1.   Ta sklep določa pravila v zvezi s pogoji, pod katerimi lahko Eurojust v skladu s členom 25 Uredbe omeji uporabo členov 4, 14 do 22, 35 in 36.

2.   Ob upoštevanju pogojev iz tega sklepa lahko omejitve veljajo za naslednje pravice: zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, pravica do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, obveščanja posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, o kršitvi varstva osebnih podatkov ali zaupnosti elektronskega obveščanja.

3.   Ta sklep se uporablja za obdelavo osebnih podatkov v Eurojustu, če ta osebne podatke obdeluje za namene upravnih preiskav, preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov začasne odstranitve z delovnega mesta, predhodnih dejavnosti v zvezi s primeri morebitnih nepravilnosti, ki se prijavijo uradu OLAF, obdelovanja postopkov za prijavljanje nepravilnosti, (uradnih in neuradnih) postopkov v zvezi z nadlegovanjem, obdelovanja notranjih in zunanjih pritožb, izvajanja notranjih revizij, preiskav, ki jih izvaja pooblaščena oseba za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) 2018/1725, in preiskav v zvezi z (informacijsko-tehnološko) varnostjo, ki se izvajajo interno ali z zunanjim sodelovanjem (npr. CERT-EU).

4.   Kategorije osebnih podatkov, ki jih zajema ta sklep, vključujejo identifikacijske, kontaktne, vedenjske in finančne podatke.

5.   Eurojust kot upravljavca podatkov zastopa upravni direktor.

1.   Eurojust lahko omeji uporabo členov 14 do 22, 35 in 36 ter člena 4 navedene uredbe, če njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 20:

2.   Pri vseh omejitvah je treba spoštovati bistvo temeljnih pravic in svoboščin, omejitve pa morajo biti nujen in sorazmeren ukrep v demokratični družbi.

3.   Pred uporabo omejitev se za vsak primer posebej opravi preskus nujnosti in sorazmernosti. Omejitve morajo biti omejene na to, kar je nujno potrebno za doseganje njihovih ciljev.

4.   Za namene odgovornosti Eurojust sestavi zapisnik, v katerem opiše veljavne razloge za omejitve, kateri razlogi iz odstavka 1 veljajo, ter rezultat preskusa nujnosti in sorazmernosti. Ti zapisniki so del evidence, ki se na zahtevo da na voljo ENVP. Eurojust pripravlja periodična poročila o uporabi člena 25 Uredbe.

5.   Eurojust se pri obdelavi osebnih podatkov, prejetih od drugih organizacij v okviru svojih nalog, posvetuje s temi organizacijami o morebitnih razlogih za uvedbo omejitev ter o nujnosti in sorazmernosti zadevnih omejitev, razen če bi to ogrozilo delovanje Eurojusta.

1.   Ocena tveganj uvedbe omejitev za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in podrobnosti o obdobju uporabe teh omejitev se zabeležijo v evidenci dejavnosti obdelave, ki jo Eurojust vodi v skladu s členom 31 Uredbe. Zabeležijo se tudi v vsaki oceni učinka v zvezi z varstvom podatkov, opravljeni v zvezi z navedenimi omejitvami v skladu s členom 39 Uredbe.

2.   Eurojust pri presoji nujnosti in sorazmernosti omejitve upošteva morebitna tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. Če Eurojust meni, da mora uporabiti omejitev, se pretehta tveganje za pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, zlasti v primerjavi s tveganjem za pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in tveganjem preklica učinka preiskav ali postopkov Eurojusta, na primer z uničenjem dokazov. Tveganja za pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, so povezana predvsem s tveganjem izgube ugleda ter tveganjem za pravico do obrambe in pravico do izjave, vendar niso omejena nanje.

1.   Za preprečevanje zlorabe osebnih podatkov, za katere se uporabljajo ali bi se lahko uporabljale omejitve, nezakonitega dostopa do njih ali njihovega nezakonitega prenosa Eurojust izvaja zaščitne ukrepe. Ti zaščitni ukrepi vključujejo tehnične in organizacijske ukrepe ter so po potrebi podrobno opisani v notranjih sklepih, postopkih in izvedbenih pravilih Eurojusta. Zaščitni ukrepi vključujejo:

Pregledi iz točke (d) se opravijo vsaj vsakih šest mesecev.

2.   Omejitve se odpravijo takoj, ko okoliščine, ki jih upravičujejo, ne veljajo več.

3.   Obdobje hrambe osebnih podatkov iz člena 1(4) ni daljše, kot je potrebno in ustrezno za namene, za katere se podatki obdelujejo. Osebni podatki se hranijo v skladu z veljavnimi pravili Eurojusta o hrambi podatkov iz člena 18 in Prilogo k Poslovniku o obdelavi in varstvu osebnih podatkov v Eurojustu (3), ki se opredelijo v evidenci o varstvu podatkov, ki se vodi v skladu s členom 31 Uredbe. Ob koncu obdobja hrambe se osebni podatki izbrišejo, anonimizirajo ali prenesejo v arhive v skladu s členom 13 Uredbe.

1.   Kadar se pravice subjektov, na katere se nanašajo osebni podatki, omejijo v skladu s tem sklepom, se brez nepotrebnega odlašanja obvesti pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v Eurojustu, ki se ji da dostop do povezanih evidenc in dokumentov, ki se nanašajo na dejansko stanje ali pravni okvir.

2.   Pooblaščena oseba za varstvo podatkov v Eurojustu lahko zahteva pregled uporabe omejitve. Eurojust pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pisno obvesti o rezultatu pregleda.

3.   Eurojust dokumentira vključitev pooblaščene osebe za varstvo podatkov v uporabo omejitev, med drugim tudi, katere informacije se ji dajo na voljo.

1.   Eurojust v obvestila o varstvu podatkov, objavljena na njegovem spletnem mestu/intranetu, vključi oddelek, ki posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, zagotavlja splošne informacije o možnosti za omejitev njihovih pravic v skladu s členom 2(1). Informacije zajemajo navedbo pravic, ki se lahko omejijo, razloge za morebitno uporabo omejitev in njihovo morebitno trajanje.

2.   Eurojust posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, posamično pisno in brez nepotrebnega odlašanja obvesti o omejitvah njihovih pravic, ki se ali se bodo uporabljale. Eurojust posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvesti o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve, njegovi pravici, da se posvetuje s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov glede izpodbijanja omejitve, in njegovi pravici, da vloži pritožbo pri ENVP.

3.   Eurojust lahko preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij o razlogih za omejitev in pravici do vložitve pritožbe pri ENVP, vse dokler bi se s tem izničil učinek omejitve. Za vsak primer posebej se oceni, ali bi bilo to upravičeno. Eurojust obvesti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, takoj ko se s tem ne bi več izničil učinek omejitve.

1.   Kadar za Eurojust velja obveznost sporočanja kršitev varnosti osebnih podatkov v skladu s členom 35(1) Uredbe, ta lahko v izjemnih okoliščinah v celoti ali delno omeji tako sporočilo. V zaznamku dokumentira razloge za omejitev, njeno pravno podlago v skladu s členom 2 ter oceno njene nujnosti in sorazmernosti. Zaznamek sporoči ENVP takrat, ko o kršitvi obvesti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

2.   Kadar razlogi za omejitev ne veljajo več, Eurojust posreduje sporočilo o kršitvi osebnih podatkov zadevnemu posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, ter ga obvesti o glavnih razlogih za omejitev in njegovi pravici, da vloži pritožbo pri ENVP.

1.   Eurojust lahko v izjemnih okoliščinah omeji pravico do zaupnosti elektronskih sporočil na podlagi člena 36 Uredbe. Take omejitve morajo biti v skladu z Direktivo 2002/58/ES Evropskega parlamenta in Sveta (4).

2.   Kadar Eurojust omejuje pravico do zaupnosti elektronskih sporočil, mora zadevnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v svojem odgovoru na njegovo zahtevo obvestiti o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve, in o njegovi pravici, da vloži pritožbo pri ENVP.

3.   Eurojust lahko preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij o razlogih za omejitev in pravici do vložitve pritožbe pri ENVP, vse dokler bi se s tem izničil učinek omejitve. Za vsak primer posebej se oceni, ali bi bilo to upravičeno.