o procedurálnych pravidlách uznávania a zrušenia uznania monitorovacích organizácií podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 995/2010, ktorým sa ustanovujú povinnosti hospodárskych subjektov uvádzajúcich na trh drevo a výrobky z dreva

so zreteľom na nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 995/2010 z 20. októbra 2010, ktorým sa ustanovujú povinnosti hospodárskych subjektov uvádzajúcich na trh drevo a výrobky z dreva (1), a najmä na jeho článok 8 ods. 7,

Na účely tohto nariadenia sa okrem definícií stanovených v článku 2 nariadenia (EÚ) č. 995/2010 uplatňujú aj tieto definície:

1. Komisii môže predložiť žiadosť o uznanie za monitorovaciu organizáciu akýkoľvek subjekt bez ohľadu na formu vlastníctva, či už spoločnosť, korporácia, firma, podnik, inštitúcia alebo orgán, usadený v súlade s právnymi predpismi v Únii.

Subjekt predkladá žiadosť v ktoromkoľvek z úradných jazykov Únie spolu s dokladmi uvedenými v prílohe.

2. Aby bol žiadateľ uznaný za monitorovaciu organizáciu, musí preukázať, že spĺňa všetky požiadavky stanovené v článku 8 ods. 2 nariadenia (EÚ) č. 995/2010 a v článkoch 5 až 8 tohto nariadenia.

3. Komisia potvrdzuje prijatie žiadosti a do desiatich pracovných dní od jej prijatia oznamuje žiadateľovi referenčné číslo.

Žiadateľovi takisto oznamuje predbežnú lehotu, v rámci ktorej sa rozhodne o jeho žiadosti. Komisia informuje žiadateľa vždy, keď upraví predbežnú lehotu vzhľadom na potrebu získať doplňujúce informácie alebo doklady na posúdenie žiadosti.

4. Ak od prijatia žiadosti alebo od posledného písomného oznámenia Komisie určeného žiadateľovi (podľa toho, čo nastane neskôr) uplynuli tri mesiace a Komisia neprijala rozhodnutie o uznaní ani nezamietla žiadosť, Komisia žiadateľa písomne informuje o stave posúdenia žiadosti.

Prvý pododsek sa na spracovanie jednej žiadosti môže uplatňovať viac ako raz.

5. Komisia poskytuje kópiu žiadosti a podporné doklady dotknutým príslušným orgánom, ktoré do jedného mesiaca od poskytnutia žiadosti k nej môžu vyjadriť svoje pripomienky.

1. Žiadateľ alebo dotknuté príslušné orgány predložia na žiadosť Komisie akékoľvek ďalšie informácie alebo doklady, ktoré požaduje Komisia v stanovenej lehote.

2. Žiadateľ umožňuje Komisii prístup do svojich priestorov, aby mohla overiť, že všetky požiadavky stanovené v článku 8 nariadenia (EÚ) č. 995/2010 a v článkoch 5 až 8 tohto nariadenia sú splnené. Komisia o vykonaní prehliadky u žiadateľa informuje žiadateľa vopred. Na prehliadke sa môžu zúčastniť zástupcovia dotknutých príslušných orgánov.

Ak Komisia prijala rozhodnutie o uznaní podľa článku 8 ods. 3 nariadenia (EÚ) č. 995/2010, dotknutého žiadateľa o tom informuje do desiatich pracovných dní od dátumu prijatia uvedeného rozhodnutia.

Komisia žiadateľovi bezodkladne poskytuje aj osvedčenie o uznaní a o svojom rozhodnutí informuje príslušné orgány všetkých členských štátov v súlade s článkom 8 ods. 3 druhým pododsekom nariadenia (EÚ) č. 995/2010 v rámci lehoty uvedenej v prvom odseku.

1. Ak je žiadateľ usadený v súlade s právnymi predpismi vo viac ako jednom členskom štáte, poskytuje informácie o svojom registrovanom sídle, ústredí alebo hlavnom mieste podnikania v rámci Únie, ako aj o všetkých svojich agentúrach, pobočkách alebo dcérskych spoločnostiach zriadených na území akéhokoľvek členského štátu. Žiadateľ takisto uvádza, v ktorých členských štátoch zamýšľa poskytovať služby.

2. Od žiadateľa, ktorý je orgánom členského štátu alebo tvorí jeho časť, sa nepožaduje preukázanie jeho právnej subjektivity ani usadenia v súlade s právnymi predpismi v rámci Únie.

1. S cieľom zabezpečiť riadne vykonávanie funkcií monitorovacej organizácie, ako sa vyžaduje v článku 8 ods. 2 písm. b) nariadenia (EÚ) č. 995/2010, musia technicky spôsobilí zamestnanci spĺňať na základe potvrdenia dokladmi o formálnych kvalifikáciách a odbornou praxou tieto minimálne kritériá:

Na účely prvého pododseku písm. a) sa za relevantné odbory považujú odbory týkajúce sa lesného hospodárstva, životného prostredia, práva, podnikového manažmentu, manažmentu rizík, obchodu, audítorstva, finančnej kontroly alebo manažmentu dodávateľského reťazca.

2. Žiadateľ vedie záznamy, v ktorých zdokumentuje povinnosti a zodpovednosti svojich zamestnancov. Žiadateľ musí mať zavedené postupy na monitorovanie výkonu a technických kompetencií svojich zamestnancov.

2. Okrem požiadaviek odseku 1 žiadateľ takisto preukazuje svoju finančnú a technickú kapacitu na výkon funkcií monitorovacej organizácie.

1. Žiadateľ má takú organizačnú štruktúru, aby zabezpečil objektivitu a nestrannosť svojich činností.

2. Žiadateľ identifikuje, analyzuje a uchováva záznamy dokumentujúce riziká konfliktov záujmov vyplývajúcich z jeho výkonu funkcií ako monitorovacej organizácie vrátane akýchkoľvek konfliktov vyplývajúcich z jeho vzťahov s pridruženými orgánmi alebo subdodávateľmi.

3. V prípade identifikácie rizika konfliktu záujmov musí mať žiadateľ zavedené písomné stratégie a postupy na zamedzenie konfliktom záujmov na úrovni organizácie a jednotlivcov. Písomné stratégie a postupy sa musia udržiavať a vykonávať. Tieto stratégie a postupy môžu zahŕňať audity vykonané tretími stranami.

1. Monitorovacia organizácia bezodkladne informuje Komisiu o akejkoľvek z týchto situácií, ktoré nastanú po jej uznaní:

2. Komisia všetky informácie získané podľa odseku 1 oznamuje dotknutým príslušným orgánom.

1. Komisia môže rozhodnutie, v ktorom uznáva monitorovaciu organizáciu, kedykoľvek preskúmať.

2. V prípade podnetu na preskúmanie Komisii pri vykonávaní preskúmania a kontrol pomáha skupina hodnotiteľov.

3. Žiadateľ umožňuje skupine hodnotiteľov prístup do svojich priestorov, aby mohla overiť, či sú splnené všetky požiadavky stanovené v článku 8 nariadenia (EÚ) č. 995/2010 a v článkoch 5 až 8 tohto nariadenia. Na prehliadke u žiadateľa sa môžu zúčastniť zástupcovia dotknutých príslušných orgánov.

4. Skupina hodnotiteľov vypracuje správu, v ktorej uvedie svoje zistenia. K správe o preskúmaní sa pripájajú podporné dôkazy.

Správa o preskúmaní zahŕňa odporúčanie, či by sa uznanie monitorovacej organizácie malo zrušiť.

Skupina hodnotiteľov zasiela správu o preskúmaní dotknutým príslušným orgánom. Tieto orgány môžu vyjadriť svoje pripomienky do troch týždňov od dátumu poskytnutia správy.

Skupina hodnotiteľov poskytuje dotknutej monitorovacej organizácii zhrnutie zistení a závery správy. Organizácia môže vyjadriť svoje pripomienky skupine hodnotiteľov do troch týždňov od dátumu poskytnutia zhrnutia.

5. Skupina hodnotiteľov odporúča vo svojej správe o preskúmaní možnosť dočasne a/alebo podmienečne či natrvalo zrušiť uznanie podľa toho, čo sa považuje za potrebné na základe rozsahu zistených nedostatkov v prípade, že dospela k záveru, že monitorovacia organizácia už neplní svoje funkcie alebo nespĺňa požiadavky stanovené v článku 8 nariadenia (EÚ) č. 995/2010.

Skupina hodnotiteľov môže namiesto toho odporučiť, aby Komisia vydala oznámenie o nápravných opatreniach alebo oficiálne varovanie alebo aby Komisia neprijala žiadne ďalšie opatrenia.

1. Komisia rozhoduje, či zruší uznanie monitorovacej organizácie dočasne a/alebo podmienečne či natrvalo, pričom zohľadňuje správu o preskúmaní uvedenú v článku 10.

2. Komisia môže vydať oznámenie o nápravných opatreniach alebo oficiálne varovanie v prípade, ak na základe rozsahu zistených nedostatkov nedospeje v súlade s článkom 8 ods. 6 nariadenia (EÚ) č. 995/2010 k záveru, že monitorovacia organizácia už neplní svoje funkcie alebo nespĺňa požiadavky stanovené v článku 8 ods. 2 uvedeného nariadenia.

3. Rozhodnutie zrušiť uznanie monitorovacej organizácie, ako aj oznámenie alebo varovanie podľa odseku 2 sa do desiatich pracovných dní od jeho prijatia oznamuje dotknutej monitorovacej organizácii, ako aj príslušným orgánom všetkých členských štátov v súlade s článkom 8 ods. 6 nariadenia (EÚ) č. 995/2010.

Toto nariadenie sa uplatňuje bez toho, aby boli dotknuté pravidlá spracovania osobných údajov stanovené v smernici 95/46/ES a nariadení (ES) č. 45/2001.

Toto nariadenie nadobúda účinnosť dvadsiatym dňom po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.

PRÍLOHA

Zoznam podporných dokladov

Právna subjektivita; usadenie v súlade s právnymi predpismi; poskytovanie služieb:

—	overené kópie dokladov, ako sa stanovuje v príslušných vnútroštátnych právnych predpisoch,

—	zoznam členských štátov, v ktorých žiadateľ zamýšľa poskytovať služby.

Primerané odborné znalosti:

—	opis organizácie a štruktúry subjektu,

—	zoznam technicky spôsobilých zamestnancov spolu s kópiami životopisov,

—	opis povinností a zodpovedností a ich rozdelenie,

—	podrobný opis postupov na monitorovanie výkonu a kompetencií technicky spôsobilých zamestnancov.

Kapacita vykonávať funkcie ako monitorovacia organizácia:

Podrobný opis:

—	systému náležitej starostlivosti,

—	politík a postupov na hodnotenie a zlepšenie systému náležitej starostlivosti,

—	politík a postupov na vybavovanie sťažností hospodárskych subjektov alebo tretích strán,

—	postupov a procesov na overovanie náležitého používania systému náležitej starostlivosti hospodárskymi subjektmi,

—	postupov týkajúcich sa nápravných opatrení, ktoré sa majú prijať v prípade, že hospodársky subjekt používa systém náležitej starostlivosti nenáležitým spôsobom,

—	systému vedenia záznamov.

Finančná kapacita:

—	kópie finančných výkazov za predchádzajúci rozpočtový rok alebo

—	vyhlásenie o obrate z predaja, alebo

—	iné zdôvodňujúce doklady v prípade, ak žiadateľ z oprávnených dôvodov nemôže poskytnúť doklady uvedené v predchádzajúcich zarážkach,

—	dôkaz o poistení zodpovednosti za škodu.

Absencia konfliktu záujmov:

—	čestné vyhlásenie o absencii konfliktu záujmov,

—	opis písomných stratégií a postupov na vyhýbanie sa konfliktom záujmov na úrovni organizácie a jednotlivcov, ktoré môžu zahŕňať audity vykonané tretími stranami.

Subdodávatelia:

—	opis úloh, ktoré majú plniť subdodávatelia,

—	dôkaz, že všetci subdodávatelia alebo dcérske spoločnosti v prípade, že sú usadené, spĺňajú príslušné uvedené požiadavky.