Poslovnik Posvetovalnega foruma o okoljsko primerni zasnovi

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Direktive 2005/32/ES in zlasti člena 18 Direktive

ob upoštevanju standardnega poslovnika, ki ga je objavila Komisija –

SPREJELA NASLEDNJI POSLOVNIK:

Člen 1

Sklic seje

1.   Seje foruma sklicuje predsednik.

2.   Za reševanje vprašanj, ki so v skupni pristojnosti foruma in drugih skupin, se lahko skličejo skupne seje.

Člen 2

Dnevni red

1.   Predsednik pripravi dnevni red in ga predloži forumu.

2.   V dnevnem redu se ločijo:

(a)

posvetovanje zainteresiranih strank v forumu o: — pripravi in spremembi delovnega načrta v skladu s členom 16(1) Direktive 2005/32/ES, — opredelitvi in pregledu izvedbenih ukrepov v skladu s členoma 16(2) in 18 Direktive 2005/32/ES, — preverjanju učinkovitosti vzpostavljenih mehanizmov tržnega nadzora v skladu s členom 18 Direktive 2005/32/ES, — oceni prostovoljnih sporazumov in drugih ukrepov za samoreguliranje v skladu s členom 18 Direktive 2005/32/ES, — pregledu učinkovitosti Direktive in njenih izvedbenih ukrepov, pragu za izvedbene ukrepe, mehanizmih tržnega nadzora in vseh ustreznih spodbujenih samoregulativnih mehanizmih v skladu s členom 23 Direktive 2005/32/ES;

(b)	druge zadeve, predložene forumu v vednost, ali samo izmenjava mnenj na pobudo predsednika ali na pisno zahtevo člana foruma ob predsednikovi odobritvi.

3.   Forum sprejme dnevni red na začetku seje.

Člen 3

Pošiljanje dokumentov članom foruma

1.   Predsednik v skladu s členom 12(2) najpozneje en mesec pred datumom seje članom foruma pošlje vabilo na sejo, dnevni red in delovne dokumente, ki jih upoštevajo zainteresirane stranke v forumu, ter katere koli druge delovne dokumente.

2.   Člani foruma lahko predsedniku predložijo dopolnilne delovne dokumente in pisne izjave najpozneje en teden pred datumom seje. Take dokumente se da na razpolago članom foruma ob prejetju.

3.   V nujnih primerih lahko predsednik na zahtevo člana foruma ali na lastno pobudo skrajša rok za pošiljanje dokumentov iz odstavkov 1 in 2 na pet koledarskih dni pred datumom seje.

4.   Predsednik se lahko odloči, da dokumente, ki so jih pripravile in poslale zainteresirane stranke nečlanice, da na razpolago forumu kot delovne dokumente.

Člen 4

Mnenja v forumu

1.   Predsednik evidentira mnenja predstavnikov držav članic in drugih zainteresiranih strank v forumu.

2.   Mnenja predstavnikov držav članic in zainteresiranih strank se lahko v skladu s členom 3 predložijo tudi pisno.

3.   Dopolnilne pisne izjave po razpravah v forumu se lahko predložijo do tri tedne po datumu seje.

4.   Če je potrebno, se lahko uporabi pisni postopek iz člena 8.

Člen 5

Zastopanje

1.   Za zagotovitev uravnoteženega sodelovanja ustreznih interesnih skupin v zvezi z vsako obravnavano skupino izdelkov lahko predsednik povabi zainteresirane stranke nečlanice, da na nekaterih sejah razpravljajo o posebnih zadevah na dnevnem redu.

2.   Vsak član foruma imenuje svojega zastopnika, ki ga predstavlja na sejah foruma, in o tem obvesti predsednika. S privolitvijo predsednika lahko imenovane zastopnike spremljajo strokovnjaki, in sicer na stroške članov. Člani o strokovnjakih, za katere želijo, da spremljajo njihove zastopnike, predhodno obvestijo predsednika, in sicer najpozneje dva tedna pred datumom seje. Če predsednik najpozneje en teden pred datumom seje ne nasprotuje udeležbi strokovnjaka, se šteje, da je privolitev odobrena.

3.   Član lahko zastopa druge člane. Član zastopnik pred sejo predsedniku predloži pisne dokaze o strinjanju zastopanih članov.

4.   Člani zagotovijo, da so interesne skupine, ki jih zastopajo, pravočasno obveščene o razpravah v forumu.

5.   Člani zagotovijo ustrezno posvetovanje z interesnimi skupinami, ki jih zastopajo, in sprejmejo reprezentativna mnenja.

Člen 6

Podskupine

Predsednik lahko za proučitev posebnih vprašanj ustanovi podskupine. Podskupinam predseduje predstavnik Komisije. Podskupine poročajo forumu. V ta namen lahko imenujejo poročevalca.

Člen 7

Vključitev tretjih strank

Predsednik lahko na sejo povabi tretje stranke ter strokovnjake, da izrazijo mnenje o posebnih zadevah.

Člen 8

Pisni postopek

1.   Po potrebi se lahko mnenja držav članic in interesnih skupin v forumu predložijo pisno. V ta namen predsednik pošlje članom foruma v skladu s členom 12(2) delovne dokumente, o katerih morajo države članice in interesne skupine foruma podati mnenja. Rok za predložitev mnenj ne sme biti krajši od 14 koledarskih dni in ne daljši od 1 meseca.

2.   V nujnih primerih se uporablja rok iz člena 3(3).

Člen 9

Tajništvo

Tajniške storitve za forum zagotovi Komisija.

Člen 10

Zapisniki sej

1.   Zapisnik vsake seje se pripravi pod okriljem predsednika in vsebuje zlasti mnenja o delovnih dokumentih, ki jih pripravijo službe Komisije, izražena na sejah, iz člena 2 (2)(a), in če je treba, mnenja o zadevah iz člena 2(2)(b). Referenčni seznam ustreznih pisnih izjav, predloženih v skladu s členom 4, se navede v ločeni prilogi. Zapisnik se v enem mesecu pošlje članom foruma in nečlanom udeležencem seje.

2.   Člani foruma v dveh tednih sporočijo predsedniku kakršne koli pripombe, ki jih imajo na zapisnik. Forum je obveščen o navedenih pripombah. Ob kakršnem koli nesoglasju forum razpravlja o predlagani spremembi. Če se nesoglasje ne odpravi, se spremembe priložijo zapisniku.

Člen 11

Seznam prisotnih

Predsednik na vsaki seji pripravi seznam prisotnih, v katerem so navedena imena udeležencev, organizacij, ki jim pripadajo, in kadar je primerno, interesne skupine, ki jih ti zastopajo.

Člen 12

Dopisovanje

1.   Dopisovanje v zvezi s forumom se naslovi na Komisijo v elektronski obliki v vednost predsednika.

2.   Dopisovanje za člane foruma se naslovi na člane v elektronski obliki. Člani določijo kontaktne osebe, s katerimi poteka dopisovanje, in o tem pisno obvestijo predsednika.

Člen 13

Varstvo osebnih podatkov

Obdelava vseh osebnih podatkov za namene tega poslovnika je v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001.