PRILOGA I

POSLOVNIK SVETA ZA SODELOVANJE EU-IRAK

Člen 1

Predsedovanje

Svetu za sodelovanje izmenično po 12 mesecev predsedujeta predsednik Sveta Evropske unije za zunanje zadeve, v imenu Evropske unije in njenih držav članic, ter zunanji minister Iraka. Prvo obdobje se začne z datumom prve seje Odbora za sodelovanje in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 2

Seje

Svet za sodelovanje se sestaja enkrat letno na ministrski ravni. Na zahtevo ene od pogodbenic se lahko skličejo izredne seje Sveta za sodelovanje, če se s tem strinjata obe pogodbenici. Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, potekajo vse seje Sveta za sodelovanje v prostorih, v katerih običajno zaseda Sveta Evropske unije, na datum, o katerem se dogovorita pogodbenici. Seje Sveta za sodelovanje skupaj skličeta sekretarja Sveta za sodelovanje v dogovoru s predsednikom.

Člen 3

Zastopanje

Če se člani Sveta za sodelovanje ne morejo udeležiti sej, jih lahko zastopajo zastopniki. Član, ki želi biti zastopan, mora predsedniku sporočiti ime svojega zastopnika pred sejo, na kateri naj bi bil zastopan. Zastopnik člana Sveta za sodelovanje izvršuje vse pravice zastopanega člana.

Člen 4

Delegacije

Člane Sveta za sodelovanje lahko spremljajo uradniki. Predsednik je pred vsako sejo obveščen o predvideni sestavi delegacije vsake pogodbenice.

Predstavnik Evropske investicijske banke se kot opazovalec udeleži sej Sveta za sodelovanje , če so na dnevnem redu zadeve, ki se nanašajo na banko.

Po potrebi in sporazumno se lahko na seje Sveta za sodelovanje povabi strokovnjake ali predstavnike drugih teles kot opazovalceali da zagotovijo informacije o določeni zadevi.

Člen 5

Sekretariat

Predstavnik Generalnega sekretariata Sveta Evropske unije in predstavnik misije Iraka pri Evropski uniji delujeta skupaj kot sekretarja Sveta za sodelovanje.

Člen 6

Korespondenca

Korespondenca, naslovljena na Svet za sodelovanje, se pošlje predsedniku Sveta za sodelovanje na naslov Sveta Evropske unije.

Sekretarja zagotovita, da se korespondenca posreduje predsedniku Sveta za sodelovanje in po potrebi razpošlje drugim članom Sveta za sodelovanje. Razposlana korespondenca se pošlje Generalnemu sekretariatu Komisije, Evropski službi za zunanje delovanje, stalnim predstavništvom držav članic, Generalnemu sekretariatu Sveta Evropske unije in misiji Iraka pri Evropski uniji.

Sekretarja pošljeta sporočila predsednika Sveta za sodelovanje naslovnikom, po potrebi pa tudi drugim članom Sveta za sodelovanje na naslove, navedene v drugem odstavku.

Člen 7

Javnost

Če ni določeno drugače, seje Sveta za sodelovanje niso javne.

Člen 8

Dnevni red sej

1.   Predsednik za vsako sejo sestavi okvirni dnevni red. Sekretarja Sveta za sodelovanje ga najpozneje 15 dni pred začetkom seje pošljeta naslovnikom iz člena 6. Okvirni dnevni red vključuje točke, za katere je predsednik prejel prošnjo za uvrstitev na dnevni red najpozneje 21 dni pred začetkom seje, vendar se točke uvrstijo na okvirni dnevni red le, če sta sekretarja najpozneje na dan odpošiljanja dnevnega reda prejela spremljajočo dokumentacijo. Svet za sodelovanje sprejme dnevni red na začetku vsake seje. Poleg točk, ki so že na okvirnem dnevnem redu, se nanj lahko uvrstijo tudi druge točke, če se pogodbenici s tem strinjata.

2.   Predsednik lahko v soglasju z obema pogodbenicama skrajša roke, določene v odstavku 1, da se upoštevajo zahteve posameznega primera.

Člen 9

Zapisnik

Sekretarja skupaj pripravita osnutek zapisnika vsake seje. Praviloma mora zapisnik za vsako točko na dnevnem redu navajati:

—	dokumentacija, predložena Svetu za sodelovanje;

—	izjave, ki so bile vključene na zahtevo enega od članov članov Sveta za sodelovanje;

—

podana priporočila, sprejete izjave in zaključke. Osnutek zapisnika se predloži Svetu za sodelovanje v potrditev. Po potrditvi zapisnik podpišejo predsednik in sekretarja. Zapisnik se shrani v arhivu Generalnega sekretariata Sveta Evropske unije, ki ima vlogo depozitarja. Overjeni izvod zapisnika se pošlje vsem naslovnikom iz člena 6 tega poslovnika.

Osnutek zapisnika se predloži Svetu za sodelovanje v potrditev. Po potrditvi zapisnik podpišejo predsednik in oba sekretarja. Zapisnik se shrani v arhivu Generalnega sekretariata Sveta Evropske unije, ki ima vlogo depozitarja za dokumente, povezane s Sporazumom. Vsem naslovnikom iz člena 6 se pošlje overjeni izvod zapisnika.

Člen 10

Sklepi in priporočila

1.   Svet za sodelovanje sprejema sklepe in daje priporočila s soglasjem pogodbenic. Primeri, ko lahko Svet za sodelovanje sprejema sklepe, so navedeni v Sporazumu.

Svet za sodelovanje lahko sprejema sklepe ali daje priporočila po pisnem postopku, če se obe pogodbenici strinjata. Kadar se Svet za sodelovanje odloči za pisni postopek, lahko pogodbenici sporazumno določita rok, po poteku katerega lahko predsednik Sveta za sodelovanje na podlagi poročila sekretarjev razglasi, ali sta pogodbenici dosegli dogovor.

2.   Sklepi in priporočila Sveta za sodelovanje v smislu člena 111 Sporazuma se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“, čemur sledijo zaporedna številka, datum njihovega sprejetja in opis njihove vsebine. Sklepe in priporočila Sveta za sodelovanje podpiše predsednik in overita sekretarja. Sklepi in priporočila se pošljejo vsem naslovnikom iz člena 6 tega poslovnika. Vsaka od pogodbenic se lahko odloči, ali bo sklepe in priporočila Sveta za sodelovanje objavila v svojem uradnem glasilu.

Člen 11

Jeziki

Uradni jeziki Sveta za sodelovanje so uradni jeziki obeh pogodbenic. Če ni odločeno drugače, se sklepi in priporočila Sveta za sodelovanje sprejemajo na podlagi dokumentacije, pripravljene v teh jezikih.

Člen 12

Stroški

Evropska unija in Irak krijeta vsaka svoje stroške za osebje, potovanja in dnevnice ter za pošto in uporabo telekomunikacij, ki nastanejo z njuno udeležbo na sejah Sveta za sodelovanje. Stroške v zvezi s tolmačenjem na sejah, prevajanjem in razmnoževanjem dokumentov prevzame Evropska unija, razen stroškov v zvezi s tolmačenjem ali prevajanjem v uradni jezik Iraka gore ali iz njega, ki jih krije Irak. Druge stroške, povezane z organizacijo sej, krije pogodbenica, ki je gostiteljica seje.

Člen 13

Odbor za sodelovanje

1.   V skladu s členom 112 Sporazuma se ustanovi Odbor za sodelovanje, ki pomaga Svetu za sodelovanje pri opravljanju njegovih nalog. Sestavljajo ga predstavniki Evropske unije na eni strani in predstavniki vlade Iraka na drugi, običajno na ravni višjih državnih uradnikov.

2.   Odbor za sodelovanje pripravlja seje in posvetovanja Sveta za sodelovanje, po potrebi izvaja sklepe in priporočila Sveta za sodelovanje ter na splošno zagotavlja kontinuiteto odnosov in pravilno delovanje Sporazuma. Odbor obravnava vsako zadevo, ki mu jo predloži Svet za sodelovanje, kakor tudi vsako drugo zadevo, ki se pojavi med vsakodnevnim izvajanjem Sporazuma. Vse predloge ali osnutke sklepov in priporočil predloži v sprejetje Svetu za sodelovanje.

Svet za sodelovanje lahko katero koli od svojih pooblastili prenese na Odbor za sodelovanje.

3.   Kadar Sporazum predvidi obveznost ali možnost posvetovanja ali kadar se pogodbenici sporazumno odločita, da se bosta posvetovali, lahko tako posvetovanje poteka v Odboru za sodelovanje. Posvetovanje se lahko nadaljuje v okviru Sveta za sodelovanje, če se pogodbenici tako dogovorita.

PRILOGA II

POSLOVNIK ODBORA ZA SODELOVANJE

Člen 1

Predsedovanje

Odboru za sodelovanje izmenično po 12 mesecev predsedujeta predstavnik Evropske unije in predstavnik vlade Iraka.

Prvo obdobje se začne z datumom prve seje Odbora za sodelovanje in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 2

Seje

Odbor za sodelovanje se sestane, kadar to zahtevajo okoliščine, s soglasjem pogodbenic, in sicer vsaj enkrat letno. Seje Odbora za sodelovanje potekajo ob času in na kraju, o katerem se dogovorita pogodbenici.

Seje Odbora za sodelovanje skliče predsednik. Letna seja Odbora za sodelovanje se skliče pred letno sejo Sveta za sodelovanje. Sklicati se mora pravočasno, da lahko Odbor za sodelovanje pripravi sejo Sveta za sodelovanje.

Člen 3

Delegacije

Pred vsako sejo je treba predsednika obvestiti o predvideni sestavi delegacije vsake pogodbenice.

Člen 4

Sekretariat

Predstavnik Evropske službe za zunanje delovanje in predstavnik vlade Iraka skupaj opravljata naloge sekretarja Odbora za sodelovanje. Vsa sporočila, predvidena s tem sklepom, ki jih prejme in pošlje predsednik Odbora za sodelovanje, se posredujejo sekretarjema Odbora za sodelovanje ter sekretarjema in predsedniku Sveta za sodelovanje.

Člen 5

Obveščanje javnosti

Razen če ni odoločeno drugače, seje Odbora za sodelovanje niso javne.

Člen 6

Dnevni red sej

1.   Predsednik za vsako sejo sestavi okvirni dnevni red. Sekretarja Odbora za sodelovanje ga najpozneje 15 dni pred začetkom seje pošljeta naslovnikom iz člena 4.

Okvirni dnevni red vključuje točke, za katere je predsednik prejel prošnjo za uvrstitev na dnevni red najpozneje 21 dni pred začetkom seje, vendar se točke uvrstijo na okvirni dnevni red le, če sta sekretarja najpozneje na dan odpošiljanja dnevnega reda prejela spremljajočo dokumentacijo.

Odbor za sodelovanje lahko na svoje sejepovabi strokovnjake, da zagotovijo informacije o določenih zadevah.

Odbor za sodelovanje sprejme dnevni red na začetku vsake seje. Poleg točk, ki so že na okvirnem dnevnem redu, se nanj lahko uvrstijo tudi druge točke, če se pogodbenici s tem strinjata.

2.   Predsednik lahko v soglasju z obema pogodbenicama skrajša roke, določene v odstavku 1, da se upoštevajo zahteve posameznega primera.

Člen 7

Zapisnik

Za vsako sejo se pripravi zapisnik, ki temelji na predsednikovem povzetku zaključkov, ki jih sprejme Odbor za sodelovanje. Ko Odbor za sodelovanje potrdi zapisnik, ga predsednik in sekretarja podpisejo, nato ga obe pogodbenici arhivirata. Kopija zapisnika se pošlje vsem naslovnikom iz člena 4.

Člen 8

Sklepi in priporočila

V posebnih primerih, ko Svet za sodelovanje v skladu s členom 13(2) svojega poslovnika pooblasti Odbor za sodelovanje za sprejemanje nekaterih sklepov/priporočil, se ti akti naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“, čemur sledijo zaporedna številka, datum njihovega sprejetja in opis njihove vsebine . Sklepi in priporočila Odbora za sodelovanje se sprejemajo s soglasjem med pogodbenicama.

Odbor za sodelovanje lahko lahko sprejme odločitve ali poda priporočila po pisnem postopku, če se pogodbenici strinjata . Kadar se Odbor za sodelovanje odloči za pisni postopek, lahko pogodbenici sporazumno določita rok, po poteku katerega lahko predsednik Odbora za sodelovanje na podlagi poročila sekretarjev razglasi, ali sta pogodbenici dosegli dogovor.

Sklepi in priporočila Odbora za sodelovanje podpiše predsednik in overita sekretarja, nakar se jih poslje vsem naslovnikom iz člena 4 tega poslovnika. Vsaka od pogodbenic se lahko odloči, ali bo sklepe in priporočila Sveta za sodelovanje objavila v svojem uradnem glasilu.

Člen 9

Stroški

Evropska unija in Irak krijeta vsaka svoje stroške za osebje, potovanja in dnevnice ter za pošto in uporabo telekomunikacij, ki nastanejo z njuno udeležbo na sejah Odbora za sodelovanje. Stroške v zvezi s tolmačenjem na sejah, prevajanjem in razmnoževanjem dokumentov prevzame Evropska unija, razen stroškov v zvezi s tolmačenjem ali prevajanjem v uradni jezik Iraka gore ali iz njega, ki jih krije Irak. Druge stroške, povezane z organizacijo sej, krije pogodbenica, ki je gostiteljica seje.

Člen 10

Pododbori in specializirane delovne skupine

V skladu s členom 13 poslovnika Sveta za sodelovanje lahko Odbor za sodelovanje ustanovi pododbore ali specializirane delovne skupine, ki delujejo pod njegovo in mu po vsaki svoji seji tudi poročajo. Odbor za sodelovanje lahko razpusti kateri koli obstoječi pododbor ali delovno skupino, določi ali spremeni njihove pristojnosti in naloge, ali ustanovi nadaljnje pododbore ali delovne skupine, da mu pomagajo pri opravljanju njegovih nalog. Ti pododbori in delovne skupine nimajo nobenih pristojnosti za odločanje.