Správa záznamov Európskej komisie a archívy
ZHRNUTIE K DOKUMENTU:
Rozhodnutie (EÚ) 2021/2121 o správe záznamov a archívoch
AKÝ JE CIEĽ TOHTO ROZHODNUTIA?
Rozhodnutím sa ustanovujú pravidlá uchovávania dokumentov používaných pri fungovaní a každodennej činnosti Európskej komisie bez ohľadu na ich podobu, použitý nosič, ich vek či umiestnenie, pričom sa osobitne týkajú:
Pravidlá sú vytvorené tak, aby uľahčovali výmenu informácií, poskytovali dôkaz o prijatých opatreniach, plnili právne záväzky inštitúcie a zabezpečovali dedičstvo Komisie.
HLAVNÉ BODY
Záznamy
„Záznam“ sú informácie prijaté či vytvorené v podobe dokumentu, súboru údajov alebo inej forme na digitálnom alebo analógovom nosiči, ktoré sú zachytené v úradnom registri a spravované a udržiavané ako dôkaz a ako aktívum. V súlade s pravidlami musí byť záznam:
- analyzovaný s cieľom určiť, ktorý elektronický systém správy sa použije a v ktorom úradnom registračnom systéme má byť uchovaný,
- vytvorený v súlade s formálnymi požiadavkami stanovenými pre príslušný typ záznamov,
- systematicky vytvorený v elektronickej podobe s istými výnimkami alebo digitalizovaný, ak mal pôvodne analógovú podobu, a
- musí byť uchovávaný v úradných elektronických registroch.
Zachytenie a registrácia
Útvary Komisie musia pravidelne preskúmavať druhy informácií vytvorených alebo získaných s cieľom určiť, ktoré informácie majú byť „zachytené“ v úradnom elektronickom registri.
- Zachytené záznamy sa nesmú meniť, ale môžu sa odstrániť alebo nahradiť ďalšími verziami, až kým nie je spis, do ktorého patria, uzavretý.
- Dokumenty sa musia zaregistrovať, ak obsahujú dôležité informácie dlhodobého charakteru alebo si vyžadujú začatie činností alebo prijatie následných opatrení.
Právne účinky elektronických podpisov, pečatí, časových pečiatok a doručovacích služieb pre registrované zásielky
- Elektronický podpis sa považuje za právny účinok rovnocenný s vlastnoručným podpisom.
- Pri elektronickej pečati platí domnienka, že naznačuje integritu údajov a správnosť pôvodu tých údajov.
- Pri elektronickej časovej pečiatke platí domnienka, že predstavuje správnosť a integritu údajov.
- Pri údajoch, ktoré sa odošlú a doručia prostredníctvom elektronickej doručovacej služby pre registrované zásielky platí domnienka, že naznačujú integritu údajov, adresáta a dátumu a času odoslania a prijatia.
Platnosť dokumentov a prípustnosť
Dokument spĺňa kritériá platnosti alebo prípustnosti, ak:
- osoba, od ktorej dokument pochádza, je identifikovaná,
- kontext dokumentu je hodnoverný a dokument spĺňa podmienky zaručujúce jeho integritu,
- dokument je v súlade s požiadavkami stanovenými v príslušnom práve EÚ alebo vnútroštátnych právnych predpisoch,
- ak ide o elektronický dokument, tento dokument bol vytvorený tak, aby zaručil integritu, hodnovernosť a použiteľnosť svojho obsahu a sprievodných metaúdajov*.
Sprístupňovanie informácií
- Údaje a informácie sa musia v rámci Komisie sprístupňovať a vymieňať v čo najväčšej možnej miere, pokiaľ prístup nie je obmedzený z právnych dôvodov.
- Generálne riaditeľstvá (GR) a príslušné útvary musia zabezpečiť, aby ich spisy boli prístupné do takej miery, ako to dovolí citlivosť ich obsahu.
Uloženie a uchovávanie
Uloženie a uchovávanie sa riadi týmito podmienkami:
- záznamy sú uložené v podobe, v akej boli vytvorené, odoslané alebo prijaté, alebo vo forme, ktorá zachováva autenticitu, hodnovernosť a integritu ich obsahu,
- obsah je čitateľný počas celého obdobia ich uloženia pre kohokoľvek s oprávneným prístupom,
- pôvod alebo určenie záznamu, ako aj dátum a čas zachytenia alebo registrácie elektronických dokumentov musia byť zjavné zo sprievodných metaúdajov.
Uchovávanie, postúpenie a odstránenie
- Obdobie uchovávania pre rôzne kategórie je určené pre celú Komisiu prostredníctvom regulačných nástrojov.
- GR musia posúdiť, ktoré kategórie alebo spisy postúpia do historických archívov Komisie a ktoré sa odstránia.
- Metaúdaje sa uchovajú ako dôkaz záznamov a spisov a ich postúpenia alebo odstránenia.
- Utajované skutočnosti EÚ so stupňom utajenia „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ alebo vyšším sa do útvaru historických archívov nepostupujú.
Útvar historických archívovKomisie
Útvar:
- zaručuje autenticitu, hodnovernosť a integritu záznamov, spisov a archívov, ako aj ich prístupnosť,
- zabezpečuje hmotnoprávnu ochranu a integritu metaúdajov,
- sprístupňuje na požiadanie záznamy a spisy pre GR alebo príslušné útvary,
- vykonáva podľa potreby a po dohode s GR druhé preskúmanie všetkých postúpených záznamov, spisov a archívov,
- iniciuje odtajnenie utajovaných dokumentov,
- sprístupňuje historické archívy Komisie verejnosti po uplynutí 30-ročného obmedzenia, s výnimkami týkajúcimi sa súkromia, obchodných záujmov a duševného vlastníctva,
- ukladá historické archívy Komisie, ktoré boli sprístupnené verejnosti v historickom archíve EUI.
Historické archívy Komisie v EUI
- Európsky univerzitný inštitút je hlavným prístupovým bodom k historickým archívom, ktoré sú prístupné verejnosti.
- Komisia poskytne Európskemu univerzitnému inštitútu, ak je to možné, prístup k digitalizovaným kópiám záznamov uchovávaných na analógových nosičoch a opisy všetkých obsiahnutých archívov. Tým sa podporuje interoperabilita medzi jej archívnymi systémami a systémami Európskeho univerzitného inštitútu.
Vykonávacie predpisy
Každý generálny riaditeľ alebo vedúci útvaru vytvorí potrebnú organizačnú, administratívnu a fyzickú štruktúru a zabezpečí zamestnancov potrebných na vykonávanie tohto rozhodnutia a vykonávacích predpisov v jednotlivých útvaroch. Predpisy sa pravidelne aktualizujú a zohľadňujú najmä:
- vývoj v oblasti správy záznamov a archívov a výsledkov akademického a vedeckého výskumu a noriem,
- vývoj v oblasti informačných a komunikačných technológií,
- transparentnosť, prístup verejnosti k dokumentom a sprístupnenie archívov verejnosti,
- harmonizáciu záznamov.
ODKEDY SA ROZHODNUTIE UPLATŇUJE?
Rozhodnutie sa uplatňuje od 6. júla 2020.
KONTEXT
Ďalšie informácie:
HLAVNÉ POJMY
Metaúdaje. Informácie opisujúce kontext, obsah a štruktúru záznamov a ich správu v priebehu času, a to okrem iného na účely vyhľadávania, prístupnosti a opätovného použitia.
HLAVNÝ DOKUMENT
Odporúčanie Komisie (EÚ) 2021/2121 zo 6. júla 2020 o správe záznamov a archívoch (Ú. v. EÚ L 430, 2.12.2021, s. 30 – 41).
SÚVISIACE DOKUMENTY
Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES (Ú. v. EÚ L 295, 21.11.2018, s. 39 – 98).
Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (Ú. v. ES L 145, 31.5.2001, s. 43 – 48).
Rokovací poriadok Komisie [K(2000) 3614] (Ú. v. ES L 308, 8.12.2000, s. 26 – 34).
Následné zmeny predpisov boli zapracované do pôvodného textu. Toto konsolidované znenie slúži len na dokumentačné účely.
Vykonávacie predpisy k rozhodnutiu C (2020) 4482 o správe záznamov a archívoch.
Posledná aktualizácia 17.05.2022