—

zabezpečovať riadenie, koordináciu a organizáciu oddelení a útvarov riaditeľstva A generálneho riaditeľstva pre Predsedníctvo,

—

vykonávať právomoci menovacieho orgánu,

—

zabezpečovať riadenie projektov,

—

zastupovať inštitúciu v rôznych interných výboroch a medziinštitucionálnych orgánoch,

—

vykonávať funkcie povoľujúceho úradníka vymenovaného subdelegovaním,

—

vykonávať dohľad nad plenárnymi schôdzami, riadiť ich prípravu, priebeh a činnosti na ne nadväzujúce,

—

vykonávať dohľad nad prijímaním a odosielaním úradných dokumentov a riadiť ich,

—

zabezpečovať prijímanie a rozdeľovanie úradnej pošty Európskeho parlamentu,

—

vykonávať dohľad nad otázkami na písomné zodpovedanie, otázkami na ústne zodpovedanie, interpeláciami, aktmi Únie a riadiť ich,

—

zabezpečovať administratívu poslancov.

—

navrhovať, riadiť a monitorovať doslovný zápis z rokovania (CRE) v pléne, ktorý sa po finalizácii znenia právnikmi lingvistami uverejňuje vo viacjazyčných verziách na druhý deň („Arc-en-ciel“); kontrolovať a uvádzať vysvetlenia hlasovaní a písomných vyhlásení; zabezpečovať uverejňovanie CRE v papierovej podobe a v elektronickom formáte (Epades, Europarl, register dokumentov),

—

vypracúvať zápisnice zo schôdzí (PV) v pôvodnom jazyku, ktoré sú na druhý deň ráno po preklade k dispozícii v dočasnej forme vo všetkých jazykoch v papierovej alebo elektronickej podobe (Epades, Europarl a register dokumentov); porovnávať PV a pripravovať konečné znenie uverejňované v elektronickej forme v Úradnom vestníku Európskej únie,

—

zabezpečovať paralelnosť a komplementárnosť PV, CRE a VOD (video na požiadanie) pri porovnávaní, revízii a kontrole; zúčastňovať sa na vývojovej údržbe a výmene aplikácií,

—

s útvarmi GR TRAD koordinovať preklad PV, prepis a revíziu CRE; zabezpečovať riadenie týchto prác,

—

prispievať do registra VOD – CRE a kontrolovať ho počas schôdzí; zabezpečovať dohľad nad následnou úpravou VOD po schôdzi,

—

odpovedať na otázky poslancov, asistentov poslancov, úradníkov a občanov týkajúce sa PV, CRE a VOD; zabezpečovať odbornú prípravu zamestnancov GR TRAD týkajúcu sa aplikácií PV a CRE; zúčastňovať sa na seminároch a interných a externých školeniach,

—

navrhovať, riadiť a monitorovať diskusie týkajúce sa CRE na iných schôdzach (Konferencie predsedov, na ktorých sa môžu zúčastniť všetci poslanci, vyhlásenie Európskej centrálnej banky pred Výborom pre hospodárske a menové veci (ECON), vypočutia dezignovaných komisárov, vyšetrovacie výbory); vypracúvať zápisnice z Konferencie predsedov, na ktorej sa môžu zúčastniť všetci poslanci, vo FR, EN a DE,

—

dohliadať nad doručovaním prijatých textov adresátom a kontrolovať ho.

—

zabezpečovať správu textov otázok na písomné zodpovedanie (prioritných a neprioritných) určených Komisii a Rade, predsedovi Európskej rady a podpredsedníčke Komisie/vysokej predstaviteľke vrátane príslušných odpovedí a prispievanie do databázy parlamentných otázok (PO),

—

overovať prípustnosť PO, radiť autorom a monitorovať systémy prijímania príslušných rozhodnutí;

—

overovať predchádzajúce PO, otázky a odpovede, ktoré už majú k dispozícii parlamentné výskumné služby, a monitorovať systémy prijímania príslušných rozhodnutí,

—

zabezpečovať správu textov, overovať prípustnosť, radiť autorom a monitorovať systémy prijímania príslušných rozhodnutí, prispievať do databázy PO, zaisťovať monitorovanie a správu odpovedí a zaraďovanie do programu,

—

zabezpečovať správu znenia otázok na ústne zodpovedanie s rozpravou Rade, Komisii a podpredsedníčke Komisie/vysokej predstaviteľke, prispievať do databázy OP,

—

zabezpečovať správu textov, overovať prípustnosť, radiť autorom a monitorovať systémy prijímania príslušných rozhodnutí,

—

zabezpečovať správy textov, overovanie prípustnosti, radiť autorom a monitorovať systémy prijímania príslušných rozhodnutí, ako aj monitorovať a spravovať odpovede,

—

zabezpečovať monitorovanie vývoja počítačových aplikácií používaných na správu otázok na písomné a ústne zodpovedanie a menších a väčších interpelácií; vypracúvať návrhy na zlepšenie postupov vrátane regulačných postupov; zúčastňovať sa na rôznych pracovných skupinách.

—

zabezpečovať kontakt s politickými skupinami, poslancami, inými útvarmi sekretariátu, ostatnými európskymi inštitúciami a orgánmi; navrhovať plán rokovacej sály; pripravovať harmonogram schôdzí; riadiť a aktualizovať príručku výslovnosti; stanovovať rotáciu predsedov schôdzí, ako aj asistentov predsedov schôdzí; reagovať na požiadavky, ktoré sa týkajú priebehu plenárnych schôdzí.

—

pripravovať rečnícky čas, zoznamy rečníkov, jednominútové vystúpenia, vysvetlenia k hlasovaniu, oznámenia predsedu v spolupráci s ostatnými útvarmi; pomáhať predsedom schôdzí,

—

pripravovať spisy na schôdzu, zaisťovať správu preukazov na vstup do rokovacej sály,

—

organizovať voľby predsedu, podpredsedov, kvestorov a ombudsmana; organizovať slávnostné odovzdávanie cien v pléne a slávnostné schôdze.

—

riešiť otázky o priebehu schôdzí, analyzovať problémy, určiť kroky nadväzujúce na vystúpenia v spolupráci s kabinetom predsedu, analyzovať ich,

—

navrhovať a zavádzať štatistické monitorovanie schôdzí (správy, pozmeňujúce návrhy, uznesenia, vyhlásenia Rady a Komisie a iné intervencie),

—

oznamovať texty, ktoré prijal Parlament a ktoré sa netýkajú rozpočtu,

—

zabezpečiť prijímanie, spracúvanie a šírenie monitorovania textov prijatých na schôdzi.

—

zabezpečovať prispievanie na internetovú stránku pléna a jej monitorovanie: správa v spolupráci s GR ITEC; koordinácia s rôznymi útvarmi poskytujúcimi informácie; reagovať na všetky interné alebo externé žiadosti o informácie a poradenstvo,

—

informovať o činnosti a organizácii pléna, najmä v rámci interných a externých školení,

—

organizovať školenia zamerané na osobitné potreby útvaru, interné schôdze, aktualizovať databázy; podporovať stážistov.

—

pripravovať a organizovať schôdze Konferencie predsedov, na ktorých sa môžu zúčastniť všetci poslanci,

—

zúčastňovať sa na pracovných skupinách (zbierka modelov, správa dokumentov, zavádzanie nového nariadenia, počítačových aplikácií atď.), ako aj na rozvoji počítačových aplikácií (zoznam rečníkov, monitorovanie aktov, ELVIIS, PPMS – správa krokov pred schôdzou, vysvetľovania hlasovania, atď.).

—

Zabezpečovať prípravu zoznamov hlasovania, prijímanie žiadostí o oddelené hlasovanie, hlasovanie po častiach a hlasovanie podľa mien, brífing a pomoc predsedom schôdze (hlasovanie v pléne),

—

zabezpečovať overovanie, registráciu, postúpenie na preklad a monitorovanie pozmeňujúcich návrhov a návrhov uznesení (úradné odovzdanie),

—

uisťovať sa o súlade s parlamentnými vzormi: poradenstvo a overovanie,

—

zabezpečovať podporu a poradenstvo poslancom, výborom a politickým skupinám, zamestnancom Parlamentu k akejkoľvek otázke týkajúcej sa postupu,

—

radiť sekretariátom parlamentných výborov a predsedovi Európskeho parlamentu v súvislosti s akoukoľvek otázkou o prípustnosti,

—

zabezpečovať overovanie, registráciu, postúpenie na preklad a monitorovanie správ, ktoré prijali parlamentné výbory (úradné odovzdanie),

—

vypracúvať štatistiky o určitých činnostiach uvedených vyššie,

—

zúčastňovať sa na pracovných skupinách medzi útvarmi (IT projekty, rokovací poriadok, „Parliamentary Project Portfolio“), ako aj na vzdelávacích činnostiach zameraných na poslancov a ich asistentov, politické skupiny a príslušný personál generálneho sekretariátu.

—

Zabezpečovať spracovanie úradnej pošty Parlamentu a pošty pre predsedu (registrácia, súhrn a rozdelenie, podpora používateľov GEDA týkajúca sa registrácie pošty),

—

prijímanie a preprava pošty doručenej inštitúcii (overovanie, triedenie, registrácia balíkov a doporučených zásielok, služby zákazníkom),

—

zabezpečovať spracovanie odosielanej pošty (registrácia a poštové poplatky),

—

zabezpečovať riadenie rozpočtu týkajúceho sa poštových zásielok.

—

zabezpečovať procesnú a vecnú analýzu, oznamovanie, administratívne a informačné prideľovanie úradných dokumentov parlamentným výborom; zasielať oznámenia, ktoré sa majú zapísať do zápisníc zo zasadnutí, a vytváranie postupov; konzultovať s ostatnými inštitúciami, orgánmi a agentúrami EÚ.

—

zabezpečovať prijímanie, analýzu regulačných kritérií a obsahu, registráciou petícií predložených Európskemu parlamentu občanmi alebo rezidentmi; zabezpečovať kontakty a interakcie so sekretariátom Výboru pre petície; vypracúvať zoznam petícií, ktoré prípadne nie sú v súlade s ustanoveniami čl. 227 ZFEÚ; spravovať žiadosti príslušného orgánu na zoznamoch č. 1, 3 a 4; zabezpečovať uverejňovanie zaregistrovaných petícií ako súčasti zápisnice z plenárnej schôdze.

—

zabezpečovať prijatie, kontrolu súladu, registráciu a sprístupnenie úradných dokumentov, ktoré predložili poslanci, ďalšie inštitúcie, orgány a agentúry EÚ, ako dokumenty z národných komôr; zabezpečovať formálne oznámenie postupov (zápisnica) a dokumentov (internetová stránka Europarl).

—

zabezpečovať prijatie, kontrolu súladu, registráciu, prideľovanie príslušným parlamentným výborom vykonávacích opatrení týkajúcich sa práva na informácie, práva na kontrolu, postupov s kontrolou, ako aj delegovaných aktov a dokumentov týkajúcich sa schôdzí národných expertov a misií „FVO“; zasielať oznámenia, ktoré sa majú zapísať do zápisníc zo zasadnutí; zabezpečovať vzájomné pôsobenie v rámci siete „DIAS network“.

—

zabezpečovať prispievanie do legislatívneho prehľadu (OEIL), jeho monitorovanie a údržbu; zúčastňovať sa na finančnom riadení OEIL, udržiavať vzťahy s externými dodávateľmi,

—

zúčastňovať sa na rôznych pracovných skupinách, ako aj na vývoji počítačových aplikácií (OEIL, ITER, EPgreffe, petiport, petigreffe).

—

zabezpečiť monitorovanie postupov týkajúcich sa začiatku a konca mandátu európskych poslancov a pozorovateľov (vypracovanie PV pri odstúpení a jeho postúpenie Výboru pre právne veci (JURI), príprava oznámenia na schôdzi, informácie útvarom, kontakt s príslušnými vnútroštátnymi orgánmi, príprava spisov na preskúmanie právomocí nových poslancov),

—

zabezpečovať sekretariát poradného výboru pre správanie poslancov (organizovanie schôdzí, zhotovovanie záznamov zo schôdzí, kroky nadväzujúce na rozhodnutia prijaté výborom),

—

zabezpečovať prijímanie a registráciu žiadostí o zbavenie poslanca imunity a ochranu jeho imunity (informovanie príslušného poslanca, príprava oznámenia na schôdzi, postúpenie spisu výboru JURI),

—

zabezpečovať správu zloženia parlamentných výborov a delegácií a správu registra medziskupín,

—

zabezpečovať správu registra vyhlásení o finančných záujmoch poslancov a registra darov a pozvaní na podujatia organizované tretími stranami,

—

zabezpečovať správu osobných údajov poslancov (zápis všetkých zmien v osobnej dokumentácii poslancov do databázy poslancov EP, t. j. členstva v orgánoch Parlamentu alebo v politických skupinách, zmena adresy, atď.) a ich životopisov,

—

vystavovať preukazy a osvedčenia, poskytovať pomoc poslancom pri kontaktoch s belgickou administratívou na účel získania osobitného preukazu totožnosti (carte d'identité spéciale – CIS).

—

zabezpečovať riadenie, koordináciu a organizáciu oddelení a útvarov riaditeľstva,

—

dohliadať na organizáciu a/alebo koordináciu horizontálnych činností výborov (ustanovujúce schôdze, vypočutia dezignovaných komisárov, kontrola delegovaných aktov a vykonávania programov VFR, legislatívne rokovania s Radou, vykonávanie rámcovej dohody medzi EP a Komisiou (medzinárodné rokovanie, skupiny odborníkov…) a dohody o lepšej tvorbe práva, kontrola výkonnej zložky, transparentnosť a správa dokumentov atď.);

—

dohliadať na koordináciu určitých činností parlamentných výborov (konflikty právomocí a podmienky spolupráce medzi výbormi, programy vypočutí (alebo individuálne žiadosti o vypočutia) a služobných ciest alebo ciest delegácií ad hoc mimo troch pracovísk, tvorba legislatívnych programov, spolupráca s Dvorom audítorov, ďalšími inštitúciami a orgánmi Únie (Výbor regiónov, Európsky hospodársky a sociálny výbor) a národnými parlamentmi;

—

zabezpečovať koordinovanú prípravu schôdzí Konferencie predsedov výborov (KPV), ako aj schôdzí vedúcich oddelení IPOL a IPOL – EXPO;

—

venovať sa žiadostiam o povolenie mimoriadnych schôdzí výborov a delegácií a predkladať ich príslušným kanceláriám;

—

poskytovať pomoc predsedovi Konferencie predsedov výborov (KPV) počas schôdzí parlamentných orgánov;

—

zastupovať GR v skupine pre medziinštitucionálnu koordináciu, na prípravných schôdzach Konferencie predsedov politických skupín;

—

podieľať sa na vykonávaní nového rokovacieho poriadku Parlamentu (školenia, prezentácie, usmernenia);

—

vykonávať úlohy povoľujúceho úradníka vymenovaného subdelegovaním.

—

zabezpečovať horizontálne a strategické monitorovanie počas celého spolurozhodovacieho postupu, a to prostredníctvom účasti na schôdzach výboru a trialógoch, zapájaním sa do vývoja osvedčených postupov v súvislosti s vykonávaním rokovacieho poriadku a poskytovaním odpovedí na rôzne otázky (transparentnosť). Poskytovať každý mesiac rôzne súhrnné tabuľky (o prebiehajúcich spolurozhodovacích postupoch, spisoch, o ktorých sa rokuje) a zoznam mandátov, ktoré prijali výbory (pre KPV, KP);

—

Prispievať:

—

Delegované/vykonávacie akty:

—

udržiavať a posilňovať kontakty s partnerskými útvarmi v Komisii a v Rade, ako aj v rámci predsedníctva a zaisťovať koordinovanú spoluprácu s týmito útvarmi; organizovať schôdze predsedníctiev Rady s predsedami parlamentných výborov (tzv. speed dating);

—

organizovať vzdelávacie podujatia (Learn.MEP) a poskytovať informácie v rámci Parlamentu, ako aj mimo neho o spisoch, ktoré sú predmetom zmierovacieho postupu, o spolurozhodovacom postupe vo všeobecnosti (napr. najlepšie postupy v rámci trialógov, seminár o spolurozhodovacom postupe v prípade VFR, školenia v súvislosti s budúcimi predsedníctvami Rady);

—

zabezpečovať postup podpisovania legislatívnych textov (LEX), ktoré boli prijaté spolurozhodovacím postupom, pred ich zverejnením.

—

zabezpečovať sekretariát Konferencie predsedov výborov a prípravu rozhodnutí/odporúčaní tohto orgánu;

—

riadiť plánovanie a sledovať práce parlamentných výborov, najmä pokiaľ ide o plánovanie, a to v spolupráci s ostatnými GR a inštitúciami, práce v rámci plenárnych schôdzí; zastupovať výbory na rôznych schôdzach medzi útvarmi týkajúcich sa plánovania;

—

vybavovať žiadosti o vypracovanie iniciatívnych správ podľa článkov 54 – 55 a konflikty právomocí medzi výbormi; pripravovať odporúčania KPV;

—

riešiť horizontálne otázky alebo otázky, ktoré sa týkajú viacerých výborov (ustanovujúce schôdze výborov – kontrolné činnosti výborov, vypočutia dezignovaných komisárov, rozdelenie právomocí a podmienky spolupráce medzi výbormi), riadiť spoluprácu výborov s Dvorom audítorov a ďalšími inštitúciami a orgánmi EÚ, ako aj s národnými parlamentmi, vykonávanie prepracovaných pravidiel postupov, skupinových projektov;

—

organizovať schôdze vedúcich oddelení IPOL a IPOL/EXPO;

—

pripravovať, koordinovať a monitorovať ročné programy vypočutí a delegácií. Pripravovať rozdelenie rozpočtových prostriedkov na odborné posudky (horizontálne a regulačné aspekty, rozdelenie zdrojov, výročná správa);

—

pripravovať príspevok EP do legislatívneho programu a programu práce Európskej komisie; sledovať vykonávanie tohto programu;

—

pripravovať súhrnnú správu do ročného programu Európskej komisie;

—

ďalšie úlohy: poskytovať štatistické údaje o činnostiach výborov, o pracovno-politickom programe atď.

—

spolupracovať s GR COMM na komunikačných činnostiach: plánovanie, koordinácia, vzájomné poskytovanie informácií a výmena odborných znalostí; účasť na schôdzach pracovnej skupiny Predsedníctva pre komunikáciu; podporovanie podujatí súvisiacich s dialógom so zúčastnenými stranami v rámci kontaktných kancelárií, a to zaisťovaním prínosu zo strany GR IPO a EXPO; byť kontaktným miestom a koordinovať schôdze výborov a delegácií (webstreaming); prispievať k realizácii projektu „webstreaming 3.0“;

—

zaisťovať každodennú koordináciu, revízie, redakčné úpravy a zverejňovanie informácií o činnostiach výborov na stránkach Europarl (Top Page); podporovať používanie multimediálnych produktov na internetových stránkach výborov, podporovať posilnenie väzieb medzi GR IPOL, EXPO a COMM; podporovať ucelený charakter a kvalitu webových stránok a ich rozvoj; poskytovať pomoc sekretariátom výborov v oblasti webovej komunikácie;

—

koordinovať vývoj internetových stránok výborov (vrátane tzv. web responsive design – projektu ústretového dizajnu webových stránok) a nástroja na zverejňovanie online (TELA), ako aj prepracovanie webových stránok delegácií. Koordinovať realizáciu projektu optimalizácie vyhľadávačov pre GR IPOL (a GR EXPO pre sekciu „výbory“). Zabezpečovať koordináciu ďalších projektov (ako napríklad webového sídla CODE, pridružených lokalít GR EXPO), práce na novej verzii intranetu Parlamentu a migráciu iných stránok;

—

zabezpečovať správu publikácií politických sekcií a služieb GR EPRS v registri; poskytovať týmto službám pomoc po redakčnej stránke, presadzovať zviditeľnenie a dostupnosť ich práce (a to aj prostredníctvom stránky Podporné analýzy na webovom sídle Europarl, IPOLnet, PoldepNet a na intranete Parlamentu). Tvoriť informačný bulletin a tematické brožúry, ktoré sa rozdávajú na podujatiach, ako sú napríklad medziparlamentné schôdze a semináre pre novinárov; podporovať používanie nových technológií (napr. kódy QR);

—

koordinovať tvorbu Informačných listov o Európskej únii a ich zverejňovanie online; podporovať a podnecovať ich pravidelnú aktualizáciu; vytvárať informačné listy venované konkrétnym podujatiam na troch pracovných miestach inštitúcie a v členských štátoch (dni otvorených dverí, schôdze medziparlamentných výborov, semináre pre novinárov, podujatia pre zúčastnené strany atď.); zaistiť vývoj nového nástroja na správu a zverejňovanie informačných listov, prepracovanie internetových stránok;

—

vypracovať edičné usmernenia k výrobkom a nástrojom v oblasti komunikácie; poskytovať poradenstvo týkajúce sa potrieb a nástrojov v oblasti komunikácie a edičných otázok. poskytovať pomoc pri organizácii individualizovaných školení zameraných na komunikačné činnosti výborov (Writing for digital media, Newsletters). Podporovať stanovovanie usmernení týkajúcich sa ochrany údajov zverejnených na internete. Podporovať a zaisťovať koordinovaný prístup v oblasti vizuálnej identity komunikačných produktov generálneho riaditeľstva;

—

zaisťovať celkovú koordináciu účasti GR IPOL na Dňoch otvorených dverí Parlamentu vrátane spolupráce s inými GR, pokiaľ ide o spoločné stánky (napríklad stánky s výbormi); zaisťovať logistiku a tvorbu rôznych výrobkov a iných materiálov; podporovať projekt EYE, ktorý organizuje generálne riaditeľstvo COMM, a to koordinovaním príspevkov GR IPOL a GR EXPO;

—

koordinovať tvorbu informačného bulletinu generálneho riaditeľstva; propagovať činnosti GR IPOL prostredníctvom intranetových stránok IPOLnet.

—

zabezpečovať riadenie, koordináciu a organizáciu oddelení a útvarov riaditeľstva;

—

zastupovať riaditeľstvo alebo generálne riaditeľstvo v rôznych interných výboroch a medziinštitucionálnych orgánoch;

—

vykonávať funkciu povoľujúceho úradníka vymenovaného subdelegovaním,

—

zabezpečovať poradenstvo a účinnú a pravidelnú podporu operačným jednotkám v oblasti verejného obstarávania, zmlúv a pri riadení rozpočtu; rozvíjať a zlepšovať kvalitu pomoci horizontálnych jednotiek operačným riaditeľstvám A, B a D, koordinovať riadenie rizík (Risk Management) generálneho riaditeľstva a vypracúvať akčné plány;

—

podporovať politiku GR v oblasti ľudských zdrojov v krátkodobom a strednodobom horizonte vrátane plánovania kariérneho postupu a odborného vzdelávania;

—

zabezpečovať kvalitnú podporu operačným jednotkám v oblasti IT podľa noriem EP a vyvíjať IT projekty podľa potreby GR;

—

riadiť prierezové kompetencie GR (poistenie, koordinácie prístupnosti [pre osoby so zníženou pohyblivosťou], mobilita a audity EMAS);

—

vytvárať komunikačnú politiku v súlade s právomocami GR.

—

zabezpečovať riadenie uverejňovania voľných pracovných miest a organizáciu pohovorov, podporu GR počas obdobia hodnotenia (dohľad nad aplikáciou eRapnot), kontrola zoznamov hodnotiteľov a hodnotených osôb, aktualizácia tabuliek bodov za zásluhy; poskytovanie kariérneho poradenstva pre zamestnancov GR, fungovať ako kontaktné miesto pre pracovníkov v oblasti ľudských zdrojov ostatných GR;

—

v súlade s finančnými cieľmi riadiť organizačné schémy služobných ciest, príslušné cestovné príkazy a súvisiace rozpočtové prostriedky;

—

stanovovať potreby v oblasti odbornej prípravy v spolupráci s vedúcimi oddelenia, vypracúvať trojročný plán odbornej prípravy pre zamestnancov GR, plniť ročný plán riadenia rozpočtových prostriedkov na odbornú prípravu a služobné cesty;

—

spravovať údaje zodpovedajúce nadčasom, nadčasovú prácu a čerpanie nadčasov, riadenie a monitorovanie rozpočtových prostriedkov za nadčasy;

—

koordinovať v rámci GR sieť pre správu dokumentov (tabuľka správy a plán klasifikácie) a v rámci medziútvarovej skupiny úradníkov zodpovedných za správu dokumentov – GIDOC (plán klasifikácie, informačný systém, odborná príprava, tabuľka správy);

—

zabezpečovať koordináciu ochrany osobných údajov na úrovni GR a dodržiavania platných pravidiel a predpisov.

—

zabezpečovať kontakty a prepojenie s finančnými subjektmi (GR FINS, oddelenie interného auditu, Európsky dvor audítorov, výbory BUDG a CONT);

—

koordinovať prípravu a monitorovať zostavovanie rozpočtu, monitorovať plnenie rozpočtu (prevody, prenosy) a vypracúvať štatistiky v tejto oblasti;

—

koordinovať prípravu finančných dokumentov (výročná správa o činnosti, správa o nehnuteľnostiach, uznesenia);

—

poskytovať poradenstvo povoľujúcim úradníkom a finančným pracovníkom vo finančnej oblasti;

—

zabezpečovať kontrolu GR ex post.

—

zabezpečovať systematizované kontakty s hlavnými aktérmi v oblasti rozpočtu (najmä GR FINS, BUDG a CONT, ako aj s ich poslancami, internými alebo externými audítormi (Európsky dvor audítorov), kanceláriou generálneho tajomníka a kabinetom predsedu), distribuovať pokyny a informácie (napr. revízie nariadenia o rozpočtových pravidlách (NRP), vonkajšie alebo vnútorné pokyny) v rámci útvarov GR;

—

koordinovať prípravu všetkých finančných dokumentov, ktoré požaduje povoľujúci úradník vymenovaný delegovaním (napr. polročné a výročné správy o činnosti, správy o rozpočte, správa o nehnuteľnostiach podľa článku 203);

—

zabezpečovať viacročné rozpočtové plánovanie, koordinovať vypracúvanie prípravnej dokumentácie, monitorovať zostavovanie rozpočtu GR (predbežný návrh a návrh odhadu);

—

monitorovať plnenie rozpočtu vrátane prípravy žiadostí o presun rozpočtových prostriedkov, vypracúvanie štatistík riadenia vo finančnej oblasti;

—

zabezpečovať správu FINORD a podporu finančným pracovníkom;

—

sledovať vývoj nových finančných systémov (FMS atď.).

—

zabezpečovať kontrolu ex ante rozpočtových transakcií generálneho riaditeľstva;

—

zabezpečovať kontrolu ex ante dokumentácie k výzvam na predkladanie ponúk generálneho riaditeľstva;

—

koordinovať postupy verejného obstarávania v rámci generálneho riaditeľstva, zabezpečovať formálnu a procesnú jednotnosť dokumentácie k výzvam na predkladanie ponúk, monitorovanie prebiehajúcich postupov/podávanie správ;

—

zabezpečovať správu nástrojov WebContracts a PMP a centralizované kódovanie, monitorovanie plánovania verejného obstarávania;

—

zabezpečovať archiváciu dokumentov (originálov) týkajúcich sa výberových konaní a zmlúv, ako aj bankových záruk;

—

zabezpečovať archiváciu všetkých rozpočtových dokumentov generálneho riaditeľstva.

—

zabezpečovať podporu a pomoc užívateľom pri využívaní nástrojov IT;

—

spravovať, využívať a ďalej rozvíjať informačné systémy, spravovať užívateľské účty a zaisťovať bezpečnosť týkajúcu sa zdrojov siete;

—

stanovovať ročný program IT a zabezpečovať plnenie projektov;

—

vykonávať analýzy a poradenstvo operačným jednotkám v oblasti informačných technológií a pomáhať im pri príprave zložiek IT v rámci ich špecifikácií;

—

analyzovať, vyvíjať, udržiavať a rozvíjať aplikácie oddelení;

—

sprístupňovať zamestnancom vhodné technické a programové vybavenie a zabezpečovať ich aktualizáciu (vrátane správy inventáru);

—

spravovať telefóne vybavenie (IMT).

—

zabezpečovať vypracúvanie a zverejňovanie oznámení pre poslancov a zamestnancov;

—

aktualizovať obsah webových stránok GR INLO a harmonizovať ich s modernizovanou štruktúrou stránok GR ITEC na intranete EP;

—

zastupovať GR INLO pri organizácii interných podujatí, ako sú dni otvorených dverí, zelený týždeň, európsky týždeň mobility, týždeň odpadu atď.

—

definovať a podporovať akcie stanovené v rámci politiky prístupnosti budov pre osoby so zdravotným postihnutím;

—

spravovať poistenie v prípade požiaru, poistenie občianskoprávnej zodpovednosti, dopravy a vozidiel;

—

koordinovať, analyzovať a podporovať akcie v rámci politiky environmentálneho riadenia GR;

—

vykonávať a ďalej rozvíjať politiku mobility;

—

koordinovať a analyzovať otázky týkajúce sa prevencie a dobrých podmienok na pracovisku, a najmä zaistiť ich monitorovanie v spolupráci s útvarom pre prevenciu a ochranu v práci (SPPT) a poradným výborom pre prevenciu a ochranu v práci (CPPT);

—

zabezpečovať vykonávanie analýz vzduchu a vody, ako aj dohľad nad dodržiavaním predpisov týkajúcich sa budov, životného prostredia a prístupnosti.

—

zabezpečovať riadenie, koordináciu a organizáciu oddelení a útvarov riaditeľstva pre organizovanie konferencií;

—

zaisťovať správu zasadacích a rokovacích miestností Európskeho parlamentu, organizovanie schôdzí mimo troch pracovísk inštitúcie, ako aj technickú výpomoc pre orgány generálneho sekretariátu a politických skupín;

—

zastupovať riaditeľstvo, prípadne generálne riaditeľstvo a v ich mene sa zúčastňovať na práci výborov alebo pracovných skupín v rámci GR alebo medzi GR a medziinštitucionálnych orgánov;

—

vykonávať funkciu povoľujúceho úradníka vymenovaného subdelegovaním.

—

zabezpečovať technickú výpomoc v súvislosti so všetkými schôdzami Európskeho parlamentu a zaznamenávanie schôdzí;

—

zabezpečovať údržbu technických zariadení na troch pracoviskách inštitúcie;

—

zabezpečovať modernizáciu zariadení na troch pracoviskách inštitúcie;

—

zabezpečovať správu zásob osobitného materiálu;

—

zabezpečovať ozvučenie mimo rokovacích miestností a počas služobných ciest „mimo troch pracovísk“;

—

riadiť zadeľovanie konferenčných technikov;

—

vypracúvať technické špecifikácie a vykonávať všetky administratívne postupy pri nákupe materiálu a poskytovaní služieb externými firmami.

—

zabezpečovať službu v sále počas všetkých schôdzí orgánov Parlamentu vrátane plenárnych schôdzí,

—

zabezpečovať výpomoc pri protokolárnych a iných podujatiach, ako aj osobitnú a jednorazovú pomoc,

—

zabezpečovať riadenie oddelenia a koordinovať služby konferenčných uvádzačov;

—

zabezpečovať umiestňovanie oficiálnych plagátov, deliacich šnúr a usmerňovacích značiek;

—

organizovať podujatia tretích osôb v Európskom parlamente.

—

zabezpečovať správu rokovacích miestností a zaisťovať zadávanie údajov o každej schôdzi orgánov EP, politických skupín, generálnych riaditeľstiev a iných inštitúcií do aplikácie Pericles; sledovať postupné zavádzanie aplikácie MRS v súvislosti s týmito činnosťami;

—

organizovať prípravu schôdzí orgánov generálneho sekretariátu a politických skupín mimo troch pracovísk a zabezpečovať ich priebeh na mieste;

—

zabezpečovať správu žiadostí o tlmočenie podľa rozhodnutia Predsedníctva z 12. decembra 2011 o účinnom využívaní tlmočníckych zdrojov v spolupráci s útvarom pre kalendár schôdzí v rámci GR IPOL; sledovať postupné zavádzanie aplikácie MRS v súvislosti s týmito činnosťami;

—

zabezpečovať spracovanie žiadostí externých subjektov o použitie priestorov v Európskom parlamente a ďalšie kroky v súvislosti s týmito žiadosťami vrátane prípravy odpovedí, ktoré sa dávajú na podpis generálnemu tajomníkovi, prípadne generálnemu riaditeľovi;

—

zabezpečovať kontakty s politickými skupinami, oddelením plánovania a oddelením pre prijímanie pomocných konferenčných tlmočníkov, pokiaľ ide o technickú uskutočniteľnosť žiadostí o tlmočenie a ich súlad s Etickým kódexom viacjazyčnosti; riešiť zmeny jazykového režimu na poslednú chvíľu v závislosti od dostupnosti tlmočníckych zdrojov;

—

zabezpečovať v spolupráci s oddelením pre rozpočet hospodárenie s rozpočtovými prostriedkami spojenými s činnosťami útvaru;

—

pripravovať technické posudky k žiadostiam o tlmočenie podaným nad rámec a k žiadostiam administratívnych orgánov inštitúcie.

—

zabezpečovať riadenie, koordináciu a organizáciu oddelení a útvarov riaditeľstva pre infraštruktúru a vybavenie;

—

vykonávať právomoci menovacieho orgánu;

—

zabezpečovať riadenie projektov;

—

zastupovať inštitúciu v rôznych interných výboroch a medziinštitucionálnych orgánoch;

—

vykonávať funkciu povoľujúceho úradníka vymenovaného subdelegovaním;

—

dohliadať na správu infraštruktúry IT, napríklad dátových centier a sietí, ale aj na individuálne vybavenie používateľov, telefónnu službu, videokonferencie, normy IT a bezpečnosť IT.

—

zabezpečovať koordináciu oddelenia, administratívne a finančné riadenie všetkých oblastí (nákupy, objednávky, plnenie, dodávky, platby) a riadenie ľudských zdrojov;

—

hľadať riešenia a riešiť problémy s fungovaním a výkonnosťou infraštruktúry informačných sietí vrátane externého prístupu (internet, Testa, EPNet…) a architektúry PKI;

—

zabezpečovať vývojové inžinierstvo príslušných systémov (Firewall, DNS, Proxy, architektúra LAN, externý prístup);

—

riadiť vývoj architektúr sieťovej bezpečnosti na podporu nových potrieb vyplývajúcich z projektov (VOD, Streaming, výpočtové strediská, podniková architektúra pre program UC a e-mail:);

—

zabezpečovať monitorovanie technológií a poradenstvo pre GR a politické skupiny v príslušných oblastiach pôsobnosti;

—

zabezpečovať riadenie a správu projektov rozmiesťovania sietí a telekomunikácií na všetkých troch hlavných pracoviskách a v kontaktných kanceláriách;

—

zabezpečovať hospodárenie s rozpočtom vyčleneným na projekty v oblasti sietí a telekomunikácií, jeho správu a plnenie; uverejňovať výzvy na predkladanie ponúk v oblasti sietí a telekomunikácií a monitorovať ich;

—

zabezpečovať riadenie a správu projektov v oblasti káblovej infraštruktúry a vybavenia technických miestností na všetkých troch hlavných pracoviskách a v kontaktných kanceláriách;

—

vystupovať ako hlavná kontaktná osoba v rámci GR ITEC pre spoluprácu s GR INLO v oblastiach energetiky a klimatizácie a pre projekty GR INLO v oblasti nehnuteľností;

—

koordinovať a vykonávať úlohy v oblasti administratívy a plnenia rozpočtu súvisiace s činnosťami útvaru;

—

viesť veľké projekty týkajúce sa podnikovej infraštruktúry IT (v rámci dátového centra) a súvisiacich prierezových projektov;

—

poskytovať poradenstvo a podporu „úrovne 3“ ďalším útvarom Parlamentu v oblastiach odbornosti, za ktoré útvar zodpovedá;

—

koordinovať a vykonávať úlohy v oblasti administratívy a plnenia rozpočtu súvisiace s činnosťami útvaru;

—

navrhovať, udržiavať a podporovať štandardné konfigurácie EP (stolové počítače, laptopy, MAC, hybridy, tablety);

—

navrhovať, udržiavať a podporovať systémy spojené so štandardnými konfiguráciami (SCCM, EPINCO, SURVEYOR, RDS/VDI atď.);

—

ponúkať GR a politickým skupinám prostredia na testovanie aplikácií a udržiavať ich;

—

zabezpečovať monitorovanie a podporu informačných útvarov EP, pokiaľ ide o produkt ORACLE;

—

koordinovať a vykonávať úlohy v oblasti administratívy a plnenia rozpočtu súvisiace s činnosťami útvaru.

—

zabezpečovať úlohy všetkých troch útvarov oddelenia;

—

zabezpečovať riadenie oddelenia a útvarov;

—

zaručiť vykonávanie a súdržnosť programu Unified Communications vrátane e-mailu, VoIP a faxu v kontexte prostredia viacerých pracovných miest pre pevné aj mobilné komunikácie, integrované riadenie komunikačných zdrojov;

—

vymedzovať, riadiť a prevádzkovať služby Unified Communications;

—

zabezpečovať riadenie a operabilitu pevnej a mobilnej telefónnej služby, či už internej alebo externej;

—

zabezpečovať fungovanie a podporu videokonferencií, prepojenia VoIP, webového a zvukového prepojenia, a to v rámci inštitúcie aj s externými subjektmi;

—

zabezpečovať fungovanie, podporu a operabilitu televízneho vysielania na pracoviskách v Bruseli a Štrasburgu;

—

vykonávať a zabezpečovať podporu druhej úrovne pre elektronickú poštu, zabezpečovať súdržnosť a technologický vývoj poskytovanej služby;

—

zabezpečovať podporu počas podujatí (Deň otvorených dverí, EYE a. i.), podporu zamestnancov pracujúcich na diaľku, podporu inštalácií a monitorovanie špeciálnych liniek.

—

vykonávať politiku týkajúcu sa individuálneho, skupinového (hardvér a softvér) a podnikového (softvér) vybavenia, ktorá zahŕňa technickú podporu (aktualizácia inventára, riešenie problémov, opravy), administratívnu podporu (stanovenie objednávok hardvéru/softvéru, kontrola dodávok, vyraďovanie), logistickú podporu (nákupy, dodávky, inštalovanie, uchovávanie, sťahovanie, správa inventára, vyraďovanie), správu všetkých podnikových softvérov (podnikové licencie);

—

vykonávať všetky presuny, inštalácie a opravy individuálneho vybavenia (PC, obrazovky, tlačiarne, telefóny, TV) pre všetkých používateľov v Parlamente;

—

zabezpečovať administratívne, finančné a zmluvné riadenie všetkých oblastí (nákupy, objednávky, plnenie, dodávky, platby);

—

viesť inventár správy licencií.

—

vytyčovať uplatniteľnú politiku a spravovať telekomunikačné služby (pevné aj mobilné telekomunikácie, internetový prístup, siete kontaktných kancelárií, sieť EPINET prepájajúca jednotlivé pracoviská, telepráca) vo vzťahu k externým prevádzkovateľom aj interným používateľom;

—

overovať a kontrolovať používanie, študovať a predvídať strednodobý a dlhodobý vývoj;

—

zabezpečovať administratívne a zmluvné riadenie všetkých oblastí (nákupy, objednávky, plnenie, dodávky, platby);

—

zadefinovať, plánovať a realizovať vývoj infraštruktúry (hardvér a softvér) elektronického hlasovania v rokovacích sálach a v miestnostiach výborov;

—

prevádzkovať, riadiť a zabezpečovať systém hlasovania počas zasadnutí, schôdzí výborov, politických skupín alebo iných podujatí (napr. Euroscola);

—

zabezpečovať administratívne, finančné a zmluvné riadenie všetkých oblastí (nákupy, objednávky, plnenie, dodávky, platby).

—

zabezpečovať využívanie a fungovanie výpočtového strediska a siete IT;

—

organizovať a riadiť základné služby na podporu operácií (riadenie kapacity, riadenie operačnej bezpečnosti, kontinuita služieb atď.);

—

zabezpečovať hosting informačných systémov EP;

—

podporovať vývoj infraštruktúry;

—

zabezpečovať riadenie ľudských zdrojov;

—

zabezpečovať zmluvné, rozpočtové a administratívne riadenie.

—

riadiť a spravovať základné služby informačnej infraštruktúry (Active Directory, DNS, NTP, servery Windows, servery Unix & Linux, služba virtualizácie, služba databáz, služba zálohovania, úložné systémy SAN a NAS);

—

zabezpečovať používateľskú podporu druhej úrovne celoročne 24 hodín denne (servery, ukladanie a sieť);

—

zabezpečovať dohľad, riadenie a prevádzku informačných technológií 24 hodín denne (služobný e-mail:, platforma SharePoint, prezentácia EP na internete, aplikácie používané rôznymi službami EP);

—

zabezpečovať dohľad, riadenie a prevádzku siete IP 24 hodín denne (základná sieť medzi jednotlivými pracoviskami, miestna sieť na troch pracoviskách, sieť WiFi, spojenia s kontaktnými kanceláriami, infraštruktúra pre ToIP, infraštruktúra pre videokonferencie, infraštruktúra pre enkódery VOD, prepojenie s externými sieťami – Internet Service Provider, prepojenie s ostatnými inštitúciami a inými správnymi pracoviskami);

—

zaviesť a udržiavať hostingové platformy výpočtových stredísk: Solaris, Windows, Linux, VMware;

—

riadiť a spravovať kapacitu výpočtových stredísk: kapacitu hostingových platforiem, kapacitu služby úložných systémov (SAN/NAS);

—

zabezpečovať služby prevádzkovej kontinuity: odolnosť, schopnosť obnovy po zlyhaní informačných systémov, bezpečnosť a integritu infraštruktúr;

—

sprístupňovať a udržiavať prevádzkové nástroje: dohľad, databázu manažmentu konfigurácií (CMDB), hlásenia atď.;

—

spravovať dátové centrá a technické miestnosti oddelenia pre operácie: dodávky, inštalácie materiálu, riadenie zásob atď.;

—

zabezpečovať zavádzanie nových softvérov alebo prvkov do výpočtovej infraštruktúry EP (plánovanie, disponibilita ľudských zdrojov a materiálu, prispôsobenie sa prevádzkovým obmedzeniam oddelenia);

—

zabezpečovať riadenie zmien a monitorovanie podnikových procesov: „release and change management“;

—

vykonávať záťažové testy a testy zachovania funkčnosti po zmenách (plánovanie, riadenie zdrojov a realizácia);

—

koordinovať a riešiť mimoriadne požiadavky (zvýšené riziko, významný vplyv, neštandardné);

—

zabezpečovať disponibilitu katalógu služieb oddelenia a jeho úpravu a vývoj;

—

zabezpečiť riadenie, koordináciu, výmenu informácií a organizáciu oddelení riaditeľstva;

—

vykonávať funkciu povoľujúceho úradníka vymenovaného subdelegovaním;

—

prispievať k vymedzovaniu cieľov a stratégií v oblasti bezpečnosti, ako aj k ich vykonávaniu príslušnými útvarmi;

—

vytvoriť a prijať osobitnú politiku riadenia zamestnancov prispôsobenú potrebám generálneho riaditeľstva, ktorá bude zahŕňať optimalizáciu ľudských zdrojov podľa sektora činnosti, počiatočnú a ďalšiu odbornú prípravu zamestnancov, riadenie harmonogramu práce bezpečnostných pracovníkov a akreditáciu;

—

priebežne poskytovať riešenia zodpovedajúce príslušným bezpečnostným požiadavkám v rámci útvarov prevencie a diaľkového dohľadu nad budovami a technickými inštaláciami;

—

zabezpečiť rozpočtové a finančné riadenie zmlúv, plánovanie a verejné obstarávanie generálneho riaditeľstva;

—

zabezpečiť inštaláciu, prevádzku a údržbu systémov fyzickej bezpečnosti inštitúcie na všetkých troch pracoviskách – zaviesť v inštitúcii modernú bezpečnostnú koncepciu a moderné bezpečnostné technológie a pritom zabezpečiť ich nepretržitú prevádzku (iPACS – „Integrated Parliament Access Control“);

—

vykonávať rozhodnutia Predsedníctva týkajúce sa posilnenia úrovne ochrany všetkých budov Parlamentu na troch pracoviskách, ako aj vytvorenia vonkajších bezpečnostných okruhov okolo týchto budov;

—

posudzovať, upravovať a harmonizovať bezpečnostné opatrenia vzťahujúce sa na kontaktné kancelárie Európskeho parlamentu v členských štátoch;

—

zabezpečiť prevádzku sekretariátu Riadiaceho výboru pre správu bezpečnosti (Security Management Steering Committee) a riadenie Siete bezpečnostných korešpondentov (Network of Security Correspondants);

—

poskytovať každodennú nepretržitú 24-hodinovú prevádzku, monitorovanie a odozvu na všetky záležitosti týkajúce sa všeobecnej bezpečnosti a požiarnej bezpečnosti na základe jednotného postupu na všetkých troch pracoviskách Parlamentu;

—

v spolupráci s oddeleniami pre bezpečnosť a prevenciu poskytovať počas pracovného času pomoc poslancom, zamestnancom, delegáciám, návštevníkom;

—

vykonávať služby všeobecnej bezpečnosti a požiarnej bezpečnosti mimo pracovného času (noci – víkendy – sviatky) v Bruseli a Štrasburgu. Riadiť záležitosti týkajúce sa internalizácie v Luxemburgu a zároveň naďalej sledovať prácu externej bezpečnostnej služby;

—

zaručiť výbornú komunikáciu a proaktívnu spoluprácu s riaditeľstvom A a B v rámci GR SAFE a s jednotlivými príslušnými útvarmi Parlamentu (protokol, lekárska služba, infraštruktúry atď.);

—

v reálnom čase reagovať na akúkoľvek krízu, ktorá ohrozuje riadne fungovanie útvarov Parlamentu, prispôsobiť bezpečnostné prvky potrebám inštitúcie, zabezpečiť účinné prepojenie medzi dotknutými útvarmi, ako aj komunikáciu s vnútroštátnymi záchrannými a bezpečnostnými zložkami;

—

zhromažďovať informácie, spracúvať ich a klasifikovať; poskytovať vhodné riešenia, koordinovať činnosť a zabezpečiť nadväzujúce opatrenia; poskytovať odozvu dotknutým útvarom;

—

pomáhať riešiť incidenty a/alebo konflikty v budovách Parlamentu prostredníctvom riadiacej a kontrolnej miestnosti.

—

zabezpečiť ročné plánovanie viac ako 700 kolegov GR SAFE a vyvinúť súčinnosť s operačnými útvarmi, najmä s bunkou „Need to Know“, s cieľom uspokojiť všetky bezpečnostné požiadavky inštitúcie v závislosti od parlamentnej činnosti a tiež zaručiť súlad medzi pracovným a súkromným životom zamestnancov; vypracovať informatické nástroje plánovania, ktoré umožnia reagovať na potreby inštitúcie v oblasti kapacity, flexibility a transparentnosti;

—

vymedziť a zaviesť novú politiku riadenia zamestnancov GR SAFE; zabezpečiť riadenie ľudských zdrojov generálneho riaditeľstva: služobný postup úradníkov a ostatných zamestnancov (konkurzy, nábory, hodnotenie zamestnancov, mobilita, vonkajšie činnosti, výpovede, dôchodky, príspevky atď.), pracovné podmienky, pozície v organizačnom členení (prehodnotenie pracovných miest, presuny Ringbook atď.) a rozpočtové prostriedky generálneho riaditeľstva (služobné cesty, zmluvní zamestnanci, dočasní zamestnanci, školenia);

—

vypracovať program profesionalizácie bezpečnostných zamestnancov a riadenia talentov v súlade s potrebami GR SAFE. Zaviesť integrovaný nástroj riadenia určený na rozvoj zručností. Vymedziť potreby odbornej prípravy generálneho riaditeľstva s cieľom zaručiť nadobúdanie nových spôsobilostí a bezpečnostných techník a reagovať na bezpečnostné potreby Parlamentu. Vypracovať plán odbornej prípravy pre generálne riaditeľstvo a dohliadať na jeho riadne vykonávanie na účel splnenia cieľov odbornej prípravy;

—

vykonávať v rámci GR SAFE politiku dobrých podmienok, ktorá zamestnancom zaručí tie najlepšie možné pracovné podmienky v súlade s platnými predpismi. Dokončiť celkový prehľad obsadenia kancelárií GR SAFE, zabezpečiť správu nehnuteľností, zariadenia a každoročné dodávky uniforiem a ochranného oblečenia pre 700 zamestnancov a koordinátorov.

—

zaručiť správu rozpočtu, čiže koordináciu, sledovanie, poradenstvo a podporu útvarom s cieľom zabezpečiť prípravu a plnenie rozpočtu GR SAFE; zabezpečiť rozpočtové monitorovanie plnenia zmlúv a/alebo objednávok (príprava a monitorovanie súborov záväzkov a platieb, ako aj správy pripísaných príjmov). vykonať regularizáciu nákladov na bezpečnosť Domov Európy; zabezpečiť kontakty a korešpondenciu s dodávateľmi; vydávať príkazy na vymáhanie a oslobodenie od DPH;

—

zabezpečiť správu verejného obstarávania a zmlúv, čiže koordináciu, sledovanie, poradenstvo a podporu všetkým prevádzkovým útvarom GR SAFE s cieľom zaručiť riadne ročné programovanie verejných výziev na predkladanie ponúk vydaných týmto GR, ako aj nadväzujúce opatrenia; vypracovať podklady k výzvam na predkladanie ponúk, otvárať postupy verejného obstarávania (a to i prostredníctvom systému eTendering), zaručiť správu a monitorovanie verejného obstarávania až do pridelenia zákaziek; zabezpečiť sledovanie plnenia zmlúv a pripraviť dodatky;

—

zabezpečiť ex-ante kontrolu postupov verejného obstarávania a všetkých rozpočtových aktov, správny priebeh finančnej inventarizácie (ELS) a uchovávanie všetkých rozpočtových aktov a podkladových a súvisiacich dokumentov a dokumentov týkajúcich sa postupov verejného obstarávania;

—

vypracúvať pravidelné a výročné správy o činnosti, odpovede na rozpočtové uznesenia a dotazníky Parlamentu (výbory BUDG a CONT), ako aj kontrolným orgánom (vnútorný audítor, Dvor audítorov atď.); zabezpečiť sledovanie „minimálnych noriem vnútornej kontroly“ vrátane citlivých pozícií a registra rizík (Risk Register);

—

zabezpečiť monitorovanie a schvaľovanie prípadných nákladov plynúcich z memoranda o porozumení vo všetkých zmluvách Parlamentu, zastupovať GR SAFE v pracovných skupinách Fóra pre verejné obstarávanie (FMP), riadiacej skupine koordinujúcej činnosť medzi generálnymi riaditeľstvami v oblasti financií (InterDG Steering group Finance) a EMAS (vrátane pracovnej skupiny GPP a Waste Committee) GIDOC, riadiaceho výboru GEDA a FMS.

—

zabezpečiť inštaláciu, prevádzku a údržbu systémov fyzickej bezpečnosti na všetkých troch pracoviskách (Brusel, Štrasburg, Luxemburg);

—

zaručiť operácie IKT, informatickú podporu a rozvoj informačných systémov;

—

zabezpečiť vykonávanie a plánovanie verejného obstarávania a plnenie rozpočtu určeného na technologické systémy a fyzickú bezpečnosť;

—

zabezpečiť monitorovanie inštalácií a systémov fyzickej bezpečnosti v kontaktných kanceláriách Parlamentu v spolupráci s ostatnými príslušnými útvarmi;

—

zabezpečiť vypracovanie, správu a kontrolu vykonávania politiky bezpečnosti informácií.