Oznámenie o voľnom pracovnom mieste CONS/AD/176/22

(2022/C 70 A/01)

 

VŠEOBECNÉ INFORMÁCIE

Útvar	ORG.2.A
Pracovisko	Brusel, budova Justus Lipsius
Názov funkcie	Vedúci oddelenia – zástupca vedúcej protokolu
Funkčná skupina a platová trieda	AD 9
Požadovaná bezpečnostná previerka	EU SECRET (EÚ TAJNÉ)
TERMÍN NA PODANIE PRIHLÁŠKY	28. februára 2022 – 12.00 hod. (bruselského času)

Kto sme

Generálny sekretariát Rady (GSR) pomáha Európskej rade, Rade EÚ a ich prípravným orgánom vo všetkých oblastiach ich činnosti. Poskytuje poradenstvo a podporu členom Európskej rady a Rady a ich predsedom vrátane poradenstva v oblasti práva a jednotlivých politík, koordinácie s ostatnými inštitúciami, prípravy kompromisov, vypracúvania rôznych dokumentov, ako aj poradenstvo, pokiaľ ide o praktickú stránku potrebnú pre kvalitnú prípravu a hladké fungovanie Európskej rady a Rady.

Generálne riaditeľstvo pre organizačný rozvoj a služby (DG ORG) je zodpovedné za celkové strategické riadenie organizačného rozvoja a služieb v GSR. Generálne riaditeľstvo v súčasnosti pozostáva z piatich riaditeľstiev (ľudské zdroje, protokol a zasadnutia, budovy a logistika, financie, a bezpečnostná ochrana a bezpečnosť).

Riaditeľstvo pre protokol a zasadnutia (ORG.2) poskytuje vysokokvalitné služby (riadenie podujatí, protokol, vhodné zasadacie miestnosti a technológie, stravovacie služby, správa cestovných výdavkov delegátov) nevyhnutné na uskutočňovanie zasadnutí na vysokej úrovni v Bruseli, Luxemburgu a kdekoľvek na svete. Jeho poslaním je rýchlo a pružne reagovať s cieľom poskytovať všetky služby potrebné na organizovanie oficiálnych stretnutí a udalostí.

Riaditeľstvo zodpovedá aj za protokol, logistiku a organizáciu ciest predsedu Európskej rady a jeho kabinetu v Belgicku a v zahraničí.

Riaditeľstvo v súčasnosti tvorí približne 200 ľudí a štyri oddelenia: „protokol“, „zasadnutia“, „catering“ a „podpora“ a má ročný rozpočet vo výške viac ako 100 miliónov EUR.

Oddelenie protokolu v dnešnej jedinečnej a náročnej geopolitickej situácii zodpovedá za všetky protokolárne postupy súvisiace s činnosťou Európskej rady a Rady, od dvojstranných samitov v Bruseli, cez slávnostné udeľovanie akreditácie veľvyslancom tretích krajín, organizovanie pohostenia na úrovni veľvyslancov, hláv štátov a predsedov vlád v Bruseli alebo inde, až po účasť EÚ na podujatiach na vysokej úrovni v zahraničí. Oddelenie sa skladá z troch protokolárnych tímov, ktoré sa zaoberajú: prichádzajúcimi návštevami a podujatiami na vysokej úrovni; protokolárnym pohostením a recepciami; a misiami predsedu Európskej rady a jeho kabinetu mimo priestorov GSR. Jedna z kancelárií okrem toho zodpovedá za recepcie a telefónnu ústredňu.

Čo ponúkame

Pod vedením riaditeľky Riaditeľstva pre protokol a zasadnutia ORG.2 a vedúcej protokolu budete viesť, podporovať a motivovať oddelenie pozostávajúce z približne tridsiatich zamestnancov v dynamickom a náročnom prostredí.

Bude sa od vás vyžadovať, aby ste riadili oddelenie a organizovali jeho činnosti a zdroje tak, aby bolo flexibilné, schopné reagovať a poskytovať požadované služby, a to v prípade potreby aj mimo štandardného pracovného času.

Očakáva sa od vás, že budete investovať do rozvoja zamestnancov a prijímať opatrenia, ktoré im umožnia vynikať vo svojej práci.

Budete zabezpečovať účinnú komunikáciu a spoluprácu v rámci oddelenia, s inými útvarmi GSR a externými zainteresovanými stranami.

Budete zodpovedať za organizáciu dvojstranných samitov, slávnostnú akreditáciu veľvyslancov tretích krajín, slávnostné podpisovanie listín a protokolárne dary. Budete riadiť všetky prichádzajúce protokolárne návštevy (na úrovni veľvyslancov a na vyššej úrovni) Európskej rady, Rady, ako aj riadiacich pracovníkov GSR. Okrem toho budete zodpovedať za protokolárne opatrenia v súvislosti s viacstrannými samitmi, pohostením na vysokej úrovni, recepciami a slávnostnými podujatiami. Budete zodpovedať aj za organizáciu misií predsedu Európskej rady a jeho kabinetu mimo budov GSR.

Budete riadiť kanceláriu zodpovednú za recepcie a telefónnu ústredňu GSR.

Budete riadiť rozpočtové riadky týkajúce sa protokolárnych predmetov, ako sú dary, kvety, medaily, ako aj určité typy cateringu a budete zabezpečovať plnenie zmlúv v tejto oblasti.

Budete zabezpečovať, aby GSR disponoval adekvátnymi a aktuálnymi údajmi o svojich protokolárnych aktivitách a v prípade potreby aj o protokolárnych aktivitách členských štátov a tretích krajín. Budete zabezpečovať, aby sa o protokolárnych podujatiach viedli úplné a organizované spisy v súlade so záznamami o ochrane údajov.

Ako zástupca vedúcej protokolu budete asistovať vedúcej protokolu a/alebo ju v prípade potreby zastupovať a budete predsedovi Európskej rady alebo Európskej rade kdekoľvek vo svete v závislosti od daného podujatia poskytovať protokolárnu podporu.

Budete mať možnosť plánovať a organizovať prácu flexibilným spôsobom vzhľadom na pracovný čas a potreby oddelenia. Vzhľadom na usporadúvanie komplexných podujatí alebo podujatí na vysokej úrovni budete mať často neštandardný pracovný čas. Plánovanie dovoleniek a absencií budete musieť zosúladiť s harmonogramom podujatí. Pracovná povaha tejto pozície si vyžaduje častú fyzickú prítomnosť a nie je zlučiteľná s pravidelnou teleprácou. Rovnako ako váš personál aj vy budete môcť využívať výhody flexibilnej organizácie práce v GSR vrátane príležitostnej telepráce.

Súčasťou tejto pozície je pravidelné cestovanie na misie, zvyčajne mimo EÚ. Môže sa od vás vyžadovať, aby ste boli k dispozícii krátko po oznámení a mimo štandardného pracovného času.

Koho hľadáme

Hľadáme riadiaceho pracovníka/pracovníčku so silným zmyslom pre diplomaciu a dobrým geopolitických prehľadom, čo sú dve kľúčové kompetencie pre toto pracovné miesto.

Vyžadujeme silné interpersonálne zručnosti a medzikultúrnu citlivosť vrátane schopnosti nadviazať profesionálne vzťahy so širokou škálou vnútorných a vonkajších zainteresovaných strán z celého sveta a tieto vzťahy udržiavať.

Vyžadujeme veľmi dobrú znalosť politík EÚ a jej inštitúcií. Skúsenosti s vykonávaním funkcie diplomata určitej krajiny vrátane vyslania do zahraničia sú výhodou.

Skúsenosti s organizáciou veľkých podujatí s účasťou politických predstaviteľov na vysokej úrovni a znalosť protokolárnych pravidiel sú výhodou.

Orientácia na poskytovanie služieb, anticipácia, schopnosť okamžitej reakcie a kreativita pri riešení problémov sú nevyhnutnosťou pre túto pracovnú pozíciu, podobne ako pre všetkých ostatných zamestnancov riaditeľstva.

Budúci vedúci/vedúca oddelenia preukáže odolnosť spojenú s flexibilitou a schopnosťou rýchlo sa prispôsobiť situácii. Nevyhnutnosťou sú výborné organizačné a komunikačné zručnosti.

Od všetkých riadiacich pracovníkov GSR sa očakáva, že budú poskytovať poradenstvo svojim nadriadeným a zainteresovaným stranám, riadiť svojich zamestnancov a finančné zdroje a zastupovať GSR. Tieto očakávania sú uvedené v horizontálnom profile riadiaceho pracovníka GSR (1).

Okrem toho sa od osoby zastávajúcej túto funkciu očakáva:

—	riadiace zručnosti a schopnosť usmerňovať a motivovať personál a posilňovať jeho postavenie v multikultúrnom a rôznorodom prostredí s osobitným dôrazom na personálny rozvoj a schopnosť podporovať rozmanitosť a inklúziu,

—	schopnosť aktívne počúvať názory a potreby zainteresovaných strán a reagovať na ne a usmerňovať ich na ceste ku konštruktívnym výsledkom,

—	schopnosť nadviazať s personálom otvorený dialóg, navodiť konštruktívnu a pozitívnu pracovnú atmosféru, aktívne podporovať inováciu a načúvať nápadom týkajúcim sa nových prístupov, pracovných metód a uplatňovania najnovších technológií,

—	schopnosť podporiť spoluprácu na prierezových projektoch a otázkach, a to tiež v spolupráci s ďalšími oddeleniami, a zabezpečiť súdržnosť rôznych pracovných línií v celej organizácii,

—	schopnosť proaktívne plánovať, okrem iného aj v oblasti personálnych zdrojov, financovania, rozpočtu a logistiky, a takisto aj stanoviť priority a koordinovať a organizovať prácu prebiehajúcu paralelne v značnom počte rôznych oblastí,

—	schopnosť niesť zodpovednosť za vlastnú výkonnosť, za výkonnosť svojho tímu, ako aj za prijaté rozhodnutia, byť vzorom a riadiť svoj rozvoj,

—	schopnosť riadiť zmeny a podporovať personál pri ich zavádzaní,

—

schopnosť zastupovať oddelenie na vnútornej úrovni, ako aj GSR v rámci medziinštitucionálnych rokovaní. Vzhľadom na to, že GSR uplatňuje politiku mobility svojich riadiacich pracovníkov, u ktorých sa očakávajú rozsiahle skúsenosti, uchádzači by mali byť počas svojho pôsobenia na GSR pripravení a schopní pracovať v rôznych oblastiach činnosti.

NÁBOROVÁ POLITIKA

Uchádzači musia v čase podania prihlášky spĺňať tieto požiadavky:

a)	Všeobecné podmienky — štátna príslušnosť jedného z členských štátov Európskej únie, — požívanie všetkých občianskych práv, — splnené všetky povinnosti, ktoré ukladajú právne predpisy týkajúce sa vojenskej služby.

b)

Osobitné podmienky — získaný vysokoškolský diplom (2), — mať relevantnú odbornú prax v dĺžke aspoň dvanásť rokov. Vyžadujú sa aj preukázané skúsenosti s vedením tímu; — vzhľadom na to, že na komunikáciu v rámci GSR, ako aj s inými inštitúciami sa vo veľkej miere používa anglický a francúzsky jazyk, vyžaduje sa vynikajúca znalosť jedného z týchto dvoch jazykov a dobrá znalosť druhého jazyka. Znalosť ďalších úradných jazykov EÚ, ako aj jazykov, ktoré nie sú úradnými jazykmi EÚ, je výhodou.

Poznámka:

1.

Funkcia si vyžaduje bezpečnostnú previerku umožňujúcu prístup k utajovaným dokumentom (úroveň EU SECRET). Uchádzači o toto pracovné miesto musia byť ochotní podstúpiť bezpečnostné vyšetrovanie v zmysle rozhodnutia Rady 2013/488/EÚ (3). Vymenovanie do funkcie sa uskutoční iba pod podmienkou, že vybraná osoba je držiteľom platného osvedčenia o bezpečnostnej previerke. V opačnom prípade sa jej ponúkne zmluva na dobu určitú, kým nebude známy výsledok bezpečnostného vyšetrovania.

2.	Od úspešných uchádzačov sa očakáva, že absolvujú program odbornej prípravy GSR pre riadiacich pracovníkov.

VÝBEROVÉ KONANIE

Pri výbere úspešných uchádzačov pomáha menovaciemu orgánu poradný výbor pre výberové konanie. Poradnému výboru pre výberové konanie bude poskytovať podporu hodnotiace centrum, ktoré vedú externí konzultanti pre výber zamestnancov. Správy hodnotiaceho centra týkajúce sa toho istého typu pracovného miesta prestanú byť platné po uplynutí dvoch rokov od dátumu vykonania príslušných hodnotení alebo po ukončení rámcovej zmluvy medzi GSR a príslušným hodnotiacim centrom v závislosti od toho, čo nastane skôr.

Poradný výbor pre výberové konanie na základe prihlášok najskôr vyhodnotí a porovná kvalifikáciu, prax a motiváciu všetkých uchádzačov, ktorí sa hlásia o rovnaké pracovné miesto. Na základe tohto porovnávacieho posúdenia pripraví poradný výbor pre výberové konanie užší zoznam uchádzačov, ktorí sú podľa jeho názoru najvhodnejší, a tí sa pozvú na prvý pohovor. Keďže sa tento prvý výber zakladá na porovnávacom posúdení prihlášok, splnenie požiadaviek uvedených v tomto oznámení o voľnom pracovnom mieste nezaručuje pozvanie na prvý pohovor. Poradný výbor pre výberové konanie spomedzi uchádzačov, ktorí absolvujú pohovor, vyberie uchádzačov, ktorí sa zúčastnia pohovoru v hodnotiacom centre, ako aj druhého pohovoru s poradným výborom pre výberové konanie.

Predbežný plán výberového konania:

—	uchádzači vybraní na pohovor by o tom mali byť informovaní v prvej polovici marca 2022,

—	prvé pohovory by sa mali uskutočniť do polovice marca 2022,

—	testy v hodnotiacom centre by sa mali uskutočniť v druhej polovici marca 2022,

—	druhé kolo pohovorov by sa malo uskutočniť v prvej polovici apríla 2022.

Poznámka: Uvedený harmonogram je len orientačný a hlavne podlieha dôsledkom reštriktívnych opatrení v súvislosti s pandémiou COVID-19.

PRÁVNY ZÁKLAD

Toto voľné pracovné miesto sa v súlade s článkom 29 ods. 1 a 2 Služobného poriadku úradníkov Európskej únie zverejnilo vo všetkých inštitúciách Európskej únie, ako aj mimo inštitúcií (4).

POZNÁMKA

Vzhľadom na to, že toto pracovné miesto bolo označené za citlivé, môže byť osoba, ktorá ho obsadí, po piatich rokoch povinná zmeniť pracovné miesto.

AKO SA O MIESTO UCHÁDZAŤ

Dátum uzávierky pre zasielanie prihlášok je 28. február 2022 o 12.00 hod. (bruselského času).

Prihlášky sa prijímajú len elektronickou poštou a musia sa zasielať na adresu: applications.management@consilium.europa.eu (5) najneskôr k dátumu a času uzávierky. Neskoro zaslané prihlášky sa nebudú brať do úvahy.

Uvedená e-mailová adresa sa musí používať na všetku korešpondenciu týkajúcu sa výberového konania (e-mailová správa musí mať v predmete uvedené: CONS/AD/176/22)

Pred odoslaním prihlášky by si mali uchádzači dôkladne skontrolovať, či spĺňajú požiadavky stanovené v rámci uvedenej „náborovej politiky“, aby tak predišli automatickému vylúčeniu z výberového konania.

Na to, aby bol súbor žiadosti platný, musí obsahovať tieto dokumenty vo formáte pdf (Pozn.: uzamknuté, heslom chránené alebo elektronicky podpísané dokumenty sa nebudú akceptovať):

a)

riadne vyplnený formulár s uvedením dátumu (súbor pomenujte „XXX (VAŠE PRIEZVISKO) – Application form.pdf“); prihlášku v elektronickej forme (EN alebo FR) si môžete stiahnuť tak, že kliknete na odkaz uvedený nižšie alebo ho skopírujete do svojho prehliadača (6): https://www.consilium.europa.eu/media/53249/gsc-application_form_senior_management_en.docx https://www.consilium.europa.eu/media/53248/gsc-application_form_senior_management_fr.docx

b)

podrobný životopis (7) v anglickom alebo francúzskom jazyku, pokiaľ možno v európskom formáte (http://europass.cedefop.europa.eu), v ktorom sa uvedie celá profesijná minulosť uchádzača/uchádzačky, a najmä dosiahnuté vzdelanie, znalosti jazykov, prax a súčasné zamestnanie (súbor pomenujte „XXX (VAŠE PRIEZVISKO) – CV.pdf“);

c)	motivačný list v angličtine alebo francúzštine (súbor pomenujte „XXX (VAŠE PRIEZVISKO) – Motivation letter.pdf“);

d)	kópie diplomov osvedčujúcich vzdelanie a kópie dokladov a potvrdení osvedčujúcich odbornú prax spojené do jedného dokumentu pdf. Nestačí poslať len životopis uvedený v písmene b). Sprievodné dokumenty musí vydať tretia strana (súbor pomenujte „XXX (VAŠE PRIEZVISKO) – Supporting documents.pdf“).

V prípade, že tieto dokumenty nebudú zahrnuté, prihláška bude neplatná.

Všetky sprievodné dokumenty uvedené v písmene d) musia byť očíslované postupne (príloha 1, 2 atď.) a zoskupené tak, ako je uvedené vyššie.

Prihlášky zaslané poštou alebo prostredníctvom cloudových technológií alebo platforiem na zdieľanie súborov sa nebudú brať do úvahy.

Od vybraných uchádzačov sa bude požadovať, aby predložili originály uvedených dokladov.

Uchádzačom sa zašle e-mail: potvrdzujúci doručenie prihlášky. Technické komplikácie spojené s prenosom e-mailov však nemožno nikdy úplne vylúčiť. Uchádzači sa preto vyzývajú, aby v prípade, že nedostanú e-mail: potvrdzujúci doručenie prihlášky, kontaktovali applications.management@consilium.europa.eu. Vzhľadom na to, že poradný výbor pre výberové konanie začne pracovať krátko po dátume uzávierky podávania prihlášok, odporúčame overiť si doručenie prihlášky v týždni nasledujúcom po tomto dátume.

ROZMANITOSŤ A INKLÚZIA

GSR uplatňuje záväzok k rozmanitosti a inklúzii. Viac informácií nájdete v príslušnom vyhlásení, https://www.consilium.europa.eu/sk/general-secretariat/jobs/diversity-and-inclusion/

OPAKOVANÉ PRESKÚMANIE PRIHLÁŠOK

Postupy týkajúce sa žiadostí o sťažnosti, odvolania a hlásenia európskemu ombudsmanovi sú uvedené v prílohe I k tomuto oznámeniu o voľnom pracovnom mieste.

OCHRANA ÚDAJOV

Predpisy týkajúce sa spracúvania osobných údajov v súvislosti s týmto výberovým konaním sú uvedené v prílohe II k tomuto oznámeniu o voľnom pracovnom mieste.

---

(1)  https://www.consilium.europa.eu/media/53270/gsc-manager-profile-sk.pdf

(2)  Podľa článku 5 ods. 3 písm. c) Služobného poriadku úradníkov Európskej únie (ďalej len „služobný poriadok“) musia uchádzači dosiahnuť najmenej:

i)	úroveň vzdelania, ktorá zodpovedá dokončenému vysokoškolskému štúdiu, osvedčená diplomom, ak je normálna dĺžka vysokoškolského štúdia štyri roky alebo viac, alebo

ii)	úroveň vzdelania, ktorá zodpovedá dokončenému vysokoškolskému štúdiu, osvedčená diplomom, a zodpovedajúca odborná prax v dĺžke aspoň jedného roka, ak je normálna dĺžka vysokoškolského štúdia aspoň tri roky.

(3)  Rozhodnutie Rady 2013/488/EÚ z 23. septembra 2013 o bezpečnostných predpisoch na ochranu utajovaných skutočností EÚ (Ú. v. EÚ L 274, 15.10.2013, s. 1).

(4)  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SK/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

(5)  Táto e-mailová adresa je napojená na funkčnú elektronickú schránku a môže spracúvať len správy s nastavením citlivosti „Normal“ (normálne); e-maily s iným nastavením citlivosti [napr. „Personal“ (osobné), „Private“ (súkromné), „Confidential“ (dôverné)] sa nemôžu spracúvať. Zvoľte preto možnosť nastavenia citlivosti „normálne“. Veľkosť e-mailu nesmie presiahnuť 25 MB. Ak e-mail: spolu s prílohami presiahne túto maximálnu veľkosť, rozdeľte prílohy do viacerých e-mailov.

(6)  Ak potrebujete viac informácií a/alebo ak sa vyskytnú technické problémy, pošlite e-mail: na: applications.management@consilium.europa.eu

(7)  Žiadame uchádzačov, aby do životopisu nevkladali fotografie.