6.12.2017 |
SK |
Úradný vestník Európskej únie |
C 417/120 |
SPRÁVA
o overení ročnej účtovnej závierky Európskeho inštitútu pre rodovú rovnosť za rozpočtový rok 2016 spolu s odpoveďou inštitútu
(2017/C 417/19)
ÚVOD
1. |
Európsky inštitút pre rodovú rovnosť (ďalej len „inštitút“, známy tiež ako „EIGE“), so sídlom vo Vilniuse, bol zriadený na základe nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1922/2006 (1). Úlohou inštitútu je zbierať, analyzovať a šíriť informácie o rodovej rovnosti, vytvárať, analyzovať, hodnotiť a šíriť metodické nástroje na podporu integrácie rodovej rovnosti do všetkých politík Únie a následne do vnútroštátnych politík. |
2. |
V tabuľke sú uvedené hlavné údaje o inštitúte (2). Tabuľka Hlavné údaje o inštitúte
|
INFORMÁCIE NA PODPORU VYHLÁSENIA O VIEROHODNOSTI
3. |
Audítorský prístup Dvora audítorov zahŕňa analytické audítorské postupy, priame testovanie operácií a hodnotenie kľúčových kontrol systémov dohľadu a kontroly inštitútu. Dopĺňajú ich dôkazy získané prácou iných audítorov a analýza vyhlásení vedenia. |
STANOVISKO
Spoľahlivosť účtovnej závierky Stanovisko k spoľahlivosti účtovnej závierky
Zákonnosť a riadnosť príslušných operácií Príjmy Stanovisko k zákonnosti a riadnosti príslušných príjmov
Platby Stanovisko k zákonnosti a riadnosti príslušných platieb
Zodpovednosť vedenia a osôb a subjektov poverených správou
Zodpovednosť audítora za audit účtovnej závierky a príslušných operácií
|
16. |
Pripomienky uvedené v nasledujúcej časti nemajú vplyv na stanovisko Dvora audítorov. |
PRIPOMIENKY K ROZPOČTOVÉMU HOSPODÁRENIU
17. |
Miera prenesených viazaných rozpočtových prostriedkov bola vysoká v prípade hlavy III (prevádzkové výdavky) vo výške 1,7 mil. EUR, t. j. 51 % (2015: 2,2 mil. EUR, t. j. 60 %), pričom hlavným dôvodom boli štúdie, ktorých vypracúvanie pokračovalo aj v nasledujúcom roku. Inštitút by mal zvážiť zavedenie diferencovaných rozpočtových prostriedkov, ktoré by lepšie vyjadrovali viacročný charakter operácií a neodvratné zdržania medzi podpisom zmluvy, dodávkami a platbami. |
PRIPOMIENKY K VNÚTORNÝM KONTROLÁM
18. |
V roku 2016 inštitút vyhlásil verejnú výzvu na predloženie ponúk v súvislosti s rámcovou zmluvou o údržbe a aktualizácii nástrojov a zdrojov rodových štatistík v maximálnej hodnote 1,6 mil. EUR. Výzva bola rozdelená na dve časti, pričom príslušná hodnota jednotlivých častí nebola uvedená. Na otázku od jedného z uchádzačov inštitút na svojej webovej stránke objasnil, že maximálna hodnota jednej časti zmluvy sa odhadovala na 800 000 EUR. Podpísali sa však dve samostatné rámcové zmluvy s tým istým uchádzačom v maximálnej hodnote každej časti vo výške 1,6 mil. EUR, s možnosťou zvýšiť hodnotu jednotlivých častí až o 50 %, čo by inštitútu umožnilo počas maximálnej doby platnosti rámcových zmlúv (štyri roky) podpísať špecifické zmluvy až na 4,8 mil. EUR, teda trojnásobok hodnoty uvedenej v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania. Cenová konkurencia vo výzve na predloženie ponúk bola navyše založená len na denných sadzbách, a nie aj na čase potrebnom na splnenie úloh, čím sa zabránilo možnosti určiť a vybrať ekonomicky najvýhodnejšie ponuky a zabezpečiť najvýhodnejší pomer medzi kvalitou a cenou. Je možné, že tieto nedostatky ovplyvnili hospodársku súťaž. Platby v roku 2016 dosiahli výšku 87 920 EUR. V reakcii na audit podpísal inštitút dodatky k obom rámcovým zmluvám, ktorými znížil maximálne sumy v každej zmluve na 800 000 EUR (s potenciálnym maximálnym zvýšením o 50 %). |
19. |
Vo výzve na predkladanie ponúk v rámci rokovacieho konania s jediným uchádzačom na obstaranie údržby a podpory pre IT nástroje a databázy bola maximálna cena všetkých troch vymedzených výstupov obmedzená stropom vo výške 81 000 EUR (bez DPH) a výslovne sa v nej uvádzalo, že ponuky prekračujúce túto sumu sa nebudú brať do úvahy. Po prijatí ponuky na dva z troch požadovaných výstupov podpísal inštitút zmluvu o poskytnutí služby v hodnote 97 410 EUR. Platby v roku 2016 dosiahli výšku 73 057 EUR. |
PRIPOMIENKY K RIADNEMU FINANČNÉMU HOSPODÁRENIU A VÝKONNOSTI
20. |
Inštitút uverejnil v januári 2016 svoje externé hodnotenie. Dospelo sa v ňom k záveru, že činnosti inštitútu zodpovedali jeho mandátu, a jeho administratíva dosiahla pomerne dobré hodnotenie, pokiaľ ide o správu a efektívnosť. V hodnotení bolo však predložených niekoľko odporúčaní na zlepšenie činností inštitútu, napríklad stanovením jasnejších priorít, lepším zameraním svojich výstupov, vytvorením synergií s relevantnými externými aktérmi, ako aj posilnením úlohy správnej rady a objasnením úlohy fóra odborníkov. Inštitút začal vykonávať akčný plán na zavedenie odporúčaní do praxe. |
KONTROLA PRIJATIA OPATRENÍ NA ZÁKLADE PRIPOMIENOK Z PREDCHÁDZAJÚCICH ROKOV
Prehľad nápravných opatrení prijatých v nadväznosti na pripomienky Dvora audítorov z predchádzajúcich rokov je uvedený v prílohe.
Túto správu prijala komora IV, ktorej predsedá Baudilio TOMÉ MUGURUZA, člen Dvora audítorov, v Luxemburgu na svojom zasadnutí dňa 19. septembra 2017.
Za Dvor audítorov
Klaus-Heiner LEHNE
predseda
(1) Ú. v. EÚ L 403, 30.12.2006, s. 9.
(2) Viac informácií o právomociach a činnostiach inštitútu je dostupných na jeho webovej stránke: www.eige.europa.eu.
(3) Medzi zamestnancami sú úradníci, dočasní a zmluvní zamestnanci a vyslaní národní experti.
Zdroj: Údaje poskytnuté inštitútom.
(4) Finančné výkazy obsahujú súvahu, výkaz o finančných výsledkoch, tabuľku toku hotovosti, výkaz zmien čistých aktív, prehľad hlavných účtovných postupov a ďalšie vysvetľujúce poznámky.
(5) Správy o plnení rozpočtu pozostávajú zo správ, v ktorých sú zhrnuté všetky rozpočtové operácie a vysvetľujúce poznámky.
(6) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) č. 966/2012 (Ú. v. EÚ L 298, 26.10.2012, s. 1).
PRÍLOHA
Kontrola prijatia opatrení na základe pripomienok z predchádzajúcich rokov
Rok |
Pripomienky Dvora audítorov |
Stav nápravného opatrenia (Dokončené/Prebieha/Zatiaľ nevykonané/Nevzťahuje sa) |
2015 |
Miera viazaných rozpočtových prostriedkov prenesených v rámci hlavy III zostáva vysoká na úrovni 61 % (2014: 54 %). Je to najmä dôsledkom charakteru činností inštitútu, v rámci ktorých sa zadávajú na vykonanie štúdie, ktorých vypracovanie trvá viac mesiacov a často presahuje koniec roka. |
Nevzťahuje sa |
ODPOVEĎ INŠTITÚTU
18. |
Miera prenesených rozpočtových prostriedkov v hlave III zostala na uvedenej úrovni v dôsledku značných problémov súvisiacich s piatimi projektami, ktoré zapríčinili ich prenos do roku 2017. Dva z týchto projektov boli ovplyvnené omeškaniami v súvislosti s rozhodnutím predsedníctva Rady (po odovzdaní predsedníctva zo Spojeného kráľovstva na Grécko), ako aj v súvislosti s dlhými rokovaniami s Komisiou. Ďalšie projekty sa začali neskôr ako sa očakávalo, a to v dôsledku oneskorenej realizácie predchádzajúcich projektov a štúdií, ktoré boli základom nových projektov, a toho, že neúspešní uchádzači sa odvolali proti rozhodnutiu o udelení grantu a bolo nevyhnutné vykonať nové hodnotenia. Inštitút EIGE považuje za pozoruhodný úspech to, že napriek všetkým problémom zapríčineným tzv. vyššou mocou, ktoré mali negatívny vplyv na plnenie rozpočtu inštitútu EIGE, sa inštitútu podarilo znížiť mieru prenosov operačných (C1) rozpočtových prostriedkov o viac ako 9 %. Pokiaľ ide o diferencované rozpočtové prostriedky, je treba poznamenať, že v minulosti sa vzhľadom na zásadu ročnej platnosti rozpočtu neodporúčalo inštitútu EIGE zaviesť tento prístup. Napriek tomu vykoná analýzu realizovateľnosti s cieľom vytvoriť pevný základ na prijatie budúceho rozhodnutia o zavedení alebo nezavedení diferencovaných rozpočtových prostriedkov. |
19. |
Inštitút berie na vedomie pripomienku Dvora audítorov týkajúcu sa záležitosti zapríčinenej administratívnou chybou, v dôsledku ktorej sa suma špecifikovaná v rámcovej zmluve pre každú časť primerane neupravila. Podpísané rámcové zmluvy nemajú žiadny vplyv na rozpočet, obidve časti boli zadané rovnakému zhotoviteľovi a uchádzači boli vo fáze predkladania ponúk riadne informovaní. Vzhľadom na veľmi malý trh so špecifickou konkurenciou, ktorým sa obmedzuje počet kvalifikovaných a silných zhotoviteľov, inštitút EIGE radšej pokračoval s jednou rámcovou zmluvou. Riešením s jednou rámcovou zmluvou sa v prípade tohto veľmi špecifického projektu zabezpečila silnejšia záruka kvality a kontinuity, ktoré by mohli byť ohrozené, ak by sa zvolil kaskádový prístup alebo opätovné otvorenie súťaže podľa viacerých rámcových zmlúv. Na dodržanie zásady riadneho finančného hospodárenia inštitút EIGE upravili príslušné vzory technických špecifikácií. Inštitút EIGE medzitým zmierni riziko tým, že v budúcich žiadostiach o špecifické služby uvedie maximálny počet pracovných dní. |
20. |
Inštitút berie na vedomie pripomienku Dvora audítorov. Vzhľadom na skutočnosť, že uchádzač má výhradné práva na softvér, ktorý inštitút EIGE používa, zvolilo sa výnimočné rokovacie konanie s jedným pozvaným subjektom. Počas rokovacieho konania sa v pôvodnej žiadosti vykonali zmeny, v rámci ktorých sa predpokladajú dodatočné služby na splnenie zvýšených potrieb inštitútu EIGE a dostupnosti rozpočtových prostriedkov a vzhľadom na to, že jeden z týchto troch výstupov, ktoré pôvodne požadoval inštitút EIGE, nemohol uchádzač realizovať. |
21. |
Inštitút berie na vedomie pripomienku Dvora audítorov. Boli už realizované niektoré včasné opatrenia, napr. stratégia pre riadenie znalostí a komunikácie na roky 2016 – 2018, ktorú prijala správna rada 18. mája 2016, jednotný programový dokument obsahuje podrobné opatrenia týkajúce sa komunikácie a monitorovania zvýšeného využívania, v roku 2016 boli stanovené základné normy na meranie ukazovateľov výstupov. |