—

Vodenje, usklajevanje in spodbujanje oddelkov in služb direktorata

—

Opravljanje nalog odredbodajalca na podlagi nadaljnjega prenosa

—

Vodenje projektov

—

Zagotavljanje spremljanja dopisov in zbirnih map direktorata

—

Zagotavljanje stikov z drugimi institucijami

—

1 direktor

—

Usklajevanje dejavnosti in upravnega spremljanja oddelka

—

Dolgoročno, srednjeročno in kratkoročno zaposlovanje pomožnih konferenčnih tolmačev za dopolnjevanje stalno zaposlenih tolmačev

—

Usklajevanje prednostnega zaposlovanja, temelječega na merilu kakovosti, z vodji jezikovnih oddelkov

—

Opredeljevanje in izvajanje politike srednjeročnega in dolgoročnega zaposlovanja (v vseh krajih dela)

—

Opredeljevanje meril, rokov in pogojev dolgoročnega zaposlovanja, časovno usklajenega z drugimi institucijami

—

Upravljanje stikov s pomožnimi konferenčnimi tolmači (stiki, razpoložljivost, možnosti zaposlitve itd.) in medinstitucionalnega spletnega koledarja

—

Izdajanje pogodb, sprejemanje in arhiviranje podpisanih pogodb

—

Po potrebi informiranje službe za izplačila pomožnim konferenčnim tolmačem

—

Predhodno načrtovanje ekip za seje drugih institucij v Luxembourgu (Evropska komisija, Računsko sodišče)

—

Odgovarjanje na prošnje pomožnih konferenčnih tolmačev za posredovanje informacij o politiki zaposlovanja generalnega direktorata

—

Upravljanje individualnih prošenj poslancev, zagotavljanje zaposlovanja potrebnih pomožnih konferenčnih tolmačev in predhodno razporejanje v program

—

Pripravljanje dopisov in zbirnih map generalnega direktorata v zvezi z zaposlovanjem pomožnih konferenčnih tolmačev

—

Ohranjanje stikov z delovnim področjem tolmača (poklicna pogodba itd.)

—

Upravljanje sredstev, povezanih s službenimi potovanji oddelka

—

Usklajevanje dejavnosti in upravnega spremljanja oddelka

—

Sestavljanje ekip tolmačev glede na potrebe služb uporabnic, in sicer na treh ravneh: načrtovanje in upravljanje tekočega tedna ter srednjeročnih in dolgoročnih programov

—

Obveščanje služb, ki zahtevajo storitve tolmačenja, o možnostih njihovega zagotavljanja in pogajanje z njimi

—

Upravljanje razpoložljivosti stalno zaposlenega osebja (dopusti, usposabljanja itd.) in na podlagi tega ocenjevanje potreb po zunanjih tolmačih, ki se posredujejo oddelku za zaposlovanje

—

Oblikovanje ekip tolmačev za druge institucije (Evropska komisija v Luxembourgu, Računsko sodišče, Odbor regij, varuh človekovih pravic)

—

Zagotavljanje stikov in pogajanja z Evropsko komisijo glede medinstitucionalnih izmenjav

—

Posodabljanje in posredovanje podatkov, ki jih služba za izplačila potrebuje za pripravo in popravljanje pogodbenih datotek, ter morebitno obračunavanje storitev tolmačenja

—

Podpora pri načrtovanju in njegov nadzor: dokumentacija za seje, posebna dokumentacija v zvezi z javnimi predstavitvami in pripravo na službena potovanja („desk“/urad za dokumentacijo), spremljanje poročil s sej in priprava periodičnih poročil o odpovedanih sejah ali sejah, katerih sklic je bil zahtevan prepozno (kodeks ravnanja), spremljanje poročil vodij skupin, nadziranje nadomestil (v skladu z delovnimi pogoji)

—

Preverjanje tehničnih pogojev prostorov izven treh krajev dela

—

Priprava dopisov in zbirnih map generalnega direktorata v zvezi s programiranjem in napotitvami stalnih uslužbencev ter vprašanji, povezanimi s službenimi potmi in dokumentacijo (podpora načrtovanju)

—

Končno načrtovanje individualnih zahtev za tolmačenje s strani poslancev v tesnem sodelovanju z oddelkom za zaposlovanje pomožnih konferenčnih tolmačev

—

Predložitev predlogov generalnemu direktorju za nadomestila (v skladu z delovnimi pogoji)

—

Usklajevanje dejavnosti in upravnega spremljanja oddelka

—

Upravljanje sredstev, povezanih s službenimi potmi oddelka

—

Usklajevanje z drugimi generalnimi direktorati in službami

—

Pisanje dopisov in pisem ter priprava zbirnih map v zvezi z oddelkom

—

Obravnava in spremljanje zahtev političnih skupin in evropskega varuha človekovih pravic po tolmačenju

—

Priprava tehničnih mnenj v zvezi s posebnimi zahtevami in zahtevami upravnih organov institucij

—

Vzdrževanje stikov s političnimi skupinami in oddelkoma za načrtovanje in zaposlovanje pomožnih konferenčnih tolmačev v zvezi s tehnično izvedljivostjo zahtev po tolmačenju ali njihovo skladnostjo s kodeksom ravnanja Evropskega parlamenta in tudi v zvezi z zahtevami za posvetovanje

—

Upravljanje sredstev, povezanih s službenimi potmi oddelka

—

Upravljanje sejnih sob v treh krajih dela in usklajevanje med različnimi notranjimi in zunanjimi uporabniki

—

Vnos podatkov o vseh sejah političnih skupin in evropskega varuha človekovih pravic v program Perikles

—

Organiziranje sej izven treh krajev dela in usklajevanje različnih služb na kraju samem

—

Zagotavljanje plačil in poravnave računov in akontacij

—

Priprava/sestava dosjejev zaradi izstavitve računov zunanjim organom v treh krajih dela in za obračun stroškov za konferenčne tehnične storitve

—

Upravljanje napotitev konferenčnih tehnikov

—

Izdelava razpisne dokumentacije in izvajanje vseh upravnih postopkov za nakup materiala in storitve zunanjih podjetij

—

Zagotavljanje tehnične pomoči za vse seje Evropskega parlamenta

—

Snemanje sej

—

Vzdrževanje tehnične opreme v treh krajih dela

—

Zagotavljanje dobrega delovanja opreme v sodelovanju z oddelkom za načrtovanje in osebo, odgovorno za nove tehnologije

—

Upravljanje zalog posebnih materialov

—

1 vodja oddelka

—

54 asistentov