(1)

Komisia musí pracovať v bezpečnom a chránenom prostredí. Na to potrebuje jednotný a integrovaný prístup, pokiaľ ide o jej bezpečnosť, ktorý poskytne náležité úrovne ochrany osôb, majetku a informácií úmernej zisteným rizikám, a ktorý zabezpečí efektívne a včasné zaistenie bezpečnosti. Komisia čelí závažným hrozbám a výzvam v oblasti bezpečnosti, najmä v súvislosti s terorizmom, kybernetickými útokmi a politickou a obchodnou špionážou.

(2)

V záujme zaistenia bezpečnosti osôb, majetku a informácií Komisia, najmä prostredníctvom riaditeľstva pre bezpečnosť Generálneho riaditeľstva pre ľudské zdroje a bezpečnosť, prijíma opatrenia stanovené v rozhodnutí Komisie (EÚ, Euratom) 2015/443 (1), ktoré zahŕňajú spracúvanie viacerých kategórií osobných údajov. Tieto opatrenia obsahujú vykonávanie bezpečnostných previerok osôb podľa článku 7 ods. 5, posudzovanie hrozieb podľa článku 12 a bezpečnostné vyšetrovania podľa článku 13 rozhodnutia (EÚ, Euratom) 2015/443. Komisia v rámci svojho vyšetrovacieho mandátu zhromažďuje informácie relevantné pre vyšetrovanie vrátane osobných údajov z rôznych zdrojov, ako napr. verejných orgánov či fyzických osôb, a vymieňa si ich s ďalšími inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie, príslušnými orgánmi členských štátov a tretími krajinami a s medzinárodnými organizáciami, a to pred vykonávaním vyšetrovacích alebo koordinačných činností, počas nich aj po ich ukončení.

(3)

Kategórie osobných údajov spracúvané Komisiou zahŕňajú napríklad identifikačné údaje, kontaktné údaje, profesijné údaje a údaje súvisiace či uvedené do súvislosti s predmetom bezpečnostnej previerky osôb, posúdenia hrozieb alebo bezpečnostných vyšetrovaní. Osobné údaje sa uchovávajú v zabezpečenom elektronickom prostredí s cieľom zabrániť nezákonnému prístupu osôb alebo nezákonnému prenosu údajov osobám mimo Komisie. Osobné údaje sa až do konca vyšetrovania uchovávajú v útvaroch Komisie zodpovedných za vyšetrovanie. V závislosti od kategórie vyšetrovania, konkrétne v prípade podozrenia zo spáchania trestnej činnosti, v kontexte kontrarozviedky alebo v rámci boja proti terorizmu, sa na rôzne spracovateľské činnosti vzťahujú rôzne obdobia uchovávania údajov. Na konci obdobia uchovávania údajov sa informácie súvisiace s daným prípadom vrátane osobných údajov odstránia (2).

(4)

Komisia má pri vykonávaní svojich úloh ako prevádzkovateľ povinnosť v súvislosti so spracúvaním osobných údajov dodržiavať práva fyzických osôb, ktoré sú uznané v článku 8 ods. 1 Charty základných práv Európskej únie a v článku 16 ods. 1 Zmluvy o fungovaní Európskej Únie, ako aj práva stanovené v nariadení Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 (3). Od Komisie sa súčasne vyžaduje, aby dodržiavala prísne pravidlá dôvernosti uvedené v článku 9 rozhodnutia (EÚ, Euratom) 2015/443.

(5)

Za určitých okolností treba zosúladiť práva dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 s potrebou, aby Komisia účinne vykonávala svoje úlohy týkajúce sa zaistenia bezpečnosti osôb, majetku a informácií v Komisii podľa rozhodnutia (EÚ, Euratom) 2015/443, najmä pokiaľ ide o bezpečnostné vyšetrovania a pri plnom dodržiavaní základných práv a slobôd iných dotknutých osôb. Článok 25 ods. 1 písm. c), d) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725 poskytuje Komisii na tento účel možnosť obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 17 a článkov 19, 20 a 35, ako aj zásadu transparentnosti stanovenú v článku 4 ods. 1 písm. a), pokiaľ jeho ustanovenia zodpovedajú právam a povinnostiam uvedeným v článkoch 14 až 17 a článkoch 19 a 20 tohto nariadenia.

(6)

S cieľom zabezpečiť, aby Komisia účinne vykonávala svoje úlohy týkajúce sa zaistenia bezpečnosti osôb, majetku a informácií v Komisii podľa rozhodnutia (EÚ, Euratom) 2015/443, najmä pokiaľ ide o bezpečnostné vyšetrovania, pri súčasnom dodržiavaní noriem ochrany osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, je potrebné prijať vnútorné pravidlá, na základe ktorých môže Komisia obmedziť práva dotknutých osôb v súlade s článkom 25 ods. 1 písm. c), d) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725.

(7)

Tieto vnútorné pravidlá by sa mali vzťahovať na všetky operácie spracúvania vykonávané Komisiou pri plnení jej úloh s cieľom zaistiť bezpečnosť osôb, majetku a informácií v Komisii v súlade s rozhodnutím (EÚ, Euratom) 2015/443, a najmä na jej prešetrovaciu funkciu v oblasti bezpečnosti. Mali by sa uplatňovať na operácie spracúvania údajov vykonávané pred začatím prešetrovania, počas prešetrovaní a počas monitorovania opatrení nadväzujúcich na výsledok prešetrovaní.

(8)

V záujme dodržiavania článkov 14, 15 a 16 nariadenia (EÚ) 2018/1725 by Komisia mala transparentne a jasne informovať všetky jednotlivé osoby o svojich činnostiach, ktoré zahŕňajú spracúvanie ich osobných údajov, a o ich právach, a to oznámením týkajúcim sa ochrany údajov uverejneným na webovom sídle Komisie.

(9)

Komisia by okrem toho mala individuálne a vo vhodnom formáte informovať dotknuté osoby zapojené do bezpečnostného vyšetrovania, t. j. osoby, ktorých sa vyšetrovanie týka, ako ja svedkov. Komisia by okrem toho mala individuálne informovať osoby, ktorých údaje sa spracúvajú v súvislosti s bezpečnostnými opatreniami prijatými podľa článku 7 ods. 5 a článku 12 ods. 1 písm. d) a e) rozhodnutia (EÚ, Euratom) 2015/443, konkrétne pri prehľadávaní priestorov Komisie a pri prehľadávaní komunikačných a informačných systémov a vybavenia.

(10)

Na základe článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725 môže byť potrebné, aby Komisia obmedzila poskytovanie informácií dotknutým osobám a výkon iných práv dotknutých osôb s cieľom chrániť najmä bezpečnostné vyšetrovanie, svoje vlastné vyšetrovacie nástroje a metódy, bezpečnostné vyšetrovania a konania ostatných verejných orgánov, ako aj práva iných osôb v súvislosti s týmto bezpečnostným vyšetrovaním, prešetrovaniami a/alebo konaniami.

(11)

V niektorých prípadoch by poskytnutie konkrétnych informácií dotknutým osobám alebo odhalenie existencie vyšetrovania alebo bezpečnostných opatrení prijatých podľa článku 12 ods. 1 písm. d) a e) rozhodnutia (EÚ, Euratom) 2015/443, konkrétne prehľadávanie priestorov Komisie a prehľadávanie komunikačných a informačných systémov a vybavenia, mohlo znemožniť alebo vážne oslabiť účel vyšetrovania a schopnosť Komisie zaistiť vlastnú bezpečnosť, a najmä účinne vykonávať bezpečnostné vyšetrovania v budúcnosti.

(12)

V záujme zachovania účinnej spolupráce podľa článku 17 ods. 2 a 3 rozhodnutia (EÚ, Euratom) 2015/443 môže byť navyše nutné, aby Komisia obmedzila výkon práv dotknutých osôb s cieľom chrániť operácie spracúvania údajov iných inštitúcií, orgánov, úradov a agentúr Únie alebo príslušných orgánov členských štátov. Na tento účel by Komisia mala konzultovať s týmito inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami relevantné dôvody na uplatnenie obmedzení a ich nutnosť a primeranosť.

(13)

Komisia musí prípadne obmedziť aj poskytovanie informácií dotknutým osobám a výkon iných práv dotknutých osôb v súvislosti s osobnými údajmi získanými od tretích krajín alebo medzinárodných organizácií s cieľom plniť svoju úlohu spolupráce s uvedenými krajinami alebo organizáciami, a tak zaručiť dosiahnutie dôležitého cieľa, ktorým je všeobecný verejný záujem Únie. Za určitých okolností však záujem alebo základné práva dotknutej osoby môžu prevažovať nad záujmom medzinárodnej spolupráce.

(14)

Komisia by mala so všetkými obmedzeniami zaobchádzať transparentne a každé uplatnenie obmedzení registrovať v príslušnom systéme záznamov.

(15)

Podľa článku 25 ods. 8 nariadenia (EÚ) 2018/1725 môžu prevádzkovatelia poskytnutie informácií odložiť, od neho upustiť alebo ho môžu zamietnuť z dôvodu uplatnenia obmedzenia voči dotknutej osobe, pokiaľ by poskytnutie týchto informácií akýmkoľvek spôsobom ohrozilo účel obmedzenia. Je to najmä v prípade obmedzenia práv stanovených v článkoch 16 a 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725.

(16)

Komisia by mala pravidelne preskúmavať uložené obmedzenia s cieľom zabezpečiť, že práva dotknutej osoby byť informovaná v súlade s článkami 16 a 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725 sú obmedzené len dovtedy, kým sú takéto obmedzenia nevyhnutné na to, aby Komisia mohla zaistiť svoju bezpečnosť, a najmä aby mohla vykonať svoje bezpečnostné vyšetrenia.

(17)

Keď sa obmedzujú iné práva dotknutých osôb, prevádzkovateľ by mal v jednotlivých prípadoch individuálne posúdiť, či by informovanie o obmedzení neohrozilo účel obmedzenia.

(18)

Úradník Komisie pre ochranu údajov by mal nezávisle preskúmať uplatňovanie obmedzení s cieľom zabezpečiť súlad s týmto rozhodnutím.

(19)

Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov predložil stanovisko 10. decembra 2018.