This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52014TA1210(21)
Report on the annual accounts of the European Institute of Innovation and Technology for the financial year 2013, together with the Institute’s replies
Poročilo o zaključnem računu Evropskega inštituta za inovacije in tehnologijo za proračunsko leto 2013 z odgovori Inštituta
Poročilo o zaključnem računu Evropskega inštituta za inovacije in tehnologijo za proračunsko leto 2013 z odgovori Inštituta
UL C 442, 10.12.2014, p. 184–192
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
SL |
Uradni list Evropske unije |
C 442/184 |
POROČILO
o zaključnem računu Evropskega inštituta za inovacije in tehnologijo za proračunsko leto 2013 z odgovori Inštituta
(2014/C 442/21)
UVOD
1. |
Evropski inštitut za inovacije in tehnologijo (v nadaljnjem besedilu: Inštitut ali EIT) s sedežem v Budimpešti je bil ustanovljen z Uredbo (ES) št. 294/2008 Evropskega parlamenta in Sveta (1). Cilj Inštituta je s povečanjem inovacijske zmogljivosti držav članic in Evropske unije prispevati k trajnostni evropski gospodarski rasti in konkurenčnosti. Inštitut dodeljuje nepovratna sredstva trem skupnostim znanja in inovacij (SZI), ki povezujejo visokošolski, raziskovalni in poslovni sektor, s čimer se pospešujejo inovacije in podjetništvo (2). Skupnosti znanja in inovacij usklajujejo dejavnosti več sto partnerjev. Nepovratna sredstva Inštituta se uporabljajo za povračilo stroškov partnerjev in stroškov usklajevalnih dejavnosti SZI. |
INFORMACIJE V PODKREPITEV IZJAVE O ZANESLJIVOSTI
2. |
Revizijski pristop Sodišča vključuje analitične revizijske postopke, neposredno preizkušanje transakcij in oceno ključnih kontrol nadzornih in kontrolnih sistemov Inštituta. Dopolnjujejo jih dokazi, pridobljeni z delom drugih revizorjev (kadar je smiselno) in analizo poslovodskih predstavitev. |
IZJAVA O ZANESLJIVOSTI
Odgovornost poslovodstva
Revizorjeva odgovornost
Mnenje o zanesljivosti računovodskih izkazov
Osnova za mnenje s pridržkom o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij Nobenega razumnega zagotovila ni o zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z nepovratnimi sredstvi.
Pomembne napake v zvezi z javnimi naročili
Mnenje s pridržkom o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij
|
14. |
Zaradi naslednjih pripomb mnenje Sodišča o zanesljivosti računovodskih izkazov in mnenje s pridržkom o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij nista vprašljiva. |
PRIPOMBA O ZAKONITOSTI IN PRAVILNOSTI TRANSAKCIJ
15. |
V okvirnih partnerskih sporazumih, sklenjenih s SZI, je določeno, da finančni prispevek Inštituta v prvih štirih letih, tj. od 1. januarja 2010 do decembra 2013, lahko zajema do 25 % skupnih odhodkov SZI. Glede na podatke, ki so jih predložile SZI, so vse tri SZI to zgornjo mejo upoštevale. Ker pa ti podatki pred letom 2015 ne bodo revidirani, ni ustreznih revizijskih dokazov, da financiranje Inštituta ni presegalo 25-odstotne zgornje meje. |
PRIPOMBE O UPRAVLJANJU PRORAČUNA
16. |
Leta 2013 je skupna stopnja odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti, znašala 97 %, kar kaže, da so bile skupne obveznosti prevzete pravočasno. Kljub temu je bila stopnja izvrševanja proračuna (odhodki za zaposlene) nizka in je znašala 74 % prispevkov EU v naslovu I, kar je povezano predvsem z velikimi kadrovskimi menjavami in neizvedenim sprejetjem predpisov o prilagoditvi plač. |
17. |
Inštitut je v naslovu II (upravni odhodki) v naslednje leto prenesel odobrena proračunska sredstva, za katera so bile prevzete obveznosti, v višini 1 93 420 EUR (24 %). Prenosi so se nanašali zlasti na račune, ki še niso bili prejeti, in projekte IT, ki so še potekali. Inštitut ni porabil 91 918 EUR (29 %) odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti in ki so bila v tem naslovu prenesena iz leta 2012 v leto 2013, kar je v glavnem posledica precenjenih stroškov za sestanek upravnega odbora. |
18. |
Inštitut je v naslovu III (operativni odhodki) v proračunu predvidel 3 4 0 78 025 EUR za nepovratna sredstva SZI. Razmeroma nizka stopnja izvrševanja proračuna v višini 82 % je posledica tega, da SZI niso v celoti izkoristile razpoložljivih sredstev za dejavnosti v letu 2012 (nepovratna sredstva za leto 2012). |
SPREMLJANJE UPOŠTEVANJA PRIPOMB IZ PREJŠNJIH LET
19. |
Pregled popravljalnih ukrepov, sprejetih na podlagi pripomb Sodišča iz prejšnjih let, je v Prilogi I. |
To poročilo je sprejel senat IV, ki ga je vodil g. Pietro RUSSO, član Evropskega računskega sodišča, v Luxembourgu na zasedanju 16. septembra 2014.
Za Računsko sodišče
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Predsednik
(1) UL L 97, 9.4.2008, str. 1.
(2) V Prilogi II, ki je predstavljena v informativne namene, so povzete pristojnosti in dejavnosti Inštituta.
(3) Ti zajemajo bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz sprememb čistih sredstev ter povzetek pomembnih računovodskih usmeritev in druga pojasnila.
(4) Ta vsebujejo izkaz realizacije proračuna in njegovo prilogo.
(5) Člena 39 in 50 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1271/2013 (UL L 328, 7.12.2013, str. 42).
(6) Računovodska pravila, ki jih je sprejel računovodja Komisije, so izpeljana iz mednarodnih računovodskih standardov za javni sektor (MRSJS), ki jih je izdala Mednarodna zveza računovodskih strokovnjakov, ali, kadar je smiselno, iz mednarodnih računovodskih standardov (MRS)/mednarodnih standardov računovodskega poročanja (MSRP), ki jih je izdal Odbor za mednarodne računovodske standarde.
(7) Člen 107 Uredbe (EU) št. 1271/2013.
PRILOGA I
Spremljanje upoštevanja pripomb iz prejšnjih let
Leto |
Pripomba Sodišča |
Status popravljalnega ukrepa (zaključen/se izvaja/neizveden/ni relevantno) |
2012 |
Inštitut je leta 2012 izvršil končna plačila in obračunal predfinanciranje (transakcije) za nepovratna sredstva v višini 11,3 milijona EUR (za dejavnosti v letu 2010) in 48,6 milijona EUR (za dejavnosti v letu 2011). Vse transakcije v zvezi z nepovratnimi sredstvi mora najprej pregledati Komisija, šele nato jih lahko potrdi Inštitut. Inštitut si je zelo prizadeval izvajati uspešna predhodna preverjanja, da bi zagotovil razumno zagotovilo o zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z nepovratnimi sredstvi. Potrdila neodvisnih revizijskih podjetij, ki so jih najele SZI in njihovi partnerji, zajemajo približno 80 % odhodkov za nepovratna sredstva, ki so jih prijavile SZI. Inštitut je izvedel prehodna preverjanja, ki so obsegala dokumentacijske preglede, dokazila, ki so jih predložile SZI in njihovi partnerji, pa je Inštitut sprva pregledoval le, če je ugotovil posebno tveganje. Sodišče je ugotovilo, da je kakovost revizijskih potrdil v mnogih primerih neustrezna (1). Inštitut je konec leta 2012 uvedel dodatna naknadna preverjanja za nepovratna sredstva, ki se nanašajo na dejavnosti v letu 2011, da bi imel dodatno raven zagotovila o zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z nepovratnimi sredstvi. Ta preverjanja so izvedla neodvisna revizijska podjetja, ki jih je najel Inštitut in so ocenjena kot zanesljiva. Rezultati naknadnih preverjanj so potrdili, da predhodna preverjanja niso povsem uspešna. Inštitut je kljub temu izterjal ugotovljena nepravilna plačila, stopnja preostale napake za transakcije v zvezi z nepovratnimi sredstvi za leto 2011 pa ni pomembna. Za transakcije v zvezi z nepovratnimi sredstvi za dejavnosti v letu 2010 (11,3 milijona EUR) še niso bila izvedena naknadna preverjanja. Poleg tega ni razumnega zagotovila, da so te transakcije zakonite in pravilne, ker je s predhodnimi preverjanji mogoče dobiti samo omejeno zagotovilo. Sodišče ni moglo pridobiti zadostnih in ustreznih revizijskih dokazov o zakonitosti in pravilnosti revidiranih transakcij v zvezi z nepovratnimi sredstvi za dejavnosti v letu 2010. |
zaključen |
2012 |
Poleg zadev iz odstavkov 9–13 proračuni za sporazume o nepovratnih sredstvih, podpisane leta 2010 in 2011, katerih posledica so plačila leta 2012, niso bili dovolj podrobni. Ni bilo povezave med odobrenimi sredstvi in dejavnostmi, ki jih je bilo treba izvesti. V sporazumih o nepovratnih sredstvih niso bili določeni pragovi za posamezne stroškovne razrede (tj. stroške za zaposlene, podizvajalske pogodbe, pravne storitve itn.), poleg tega pa sporazumi niso vključevali pravil za nabavo blaga in storitev za SZI in njihove partnerje. Inštitut je v okviru predhodnih preverjanj izvedel tudi tehnična preverjanja za vse financirane projekte, vendar je uspešno ocenjevanje dejavnosti in rezultatov projektov oviralo pomanjkanje merljivih ciljev. V poslovnih načrtih niso bile podrobno opredeljene dejavnosti, ki se bodo izvajale, in ni bilo določenih jasnih mejnikov, izdelkov po dejavnosti ali meril za kakovost. Približno 10 milijonov EUR (45 %) od približno 22 milijonov EUR odobrenih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti in ki so bila prenesena iz leta 2011, je bilo leta 2012 razveljavljenih. Visoka stopnja razveljavitev je zlasti posledica nižjih stroškov od pričakovanih, ki so jih prijavili upravičenci v okviru sporazumov o nepovratnih sredstvih iz leta 2011 (9,2 milijona EUR ali 92 % razveljavljenih prenosov). |
se izvaja |
2011 |
Sporazume o donacijah, ki so privedli do plačil v letu 2011, sta Evropska komisija (Generalni direktorat za izobraževanje in kulturo) in Inštitut sistematično podpisovala po tem, ko je bila večina dejavnosti že izvršenih. Inštitut je med septembrom in decembrom 2011 izvršil končna plačila (2) v višini 4,2 milijona EUR za tri sporazume o donacijah, ki so bili podpisani precej po začetku izvajanja dejavnosti (3). To je vprašanje dobrega finančnega poslovodenja. |
zaključen |
(1) Na revizijskih potrdilih na primer ni bil vedno naveden revidirani zahtevek za povračilo stroškov. Vseh stroškovnih razredov ni bilo treba revidirati dovolj podrobno (npr. dejanski posredni stroški, za katere ni bil določen prag za prijavo, niso bili preverjeni na podlagi izvirnikov dokazil). Tveganje dvojnega financiranja opreme, prijavljene med stroški, ni bilo celovito preverjeno. Večina revizijskih potrdil ni omenjala kritja revidiranih stroškov in ni bilo enotne metodologije za ugotavljanje skupne napake v zahtevkih za povračilo stroškov.
(2) Predplačila je izvršila Evropska komisija.
(3) V enem primeru je bila pogodba podpisana 14 dni pred iztekom 13-mesečnega obdobja izvajanja.
PRILOGA II
Evropski inštitut za inovacije in tehnologijo (Budimpešta)
Pristojnosti in dejavnosti
Področja pristojnosti Unije, ki izhajajo iz Pogodbe (člen 173 Pogodbe o delovanju Evropske unije) |
Unija in države članice skrbijo za zagotovitev pogojev, ki so potrebni za konkurenčnost industrije Unije. Zato je njihovo ukrepanje v skladu s sistemom odprtih in konkurenčnih trgov namenjeno:
|
||||||||||||||||||||||
Pristojnosti Inštituta (Uredba (ES) št. 294/2008 Evropskega parlamenta in Sveta) |
Cilji Cilj Inštituta je s povečanjem inovacijske zmogljivosti držav članic in Skupnosti prispevati k trajnostni evropski gospodarski rasti in konkurenčnosti. To bo možno doseči s spodbujanjem in povezovanjem visokega šolstva, raziskav in inovacij na najvišji ravni. Naloge Inštitut za dosego svojega cilja:
|
||||||||||||||||||||||
Vodenje |
Upravni odbor Sestava Upravni odbor Inštituta sestavlja 18 imenovanih članov, ki zagotavljajo ravnotežje med izkušnjami in odličnostjo na poslovnem, visokošolskem in raziskovalnem področju, ter štirje člani predstavniki, ki jih predlagajo skupnosti znanja in inovacij (SZI). Evropska komisija ima status opazovalke. Naloge Upravni odbor je odgovoren za usmerjanje dejavnosti Inštituta, za izbiro, imenovanje in vrednotenje SZI, dodeljevanje nepovratnih sredstev SZI ter za vse druge strateške odločitve. Izvršni odbor Sestava Izvršni odbor sestavlja pet članov upravnega odbora, vključno s predsednikom in podpredsednikom. Vodi ga predsednik upravnega odbora. Naloge Izvršni odbor nadzira delovanje Inštituta ter sprejema odločitve, potrebne v obdobju med sestanki upravnega odbora. Direktor Imenuje ga upravni odbor, kateremu je tudi odgovoren. Zadolžen je za upravno in finančno poslovodenje Inštituta ter je zakoniti zastopnik Inštituta. Zunanja revizija Evropsko računsko sodišče. Organ za razrešnico Evropski parlament na priporočilo Sveta. |
||||||||||||||||||||||
Viri, ki so bili Inštitutu na voljo v letu 2013 (2012) |
Končni proračun 142,20 milijona EUR, odobrenih za prevzem obveznosti, in 98,76 milijona EUR, odobrenih za plačila. Število zaposlenih 31. decembra 2013 Odobrena delovna mesta: 58 (52) Zasedena delovna mesta: 41 (47) Druga delovna mesta: 0 (0) Skupno število zaposlenih: 41 (47), ki opravljajo naslednje naloge:
|
||||||||||||||||||||||
Proizvodi in storitve, zagotovljeni v letu 2013 |
|
||||||||||||||||||||||
Vir: Priloga, ki jo je posredoval Inštitut. |
ODGOVORI INŠTITUTA
9. |
Inštitut EIT je zadovoljen s priznanjem Sodišča, ki mu ga je Sodišče izreklo za prizadevanja za izvajanje uspešnih predhodnih preverjanj, s katerimi želi doseči sprejemljiva zagotovila o zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z nepovratnimi sredstvi. Zavezuje se še nadalje izboljševati navodila revizorjem, da se odpravijo pomanjkljivosti, na katere je opozorilo Računsko sodišče, in poveča raven zagotovil iz revizijskih potrdil. |
10. |
V skladu z revizijsko strategijo inštituta o naknadnih preverjanjih se partnerji SZI, ki se preverijo, izberejo predvsem na podlagi ocene tveganja za največjo možno učinkovitost omejenih virov. Da lahko predloži reprezentativno stopnjo napak, inštitut del vzorca izbere naključno. S tem se zagotovi bolj uravnoteženo pokritje partnerjev SZI v času trajanja okvirnih partnerskih sporazumov. Kar zadeva sporazume o dodelitvi nepovratnih sredstev za leto 2012 je bila ugotovljena stopnja napak v naključnem vzorcu samo 1,37 %, res pa je bila skupna stopnja napak revidiranih nepovratnih sredstev 3 %, kot je ugotovilo Sodišče. Ugotovljena stopnja napak 3,29 % v vzorcu na osnovi tveganj ni opredeljena kot reprezentativna za celotno populacijo. Ker je reprezentativna stopnja napak 1,37 % pod pragom pomembnosti, ki je 2 %, inštitut v letno poročilo o dejavnostih ni vključil pridržka, saj meni da v nepovratnih sredstvih, dodeljenih v skladu s sporazumi o dodelitvi nepovratnih sredstev, ni pomembnih napak. |
11. |
Inštitut EIT je zavzel proaktiven pristop, da bi začel izvajati takojšnje blažilne ukrepe na področju javnih naročil: 1) obsežna revizija notranjih postopkov, tokov in predlog, da se popolnoma uskladijo z ustreznimi pravili o javnih naročilih, s posebnim poudarkom na premišljenem načrtovanju in oceni potreb; 2) da bi zagotovil zagotavljanje potrebnih storitev, je inštitut EIT začel uporabljati razpoložljive okvirne pogodbe Komisije in je začel postopek javnega naročanja za sklenitev novih pogodb o ponudbi storitev; 3) za svoje osebje je načrtoval vrsto usposabljanj o javnem naročanju. Inštitut EIT se zavezuje izvajanju blažilnih ukrepov, da bi se v prihodnje izognil napakam v postopkih javnega naročanja. |
12. |
Po izračunih inštituta, ki temeljijo na metodologiji Računskega sodišča, je bila skupna stopnja napak v odhodkih za leto 2013 2,12-odstotna. Čeprav je ta stopnja res v razponu, ki ga je omenilo Sodišče, pa je pomembno omeniti, da je bila stopnja finančnih napak v nepovratnih sredstvih (tj. reprezentativna stopnja napak 1,37 %) pod pragom pomembnosti, ki je 2 %. Inštitut EIT se zavezuje izboljšati svoje notranje postopke, da bi se v prihodnje izognil napakam v postopkih javnega naročanja. |
15. |
Inštitut EIT bo pridobil revizijska potrdila o stroških dodatnih dejavnosti SZI v prvem četrtletju leta 2015, skladnost s 25-odstotno zgornjo mejo, določeno v okvirnih sporazumih o partnerstvih, pa bo preverjena na podlagi končnih številk v prvi polovici leta 2015. Če zgornja meja ne bo dosežena, SZI vrnejo zadevne zneske v skladu z določbami okvirnega sporazuma o partnerstvu. Tovrstna povračila bodo razvidna iz letnih računovodskih izkazov za finančno leto 2014. |
16. |
Inštitut EIT pozdravlja mnenje Sodišča glede izvrševanja proračuna. Skupna stopnja izvrševanja odobritev za prevzem obveznosti za Naslov I (odhodki za zaposlene) je znašala 84 %. Čeprav je res, da je bila stopnja izvrševanja prispevkov EU 74 %, kot je poročalo Sodišče, pa je pomembno omeniti, da je bil prispevek države članice gostiteljice izvršen 100–odstotno. Neizvršeni del odhodkov za zaposlene je povezan z velikimi kadrovskimi menjavami ter sredstvi, rezerviranimi za prilagoditve plač za leti 2011 in 2012, o katerih je bila odločitev Sodišča Evropske unije na koncu takšna, da prilagoditev ni bilo mogoče izplačati pred koncem leta. |
17. |
Inštitut EIT sprejema pripombo Računskega sodišča o prenesenih sredstvih v Naslovu II (upravni odhodki). Neporabljena sredstva, ki so bila v tem naslovu prenesena iz leta 2012 v leto 2013, so bila v glavnem posledica precenjenih stroškov za sestanek upravnega odbora decembra 2012, saj so se dejanski stroški izkazali za nižje od predvidenih. |
18. |
Inštitut EIT sprejema pripombo Sodišča o izvrševanju proračuna glede nepovratnih sredstev SZI za leto 2012, ki se prenesejo iz leta 2012 v leto 2013. |