem dostopu za vse potencialne kandidate? To na primer vključuje: odsotnost omejitve na določene kandidate, ukrepe za objavo in oglaševanje, ki zagotavljajo najširšo možno udeležbo, določbe, ki zagotavljajo, da razpisne zahteve ne vsebujejo neupravičenih ovir pri dostopu za kandidate (tehnično, administrativno (npr. merila za izbor, izključitev in oddajo naročila) in glede na časovne okvire in roke).

izpolni subjekt

2.2.3

Enako obravnavanje. Ali sistem javnega naročanja določa prepoved nepotrebnih omejitev glede velikosti, sestave ali narave ponudnikov?

izpolni subjekt

2.2.4

Enako obravnavanje. Ali vsebuje pravila za ohranjanje stroškov ponudbe na nizki ravni (na primer: brez nepotrebnega spreminjanja obrazcev za ponudbo, brez zahtevanja informacij, ki niso preveč uporabne, zagotavljanje, da je na voljo dovolj časa za pripravo ponudb, in uporaba elektronskih sistemov za oddajanje ponudb, če je to mogoče)?

izpolni subjekt

2.2.5

Enako obravnavanje. Ali so vzpostavljeni ukrepi za zagotovitev, da postopek za oddajo javnega naročila onemogoča dogovorjeno oddajanje ponudb? Na primer: s prikritjem identitete ponudnikov z uporabo številk namesto imen za njihovo identifikacijo in s spodbujanjem udeležbe velikega števila ponudnikov.

Navodilo: do dogovorjenega oddajanja ponudb pride, ko se ponudniki dogovorijo, da si v postopku javnega naročila ne bodo konkurirali, kar pomeni, da javnost ne prejme poštene cene.

izpolni subjekt

2.3

Objava informacij o javnih naročilih. Ali sistem javnega naročanja omogoča javni dostop do vseh relevantnih informacij o javnih naročilih, npr. načrtov javnih naročil, priložnosti za oddajo ponudb, oddanih naročil, in informacij o reševanju pritožb v postopkih javnega naročanja?

Navodilo

Javno razširjanje informacij z ustreznimi sredstvi (npr. spletišči na ravni vlade ali agencije, uradnimi glasili o javnih naročilih, nacionalnimi ali regionalnimi časopisi ali na zahtevo od organov za javno naročanje) o postopkih javnega naročanja in njihovih izidih je ključen element preglednosti. Za pravočasno ustvarjanje zanesljivih podatkov mora dober informacijski sistem zajemati podatke o poslih na področju javnih naročil in biti varen.

izpolni subjekt

2.4

Preprečevanje nasprotij interesov Ali sistem javnega naročanja vključuje postopke in pravila za preprečevanje nasprotij interesov v celotnem postopku javnega naročanja?

2.5.1

Uporaba konkurenčnih postopkov za oddajo javnih naročil ter najboljše razmerje med kakovostjo in ceno. Ali sistem javnega naročanja določa konkurenčne postopke za oddajo javnih naročil, ki omogočajo, da se želena kakovost storitev, blaga ali gradenj pridobi po najboljši možni ceni?

izpolni subjekt

2.5.2

Uporaba konkurenčnih postopkov za oddajo javnih naročil ter najboljše razmerje med kakovostjo in ceno. Ali sistem javnega naročanja jasno opredeljuje različne postopke javnega naročanja, ki se lahko uporabijo, in kako se izbira utemelji? Elementi, ki jih je treba upoštevati:

—	narava javnega naročila: storitve (npr. tehnična pomoč in študije), blago (npr. oprema in material) in gradnja (npr. infrastrukturna in druga gradbena dela),

—	vrsta postopka javnega naročanja, odprt in omejen, omejen, konkurenčni postopek s pogajanji itd.,

—	vrednost javnega naročila in pragi za različne vrste naročil, npr. storitev, blaga in gradnje.

2.5.3

Uporaba konkurenčnih postopkov za oddajo javnih naročil ter najboljše razmerje med kakovostjo in ceno. Kateri od naslednjih vrst postopkov javnega naročanja so določeni v sistemu javnega naročanja: odprt (mednarodni ali lokalni), omejen postopek, okvirne pogodbe, dinamični nabavni sistem, konkurenčni dialog, postopek s pogajanji (uporaba postopka s pogajanji mora biti omejena na razumne zneske ali biti ustrezno utemeljena) in postopek z eno samo ponudbo itd.?

izpolni subjekt

2.5.4

Uporaba konkurenčnih postopkov za oddajo javnih naročil ter najboljše razmerje med kakovostjo in ceno. Ali so ti postopki zasnovani na način, ki omogoča pošteno in pregledno konkurenco?

STEBER 5 – JAVNO NAROČANJE

Navodila glede vrst postopkov javnega naročanja

Odprti postopek

V „odprtih“ pozivih k oddaji ponudb (mednarodnih ali lokalnih) lahko ponudbo predložijo vsa podjetja in druge vrste gospodarskih subjektov. Zagotovi se kar najširša možna obveščenost v zvezi z naročilom, in sicer z objavo obvestila v državnih ali mednarodnih časopisih in vseh drugih primernih medijih. Vsaka fizična ali pravna oseba, ki želi predložiti ponudbo, lahko zahteva razpisno dokumentacijo (za katero je morda treba plačati) v skladu s postopki, določenimi v obvestilu o naročilu. Ponudbe se preučijo. Preverijo se upravičenost in finančna ter gospodarska zmogljivost in tehnična ter strokovna usposobljenost ponudnikov, da se opravi izbira. Ponudbe se primerjajo in naročilo se odda. Pogajanja niso dovoljena.

Omejeni postopek

V „omejenih“ pozivih k oddaji ponudb lahko vsa podjetja in druge vrste gospodarskih subjektov zaprosijo za predložitev ponudbe, vendar so lahko k oddaji ponudbe pozvani samo tisti, ki izpolnjujejo pogoje za sodelovanje. Pogoji za sodelovanje in naloge, ki se bodo izvajale, so opisani v objavljenem obvestilu o naročilu. Seznam vseh kandidatov, ki so se odzvali na obvestilo, se skrajša na ožji izbor najprimernejših kandidatov na podlagi njihovih odgovorov. Zagotovi se kar najširša možna obveščenost v zvezi z naročilom, in sicer z objavo obvestila v državnih ali mednarodnih časopisih in vseh drugih primernih medijih. Razpisna dokumentacija se pošlje kandidatom, ki so v ožjem izboru. Ko so se ponudbe preučile, se primerjajo in izbere se uspešni ponudnik. Pogajanja niso dovoljena.

Okvirne pogodbe

Okvirna pogodba je sporazum med enim ali več javnimi naročniki in enim ali več gospodarskimi subjekti. Njen namen je določiti pogoje, s katerimi se urejajo posamezna naročila, ki se lahko oddajo v določenem obdobju, zlasti trajanje, predmet naročila, cena, najvišja vrednost, pravila izvajanja in predvidene količine. Okvirne pogodbe z več gospodarskimi subjekti se imenujejo „večkratne“ okvirne pogodbe. Te so v obliki ločenih pogodb, vendar se vse sklenejo pod enakimi pogoji. V zahtevah morata biti navedeni najmanjše in največje število subjektov, s katerimi namerava javni naročnik skleniti pogodbo. Trajanje takih pogodb ne sme biti daljše od določenega števila let (npr. 4), razen v izjemnih primerih, utemeljenih zlasti s predmetom okvirne pogodbe. Naročniki ne smejo neupravičeno uporabljati okvirnih pogodb ali jih uporabljati z namenom preprečevanja, omejevanja ali izkrivljanja konkurence ali na način, ki bi imel tak učinek. Posamezne pogodbe, ki temeljijo na okvirnih pogodbah, se dodelijo pod pogoji okvirne pogodbe in morajo spoštovati načela preglednosti, sorazmernosti, enakega obravnavanja, nediskriminacije in poštene konkurence.

Dinamični nabavni sistem

Dinamični nabavni sistem je popolnoma elektronski postopek za običajne nabave za omejeno obdobje. Odprt je za vsa podjetja ali druge vrste gospodarskih subjektov, ki izpolnjujejo pogoje za sodelovanje in so predložili tehnično skladno okvirno ponudbo. Poseben prag se ne uporablja. Javni naročnik za vsako posamezno pogodbo objavi obvestilo o naročilu in povabi k predložitvi ponudbe vse izvajalce, ki jim je bil odobren dostop do sistema. Naročilo se odda ekonomsko najugodnejši ponudbi (tj. edino merilo za oddajo naročila je najboljše razmerje med kakovostjo in ceno).

Konkurenčni dialog

V primeru še posebej zapletenih naročil lahko javni naročnik, kadar meni, da niti neposredna uporaba odprtega postopka niti ureditve, ki urejajo omejeni postopek, ne bodo zagotovile najboljšega razmerja med kakovostjo in ceno, uporabi konkurenčni dialog. Naročilo se lahko šteje za „še posebej zapleteno“, kadar javni naročnik ne more objektivno opredeliti tehničnih sredstev za izpolnitev njegovih potreb ali ciljev ali določiti pravne ali finančne strukture projekta. Poseben prag se ne uporablja. Javni naročniki morajo objaviti obvestilo o naročilu, v katerem so opisane oziroma h kateremu so priložene njihove potrebe in zahteve. S kandidati, ki izpolnjujejo pogoje za sodelovanje iz obvestila o naročilu, morajo nato začeti dialog. Dialog lahko zajema vse vidike postopka oddaje naročila, vendar se opravi ločeno z vsakim kandidatom na podlagi njegovih predlaganih rešitev in idej. Javni naročnik mora zagotoviti enako obravnavanje ponudnikov in zagotoviti zaupnost ponudb. Zato ni dovoljeno izbirati najboljših rešitev različnih ponudnikov. Najmanjše število kandidatov, ki se povabijo k oddaji ponudbe, je tri. Če pogoje za sodelovanje izpolnjujejo manj kot trije kandidati, lahko javni naročnik nadaljuje s postopkom z enim ali dvema kandidatoma, ki izpolnjujeta pogoje. Javni naročnik za dosego najmanjšega števila zahtevanih kandidatov ne sme uporabiti drugih gospodarskih subjektov, ki niso sodelovali v postopku, ali kandidatov, ki ne izpolnjujejo pogojev za sodelovanje. Javni naročniki morajo med dialogom vse ponudnike obravnavati enako in zagotoviti, da se predlagane rešitve ali druge informacije, prejete med dialogom, obravnavajo kot zaupne, razen če kandidat soglaša z razkritjem. Javni naročnik mora pripraviti poročilo, v katerem utemelji način, na katerega se je opravil dialog.

Potem ko javni naročniki udeležence obvestijo o zaključku dialoga, jih morajo povabiti k predložitvi končnih ponudb na podlagi rešitev, ki so bile predstavljene in določene med dialogom. Ponudbe morajo vsebovati vse informacije, ki se zahtevajo in so potrebne za izvedbo projekta. Na zahtevo javnega naročnika se lahko te ponudbe pojasnijo, podrobneje opredelijo in izpopolnijo, toda pri tem se ne smejo spremeniti temeljni elementi ponudbe ali povabila k oddaji ponudb, ker bi lahko spreminjanje povzročilo izkrivljanje konkurence ali imelo diskriminacijski učinek. Na zahtevo javnega naročnika se lahko ponudnika, ki je predložil ponudbo z najboljšim razmerjem med kakovostjo in ceno, povabi, da pojasni vidike svoje ponudbe ali potrdi v njej navedene obveze, pod pogojem, da to ne privede do spremembe bistvenih elementov ponudbe ali povabila k oddaji ponudb in ne povzroči tveganja izkrivljanja konkurence ali diskriminacije.

Javni naročniki lahko določijo cene ali plačila za udeležence v dialogu. Naročilo se odda tehnično skladni ponudbi, ki je ekonomsko najugodnejša (tj. edino merilo je najboljše razmerje med kakovostjo in ceno). Standardne predloge se morajo prilagoditi, kot je potrebno.

Postopek s pogajanji/postopek z eno samo ponudbo

Naročilo se lahko odda neposredno (z uporabo „postopka z eno samo ponudbo“ ali „postopka s pogajanji“) v določenih okoliščinah (npr. v primerih, v katerih zadevno naročilo ne presega določene vrednosti ali kadar izjemne okoliščine upravičujejo neposredno oddajo naročila). V primeru postopka s pogajanji mora biti imenovana komisija za ocenjevanje, da se lahko začne s pogajanji. Javni naročnik mora v vseh primerih sestaviti poročilo, v katerem obrazloži, kako so bili izbrani udeleženci v pogajanjih, kako je bila določena cena in kakšna je utemeljitev za odločitev o oddaji naročila. Javni naročnik mora zagotoviti, da se ustrezno upoštevajo osnovna načela v zvezi s postopki javnega naročanja, kot so preverjanje skladnosti s pravili glede upravičenosti (pravila o državljanstvu), pogoji za sodelovanje in merila za izključitev.

Opomba: V skladu z odstavkoma 11–12 oddelka 2 Priloge I k finančni uredbi mora biti uporaba postopka s pogajanji omejena na razumne zneske ali ustrezno utemeljena.

STEBER 5 – JAVNO NAROČANJE

3.	POSTOPKI JAVNEGA NAROČANJA – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke za javno naročanje?

3.1	Povabilo k oddaji ponudb. Ali za vsako vrsto javnega naročila (npr. z odprtim, omejenim ali postopkom s pogajanji) obstajajo primerna pravila in postopki za povabilo k oddaji ponudb?

3.1.1

Ali sistem javnega naročanja zagotavlja zadostno raven preglednosti glede priložnosti na področju javnega naročanja?

—	So pri odprtih postopkih informacije o javnem naročilu javno objavljene, vključno s povezanimi merili za ocenjevanje, in

—	se za omejene/selektivne metode in metode s pogajanji/omejenimi zneski informacije o upravičenosti za razpis objavijo na lahko dostopnem mediju v časovnem okviru in na način, ki bi upravičenim ponudnikom razumno omogočal sodelovanje na razpisu?

3.1.2

Ali sistem javnega naročanja določa pravila za objavo obvestila o javnem naročilu, ki vključujejo:

—	informacije o naravi izdelka ali storitve, ki naj bi se dobavil oziroma opravila, specifikacijah, količini, roku za dobavo/izvedbo, realističnih rokih za oddajo ponudb, o tem, kje se lahko pridobi dokumentacija in o tem, kje predložiti ponudbe,

—	jasen in popoln opis pogojev za sodelovanje in meril za oddajo, ki so nediskriminatorni in se ne morejo naknadno spreminjati,

—	podrobnosti o upravljanju naročila ter načrtu in metodi plačila ter tudi jamstvih, kadar se zahtevajo, in

—	podrobnosti o kontaktni točki za poizvedbe?

izpolni subjekt

3.1.3

Ali sistem javnega naročanja določa pravila za obveščanje potencialnih dobaviteljev v istem časovnem okviru in na isti način, zlasti s:

—	spodbujanjem uradne izmenjave informacij (npr. kontaktne točke za poizvedbe, informativni sestanki, spletni modul za spremljanje sestankov za predložitev pojasnil, spletna objava vprašanj in odgovorov),

—	zagotavljanjem, da se na prošnje za pojasnila hitro odgovori in da se te informacije posredujejo vsem zainteresiranim stranem,

—	sprotnim obveščanjem o spremembah, po možnosti po isti poti, kot se je uporabila prvotno, in

—	objavljanjem informacij, po možnosti na spletu, da se omogočita zunanje spremljanje in javni nadzor?

izpolni subjekt

3.2

Postopki za izbor in ocenjevanje ponudb ter oddaja naročil.

Ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke za ocenjevanje ponudb in oddajo naročil?

Ali obstajajo pravila, ki zagotavljajo, da se postopek ocenjevanja izvaja pravilno in zaupno ter ni pristranski?

Ali subjekt uporablja ustrezna merila za ocenjevanje?

Ali obstajajo jasna merila za izbiro ekonomsko najugodnejše ponudbe, npr. najnižja cena, razmerje cena/kakovost ali drugo?

3.2.1

Informacije o varnosti in zaupnosti

3.2.1.1

Ali sistem javnega naročanja vključuje pravila, ki zagotavljajo varnost in zaupnost predloženih informacij, zlasti z:

—	zagotavljanjem, da so vzpostavljeni ukrepi za varovanje in shranjevanje razpisnih dokumentov (npr. vodenje registra dokumentov, številčenje vseh dokumentov ali vzdrževanje centralnega prostora za shranjevanje vseh dokumentov) ter omejevanje dostopa do dokumentov, in

—	upoštevanjem vidikov elektronske varnosti in dokumentiranimi postopki za elektronsko shranjevanje in komuniciranje (npr. elektronsko predložene ponudbe se zaščitijo pred dostopom pred rokom za oddajo ponudb in sistem lahko samodejno zavrača prepozno oddane ponudbe)?

izpolni subjekt

3.2.2

Postopki za odpiranje ponudbe

3.2.2.1

Ali sistem javnega naročanja določa jasen postopek za odpiranje ponudbe, zlasti z:

—	zagotovitvijo, da zapečatene ponudbe odpre, overi in razmnoži ekipa (ali komisija za ocenjevanje), in sicer čim prej po določenem času, čemur takoj sledi javno odprtje, če je mogoče,

—	določitvijo meril za imenovanje članov te ekipe,

—	po možnosti javnim odprtjem ponudb, pri čemer se razkrijejo in v uradnem zapisniku zabeležijo osnovne informacije o ponudbah,

—	določitvijo politike, ki opredeljuje okoliščine, v katerih bi bile ponudbe razveljavljene (npr. ponudbe, prejete po preteku roka za oddajo, se razveljavijo, razen če je to posledica napake na strani naročnika), in merila za upravičenost ponudnikov,

—	zagotovitvijo, da morebitna pojasnila v zvezi s predloženimi ponudbami ne privedejo do vsebinskih sprememb po roku za oddajo, in

—	zagotovitvijo, da se pripravi jasno uradno poročilo o vseh prejetih ponudbah (vključno z njihovim datumom in časom prejema ter pripombami, prejetimi od ponudnikov), preden se posredujejo uradnikom, pristojnim za njihovo oceno?

izpolni subjekt

3.2.3

Pogoji za sodelovanje in merila za ožji izbor

3.2.3.1

Ali sistem javnega naročanja določa jasna, objektivna in nediskriminatorna merila za:

—	oceno, da imajo ponudniki zadostne finančne in gospodarske zmogljivosti ter tehnično in strokovno usposobljenost, in

—	sodelovanje upravičenih kandidatov in ponudnikov ter ožji izbor tistih, ki izpolnjujejo ta merila?

izpolni subjekt

3.2.3.2

Ali so ti pogoji za sodelovanje določeni in uradno razkriti v obvestilu o naročilu?

izpolni subjekt

3.2.3.3

Ali sistem javnega naročanja določa jasna in objektivna merila za oceno gospodarskih in finančnih zmogljivosti ponudnikov?

Primeri meril: podatki iz bilance stanja za zadnja 3 leta, promet/prihodki/prihodek iz poslovanja za zadnja 3 leta, število zaposlenih v zadnjih 3 letih.

izpolni subjekt

3.2.3.4

Ali sistem javnega naročanja določa jasna in objektivna merila za oceno tehnične in strokovne usposobljenosti ponudnikov?

Primeri meril: opravljene storitve, dobavljeno blago in izvedene gradnje v zadnjih 3 letih, vzorci, opisi, fotografije, specifikacije izdelkov in/ali dobavljene opreme.

izpolni subjekt

3.2.4

Merila za ocenjevanje ponudb in oddajo naročila

3.2.4.1

Ali sistem javnega naročanja določa jasna, objektivna in nediskriminatorna merila za podrobno oceno tehničnih in finančnih vidikov ponudb?

izpolni subjekt

3.2.4.2

Ali obstajajo jasna in objektivna merila ter pravila za določitev rezultatov ocene (npr. navedba ključnih meril za vsakega kandidata ali ponudnika)?

izpolni subjekt

3.2.4.3

Ali se naročila oddajo na podlagi jasnih in uradno sporočenih meril za oddajo? Ali se naročila oddajo ponudniku, ki ponudi najnižjo ceno, ali na podlagi najboljšega razmerja med kakovostjo in ceno (tj. ekonomsko najugodnejše ponudbe)?

izpolni subjekt

3.2.5

Uradniki / komisija za ocenjevanje

3.2.5.1

Ali se ocene izvedejo z več kot enim uradnikom za ocenjevanje ali po možnosti komisijo?

izpolni subjekt

3.2.5.2

Ali so določena merila za imenovanje komisije za ocenjevanje? Glede na vrednost javnega naročila in višino tveganja bi lahko komisija vključevala uradnike iz različnih oddelkov in po možnosti tudi zunanje strokovnjake.

izpolni subjekt

3.2.5.3

Ali so opisani vloga, funkcija, sestava in pravila delovanja komisij za ocenjevanje? Ali so pristojnosti predsednika brez glasovalne pravice in članov komisije z glasovalno pravico jasno opisane? Ali ima komisija tajnika, odgovornega za vse administrativne naloge, povezane s postopkom ocenjevanja?

izpolni subjekt

3.2.5.4

Ali obstajajo primerni postopki za shranjevanje in dostop do (zaupne!) ponudbene dokumentacije?

izpolni subjekt

3.2.5.5

Ali uradniki, odgovorni za oceno, niso v položaju nasprotja interesov (npr. zaradi obveznega razkritja) in ali jih zavezujejo zahteve o zaupnosti? V primeru komisije za ocenjevanje je treba pri izbiri članov upoštevati vidike integritete in strokovnosti ter po možnosti vključiti člana, ki ni del ekipe, pristojne za postopek javnega naročila.

izpolni subjekt

3.2.5.6

Ali so vsi relevantni vidiki ocene vključeni v pisno poročilo, ki ga podpišejo uradniki/komisija za ocenjevanje?

izpolni subjekt

STEBER 5 – JAVNO NAROČANJE

Navodila glede komisij za ocenjevanje

Imenovanje in sestava

Ponudbe morajo odpreti in oceniti uradniki za ocenjevanje ali komisija za ocenjevanje, ki jo je uradno imenoval javni naročnik, sestavljena iz predsednika brez glasovalne pravice, tajnika brez glasovalne pravice in lihega števila članov z glasovalno pravico. Ocenjevalci morajo prejeti podrobne informacije o načrtovanem urniku in delovni obremenitvi za ocenjevalca. Ocenjevalci morajo biti na razpolago v načrtovanem obdobju ocenjevanja. Za vsak postopek je treba imenovati nadomestne ocenjevalce, da se preprečijo zamude v primeru nerazpoložljivosti. Člani z glasovalno pravico morajo zadovoljivo obvladati jezik, v katerem so predložene ponudbe. Člani z glasovalno pravico morajo imeti strokovne in administrativne sposobnosti za oblikovanje argumentiranega mnenja o ponudbah. Identiteta ocenjevalcev mora biti zaupna.

Nepristranskost in zaupnost

Člani komisije za ocenjevanje morajo podpisati izjavo o nepristranskosti in zaupnosti. Vsak član, ki je ali bi lahko bil v nasprotju interesov s katerem koli ponudnikom ali vložnikom, mora nasprotje prijaviti in se nemudoma umakniti iz komisije za ocenjevanje.

Med postopkom javnega naročanja morajo vsi stiki med javnim naročnikom in kandidati, vložniki ali ponudniki potekati tako, da sta zagotovljena preglednost in enako obravnavanje. Dokler javni naročnik ne odobri poročila o oceni, se ne smejo razkriti nobene informacije o pregledu, pojasnitvi ali oceni ponudb oziroma predlogov ali o odločitvah o oddaji naročila. Poskus ponudnika, kandidata ali vložnika na kakršen koli način vplivati na postopek (s stikom s člani komisije za ocenjevanje ali kako drugače) lahko povzroči, da se njegova ponudba ali predlog takoj izključi iz nadaljnje obravnave.

Razen odpiranja ponudb je postopek komisije za ocenjevanje zaupen. Zaradi zagotavljanja zaupnosti je udeležba na sestankih komisije za ocenjevanje strogo omejena na člane imenovane komisije.

Razen izvodov, ki jih prejmejo ocenjevalci, ponudbe ali predlogi do zaključka dela komisije za ocenjevanje ne smejo zapustiti prostora/stavbe, v kateri potekajo sestanki komisije. Kadar se ne uporabljajo, se morajo hraniti na varnem.

Odgovornosti članov komisije za ocenjevanje

Predsednik je odgovoren za usklajevanje postopka ocenjevanja in zagotavljanje njegove nepristranskosti in preglednosti. Člani komisije za ocenjevanje z glasovalno pravico so kolektivno odgovorni za odločitve, ki jih sprejme komisija.

Tajnik komisije je odgovoren za vse administrativne naloge, povezane s postopkom ocenjevanja. Te med drugim vključujejo vodenje zapisnikov sestankov komisije za ocenjevanje, vodenje ustreznih evidenc in dokumentov ter pripravo poročil o oceni. Vse zahteve za pojasnila, ki zahtevajo komunikacijo s ponudniki ali vložniki med postopkom ocenjevanja, se morajo predložiti v pisni obliki.

Urnik

Komisija za ocenjevanje mora biti sestavljena dovolj zgodaj za zagotovitev, da so njeni člani pravočasno na voljo za pripravo in izvedbo postopka ocenjevanja. Ponudbe je treba oceniti pravočasno, da se lahko postopek zaključi v obdobju veljavnosti ponudb. Zelo pomembno je, da vsi ponudniki, ne glede na to, ali so bili uspešni ali neuspešni, prejmejo informacije brez zamud.

Ko je ocena zaključena, mora javni naročnik odločitev o oddaji naročila sprejeti hitro, in sicer z odobritvijo poročil o oceni.

Obdobje veljavnosti

Ponudnike njihove ponudbe zavezujejo za obdobje, določeno v povabilu k oddaji ponudb in/ali razpisni dokumentaciji. To obdobje mora biti dovolj dolgo, da javnemu organu naročniku omogoča preučitev ponudb, odobritev predloga o oddaji naročila, obveščanje uspešnih in neuspešnih ponudnikov ter sklenitev pogodbe. Obdobje veljavnosti ponudb je treba določiti v ustreznem številu koledarskih dni (npr. 90 dni) od roka za predložitev ponudb.

STEBER 5 – JAVNO NAROČANJE

3.	POSTOPKI JAVNEGA NAROČANJA (nadalj.) – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

3.2.6

Oddaja naročil

3.2.6.1

Ali sistem javnega naročanja določa pravila za obveščanje ponudnikov in širše javnosti o rezultatih razpisnega postopka, in sicer z:

—	obveščanjem uspešnih in neuspešnih ponudnikov o izidu njihovih ponudb ter o tem, kdaj in kje se objavijo informacije o oddaji naročila,

—	obravnavanjem možnosti objave razlogov za oddajo naročila, vključno z obravnavo kvalitativnih elementov razpisa. Ne razkrivajte poslovno občutljivih informacij o izbrani ponudbi ali drugih ponudbah, kar bi lahko spodbudilo nedovoljeno dogovarjanje v prihodnjih javnih naročilih, in

—	omogočanjem obveznega obdobja mirovanja, če je to določeno, pred začetkom izvajanja naročila?

izpolni subjekt

3.2.6.2

Ali sistem javnega naročanja določa pravila, ki omogočajo, da se dobaviteljem na zahtevo poroča, pri čemer se:

—	zadržijo zaupne informacije (npr. poslovne skrivnosti ali cene),

—	izpostavijo prednosti in slabosti neuspešne ponudbe,

—	pri pisnem poročanju zagotovi, da pisno poročilo predhodno odobri višji uradnik za javna naročila, in

—	organizira ustno poročanje, če razprave potekajo na strukturiran način, tako da ne razkrivajo zaupnih informacij, in so ustrezno evidentirane?

izpolni subjekt

3.3

Sistem za pritožbe

Ali sistem javnega naročanja zagotavlja neodvisen, pregleden, nediskriminatoren, učinkovit in uspešen upravni postopek pregleda javnih naročil za obravnavo pritožb udeležencev glede javnih naročil, ne samo pred oddajo naročila, ampak tudi po njej in pred podpisom pogodbe?

Hitro reševanje pritožb je nujno, da se lahko oddaje naročila po potrebi razveljavijo in omejijo pravna sredstva v zvezi z izgubo dobička in stroški, povezanimi s pripravo ponudb ali predlogov, po podpisu pogodb. Dober postopek vključuje tudi možnost, da se pri reševanju pritožb napoti na neodvisen višji organ za pritožbe.

3.3.1

Ali sistem javnega naročanja zagotavlja informacije o tem, kako vložiti pritožbo v zvezi s postopkom javnega naročila? Ali pritožbe pregleda služba ali organ, ki:

—	je sestavljen iz izkušenih strokovnjakov, ki poznajo pravni okvir za javna naročila, in vključuje predstavnike zasebnega sektorja, civilne družbe in vlade,

—	ni v nobeni vlogi vključen v posle javnih naročil ali v postopek, ki vodi do odločitev o oddaji naročil,

—	ne zaračunava pristojbin, ki zadevnim strankam onemogočajo dostop,

—	upošteva postopke za predložitev in reševanje pritožb, ki so jasno opredeljeni in dostopni javnosti,

—	ima pristojnost, da začasno ustavi postopek javnega naročila,

—	izdaja odločitve v časovnem okviru, določenem v pravilih/predpisih, in

—	izdaja odločitve, ki so zavezujoče za vse strani (brez izključevanja poznejšega dostopa do zunanjega višjega organa)?

izpolni subjekt

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI (8)

KLJUČNO VPRAŠANJE (raven 1)

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ali subjekt v vseh pomembnih vidikih in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska unija, uporablja primerna pravila in postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU / proračunskih jamstev s finančnimi instrumenti?

Navodilo

Finančni instrument je lahko v obliki kapitalskih naložb ali naložb navideznega lastniškega kapitala, posojil ali jamstev ali drugih instrumentov delitve tveganja in se lahko kombinira z drugimi oblikami finančne podpore.

Finančna uredba, ki se uporablja za splošni proračun Evropske unije.

Komisija lahko izvaja finančne instrumente v okviru posrednega upravljanja, tako da naloge poveri subjektom in njihovim finančnim posrednikom. Naslov X finančne uredbe, ki se uporablja za splošni proračun Evropske unije, določa načela in pogoje za izvrševanje finančnih instrumentov, kot sledi:

—	finančni instrumenti v okviru neposrednega in posrednega upravljanja (člen 208 finančne uredbe),

—	izbira subjektov, pooblaščenih za izvrševanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja (člen 208(4) finančne uredbe),

—	načela in pogoji, ki se uporabljajo za finančne instrumente in proračunska jamstva (člen 209 finančne uredbe),

—	vsebina sporazuma o prispevkih s subjekti, pooblaščenimi za izvrševanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja (člen 155(6) finančne uredbe in člen 208 finančne uredbe),

—	spremljanje finančnih instrumentov (člen 155 in člen 209 finančne uredbe), in

—	pravila in izvrševanje (člen 215 finančne uredbe).

Mednarodni računovodski standardi za subjekte zasebnega sektorja

V skladu z MRS (Mednarodni računovodski standard) 32 in 39 je finančni instrument opredeljen kot „vsaka pogodba, na podlagi katere nastane finančno sredstvo enega subjekta in finančna obveznost ali kapitalski instrument drugega podjetja“.

MRS 32 (Finančni instrumenti) opisuje računovodske zahteve za predstavljanje finančnih instrumentov, zlasti glede razvrstitve teh instrumentov v finančna sredstva, finančne obveznosti in kapitalske instrumente. Standard vsebuje tudi smernice o razvrstitvi povezanih obresti, dividend in dobičkov/izgub ter o tem, kdaj se lahko finančna sredstva in finančne obveznosti pobotajo. MRS 39 je bil ponovno izdan decembra 2003, velja za letna obdobja, ki se začnejo 1. januarja 2005 ali pozneje, nadomešča pa ga MSRP 9 Finančni instrumenti za letna obdobja, ki se začnejo 1. januarja 2015 ali pozneje. MSRP 9 Finančni instrumenti določa zahteve za pripoznavanje in merjenje za finančne instrumente in nekatere pogodbe za nakup ali prodajo nefinančnih postavk. Upravni odbor za mednarodne računovodske standarde (International Accounting Standards Board – IASB) dopolnjuje standard v različnih fazah celovitega projekta za finančne instrumente, zato bo ta sčasoma popolnoma nadomestil MRS 39 Finančni instrumenti: pripoznavanje in merjenje.

Mednarodni računovodski standardi za subjekte javnega sektorja

Za subjekte javnega sektorja se uporabljajo mednarodni računovodski standardi za javni sektor (MRSJS) 28–30. Opredelitve finančnega instrumenta in finančnih sredstev, finančnih obveznosti ter kapitalskih instrumentov so v osnovi enake kot v MRS 32. MSRP 9 nima ustreznika v MRSJS in se zato v MRSJS ne uporablja. Finančni instrumenti se lahko razvrstijo na podlagi njihove metode vrednotenja:

—	finančni instrumenti, vrednoteni po trenutni vrednosti (običajno tržna cena): denarni instrumenti, vrednostni papirji, izpeljani finančni instrumenti, obveznice, kapitalski instrumenti, s katerimi se trguje na delujočih trgih,

—	finančni instrumenti, vrednoteni po odplačni vrednosti: dana posojila, terjatve, najeta posojila, kapitalski instrumenti brez delujočega trga.

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI

1.	PRAVNI IN REGULATIVNI OKVIR – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali ima subjekt jasen pravni in regulativni okvir za uporabo ter izvrševanje finančnih instrumentov?

Načela uporabe finančnih instrumentov morajo biti vsebovana v dobro opredeljenem in preglednem pravnem in regulativnem okviru, ki jasno določa primerne politike, postopke, odgovornost in kontrole. Čeprav finančni instrumenti delujejo v svojem okviru, imajo koristi od splošnega nadzornega okolja, notranjih kontrol, ki jih izvaja subjekt, računovodskega sistema subjekta in zunanje revizije.

1.1

Ali ima subjekt pravni in regulativni okvir za finančne instrumente, ki vsebuje:

—	opise finančnih instrumentov, vključno z naložbenimi strategijami ali politikami, vrsto zagotovljene podpore, merila za upravičenost finančnih posrednikov in končnih prejemnikov, kot tudi dodatne operativne zahteve, ki prenašajo cilje politike finančnega instrumenta,

—	sisteme, pravila in postopke za doseganje in merjenje ciljnega razpona vrednosti za finančni vzvod in multiplikacijski učinek (prispevek EU k finančnim instrumentom mora biti namenjen mobilizaciji skupne naložbe, ki presega prispevek EU, v skladu z vnaprej določenimi kazalniki),

—

določbe za upravljanje prispevkov tretjih strani, ki vključujejo možnost odprtja fiduciarnih računov v imenu tretjih strani, tveganja izpostavljenosti do nasprotne stranke, sprejemljivo zakladniško poslovanje, odgovornosti zadevnih oseb, popravne ukrepe v primeru presežnih stanj na fiduciarnih računih, vodenje evidenc in poročanje (9), ki so enakovredne zahtevam EU,

—	pravila za računovodenje, finančno poročanje (ločeno finančno poročanje za vsak finančni instrument) in zunanjo revizijo,

—	sisteme, pravila in postopke za urejanje trajanja, možnosti podaljšanja in prekinitve finančnih instrumentov, vključno s pogoji za predčasno prekinitev in po potrebi strategijami izstopa, ter odplačil, ki so se ali se morajo plačati tretji strani ali na fiduciarne račune,

—	sisteme, pravila in postopke za spremljanje izvajanja podpore finančnim posrednikom in končnim prejemnikom, vključno s poročanjem finančnih posrednikov?

izpolni subjekt

1.2

Katere vrste finančnih instrumentov uporablja ali namerava uporabljati subjekt? Podroben opis:

—

vrst uporabljenih finančnih instrumentov, vključno z razlagami (strokovnih) izrazov in kratic. Finančni instrumenti lahko vključujejo posojila s komercialnimi (tržnimi) obrestnimi merami, posojila z ugodnimi obrestnimi merami in pogoji odplačevanja, posojila s pogoji odplačila, odvisnimi od uspešnosti, mikroposojila, nepovratna sredstva, jamstva, okvire za sodelovanje s tretjimi stranmi, kot so naložbeni instrumenti in mehanizmi mešanega financiranja, itd.,

—

tveganj, povezanih z vsakim finančnim instrumentom, kako se obvladujejo ta tveganja in kakšni popravni ukrepi so vzpostavljeni. Tipična tveganja lahko med drugim vključujejo tečajna tveganja (posojila, izdana in odplačljiva v lokalnih valutah ter financirana z mednarodno konvertibilnimi valutami) in kreditna tveganja (kreditna sposobnost posojilojemalcev).

izpolni subjekt

1.3

Kako se finančni instrumenti zagotavljajo upravičencem (posojilojemalcem)? Kako so zavarovani in s katerimi vrstami obveznosti in/ali jamstev?

Prosimo, odgovorite na naslednje v zvezi s:

—	podporo prek finančnih posrednikov (financiranje prek posrednikov)

—	neposredno podporo končnim prejemnikom (financiranje brez posrednikov)

izpolni subjekt

1.4

Ali ima subjekt smernice ali pravila poslovanja in priročnike za uporabljene finančne instrumente?

izpolni subjekt

1.5

Ali subjekt za zagotavljanje finančnih instrumentov uporablja standardne predloge, na primer vzorčne pogodbe?

Prosimo, odgovorite na naslednje v zvezi s:

—	finančnimi posredniki

—	končnimi prejemniki (v primeru financiranja brez posrednikov)

izpolni subjekt

1.6

Ali so v teh pogodbah relevantni pogoji jasno določeni?

izpolni subjekt

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI

2.	NAČELA – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali so naslednja načela in pogoji vključeni v postopke, pravila ter merila subjekta za finančne instrumente:

Osnovna načela (člen 209(1) finančne uredbe)

Finančni instrumenti se uporabljajo v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, preglednosti, sorazmernosti, nediskriminacije, enakega obravnavanja in subsidiarnosti ter v skladu z njihovimi cilji in po potrebi za obdobje trajanja, določeno v temeljnih aktih za finančne instrumente.

Izbira finančnih posrednikov (člen 208 finančne uredbe)

Finančni posredniki se izberejo na podlagi odprtih, preglednih, sorazmernih in nediskriminatornih postopkov, pri čemer se preprečijo nasprotja interesov. Finančni posredniki ali končni prejemniki finančnih instrumentov so izbrani ob ustreznem upoštevanju narave finančnega instrumenta, ki se bo izvrševal, izkušenj ter poslovne in finančne sposobnosti zadevnih subjektov in/ali ekonomske upravičenosti projektov končnih prejemnikov. Izbira je pregledna, temelji na objektivnih merilih in ne sme povzročiti nasprotja interesov.

Pogoji za finančne instrumente in proračunska jamstva (člen 209 finančne uredbe)

Finančni instrumenti/proračunska jamstva izpolnjujejo naslednje osnovne pogoje: odpravljajo tržne nepopolnosti ali naložbene okoliščine, ki niso optimalne, zagotavljajo dodatnost, ne izkrivljajo konkurence na notranjem trgu in so skladni s pravili o državni pomoči, dosegajo učinek vzvoda in usklajevanje interesov ter zagotavljajo plačilo, ki je skladno z delitvijo tveganja.

Navodilo

Zgornja načela morajo biti vključena v postopke, pravila in merila za finančne instrumente subjekta v skladu s splošnim načelom sorazmernosti. Načela niso absolutna in dovoli se lahko omejeno število izjem, če so te jasno navedene, razumne in utemeljene.

2.1.1

Osnovna načela. Ali so v postopke, pravila in merila za uporabo in izvrševanje finančnih jamstev/finančnih instrumentov subjekta vključena naslednja osnovna načela:

—	dobro finančno poslovodenje,

—	preglednost,

—	sorazmernost,

—	nediskriminacija in

—	enako obravnavanje?

izpolni subjekt

2.2.1

Izbira finančnih posrednikov Kakšen je postopek subjekta za izbiro finančnih posrednikov (10)?

izpolni subjekt

2.2.2

Izbira finančnih posrednikov. Ali so finančni posredniki izbrani na podlagi odprtih, preglednih, sorazmernih in nediskriminatornih postopkov, pri čemer se preprečijo nasprotja interesov?

2.2.3

Izbira finančnih posrednikov. Ali so finančni posredniki ali končni prejemniki finančnih instrumentov izbrani ob ustreznem upoštevanju narave finančnega instrumenta, ki se bo izvrševal, izkušenj ter poslovne in finančne sposobnosti zadevnih subjektov in/ali ekonomske upravičenosti projektov končnih prejemnikov?

Ali je izbira pregledna, temelji na objektivnih merilih in ne povzroča nasprotja interesov?

2.3.1

Pogoji za finančne instrumente. Ali njegovi sistemi, pravila in postopki subjektu omogočajo, da izvršuje finančne instrumente, ki odpravljajo tržne nepopolnosti ali naložbene okoliščine, ki niso optimalne in se štejejo za ekonomsko upravičene glede na mednarodno priznane standarde, vendar ne omogočajo zadostnega financiranja iz tržnih virov?

izpolni subjekt

2.3.2

Pogoji za finančne instrumente. Ali njegovi sistemi, pravila in postopki subjektu omogočajo, da izvršuje finančne instrumente, ki so skladni z načelom dodatnosti (cilj finančnih instrumentov ne sme biti nadomestiti finančne instrumente države članice, zasebno financiranje ali drugo finančno posredovanje EU)?

izpolni subjekt

2.3.3

Pogoji za finančne instrumente. Ali sistemi, pravila in postopki, ki jih ima vzpostavljene, subjektu omogočajo izpolnjevanje pogoja usklajevanja interesov z določbami, kot so določbe o sofinanciranju, zahtevah po delitvi tveganja ali finančnih spodbudah, pri čemer se preprečuje nasprotje interesov z drugimi dejavnostmi pooblaščenega subjekta?

izpolni subjekt

2.3.4

Pogoji za finančne instrumente. Ali njegovi sistemi, pravila in postopki subjektu omogočajo doseganje in merjenje finančnega vzvoda in multiplikacijskega učinka, po potrebi vključno z maksimizacijo zasebnih naložb?

izpolni subjekt

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI

3.	POSTOPKI ZA FINANČNE INSTRUMENTE – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za uporabo in izvrševanje svojih finančnih instrumentov?

3.1	Spremljanje. Ali subjekt učinkovito uporablja primerna pravila in postopke za spremljanje finančnih instrumentov?

3.1.1

Ali ima subjekt vzpostavljene postopke za spremljanje uporabe finančnih instrumentov, ki temeljijo na poročanju in računovodskih izkazih, ki jih zagotovijo finančni posredniki, ter na razpoložljivih revizijah in kontrolah, ki jih je opravil finančni posrednik?

izpolni subjekt

3.1.2

Če ni finančnega posrednika, ali ima subjekt vzpostavljene postopke za neposredno spremljanje uporabe finančnih instrumentov na podlagi poročanja in računovodskih izkazov, ki jih predložijo končni prejemniki?

izpolni subjekt

Navodilo: Spremljanje finančnih instrumentov

1.	Za zagotavljanje usklajenega spremljanja finančnih instrumentov iz člena 215(3) finančne uredbe, mora odgovorni odredbodajalec vzpostaviti sistem spremljanja, ki prispeva k zagotavljanju sprejemljivega zagotovila, da so sredstva Unije porabljena v skladu s členom 36(2) finančne uredbe.

Sistem spremljanja je treba uporabljati za: (i) oceno napredka pri izvrševanju finančnih instrumentov za doseganje ciljev politike, ki je razviden iz relevantnih kazalnikov učinkov in rezultatov iz predhodne ocene; (ii) analizo, v kolikšni meri izvrševanje izpolnjuje zahteve, določene v skladu s členom 209(2) finančne uredbe; in (iii) zagotavljanje podlage za poročanje Komisije, ki se zahteva v skladu s členoma 41(4) in 140(8) finančne uredbe.

3.2	Posojila. Ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke za sklepanje posojil?

3.2.1

Kateri so sistemi in postopki za evidentiranje posojil ter poročanje o njih?

izpolni subjekt

3.2.2

Ali so ti sistemi in postopki ustrezni?

3.2.3

Ali se posojilne pogodbe odobrijo na podlagi ustreznih in preglednih meril?

3.2.4

Ali se račun za pogodbe (glavna knjiga) redno (vsaj vsak mesec) usklajuje s sistemom za evidentiranje pogodb?

izpolni subjekt

3.3	Jamstva. Ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke za izdajanje jamstev?

3.3.1

Kateri so sistemi in postopki za evidentiranje jamstev ter poročanje o njih?

izpolni subjekt

3.3.2

Ali so ti sistemi in postopki ustrezni?

3.3.3

Ali se jamstva odobrijo na podlagi ustreznih in preglednih meril?

3.3.4

Ali se račun za pogodbe (glavna knjiga) redno (vsaj vsak mesec) usklajuje s sistemom za evidentiranje pogodb?

izpolni subjekt

3.3.5

Ali je v zvezi s proračunskimi jamstvi subjekt sposoben ustrezno poročati o njihovem izvrševanju, in sicer tudi o računih, pripravljenih za nastale odhodke, kadar je prispevek povračilo odhodkov, ter pripraviti izjavo o upravljanju, ki potrjuje, da: (i) so informacije ustrezno prikazane, popolne in točne; (ii) je bil prispevek uporabljen za predvideni namen; (iii) vzpostavljeni kontrolni sistemi zagotavljajo potrebna jamstva glede zakonitosti in pravilnosti osnovnih transakcij; in (iv) je bil narejen povzetek končnih revizijskih poročil in izvedenih kontrol, vključno z analizo narave ter obsega napak in slabosti, ugotovljenih v sistemih, ter so bili sprejeti ali so načrtovani korektivni ukrepi?

3.4	Subvencionirane obrestne mere. Ali ima subjekt ustrezen sistem evidentiranja in poročanja za zagotavljanje subvencioniranih obrestnih mer?

3.4.1

Kateri so sistemi in postopki za evidentiranje subvencioniranih obrestnih mer ter poročanje o njih?

izpolni subjekt

3.4.2

Ali so ti sistemi in postopki ustrezni?

3.4.3

Ali se subvencionirane obrestne mere odobrijo na podlagi ustreznih in preglednih meril?

3.5	Lastniški kapital. Ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke za izvajanje kapitalskih poslov?

3.5.1

Ali ima subjekt strategijo kapitalskih naložb ali smernice za kapitalske naložbe in postopek skrbnega pregleda, ki ga je odobrila uprava ali drug ustrezen organ upravljanja?

izpolni subjekt

3.5.2

Ali subjekt sistematično opravlja vrednotenje kapitalskih poslov, in sicer v trenutku odobritve in redno v obdobju trajanja naložbe? Opišite informacije in metode, uporabljene pri vrednotenju.

3.5.3

Ali ima subjekt vzpostavljen postopek za upravljanje izstopa iz kapitalskih naložb? Ali strategija kapitalskih naložb določa kakršne koli zahteve za načrt pravočasnega izstopa?

3.5.4

Ali subjekt dejavno upravlja portfelj kapitalskih naložb? Ali imajo člani uprave pooblastila v podjetjih, v katera se vlaga (za neposredne kapitalske naložbe), ali podobno zmožnost za natančno spremljanje rezultatov podjetij, v katera se vlaga? Če gre za naložbe v sklade, ali ima subjekt člane, imenovane v organe, ki predstavljajo vlagatelje v sklade?

izpolni subjekt

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI – DODATNA VPRAŠANJA ZA PRORAČUNSKA JAMSTVA (neobvezno) (11)

6a	PRORAČUNSKA JAMSTVA – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali ima subjekt sistem za obvladovanje kreditnega tveganja in uporablja notranji sistem ocenjevanja tveganj, ki ustreza naravi, obsegu in zapletenosti dejavnosti subjekta?

Navodilo

Večina subjektov, ki izvršujejo proračunska jamstva, so kreditne institucije ali investicijska podjetja, ki so predmet regulacije in nadzora, vključno s pravili o kreditnem tveganju, ocenjevanju tveganj ter sistemih IT in postopkih za njihovo upravljanje.

Namen tega pododdelka je oceniti zanesljivost funkcije obvladovanja tveganj subjekta, vključno z njegovim sistemom upravljanja in notranjim sistemom ocenjevanja kreditnega tveganja, kar je pomembno za prihodnjo oceno dogovorov o delitvi tveganja med EU in subjektom ter za plačilo EU, ki izhaja iz tveganja, ki ga EU prevzame (člen 209(2)(f) finančne uredbe).

Izpostavljenost EU partnerjem v okviru proračunskih jamstev vključuje pogojno obveznost, ki predstavlja finančno obveznost EU, ki ni v celoti zajeta z rezervacijami (člen 211 finančne uredbe). Komisija mora vsaj enkrat letno spremljati izpostavljenost EU, ki izhaja iz vsakega proračunskega jamstva, da bi ocenila tveganje, da partnerji zahtevajo plačila EU za unovčitev jamstev, ki so višja od razpoložljivih rezervacij. V ta namen se od partnerjev zahteva, da Komisiji vsako leto predložijo informacije o neporavnanih finančnih obveznostih za EU, ki izhajajo iz proračunskih jamstev, vključno z oceno tveganja, informacijami o bonitetni oceni in pričakovanimi neplačili v zvezi z operacijami, ki jih krije proračunsko jamstvo (člen 219(6) finančne uredbe). Komisija se na te informacije zanaša pri oceni vzdržnosti pogojnih obveznosti (člen 210(3) finančne uredbe) in rednem pregledovanju stopnje rezervacij za vsako proračunsko jamstvo (člen 211(1) finančne uredbe).

Standardi za regulacijo, nadzor in obvladovanje tveganj bank so opisani v:

—	na mednarodni ravni: „Basel III“, mednarodno dogovorjen niz ukrepov, ki ga je razvil Baselski odbor za bančni nadzor, vključno s „temeljnimi načeli za učinkovit bančni nadzor“, zlasti načelom 15 (postopek obvladovanja tveganj) in načelom 17 (kreditno tveganje);

—

na ravni EU: Direktiva 2013/36/EU o dostopu do dejavnosti kreditnih institucij in bonitetnem nadzoru kreditnih institucij in investicijskih podjetij; Uredba (EU) št. 575/2013 o bonitetnih zahtevah za kreditne institucije in investicijska podjetja; Direktiva 2014/65/EU o trgih finančnih instrumentov.

6a.1

Politika/strateški okvir za obvladovanje tveganj. Ali ima subjekt zanesljivo politiko in strategijo za odkrivanje, obvladovanje, merjenje in nadzor tveganj (s poudarkom na kreditnem tveganju)?

6a.1.1

Ali ima subjekt politiko za obvladovanje tveganj, ki:

—	jasno opredeljuje in dodeljuje odgovornosti znotraj organizacije,

—	upošteva zanesljivost, racionalnost in izvedljivost ter

—	je stalno na voljo in je razumljiva za celotno organizacijo?

izpolni subjekt

6a.1.2

Ali ima subjekt strategijo ali smernice za obvladovanje tveganj, ki jih odobri višje vodstvo in ki redno:

—	določajo omejitve in poslovne vidike, v skladu s katerimi se pričakuje, da bo subjekt deloval pri izvajanju svoje poslovne strategije,

—	določa tveganja na posamični in skupni ravni ter različne vrste tveganj (sposobnost prevzemanja tveganj, vključno z omejitvami), ki jih je subjekt pripravljen in sposoben sprejeti za opravljanje poslovnih dejavnosti,

—	učinkovito sporoča nagnjenost odbora k prevzemanju tveganj po vsem subjektu, to povezuje z vsakodnevnim sprejemanjem poslovnih odločitev in določa načine za povečanje osveščenosti o tveganjih povsod po subjektu,

—	zagotavlja kontinuiteto z upoštevanjem cikličnih vidikov gospodarstva, v katerem deluje subjekt, ter s tem povezanih sprememb v sestavi in kakovosti celotnega portfelja ter

—	vključuje tako kvantitativne kot kvalitativne vidike?

izpolni subjekt

6a.2

Upravljanje tveganj. Ali ima subjekt ustrezen organizacijski okvir za omogočanje učinkovitega obvladovanja, merjenja in nadzora kreditnega tveganja z zadostnimi kvalitativnimi in kvantitativnimi človeškimi ter tehničnimi viri za opravljanje potrebnih nalog?

6a.2.1

Ali je porazdelitev odgovornosti v subjektu jasno določena, tako da:

—	uprava ali drug organ upravljanja odobri politike za obvladovanje in nadzor tveganja, jih redno pregleduje in ima aktivno vlogo pri določanju nagnjenosti k prevzemanju tveganj ter zagotavljanju njene usklajenosti s strateškimi, kapitalskimi in finančnimi načrti subjekta ter praksami nadomestil,

—	je višje vodstvo odgovorno za pripravo in izvajanje pravil in postopkov za obvladovanje, merjenje in nadzor tveganja,

—	obstajajo jasne ravni odgovornosti za prevzemanje, merjenje, spremljanje in obvladovanje tveganja ter poročanje o njem,

—

višje vodstvo zagotavlja, da so zaposleni, ki so vključeni v vse faze postopka obvladovanja tveganj, kvalificirani, sposobni, so opravili potrebno usposabljanje in imajo pripravljenost ter izkušnje za izvajanje preudarne presoje pri ocenjevanju, obvladovanju in/ali nadzorovanju tveganja ter dobro razumejo strateške usmeritve, politike, postopke, dovoljeno tveganje in omejitve tveganja subjekta,

—	je funkcija obvladovanja tveganj vključena v vse dejavnosti ustvarjanja prihodkov ter

—	vodja za obvladovanje tveganj odgovarja upravi ali njenemu odboru za tveganja ter ima do njiju neposreden in neoviran dostop?

izpolni subjekt

6a.2.2

Ali se ločevanje nalog izvaja tako, da:

—

je funkcija obvladovanja kreditnega tveganja popolnoma neodvisna od poslovne funkcije in sestavljena iz „treh ravni zaščite“, ki so jasno prepoznavne in so:

(1)	poslovna raven (tj. prva raven zaščite), ki je „lastnica“ tveganja in priznava ter obvladuje tveganje, ki nastane pri izvajanju njenih dejavnosti;

(2)	funkcija obvladovanja tveganj (tj. druga raven zaščite), ki je odgovorna za nadaljnje odkrivanje, merjenje, spremljanje in poročanje o tveganju na ravni celotnega subjekta kot del druge ravni zaščite, neodvisno od prve ravni (12);

(3)	notranja funkcija revizije/zagotavljanja skladnosti (tretja raven zaščite), ki redno pregleduje tveganje in zlasti vidike kreditnega tveganja?

izpolni subjekt

6a.2.3

Ali so dejavnosti funkcije obvladovanja tveganj dovolj obsežne, da v čim večji meri vključujejo naslednje vidike:

—	odkrivanje pomembnih posameznih, skupnih in nastajajočih tveganj,

—	oceno teh tveganj in merjenje izpostavljenosti subjekta tem tveganjem?

izpolni subjekt

6a.2.4

Ali so v politikah subjekta jasno opisane ravni prenosa odobritev na vodstvo (13) in ali se odobritve izvedejo v skladu s pisnimi politikami in smernicami subjekta ter jih odobri ustrezna raven upravljanja?

izpolni subjekt

6a.3

Ali ima subjekt dobro delujoč sistem za odkrivanje, analizo in spremljanje kreditnega tveganja?

6a.3.1

Ali sistem za odkrivanje tveganj subjekta zajema naslednje:

—	vsa pomembna tveganja za subjekt, znotraj in zunaj bilance stanja ter na ravni skupine, portfelja, poslovne ravni in posla, ter

—	stalno analizo obstoječih tveganj ter odkrivanje novih ali nastajajočih tveganj?

izpolni subjekt

6a.3.2

Ali funkcija obvladovanja tveganj izvaja nepristranske ocene kakovosti posameznih kreditov/naložb in skupnega portfelja, vključno s primernostjo ocene kreditnega tveganja in ocene izgub? Ali je to drugo mnenje podano v fazi odobritve in se nato redno pregleduje v času trajanja operacij?

izpolni subjekt

6a.3.3

Ali merjenje kreditnega tveganja v največji možni meri upošteva naslednje vidike:

—	posebno naravo kredita/naložbe ter njegovih/njenih pogodbenih in finančnih pogojev,

—	profil izpostavljenosti do zapadlosti v zvezi z morebitnimi gibanji na trgih in gospodarskim ciklom,

—	obstoj zavarovanja s premoženjem ali jamstev,

—	privzeti potencial na podlagi notranje ocene tveganja,

—	kvantitativno oceno (npr. finančno modeliranje) in kvalitativno oceno ter

—	sistematične skrbne preglede in analize tveganja vseh poslov, pri čemer ugotovitve skrbnih pregledov vplivajo na odobritev vodstva in/ali strukturiranje operacije?

izpolni subjekt

6a.3.4

Ali informacijski sistem za upravljanje (kreditnega tveganja) subjekta vključuje naslednje značilnosti:

—	zagotavlja ustrezne informacije (kakovost, podrobnosti, pravočasnost) o sestavi portfelja kreditov/naložb,

—	je dovolj zanesljiv in celovit, tako da se subjekt opira na točne, solidne in zanesljive notranje in zunanje podatke, da lahko odkriva, ocenjuje in zmanjšuje tveganja, ter

—	vključuje redno pregledane teste izjemnih situacij in analize scenarijev, ki jih subjekt uporablja za boljše razumevanje morebitnih izpostavljenosti tveganjem v različnih neugodnih razmerah?

izpolni subjekt

6a.4

Ali subjekt uporablja notranji sistem ocenjevanja tveganj, ki ustreza naravi, obsegu in zapletenosti njegovih dejavnosti?

6a.4.1

Ali je subjekt sposoben dokumentirati utemeljitev za izbiro meril za ocenjevanje ter predložiti podatke in analize, ki dokazujejo, da bodo merila in postopki za ocenjevanje verjetno privedli do ocen, ki smiselno razlikujejo med tveganji?

izpolni subjekt

6a.4.2

Ali sistem ocenjevanja tveganja subjekta v največji možni meri vključuje naslednje značilnosti:

—	pri vseh kreditnih izpostavljenostih je ocenjeno tveganje,

—	zajema zadostno število ocen, ki so razumne, pravočasne in dinamične,

—	obstaja postopek, s katerim se lahko notranji sistem ocenjevanja tveganj vzporeja z regulativno razvrstitvijo in/ali lestvicami bonitetnih agencij,

—	merila za ocenjevanje odražajo ustrezno kombinacijo kvalitativnih in kvantitativnih dejavnikov, merila za določitev vsake ocene pa so jasno določena,

—	za oceno tveganja obstaja časovni okvir,

—	ocene odražajo pričakovano uspešnost posojilojemalca in strukturo posla,

—	kadar subjekt uporablja zunanjo podatkovno zbirko za dopolnitev svojih podatkov in/ali zunanji model ocenjevanja, dokaže ustreznost zunanjih podatkov in da razume filozofijo ocenjevanja, na kateri temelji model, ter

—	ocena, dodeljena operaciji, je dobro utemeljena in dokumentirana?

izpolni subjekt

6a.4.3

Ali subjekt hrani podatke o dejanskih stopnjah neplačila, povezanih z razredi ocen in prehodi med razredi ocen?

izpolni subjekt

6a.4.4

Ali ima subjekt celovite politike in postopke za učinkovito validacijo sistema ocenjevanja (14) ter redno neodvisno pregleduje ustreznost notranjega sistema ocenjevanja tveganj?

izpolni subjekt

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI – DODATNA VPRAŠANJA (neobvezno) (15)

6b	IZOGIBANJE DAVKOM IN NEKOOPERATIVNE JURISDIKCIJE – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali subjekt pri izbiri/izvrševanju finančnih instrumentov/proračunskih jamstev, podprtih s sredstvi EU, izvaja standarde, enakovredne veljavni zakonodaji EU, ter dogovorjene mednarodne standarde in standarde EU in s tem: a) ne podpira ukrepov, ki prispevajo k izogibanju davkom, in b) ne posluje s subjekti, registriranimi ali ustanovljenimi v nekooperativnih jurisdikcijah za davčne namene?

Navodilo

Cilj standardov o izogibanju davkom je na splošno zagotoviti, da se davčni predpisi za učinkovito obdavčevanje uporabljajo in da se jim ne izogiba:

—	na ravni Organizacije za gospodarsko sodelovanje in razvoj (OECD) vključujejo zlasti načela preglednosti in izmenjave informacij ter delo na področju erozije davčne osnove in preusmerjanja dobička,

—

konkretneje na ravni EU vključujejo davčno politiko in regulativni okvir EU za izogibanje davkom (16), kot so: zaveze politike glede izogibanja davkom (vključno s politiko EU o nekooperativnih jurisdikcijah za davčne namene), kodeks ravnanja na področju podjetniškega obdavčevanja (škodljiva davčna konkurenca), ukrepi za preprečevanje zlorab iz različnih direktiv, celovit sveženj za boj proti izogibanju davkom, sprejet leta 2016, ter prenos pravil za preprečevanje erozije davčne osnove in preusmerjanja dobička v pravni okvir EU, kot tudi pravila EU o upravnem sodelovanju in preglednosti iz ustreznih direktiv.

Na podlagi teh standardov za izogibanje davkom projekti, ki jih financira EU, ne smejo vključevati agresivnega davčnega načrtovanja in morajo imeti dobre poslovne razloge (razen davčnih razlogov) za določeno strukturo, pri čemer ne smejo izkoriščati tehničnih posebnosti davčnega sistema ali neskladij med dvema ali več davčnimi sistemi za zmanjšanje obveznosti za davek. Seznam „prepoznavnih značilnosti“ iz Direktive 2018/822/EU z dne 25. maja 2018 (DAC6) omogoča opredelitev transakcij, ki lahko vključujejo značilnosti izogibanja davkom ali zlorabe davkov in bi jih ocenjevalci lahko uporabili kot referenco.

Pri ocenjevanju, ali so postopki in pravila subjekta za predhodne ocene skrbnih pregledov dovolj izčrpni, da lahko subjekt izpolnjuje zahteve tega stebra, je treba upoštevati tudi naslednje elemente:

Ali področje uporabe skrbnega davčnega pregleda zajema relevantne subjekte v strukturi projekta. Relevantni subjekti morajo na primer poleg končnih dejanskih lastnikov vključevati tudi subjekte, s katerimi ima v zvezi z določenim projektom subjekt pogodbo ali posredno razmerje na podlagi te pogodbe (17).

b)	Ustrezne finančne tokove strukture projekta (in njihovo davčno obravnavo), vključno na primer z vprašanjem, ali bi bili ustrezni finančni tokovi dejansko obdavčeni (18) in ali projekt ni bil umetno strukturiran (19).

Ocenjevanje in zmanjševanje tveganj izogibanja davkom pri konkretnih operacijah, ki izhajajo iz pomanjkljivosti, povezanih z davki, v zvezi z (i) merili za preglednost, (ii) merili pravične obdavčitve in (iii) merili za preprečevanje erozije davčne osnove in preusmerjanja dobička za jurisdikcije, zavezane odpravljanju takih pomanjkljivosti, ki jih je ugotovila EU (20).

Postopke subjekta za začenjanje novih ali nadaljevanje obstoječih operacij s subjekti, registriranimi ali ustanovljenimi v jurisdikcijah, ki so navedene v okviru zadevne politike EU o nekooperativnih jurisdikcijah, vključno na primer s tem, ali se take prepovedi uporabljajo; katere subjekte, povezane s projektom, zajemajo; kako subjekt opredeljuje „nove ali nadaljevanje obstoječih“ operacij; ali se take prepovedi uporabljajo za pogodbe za nove ali nadaljevanje obstoječih operacij od trenutka, ko je bila jurisdikcija dodana na seznam EU, in katera odstopanja od teh prepovedi so dovoljena (21).

Ocenjevalci morajo pri ocenjevanju upoštevati ustrezna navodila, ki jih je objavila Komisija, kot je Sporočilo Komisije o novih zahtevah proti izogibanju davkom v zakonodaji EU, ki urejajo zlasti operacije financiranja in naložbene operacije (C(2018) 1756 final), ter naknadne posodobitve.

6b.1

Ali pravila organizacije, v skladu s katerimi se finančni instrumenti, ki se podpirajo s sredstvi EU, izberejo/izvršujejo, vsebujejo izrecno sklicevanje na oceno tveganja izogibanja davkom in na prepovedi v zvezi z nekooperativnimi jurisdikcijami za davčne namene, ki zajema naslednje standarde:

a)	načela OECD o davčni preglednosti in izmenjavi informacij ter delo na področju erozije davčne osnove in preusmerjanja dobička ter

b)	davčno politiko EU in regulativni okvir o izogibanju davkom (kot je podrobno opisano v zgornjih navodilih) ali enakovredne standarde?

izpolni subjekt

6b.2

V zvezi s kontrolami, povezanimi z izogibanjem davkom, katera pravila in postopke upošteva subjekt, tako da finančni instrumenti, podprti s sredstvi EU, ne podpirajo ukrepov, ki prispevajo k izogibanju davkom?

izpolni subjekt

6b.2.1

Ali so postopki in pravila subjekta za predhodne ocene skrbnih pregledov dovolj obsežni, da zajemajo relevantne subjekte, ki so vključeni v finančne tokove projekta?

6b.2.2

Ali predhodna ocena postopka skrbnega davčnega pregleda, ki jo izvede subjekt, omogoča oceno, po potrebi vse do končnega dejanskega lastnika, ali:

a)	bi bili ustrezni finančni tokovi dejansko obdavčeni ter

b)	projekt ni bil umetno strukturiran tako, da bi se poskušalo izogibati davkom?

6b.2.3

Ali predhodna ocena skrbnega davčnega pregleda subjekta obravnava prisotnost jurisdikcij, zavezanih k odpravljanju pomanjkljivosti, ki jih je EU v zadevnih jurisdikcijah (22) opredelila kot možno tveganje izogibanja davkom, npr. v zvezi s (i) preglednostjo, (ii) pravično obdavčitvijo, in (iii) erozijo davčne osnove ter preusmerjanjem dobička, ob upoštevanju sklepov Sveta o določitvi meril za seznam EU z nekooperativnimi jurisdikcijami za davčne namene?

Če je odgovor pritrdilen, ali so v oceni skrbnega davčnega pregleda subjekta opredeljeni možni nadzorni ukrepi za odpravo teh pomanjkljivosti?

6b.3

Ali v zvezi z nekooperativnimi jurisdikcijami pravila in postopki subjekta zagotavljajo, da pri izvrševanju finančnih instrumentov, podprtih s sredstvi EU, subjekt:

a)	opredeli, v okviru projekta in v relevantnih subjektih projekta, prisotnost jurisdikcij, naštetih v Prilogi I k sklepom Sveta EU;

b)	uporablja poostrene ukrepe skrbnega preverjanja strank za operacije, ki vključujejo subjekte, registrirane ali ustanovljene v nekooperativnih jurisdikcijah za davčne namene;

c)	ne začenja novih ali nadaljuje obstoječih operacij s subjekti, registriranimi ali ustanovljenimi v jurisdikcijah, naštetih v Prilogi I k sklepom Sveta EU, ter

d)	odstopa od točke c) samo, če se ukrep fizično izvaja v isti jurisdikciji in ni znakov, da zadevna operacija prispeva k pranju denarja, financiranju terorizma, izogibanju davkom, davčnim goljufijam ali davčnim utajam?

izpolni subjekt

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI – DODATNA VPRAŠANJA (neobvezno) (23)

6c	PREPREČEVANJE PRANJA DENARJA in BOJ PROTI FINANCIRANJU TERORIZMA – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali subjekt pri izbiri/izvrševanju finančnih instrumentov/proračunskih jamstev izvaja standarde, enakovredne veljavni zakonodaji EU, ter dogovorjene mednarodne standarde in standarde EU? Ali s tem: a) ne podpira ukrepov, ki prispevajo k pranju denarja in financiranju terorizma; ter (b) ne začenjajo novih ali nadaljujejo obstoječih operacij s subjekti, registriranimi ali ustanovljenimi v jurisdikcijah, ki jih je EU opredelila kot tretje države z visokim tveganjem?

Smernice o preprečevanju pranja denarja in boju proti financiranju terorizma

Standardi za preprečevanje pranja denarja in boj proti financiranju terorizma se na splošno uporabljajo za preprečevanje zlorabe finančnega sistema za pranje denarja in financiranje terorizma z uporabo preventivnih ukrepov.

—	Na mednarodni ravni vključujejo delo Projektne skupine za finančno ukrepanje.

—	Konkretneje na ravni EU vključujejo Direktivo (EU) 2015/849.

Pri pregledu pravil in postopkov subjekta bi se preučilo:

a)	ali pravila in postopki subjekta vsebujejo načrt za oceno tveganja pranja denarja in financiranja terorizma ter prepovedi v zvezi s „tretjimi državami z visokim tveganjem“ in, če da, v kakšnem obsegu lahko ocena tveganja privede do sprejetja nadzornih ukrepov za obravnavanje tveganj;

ali ima subjekt vzpostavljene ustrezne politike, kontrole in postopke, vključno z ukrepi notranjih kontrol, revizijsko politiko, ukrepi usposabljanja in pravili, ki pred povračilnimi ukrepi ščitijo uslužbence/zaposlene, ki poročajo o sumljivih transakcijah ali kršitvah v skladu z obveznostmi iz standardov za preprečevanje pranja denarja in boj proti financiranju terorizma;

c)	ali ima subjekt vzpostavljen postopek predhodnega skrbnega pregleda za preverjanje, ali prenose sredstev spremljajo ustrezni podatki o plačnikih in prejemnikih plačil, in domet takega postopka (24);

ali pravila in postopki subjekta vključujejo zahteve glede skrbnega preverjanja strank, vodenje evidenc in spremljanje transakcij, in če da, v kolikšni meri vključujejo razumne ukrepe za preverjanje identitete dejanskih lastnikov strank (tj. pravnih oseb in pravnih ureditev) ter razumevanje, kdo je lastnik in kdo obvladuje stranko, ter ukrepe, ki se uporabljajo, če subjekt odkrije sumljivo transakcijo;

e)	ali subjekt v zvezi s „tretjimi državami z visokim tveganjem“ uporablja okrepljene zahteve glede skrbnega preverjanja ob upoštevanju Direktive 2015/849/EU; ter

f)	ali subjekt uporablja nekatere prepovedi za projekte, ki vključujejo jurisdikcije, opredeljene kot države z visokim tveganjem (25).

6c.1

Ali ima subjekt v zvezi s preprečevanjem pranja denarja in bojem proti financiranju terorizma vzpostavljene ustrezne politike, kontrole in postopke, s katerimi zagotavlja, da ukrepi, ki jih financira EU, ne prispevajo k pranju denarja ali financiranju terorizma?

6c.1.1

Ali imajo subjekti ustrezne politike, kontrole in postopke za odkrivanje in ocenjevanje tveganj pranja denarja in financiranja terorizma ob upoštevanju dejavnikov tveganja, vključno s tistimi, ki so povezani z njihovimi strankami, državami ali geografskimi območji, proizvodi, storitvami, transakcijami ali distribucijskimi potmi?

6c.1.2

Kadar subjekt zagotavlja sredstva EU tretjim stranem, ali uporablja ukrepe glede skrbnega preverjanja strank, ki zajemajo:

(a)	identifikacijo tretje strani in preverjanje njene identitete na podlagi dokumentov, podatkov ali informacij, pridobljenih od zanesljivega in neodvisnega vira;

(b)

identifikacijo dejanskega lastnika in sprejetje razumnih ukrepov za preverjanje identitete te osebe, tako da subjekt meni, da ve, kdo je dejanski lastnik, vključno s tem, da se za pravne osebe, sklade, družbe, fundacije in podobne pravne ureditve sprejmejo razumni ukrepi za poznavanje lastništva in strukture obvladovanja tretje strani;

(c)	oceno in po potrebi pridobivanje informacij o namenu in predvideni naravi poslovnega odnosa;

(d)

stalno spremljanje poslovnega odnosa, vključno s pregledovanjem transakcij, ki se izvajajo v času odnosa, s čimer se zagotovi, da so te transakcije v skladu z obveznimi informacijami, ki jih ima subjekt o stranki, poslovnim profilom in profilom tveganj, po potrebi tudi s poznavanjem izvora sredstev, ter zagotavljanje, da se listine, podatki ali informacije redno posodabljajo (26)?

Ali subjekt pri uporabi teh ukrepov skrbnega preverjanja strank uporablja okrepljene zahteve glede skrbnega preverjanja strank, zlasti, kadar gre za:

—	opredeljene tretje države z visokim tveganjem, ob upoštevanju Direktive (EU) 2015/849,

—	čezmejno bančno razmerje z respondenčno institucijo iz tretje države ali

—	transakcije ali poslovne odnose, ki vključujejo politično izpostavljene osebe, in druge primere z večjim tveganjem, ki jih je identificiral subjekt?

6c.2

Ali subjekt za jurisdikcije, opredeljene kot tretje države z visokim tveganjem, ob upoštevanju Direktive (EU) 2015/849 pri izvajanju projekta, ki ga financira EU:

a)	opredeli, v okviru projekta in v relevantnih subjektih projekta, prisotnost jurisdikcij, opredeljenih kot „tretje države z visokim tveganjem“;

b)	uporabi okrepljene ukrepe skrbnega preverjanja strank za operacije, ki vključujejo „tretje države z visokim tveganjem“;

c)	ne začenja novih ali nadaljuje obstoječih operacij s subjekti, registriranimi ali ustanovljenimi v jurisdikcijah, ki so opredeljene kot tretje države z visokim tveganjem, ob upoštevanju Direktive (EU) 2015/849;

d)	odstopa od točke c) samo, če se ukrep fizično izvaja v isti jurisdikciji in ni znakov, da zadevna operacija prispeva k pranju denarja, financiranju terorizma, izogibanju davkom, davčnim goljufijam ali davčnim utajam?

STEBER 7 – IZKLJUČITEV IZ DOSTOPA DO FINANCIRANJA
KLJUČNO VPRAŠANJE (raven 1)	Opombe revizorja
Ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za izključitev tretjih strani iz dostopa do financiranja z javnim naročanjem, nepovratnimi sredstvi in/ali finančnimi instrumenti (27)?

STEBER 7 – IZKLJUČITEV IZ DOSTOPA DO FINANCIRANJA

1.	PRAVNI IN REGULATIVNI OKVIR

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali ima subjekt jasen pravni in regulativni okvir za izključitev iz financiranja?

izpolni subjekt

STEBER 7 – IZKLJUČITEV IZ DOSTOPA DO FINANCIRANJA

2.	MERILA ZA IZKLJUČITEV

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali so naslednja merila za izključitev vključena v postopke in pravila za javna naročila, nepovratna sredstva in/ali finančne instrumente (28)?

izpolni subjekt

2.1

Ali so tretje strani izključene iz financiranja, če so bile te tretje strani ali oseba, pooblaščena za njihovo zastopanje, odločanje v njihovem imenu ali njihovo obvladovanje, ali član njihovega upravnega, vodstvenega ali nadzornega organa predmet pravnomočne obsodbe ali pravnomočne upravne odločbe zaradi enega od naslednjih razlogov (29):

a)	stečaj, postopek zaradi insolventnosti ali postopek likvidacije

b)	kršitev obveznosti v zvezi s plačilom davkov ali prispevkov za socialno varnost,

c)	huda kršitev poklicnih pravil,

d)	goljufija,

e)	korupcija,

f)	ravnanje v povezavi s hudodelsko združbo,

g)	pranje denarja ali financiranje terorizma,

h)	teroristična kazniva dejanja ali kazniva dejanja, povezana s terorističnimi dejanji,

i)	delo otrok in druga trgovina z ljudmi,

j)	nepravilnosti (30),

k)	ustanovitev slamnate družbe,

l)	nastopanje v vlogi slamnate družbe.

Ali obstajajo odstopanja od zgoraj navedenega na podlagi utemeljenih razlogov, kot so:

—	o prevladujoči razlogi, ki se nanašajo na javni interes, kot sta javno zdravje ali varstvo okolja?

2.2

Ali je sorazmernost upoštevana pri odločanju o izključitvi iz financiranja?

2.3

Ali je pravica do obrambe upoštevana pri odločanju o izključitvi iz financiranja?

2.4

Ali je ocena popravnih ukrepov, ki jih je subjekt izvedel za dokazovanje svoje zanesljivosti, upoštevana pri odločanju o izključitvi iz financiranja?

STEBER 7 – IZKLJUČITEV IZ DOSTOPA DO FINANCIRANJA

POSTOPKI

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za izključitev (pri zagotavljanju nepovratnih sredstev/javnih naročilih/finančnih instrumentih, kakor je ustrezno) na podlagi zahtev, navedenih v točki 2?

izpolni subjekt

3.1

Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za izključitev pri zagotavljanju nepovratnih sredstev?

3.2

Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za izključitev pri postopku javnega naročila?

3.3

Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za izključitev v okviru finančnih instrumentov?

STEBER 8 – OBJAVA INFORMACIJ O PREJEMNIKIH SREDSTEV IN DRUGIH INFORMACIJ
KLJUČNO VPRAŠANJE (raven 1)	Opombe revizorja
Ali subjekt ustrezno in pravočasno objavlja informacije o prejemnikih sredstev?

STEBER 8 – OBJAVA INFORMACIJ O PREJEMNIKIH SREDSTEV IN DRUGIH INFORMACIJ

1.	PRAVNI IN REGULATIVNI OKVIR – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali ima subjekt jasen pravni in regulativni okvir za objavo prejemnikov, ki zajema: (i) ustrezne elemente objave za upravičence; (ii) sklicevanje na skupni mednarodni standard za zaščito temeljnih pravic in poslovnih interesov ter (iii) redno posodobitev objav?

izpolni subjekt

STEBER 8 – OBJAVA INFORMACIJ O PREJEMNIKIH SREDSTEV IN DRUGIH INFORMACIJ

2.	ZAHTEVE – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali so v postopke in pravila za objavo vključene naslednje zahteve?

izpolni subjekt

2.1

Ali subjekt praviloma objavi informacije o prejemnikih sredstev, ki vsebujejo vsaj naslednje elemente: ime, lokacija, narava in namen ter znesek?

Ali brez poseganja v pravila in postopke o varstvu podatkov, obravnavane v okviru stebra glede varstva podatkov, obstajajo izjeme za utemeljene razloge, kot so:

—	subjekt lahko opusti objavo zaradi zaupnosti in varnosti, na primer če bi objava ogrozila pravice in svobodo posameznikov ali škodovala poslovnim interesom prejemnika, ali

—	subjekt lahko opusti objavo, če gre za pogodbe z nizkimi zneski?

2.2

Ali subjekt redno objavlja informacije (na primer: vsaj enkrat na leto)?

2.3

Ali subjekt ustrezno objavlja informacije na podlagi skupnih mednarodnih standardov? Katerih (na primer: IATI, OECD)?

STEBER 8 – OBJAVA INFORMACIJ O PREJEMNIKIH SREDSTEV IN DRUGIH INFORMACIJ

3.	POSTOPKI OBJAVLJANJA – vprašanja/merila

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za objavo (pri zagotavljanju nepovratnih sredstev/javnih naročilih/finančnih instrumentih, kakor je ustrezno) na podlagi zahtev, navedenih v točki 2?

izpolni subjekt

3.1

Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za objavo pri zagotavljanju nepovratnih sredstev?

3.2

Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za objavo pri postopku javnega naročila?

3.3

Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za objavo v okviru finančnih instrumentov?

STEBER 9 – VARSTVO OSEBNIH PODATKOV
KLJUČNO VPRAŠANJE (raven 1)	Opombe revizorja
Ali subjekt zagotavlja varstvo osebnih podatkov, ki je enakovredno varstvu iz člena 5 finančne uredbe (31)?

STEBER 9 – VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

1.	PRAVNI IN REGULATIVNI OKVIR

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali ima subjekt jasen pravni in regulativni okvir za varstvo osebnih podatkov?

izpolni subjekt

STEBER 9 – VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

ZAHTEVE

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali so v postopke in pravila za varstvo osebnih podatkov vključene naslednje zahteve?

2.1

Ali so osebni podatki praviloma:

—	za zadevnega posameznika zakonito, pošteno in pregledno obdelani,

—	zbrani za določene, izrecne in zakonite namene in se ne smejo nadalje obdelovati na način, ki ni združljiv s temi nameni,

—	primerni, ustrezni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo,

—	točni in po potrebi posodobljeni,

—	hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo,

—	obdelani na način, ki zagotavlja ustrezno varnost osebnih podatkov?

2.2

Ali postopki in pravila zajemajo naslednja načela:

—	pravico do obveščenosti,

—	pravico do dostopa do osebnih podatkov in njihovega popravka ali izbrisa,

—	pravico do prenosljivosti podatkov,

—	pravico do zaupnosti elektronskih komunikacij?

STEBER 9 – VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

POSTOPKI

Opombe subjekta

Opombe revizorja

Ključno vprašanje (raven 2): Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke (npr. ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe) za varstvo osebnih podatkov (pri zagotavljanju nepovratnih sredstev/javnih naročilih/finančnih instrumentih, kakor je ustrezno) na podlagi zahtev, navedenih v točki 2?

3.1

Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za varstvo osebnih podatkov pri zagotavljanju nepovratnih sredstev?

izpolni subjekt

3.2

Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za varstvo osebnih podatkov pri postopku javnega naročila?

izpolni subjekt

3.3

Ali subjekt učinkovito uporablja pravila in postopke za varstvo osebnih podatkov v okviru finančnih instrumentov?

izpolni subjekt

(1) Subjekt/revizor mora tukaj navesti DA ali NE, da označi, ali se steber ocenjuje.

(2) Za sklicevanje na „finančne instrumente“ velja, da vključuje tudi proračunska jamstva.

(3) Sistem računov izločenih sredstev je oblika sistema finančnega računovodstva. Najpogostejši sistem računov izločenih sredstev je sistem manjših zneskov denarja. Osnovna značilnost sistema manjših zneskov denarja je, da je fiksen znesek rezerviran in pozneje obnovljen po določenem obdobju ali kadar to zahtevajo okoliščine, ker je bil denar porabljen. Ta obnovitev bo prišla z drugega vira računa, npr. manjši zneski denarja bodo obnovljeni z vnovčenjem čeka na podlagi sredstev na bančnem računu.

(4) Učinkovito upravljanje plačilnih list mora biti podprto z zbirko podatkov o osebju (v nekaterih primerih imenovano „imenska lista“ in ne nujno v računalniški obliki), ki vsebuje seznam vsega osebja, ki mu je treba vsak mesec zagotoviti plačo in ga je mogoče preveriti na podlagi odobrenega seznama osebja in posameznih evidenc osebja (ali kartotek osebja). Ključna kontrola je povezava med zbirko podatkov o osebju in plačilno listo. Vse spremembe, ki se zahtevajo za zbirko podatkov o osebju, je treba pravočasno obdelati v obliki poročila o spremembi in morajo imeti za posledico revizijsko sled. Revizije plačilnih list je treba izvajati redno, da se odkrijejo fantomski delavci, zapolnijo vrzeli v podatkih in ugotovijo pomanjkljivosti pri kontrolah.

(5) Za sklicevanje na „finančne instrumente“ velja, da vključuje tudi proračunska jamstva.

(6) V skladu s členom 209(4) finančne uredbe.

(7) Pojem „upravičenci do nepovratnih sredstev“ je treba razumeti v širšem smislu, tj. lahko vključuje tudi države partnerice/države upravičenke in izvajalske partnerje subjekta.

(8) Za sklicevanje na finančne instrumente in sredstva EU velja, da vključuje tudi proračunska jamstva.

(9) Za organizacije, ki še ne uporabljajo mednarodnih računovodskih standardov za javni sektor (MRSJS), je bilo dogovorjeno, da je lahko računovodsko poročanje v skladu z mednarodnimi standardi računovodskega poročanja (MSRP).

(10) Včasih mednarodni finančni posredniki delujejo tudi prek organov partnerske države (nacionalni skladi), ki se štejejo za finančne posrednike.

(11) Uporablja se samo, če namerava subjekt zaprositi za proračunsko jamstvo Evropske unije.

(12) Funkcija zagotavljanja skladnosti s predpisi se prav tako šteje za del druge ravni zaščite.

(13) Tj. kdaj uporabiti posamezni organ za podpisovanje, dvojni ali skupne organe ali kreditni/investicijski odbor glede na velikost in naravo posla.

(14) Npr. pregled dokazov, ki podpirajo zasnovo modela, testiranje za nazaj, primerjalne analize, ocena diskriminatorne moči ocen.

(15) Subjekt lahko še vedno prestane oceno po tem stebru, tudi če točke, zbrane za ta oddelek, ne dosežejo praga, vendar se bodo po potrebi na pogodbeni ravni uporabili nadzorni ukrepi.

(16) Davčna politika in regulativni okvir EU zlasti in ob upoštevanju nadaljnjega razvoja vključujeta: Kodeks ravnanja na področju podjetniškega obdavčevanja, 1.12.1997 (UL C 2, 6.1.1998, str. 2); Direktivo Sveta 2011/96/EU z dne 30. novembra 2011 o skupnem sistemu obdavčitve matičnih družb in odvisnih družb iz različnih držav članic (UL L 345, 29.12.2011, str. 8); Direktivo Sveta 2003/49/ES z dne 3. junija 2003 o skupnem sistemu obdavčevanja plačil obresti ter licenčnin med povezanimi družbami iz različnih držav članic (UL L 157, 26.6.2003, str. 49); Priporočilo Komisije z dne 6. decembra 2012 o agresivnem davčnem načrtovanju (UL L 338, 12.12.2012, str. 41); Direktivo Sveta 2011/16/EU z dne 15. februarja 2011 o upravnem sodelovanju na področju obdavčevanja in razveljavitvi Direktive 77/799/EGS (UL L 64, 11.3.2011, str. 1); Sveženj Komisije 2012/772/EU proti izogibanju davkom: Naslednji koraki za učinkovito obdavčenje in večjo davčno preglednost v EU (COM/2016/23); Priporočilo Komisije (EU) 2016/136 z dne 28. januarja 2016 o izvajanju ukrepov za preprečevanje zlorab davčnih sporazumov (UL L 25, 2.2.2016, str. 67); Direktivo Sveta (EU) 2016/1164 z dne 12. julija 2016 o določitvi pravil proti praksam izogibanja davkom, ki neposredno vplivajo na delovanje notranjega trga (UL L 193, 19.7.2016, str. 1); Sklepe Sveta ECOFIN z dne 12. februarja, 8. marca, 25. maja, 17. junija, 8. novembra in 5. decembra 2016, 5. decembra 2017 ter 23. januarja in 13. marca 2018.

Te informacije so na voljo na spletni strani o politiki EU o nekooperativnih jurisdikcijah za davčne namene (https://ec.europa.eu/taxation_customs/tax-common-eu-list_en), svežnju proti izogibanju davkom (spletišče Komisije: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/anti-tax-avoidance-package_en; spletišče Sveta: http://www.consilium.europa.eu/en/policies/anti-tax-avoidance-package/), politiki EU proti škodljivi davčni konkurenci (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/harmful-tax-competition_en), vključno z delom Skupine za kodeks ravnanja na področju podjetniškega obdavčevanja (spletišče Sveta: http://www.consilium.europa.eu/en/council-eu/preparatory-bodies/code-conduct-group/), delu EU v zvezi z upravnim sodelovanjem na področju neposredne obdavčitve (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/tax-cooperation-control/administrative-cooperation/enhanced-administrative-cooperation-field-direct-taxation_en), preglednosti za posrednike (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/transparency-intermediaries_en) in regulativnem okviru EU o obdavčevanju (http://eur-lex.europa.eu/browse/directories/consleg.html?root_default=CC_1_CODED%3D09&displayProfile=lastConsDocProfile&classification=in-force#arrow_09).

(17) Glej zlasti oddelek IV (1) 1.2 Sporočila Komisije (C(2018) 1756, 21.3.2018).

(18) To bi na primer pomenilo, da bi se preučilo, ali so ustvarjeni dobički obdavčeni v skladu s standardnimi pravili, ki se uporabljajo (če ne, je treba iti na raven naslednjega subjekta), in ali so dobički, ki se prenašajo, obdavčeni v skladu s standardnimi pravili, ki se uporabljajo (če ne, je treba iti na raven naslednjega subjekta, po potrebi vse do končnih dejanskih lastnikov). Ko pa se za nek finančni tok določi dejanska obdavčitev, dodatni dokazi v zvezi z obdavčitvijo tega toka niso potrebni.

(19) To bi lahko na primer vključevalo dokaze o ekonomski logiki strukture, dejanski vsebini različnih subjektov (glej na primer str. 125 http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10421-2018-INIT/en/pdf in http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5814-2018-REV-3/en/pdf) ter davčnem učinku strukturiranja.

(20) Prisotnost jurisdikcij, vključenih v Prilogo II sklepov Sveta EU, v strukturi operacije mora voditi do preverjanja vsakega primera posebej in zahtevati posebno pozornost, da se zagotovi, da se vprašanja, ki so se jih te jurisdikcije zavezale obravnavati, da bi izpolnjevale merila dobrega davčnega upravljanja, ne izkoriščajo v projektih, ki se financirajo s sredstvi EU. Ta vprašanja se lahko nanašajo na katero koli merilo iz Priloge V k sklepom Sveta z dne 5. decembra 2017, tj.: (i) preglednost in izmenjavo informacij; (ii) pošteno obdavčitev (vključno z merilom 2.2); ter (iii) standarde za preprečevanje erozije davčne osnove in preusmerjanja dobička. Na primer, finančni tokovi projektov, ki se financirajo s sredstvi EU, ne smejo imeti koristi od škodljivih davčnih režimov, za katere se je jurisdikcija zavezala, da jih bo odpravila. Podobno je treba, kadar jurisdikcija še ne izpolnjuje meril preglednosti zaradi nezadostnih mehanizmov za izmenjavo informacij z državami članicami EU, preveriti, ali lahko davčni podatki, ki se ne poročajo v finančnih tokovih projekta, preprečijo učinkovito obdavčenje tega finančnega toka.

(21) Edino odstopanje, dovoljeno v skladu s finančno uredbo EU, je odstopanje za fizično izvajanje. Pri uporabi tega odstopanja mora subjekt oceniti fizično lokacijo projekta (npr. z ustreznim preverjanjem gospodarske vsebine) in ali obstajajo znaki, da zadevni projekt prispeva k izogibanju davkom.

(22) Tj. jurisdikcijah, vključenih v Prilogo II k sklepom Sveta EU.

(23) Subjekt lahko še vedno prestane oceno po tem stebru, tudi če točke, zbrane za ta oddelek, ne dosežejo praga, vendar se bodo po potrebi na pogodbeni ravni uporabili nadzorni ukrepi.

(24) V skladu z Uredbo (EU) 2015/847 in Direktivo (EU) 2015/849.

(25) Ob upoštevanju Direktive (EU) 2015/849.

(26) Ob upoštevanju Direktive (EU) 2015/849.

(27) Za sklicevanje na finančne instrumente in sredstva EU velja, da vključuje proračunska jamstva.

(28) Če subjekt uporablja Direktivo 2014/24/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 26. februarja 2014 o javnem naročanju in razveljavitvi Direktive 2004/18/ES (člen 57) ali nacionalno zakonodajo, s katero se prenaša ta direktiva, se zaščita finančnih interesov EU šteje za enakovredno predpisom, politikam in postopkom Unije.

(29) Direktiva 2014/24/EU (o razveljavitvi Direktive 2004/18/ES) se šteje za enakovredno finančni uredbi EU. Ta oddelek se zato lahko preveri glede na sisteme, predpise in postopke za uporabo navedene direktive ali nacionalne zakonodaje, s katero se prenaša navedena direktiva.

(30) Se ne uporablja za finančne instrumente.

(31) Brez poseganja v Uredbo (EU) 2018/1725 in Uredbo (EU) 2016/679.

Priloga 3

POSTOPKI OCENJEVANJA

3.1 Dokumentacija in dokazi za oceno

1) Dokumentacija za oceno (delovni dokumenti)

Revizor mora v skladu s standardom ISAE 3000 pripraviti dokumentacijo, ki zagotavlja:

—	zadostno in ustrezno evidenco podlage za revizorjevo poročilo ter

—	dokaz, da je bila ocena načrtovana in izvedena v skladu s standardom ISAE 3000 ter veljavnimi pravnimi in regulativnimi zahtevami.

„Dokumentacija“ ali „delovni dokumenti“ pomenijo evidenco opravljenih ocenjevalnih postopkov, pridobljenih ustreznih dokazov in zaključkov revizorja. „Ocenjevalni dosje“ se nanaša na eno ali več map ali drugih nosilcev podatkov v fizični ali elektronski obliki, ki vsebujejo evidence z dokumentacijo za oceno ali delovnimi dokumenti za določen posel.

2) Dokazi

Revizor mora v skladu s standardom ISAE 3000 zagotoviti, da se zberejo dokazi, ki podpirajo zaključek revizorja, in dokaze, da je bila ocena izvedena v skladu z mednarodnim okvirom za posle dajanje zagotovil (IFAC) in mednarodnim standardom o poslih dajanja zagotovil (ISAE) 3000 za posle dajanja zagotovil razen revizij ali pregledov preteklih finančnih informacij.

Revizor mora pridobiti dovolj ustreznih dokazov, da lahko podpre svoje ugotovitve glede ocene in sprejme utemeljene zaključke, ki so podlaga za zaključke glede ocene. Revizor s svojo strokovno presojo ugotovi, ali so dokazi zadostni in ustrezni.

3) Ohranitev dokumentacije za oceno (delovnih dokumentov) <Javni naročnik lahko odstrani ali prilagodi ta del, kot se mu zdi primerno.>

Revizor mora hraniti dokumentacijo o poslu (vključno z dokazili o honorarjih in stroških, kot so računi za hotelsko nastanitev, letalske vozovnice, potniške karte, seznami prisotnosti itd.), ki je na voljo javnemu naročniku za pregled, 5 let od datuma, ko javni naročnik plača končni račun revizorja za ta posel. Javni naročnik mora imeti v tem 5-letnem obdobju na zahtevo in v skladu z zakonodajo države, v kateri ima sedež subjekt, odgovoren za ocenjevanje, dostop do dokumentacije za oceno.

4) Dostop do evidenc in dokumentov subjekta

Revizor mora imeti kadar koli popoln in neomejen dostop do vseh evidenc in dokumentov (vključno z računovodskimi evidencami, pogodbami, zapisniki sestankov, bančnimi izpiski, računi itd.), do zaposlenih in lokacij subjekta, v kolikor je to mogoče in relevantno za oceno. Revizor lahko od subjekta zahteva dostop do njegovih bank (npr. da lahko zahteva potrditev banke), svetovalcev in drugih ali do podjetij, ki jih je subjekt najel.

3.2 Načrtovanje

1) Pripravljalni sestanek s subjektom

Subjekt običajno načrtuje pripravljalni sestanek z revizorjem. Sestanek bo potekal na sedežu subjekta ali drugje, odvisno od tega, kateri kraj je najprimernejši in prikladen za obe strani. Namen sestanka je razpravljati o načrtovanju ocenjevanja, terenskem delu in poročanju ter razjasniti odprta vprašanja. Subjekt in revizor se lahko dogovorita o alternativnih metodah za pripravo ocene (npr. konferenčni klici). Med pripravljalnim sestankom lahko revizor zahteva dodatne informacije in dokumente, za katere meni, da so potrebni ali uporabni za načrtovanje ocenjevanja in terensko delo.

Subjekt mora o tem sestanku obvestiti Komisijo, njeni predstavniki pa se ga lahko udeležijo.

2) Dejavnosti načrtovanja, načrt ocenjevanja in programi dela za ocenjevanje

Revizor mora oceno načrtovati tako, da se izvede uspešno in učinkovito. Ustrezno načrtovanje med drugim pomeni, da je treba nameniti ustrezno pozornost pomembnim področjem ocenjevanja, hitro opredeliti in rešiti morebitne težave ter ustrezno organizirati in upravljati ocenjevanje, da bo to uspešno in učinkovito.

Revizor mora imeti načrt ocenjevanja (ali podoben dokument za načrtovanje, kot je načrt dela za ocenjevanje ali memorandum o načrtovanju), v katerem so dokumentirani pristop k ocenjevanju in ključna načela, upoštevana pri načrtovanju, terenskemu delu in poročanju. Revizor mora imeti programe dela za ocenjevanje, ki podrobno opisujejo in dokumentirajo preskuse in postopke pri ocenjevanju.

3.3 Terensko delo

1) Pridobivanje dokazov o zasnovi sistemov, kontrol, postopkov in pravil

Obseg dela mora vključevati oceno zasnove ustreznih sistemov, kontrol, postopkov in pravil, ki so relevantni za zadevni steber.

Postopki za pridobivanje dokazov o zasnovi sistemov, kontrol, postopkov in pravil lahko vključujejo:

—	pogovore z uslužbenci subjekta, ki lahko zagotovijo relevantne informacije;

—	oceno, ali opisi, če so na voljo, pošteno predstavljajo sisteme, kontrole, postopke in pravila, ki jih je subjekt zasnoval in jih izvaja;

—	pregled pravnih in regulativnih dokumentov (npr. zakonov, predpisov, pogodb in sporazumov), notranjih navodil in smernic (npr. pravila poslovanja, priročniki za notranje kontrole itd.) ter vseh drugih dokumentov, ki se lahko revizorju zdijo relevantni;

—

spremljanje postopkov in pregledovanje dokumentov, poročil, natisnjenih in elektronskih zapisov o obdelavi transakcij, računovodskih postopkov (npr. usklajevanje računov) in drugih ključnih postopkov za odobritev ter notranje kontrole (npr. redna poročila o odhodkih, primerjava proračuna z dejanskimi stroški, pregled in potrditev seznamov prisotnosti itd.) ter dokumentov, ki se na primer nanašajo na: (i) regulativni okvir subjekta za zunanjo revizijo; (ii) postopke za dodelitev nepovratnih sredstev in oddajo javnih naročil; ter (iii) finančne instrumente in posle s finančnimi instrumenti; ter

—	ponavljanje kontrol in postopkov.

Revizor lahko uporabi diagrame ali vprašalnike za pomoč pri ocenjevanju zasnove kontrol, postopkov in pravil.

2) Preskusi sistemov, kontrol in postopkov

Obseg dela mora vključevati oceno, ali ustrezni sistemi, kontrole, postopki in pravila učinkovito delujejo.

Sistem, kontrola, postopek ali pravilo deluje učinkovito, če posamezno ali v kombinaciji z drugimi sistemi, kontrolami, postopki ali pravili zagotavlja razumno zagotovilo, da:

—	so doseženi cilji subjekta (npr. cilji sistema notranjih kontrol ali postopka dodelitve nepovratnih sredstev ali oddaje javnega naročila) in zlasti, da se tveganja za doseganje ciljev ustrezno obvladujejo in nadzorujejo;

—	se preprečijo, odkrijejo in ustrezno ter hitro odpravijo tveganja napak, nepravilnosti in goljufij.

Revizor mora pri oblikovanju in izvajanju preskusov kontrol:

—

poleg preiskav izvesti druge postopke za pridobitev dokazov o:

—	tem, kako je deloval sistem ali kako se je izvajala kontrola, postopek ali pravilo,

—	doslednosti, s katero je deloval sistem ali se je izvajala kontrola, postopek ali pravilo, ter

—	kdo je izvajal kontrole, postopke ali pravila oziroma kako so se izvajali;

—	določiti načine izbire postavk za preskušanje, ki učinkovito izpolnjujejo cilje postopka.

Pri določanju obsega preskusov kontrol, postopkov ali pravil mora revizor upoštevati dejavnike, kot so značilnosti populacije, zajete v preskusu, vrsto kontrol, postopkov in pravil, pogostost njihove uporabe (na primer mesečna, dnevna, večkrat na dan) in pričakovano stopnjo odklona.

Preskusi kontrol, postopkov in pravil lahko med drugim vključujejo inšpekcijske preglede (evidenc, dokumentov in sredstev), opazovanje, razgovore z vodstvom in drugimi v subjektu, potrjevanje, ponovne izračune in ponavljanje določenih postopkov.

3) Vzorčenje in drugi načini izbire postavk za preskušanje

Revizor lahko pri pripravi in izvajanju preskusov sistemov, kontrol, postopkov in pravil uporabi vzorčenje ali druge načine za izbiro postavk za preskušanje. Vzorčenje vključuje uporabo postopkov na manj kot 100 % postavk, ki so pomembne za oceno (npr. izbira transakcij ali stanj na računih), tako da imajo vse vzorčne enote možnost biti izbrane. To bo revizorju zagotovilo razumno podlago, na kateri bo prišel do zaključkov o celotni populaciji.

Vzorčenje se lahko izvede s statističnim ali nestatističnim pristopom. Revizor lahko opravi utemeljeno izbiro določenih postavk iz populacije (npr. postavke visoke vrednosti ali ključne postavke, vse postavke nad določenim zneskom, postavke za pridobitev informacij ali postavke za preskušanje kontrolnih dejavnosti, postopkov ali pravil). Selektivno pregledovanje se ne šteje za vzorčenje.

Čeprav je selektivno pregledovanje določenih postavk pogosto učinkovito sredstvo za pridobivanje dokazov, pa ne pomeni vzorčenja. Rezultatov postopkov, uporabljenih za postavke, izbrane na ta način, ni mogoče posplošiti za ali ekstrapolirati na celotno populacijo. Zato selektivno pregledovanje določenih postavk ne zagotovi dokazov o preostali populaciji. Na drugi strani je vzorčenje zasnovano tako, da omogoča oblikovanje zaključkov o celotni populaciji na podlagi preskušanja vzorca, vzetega iz nje.

4) Uporaba dela notranjih revizorjev

Če revizor ugotovi, da je funkcija notranje revizije verjetno relevantna za oceno: (a) določi, ali in v kolikšni meri se lahko uporabi specifično delo notranjih revizorjev, in (b) če uporabi specifično delo notranjih revizorjev, ali je to delo ustrezno za namene revizije. Revizor mora upoštevati MSR 610 – Uporaba dela notranjih revizorjev, če je ta standard relevanten za oceno.

5) Pisne obrazložitve

Pri poslih dajanja zagotovil, ki niso revizije ali pregledi preteklih finančnih informacij (standard ISAE 3000), mora revizor pridobiti obrazložitve vodstva. Pisna obrazložitev je izjava vodstva, predložena revizorju, ki potrjuje določene zadeve ali podpira druge dokaze za oceno.

Revizor lahko zaprosi za dopis z obrazložitvami, ki ga podpišejo člani vodstva subjekta, ki so v prvi vrsti odgovorni za sisteme, kontrole, postopke in pravila subjekta.

6) Povzetek ugotovitev („aide mémoire“)

Revizor pripravi povzetek ugotovitev za razpravo na zaključnem sestanku. V povzetku je treba navesti glavne ugotovitve ocene, ki izhajajo iz terenskega dela, in priporočila. Kopijo povzetka je treba poslati vodji revizijske službe javnega naročnika.

7) Zaključni sestanek

Revizor mora organizirati zaključni sestanek s subjektom. Subjekt mora o tem sestanku obvestiti Komisijo, njeni predstavniki pa se ga lahko udeležijo.

Namen sestanka je razpravljati o povzetku ugotovitev in pridobiti potrditev subjekta ter začetne pripombe na ugotovitve in priporočila revizorja. Revizor in subjekt se lahko dogovorita o informacijah, ki jih še mora zagotoviti subjekt, in po potrebi o roku za njihovo predložitev. Revizor lahko obvesti subjekt o postopkih poročanja. Revizor mora dokumentirati vse pripombe (ustne in pisne) subjekta in predstavnikov Komisije ter jih upoštevati v poročilu o oceni.

3.4 Poročanje

1) Osnovne zahteve glede poročanja in jezik poročanja

Revizor mora o rezultatih ocene poročati v skladu z mednarodnim okvirom za posle dajanja zagotovil IFAC in standardom ISAE 3000, praksami njegovega revizijskega podjetja in zahtevami iz tega referenčnega okvira.

Poročilo mora biti objektivno, jasno, jedrnato, pravočasno in konstruktivno.

Poročilo mora biti pripravljeno v jeziku, ki je določen v oddelku 6.4 referenčnega okvira. Če jezik poročila ni angleščina ali francoščina, mora revizor zagotoviti tudi povzetek poročila v angleščini ali francoščini.

2) Datum poročila o oceni

Datum osnutka in začasne različice končnega poročila mora biti datum, ko se ta dokumenta pošljeta v posvetovanje. Datum na naslovni strani končnega poročila o oceni mora biti datum podpisa končnega poročila o oceni.

Dejstva in dogodki, na katere je revizor opozorjen pred podpisom končnega poročila in ki vplivajo na ugotovitve v poročilu, je treba upoštevati. Vendar pa revizor ni dolžan opraviti poizvedb pri vodstvu subjekta in/ali izvesti nadaljnjih postopkov po zaključnem sestanku in pred podpisom končnega poročila.

3) Postopek za posvetovanje in predložitev osnutka poročila <Javni naročnik lahko prilagodi ta del, kot se mu zdi primerno, saj predlagano besedilo temelji na postopkih Komisije. Opozorilo: dele, pri katerih se posvetuje s Komisijo ali se jo obvesti, je treba ohraniti.>

Revizor mora javnemu naročniku predložiti osnutek poročila v <21> koledarskih dneh po zaključnem sestanku (tj. koncu terenskega dela). Osnutek poročila mora vsebovati pripombe subjekta, če so te že bile pridobljene med terenskim delom pri oceni in zaključnim sestankom.

Predložiti je treba papirno in elektronsko različico osnutka poročila skupaj s spremnim dopisom. Beseda „osnutek“ mora biti jasno navedena na vseh različicah.

Subjekt lahko pošlje izvod osnutka poročila o stebrni oceni Evropski komisiji, če želi prejeti pripombe Komisije na specifične elemente osnutka poročila (1).

Javni naročnik mora v 21 koledarskih dneh od prejema osnutka poročila revizorju predložiti pripombe.

Revizor mora javnemu naročniku predložiti revidiran osnutek poročila, v katerem so upoštevane vse prejete pripombe, v <7> koledarskih dneh od prejema pripomb.

Javni naročnik mora v <21> koledarskih dneh od prejema osnutka poročila revizorju predložiti pripombe.

4) Postopek za posvetovanje in predložitev končnega poročila <Javni naročnik lahko prilagodi ta del, kot se mu zdi primerno, saj predlagano besedilo temelji na postopkih Komisije. Opozorilo: dele, pri katerih se posvetuje s Komisijo ali se jo obvesti, je treba ohraniti.>

Če ni potrebno nobeno dodatno terensko delo, mora revizor javnemu naročniku predložiti začasno različico končnega poročila v <7> koledarskih dneh od prejema pripomb na osnutek poročila. Besedo „začasna različica končnega poročila“ je treba navesti na naslovni strani začasne različice končnega poročila. Javni naročnik mora revizorja pisno obvestiti, ali soglaša z začasno različico končnega poročila, v <14> koledarskih dneh od prejema začasne različice končnega poročila.

Revizor mora predložiti končno poročilo v <7> koledarskih dneh od prejema pripomb na začasno različico končnega poročila.

Revizor mora nato subjektu predložiti izvirno različico v papirni obliki in eno elektronsko različico končnega poročila skupaj s spremnim dopisom.

Poročila morajo biti predložena na papirju z originalno pisemsko glavo revizorja. Beseda „končno“ mora biti jasno navedena na vseh različicah. Revizor mora subjektu poslati tudi elektronsko različico končnega poročila (tj. skenirano kopijo (v obliki PDF) podpisanega in datiranega končnega poročila s pisemsko glavo revizorja).

Obdobje med zaključnim sestankom in predložitvijo končnega poročila javnemu naročniku ne sme preseči <105> koledarskih dni oziroma <15> tednov.

Revizor mora poslati elektronski in papirni izvod končnega poročila o stebrni oceni Evropski komisiji na:

European Commission

Directorate-General for […]

Audit and Control Unit

1040 Bruxelles/Brussel

BELGIQUE/BELGIË

(1) Brez poseganja v nadzorne ukrepe, ki jih bo sprejela Komisija, v skladu s členom 154(5) finančne uredbe.

Priloga 4

POROČILO O STEBRNI OCENI

[OSNUTEK POROČILA, ZAČASNA RAZLIČICA KONČNEGA POROČILA ALI KONČNO] POROČILO

[datum]

STEBRNA OCENA

[IME SUBJEKTA]

Subjekt, ki se ocenjuje:	[Ime subjekta]
Država:	[Država, v kateri ima subjekt svoj sedež.]
Revizor:	[Revizijsko podjetje in pisarna, pristojna za oceno]
Obdobje, ki se ocenjuje:	[datum] do [datum] [to mora biti praviloma leto (12 mesecev), ki se konča z dnem začetka terenskega dela (postopki na kraju samem) v okviru ocene]
Datumi terenskega dela v okviru ocene:	[datum] do [datum]

KAZALO

Poročilo z zagotovilom neodvisnega revizorja

112

Povzetek

117

Ozadje posla

126

Sistem notranjih kontrol

127

Računovodski sistem

129

Neodvisna zunanja revizija

129

Nepovratna sredstva

129

Javno naročanje

130

Finančni instrumenti

130

Izključitev iz dostopa do financiranja

131

10.

Objava informacij o prejemnikih

131

11.

Varstvo osebnih podatkov

131

Priloge

133

NAVODILA ZA UPORABO TEGA VZORČNEGA POROČILA

To vzorčno poročilo za stebrno oceno zagotavlja obliko in strukturo poročila za revizorja ter vključuje navodila za vsebino oddelkov poročila.

—	Vse sivo osenčeno besedilo v <poševnem tisku> so navodila, ki jih je treba odstraniti.

—	Revizor lahko vse besedilo, ki ni sivo osenčeno, uporabi za pripravo poročila. Revizor lahko besedilo spremeni po lastni presoji, razen predpisanega besedila poročila neodvisnega revizorja.

Predpisano besedilo poročila z zagotovilom neodvisnega revizorja je treba vedno spoštovati in ga ni mogoče spreminjati.

To stran z navodili je treba odstraniti iz poročila.

POROČILO Z ZAGOTOVILOM NEODVISNEGA REVIZORJA

Stebrna ocena

[Polno ime in naslov subjekta]

Izvedli smo stebrno oceno (v nadaljnjem besedilu: ocena) [ime subjekta] (v nadaljnjem besedilu: subjekt). Cilj ocene je dati Evropski komisiji razumno zagotovilo, ali subjekt izpolnjuje zahteve iz točk (a) do (f) člena 154(4) finančne uredbe, ki se uporablja za splošni proračun Evropske komisije, in člena 29.1 finančne uredbe, ki se uporablja za Evropski razvojni sklad, v zvezi z naslednjimi stebri:

1.	Sistem notranjih kontrol

2.	Računovodski sistem

3.	Neodvisna zunanja revizija

4.	Nepovratna sredstva <odstranite, če se ta steber ne uporablja>

5.	Javno naročanje <odstranite, če se ta steber ne uporablja>

6.	Finančni instrumenti (1) <odstranite, če se ta steber ne uporablja>

7.	Izključitev iz dostopa do financiranja

8.	Objava informacij o prejemnikih

9.	Varstvo osebnih podatkov

Obseg dela, ki smo ga opravili, in zaključki za vsakega od stebrov so navedeni v nadaljevanju.

Odgovornosti vodstva subjekta in revizorja

Vodstvo subjekta je odgovorno, da zagotovi, da so sistemi, kontrole, pravila in postopki, povezani s stebri, v skladu z mednarodno sprejetimi standardi in merili, ki jih določi Evropska komisija za vsak steber. Vodstvo subjekta je odgovorno tudi za zagotavljanje informacij, dokumentov ter dostopa do sistemov in uslužbencev subjekta revizorju, kolikor je to potrebno in ustrezno za namene te ocene.

Naša naloga je oceniti vzpostavljene sisteme in kontrole, pravila ter postopke, ki jih subjekt uporablja za vsak steber, glede na merila za vsak steber ter o ugotovitvah poročati v skladu z referenčnim okvirom za to oceno.

Ta referenčni okvir določa, da moramo svoje delo opraviti v skladu z Mednarodnim standardom o poslih dajanja zagotovil 3000 (ki ga je izdala Mednarodna zveza računovodskih strokovnjakov) za posle dajanja zagotovil razen revizij ali pregledov preteklih finančnih informacij, kolikor se lahko ta standard uporablja v posebnem okviru te stebrne ocene. Ta standard od nas zahteva, da pri svojem delu upoštevamo veljavne etične standarde.

Obseg dela za vse stebre

Okvir tega posla vključuje oceno vsakega stebra in vzpostavljenih sistemov ter kontrol, pravil in postopkov, ki jih uporablja subjekt.

Odvisno od zahtev za ustrezni steber je naša ocena zajemala zasnovo ali zasnovo in operativno učinkovitost zadevnih sistemov, kontrol, postopkov in pravil.

Pri naši oceni smo primerjali dejstva in podatke v zvezi s sistemi, kontrolami, pravili in postopki glede na merila Komisije. Ta merila in stopnje pomembnosti so opisani v poglavju 2.3 našega podrobnega poročila.

Za določitev, kaj je pomembna slabost ali pomanjkljivost v sistemih, kontrolah, pravilih in postopkih, smo upoštevali merila in stopnje pomembnosti, ki jih je določila Komisija, saj lahko ti dejavniki vplivajo na odločitev Komisije, da na subjekt prenese naloge izvrševanja proračuna v okviru posrednega upravljanja.

V tej oceni so bili najprej preučeni sistemi, kontrole, pravila in postopki, ki veljajo za redne operacije subjekta. Zaključki v tej oceni niso povezani s konkretnimi ukrepi, projekti, pogodbami ali sporazumi, niti sedanjimi niti prihodnjimi.

Zaradi svojih omejitev notranje kontrole in drugi sistemi, pravila in postopki morda ne bodo nujno preprečili ali odkrili napak. Poleg tega so napovedi za prihodnja obdobja na podlagi te ocene pretekle zasnove in učinkovitosti sistemov, kontrol, pravil in postopkov izpostavljene tveganju, da zaradi spremenjenih razmer ti sistemi, kontrole, pravila in postopki postanejo neustrezni ali da se stopnja skladnosti s pravili in postopki zmanjša.

Upoštevali smo vse razpoložljive dokaze, ki so nam bili predstavljeni med terenskim delom, ki smo ga zaključili [datum zaključnega sestanka], vključno s poznejšimi pripombami in informacijami subjekta in Evropske komisije, prejetimi do datuma tega poročila.

Menimo, da so pridobljeni dokazi zadostna in ustrezna podlaga za naš zaključek.

STEBER 1 – SISTEM NOTRANJIH KONTROL

Okvir tega posla vključuje oceno o tem, ali je subjekt vzpostavil uspešen, učinkovit in gospodaren sistem notranjih kontrol ter zagotovil njegovo delovanje. Zato so postopki, ki smo jih izvedli, zajemali zasnovo in operativno učinkovitost sistema notranjih kontrol.

Naše delo je bilo osredotočeno na sestavine notranjih kontrol in kontrole, ki so po mnenju Komisije pomembne in ki so podrobno opisane v vprašalnikih, uporabljenih za oceno.

Zaključek

<besedilo, ki se uporabi za pozitiven zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, je subjekt na splošno vzpostavil in zagotovil delovanje v vseh pomembnih vidikih uspešnega, učinkovitega in gospodarnega sistema notranjih kontrol, ki je v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

<besedilo, ki se uporabi za negativen zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Sklicujemo se na naše ugotovitve, kakor so navedene v oddelku 1.3: Povzetek ugotovitev podrobnega poročila, v katerem so opisane pomembne slabosti in pomanjkljivosti v sistemu notranjih kontrol.

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt zaradi pomembnosti zadev, navedenih v prejšnjem odstavku, na splošno ni vzpostavil in zagotovil delovanja v vseh pomembnih vidikih uspešnega, učinkovitega in gospodarnega sistema notranjih kontrol, ki je v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

STEBER 2 – RAČUNOVODSKI SISTEM

Okvir tega posla vključuje oceno, ali subjekt uporablja računovodski sistem, ki pravočasno zagotavlja natančne, popolne in zanesljive informacije. Postopki, ki smo jih izvedli, so zajemali zasnovo in operativno učinkovitost računovodskega sistema.

Naše delo je bilo osredotočeno na tiste vidike in sestavine računovodskega sistema, ki so po mnenju Komisije pomembni in ki so podrobno opisani v vprašalnikih, uporabljenih za oceno.

Zaključek

<besedilo, ki se uporabi za pozitiven zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt na splošno uporablja računovodski sistem, ki v vseh pomembnih vidikih pravočasno zagotavlja natančne, popolne in zanesljive informacije v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

<besedilo, ki se uporabi za negativen zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Sklicujemo se na naše ugotovitve, kakor so navedene v oddelku 1.3: Povzetek ugotovitev podrobnega poročila, v katerem so opisane pomembne slabosti in pomanjkljivosti v računovodskem sistemu.

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt zaradi pomembnosti zadev, navedenih v prejšnjem odstavku, na splošno ne uporablja računovodskega sistema, ki v vseh pomembnih vidikih pravočasno zagotavlja natančne, popolne in zanesljive informacije v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

STEBER 3 – NEODVISNA ZUNANJA REVIZIJA

Okvir tega posla vključuje oceno, ali je subjekt predmet neodvisne zunanje revizije, ki jo v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi opravlja revizijska služba, ki je funkcionalno neodvisna od zadevnega subjekta. Zato so postopki, ki smo jih izvedli, zajemali zasnovo okvira za zunanjo revizijo, ki se uporablja za subjekt.

Naše delo je bilo osredotočeno na tiste vidike in sestavine okvira za neodvisno zunanjo revizijo, ki so po mnenju Komisije pomembni in ki so podrobno opisani v vprašalnikih, uporabljenih za oceno.

Zaključek

<besedilo, ki se uporabi za pozitiven zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, je subjekt na splošno predmet neodvisne zunanje revizije, ki jo mora v vseh pomembnih vidikih v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, opraviti revizijska služba, ki je funkcionalno neodvisna od subjekta.

<besedilo, ki se uporabi za negativen zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Sklicujemo se na naše ugotovitve, kakor so navedene v oddelku 1.3: Povzetek ugotovitev podrobnega poročila, v katerem so opisane pomembne slabosti in pomanjkljivosti v okviru za neodvisno zunanjo revizijo.

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt zaradi pomembnosti zadev, navedenih v prejšnjem odstavku, na splošno ni predmet neodvisne zunanje revizije, ki jo mora v vseh pomembnih vidikih v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, opraviti revizijska služba, ki je funkcionalno neodvisna od subjekta.

STEBER 4 – NEPOVRATNA SREDSTVA

Okvir tega posla vključuje oceno, ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z nepovratnimi sredstvi. Zato so postopki, ki smo jih izvedli, zajemali zasnovo in operativno učinkovitost sistema nepovratnih sredstev.

Naše delo je bilo osredotočeno na tiste vidike in sestavine sistema nepovratnih sredstev, ki so po mnenju Komisije pomembni in ki so podrobno opisani v vprašalnikih, uporabljenih za oceno.

Zaključek

<besedilo, ki se uporabi za pozitiven zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt na splošno v vseh pomembnih vidikih ter v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, uporablja primerna pravila in postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z nepovratnimi sredstvi.

<besedilo, ki se uporabi za negativen zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Sklicujemo se na naše ugotovitve, kakor so navedene v oddelku 1.3: Povzetek ugotovitev podrobnega poročila, v katerem so opisane pomembne slabosti in pomanjkljivosti v sistemu nepovratnih sredstev.

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt zaradi pomembnosti zadev, navedenih v prejšnjem odstavku, na splošno ne uporablja primernih pravil in postopkov za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z nepovratnimi sredstvi v vseh pomembnih vidikih ter v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

STEBER 5 – JAVNO NAROČANJE

Okvir tega posla vključuje oceno, ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z javnim naročanjem. Zato so postopki, ki smo jih izvedli, zajemali zasnovo in operativno učinkovitost sistema javnega naročanja.

Naše delo je bilo osredotočeno na tiste vidike in sestavine sistema javnega naročanja, ki so po mnenju Komisije pomembni in ki so podrobno opisani v vprašalnikih, uporabljenih za oceno.

Zaključek

<besedilo, ki se uporabi za pozitiven zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

<besedilo, ki se uporabi za negativen zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Sklicujemo se na naše ugotovitve, kakor so navedene v oddelku 1.3: Povzetek ugotovitev podrobnega poročila, v katerem so opisane pomembne slabosti in pomanjkljivosti v sistemu javnega naročanja.

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt zaradi pomembnosti zadev, navedenih v prejšnjem odstavku, na splošno ne uporablja primernih pravil in postopkov za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z javnim naročanjem v vseh pomembnih vidikih ter v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI (2)

Okvir tega posla vključuje oceno, ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU s finančnimi instrumenti. Zato so postopki, ki smo jih izvedli, zajemali zasnovo in operativno učinkovitost finančnih instrumentov, ki jih uporablja subjekt.

Naše delo je bilo osredotočeno na tiste vidike in sestavine finančnih instrumentov, ki jih uporablja subjekt, ki so po mnenju Komisije pomembni in ki so podrobno opisani v vprašalnikih, uporabljenih za oceno.

Zaključek

<besedilo, ki se uporabi za pozitiven zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

<besedilo, ki se uporabi za negativen zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Sklicujemo se na naše ugotovitve, kakor so navedene v oddelku 1.3: Povzetek ugotovitev podrobnega poročila, v katerem so opisane pomembne slabosti in pomanjkljivosti finančnih instrumentov, ki jih uporablja subjekt.

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt zaradi pomembnosti zadev, navedenih v prejšnjem odstavku, na splošno ne uporablja primernih pravil in postopkov za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU s finančnimi instrumenti v vseh pomembnih vidikih ter v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

STEBER 7 – IZKLJUČITEV IZ DOSTOPA DO FINANCIRANJA

Okvir tega posla vključuje oceno, ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za izključitev tretjih strani iz dostopa do financiranja.

Zato so postopki, ki smo jih izvedli, zajemali zasnovo in operativno učinkovitost ukrepov, ki jih subjekt sprejel za ta namen.

Naše delo je bilo osredotočeno na tiste razloge in ukrepe za izključitev, ki jih je sprejel subjekt, ki so po mnenju Komisije pomembni in ki so podrobno opisani v vprašalnikih, uporabljenih za oceno.

Zaključek

<besedilo, ki se uporabi za pozitiven zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt na splošno uporablja primerna pravila in postopke za izključitev tretjih strani iz dostopa do financiranja v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

<besedilo, ki se uporabi za negativen zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Sklicujemo se na naše ugotovitve, kakor so navedene v oddelku 1.3: Povzetek ugotovitev podrobnega poročila, v katerem so opisane pomembne slabosti in pomanjkljivosti v sistemu subjekta za izključevanje.

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt zaradi pomembnosti zadev, navedenih v prejšnjem odstavku, na splošno ne uporablja primernih pravil in postopkov za izključitev tretjih strani iz dostopa do financiranja v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

STEBER 8 – OBJAVA INFORMACIJ O PREJEMNIKIH

Okvir tega posla vključuje oceno, ali subjekt ustrezno in pravočasno objavlja informacije o prejemnikih sredstev.

Zato so postopki, ki smo jih izvedli, zajemali zasnovo in operativno učinkovitost ukrepov, ki jih subjekt sprejel za ta namen.

Naše delo je bilo osredotočeno na zahteve, ki so po mnenju Komisije pomembne in ki so podrobno opisane v vprašalnikih, uporabljenih za oceno.

Zaključek

<besedilo, ki se uporabi za pozitiven zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt na splošno uporablja primerna pravila in postopke za ustrezno ter pravočasno objavo informacij o prejemnikih sredstev v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

<besedilo, ki se uporabi za negativen zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt zaradi pomembnosti zadev, navedenih v prejšnjem odstavku, na splošno ne uporablja primernih pravil in postopkov za ustrezno ter pravočasno objavo informacij o prejemnikih sredstev v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

STEBER 9 – VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Okvir tega posla vključuje oceno, ali subjekt zagotavlja varstvo osebnih podatkov, ki je enakovredno varstvu iz člena 5 finančne uredbe.

Zato so postopki, ki smo jih izvedli, zajemali zasnovo in operativno učinkovitost ukrepov, ki jih subjekt sprejel za ta namen.

Naše delo je bilo osredotočeno na tiste zahteve in ukrepe, ki jih je sprejel subjekt, ki so po mnenju Komisije pomembni in ki so podrobno opisani v vprašalnikih, uporabljenih za oceno.

Zaključek

<besedilo, ki se uporabi za pozitiven zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt na splošno uporablja primerna pravila in postopke za zagotavljanje varstva osebnih podatkov v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

<besedilo, ki se uporabi za negativen zaključek; odstranite ta del, če se ne uporablja>

Po našem mnenju, ki temelji na opravljenem delu, subjekt zaradi pomembnosti zadev, navedenih v prejšnjem odstavku, na splošno ne uporablja primernih pravil in postopkov za zagotavljanje varstva osebnih podatkov v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija.

Razširjanje in uporaba

Za to poročilo je zaprosil subjekt in je namenjeno izključno v vednost in za uporabo s strani subjekta in Evropske komisije.

Podpis revizorja <osebe ali podjetja ali oboje, kakor je ustrezno>.

Ime podpisanega revizorja <osebe ali podjetja ali oboje, kakor je ustrezno>.

Naslov revizorja <pisarna, odgovorna za revizijo>.

Datum podpisa <se ne uporablja za osnutke poročil. Datum podpisa končnega poročila.>

1. POVZETEK

1.1 Zaključki

V nadaljevanju je predstavljen povzetek naših zaključkov za posamezne stebre.

STEBER

ZAKLJUČEK

1.	Sistem notranjih kontrol

DA/NE

Ali je subjekt vzpostavil v vseh pomembnih vidikih uspešen, učinkovit in gospodaren sistem notranjih kontrol v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, ter zagotavlja njegovo delovanje?

2.	Računovodski sistem

DA/NE

Ali subjekt uporablja računovodski sistem, ki v vseh pomembnih vidikih pravočasno zagotavlja natančne, popolne in zanesljive informacije in je v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija?

3.	Neodvisna zunanja revizija

DA/NE

Ali je subjekt predmet neodvisne zunanje revizije, ki jo mora v vseh pomembnih vidikih v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, opraviti revizijska služba, ki je funkcionalno neodvisna od subjekta?

4.	Nepovratna sredstva

DA/NE/N.R.

Ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z nepovratnimi sredstvi in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija?

5.	Javno naročanje

DA/NE/N.R.

6.	Finančni instrumenti

DA/NE/N.R.

Ali subjekt v vseh pomembnih vidikih in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, uporablja primerna pravila ter postopke za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU s finančnimi instrumenti?

Zlasti, ali subjekt uporablja primerna pravila in postopke glede:

sistema za obvladovanje kreditnega tveganja in uporabe notranjega sistema ocenjevanja tveganj?

DA/NE/N.R.

izogibanja davkom in nekooperativnih jurisdikcij?

DA/NE/N.R.

preprečevanja pranja denarja in boja proti financiranju terorizma?

DA/NE/N.R.

7.	Izključitev iz dostopa do financiranja

DA/NE/N.R.

Ali subjekt uporablja ustrezna pravila in postopke za izključitev tretjih strani iz dostopa do financiranja z javnim naročanjem, nepovratnimi sredstvi in/ali finančnimi instrumenti?

DA/NE/N.R.

8.	Objava informacij o prejemnikih

DA/NE/N.R.

Ali subjekt ustrezno in v razumnem času objavlja informacije o prejemnikih sredstev?

DA/NE/N.R.

9.	Varstvo osebnih podatkov

DA/NE/N.R.

Ali subjekt zagotavlja varstvo osebnih podatkov, ki je enakovredno varstvu iz člena 5 finančne uredbe (3)?

DA/NE/N.R.

1.2 Načrt

Ugotavljamo, da subjekt ne izpolnjuje v celoti zahtev stebra (stebrov) [navedite steber oziroma stebre].

Odkrili smo znatne pomanjkljivosti in slabosti v … <kratek opis glavnih slabosti in pomanjkljivosti za zadevne stebre v skladu z ugotovitvami v oddelku 1.3>.

Pripravili smo več ključnih priporočil za odpravo teh ključnih slabosti <kratek opis ključnih priporočil za zadevne stebre v skladu s priporočili iz oddelka 1.3>.

Predlagamo, da subjekt upošteva ta priporočila, da bo upravičen, da ga Evropska komisija pooblasti za naloge izvrševanja proračuna v okviru posrednega upravljanja.

V ta namen predlagamo načrt ukrepov, ki vključuje tudi urnik, za obravnavo in odpravo pomanjkljivosti ter slabosti. O tem načrtu in urniku za izvedbo predlaganih ukrepov se je razpravljalo in dogovorilo s subjektom <O načrtu se je treba v največji možni meri dogovoriti s subjektom pred objavo končnega poročila revizorja. Če to ni mogoče, je treba razloge jasno obrazložiti>.

Načrt

<Tukaj opišite načrt, pri čemer za vsak zadevni steber obravnavajte naslednje ključne vidike:

—	kratek opis glavnih ugotovitev, tj. pomembnih slabosti ali pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, postopkih in pravilih;

—	kratek opis predlaganega načrta ukrepov za odpravo teh slabosti ali pomanjkljivosti. V načrtu ukrepov mora biti jasno navedeno, kateri predlagani ukrepi (tj. ključna priporočila) se bodo izvedli in kako se bodo izvedli, ter jasen in realističen urnik.>

1.3 Povzetek ugotovitev in priporočil

V nadaljevanju podajamo povzetek naših ugotovitev in priporočil za vsak steber.

Ugotovitve

Glavne ugotovitve so tiste, ki se nanašajo na pomembne slabosti ali pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, pravilih in postopkih. „Pomembno“ pomeni, da so po našem mnenju ti dejavniki takega pomena za Komisijo, da lahko vplivajo na njeno odločitev, da na subjekt prenese naloge izvrševanja proračuna v okviru posrednega upravljanja. Zato smo v primeru pomembnih ugotovitev za steber izrazili negativen zaključek v zvezi z zadevnim stebrom.

Glavne ugotovitve vključujejo tudi primere, v katerih več ugotovitev, ki posamično niso povezane s pomembno slabostjo ali pomanjkljivostjo, skupaj predstavlja ugotovitev o pomembni slabosti ali pomanjkljivosti. Za skupni učinek takih ugotovitev se šteje, da je takega pomena (tj. tako pomemben), da smo sklenili, da subjekt ne izpolnjuje zahtev za zadevni steber (tj. zaključek je „ne“).

Druge ugotovitve so vse nepomembne ugotovitve, na katere je treba po našem mnenju opozoriti subjekt. Te ugotovitve se nanašajo na slabosti in pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, pravilih in postopkih, ki posamično ali skupaj pomenijo manjše neposredno tveganje za doseganje ciljev zadevnega stebra.

Priporočila

Ključna priporočila se nanašajo na pomembne slabosti in pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, pravilih ali postopkih ter na primere, v katerih se ne upoštevajo (redno) merila Evropske komisije in/ali mednarodno sprejeti standardi za stebre.

Druga priporočila se nanašajo na vse druge ugotovitve, ki niso pomembne. V teh primerih slabosti in pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, pravilih ali postopkih nimajo večjega in neposrednega vpliva na cilje teh sistemov, kontrol, pravil ali postopkov. Kljub temu menimo, da je za subjekt relevantno, da sprejme predlagane ukrepe, saj lahko s tem izboljša sisteme, kontrole, pravila ali postopke ter doseže večjo uspešnost in/ali učinkovitost.

Vsa posamezna priporočila so podrobno opisana v poglavjih 3 do 8.

Predlagamo, da subjekt upošteva ključna priporočila, kot so opisana v načrtu iz oddelka 1.2 tega poročila.

STEBER 1 – SISTEM NOTRANJIH KONTROL
Glavne ugotovitve/ključna priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Druge ugotovitve/druga priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Opomba: Številka in opis ugotovitve/priporočila morata ustrezati podrobni ugotovitvi/priporočilu v oddelku 3.3.1 oziroma 3.3.2.

STEBER 2 – RAČUNOVODSKI SISTEM
Glavne ugotovitve/ključna priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Druge ugotovitve/druga priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Opomba: Številka in opis ugotovitve/priporočila morata ustrezati podrobni ugotovitvi/priporočilu v oddelku 4.3.1 oziroma 4.3.2.

STEBER 3 – NEODVISNA ZUNANJA REVIZIJA
Glavne ugotovitve/ključna priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Druge ugotovitve/druga priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Opomba: Številka in opis ugotovitve/priporočila morata ustrezati podrobni ugotovitvi/priporočilu v oddelku 5.3.1 oziroma 5.3.2.

STEBER 4 – NEPOVRATNA SREDSTVA
Glavne ugotovitve/ključna priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Druge ugotovitve/druga priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Opomba: Številka in opis ugotovitve/priporočila morata ustrezati podrobni ugotovitvi/priporočilu v oddelku 6.3.1 oziroma 6.4.2.

STEBER 5 – JAVNO NAROČANJE
Glavne ugotovitve/ključna priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Druge ugotovitve/druga priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Opomba: Številka in opis ugotovitve/priporočila morata ustrezati podrobni ugotovitvi/priporočilu v oddelku 7.3.1 oziroma 7.3.2.

STEBER 6 – FINANČNI INSTRUMENTI
Glavne ugotovitve/ključna priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Druge ugotovitve/druga priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Opomba: Številka in opis ugotovitve/priporočila morata ustrezati podrobni ugotovitvi/priporočilu v oddelku 8.3.1 oziroma 8.3.2.

STEBER 7 – IZKLJUČITEV IZ DOSTOPA DO FINANCIRANJA
Glavne ugotovitve/ključna priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Druge ugotovitve/druga priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Opomba: Številka in opis ugotovitve/priporočila morata ustrezati podrobni ugotovitvi/priporočilu v oddelku 9.3.1 oziroma 9.3.2.

STEBER 8 – OBJAVA INFORMACIJ O PREJEMNIKIH
Glavne ugotovitve/ključna priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Druge ugotovitve/druga priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Opomba: Številka in opis ugotovitve/priporočila morata ustrezati podrobni ugotovitvi/priporočilu v oddelku 10.3.1 oziroma 10.3.2.

STEBER 9 – VARSTVO OSEBNIH PODATKOV
Glavne ugotovitve/ključna priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Druge ugotovitve/druga priporočila
Št.	Opis ugotovitve/priporočila
1	Ugotovitev: <kratek opis ugotovitve, največ 2 vrstici>
	Priporočilo: <kratek opis priporočila, največ 2 vrstici>
2

3

itd.

Opomba: Številka in opis ugotovitve/priporočila morata ustrezati podrobni ugotovitvi/priporočilu v oddelku 11.3.1 oziroma 11.3.2.

2. OZADJE POSLA

2.1 Ozadje

Člen 154 finančne uredbe (4), ki se uporablja za splošni proračun Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: EU), določa metode izvrševanja proračuna, vključno s „posrednim upravljanjem“. V okviru posrednega upravljanja lahko Komisija naloge izvrševanja proračuna zaupa državam, organizacijam in organom (v nadaljnjem besedilu: subjekti) iz člena 62 finančne uredbe. Zadevni subjekti so lahko:

—	tretje države ali organi, ki so jih te imenovale, npr. ministrstvo za notranje zadeve, Kraljevina Kambodža,

—	mednarodne organizacije in njihove agencije, npr. Program Združenih narodov za razvoj (UNDP),

—	subjekti javnega prava, npr. Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW),

—	subjekti zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, kolikor ti subjekti zagotavljajo ustrezna finančna jamstva, npr. Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

(1)	sistem notranjih kontrol;

(2)	računovodski sistem;

(3)	neodvisno zunanjo revizijo;

ter na pravila in postopke za:

(4)	zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z nepovratnimi sredstvi;

(5)	javno naročanje;

(6)	finančne instrumente (5);

pa tudi na:

(7)	izključitev iz dostopa do financiranja;

(8)	objavo informacij o prejemnikih;

(9)	varstvo osebnih podatkov.

2.2 Opis subjekta, ki je predmet ocene

<Navedite opis subjekta. Predlagan največji obseg: 2 strani.

Glavne lastnosti in značilnosti subjekta, organizacijska struktura, narava dejavnosti in poslovanja itd.>

2.3 Merila, uporabljena za oceno in določanje pomembnosti

Za vsak steber obstajajo tri ravni meril, ki jih je opredelila Evropska komisija z oblikovanjem (ključnih) vprašanj v Prilogah 2 in 2a referenčnega okvira (Vprašalnik in merila za oceno ter Vprašalnik, uporabljen za oceno.) Za določitev, kaj je pomembna slabost ali pomanjkljivost v sistemih, kontrolah, pravilih in postopkih, smo upoštevali merila in stopnje pomembnosti (tj. pragove glede točk), ki jih je določila Komisija, saj lahko ti dejavniki vplivajo na odločitev Komisije, da na subjekt prenese naloge izvrševanja proračuna v okviru posrednega upravljanja.

Raven 1 (finančna uredba)

Za vsak steber obstaja na podlagi finančne uredbe določeno eno splošno vprašanje ravni 1 (v Prilogi 2 – Vprašalnik in merila za oceno). Možna sta samo dva odgovora:

—	Odgovor na vprašanje na ravni 1 je „da“. To pomeni, da subjekt izpolnjuje zahteve za zadevni steber. Naš zaključek je pozitiven, kar je enakovredno „mnenju brez pridržka“.

—	Odgovor na vprašanje na ravni 1 je „ne“. To pomeni, da subjekt ne izpolnjuje zahtev za zadevni steber. V tem primeru je naš zaključek negativen, kar je enakovredno „odklonilnemu mnenju“ v skladu z mednarodnimi standardi.

Raven 2 (ključne sestavine stebra)

Ključna vprašanja na ravni 2 se nanašajo na merila, ki so po mnenju Komisije bistvena. V ta namen so ključna vprašanja in merila določeni za ključne sestavine vsakega stebra. Sestavine so dejansko „podstebri“, ki so sestavljeni iz sklopov vprašanj v Prilogi 2a – Vprašalnik, uporabljen za oceno.

Z uporabo strokovne presoje smo vsaki sestavini na ravni 2 iz Priloge 2 – Vprašalnik in merila za oceno dodelili število točk od 0 do 10, pri čemer smo se oprli na informacije in dokaze, pridobljene v Prilogi 2a .

Raven 3 (vprašalnik, uporabljen za oceno, s sklopi vprašanj)

Priloga 2a – Vprašalnik, uporabljen za oceno vključuje sklope vprašanj, ki se nanašajo na ključne sestavine stebrov na ravni 2. Ti sklopi podrobnih vprašanj so nam služili kot navodilo in so v bistvu neizčrpni primeri. To pomeni, da lahko – vendar ne nujno – uporabimo (vse) te (sklope) vprašanj, da določimo število točk za vsako sestavino na ravni 2.

Oblikovali smo dodatna vprašanja ter izvedli dodatne postopke in preskuse, kakor se nam je zdelo potrebno ali primerno. Za vsa vprašanja iz Priloge 2a smo v celoti uporabili strokovno presojo za dodelitev števila točk ključnim sestavinam stebrov na ravni 2.

3. SISTEM NOTRANJIH KONTROL

3.1 Opis sistema notranjih kontrol

<Opišite glavne lastnosti sistema notranjih kontrol subjekta. Predlagan največji obseg: 2 strani.>

3.2 Povzetek opravljenega dela in meril, uporabljenih za oceno

3.3 Ugotovitve in priporočila

Naše podrobne ugotovitve in priporočila so navedeni v nadaljevanju.

3.3.1 Glavne ugotovitve in ključna priporočila

Št. ugot./prip.: [številka]

Naslov: [kratek opis ugotovitve in priporočila]

Opis ugotovitve:

[podrobno opišite ugotovitev, kar mora vključevati dejstva, merila, vzrok in učinek]

Opis priporočila:

[podrobno opišite priporočilo]

Pripombe subjekta:

[navedite, ali se subjekt strinja z ugotovitvijo/priporočilom ali ne, in opišite pripombe subjekta]

Pripombe Komisije:

[opišite pripombe Komisije]

Dodatne pripombe revizorja:

[izpolnite samo, če se subjekt ne strinja z revizorjevo ugotovitvijo/priporočilom kljub temu, da revizor še vedno meni, da je ugotovitev/priporočilo veljavno. V tem primeru mora revizor tukaj ovreči pripombe subjekta in utemeljiti, zakaj se ugotovitev ohrani.]

3.3.2 Druge ugotovitve in priporočila

Št. ugot./prip.: [številka]

Naslov: [kratek opis ugotovitve in priporočila]

Opis ugotovitve:

[podrobno opišite ugotovitev, kar mora vključevati dejstva, merila, vzrok in učinek]

Opis priporočila:

[podrobno opišite priporočilo]

Pripombe subjekta:

[navedite, ali se subjekt strinja z ugotovitvijo/priporočilom ali ne, in opišite pripombe subjekta]

Pripombe Komisije:

[opišite pripombe Komisije]

Dodatne pripombe revizorja:

4. RAČUNOVODSKI SISTEM

4.1 Opis računovodskega sistema

[…]

4.2 Povzetek opravljenega dela in meril, uporabljenih za oceno

4.3 Ugotovitve in priporočila

Naše podrobne ugotovitve in priporočila so navedeni v nadaljevanju.

i.	Glavne ugotovitve in ključna priporočila […]

ii.	Druge ugotovitve in priporočila […]

5. NEODVISNA ZUNANJA REVIZIJA

a)	Opis okvira za neodvisno zunanjo revizijo […]

Povzetek opravljenega dela in meril, uporabljenih za oceno

Ugotovitve in priporočila

Naše podrobne ugotovitve in priporočila so navedeni v nadaljevanju.

i.	Glavne ugotovitve in ključna priporočila […]

ii.	Druge ugotovitve in priporočila […]

6. NEPOVRATNA SREDSTVA

a)	Opis sistema nepovratnih sredstev […]

Povzetek opravljenega dela in meril, uporabljenih za oceno

Ugotovitve in priporočila

Naše podrobne ugotovitve in priporočila so navedeni v nadaljevanju.

i.	Glavne ugotovitve in ključna priporočila […]

ii.	Druge ugotovitve in priporočila […]

7. JAVNO NAROČANJE

a)	Opis sistema javnega naročanja […]

Povzetek opravljenega dela in meril, uporabljenih za oceno

Ugotovitve in priporočila

Naše podrobne ugotovitve in priporočila so navedeni v nadaljevanju.

i.	Glavne ugotovitve in ključna priporočila […]

ii.	Druge ugotovitve in priporočila […]

8. FINANČNI INSTRUMENTI (6)

a)	Opis finančnih instrumentov […]

Povzetek opravljenega dela in meril, uporabljenih za oceno

Ugotovitve in priporočila

Naše podrobne ugotovitve in priporočila so navedeni v nadaljevanju.

i.	Glavne ugotovitve in ključna priporočila […]

ii.	Druge ugotovitve in priporočila […]

9. IZKLJUČITEV IZ DOSTOPA DO FINANCIRANJA

a)	Opis sistema, ki se uporablja za izključitev prejemnikov iz dostopa do financiranja […]

Povzetek opravljenega dela in meril, uporabljenih za oceno

Ugotovitve in priporočila

Naše podrobne ugotovitve in priporočila so navedeni v nadaljevanju.

i.	Glavne ugotovitve in ključna priporočila […]

ii.	Druge ugotovitve in priporočila […]

10. OBJAVA INFORMACIJ O PREJEMNIKIH

a)	Opis sistema, ki se uporablja za objavo informacij o prejemnikih […]

Povzetek opravljenega dela in meril, uporabljenih za oceno

Ugotovitve in priporočila

Naše podrobne ugotovitve in priporočila so navedeni v nadaljevanju.

i.	Glavne ugotovitve in ključna priporočila […]

ii.	Druge ugotovitve in priporočila […]

11. VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

a)	Opis sistema, ki se uporablja za zagotavljanje varstva osebnih podatkov […]

Povzetek opravljenega dela in meril, uporabljenih za oceno

Ugotovitve in priporočila

Naše podrobne ugotovitve in priporočila so navedeni v nadaljevanju.

i.	Glavne ugotovitve in ključna priporočila […]

ii.	Druge ugotovitve in priporočila […]

(1) Za sklicevanje na finančne instrumente velja, da vključuje proračunska jamstva.

(2) To vključuje proračunska jamstva, obdavčitev in zahteve glede preprečevanja pranja denarja in boju proti financiranju terorizma. Prosimo, da poleg splošnih zaključkov za celotni steber navedete zaključke za vsak pododdelek (6a, 6b, 6c).

(3) Brez poseganja v Uredbo (EU) 2018/1725 in Uredbo (EU) 2016/679.

(4) Uredba (EU, Euratom) 2018/1046.

(5) Za sklicevanje na „finančne instrumente“ velja, da vključuje tudi proračunska jamstva.

(6) Vključno s proračunskimi jamstvi.

Priloga 1

Osebe, kontaktirane ali vključene za namene ocene

Revizor – [ime revizijskega podjetja]
[Ime 1]	[navedite položaj/naziv osebe v revizijskem podjetju, ki nosi končno odgovornost za posel in njegovo izvedbo ter za poročilo, ki se izda v imenu podjetja, npr. partner, direktor ali enakovredno]
[Ime 2; neobvezno]	[neobvezno (če ni v nasprotju s praksami in kadrovskimi politikami revizijskega podjetja). Navedite položaj/naziv osebe v revizijskem podjetju, ki je vodila revizijo, npr. svetovalec.]

Subjekt, ki je predmet ocene – [ime subjekta]
[Ime 1]	[navedite položaj/naziv v subjektu, npr. direktor, finančni direktor, računovodja, vodja programa]
[Ime 2]	[kot pri 1]
[Ime 3 itd.]	[kot pri 1]

Generalni direktorat za mednarodno sodelovanje in razvoj / Drug generalni direktorat
[Ime 1]	[navedite položaj/naziv in enoto v Komisiji, npr. vodja enote za finance, pogodbe in revizijo]
[Ime 2]	[kot pri 1]
[Ime 3 itd.]	[kot pri 1]

Delegacija Evropske unije v [država]
[Ime 1]	[navedite položaj v delegaciji EU, npr. vodja enote za finance in pogodbe, vodja programa, referent za pogodbe, referent za finance itd.]
[Ime 2]	[kot pri 1]
[Ime 3 itd.]	[kot pri 1]

[Navedite naziv katere koli druge zunanje organizacije ali osebe, ki je bila kontaktirana ali je sodelovala pri reviziji, kot so zakoniti revizorji ali strokovni pomočniki subjekta. Odstranite to razpredelnico, če se ne uporablja.]

[Ime 1]	[navedite položaj/naziv v organizaciji]
[Ime 2 itd.]	[kot pri 1]

Priloga 2

Vprašalnik in merila za oceno

Priloga 3

Vprašalnik, uporabljen za oceno

Top

Choose the experimental features you want to try