Článok 1

Členovia Dozorného úradu EZVO v súlade s týmto rokovacím poriadkom konajú spoločne a týmto konaním vytvárajú kolégium.

Činnosť Dozorného úradu sa spravuje princípom kolegiality, ktorý vychádza z rovnej účasti členov kolégia na prijímaní rozhodnutí. Rozhodnutia sú výsledkom spoločného prejednávania a všetci členovia kolégia nesú spoločnú zodpovednosť za všetky prijaté rozhodnutia.

Poradie v kolégiu podľa protokolu je také, že na čele je predseda a za ním nasledujú členovia podľa dĺžky svojej služby. Poradie členov s rovnakou dĺžkou služby sa určí podľa ich veku.

Článok 2

Predseda navonok zastupuje Dozorný úrad ako celok, pričom dodržiava princíp kolegiality.

Predseda dohliada na správu Dozorného úradu a je oprávnený uzatvárať zmluvy a inak zaväzovať Dozorný úrad s cieľom umožňovať výkon jeho činnosti bez toho, aby zasahoval do právomocí a funkcií uvedených v článku 7 tohto rokovacieho poriadku.

Predseda oboznámi kolégium o svojom všeobecnom prístupe ako aj o jednotlivých otázkach týkajúcich sa ostatných členov kolégia. Predseda koná s primeraným ohľadom na názory, ktoré vyjadrili ostatní členovia kolégia, a v súlade s usmerneniami, politikami a postupmi ustanovenými kolégiom v súlade s článkom 16.

Článok 3

Kolégium zverí každému členovi zodpovednosť za prípravu a vykonávanie jeho rozhodnutí v jednotlivých oblastiach („portfóliá“). Členovia pravidelne podávajú správy a predkladajú kolégiu návrhy v súvislosti s politikou vykonávania v oblastiach, za ktoré sú zodpovední, a v týchto oblastiach určujú komunikáciu Dozorného úradu s verejnosťou.

Portfóliá sa prideľujú konsenzom pri menovaní jedného alebo viacerých nových členov kolégia. Pridelenie portfólia sa opätovne preskúma minimálne každé dva roky alebo na základe žiadosti člena kolégia. Ak sa nedosiahne konsenzus, pridelenie portfólia zostane nezmenené, pričom členovia si ponechajú svoje súčasné portfóliá alebo preberú portfóliá, ktoré boli pridelené ich predchodcovi (člen kolégia, ktorého menovanie bolo skôr navrhnuté vládou toho istého členského štátu EZVO).

Článok 4

Kolégiu pri výkone jeho funkcií pomáhajú štyri oddelenia, konkrétne oddelenie pre záležitosti vnútorného trhu, oddelenie hospodárskej súťaže a štátnej pomoci, oddelenie pre právne a výkonné záležitosti a správne oddelenie. Oddelenia navzájom úzko spolupracujú.

Každé oddelenie vedie riaditeľ, ktorého menuje kolégium a ktorý sa zodpovedá plénu kolégia za činnosť svojho oddelenia. Riaditelia riadia svoje oddelenia v súlade so všetkými politikami, postupmi a usmerneniami ustanovenými kolégiom a kolégiu pravidelne podávajú správy podľa toho, ako sa to od nich žiada. Pokiaľ bola zodpovednosť za prípravu a vykonávanie rozhodnutí zverená určitému členovi kolégia, príslušný riaditeľ sa bude riadiť pokynmi tohto člena kolégia.

Oddelenie, ktoré pripravuje návrh rozhodnutia, pred podaním tohto návrhu kolégiu prekonzultuje túto záležitosť so všetkými ostatnými oddeleniami, ktorých sa táto záležitosť týka. Návrhy právnych nástrojov a opatrení, ktoré by mohli mať právne dôsledky, sa prekonzultujú s riaditeľom oddelenia pre právne a výkonné záležitosti. Návrhy, ktoré môžu ovplyvniť správu Dozorného úradu, obzvlášť prostredníctvom riadenia ľudských zdrojov a vplyvu na rozpočet, sa prekonzultujú s riaditeľom správneho oddelenia. Zaznamenajú sa akékoľvek nezhody, ktoré vzniknú medzi oddeleniami pri podávaní návrhu kolégiu.

Kolégium môže zriadiť pracovné skupiny medzi oddeleniami alebo iné orgány s cieľom vyriešiť určité otázky. Kolégium vymenuje predsedu takého orgánu a určí mu mandát a spôsob jeho fungovania.

Článok 5

Pokiaľ nie je možné, aby predseda vykonával svoju funkciu, počas prvých šiestich mesiacov v roku ju bude vykonávať druhý najvyššie postavený člen podľa poradia protokolu a počas zvyšných šiestich mesiacov v roku tretí najvyššie postavený člen. To zahŕňa výkon funkcie, ktorú predseda vykonáva, keď koná ako člen kolégia.

Pokiaľ nie je možné, aby člen kolégia vykonával svoju funkciu, bude ju vykonávať člen, ktorý bezprostredne nasleduje za týmto členom podľa poradia protokolu, alebo, v prípade, že ide o najnižšie postaveného člena, člen, ktorý mu bezprostredne predchádza, pokiaľ je spôsobilý na výkon tejto funkcie.

Pokiaľ nie je možné, aby riaditeľ vykonával svoju funkciu, budú ju vykonávať podriadení úradníci podľa poradia stanoveného riaditeľom. Riaditelia informujú riaditeľa oddelenia právnych a výkonných záležitostí o poradí, ktoré treba uplatniť.

Článok 6

Bez toho, aby boli dotknuté ustanovenia článku 9 ods. 3 Dohody o dozore a súde, pokiaľ sa člen kolégia domnieva, že v záujme toho, aby nebola spochybnená nezávislosť Dozorného úradu, by bolo vhodné, aby sa úplne alebo sčasti nezúčastnil na prejednávaní a rozhodovaní o určitej otázke, môže sám seba vylúčiť.

Člen kolégia v takom prípade o svojom rozhodnutí informuje riaditeľa oddelenia právnych a výkonných záležitostí. Riaditeľ oddelenia právnych a výkonných záležitostí následne informuje členov kolégia, ako aj všetkých dotknutých zamestnancov a prijme všetky nevyhnutné opatrenia s cieľom zabezpečiť, aby člen kolégia, ktorý sa vylúčil, nebol zapojený do rozhodovania o predmetnej otázke.

Pokiaľ sa člen kolégia, ktorý sa vylúčil, domnieva, že je v záujme Dozorného úradu alebo riadneho vykonávania právomocí a funkcií uvedených v článku 7 tohto rokovacieho poriadku, aby bol na účely rozhodovania o predmetnej otázke nahradený členom kolégia ad hoc, môže navrhnúť inému členovi kolégia, aby ho v súlade s článkom 9 ods. 3 Dohody o dozore a súde nahradil.

Článok 7

Právomoci a funkcie, ktoré boli Dozornému úradu zverené na základe Dohody o EHP a Dohody o dozore a súde, obzvlášť podľa článku 5 Dohody o dozore a súde, si ponecháva kolégium.

Dozorný úrad pri výkone právomocí a funkcií prijíma rozhodnutia:

To isté platí, pokiaľ ide o právomoci a funkcie, ktoré boli Dozornému úradu zverené na základe Dohody o vystúpení Spojeného kráľovstva z Dohody o EHP a Dohody o dozore a súde, obzvlášť podľa článku 2 protokolu 9 k Dohode o dozore a súde.

Článok 8

Zasadnutie kolégia zvoláva predseda. Kolégium spravidla zasadá raz za týždeň. Ďalšie zasadnutia sa zvolajú, kedykoľvek to bude potrebné.

Zasadnutiu predsedá predseda kolégia.

Kvórum predstavujú dvaja prítomní členovia. Na prijatie rozhodnutia sú potrebné minimálne dva hlasy v prospech rozhodnutia.

Článok 9

Predseda ku každému zasadnutiu vydá návrh programu. Do návrhu programu sa zaradí akýkoľvek bod, ktorý nejaký člen navrhne. Podobne sa do návrhu programu k prvému zasadnutiu každého nasledujúceho mesiaca zaradí akýkoľvek bod, ktorý viac ako šesť mesiacov po schválení riaditeľom oddelenia právnych a výkonných záležitostí nebol uzavretý.

Pokiaľ sa nerozhodne inak, návrh programu a potrebné pracovné dokumenty sa odošlú členom najmenej tri pracovné dni pred dňom zasadnutia. Návrh programu je a má zostať dôverný.

Pokiaľ o to nejaký člen požiada, diskusia o určitom bode v návrhu programu sa jedenkrát odloží o jedno zasadnutie, ibaže by odloženie kolégiu v dôsledku záväzných lehôt znemožnilo, aby v danej veci prijalo účinné rozhodnutie.

Kolégium môže jednomyseľne (prípadne s výslovným súhlasom člena, ktorý sa nemohol zúčastniť zasadnutia) rozhodnúť o tom, že odstráni určitý bod z návrhu programu, či prejedná a rozhodne o určitej otázke, ktorá nie je zahrnutá do návrhu programu, alebo v súvislosti s ktorou boli nevyhnutné pracovné dokumenty zaslané po stanovenej lehote.

Kolégium na základe návrhu programu a všetkých žiadostí o jeho zmenu schváli program zasadnutia.

Článok 10

Zasadnutia kolégia nie sú verejné. Rokovania sú a majú zostať dôverné.

Riaditeľ oddelenia právnych a výkonných záležitostí sa zúčastňuje na všetkých zasadnutiach. Riaditelia oddelení, ktoré sú zodpovedné za prípravu návrhov rozhodnutí zahrnutých do návrhu programu, sa zúčastňujú na zasadnutiach (ostatní riaditelia sa na nich môžu zúčastňovať), pokiaľ kolégium nerozhodne inak.

Predseda môže z vlastnej iniciatívy alebo na žiadosť člena pozvať určitých úradníkov Dozorného úradu, aby sa zúčastnili na celom zasadnutí alebo jeho časti a dostali slovo.

Ak je Dozorný úrad povinný alebo sa sám rozhodol umožniť zástupcom inej inštitúcie, agentúry alebo orgánu, aby sa zúčastnili na zasadnutí kolégia, na ktorom sa prijíma určitý druh rozhodnutí, táto inštitúcia, agentúra alebo orgán sa prizvú k tomu, aby boli na takomto zasadnutí alebo jeho relevantnej časti zastúpené.

Kolégium môže pozvať akúkoľvek inú osobu, aby sa zúčastnila celého zasadnutia alebo jeho časti a aby dostala slovo.

Článok 11

Z každého zasadnutia kolégia sa vypracuje zápisnica.

Zápisnica vychádza z programu schváleného na začiatku zasadnutia a zaznamenávajú sa v nej vecné rozhodnutia týkajúce sa bodov programu, t. j. zvyčajne to, či bol určitý návrh prijatý, zamietnutý alebo odložený, ako aj akékoľvek body, ktoré sa vzali na vedomie.

Pravosť zápisnice svojím podpisom overí predseda a kontrasignuje ju riaditeľ oddelenia právnych a výkonných záležitostí.

Článok 12

Na návrh člena môže kolégium prijať rozhodnutie prostredníctvom písomného postupu. Akýkoľvek člen môže v priebehu písomného postupu požiadať, aby bol návrh prejednaný na zasadnutí kolégia. V takom prípade sa daná vec zahrnie do návrhu programu nasledujúceho zasadnutia kolégia.

Text navrhovaného rozhodnutia sa odošle všetkým členom s uvedením navrhovaného dátumu prijatia.

Návrh sa považuje za odsúhlasený kolégiom, pokiaľ

Rozhodnutie sa zaznamená do zápisnice nasledujúceho zasadnutia kolégia.

Článok 13

Pri plnom dodržiavaní princípu spoločnej zodpovednosti môže kolégium splnomocniť člena kolégia, aby v jeho mene a pod jeho kontrolou prijímal jasne vymedzené rozhodnutia v oblastiach, v ktorých mu bola zverená zodpovednosť podľa článku 3, a aby prijímal konečný text rozhodnutia, ktorého podstata bola určená kolégiom.

V obdobiach, keď nie je vo funkcii dostatok členov kolégia na to, aby predstavovali kvórum, môžu byť jeden alebo viacerí členovia kolégia poverení prijímať akékoľvek neodkladné a nevyhnutné rozhodnutia.

Je možné splnomocniť úradníkov na prijímanie jasne vymedzených opatrení v oblasti riadenia alebo správy.

Bez ohľadu na to, či boli právomoci prijímať rozhodnutia delegované, oprávnenie kolégia samostatne prijímať rozhodnutia ostáva zachované. Zodpovedný člen kolégia sa takisto môže rozhodnúť, že delegované právomoci nebude vykonávať a namiesto toho rozhodovanie postúpi plénu kolégia. Rozhodnutia, ktoré niektorý člen kolégia označí za obzvlášť dôležité alebo hodné osobitného záujmu, sa postúpia plénu kolégia.

Riaditeľ oddelenia právnych a výkonných záležitostí pravidelne informuje kolégium o rozhodnutiach, ktoré boli prijaté na základe delegovaných právomocí a zabezpečí, že sa na zasadnutí kolégia vezmú na vedomie.

Právomoci, ktoré boli delegované v súlade s týmto článkom, sa vykonávajú iba so súhlasom riaditeľa oddelenia právnych a výkonných záležitostí a nie je možné ich subdelegovať okrem prípadu, keď sa subdelegujú v rozsahu, ktorý je výslovne stanovený v rozhodnutí o delegovaní.

Článok 14

Riaditeľ oddelenia právnych a výkonných záležitostí pomáha predsedovi s prípravou zasadnutí kolégia, s vykonávaním rozhodovacích postupov a s prípadným zabezpečovaním oznamovania rozhodnutí Dozorného úradu a ich zverejňovania.

Na tieto účely zabezpečí dodržiavanie pravidiel, pokiaľ ide o prípravu a predkladanie dokumentov, ktorými sa majú členovia zaoberať, a prípadne prijme nevyhnutné kroky s cieľom zabezpečiť úradné oznámenie rozhodnutí Dozorného úradu a ich zverejnenie.

Článok 15

Právne nástroje prijaté kolégiom, či už na jeho zasadnutí alebo písomným postupom, sa overia v jazyku alebo jazykoch, v ktorých majú byť autentické, a to podpisom predsedu a spolupodpisom riaditeľa oddelenia právnych a výkonných záležitostí.

Právne nástroje prijaté na základe delegovaných právomocí sa overia v jazyku alebo jazykoch, v ktorých majú byť autentické, a to podpisom splnomocneného člena a spolupodpisom riaditeľa oddelenia právnych a výkonných záležitostí.

Vo vymedzených prípadoch, v ktorých bol úradník splnomocnený prijímať právne nástroje, sa tieto nástroje overia jednoduchým podpisom tohto úradníka.

Tam, kde je to možné, sa používa elektronický podpis.

Článok 16

Rozhodnutia Dozorného úradu týkajúce sa riadenia a správy, ktoré zahŕňajú menovanie úradníkov, uzatváranie zmlúv a ďalšie záležitosti, ktoré nemajú vplyv na právomoci a funkcie uvedené v článku 7 tohto rokovacieho poriadku, prijíma príslušný riaditeľ pod dohľadom predsedu v súlade s politikami, postupmi a usmerneniami stanovenými kolégiom.

Akékoľvek rozhodnutia týkajúce sa riadenia a správy Dozorného úradu, ktoré môžu ovplyvniť schopnosť Dozorného úradu vykonávať právomoci a funkcie uvedené v článku 7 tohto rokovacieho poriadku, ako napríklad menovanie riaditeľov, ako aj akékoľvek zmeny v organizačnej štruktúre, prideľovaní zdrojov alebo jednotlivých kompetenciách oddelení Dozorného úradu, prijíma výhradne plénum kolégia na základe konsenzu.

Riaditelia sa za svoje rozhodnutia zodpovedajú kolégiu a podávajú správy plénu kolégia podľa jeho požiadaviek. Kolégium v prípade potreby stanoví pravidlá, usmernenia, politiky a postupy na účely účinného vykonávania tohto rokovacieho poriadku a usmerňovania riadenia a správy Dozorného úradu ako celku.

Predseda na pravidelnej báze zvoláva zasadnutia vedenia, na ktorých riaditelia kolégiu podávajú správy a prijímajú od neho usmernenia týkajúce sa riadenia a činnosti ich oddelení.

Riaditelia s riaditeľom správneho oddelenia pravidelne konzultujú záležitosti týkajúce sa riadenia ich oddelení v súvislosti s ľudskými zdrojmi, finančnými otázkami, informačnými technológiami, bezpečnosťou a inými administratívnymi otázkami.

Článok 17

Tento rokovací poriadok nadobúda účinnosť 1. januára 2018.

Článok 18

Rokovací poriadok zo 7. januára 1994 v znení zmien sa ruší a nahrádza nadobudnutím účinnosti tohto rokovacieho poriadku.

Všetky rozhodnutia, ktoré boli prijaté podľa predchádzajúceho rokovacieho poriadku, zostávajú v platnosti.

Článok 19

Tento rokovací poriadok, ktorý je autentický v anglickom jazyku, sa uverejní v oddiele EHP Úradného vestníka Európskej únie a v dodatku EHP k Úradnému vestníku Európskej únie.