1.   Predsedu a podpredsedu výboru vymenuje Komisia v súlade s článkom 145 ods. 3 nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509 rozhodnutím na základe výzvy na vyjadrenie záujmu, a to na päťročné funkčné obdobie, ktoré nie je obnoviteľné. Ich funkčné obdobie sa začína dňom, ktorý je na tento účel stanovený v príslušných rozhodnutiach o vymenovaní. Toto rozhodnutie sa uverejní v sérii C Úradného vestníka Európskej únie.

2.   Predseda a podpredseda zostávajú vo svojich príslušných funkciách najviac šesť mesiacov po skončení svojho funkčného obdobia, ak je to potrebné pre fungovanie výboru, t. j. dovtedy, kým nie sú v ich funkciách nahradení.

3.   Predseda a podpredseda sa vždy vymenúvajú ako osobitní poradcovia Komisie v zmysle článku 5 Podmienok zamestnávania ostatných zamestnancov Európskej únie. Ich zmluvy osobitných poradcov v plnej miere rešpektujú ich nezávislosť a nemajú vplyv na trvanie ich funkčných období.

4.   Komisia predsedu a/alebo podpredsedu odvolá, ak prestali spĺňať podmienky požadované na výkon príslušných povinností.

5.   Podmienky stanovené pre výber predsedu stanovené v článku 145 ods. 3 nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509 sa vzťahujú aj na výber podpredsedu.

1.   Predseda zastupuje výbor.

2.   Predsedá zasadnutiam výboru a organizuje jeho prácu.

3.   Na tento účel predsedovi pomáha stály sekretariát uvedený v článku 7.

4.   Predseda môže delegovať na každého stáleho zástupcu Komisie právomoc podpisovať v mene predsedu osobitné dokumenty týkajúce sa konkrétneho prípadu alebo administratívnych záležitostí.

5.   Predseda prijme po porade so stálymi zástupcami Komisie harmonogram zasadnutí výboru.

6.   Predseda vykonáva aj ďalšie právomoci, ktoré mu boli udelené na základe tohto rozhodnutia.

1.   Jedným z dvoch stálych zástupcov Komisie podľa článku 145 ods. 2 písm. c) nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509 je hlavný poradca zodpovedný za právne záležitosti, finančné pravidlá, kontroly a podávanie správ na Generálnom riaditeľstve pre rozpočet.

Ak nie je pozícia hlavného poradcu zodpovedného za právne záležitosti, finančné pravidlá, kontroly a podávanie správ obsadená, stáva sa jedným z dvoch stálych zástupcov Komisie podľa článku 145 ods. 2 písm. c) nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509 riaditeľ, ktorý je v rámci Generálneho riaditeľstva pre rozpočet zodpovedný za stály sekretariát.

Generálny riaditeľ pre rozpočet určí úradníka, ktorý je aspoň na pozícii vedúceho oddelenia alebo na rovnocennej úrovni, ktorý bude zastupovať tohto stáleho zástupcu Komisie. Táto osoba sa môže zúčastňovať na všetkých rokovaniach výboru, ale na hlasovaní sa zúčastňuje len vtedy, ak tak nemôže urobiť stály zástupca Komisie.

2.   Generálny riaditeľ pre rozpočet určí ad personam druhého stáleho zástupcu Komisie spomedzi úradníkov Komisie s platovou triedou minimálne AD 14.

Generálny riaditeľ pre rozpočet určí takisto úradníka, ktorý je aspoň na pozícii vedúceho oddelenia alebo na rovnocennej úrovni, ktorý bude zastupovať tohto stáleho zástupcu Komisie. Táto osoba sa môže zúčastňovať na všetkých rokovaniach výboru, ale na hlasovaní sa zúčastňuje len vtedy, ak tak nemôže urobiť stály zástupca Komisie.

3.   Člen zastupujúci žiadajúceho povoľujúceho úradníka a jeho zástupca sú úradníci alebo dočasní zamestnanci určení v súlade s rokovacím poriadkom a vnútornými administratívnymi predpismi príslušnej inštitúcie, orgánu, úradu alebo agentúry, ako sa uvádza v článku 73 ods. 3 nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509, ktorí vykonávajú minimálne funkciu vedúceho oddelenia alebo vedúceho delegácie.

1.   Pozorovatelia sa môžu zúčastňovať na rokovaniach výboru bez práva hlasovať.

2.   Určený člen právneho servisu Komisie má právo na status pozorovateľa v prípade každej veci predloženej výboru a z vlastnej iniciatívy alebo na žiadosť predsedu predkladá pripomienky. Na tento účel sa určený člen zúčastňuje na všetkých rokovaniach výboru. Výbor informuje právny servis o všetkých písomných konaniach v dostatočnom predstihu pred ich prijatím.

3.   Vo veciach, v ktorých sa žiadosť predkladajúceho povoľujúceho úradníka úplne alebo čiastočne zakladá na informáciách zaslaných úradom OLAF, sa jeden alebo viacerí zástupcovia úradu OLAF, a pokiaľ možno aj vyšetrovatelia zodpovední za daný prípad, zúčastňujú na zasadnutiach výboru ako pozorovatelia a na ústnych a písomných konaniach vyplývajúcich z danej záležitosti. Úrad OLAF predloží na žiadosť predsedu svoje pripomienky.

4.   Vo veciach, v ktorých sa žiadosť predkladajúceho povoľujúceho úradníka úplne alebo čiastočne zakladá na informáciách zaslaných Európskou prokuratúrou, sa jeden alebo viacerí zástupcovia Európskej prokuratúry, a pokiaľ možno aj osoby zodpovedné za daný prípad, zúčastňujú na zasadnutiach výboru ako pozorovatelia a zúčastňujú sa na ústnych a písomných konaniach vyplývajúcich z danej záležitosti v súlade s ustanoveniami článku 103 nariadenia Rady (EÚ) 2017/1939 (7).

5.   Ak je to v konkrétnom prípade odôvodnené, predseda môže vyzvať úrad OLAF, aby poskytol informácie alebo poradenstvo. Predseda môže takisto vyzvať Európsku prokuratúru, aby poskytla informácie alebo poradenstvo v súlade s ustanoveniami článku 103 nariadenia (EÚ) 2017/1939.

6.   Povoľujúci úradníci (iní ako predkladajúci povoľujúci úradník), ktorých sa týka prípad predložený výboru, môžu požiadať predsedu, aby im udelil status pozorovateľa. Títo povoľujúci úradníci sa môžu zúčastniť na rokovaniach výboru a na žiadosť predsedu predkladajú ústne a písomné pripomienky. Výbor informuje týchto povoľujúcich úradníkov o príslušných písomných konaniach.

7.   Predseda môže po porade so stálymi zástupcami Komisie prizvať ďalších pozorovateľov, aby sa zúčastnili na rokovaniach výboru, a môže ich vyzvať, aby predložili ústne alebo písomné pripomienky.

1.   Stály sekretariát výboru zabezpečujú úradníci alebo zamestnanci Generálneho riaditeľstva pre rozpočet, s ktorým je administratívne prepojený.

2.   Pod dohľadom predsedu stály sekretariát:

3.   Stály sekretariát možno kontaktovať na tejto e-mailovej adrese: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

1.   Ak sa predseda, podpredseda, akýkoľvek iný člen alebo zástupca takéhoto člena, úradníci a zamestnanci, z ktorých je zložený stály sekretariát, alebo ktorákoľvek iná osoba, ktorá sa zúčastňuje na zasadnutiach výboru alebo je oboznámená s dokumentmi, ktoré sa týkajú konkrétneho prípadu, nachádzajú v situácii, ktorá by mohla viesť k vzniku rizika konfliktu záujmov v zmysle článku 61 nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509, bezodkladne o tom informujú ostatných členov a stály sekretariát. To isté platí, ak sa nachádzajú v situácii, ktorá by sa mohla objektívne vnímať ako konflikt záujmov.

2.   Osoby, ktoré sa nachádzajú v situácii, ktorá by mohla viesť k vzniku rizika konfliktu záujmov alebo ktorá by sa mohla objektívne vnímať ako konflikt záujmov, ako sa uvádza v odseku 1, sa nezúčastňujú na rokovaniach výboru ani na prijatí listu vydaného v rámci námietkového konania alebo odporúčania. Do spisu o prípade sa vloží záznam o tom, akým spôsobom sa riešilo riziko konfliktu záujmov.

1.   Úrad OLAF úzko spolupracuje s výborom v súlade s ustanoveniami nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) č. 883/2013 (8), pričom dodržiava procesné a základné práva, ako aj ochranu oznamovateľov.

2.   Ak sa žiadosť predkladajúceho povoľujúceho úradníka zakladá na informáciách zaslaných úradom OLAF, výbor sa pred tým, ako zašle oznámenie akejkoľvek osobe alebo akémukoľvek subjektu, ktorí sú predmetom žiadosti o vydanie odporúčania, poradí s úradom OLAF, aby sa neohrozila dôvernosť súdnych konaní alebo vyšetrovaní, ktoré vykonáva alebo koordinuje OLAF, a to aj pokiaľ ide o ochranu oznamovateľov, ani dôvernosť vnútroštátnych vyšetrovaní alebo súdnych konaní.

3.   Sprístupnenie informácií vyplývajúcich z vyšetrovaní alebo týkajúcich sa vyšetrovaní, ktoré vykonáva alebo koordinuje úrad OLAF, osobám alebo subjektom alebo ich zástupcom si vyžaduje súhlas úradu OLAF.

1.   Žiadosť o odporúčanie môže výboru predložiť ktorýkoľvek povoľujúci úradník Komisie, inej inštitúcie, európskeho úradu zriadeného Komisiou, výkonnej agentúry alebo iného európskeho orgánu, úradu či agentúry.

2.   Žiadosti o odporúčania sa podľa možnosti zasielajú stálemu sekretariátu prostredníctvom ARES-u, inak sa zasielajú e-mailom v dôvernej forme. Žiadosti o odporúčania musia zaručiť primeranú úroveň dôvernosti a bezpečnostné označenie všetkých dokumentov. Ak dokumenty pochádzajú z vyšetrovania úradu OLAF alebo sa ho týkajú, povoľujúci úradník použije príslušné označenia vyšetrovaní úradu OLAF.

Ak žiadosť o odporúčanie podáva povoľujúci úradník, ktorý nie je z Komisie, stály sekretariát a tento povoľujúci úradník prijmú potrebné opatrenia na zabezpečenie dôvernosti informácií vymenených v súvislosti s daným prípadom.

3.   Žiadosti o odporúčanie obsahujú informácie uvedené v článku 144 ods. 3 nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509. Obsahujú aj akékoľvek ďalšie relevantné informácie uvedené v článku 138 ods. 3 uvedeného nariadenia vrátane prípadných správ úradu OLAF a informácií zaslaných Európskou prokuratúrou. Obsahujú riadne vyplnený informačný hárok.

4.   Ak žiadosť o odporúčanie obsahuje správy alebo iné informácie, ktoré zaslal úrad OLAF alebo Európska prokuratúra, povoľujúci úradník sa poradí s úradom OLAF alebo prípadne Európskou prokuratúrou s cieľom identifikovať všetky informácie, ktoré sa nemôžu sprístupniť osobám alebo subjektom, ktoré sú predmetom žiadosti o odporúčanie, a tieto správy alebo informácie pred ich zaslaním výboru náležite upraví.

1.   Osoby alebo subjekty, ktoré sú predmetom žiadosti o odporúčanie, majú právo predložiť pripomienky, avšak za výnimočných okolnosti, ak existujú závažné legitímne dôvody na zachovanie dôvernosti vyšetrovania alebo vnútroštátneho súdneho konania, ktoré by si vyžadovali odklad tohto práva dovtedy, kým takéto legitímne dôvody nezaniknú, ako sa stanovuje v článku 145 ods. 5 druhej vete nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509.

2.   Výbor pri prijímaní svojich odporúčaní zohľadňuje len skutočnosti, zistenia a predbežné právne kvalifikácie konania, ku ktorým osoba alebo subjekt, ktoré sú predmetom žiadosti o odporúčanie, mohli predložiť pripomienky, s výnimkou prípadov, keď sa uplatňuje článok 145 ods. 5 druhá veta nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509.

3.   Pred prijatím odporúčania predseda konajúci na pokyn výboru v súlade s článkom 17 ods. 1 zašle osobe alebo subjektu, ktorí sú predmetom žiadosti o odporúčanie, list, v ktorom sú uvedené skutočnosti a zistenia, ktoré výbor zvážil, a predbežná právna kvalifikácia konania (ďalej len „list vydaný v rámci námietkového konania“), s výhradou ustanovení článku 145 ods. 5 nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509. Toto oznámenie sa v zásade posiela elektronickou poštou.

4.   Adresát listu vydaného v rámci námietkového konania predloží akékoľvek pripomienky k tomuto listu vydanému v rámci námietkového konania vrátane všetkých príloh alebo príloh k týmto pripomienkam, a to písomne vo forme elektronických súborov, ktoré možno otvoriť pomocou bežne dostupného kancelárskeho softvéru. Pripomienky sa zasielajú stálemu sekretariátu na e-mailovú adresu uvedenú v liste.

5.   Dĺžka pripomienok nesmie (bez príloh) presiahnuť počet strán listu vydaného v rámci námietkového konania (bez príloh), s výnimkou riadne odôvodnených prípadov týkajúcich sa zložitých právnych alebo skutkových otázok.

6.   Adresáti listu vydaného v rámci námietkového konania majú spravidla pätnásť pracovných dní na predloženie pripomienok k listu vydanému v rámci námietkového konania. Táto lehota sa začína v súlade s pravidlami stanovenými v článku 146 nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509.

7.   Ak adresát listu vydaného v rámci námietkového konania predloží odôvodnenú žiadosť o predĺženie lehoty na predloženie pripomienok k listu vydanému v rámci námietkového konania z dôvodu výnimočných okolností, výbor môže predĺžiť lehotu najviac o polovicu trvania pôvodnej lehoty.

8.   Ak osoba alebo subjekt, ktoré sú predmetom žiadosti o odporúčanie, nepredložili pripomienky k listu vydanému v rámci námietkového konania v príslušnej lehote napriek oznámeniu listu vydanému v rámci námietkového konania v súlade s článkom 146 nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509, výbor môže dospieť k záveru, že táto osoba alebo daný subjekt nenamietajú proti skutočnostiam alebo predbežným právnym kvalifikáciám uvedeným v tomto liste vydanom v rámci námietkového konania.

1.   Členovia výboru sa usilujú o dosiahnutie konsenzu o obsahu listu vydaného v rámci námietkového konania a následne o odporúčaní.

2.   Ak nie je možné dosiahnuť konsenzus, pristúpi sa k väčšinovému hlasovaniu, kde:

3.   Výbor svoje odporúčanie oznámi predkladajúcemu povoľujúcemu úradníkovi a pozorovateľom.

1.   Keď stály sekretariát overí žiadosť o odporúčanie a preskúma prípad podľa článku 7, zašle ju predsedovi a členom výboru. Po tom, čo predseda v prípade potreby požiadal o dodatočné overovacie alebo preskúmavacie opatrenia, skonštatuje, že prípad je pripravený.

2.   Postup pred výborom v súvislosti so žiadosťou o odporúčanie sa začne, keď výbor dospeje k záveru, že dôkazy v spise sú dostatočné na to, aby mu umožnili stanoviť predbežnú právnu kvalifikáciu konania, a považuje sa za ukončené, keď výbor oznámi svoje odporúčanie predkladajúcemu povoľujúcemu úradníkovi alebo keď predkladajúci povoľujúci úradník stiahne svoju žiadosť o odporúčanie.

3.   Výbor sa v zásade snaží predložiť svoje odporúčania predkladajúcemu povoľujúcemu úradníkovi v primeranej lehote po začatí postupu, pričom zohľadní potrebu zabezpečiť dodržiavanie práva na vypočutie.

1.   Články 1 až 4, 8, 20 a 21, ktoré sú uvedené v kapitole I tohto rokovacieho poriadku, sa uplatňujú na vykonávanie poradnej právomoci výboru, ktorá sa výboru udeľuje na základe článku 93 nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509.

2.   Na vykonávanie právomoci uvedenej v odseku 1 sa uplatňujú aj iné články kapitoly I tohto rokovacieho poriadku, pokiaľ nie je v tejto kapitole stanovené inak.

1.   Pri vydávaní stanoviska uvedeného v článku 93 ods. 1 nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509 výbor pozostáva z členov uvedených v článku 145 ods. 2 písm. a) až c) uvedeného nariadenia a týchto troch dodatočných členov:

2.   Osoby uvedené v článku 5 ods. 1 druhom pododseku a článku 5 ods. 2 druhom pododseku sa môžu zúčastňovať na všetkých rokovaniach výboru, pričom na hlasovaní sa zúčastňujú len vtedy, ak sa na ňom nemôže zúčastniť stály zástupca Komisie, ktorého majú zastupovať

3.   Každý z troch ďalších členov uvedených v odseku 1 má zástupcu, ktorého určí:

1.   V prípade, že dotknutý zamestnanec nepatrí ku Komisii, právny servis Komisie určí pozorovateľa.

2.   Zodpovedný povoľujúci úradník alebo prípadne vedúci delegácie Únie, ktorá koná ako povoľujúci úradník vymenovaný subdelegovaním, alebo ich zástupcovia majú status pozorovateľov.

3.   Úrad OLAF určí pozorovateľa, ak informácie o údajnom porušení ustanovenia nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509 alebo akéhokoľvek iného ustanovenia týkajúceho sa finančného riadenia alebo kontroly operácií vyplývajú z informácií zaslaných úradom OLAF.

4.   Disciplinárny orgán príslušnej inštitúcie alebo orgánu určí pozorovateľa, ak žiadosť podal výboru menovací orgán. V ostatných prípadoch ho o určenie pozorovateľa môže požiadať predseda.

5.   Predseda môže po porade s členmi prizvať ďalších pozorovateľov.

1.   Na účely tejto kapitoly sa uplatňuje článok 7 s výnimkou odseku 2 písm. k) a o).

2.   Stály sekretariát plní predovšetkým tieto úlohy:

1.   V súlade s článkom 93 ods. 1 nariadenia (EÚ, Euratom) 2024/2509 sa výbor zvoláva na žiadosť ktoréhokoľvek menovacieho orgánu zodpovedného za disciplinárne záležitosti alebo na žiadosť zodpovedného povoľujúceho úradníka vrátane vedúceho delegácie Únie alebo jeho zástupcu, ktorí konajú ako povoľujúci úradníci vymenovaní subdelegovaním (ďalej len „predkladajúce orgány“).

2.   Ak bol výbor priamo informovaný zamestnancom, spis zašle zodpovednému menovaciemu orgánu alebo prípadne orgánu poverenému uzatváraním pracovných zmlúv, a informuje o tom tohto zamestnanca. Ak sa zodpovedný menovací orgán rozhodne, že prípad predloží výboru, informuje o tom zamestnanca. Ak sa rozhodne, že prípad nepredloží výboru, informuje o tom výbor aj zamestnanca.

3.   Aby sa zabezpečila účinná ochrana oznamovateľov, ako sa stanovuje v článku 22a ods. 3 služobného poriadku, výbor môže odchylne od odseku 2 rozhodnúť, že nebude informovať zodpovedný menovací orgán, ale informuje úrad OLAF.

1.   Výbor sa usiluje o dosiahnutie konsenzu pri určovaní toho, či došlo k finančnej nezrovnalosti, a pri odôvodňovaní stanoviska alebo odporúčania.

2.   Ak sa konsenzus nedosiahne, pristúpi sa k hlasovaniu, pričom:

3.   Odseky 1 a 2 sa uplatňujú mutatis mutandis na prijímanie odporúčaní. Konsenzus alebo hlasovanie sa týkajú najmä systémového charakteru odhalených problémov.