(1)

Komisija je v svojem sporočilu z dne 2. decembra 2020 z naslovom „Digitalizacija pravosodja v Evropski uniji – Zbirka orodij za izkoriščanje priložnosti“ navedla, da je treba posodobiti zakonodajni okvir čezmejnih postopkov Unije na področju civilnega, gospodarskega in kazenskega prava v skladu z načelom „privzeto digitalno“ ter pri tem zagotoviti, da so vzpostavljeni vsi potrebni zaščitni ukrepi za preprečevanje socialne izključenosti, ter zagotoviti vzajemno zaupanje, interoperabilnost in varnost.

(2)

Za vzpostavitev popolnoma delujočega območja svobode, varnosti in pravice je pomembno, da si vse države članice prizadevajo zmanjšati morebitni razkorak na področju digitalizacije sistemov in izkoristiti možnosti, ki so za to na voljo v ustreznih mehanizmih financiranja Unije.

(3)

Za namene izboljšanja pravosodnega sodelovanja in dostopa do sodnega varstva bi bilo treba pravne akte Unije, ki urejajo komunikacijo med pristojnimi organi, vključno z organi in agencijami Unije, pa tudi med pristojnimi organi ter fizičnimi in pravnimi osebami v civilnih in gospodarskih zadevah, dopolniti z določitvijo pogojev za izvedbo take komunikacije z digitalnimi sredstvi.

(4)

Namen te uredbe je izboljšati učinkovitost in uspešnost sodnih postopkov ter olajšati dostop do sodnega varstva z digitalizacijo obstoječih komunikacijskih kanalov, s čimer bi se prihranili stroški in čas, zmanjšalo upravno breme in izboljšala odpornost v okoliščinah višje sile za vse organe, ki so vključeni v čezmejno pravosodno sodelovanje. Z uporabo digitalnih komunikacijskih kanalov med pristojnimi organi se naj bi kratko- in dolgoročno zmanjšale zamude pri obravnavi zadev. To bi moralo koristiti posameznikom, pravnim subjektom in pristojnim organom držav članic ter okrepiti zaupanje v pravosodne sisteme. Digitalizacija komunikacijskih kanalov bi bila koristna tudi na področju čezmejnih kazenskih postopkov in v okviru boja Unije proti kriminalu. V tem smislu visoka raven varnosti, ki jo lahko zagotovijo digitalni komunikacijski kanali, pomeni napredek, tudi z vidika varstva pravic zadevnih oseb, kot sta pravica do spoštovanja zasebnega in družinskega življenja ter pravica do varstva osebnih podatkov.

(5)

V skladu s pravom Unije bi bilo treba v celoti spoštovati temeljne pravice in svoboščine vseh oseb, na katere vpliva elektronska izmenjava podatkov na podlagi te uredbe, zlasti pravico do učinkovitega dostopa do sodnega varstva, pravico do poštenega sojenja, načelo nediskriminacije, pravico do spoštovanja zasebnega in družinskega življenja ter pravico do varstva osebnih podatkov.

(6)

Vsi subjekti bi morali pri izpolnjevanju svojih obveznosti na podlagi te uredbe spoštovati načelo neodvisnosti sodstva, pri čemer je treba upoštevati načelo delitve oblasti in druga načela pravne države.

(7)

Učinkovit dostop do sodnega varstva je osrednji cilj območja svobode, varnosti in pravice. Digitalna preobrazba je ključni korak pri izboljšanju dostopa do sodnega varstva ter učinkovitosti, kakovosti in preglednosti pravosodnih sistemov.

(8)

Pomembno je, da se razvijejo ustrezni kanali in orodja za zagotovitev učinkovitega digitalnega sodelovanja pravosodnih sistemov. Zato je bistveno, da se na ravni Unije vzpostavi enoten instrument informacijske tehnologije, ki bo omogočal hitro, neposredno, interoperabilno, zanesljivo, dostopno, varno in učinkovito čezmejno elektronsko izmenjavo podatkov v zvezi z zadevami med pristojnimi organi. Komisija in države članice bi morale zagotoviti, da so v digitalno preobrazbo pravosodnih sistemov vključeni delavci v pravni stroki.

(9)

Orodja so bila razvita za digitalno izmenjavo podatkov v zvezi z zadevami, kar omogoča izogibanje nadomeščanju obstoječih sistemov informacijske tehnologije, ki so že vzpostavljeni v državah članicah, ali dragim spremembam teh sistemov. Sistem za obveščanje v okviru e-pravosodja prek spletne izmenjave podatkov (sistem e-CODEX), katerega pravni okvir je vzpostavljen z Uredbo (EU) 2022/850 Evropskega parlamenta in Sveta (3), je glavno doslej razvito tovrstno orodje za zagotavljanje hitre, neposredne, interoperabilne, trajnostne, zanesljive in varne čezmejne elektronske izmenjave podatkov v zvezi z zadevami med pristojnimi organi.

(10)

Digitalizacija postopkov bi morala zagotoviti dostop do sodnega varstva za vse, tudi za invalide. Decentralizirani sistem informacijske tehnologije in evropska točka elektronskega dostopa, vzpostavljena s to uredbo, bi morala biti skladna z zahtevami glede spletne dostopnosti iz Direktive (EU) 2016/2102 Evropskega parlamenta in Sveta (4). Hkrati bi morali načini elektronskega plačevanja iz te uredbe izpolnjevati zahteve glede dostopnosti iz Direktive (EU) 2019/882 Evropskega parlamenta in Sveta (5).

(11)

Vzpostavitev digitalnih kanalov za čezmejno komunikacijo bi neposredno prispevala k izboljšanju dostopa do sodnega varstva, saj bi fizičnim in pravnim osebam omogočila, da v postopkih, ki spadajo na področje uporabe prava Unije v civilnih in gospodarskih zadevah, uveljavljajo varstvo svojih pravic in zahtevke, začnejo postopke in izmenjujejo podatke v zvezi z zadevami s pravosodnimi ali drugimi pristojnimi organi v digitalni obliki.

(12)

Da bi zagotovili pozitiven vpliv elektronskih komunikacijskih orodij na dostop do sodnega varstva, bi morale države članice dodeliti zadostna sredstva za izboljšanje digitalnih spretnosti in pismenosti državljanov, posebno pozornost pa nameniti zagotavljanju, da pomanjkanje digitalnih spretnosti ne bi predstavljalo ovire za uporabo decentraliziranega sistema informacijske tehnologije. Države članice bi morale zagotoviti, da je usposabljanje na voljo vsem zadevnim delavcem v pravosodju, vključno s tožilci, sodniki in upravnim osebjem, ter pristojnim organom, da se zagotovi učinkovita uporaba decentraliziranega sistema informacijske tehnologije. Cilj takega usposabljanja bi moralo biti izboljšano delovanje pravosodnih sistemov po vsej Uniji ter spoštovanje temeljnih pravic in vrednot, zlasti z omogočanjem delavcem v pravosodju, da učinkovito obravnavajo vse izzive, ki bi se lahko pojavili med postopki ali naroki, ki potekajo prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo, zaradi njihove virtualne narave. Komisija bi morala države članice spodbujati in podpirati, da za dejavnosti usposabljanja zaprosijo za nepovratna sredstva na podlagi ustreznih programov financiranja Unije.

(13)

Ta uredba bi morala zajemati digitalizacijo komunikacije v zadevah s čezmejnimi posledicami, ki spadajo na področje uporabe nekaterih pravnih aktov Unije v civilnih, gospodarskih in kazenskih zadevah. Ti akti bi morali biti navedeni v prilogah k tej uredbi. Ta uredba bi morala zajemati tudi komunikacijo med pristojnimi organi ter organi in agencijami Unije, kot je Evropsko javno tožilstvo ali Eurojust, v primerih, ko njihova pristojnost temelji na pravnih aktih iz Priloge II. Kadar so stečajni upravitelji po nacionalnem pravu pristojni za sprejemanje prijav terjatev, ki jih tuji upnik prijavi v postopku v primeru insolventnosti na podlagi Uredbe (EU) 2015/848 Evropskega parlamenta in Sveta (6), bi jih bilo treba šteti za pristojne organe v smislu te uredbe.

(14)

Ta uredba ne bi smela vplivati na pravila, ki urejajo čezmejne sodne postopke, določene s pravnimi akti iz prilog I in II, z izjemo pravil, povezanih s komunikacijo z digitalnimi sredstvi, ki jih uvaja ta uredba. Ta uredba ne bi smela posegati v nacionalno pravo o določitvi organa, osebe ali telesa, ki opravlja katero od nalog v zvezi s preverjanjem in vložitvijo vlog, dokumentov in informacij. Zahteve na podlagi veljavnega nacionalnega prava v zvezi s pristnostjo, točnostjo, zanesljivostjo, verodostojnostjo in ustrezno pravno obliko dokumentov ali informacij bi morale ostati nespremenjene, razen v primeru pravil, povezanih s komunikacijo z digitalnimi sredstvi, ki jih uvaja ta uredba.

(15)

Določitev, ali je treba zadevo šteti za primer s čezmejnimi posledicami ali ne, bi morala temeljiti na pravnih aktih iz prilog I in II. Kadar pravni akti iz prilog I in II izrecno določajo, da se za postopek komunikacije med pristojnimi organi uporablja nacionalno pravo, se ta uredba ne bi smela uporabljati.

(16)

Obveznosti iz te uredbe se ne bi smele uporabljati za ustno komunikacijo, na primer po telefonu ali osebno.

(17)

Ta uredba se ne bi smela uporabljati za vročanje pisanj na podlagi Uredbe (EU) 2020/1784 Evropskega parlamenta in Sveta (7), niti za pridobivanje dokazov na podlagi Uredbe (EU) 2020/1783 Evropskega parlamenta in Sveta (8).V teh uredbah so že določena posebna pravila o digitalizaciji pravosodnega sodelovanja. Vendar bi bilo treba s to uredbo uvesti nekatere spremembe Uredbe (EU) 2020/1784, da bi izboljšali elektronsko vročanje pisanj neposredno osebi, ki ima znan naslov za vročanje v drugi državi članici.

(18)

Kadar Komisija v fazah zasnove in izgradnje evropske točke elektronskega dostopa sodeluje z zunanjimi akterji, bi morali imeti ti akterji izkušnje z razvojem varne, uporabnikom prijazne in dostopne informacijske tehnologije.

(19)

Za zagotavljanje varne, učinkovite, hitre, interoperabilne, zaupne in zanesljive komunikacije med državami članicami za namene čezmejnih sodnih postopkov v civilnih, gospodarskih in kazenskih zadevah bi bilo treba uporabljati ustrezno komunikacijsko tehnologijo, če so pri tem izpolnjeni določeni pogoji glede varnosti, integritete in zanesljivosti prejetih dokumentov in identifikacije udeležencev v komunikaciji. Zato bi bilo treba vzpostaviti varen, učinkovit in zanesljiv decentraliziran sistem informacijske tehnologije za izmenjavo podatkov v čezmejnih sodnih postopkih. Decentralizirana narava sistema informacijske tehnologije bi morala biti namenjena omogočanju varne izmenjave podatkov med pristojnimi organi, ne da bi bila v vsebino takih izmenjav vključena katera koli institucija Unije. Decentralizirani sistem informacijske tehnologije bi moral omogočati tudi varno izmenjavo podatkov med državo članico ter organi in agencijami Unije, kot je Eurojust, v primerih, ki spadajo na področje uporabe pravnih aktov iz Priloge II.

(20)

Decentralizirani sistem informacijske tehnologije bi morali sestavljati zaledni sistemi v državah članicah ter ustreznih organih in agencijah Unije ter interoperabilne točke dostopa, prek katerih so ti sistemi med seboj varno povezani. Točke dostopa decentraliziranega sistema informacijske tehnologije bi morale temeljiti na sistemu e-CODEX.

(21)

Za namene te uredbe bi morale imeti države članice možnost, da namesto nacionalnega sistema informacijske tehnologije uporabljajo programsko opremo, ki jo je razvila Komisija (referenčna izvedbena programska oprema). Ta referenčna izvedbena programska oprema bi morala temeljiti na modularni namestitvi, kar pomeni, da je pakirana in dobavljena ločeno od komponent sistema e-CODEX, potrebnih za njeno povezavo z decentraliziranim sistemom informacijske tehnologije. Taka namestitev bi morala državam članicam omogočiti, da vnovič uporabijo ali izboljšajo svojo obstoječo nacionalno pravosodno komunikacijsko infrastrukturo za namene čezmejne uporabe. Za zadeve v zvezi s preživninskimi obveznostmi bi lahko države članice uporabljale tudi programsko opremo, ki jo je razvila Haaška konferenca o mednarodnem zasebnem pravu (iSupport).

(22)

Komisija bi morala biti odgovorna za izdelavo, razvoj in vzdrževanje referenčne izvedbene programske opreme v skladu z načeloma vgrajenega in privzetega varstva podatkov ter zahtevami glede dostopnosti. Referenčno izvedbeno programsko opremo bi morala zasnovati, razviti in vzdrževati v skladu z zahtevami in načeli varstva podatkov iz uredb (EU) 2018/1725 (9) in (EU) 2016/679 (10) Evropskega parlamenta in Sveta ter Direktive (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta (11), zlasti z načeloma vgrajenega in privzetega varstva podatkov, in ob visoki stopnji kibernetske varnosti. Te zahteve in načela bi morali zavezovati zlasti vse fizične ali pravne osebe, ki sodelujejo pri izdelavi, razvoju ali vzdrževanju nacionalnih sistemov informacijske tehnologije ali referenčne izvedbene programske opreme. Referenčna izvedbena programska oprema bi morala vključevati tudi ustrezne tehnične ukrepe in omogočiti organizacijske ukrepe, vključno s potrebnim nadzorom za zagotovitev ravni varnosti in interoperabilnosti, ki je ustrezna za izmenjavo informacij v okviru čezmejnih sodnih postopkov. Da bi zagotovili interoperabilnost z nacionalnimi sistemi informacijske tehnologije, bi morala biti referenčna izvedbena programska oprema sposobna za ustrezne pravne akte iz prilog I in II k tej uredbi izvajati digitalne postopkovne standarde, kot so opredeljeni v Uredbi (EU) 2022/850.

(23)

Za zagotavljanje hitre, varne in učinkovite pomoči vložnikom bi morala komunikacija med pristojnimi organi, kot so sodišča in osrednji organi, vzpostavljeni na podlagi uredb Sveta (ES) št. 4/2009 (12) in (EU) 2019/1111 (13), praviloma potekati prek decentraliziranega sistema informacijske tehnologije.

(24)

Pošiljanje prek decentraliziranega sistema informacijske tehnologije bi lahko bilo onemogočeno zaradi motenj v sistemu. Vsakršne motnje v sistemu bi morali ustrezni organi Unije in države članice čim prej odpraviti. Pošiljanje bi lahko bilo v praksi onemogočeno tudi zaradi fizične ali tehnične narave poslanega, na primer kadar gre za pošiljanje materialnih dokazov ali kadar je treba izvirni dokument poslati v papirni obliki, da se oceni njegova pristnost, ali v primeru višje sile. Primeri višje sile praviloma izhajajo iz nepredvidljivih in neizogibnih dogodkov, za katere pristojni organ ni odgovoren. Kadar se ne uporabi decentralizirani sistem informacijske tehnologije, bi morala komunikacija potekati z drugimi najustreznejšimi sredstvi. Taka druga sredstva bi med drugim morala omogočiti izvedbo čim hitrejšega in varnega pošiljanja prek drugih varnih elektronskih sredstev, s poštnimi storitvami ali osebno, kadar je tako pošiljanje izvedljivo.

(25)

Decentralizirani sistem informacijske tehnologije bi bilo treba privzeto uporabljati v komunikaciji med pristojnimi organi. Vendar bi lahko bila za zagotavljanje prilagodljivosti pravosodnega sodelovanja v nekaterih primerih druga komunikacijska sredstva ustreznejša. To bi lahko bilo ustrezno, kadar pristojni organi potrebujejo neposredno osebno komunikacijo, in zlasti pri neposredni komunikaciji med sodišči na podlagi uredb (EU) 2015/848 in (EU) 2019/1111, ter pri neposredni komunikaciji med pristojnimi organi na podlagi okvirnih sklepov Sveta 2005/214/PNZ (14), 2006/783/PNZ (15), 2008/909/PNZ (16), 2008/947/PNZ (17) in 2009/829/PNZ (18), Direktive 2014/41/EU Evropskega parlamenta in Sveta (19) ali Uredbe (EU) 2018/1805 Evropskega parlamenta in Sveta (20), pri čemer bi se komunikacija med pristojnimi organi lahko izvajala s katerim koli sredstvom ali na kakršen koli ustrezen način, kot je določeno v navedenih aktih. V takih primerih bi lahko pristojni organi uporabili manj formalen način komunikacije, kakršen je elektronska pošta.

Druga komunikacijska sredstva bi lahko bila primerna tudi, kadar komunikacija vključuje ravnanje z občutljivimi podatki ali kadar pretvorba obsežne dokumentacije v elektronsko obliko pomeni nesorazmerno upravno breme za pristojni organ, ki pošilja dokumentacijo. Glede na to, da pristojni organi obdelujejo občutljive podatke, bi bilo treba pri izbiri ustreznih komunikacijskih sredstev vedno zagotoviti varnost in zanesljivost izmenjave informacij. Decentralizirani sistem informacijske tehnologije bi se moral vedno šteti za najustreznejši način izmenjave obrazcev, sestavljenih na podlagi pravnih aktov iz prilog I in II k tej uredbi. Vendar bi se lahko obrazci izmenjevali na druge načine v primerih, ko so pristojni organi različnih držav članic prisotni na isti lokaciji v državi članici, da bi pomagali pri izvrševanju postopkov pravosodnega sodelovanja na podlagi pravnih aktov iz Priloge II k tej uredbi, če je to potrebno zaradi nujnosti zadeve, kot v primerih iz Direktive 2014/41/EU, v katerih odreditveni organ pomaga pri izvrševanju evropskega preiskovalnega naloga v državi izvršiteljici, ali kadar pristojni organi različnih držav članic postopke pravosodnega sodelovanja na podlagi pravnih aktov iz Priloge II k tej uredbi usklajujejo na fizičnem srečanju.

(26)

V zvezi s komponentami decentraliziranega sistema informacijske tehnologije, za katere je v skladu z varnostnimi zahtevami iz Uredbe (EU) 2022/850 odgovorna Unija, bi moral imeti subjekt, ki upravlja komponente sistema, dovolj sredstev za zagotavljanje njihovega pravilnega delovanja.

(27)

Za olajšanje dostopa fizičnih in pravnih oseb do pristojnih organov v civilnih in gospodarskih zadevah bi bilo treba s to uredbo vzpostaviti točko dostopa na ravni Unije (v nadaljnjem besedilu: evropska točka elektronskega dostopa) v okviru decentraliziranega sistema informacijske tehnologije, ki bi morala fizičnim in pravnim osebam zagotavljati informacije o njihovi pravici do pravne pomoči in prek katere bi lahko vlagale zahtevke in zahteve, pošiljale, zahtevale in prejemale procesno pomembne informacije, vključno z digitaliziranimi spisi o zadevi ali njihovimi deli, ter komunicirale s pristojnimi organi – oziroma bi to v njihovem imenu storil njihov zastopnik – v primerih, ki jih zajema ta uredba, oziroma prek katere bi jim lahko bila vročena sodna ali izvensodna pisanja. Evropska točka elektronskega dostopa bi morala gostovati na evropskem portalu e-pravosodje, ki deluje kot enotna vstopna točka za pravosodne informacije in storitve v Uniji.

(28)

Uporablja se pravica do brezplačne pravne pomoči ali pravne pomoči, kot je določena v pravu Unije in nacionalnem pravu, zlasti pravica do pravne pomoči, kot je določena z Uredbo (EU) št. 650/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (21), uredbama Sveta (ES) št. 4/2009 in (EU) 2019/1111 ter Direktivo Sveta 2003/8/ES (22). Fizične in pravne osebe bi morale imeti možnost dostopa do ustreznih informacij na portalu e-pravosodje prek povezav na evropski točki elektronskega dostopa.

(29)

V okviru komunikacije fizičnih in pravnih oseb s pristojnimi organi v čezmejnih civilnih in gospodarskih zadevah bi se morala elektronska komunikacija uporabljati kot alternativa obstoječim komunikacijskim sredstvom, tudi nacionalnim, ne da bi to vplivalo na način, kako fizične ali pravne osebe komunicirajo s svojimi nacionalnimi organi, v skladu z nacionalnim pravom. V primeru komunikacije pravnih oseb s pristojnimi organi bi bilo treba spodbujati privzeto uporabo elektronskih sredstev. Ne glede na to bi morala biti izbira komunikacijskega sredstva med elektronsko komunikacijo, kot jo določa ta uredba, in drugimi komunikacijskimi sredstvi prepuščena presoji zadevnih oseb, saj bi tako zagotovili, da dostop do sodnega varstva prek digitalnih sredstev ne prispeva k nadaljnjemu širjenju digitalne vrzeli. To je zlasti pomembno, da bi se prilagodili posebnim okoliščinam oseb, ki morda nimajo potrebnih tehničnih sredstev ali digitalnih spretnosti za dostop do digitalnih storitev, in invalidov, saj so se države članice in Unija zavezale, da bodo sprejele ustrezne ukrepe v skladu s Konvencijo Združenih narodov o pravicah invalidov.

(30)

Za izboljšanje čezmejne elektronske komunikacije in pošiljanja dokumentov prek decentraliziranega sistema informacijske tehnologije, tudi prek evropske točke elektronskega dostopa, se dokumentom, ki se pošiljajo prek decentraliziranega sistema informacijske tehnologije, ne bi smel odreči pravni učinek in se ne bi smeli šteti za nedopustne v postopkih zgolj zato, ker so v elektronski obliki. Vendar to načelo ne bi smelo posegati v oceno pravnih učinkov takih dokumentov, ki bi lahko predstavljali dokaz v skladu z nacionalnim pravom, ali njihove dopustnosti.

(31)

Ta uredba bi morala za lažjo izvedbo ustnih narokov v postopkih v civilnih, gospodarskih in kazenskih zadevah s čezmejnimi posledicami določati neobvezno uporabo videokonferenc ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo.

(32)

Videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo bi morale pristojnemu organu omogočati ugotovitev istovetnosti oseb, ki jih je treba zaslišati, ter omogočiti vizualno, zvočno in ustno komunikacijo med narokom. Zgolj telefonski klic se ne bi smel šteti za ustrezno tehnologijo za komunikacijo na daljavo za ustne naroke. Uporabljena tehnologija bi morala izpolnjevati veljavne standarde s področja varstva osebnih podatkov, zaupnosti komunikacij in varnosti podatkov, ne glede na vrsto naroka, za katerega se uporabi.

(33)

Izvedba naroka prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo ne bi smela biti zavrnjena zgolj zaradi neobstoja nacionalnih pravil o uporabi tehnologije za komunikacijo na daljavo. V takem primeru bi se morala smiselno uporabljati najustreznejša pravila, ki so na voljo po nacionalnem pravu, kot so pravila o pridobivanju dokazov.

(34)

Ta uredba ne bi smela vplivati na pravico do tolmačenja, pri čemer bi bilo treba pri videokonferencah ali drugih tehnologijah za komunikacijo na daljavo, ki se uporabljajo v postopkih v civilnih, gospodarskih ali kazenskih zadevah, omogočiti uporabo tolmačenja.

(35)

Za lažjo izvedbo ustnih narokov v postopkih v civilnih in gospodarskih zadevah s čezmejnimi posledicami bi morala ta uredba določati neobvezno uporabo videokonferenc ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo za udeležbo strank ali njihovih zastopnikov na takih narokih, in sicer odvisno od razpoložljivosti ustrezne tehnologije, možnosti, da se stranke opredelijo o uporabi take tehnologije, in ustreznosti uporabe take tehnologije v posebnih okoliščinah zadeve. Ta uredba niti osebam, ki pomagajo stranki, niti državnim tožilcem v civilnih in gospodarskih zadevah ne bi smela preprečiti, da se naroka udeležijo prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo v skladu z veljavnim nacionalnim pravom.

(36)

Postopek za začetek in izvedbo narokov prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo bi moral biti v civilnih in gospodarskih zadevah urejen s pravom države članice, v kateri potekajo postopki. Kadar nacionalno pravo države članice, ki izvaja narok v civilnih ali gospodarskih zadevah, predvideva snemanje narokov, bi bilo treba stranke obvestiti o teh določbah in, kadar je tako določeno, o njihovi možnosti, da snemanju nasprotujejo.

(37)

Pri odločanju, ali naj se strankam in njihovim zastopnikom dovoli udeležba na naroku v civilnih in gospodarskih zadevah prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo, bi moral pristojni organ izbrati ustrezno metodo za preučitev mnenj strank v skladu z nacionalnim procesnim pravom.

(38)

Kadar se pristojni organ v postopkih v civilnih ali gospodarskih zadevah odloči, da dovoli udeležbo vsaj ene od strank ali drugih oseb na naroku prek videokonference, bi moral zagotoviti, da imajo te osebe dostop do tega naroka prek videokonference. Pristojni organ bi moral takim osebam zlasti posredovati povezavo, da bi lahko sodelovale na zadevni videokonferenci, in zagotoviti tehnično pomoč. Pristojni organ bi moral na primer zagotoviti navodila o programski opremi, ki se bo uporabljala, in pred narokom po potrebi organizirati tehnični preskus. Pristojni organ bi moral upoštevati posebne potrebe invalidov.

(39)

Kadar je v postopkih v civilnih ali gospodarskih zadevah udeležen otrok, zlasti kot stranka, bi bilo po nacionalnem pravu, ob upoštevanju njegovih procesnih pravic, treba zagotoviti možnost, da se naroka udeleži prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo v skladu s to uredbo. Kadar pa je otrok v postopkih udeležen za namene pridobivanja dokazov v civilnih ali gospodarskih zadevah, na primer kadar ga je treba zaslišati kot pričo, pa bi se ga tudi lahko zaslišalo prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo v skladu z Uredbo (EU) 2020/1783.

(40)

Kadar pristojni organ zahteva udeležbo osebe za namene pridobivanja dokazov v civilnih ali gospodarskih zadevah, bi morala udeležbo take osebe na naroku prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo urejati Uredba (EU) 2020/1783.

(41)

Ta uredba se ne bi smela uporabljati za uporabo videokonferenc ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo v civilnih in gospodarskih zadevah, pri katerih je taka uporaba že predvidena v pravnih aktih iz Priloge I, ali v zadevah brez čezmejnih posledic. Poleg tega se ta uredba ne bi smela uporabljati za uporabo videokonferenc ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo v postopkih notarskih overitev.

(42)

V kazenskih zadevah bi moral biti postopek za začetek in izvedbo narokov prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo urejen s pravom države članice, ki izvaja narok. Državo članico, ki narok izvaja prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo, bi bilo treba šteti kot državo članico, ki je zaprosila za uporabo videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo.

(43)

Pravila iz te uredbe o uporabi videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo za naroke v postopkih pravosodnega sodelovanja v kazenskih zadevah se ne bi smela uporabljati za naroke prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo za namene pridobivanja dokazov ali izvedbe sojenja, na podlagi katerega bi se lahko izdala odločba, s katero se ugotovi, ali je osumljena ali obdolžena oseba kriva ali nedolžna. Ta uredba ne bi smela posegati v Direktivo 2014/41/EU, Konvencijo o medsebojni pravni pomoči v kazenskih zadevah med državami članicami Evropske unije ter Okvirni sklep Sveta 2002/465/PNZ (23).

(44)

Za zaščito pravice do poštenega sojenja in pravice do obrambe bi morala osumljena, obdolžena ali obsojena oseba oziroma oseba, na katero sklep vpliva, kot je opredeljena v Uredbi (EU) 2018/1805, ki ni osumljena, obdolžena ali obsojena oseba, privoliti v uporabo videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo za narok v postopkih pravosodnega sodelovanja v kazenskih zadevah. Pristojni organ bi moral imeti možnost, da odstopa od zahteve po privolitvi osumljene, obdolžene ali obsojene osebe ali osebe, na katero sklep vpliva, le v izjemnih okoliščinah, v katerih je tako odstopanje ustrezno utemeljeno z resnimi grožnjami javni varnosti in javnemu zdravju, za katere se izkaže, da so resnične in takojšnje ali predvidljive. Uporaba izjeme v zvezi s pridobitvijo privolitve v zvezi z videokonferenco bi morala biti omejena na to, kar je potrebno, in v celoti spoštovati Listino Evropske unije o temeljnih pravicah (v nadaljnjem besedilu: Listina). Če se privolitev ne pridobi, bi morala imeti osumljena, obdolžena ali obsojena oseba ali oseba, na katero sklep vpliva, možnost pritožbe v skladu z nacionalnim pravom in ob popolnem spoštovanju Listine.

(45)

Kadar so pravice osumljene, obdolžene ali obsojene osebe kršene v okviru naroka, izvedenega prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo, bi bilo treba zagotoviti dostop do učinkovitega pravnega sredstva v skladu s členom 47 Listine. Dostop do učinkovitega pravnega sredstva bi bilo treba zagotoviti tudi osebam, na katere sklep vpliva, ki niso osumljene, obdolžene ali obsojene osebe, v okviru naroka prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo v postopkih na podlagi Uredbe (EU) 2018/1805.

(46)

Pristojni organi, odgovorni za narok prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo v kazenskih zadevah, bi morali zagotoviti, da je komunikacija med osumljeno, obdolženo ali obsojeno osebo oziroma osebo, na katero sklep vpliva, v postopku na podlagi Uredbe (EU) 2018/1805, in njenim odvetnikom neposredno pred in med narokom zaupna v skladu z veljavnim nacionalnim pravom.

(47)

Kadar je narok prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo organiziran v kazenskih zadevah, bi moral pristojni organ, ki prejme zahtevo za izvedbo takega naroka (v nadaljnjem besedilu: zaprošeni pristojni organ), zagotoviti, da ima osumljena, obdolžena ali obsojena oseba ali oseba, na katero sklep vpliva, kot je opredeljena v Uredbi (EU) 2018/1805, vključno z invalidi, dostop do potrebne infrastrukture za uporabo videokonferenc ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo. To bi moralo vključevati odgovornost za zagotovitev dostopa, na primer do prostorov, v katerih bo narok potekal, in do razpoložljive tehnične opreme. Kadar tehnična oprema ni na voljo v prostorih zaprošenega pristojnega organa, bi moral imeti ta organ možnost, da poskrbi za praktične ureditve tako, da narok organizira v prostorih drugega organa za namene izvedbe naroka prek videokonference ali druge tehnologije za komunikacijo na daljavo, če je mogoče, v skladu z nacionalnimi postopki.

(48)

Uredba (EU) št. 910/2014 Evropskega parlamenta in Sveta (24) vzpostavlja skupni regulativni okvir Unije za priznavanje sredstev elektronske identifikacije in elektronskih storitev zaupanja (v nadaljnjem besedilu: storitve zaupanja e-IDAS), zlasti elektronskih podpisov, elektronskih žigov, časovnih žigov, storitev elektronske dostave in avtentikacije spletišč, za katere je splošno priznano, da imajo enak pravni status kot njihovi fizični ustrezniki. V okviru te uredbe bi se zato za namene digitalne komunikacije morala določiti uporaba storitev zaupanja e-IDAS.

(49)

Kadar mora biti dokument, ki se pošilja v okviru elektronske komunikacije, določene v tej uredbi, opremljen z žigom ali podpisom, bi morali pristojni organi uporabljati kvalificirani elektronski žig oziroma podpis, kot je opredeljen v Uredbi (EU) št. 910/2014, fizične ali pravne osebe pa kvalificirani elektronski podpis oziroma elektronsko identifikacijo. Vendar ta uredba ne bi smela vplivati na formalne zahteve, ki se uporabljajo za dokumente, ki so predloženi v podporo zahtevi in so lahko digitalni izvirniki ali overjene kopije. S to uredbo prav tako ne bi smeli posegati v nacionalno pravo glede pretvorbe dokumentov in v kakršne koli zahteve v zvezi s pristnostjo, točnostjo, zanesljivostjo, verodostojnostjo in ustrezno pravno obliko dokumentov ali informacij, razen glede pogojev v zvezi s komunikacijo z digitalnimi sredstvi, ki so uvedeni s to uredbo.

(50)

Za namene lažjega plačevanja taks v zadevah s čezmejnimi posledicami, ki spadajo na področje uporabe pravnih aktov Unije v civilnih in gospodarskih zadevah iz Priloge I, bi morala biti tehnična sredstva za elektronsko plačevanje taks skladna s pravili, ki se uporabljajo za dostopnost. Uporaba načinov plačevanja, ki so v splošni uporabi po vsej Uniji, kot so kreditne kartice, debetne kartice, elektronske denarnice in bančna nakazila, bi morala biti mogoča v spletnem okolju in dostopna prek evropske točke elektronskega dostopa.

(51)

Za namene zagotavljanja polnega doseganja ciljev te uredbe ter za uskladitev obstoječih pravnih aktov Unije v civilnih, gospodarskih in kazenskih zadevah s to uredbo je treba s to uredbo spremeniti naslednje pravne akte: uredbe (ES) št. 805/2004 (25), (ES) št. 1896/2006 (26), (ES) št. 861/2007 (27), (EU) št. 606/2013 (28), (EU) št. 655/2014 (29), (EU) 2015/848 in (EU) 2018/1805 Evropskega parlamenta in Sveta. Namen navedenih sprememb je zagotoviti, da komunikacija poteka v skladu s pravili in načeli iz te uredbe. Spremembe direktiv in okvirnih sklepov s področja civilnih, gospodarskih in kazenskih zadev so uvedene z Direktivo (EU) 2023/2843 Evropskega parlamenta in Sveta (30).

(52)

V skladu z odstavkoma 22 in 23 Medinstitucionalnega sporazuma z dne 13. aprila 2016 o boljši pripravi zakonodaje (31) bi morala Komisija to uredbo ovrednotiti na podlagi informacij, zbranih v okviru posebnih ureditev za spremljanje, tudi s kvantitativno in kvalitativno oceno vsakega od pravnih aktov iz prilog I in II k tej uredbi, da se ocenijo dejanski učinki te uredbe na terenu, zlasti da se preučijo vplivi na uspešnost in učinkovitost digitalizacije čezmejnega pravosodnega sodelovanja in potreba po nadaljnjih ukrepih.

(53)

Referenčna izvedbena programska oprema, ki jo razvije Komisija kot zaledni sistem, bi morala programsko zbirati podatke, potrebne za spremljanje, take podatke pa bi bilo treba poslati Komisiji. Kadar se države članice odločijo, da bodo namesto referenčne izvedbene programske opreme, ki jo razvije Komisija, uporabljale nacionalni sistem informacijske tehnologije, bi lahko bil tak sistem opremljen za programsko zbiranje navedenih podatkov, v takem primeru pa bi bilo treba te podatke poslati Komisiji. Konektor sistema e-CODEX bi lahko bil opremljen tudi s funkcijo, ki omogoča pridobivanje ustreznih statističnih podatkov.

(54)

Kadar podatkov o številu narokov, na katerih je bila uporabljena videokonferenca, ni mogoče zbirati samodejno ter da se omeji dodatno upravno breme zaradi zbiranja podatkov, bi morala vsaka država članica imenovati vsaj eno sodišče ali pristojni organ za namen oblikovanja vzorca za spremljanje. Imenovano sodišče ali pristojni organ bi moral zbirati in Komisiji zagotavljati takšne podatke o svojih narokih, na podlagi katerih bi bilo mogoče oceniti količino podatkov, ki je potrebna za izvedbo vrednotenja te uredbe v posamezni državi članici. Imenovano sodišče ali pristojni organ bi moral biti pristojen za izvajanje narokov prek videokonference v skladu s to uredbo. Na področjih, na katerih se za pristojne organe v smislu te uredbe štejejo drugi organi, ki niso sodišča ali tožilstva, temveč na primer notarji, bi moral biti določeni vzorec za spremljanje reprezentativen tudi za njihovo izvajanje te uredbe.

(55)

Uporaba te uredbe ne bi smela posegati v delitev oblasti in neodvisnost sodstva v državah članicah ter procesne pravice, kot izhajajo iz Listine in prava Unije, na primer iz direktiv o procesnih pravicah, in sicer direktiv 2010/64/EU (32), 2012/13/EU (33), 2013/48/EU (34), (EU) 2016/343 (35), (EU) 2016/800 (36) in (EU) 2016/1919 (37) Evropskega parlamenta in Sveta, zlasti pa ne v pravico do tolmačenja, pravico do dostopa do odvetnika, pravico do vpogleda v spis, pravico do brezplačne pravne pomoči in pravico do navzočnosti na sojenju.

(56)

Za obdelavo osebnih podatkov v decentraliziranem sistemu informacijske tehnologije se uporabljajo uredbi (EU) 2016/679 in (EU) 2018/1725 ter Direktiva (EU) 2016/680. V tej uredbi bi bilo treba opredeliti, kdo se šteje za upravljavca osebnih podatkov, da se pojasni odgovornost za obdelavo osebnih podatkov, ki se pošiljajo ali prejmejo prek decentraliziranega sistema informacijske tehnologije. Za ta namen bi bilo treba za vsak subjekt, ki pošilja ali prejema podatke, šteti, da je ločeno opredelil namen in sredstva obdelave osebnih podatkov.

(57)

Za zagotovitev enotnih pogojev izvajanja te uredbe, kar zadeva vzpostavitev decentraliziranega sistema informacijske tehnologije, bi bilo treba na Komisijo prenesti izvedbena pooblastila. Ta pooblastila bi bilo treba izvajati v skladu z Uredbo (EU) št. 182/2011 Evropskega parlamenta in Sveta (38). Izvedbeni akti bi morali državam članicam omogočiti, da prilagodijo svoje ustrezne nacionalne sisteme informacijske tehnologije za povezavo z decentraliziranim sistemom informacijske tehnologije.

(58)

Ker ciljev te uredbe, zlasti harmonizirane digitalizacije čezmejnega pravosodnega sodelovanja, države članice ne morejo zadovoljivo doseči, saj med drugim ni možno zagotoviti interoperabilnosti sistemov informacijske tehnologije držav članic ter organov in agencij Unije, temveč se zaradi usklajenega ukrepanja Unije lažje dosežejo na ravni Unije, lahko Unija sprejme ukrepe v skladu z načelom subsidiarnosti iz člena 5 Pogodbe o Evropski uniji (PEU). V skladu z načelom sorazmernosti iz navedenega člena ta uredba ne presega tistega, kar je potrebno za doseganje navedenih ciljev.

(59)

V skladu s členoma 1 in 2 Protokola št. 22 o stališču Danske, ki je priložen PEU in Pogodbi o delovanju Evropske unije (PDEU), Danska ne sodeluje pri sprejetju te uredbe, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja.

(60)

V skladu s členoma 1 in 2 ter členom 4a(1) Protokola št. 21 o stališču Združenega kraljestva in Irske glede območja svobode, varnosti in pravice, ki je priložen PEU in PDEU, in brez poseganja v člen 4 navedenega protokola Irska ne sodeluje pri sprejetju te uredbe, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja.

(61)

V skladu s členom 42(1) Uredbe (EU) 2018/1725 je bilo opravljeno posvetovanje z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, ki je uradne pripombe podal 25. januarja 2022 –