PRÍLOHA I

NÁVRH

ROZHODNUTIE č. 2020/
REGIONÁLNEHO RIADIACEHO VÝBORU DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA

z …

o prijatí pravidiel cestovania zamestnancov Dopravného spoločenstva

REGIONÁLNY RIADIACI VÝBOR DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA,

so zreteľom na Zmluvu o založení Dopravného spoločenstva, a najmä na jej článok 24 ods. 1 a článok 30,

ROZHODOL TAKTO:

Článok 1

Týmto sa prijímajú pravidlá Dopravného spoločenstva v oblasti cestovania.

Za regionálny riadiaci výbor

predseda

Pravidlá Dopravného spoločenstva v oblasti cestovania

1.Rozsah pôsobnosti

1.1.Pravidlá cestovania sa vzťahujú na všetky služobné cesty z miesta zamestnania v záujme Dopravného spoločenstva.

1.2.Pravidlá platia pre všetkých zamestnancov Dopravného spoločenstva, na ktorých sa vzťahuje služobný poriadok Dopravného spoločenstva.

2.Schválenie služobnej cesty

2.1.Pred odchodom na služobnú cestu je potrebné schválenie v podobe schválenej cestovnej žiadosti. Cestovné žiadosti schvaľuje písomne riaditeľ alebo úradník ním poverený. Žiadosť o schválenie musí riaditeľovi uvádzať všetky podrobnosti, ktoré potrebuje na prijatie informovaného rozhodnutia, ako:

–účel cesty, miesto určenia a časy začiatku a konca stretnutí,

–trvanie služobnej cesty v závislosti od použitých dopravných prostriedkov, časy a plán cesty na miesto určenia i spiatočnej cesty, prípadne vrátane prepravy na mieste,

–riešenie ubytovania,

–očakávané náklady vychádzajúce z optimálnej nákladovej efektívnosti.

2.2.Pred začiatkom služobnej cesty je zodpovednosťou príslušného zamestnanca/úradníka získať potrebné schválenie. Schválenú cestovnú žiadosť si ponechá príslušný zamestnanec a po návrate zo služobnej cesty ju pripojí k žiadosti o zúčtovanie služobnej cesty spolu so správou zo služobnej cesty.

2.3.V prípade ciest riaditeľa sa vopred vypracuje písomná poznámka podľa vzoru v prílohe I, ktorú riaditeľ podpíše. V písomnej poznámke sa uvedie účel cesty a jej predpokladané trvanie. Riaditeľ musí dodržiavať spoločné postupy podľa týchto pravidiel.

3.Doprava medzi miestom zamestnania a miestom určenia služobnej cesty

3.1.Spravidla sa schvaľuje nákladovo najefektívnejší spôsob dopravy vzhľadom na účel a trvanie cesty.

3.2.Pri cestách lietadlom sa musí zvoliť najpriamejšia možná trasa a najnižšia dostupná cena. Ak z dátumov cesty vyplýva, že na získanie cestovnej sadzby APEX 1 do nej treba zarátať víkend, príslušný zamestnanec má nárok na dodatočné diéty, pokiaľ je sadzba APEX najnižšou dostupnou cenou letenky a celkovo sa tým ušetrí.

3.3.Bežne sa vlakom cestuje v druhej triede pri cestách do 200 km a v prvej triede pri dlhších cestách.

3.4.Ak nie je letecká ani železničná doprava k dispozícii alebo ak je neekonomická, schváli sa cestovanie autobusom alebo autom.

3.5.Ak sa schváli cesta autom, zamestnancovi sa odporúča využiť riešenia prenájmu, ktorými disponuje Dopravné spoločenstvo. Dopravné spoločenstvo zabezpečí najvyššie možné poistné krytie. Ak však poistenie napriek tomu zahŕňa spoluúčasť, tú uhrádza Dopravné spoločenstvo. Dopravné spoločenstvo nenesie žiadnu zodpovednosť v prípade, že poistenie nepokrýva škodu, stratu alebo odcudzenie.

3.6.Výnimočne možno schváliť cestu súkromným autom. V takom prípade sa náklady zamestnancovi nahrádzajú vo výške ceny vlakového lístka v zodpovedajúcej triede podľa bodu 3.3. Ak autom cestuje viac než jeden zamestnanec, náklady sa nahradia iba vlastníkovi auta. Pri využití súkromného auta nemôže Dopravné spoločenstvo preberať zodpovednosť za žiadne nároky tretích strán, škodu na aute, stratu ani odcudzenie osobných predmetov ponechaných v aute.

3.7.Zamestnanci môžu do plánu služobnej cesty zahrnúť súkromné destinácie, iba ak to riadne schválil riaditeľ. Ak zahrnutie súkromných destinácií zvyšuje náklady, príslušný zamestnanec hradí rozdiel medzi cenou pôvodného plánu a cenou po zmene.

4.Nákup cestovných lístkov

4.1.Cestovné rezervácie vykonáva centrálne administratívne oddelenie stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva.

4.2.Od zamestnancov sa očakáva, že svoje cestovné potreby oznámia čo najskôr, aby bolo možné získať najvýhodnejšiu cenu cestovných lístkov.

4.3.Administratívne oddelenie zašle schválenú cestovnú žiadosť splnomocnenému cestovnému agentovi a vráti ju cestujúcemu. Cestovná agentúra dostane od Dopravného spoločenstva pokyn, aby nevystavovala a nedoručovala letenky, kým faxom nedostane schválenú cestovnú žiadosť. Rovnaký postup platí pre vlakové lístky. Ak nemožno vlakové lístky získať cez cestovnú agentúru, zamestnanci si môžu kúpiť vlastné, ktoré sa im nahradia po predložení príslušného zúčtovania cesty.

5.Cestovné výdavky

Medzi cestovné výdavky, ktoré hradí alebo prepláca Dopravné spoločenstvo na základe príslušných dokladov, patria:

–náklady na dopravu vrátane dopravy na letisko alebo iné miesto odchodu/príchodu (t. j. hotel alebo iné ubytovanie, miesto zasadania, priestory stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva), ako aj z neho,

–denné diéty,

–iné náklady priamo súvisiace s cestou, ktoré sa schválili v rámci cestovnej žiadosti (napr. batožina navyše, vízové náklady, registračné poplatky z účasť na konferenciách, seminároch atď.).

6.Doprava na letiská, do prístavov a na stanice v mieste zamestnania a z nich

Zamestnanci by všeobecne mali používať verejnú dopravu. Riaditeľ však môže schváliť opodstatnené presuny taxíkom, najmä ak sa ním spoločne odvezú dvaja alebo viacerí zamestnanci cestujúci na služobnú cestu a nie sú k dispozícii iné možnosti verejnej dopravy, alebo ak k presunu dochádza pred ôsmou hodinou ráno alebo po deviatej večer. Súvisiace náklady sa nahradia po predložení príslušných dokladov. Použitie súkromného auta možno schváliť, ak je opodstatnené. V takom prípade je náhrada obmedzená na parkovné (na letisku, stanici alebo v prístave) po predložení príslušných dokladov.

7.Doprava na mieste konania služobnej cesty

Všeobecne by sa mala používať verejná doprava. Použitie taxíkov je však prípustné, ak verejná doprava nie je vhodnou alternatívou (napríklad z bezpečnostných dôvodov). Podpisom žiadosti príslušného zamestnanca o náhradu výdavkov riaditeľ túto skutočnosť uznáva. Náklady sa nahradia po predložení príslušných dokladov.

8.Zrušenie alebo zmena pred odchodom

Ak sa služobná cesta zruší alebo zmení, príslušný zamestnanec musí:

–okamžite informovať riaditeľa a administratívne oddelenie a uviesť dôvody,

–okamžite písomne zrušiť alebo zmeniť rezervácie lístkov alebo leteniek a rezervácie vydané splnomocnenou cestovnou agentúrou, aj keď nie je možné žiadať vrátenie zaplatenej ceny,

–prijať potrebné kroky na zrušenie alebo zmenu rezervácie lístkov alebo leteniek nadobudnutých inak,

–okamžite písomne zrušiť alebo zmeniť hotelové rezervácie a rezervácie prenajatých áut,

–pripraviť výkaz výdavkov vzniknutých v dôsledku zrušenia/zmeny.

Dopravné spoločenstvo uhradí náklady spojené so zrušením alebo zmenou rezervácie bez ohľadu na použitý spôsob rezervácie.

9.Predĺženie

Služobnú cestu môže byť v dôsledku nepredvídaných okolností potrebné predĺžiť. Ak sa trvanie cesty uvedené v pôvodnom cestovnom príkaze predĺži, čo vedie k zvýšeniu nákladov, treba to spomenúť v žiadosti o náhradu cestovných výdavkov (pozri bod 15).

10.Prerušenie

Služobnú cestu možno prerušiť z pracovných dôvodov, v dôsledku zásahu vyššej moci alebo zo závažných osobných dôvodov uznaných riaditeľom. Prerušenie musí riaditeľ vopred schváliť, s výnimkou mimoriadne naliehavých prípadov alebo ak je riaditeľ nezastihnuteľný. Všetky výdavky v dôsledku prerušenia schváleného riaditeľom z vyššie uvedených dôvodov hradí Dopravné spoločenstvo a nahrádzajú sa v rámci služobnej cesty.

11.Zmeny z osobných dôvodov

Zamestnancom vysielaným na služobnú cestu možno povoliť úpravu harmonogramu, ubytovania alebo cestovných spojov z osobných dôvodov. V takom prípade musia k žiadosti o schválenie priložiť porovnanie navrhovaných nákladov s nákladmi, ktoré by vznikli bez takejto zmeny. Porovnanie musí vyť vypracované v danom čase jednou z metód zvolených na organizáciu cesty a musí vychádzať z podobných podmienok. Cestujúca osoba priamo a osobne (spôsobom, ktorý jej oznámi administratívne oddelenie) hradí:

–všetky dodatočné náklady 2 v dôsledku zmeny z osobných dôvodov vrátane odchodu na iné miesto a/alebo návrat z neho, ak z porovnania vyplynie zvýšenie nákladov na služobnú cestu,

–všetky prípadné poplatky účtované za vyhotovenie porovnania, ak ho vykonala cestovná agentúra.

12.Diéty

12.1.Diéty zahŕňajú náklady na platené ubytovanie a stravu, dary a iné vedľajšie výdavky.

12.2.Uplatnia sa najaktuálnejšie sadzby diét používané v zmluvách o vonkajšej pomoci financovanej z EÚ 3 .

Platná je sadzba pre miesto, v ktorom zamestnanec strávi noc. Za deň začiatku cesty sa hradí plná denná výška diét. Diéty sa neplatia za deň ukončenia cesty – t. j. diéty sa vyplácajú na základe počtu nocí na ceste.

12.3.Riaditeľ môže výnimočne schváliť vyššiu individuálnu náhradu, ak sa od cestovateľa vyžaduje pobyt vo vopred určených hoteloch, kde by cena za noc dosiahla 60 % denných diét alebo viac. V takých prípadoch sa náklady na ubytovanie nahrádzajú po predložení príslušnej účtenky alebo faktúry. Okolnosti podmieňujúce žiadosť o vyššiu náhradu musia byť v každom prípade opísané v cestovnej žiadosti a schválené pred vycestovaním.

12.4.Znížené diéty sa uplatnia, ak:

12.4.1.cesta nezahŕňa prenocovanie:

–za cestu v trvaní 8 a viac hodín sa uplatní 50 % výšky denných diét pre príslušnú destináciu,

–za cestu v trvaní od 5 do 8 hodín sa uplatní 35 % výšky diét,

–za cestu do 5 hodín vrátane sa uplatní 20 % výšky diét,

12.4.2.má cestujúci ubytovanie zdarma:

–uplatní sa 50 % výšky diét pre príslušnú destináciu,

12.4.3.cesta zahŕňa nočné zaoceánske lety alebo nočnú cestu vlakom:

–uplatní sa 50 % výšky diét pre príslušnú destináciu,

12.4.4.má cestovateľ stravu (raňajky, obed a/alebo večeru) zdarma:

–za každé jedlo zdarma sa diéty znížia o 10 %,

12.4.5.má cestujúci ubytovanie aj stravu zdarma:

–uplatní sa 20 % výšky diét.

12.5.Ak cesta zahŕňa cestovanie v rámci hostiteľskej krajiny (Srbsko), uplatnia sa diéty hostiteľskej krajiny. Diéty na cestách v Srbsku sa znižujú podľa rovnakých pravidiel ako pri zahraničných cestách.

12.6.Ak znáša všetky výdavky organizátor podujatia, pre výpočet diét platia vyššie uvedené ustanovenia.

12.7.Diéty sa nevyplácajú za časť cesty, ktorá podlieha zmenám podľa článku 11 (zmeny z osobných dôvodov).

13.Cestovné preddavky

13.1.Ak o to cestujúci požiada, Dopravné spoločenstvo poskytne preddavok na služobnú cestu do výšky 80 % diét za celú cestu. Žiadosti o cestovné preddavky treba predložiť najneskôr 4 pracovné dni pred odchodom.

13.2.Všetky sumy preddavkov sa odpočítajú od výšky náhrady výdavkov na služobnú cestu. Ak sa vyplatil preddavok, ktorý sa ukáže vyšší než skutočné náklady na služobnú cestu, rozdiel sa vráti v jedinej platbe stiahnutej z nasledujúceho platu cestujúceho zamestnanca. Ak sa zamestnancovi vyplatil preddavok za služobnú cestu, ktorá sa následne zrušila, suma preddavku sa automaticky stiahne z nasledujúceho platu.

14.Správy zo služobných ciest

Zamestnanci vyslaní na služobnú cestu z nej musia predložiť krátku správu do týždňa od návratu. Podpíše ju ich vedúci, pripojí sa k zúčtovaniu cesty a zašle riaditeľovi a prípadne dotknutým zamestnancom.

15.Náhrada cestovných výdavkov

15.1.Žiadosť o náhradu cestovných výdavkov spolu so správou zo služobnej cesty, schválením cesty a podkladmi sa predloží administratívnemu oddeleniu a riaditeľovi do jedného týždňa po návrate zo služobnej cesty bez ohľadu na to, či boli vyplatené cestovné preddavky alebo nie. Netreba prikladať účtenky ani faktúry za hotely, stravu a ďalšie vedľajšie výdavky, keďže sa tieto výdavky hradia diétami v paušálnej sume.

15.2.Ak zamestnanec dostal cestovný preddavok a v stanovenej lehote nepredloží príslušné vyúčtovanie služobnej cesty, preddavok sa mu stiahne z nasledujúceho platu. Stiahnutý preddavok sa preplatí, iba keď sa predloží vyúčtovanie cesty.

16.Zodpovednosť zamestnancov

Zamestnanci nesú zodpovednosť za presnosť a úplnosť svojich vyhlásení a pripomienok pri plánovaní svojej služobnej cesty, jej realizácii a následnom vykazovaní. Bez toho, aby boli dotknuté ustanovenia služobného poriadku Dopravného spoločenstva, nesú zodpovednosť za všetky nesprávne vyplatené sumy alebo pochybenia.

Zamestnanci musia pri služobných cestách dodržiavať všeobecné zásady počínania stanovené v služobnom poriadku Dopravného spoločenstva. Od zamestnancov sa očakáva dodržiavanie najvyšších štandardov profesijnej etiky a nepretržitá nezávislosť.

17.Kontrolné opatrenia

Dopravné spoločenstvo uchováva záznamy, dokumenty a dôkazy týkajúce sa schválenia, plánovania a organizácie ciest, ako aj vyúčtovaní splatných súm, po dobu piatich rokov.

Uplatňujú sa finančné pravidlá a postupy auditu Dopravného spoločenstva.

18.Záverečné poznámky

Tieto pravidlá cestovania nadobúdajú účinnosť dňom nasledujúcim po ich prijatí regionálnym riadiacim výborom.

PRÍLOHA I – B

PÍSOMNÁ POZNÁMKA

k služobnej ceste riaditeľa

stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva

Vyplní a podpíše sa pred odchodom:

ÚČEL CESTY
MIESTO URČENIA
DÁTUM ODCHODU
DÁTUM NÁVRATU
PLÁN CESTY
RIEŠENIE UBYTOVANIA
SPOJENÉ SO SÚKROMNOU CESTOU	□ nie □ áno: □ náklady na cestu v spojení so súkromnou cestou: ………. □ náklady na cestu bez kombinácie so súkromnou cestou ……..
ODHADOVANÉ NÁKLADY
POZNÁMKY

Podpis:

Dátum:

Vyplní a podpíše sa po návrate:

KONEČNÉ NÁKLADY

Cestovné výdavky:

Diéty:

Iné:

NÁKLADY SPOLU:

SPLNILA CESTA SVOJ ÚČEL?

ÁNO/NIE

POZNÁMKY:

Podpis:

Dátum:

PRÍLOHA II

NÁVRH

ROZHODNUTIE č. 2020/
REGIONÁLNEHO RIADIACEHO VÝBORU DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA

z …

o prijatí pravidiel náhrady výdavkov vzniknutých osobám, ktoré nespadajú pod stály sekretariát Dopravného spoločenstva a boli prizvané na zasadnutia ako experti

REGIONÁLNY RIADIACI VÝBOR DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA,

so zreteľom na Zmluvu o založení Dopravného spoločenstva, a najmä na jej článok 24 ods. 1 a článok 35,

ROZHODOL TAKTO:

Článok 1

Týmto sa prijímajú pravidlá náhrady výdavkov vzniknutých osobám, ktoré nespadajú pod stály sekretariát Dopravného spoločenstva a boli prizvané na zasadnutia Dopravného spoločenstva ako experti.

Za regionálny riadiaci výbor

predseda

Pravidlá náhrady výdavkov vzniknutých osobám, ktoré nespadajú pod stály sekretariát Dopravného spoločenstva a boli prizvané na zasadnutia

ako experti

ČLÁNOK 1

1.Tieto pravidlá sa uplatňujú na:

a)akúkoľvek osobu z prostredia mimo Dopravného spoločenstva, ktorá bola pozvaná, aby prezentovala konkrétny odborný názor vo výbore alebo v pracovnej skupine, bez ohľadu na miesto zasadnutia;

b)akúkoľvek osobu zodpovednú za sprevádzanie osoby so zdravotným postihnutím, ktorú Dopravné spoločenstvo prizvalo na zasadnutie ako experta.

2.Experti môžu pochádzať zo súkromného alebo verejného sektora:

a)experti zo súkromného sektora sú súkromné osoby, ktoré zastupujú občiansku spoločnosť alebo pracujú v súkromnej organizácii a Dopravné spoločenstvo ich pozvalo, aby sa podelili o svoje odborné poznatky alebo aby zastupovali svoju organizáciu v určitej oblasti, ale nie aby zastupovali záujmy niektorej krajiny;

b)experti z verejného sektora sú súkromné osoby, ktoré boli pozvané ako zástupcovia štátnej správy, regionálnych alebo miestnych orgánov členského štátu EÚ alebo juhovýchodoeurópskej strany, alebo ktoré určil takýto orgán.

ČLÁNOK 2

Stály sekretariát Dopravného spoločenstva nenesie zodpovednosť za žiadnu majetkovú, nemajetkovú ani fyzickú ujmu vzniknutú prizvaným expertom alebo osobám sprevádzajúcim experta so zdravotným postihnutím počas ich cesty alebo pobytu v mieste stretnutia, pokiaľ takúto ujmu nemožno priamo pripísať stálemu sekretariátu Dopravného spoločenstva.

Dopravné spoločenstvo predovšetkým nenesie zodpovednosť za žiadne nehody, ktorých účastníkmi sú prizvaní experti, ktorí pri ceste na stretnutie využívajú vlastné dopravné prostriedky.

ČLÁNOK 3

1.Všetci experti majú nárok na náhradu cestovných výdavkov z miesta uvedeného v pozvánke (služobná alebo domáca adresa) na miesto zasadnutia najvhodnejším dopravným prostriedkom s prihliadnutím na vzdialenosť, ktorú treba prekonať. Vo všeobecnosti pre cesty kratšie ako 400 km (jedným smerom podľa úradnej vzdialenosti po železnici) je to železničná doprava v prvej triede a pre vzdialenosti nad 400 km letecká doprava v 2. (turistickej) triede. Ak cesta lietadlom znamená let v trvaní 4 hodiny a viac, uhradia sa náklady na letenku v 1. (biznis) triede.

2.Riaditeľ stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva sa osobitne usiluje zabezpečiť takú organizáciu zasadnutí, aby experti cestovali za čo najvýhodnejšie ceny. Riaditeľ stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva s osobitnou pozornosťou preskúma všetky žiadosti o náhradu v prípade mimoriadne drahých letov. Má právo vykonať akékoľvek potrebné kontroly a na tieto účely žiadať od expertov akýkoľvek dôkaz. Ak sa to zdá opodstatnené, má právo obmedziť náhradu na sadzby, ktoré sa uplatňujú pri zvyčajných cestách z miesta pracoviska alebo bydliska experta na miesto zasadnutia.

3.Cestovné výdavky sa nahradia po predložení originálov týchto dokladov: letenky, lístky a faktúry, alebo v prípade online rezervácie výtlačok elektronickej rezervácie a palubného lístka pre cestu na miesto zasadnutia. Predložené doklady musia obsahovať použitú dopravnú triedu, čas cesty a zaplatenú sumu.

4.Náklady na cestu súkromným autom sa nahradia vo výške ceny vlakového lístka prvej triedy.

5.Ak na trase nepremáva železničná doprava, náklady na cestu súkromným autom sa nahradia vo výške 0,22 EUR/km.

6.Náklady na cestu taxíkom sa nenahrádzajú.

ČLÁNOK 4

1.Za každý deň zasadnutia sa vyplácajú diéty v paušálnej sadzbe na úhradu všetkých výdavkov v mieste zasadnutia vrátane napríklad stravy a miestnej dopravy (autobus, električka, metro, taxík, parkovanie, diaľničné poplatky atď.), ako aj cestovné a úrazové poistenie.

2.Výška diét je 92,00 EUR/deň.

3.Ak je miesto odchodu uvedené v pozvánke do 100 km od miesta zasadnutia (vrátane), diéty sa krátia o 50 %.

4.Experti, ktorí musia stráviť jednu alebo viac nocí v mieste konania zasadnutia, pretože časy zasadnutí sa nedajú zladiť s letovým alebo železničným poriadkom 4 , majú nárok aj na príspevok na ubytovanie. Tento príspevok je 100,00 EUR/noc. Počet nocí nesmie presiahnuť počet zasadacích dní + 1.

5.Výnimočne možno poskytnúť ďalší príspevok na ubytovanie a/alebo ďalšie diéty, ak by predĺženie pobytu expertovi umožnilo získať zníženie nákladov na dopravu o sumu, ktorá presahuje výšku týchto príspevkov.

6.Diéty a/alebo príspevok na ubytovanie možno zvýšiť o 50 % na základe odôvodneného rozhodnutia riaditeľa stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva v prípade expertov na veľmi vysokej úrovni.

ČLÁNOK 5

Keď sa so zreteľom na všetky výdavky, ktoré vzniknú expertom so zdravotným postihnutím v jeho dôsledku alebo každej osobe, ktorá ich sprevádza, náhrady ustanovené v článku 4 javia ako jasne nedostatočné, výdavky sa uhradia na žiadosť riaditeľa stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva po predložení príslušných dokladov.

ČLÁNOK 6

1.Pokiaľ sa v pozvánke a žiadosti o organizáciu zasadnutia neuvádza inak, experti zo súkromného sektora majú nárok na diéty za každý deň zasadnutia a prípadný príspevok na ubytovanie, ak čestne vyhlásia, že za danú návštevu nepoberajú podobné diéty alebo príspevky od inej inštitúcie. Riaditeľ stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva zabezpečí súlad obsahu pozvánok a žiadosti o organizáciu zasadnutia.

2.Experti z verejného sektora dostanú diéty za každý deň zasadnutia a prípadný príspevok na ubytovanie, pokiaľ s tým počíta rokovací poriadok príslušného výboru alebo pracovnej skupiny a pokiaľ čestne vyhlásia, že za danú návštevu nepoberajú podobné diéty alebo príspevky od vlastnej verejnej správy.

3.Riaditeľ stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva môže odôvodneným rozhodnutím po predložení príslušných dokladov schváliť náhradu výdavkov, ktoré prizvaní experti museli vynaložiť v dôsledku osobitných písomných pokynov.

4.Všetky náhrady cestovných výdavkov, diét a/alebo príspevkov na ubytovanie sa hradia na jeden a ten istý bankový účet.

5.Výdavky expertov z verejného sektora sa nahradia na účet v mene príslušnej vlády, niektorého z jej ministerstiev alebo verejného orgánu, pokiaľ vláda, ministerstvo alebo verejný orgán neuviedlo prípadnú výnimku.

ČLÁNOK 7

1.Maximálny počet expertov na každom zasadnutí (bez ohľadu na to, či majú nárok na náhradu výdavkov) je jeden expert z verejnej správy za každú juhovýchodoeurópsku stranu a za každý členský štát EÚ a počet expertov zo súkromného sektora rovný počtu expertov z verejného sektora.

2.Riaditeľ stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva sa môže od tohto pravidla odôvodneným rozhodnutím odchýliť v prípade spoločných zasadnutí viacerých výborov alebo pracovných skupín.

ČLÁNOK 8

1.Platobný príkaz sa pripraví na základe riadne vyplnenej žiadosti o náhradu podpísanej expertom a tajomníkom zasadnutia zodpovedným za osvedčenie expertovej prítomnosti.

2.Experti musia tajomníkovi zasadnutia poskytnúť doklady na účely náhrady v tlačenej forme, faxom alebo e-mailom, s dátumom alebo poštovou pečiatkou najneskôr 30 kalendárnych dní po poslednom dni zasadnutia.

3.Stály sekretariát Dopravného spoločenstva nahradí výdavky expertov do 30 kalendárnych dní.

4.Pokiaľ expert neposkytne náležité odôvodnenie a to sa neprijme odôvodneným rozhodnutím riaditeľa stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva, nedodržanie odseku 2 zbavuje Dopravné spoločenstvo akejkoľvek povinnosti nahradiť cestovné výdavky či vyplatiť diéty alebo príspevky.

ČLÁNOK 9

1.Cestovné výdavky sa nahrádzajú v eurách, v prípade potreby podľa výmenného kurzu platného v deň zasadnutia.

2.Diéty a prípadný príspevok na ubytovanie sa nahrádzajú v eurách podľa paušálnej sadzby platnej v deň zasadnutia.

PRÍLOHA III

NÁVRH

ROZHODNUTIE č. 2020/

REGIONÁLNEHO RIADIACEHO VÝBORU DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA

z …

o postupe plnenia rozpočtu a predkladania a kontroly účtov Dopravného spoločenstva

REGIONÁLNY RIADIACI VÝBOR DOPRAVNÉHO SPOLOČENSTVA,

so zreteľom na Zmluvu o založení Dopravného spoločenstva, a najmä na jej článok 24 ods. 1 a článok 35,

ROZHODOL TAKTO:

Článok 1

Týmto sa prijímajú finančné pravidlá a postupy auditu Dopravného spoločenstva.

Za regionálny riadiaci výbor

predseda

PRÍLOHA III

OBSAH

TITLE I: SUBJECT MATTER

TITLE II: OBLIGATIONS OF THE PARTIES

TITLE III: BUDGETARY PRINCIPLES

CHAPTER 1 PRINCIPLE OF UNITY AND BUDGETARY ACCURACY

CHAPTER 2 PRINCIPLE OF ANNUALITY

CHAPTER 3 PRINCIPLE OF EQUILIBRIUM

CHAPTER 4 PRINCIPLE OF UNIT OF ACCOUNT

CHAPTER 5 PRINCIPLE OF UNIVERSALITY

CHAPTER 6 PRINCIPLE OF SPECIFICATION

CHAPTER 7 PRINCIPLE OF SOUND FINANCIAL MANAGEMENT

CHAPTER 8 PRINCIPLE OF TRANSPARENCY

CHAPTER 9 INTERNAL CONTROL OF BUDGET IMPLEMENTATION

TITLE IV: BUDGET COMMITTEE

TITLE V: IMPLEMENTATION OF THE BUDGET

CHAPTER 1 GENERAL PROVISIONS

CHAPTER 2 FINANCIAL ACTORS

CHAPTER 3 LIABILITY OF THE FINANCIAL ACTORS

CHAPTER 4 REVENUE OPERATIONS

CHAPTER 5 EXPENDITURE OPERATIONS

TITLE VI: PROCUREMENT

TITLE VII: PRESENTATION OF THE ACCOUNTS AND ACCOUNTING

CHAPTER 1 PRESENTATION OF THE ACCOUNTS

CHAPTER 2 ACCOUNTING

CHAPTER 3 PROPERTY INVENTORIES

TITLE VIII: EXTERNAL AUDIT AND DISCHARGE

CHAPTER 1 EXTERNAL AUDIT

TITLE IX: TRANSITIONAL AND FINAL PROVISIONS

HLAVA I

PREDMET ÚPRAVY

Článok 1

Týmito pravidlami sa stanovujú postupy plnenia rozpočtu Dopravného spoločenstva v súlade s článkom 35 Zmluvy o Dopravnom spoločenstve (ďalej len „zmluva“) 5 .

HLAVA II

POVINNOSTI STRÁN

Článok 2

1.Strany prevedú 75 % svojich finančných príspevkov Dopravnému spoločenstvu najneskôr do 31. marca každého roka. Zvyšných 25 % svojich príspevkov prevedú strany najneskôr do 30. júna každého roka.

2.Finančné príspevky strán sa Dopravnému spoločenstvu poskytnú v eurách.

3.Dopravné spoločenstvo znáša transakčné náklady účtované jeho poskytovateľom platobných služieb a zmluvné strany znášajú transakčné náklady účtované ich poskytovateľom platobných služieb.

HLAVA III

ROZPOČTOVÉ ZÁSADY

Článok 3

Pri plnení rozpočtu Dopravného spoločenstva (ďalej len „rozpočet“) sa musia dodržiavať zásady presnosti rozpočtu, ročnej platnosti, vyrovnanosti, zúčtovacej jednotky, všeobecnosti, špecifikácie, správneho finančného riadenia, ktoré si vyžaduje účinnú a efektívnu vnútornú kontrolu, a transparentnosti, ako sú stanovené v týchto pravidlách.

KAPITOLA 1

ZÁSADA PRESNOSTI ROZPOČTU

Článok 4

Žiadny výdavok nemôže byť viazaný ani povolený, ak presahuje výšku schválených rozpočtových prostriedkov.

KAPITOLA 2

ZÁSADA ROČNEJ PLATNOSTI

Článok 5

Administratívne výdavky vyplývajúce zo zmlúv, ktoré sa vzťahujú na obdobie presahujúce rozpočtový rok buď v súlade s miestnou praxou, alebo preto, že sa týkajú dodania vybavenia, sa účtujú do rozpočtu na ten rozpočtový rok, v ktorom sa uskutočnia.

Článok 6

1.Rozpočtové prostriedky schválené v rozpočte na príslušný rok možno použiť iba na pokrytie výdavkov viazaných a zaplatených v tom istom rozpočtovom roku a na pokrytie splatných súm vyplývajúcich zo záväzkov z predchádzajúceho rozpočtového roka.

2.Viazané rozpočtové prostriedky sa účtujú do rozpočtového roka na základe právnych záväzkov prijatých do 31. decembra príslušného roka.

3.Platobné rozpočtové prostriedky sa účtujú do rozpočtového roka na základe platieb, ktoré vykonal účtovník do 31. decembra príslušného roka.

4.Prenesené rozpočtové prostriedky z predchádzajúcich rozpočtových rokov sa v účtoch náležite identifikujú.

KAPITOLA 3

ZÁSADA VYROVNANOSTI

Článok 7

Dopravné spoločenstvo si nesmie brať úvery.

KAPITOLA 4

ZÁSADA ZÚČTOVACEJ JEDNOTKY

Článok 8

Rozpočet sa plní v eurách a účtovné závierky sa predkladajú v eurách. Na účely peňažného toku je však stály sekretariát Dopravného spoločenstva oprávnený vykonávať operácie v iných menách.

KAPITOLA 5

ZÁSADA VŠEOBECNOSTI

Článok 9

1.Zo žiadostí o platbu, z faktúr alebo výkazov možno odpočítať tieto sumy, ktoré sa následne predložia na úhradu čistej sumy:

a)pokuty uložené stranám zmlúv vrátane verejných zákaziek;

b)úpravy na nesprávne vyplatené sumy, ktoré sa môžu vykonať priamym odpočítaním z novej platby toho istého typu, tomu istému príjemcovi podľa kapitoly, článku a rozpočtového roka, s ohľadom na ktorý sa nadmerná platba uskutočnila, a ktoré vedú k priebežným platbám alebo k platbám zostatku.

2.Zľavy, náhrady a rabaty na faktúry a žiadosti o platbu sa nezaznamenávajú ako príjmy Dopravného spoločenstva.

3.Všetky záporné zostatky sa do rozpočtu zaúčtujú ako výdavky.

KAPITOLA 6

ZÁSADA ŠPECIFIKÁCIE

Článok 10

1.Riaditeľ môže použiť rozpočtové prostriedky pridelené na určitý rozpočtový riadok na účely, ktoré rozpočet pripisuje inému rozpočtovému riadku, pokiaľ a v medziach, v ktorých to umožňuje rozhodnutie regionálneho riadiaceho výboru, ktorým sa prijíma príslušný rozpočet.

2.Riaditeľ informuje regionálny riadiaci výbor do 7 dní od prijatia rozhodnutia v súlade s odsekom 1.

KAPITOLA 7

ZÁSADA SPRÁVNEHO FINANČNÉHO RIADENIA

Článok 11

4.Rozpočtové prostriedky sa použijú v súlade so zásadou správneho finančného riadenia, ktorá zahŕňa zásady hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti.

5.Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje, ktoré používa Dopravné spoločenstvo na výkon svojich činností, boli dané k dispozícii včas, v primeranej kvantite a kvalite a za najlepšiu cenu.

6.Zásada efektívnosti sa týka najlepšieho vzájomného pomeru medzi použitými prostriedkami a dosiahnutými výsledkami.

7.Zásada účinnosti spočíva v dosiahnutí konkrétnych cieľov a želaných výsledkov. Tieto výsledky sa vyhodnotia.

KAPITOLA 8

ZÁSADA TRANSPARENTNOSTI

Článok 12

8.Rozpočet sa plní a účty vykazujú v súlade so zásadou transparentnosti.

9.Rozpočet a opravné rozpočty v konečnej prijatej forme sa zverejnia na webovom sídle stáleho sekretariátu Dopravného spoločenstva.

KAPITOLA 9

VNÚTORNÁ KONTROLA PLNENIA ROZPOČTU

Článok 13

1.Rozpočet Dopravného spoločenstva sa plní v súlade so zásadou účinnej a efektívnej vnútornej kontroly.

2.Na účely plnenia rozpočtu Dopravného spoločenstva sa vnútorná kontrola definuje ako proces uplatňovaný na všetkých stupňoch riadenia, ktorý má poskytovať primerané uistenie, že sa dosiahnu tieto ciele:

a)účinnosť, efektívnosť a hospodárnosť operácií;

b)spoľahlivosť výkazníctva;

c)ochrana majetku a informácií;

d)predchádzanie podvodom a nezrovnalostiam, ich odhaľovanie, náprava a následné opatrenia, ktoré s nimi súvisia;

e)primerané riadenie rizík súvisiacich so zákonnosťou a správnosťou príslušných transakcií pri zohľadnení viacročnej povahy programov, ako aj charakteru príslušných platieb.

3.Účinná a efektívna vnútorná kontrola je založená na najlepších medzinárodných postupoch a zahŕňa predovšetkým prvky uvedené v článku 36 ods. 3 a 4 nariadenia (EÚ, Euratom) 2018/1046 pri zohľadnení štruktúry a veľkosti Dopravného spoločenstva, charakteru zverených úloh a súm a súvisiacich finančných a operačných rizík.

HLAVA IV

ROZPOČTOVÝ VÝBOR

Článok 14

1.Týmto sa zriaďuje rozpočtový výbor.

2.Rozpočtový výbor radí riaditeľovi v otázkach finančného riadenia operácií Dopravného spoločenstva.

3.Rozpočtový výbor môže podávať správy regionálnemu riadiacemu výboru a vydávať odporúčania v rozpočtových otázkach a akýchkoľvek otázkach, ktoré môžu mať na rozpočet vplyv.

4.Na plnenie úloh uvedených v odseku 2 sa rozpočtovému výboru poskytnú všetky potrebné informácie a vysvetlenia v súvislosti s rozpočtovými otázkami a otázkami s potenciálnym vplyvom na rozpočet.

Článok 15

1.Rozpočtový výbor má po jednom členovi z každej z juhovýchodoeurópskych strán a dvoch členov z Európskej únie, ktorú zastupuje Európska komisia.

2.Zasadnutiam rozpočtového výboru predsedá Európska komisia. Predseda môže určiť spolupredsedu.

3.Rozpočtový výbor riadne zasadá aspoň dvakrát ročne. Okrem toho sa zasadnutie koná z iniciatívy predsedu alebo na žiadosť aspoň jednej tretiny členov rozpočtového výboru.

4.Rozpočtový výbor prijme svoj vnútorný rokovací poriadok. Odporúčania môže prijímať písomným postupom. Rozpočtový výbor sa uznáša jednoduchou väčšinou hlasov vrátane hlasovania „za“ Európskej únie. V prípade nerozhodného hlasovania má rozhodujúci hlas Európska únia.

5.Stály sekretariát Dopravného spoločenstva poskytne rozpočtovému výboru administratívnu podporu.

6.Stály sekretariát je zastúpený na zasadnutiach rozpočtového výboru bez hlasovacieho práva.

HLAVA V

PLNENIE ROZPOČTU

KAPITOLA 1

VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

Článok 16

Riaditeľ vykonáva funkciu povoľujúceho úradníka.

Článok 17

Riaditeľ môže delegovať právomoci na plnenie rozpočtu zamestnancom stáleho sekretariátu. Takto splnomocnené osoby môžu konať iba v medziach explicitne zverených právomocí, pričom sa musia riadiť týmto rozhodnutím. Riaditeľ zašle kópiu každého rozhodnutia o delegovaní právomoci podľa tohto článku regionálnemu riadiacemu výboru.

Článok 18

1.Všetkým účastníkom finančných operácií v zmysle kapitoly 2 tejto hlavy sa zakazuje prijímať akékoľvek opatrenia na plnenie rozpočtu, ktoré môžu dostať ich vlastné záujmy do konfliktu so záujmami Dopravného spoločenstva. Ak by k takému prípadu došlo, príslušný účastník sa musí zdržať týchto opatrení a postúpiť záležitosť príslušnému orgánu.

2.Ku konfliktu záujmov dochádza, ak je nestranný a objektívny výkon funkcií účastníka spravujúceho rozpočet alebo audítora ohrozený z dôvodov zahŕňajúcich rodinu, súkromný život, politickú alebo národnú príslušnosť, ekonomické záujmy alebo akékoľvek iné spoločné záujmy s príjemcom alebo dodávateľom.

3.Príslušným orgánom uvedeným v odseku 1 je priamy nadriadený predmetného zamestnanca. Ak je predmetným zamestnancom riaditeľ, príslušným orgánom je regionálny riadiaci výbor.

Článok 19

Keď sa to ukáže nevyhnutné, možno na základe zmluvy poveriť externé subjekty alebo orgány úlohami súvisiacimi s technickými znalosťami a administratívnymi, prípravnými alebo pomocnými úlohami, ktorých súčasťou nie je výkon verejnej moci, ani právo konať podľa vlastného uváženia.

KAPITOLA 2

ÚČASTNÍCI FINANČNÝCH OPERÁCIÍ

Oddiel 1

Zásada oddelenia funkcií

Článok 20

Funkcie povoľujúceho úradníka a účtovníka sú oddelené a vzájomne sa vylučujú.

Oddiel 2

Povoľujúci úradník

Článok 21

1.Povoľujúci úradník je zodpovedný za implementáciu príjmov a výdavkov.

2.Na implementáciu výdavkov povoľujúci úradník vytvára rozpočtové záväzky a právne záväzky, potvrdzuje výdavky a schvaľuje platby v súlade s príslušnými ustanoveniami tohto rozhodnutia a implementuje rozpočtové prostriedky.

3.Súčasťou plnenia rozpočtu na strane príjmov je vypracúvanie odhadov pohľadávok, stanovovanie nárokov, ktoré sa majú vymáhať, a vystavovanie príkazov na vymáhanie. Podľa potreby zahŕňa aj vzdanie sa stanovených nárokov.

4.Povoľujúci úradník zabezpečí riadne uchovávanie všetkých podkladov k vykonaným operáciám po dobu piatich rokov.

Článok 22

1.Povoľujúci úradník zavedie pri náležitom zohľadnení rizík spojených s prostredím riadenia a s povahou financovaných akcií organizačnú štruktúru, systém vnútorného riadenia, kontrolné systémy a postupy (ďalej len „interné pravidlá finančného riadenia Dopravného spoločenstva“) zodpovedajúce výkonu jeho úloh, podľa potreby vrátane overovania ex post.

2.Pred schválením každej operácie musia jej prevádzkové a finančné aspekty overiť iní zamestnanci, než je zamestnanec, ktorý ju inicioval. Iniciácia operácie a jej overovanie ex ante a ex post sú oddelené činnosti.

3.Za overovanie operácie sú zodpovední iní zamestnanci, než tí, ktorí ju iniciovali, a nesmú byť ani ich podriadenými.

Článok 23

Riaditeľ ako povoľujúci úradník predkladá regionálnemu riadiacemu výboru výročnú správu o činnosti (ďalej len „správa povoľujúceho úradníka“), ktorá obsahuje informácie o financiách a riadení.

Článok 24

Každý zamestnanec zapojený do finančného riadenia a kontroly transakcií, ktorý sa domnieva, že ho nadriadený žiada o uplatnenie alebo odsúhlasenie rozhodnutia, ktoré vykazuje nezrovnalosti alebo je v rozpore s týmito pravidlami alebo s profesijnými pravidlami, ktoré má daný zamestnanec dodržiavať, o tom písomne informuje riaditeľa. Riaditeľ podnikne kroky v primeranom čase. Ak ich nepodnikne, daný zamestnanec informuje regionálny riadiaci výbor.

Článok 25

Ak sú právomoci na plnenie rozpočtu delegované, článok 21 týchto pravidiel platí mutatis mutandis aj pre povoľujúcich úradníkov.

Oddiel 3

Účtovník

Článok 26

1.Riaditeľ na návrh Európskej komisie vymenuje účtovníka v súlade s platnými pravidlami v oblasti náboru, pracovných podmienok a geografickej vyváženosti zloženia zamestnancov stáleho sekretariátu, ktorý v stálom sekretariáte zodpovedá za:

a)riadne vykonávanie platieb, výber príjmov a vymáhanie súm stanovených ako pohľadávky;

b)vypracúvanie a predkladanie účtovnej závierky v súlade s hlavou V;

c)vedenie účtovníctva v súlade s hlavou V,

d)uplatňovanie pravidiel a metód účtovania a účtovnej osnovy v súlade s hlavou V;

e)stanovenie a validáciu systémov účtovníctva a podľa potreby validáciu systémov stanovených povoľujúcim úradníkom pre poskytovanie alebo zdôvodňovanie účtovných informácií;

f)správu pokladne.

2.Pod podmienkou splnenia odseku 3 má jedine účtovník právomoc spravovať financie a iné aktíva a je zodpovedný za ich bezpečnú úschovu.

3.Ak je to potrebné, môže účtovník určité úlohy delegovať bez toho, aby bola dotknutá zásada oddelenia funkcií.

KAPITOLA 3

ZODPOVEDNOSŤ ÚČASTNÍKOV FINANČNÝCH OPERÁCIÍ

Oddiel 1
Všeobecné pravidlá

Článok 27

1.Zodpovednosť podľa týchto pravidiel je osobná.

2.V prípade akéhokoľvek protiprávneho konania, podvodu, korupcie alebo nezrovnalosti, ktoré by mohli poškodiť záujmy Dopravného spoločenstva, musí účastník finančných operácií bezodkladne informovať riaditeľa, alebo ak to považuje za vhodné, regionálny riadiaci výbor alebo Európsky úrad pre boj proti podvodom. Pojem „finančné záujmy Dopravného spoločenstva“ zahŕňa všetky príjmy, výdavky a aktíva kryté rozpočtom Dopravného spoločenstva, získané jeho prostredníctvom alebo splatné do tohto rozpočtu.

3.Ak sa pri niektorej činnosti vyskytli nezrovnalosti alebo došlo k podvodu, zodpovedný povoľujúci úradník príslušný postup zastaví a môže prijať všetky potrebné opatrenia vrátane zrušenia akéhokoľvek rozhodnutia vydaného v rámci danej činnosti. Zodpovedný povoľujúci úradník bezodkladne informuje všetky príslušné orgány, podľa potreby vrátane Európskeho úradu pre boj proti podvodom (OLAF) a Európskej prokuratúry (EPPO) o podozreniach na podvod alebo nezrovnalosť.

Článok 28

1.Povoľujúci úradník môže kedykoľvek dočasne alebo trvalo odňať akékoľvek delegované právomoci. Regionálny riadiaci výbor a predseda rozpočtového výboru musia byť o takomto kroku okamžite informovaní s uvedením riadneho odôvodnenia.

2.Riaditeľ môže účtovníkovi kedykoľvek dočasne alebo trvalo pozastaviť výkon úloh na základe predchádzajúceho súhlasu Európskej komisie. Na návrh Európskej komisie riaditeľ vymenuje dočasného účtovníka a následne stáleho účtovníka v súlade s pravidlami náboru Dopravného spoločenstva.

Článok 29

1.Ustanoveniami tejto kapitoly nie je dotknutá prípadná trestná zodpovednosť účtovníka a osôb uvedených v tejto kapitole, ktorá je zakotvená v platnom vnútroštátnom práve krajiny sídla a v platných ustanoveniach o ochrane finančných záujmov Dopravného spoločenstva a o boji proti korupcii, ktoré sa vzťahujú na úradníkov Dopravného spoločenstva alebo strán.

2.Ak existujú dôkazy o nezákonnej činnosti, podvode alebo korupcii s potenciálom poškodiť záujmy Dopravného spoločenstva, vec sa postúpi príslušným orgánom a úradom.

Oddiel 2

Pravidlá platné pre povoľujúceho úradníka

Článok 30

1.Od povoľujúceho úradníka sa môže vyžadovať úplná alebo čiastočná náprava akejkoľvek škody spôsobenej Dopravnému spoločenstvu z dôvodu závažného pochybenia, ktorého sa dopustil pri výkone svojich úloh alebo v súvislosti s výkonom úloh, najmä ak určuje nároky, ktoré sa majú vymáhať, alebo vydáva príkazy na vymáhanie, viaže výdavky alebo podpisuje platobné príkazy, pričom nedodržiava toto rozhodnutie. To isté platí, ak povoľujúci úradník v dôsledku závažného pochybenia:

a)nevypracuje dokument stanovujúci pohľadávku;

b)nevydá príkaz na vymáhanie alebo ho bez odôvodnenia vydá neskoro;

c)nevydá platobný príkaz alebo ho vydá neskoro, v dôsledku čoho môžu tretie strany podať na Dopravné spoločenstvo občianskoprávnu žalobu.

2.Ak sa povoľujúci úradník vymenovaný delegovaním domnieva, že rozhodnutie v jeho zodpovednosti vykazuje nezrovnalosť alebo odporuje zásadám správneho finančného riadenia, písomne o tom informuje delegujúci subjekt. Ak delegujúci subjekt poskytne povoľujúcemu úradníkovi vymenovanému delegovaním odôvodnený písomný pokyn prijať predmetné rozhodnutie, úradník ho musí prijať a nemožno ho brať na zodpovednosť.

3.V prípade delegovania je povoľujúci úradník naďalej zodpovedný za účinnosť zavedených interných pravidiel riadenia a za výber povoľujúceho úradníka vymenovaného delegovaním.

4.Povoľujúci úradník nenesie zodpovednosť za rozhodnutia prijaté regionálnym riadiacim výborom, ak sa dôsledne dodržia. Ak povoľujúci úradník nesúhlasí s ktorýmkoľvek z týchto rozhodnutí, má právo písomne informovať príslušný orgán. Príslušné rozhodnutia však musí plniť.

KAPITOLA 4

PRÍJMOVÉ OPERÁCIE

Oddiel 1

Všeobecné ustanovenia

Článok 31

Vzniknutý úrok na účtoch Dopravného spoločenstva je súčasťou jeho príjmov, spolu s príspevkami zmluvných strán.

Oddiel 2

Odhad pohľadávok

Článok 32

Odhad pohľadávky urobí najprv zodpovedný povoľujúci úradník za každé opatrenie alebo situáciu, ktoré môžu zapríčiniť alebo zmeniť dlžnú sumu voči subjektu Dopravného spoločenstva.

Oddiel 3

Stanovenie pohľadávok voči tretím stranám

Článok 33

1.Stanovenie pohľadávky je úkon, ktorým povoľujúci úradník alebo povoľujúci úradník vymenovaný delegovaním:

a)overí, či dlh existuje;

b)zistí alebo overí skutočný stav a výšku dlhu;

c)overí podmienky splatnosti dlhu.

2.Každá pohľadávka, ktorá sa identifikuje ako istá, ktorá má pevne stanovenú výšku a je splatná, musí byť stanovená v podobe príkazu na vymáhanie, ktorý sa odovzdá účtovníkovi spolu s oznámením o dlhu zaslaným dlžníkovi. Oba dokumenty vypracuje a zašle zodpovedný povoľujúci úradník.

3.V náležite odôvodnených prípadoch môžu byť niektoré bežné príjmové položky stanovené predbežne.

Predbežné stanovenie sa vzťahuje na vymáhanie viacerých samostatných súm, ktoré teda netreba stanovovať jednotlivo.

Pred koncom rozpočtového roka upraví povoľujúci úradník sumy, ktoré boli stanovené predbežne, aby zabezpečil, že zodpovedajú skutočne stanoveným pohľadávkam.

Článok 34

Povolenie vymáhania pohľadávok je úkon, ktorým dá zodpovedný povoľujúci úradník účtovníkovi formou príkazu na vymáhanie pokyn, aby vymáhal pohľadávku, ktorú stanovil.

Článok 35

4.Nesprávne vyplatené sumy sa vymáhajú.

5.Účtovník vykoná príkazy na vymáhanie pohľadávok, ktoré riadne stanovil povoľujúci úradník alebo zodpovedný povoľujúci úradník. Koná s náležitou starostlivosťou, aby zabezpečil, že Dopravné spoločenstvo dostane svoje príjmy a ochránia sa jeho práva.

6.Ak sa zodpovedný povoľujúci úradník plánuje vzdať vymáhania stanovenej pohľadávky, zabezpečí, aby bol tento akt v súlade s pravidlami a so zásadou správneho finančného riadenia. Vzdanie sa vymáhania prebehne formou rozhodnutia povoľujúceho úradníka, ktoré musí byť odôvodnené. Povoľujúci úradník nesmie vydanie tohto rozhodnutia delegovať na nikoho iného. V rozhodnutí o vzdaní sa vymáhania pohľadávky sa uvedie, aké opatrenia boli podniknuté na zabezpečenie uhradenia pohľadávky, a právne otázky a skutočnosti, z ktorých rozhodnutie vychádza.

7.Zodpovedný povoľujúci úradník zruší stanovenú pohľadávku, ak sa zistí právny alebo skutkový nedostatok, ktorý svedčí o tom, že pohľadávka nebola riadne stanovená. Takéto zrušenie prebehne formou rozhodnutia zodpovedného povoľujúceho úradníka, ktoré musí byť vhodne odôvodnené.

8.Zodpovedný povoľujúci úradník upraví hodnotu stanoveného dlhu smerom nahor alebo nadol, ak je zistený skutkový nedostatok spojený so zmenou výšky dlhu, pokiaľ táto oprava nepredstavuje stratu stanoveného nároku Dopravného spoločenstva. Takáto úprava prebehne formou rozhodnutia zodpovedného povoľujúceho úradníka, ktoré musí byť vhodne odôvodnené.

9.Ak má dlžník voči Dopravnému spoločenstvu pohľadávku v pevnej výške, ktorej splatnosť sa viaže na sumu stanovenú platobným príkazom, účtovník po uplynutí lehoty určenej v oznámení o dlhu vymôže stanovené pohľadávky vzájomným započítaním.

Za výnimočných okolností, ak je to potrebné na ochranu finančných záujmov Dopravného spoločenstva a ak má účtovník legitímne dôvody domnievať sa, že pohľadávka Dopravného spoločenstva by sa mohla stať nedobytnou, môže účtovník vymáhať vzájomným započítaním aj pred uplynutím lehoty určenej v oznámení o dlhu.

Účtovník môže pohľadávky vymáhať vzájomným započítaním pred uplynutím lehoty určenej v oznámení o dlhu aj v prípade, že s tým dlžník súhlasí.

10.Pred akýmkoľvek vymáhaním pohľadávky podľa odseku 9 tohto článku sa účtovník poradí s povoľujúcim úradníkom a informuje dotknutých dlžníkov.

11.Započítanie uvedené v odseku 9 má rovnaký účinok ako platba a zbavuje Dopravné spoločenstvo povinnosti z danej sumy dlhu a prípadného splatného úroku.

Článok 36

1.Skutočnú úhradu pohľadávky účtovník zapíše na účty a informuje o tom zodpovedného povoľujúceho úradníka.

2.Na všetky platby účtovníkovi v hotovosti musí účtovník vystaviť potvrdenku.

Článok 37

1.Ak nedôjde k skutočnej úhrade pohľadávky do dátumu splatnosti stanoveného v oznámení o dlhu, účtovník informuje zodpovedného povoľujúceho úradníka a bezodkladne začne konanie s cieľom vymáhať pohľadávku akýmkoľvek zákonným spôsobom.

2.Účtovník vymáha dlžné sumy ich započítaním proti zhodnej výške záväzkov, ktoré má Dopravné spoločenstvo voči ktorémukoľvek dlžníkovi, ak má ten voči Dopravnému spoločenstvu pohľadávku, ktorá je istá, má pevne stanovenú výšku a je splatná, pokiaľ takéto započítanie povoľujú právne predpisy.

Článok 38

Účtovník v spolupráci so zodpovedným povoľujúcim úradníkom môžu predĺžiť lehotu splatnosti len na základe písomnej žiadosti dlžníka, s náležitým uvedením dôvodov a za predpokladu, že sú splnené tieto dve podmienky:

a)dlžník sa zaviaže zaplatiť úrok za celé poskytnuté dodatočné obdobie od dátumu pôvodnej splatnosti platby a pri sadzbe, ktorú účtuje Európska centrálna banka za jej hlavné referenčné operácie v eurách (referenčná úroková sadzba), plus osem bodov. Referenčná sadzba je platná sadzba uverejnená v sérii C Úradného vestníka Európskej únie v prvý deň mesiaca, v ktorom uplynie platobná lehota;

b) aby boli chránené práva Dopravného spoločenstva, poskytne dlžník finančnú záruku vzťahujúcu sa na výšku istiny i úrokov.

KAPITOLA 5

VÝDAVKOVÉ OPERÁCIE

Článok 39

1.Každý výdavok sa musí viazať a vyplatiť.

Oddiel 1

Viazanie výdavkov

Článok 40

1.Rozpočtový záväzok je operácia, ktorou sa vyhradia rozpočtové prostriedky potrebné na uhradenie následných platieb vykonávaných pri splácaní právneho záväzku.

2.Právny záväzok je úkon, ktorým zodpovedný povoľujúci úradník vstupuje do záväzku, z ktorého vyplýva platba, alebo taký záväzok vo vzťahu k rozpočtu vytvára.

Článok 41

1.V prípade každého opatrenia, ktoré môže viesť k vzniku výdavkov hradených z rozpočtu, zodpovedný povoľujúci úradník vytvorí rozpočtový záväzok pred prijatím právneho záväzku voči tretím stranám.

2.Individuálne právne záväzky, ktoré sa týkajú individuálnych rozpočtových záväzkov, sa uzatvárajú do 31. decembra bežného rozpočtového roka.

Článok 42

1.Na nepoužitý zostatok rozpočtových záväzkov za rok N zodpovedný povoľujúci úradník zruší viazanosť do 31. marca roka N + 1.

2.Právne záväzky súvisiace s akciami, ktorých realizácia presahuje jeden rozpočtový rok a príslušné rozpočtové záväzky majú okrem výdavkov na zamestnancov stanovený konečný termín plnenia v súlade so zásadou správneho finančného riadenia. Viazanosť všetkých častí týchto záväzkov, ktoré neboli realizované šesť mesiacov po konečnom termíne, sa zruší.

3.Ak ani po troch rokoch nie je výsledkom právneho záväzku platba, zodpovedný povoľujúci úradník zruší jeho viazanosť.

Článok 43

Zodpovedný povoľujúci úradník pri prijímaní rozpočtového záväzku zabezpečí, že:

a)výdavok sa hradí zo správnej rozpočtovej položky;

b)sú k dispozícii rozpočtové prostriedky;

c)výdavok je v súlade s uplatniteľnými ustanoveniami, najmä s ustanoveniami zmluvy a interných pravidiel riadenia Dopravného spoločenstva;

a)je dodržaná zásada správneho finančného riadenia.

Oddiel 2

Potvrdzovanie výdavkov

Článok 44

Potvrdzovanie výdavkov je úkon, ktorým zodpovedný povoľujúci úradník:

a)overí existenciu nároku veriteľa;

b)overí podmienky splatnosti platby;

c)zistí alebo overí skutočnosť a výšku nároku.

Článok 45

1.Potvrdenie každého výdavku musí vychádzať z podkladov preukazujúcich veriteľov nárok, z výkazu skutočne poskytnutých služieb, skutočne dodaného tovaru alebo skutočne vykonanej práce, alebo z ďalších podkladov odôvodňujúcich úhradu.

2.Rozhodnutie o potvrdení vyjadruje zodpovedný povoľujúci úradník podpisom potvrdenia „postúpené na platbu“.

Oddiel 3

Povoľovanie výdavkov

Článok 46

1.Povolenie výdavkov je úkon, pri ktorom zodpovedný povoľujúci úradník dá platobným príkazom pokyn účtovníkovi, aby zaplatil výdavok, ktorý potvrdil.

2.Zodpovedný povoľujúci úradník platobný príkaz datuje, podpíše a zašle účtovníkovi. Podklady uchováva zodpovedný povoľujúci úradník v súlade s článkom 35 ods. 4.

3.V náležitých prípadoch sa k platobnému príkazu zaslanému účtovníkovi pripojí doklad o tom, že tovar bol zahrnutý do zásob, ktoré sú uvedené v článku 60.

Oddiel 4

Platba výdavkov

Článok 47

1.Platba sa vykoná po predložení dôkazu o tom, že príslušná akcia bola vykonaná v súlade s ustanoveniami základného aktu, a zahŕňa jednu z týchto operácií:

a)platbu celej splatnej sumy;

b)platbu splatnej sumy ktorýmkoľvek z týchto spôsobov:

–predbežné financovanie, ktoré môže byť rozdelené na niekoľko splátok,

–jedna alebo viac priebežných platieb,

–vyplatenie zostatku splatných súm. Predbežné financovanie sa plne alebo čiastočne započíta do priebežných platieb.

Celé predbežné financovanie a priebežné platby sa započítavajú do platby zostatkov.

2.V účtoch sa v čase platby rozlišuje medzi rôznymi typmi platieb podľa odseku 1.

Článok 48

Platbu výdavkov vykonáva účtovník v medziach disponibilných finančných prostriedkov.

HLAVA VI

VEREJNÉ OBSTARÁVANIE

Článok 49

Uplatňuje sa smernica Európskeho parlamentu a Rady 2014/24/EÚ z 26. februára 2014 o verejnom obstarávaní a o zrušení smernice 2004/18/ES.

HLAVA VII

PREDKLADANIE ÚČTOVNÝCH ZÁVIEROK A ÚČTOVNÍCTVO

KAPITOLA 1

PREDKLADANIE ÚČTOVNÝCH ZÁVIEROK

Článok 50

Ročná účtovná závierka Dopravného spoločenstva zahŕňa:

a)finančné výkazy Dopravného spoločenstva a súvisiace prílohy;

b)správu o plnení rozpočtu Dopravného spoločenstva.

Článok 51

Účty musia byť v súlade s pravidlami účtovania stanovenými v nariadení (EÚ, Euratom) 2018/1046, musia byť presné, úplné a poskytovať pravdivý a verný obraz:

a)pokiaľ ide o finančné výkazy – o aktívach a pasívach, výdavkoch a príjmoch, pohľadávkach a záväzkoch, ktoré sa neuvádzajú ako aktíva ani pasíva, a o peňažných tokoch;

b)pokiaľ ide o správu – o plnení rozpočtu, príjmových a výdavkových operáciách.

Článok 52

Vo finančných výkazoch sa uvádzajú informácie vrátane informácií o účtovných politikách takým spôsobom, ktorý zabezpečí, že budú relevantné, spoľahlivé, porovnateľné a zrozumiteľné. Finančné výkazy sa vypracúvajú v súlade so všeobecne uznávanými účtovnými zásadami uvedenými v pravidlách účtovania podľa článku 80 nariadenia (EÚ, Euratom) 2018/1046 alebo s medzinárodnými účtovnými štandardmi pre verejný sektor (ďalej len „IPSAS“) na základe podvojného účtovníctva.

Článok 53

1.V súlade so zásadou podvojného účtovníctva sa príjmy a výdavky zaznamenávajú v čase vzniku, bez ohľadu na dátum platby alebo inkasa.

2.Hodnota aktív a pasív sa určuje v súlade s pravidlami oceňovania, ktoré sú stanovené účtovnými metódami uvedenými v medzinárodných účtovných štandardoch a v prípade potreby vo vnútroštátnych štandardoch krajiny sídla.

Článok 54

1.Finančné výkazy sa uvádzajú v eurách a obsahujú:

a)súvahu a výkaz ziskov a strát, v ktorých sú uvedené všetky aktíva a pasíva, finančná situácia a hospodársky výsledok k 31. decembru predchádzajúceho rozpočtového roka; prezentujú sa v súlade s pravidlami účtovania stanovenými v článku 80 nariadenia (EÚ, Euratom) 2018/1046 alebo v ISPAS na základe podvojného účtovníctva;

b)výkaz peňažných tokov, v ktorom sa uvádzajú sumy, ktoré sa vybrali a vyplatili v priebehu roka, a konečný stav pokladne;

c)výkaz o zmenách vo vlastnom imaní počas rozpočtového roka.

2.Prílohou k finančným výkazom sa dopĺňajú a vysvetľujú informácie obsiahnuté vo výkazoch uvedených v odseku 1 a poskytujú sa všetky dodatočné informácie, ktoré predpisuje medzinárodne uznávaná účtovná prax, ak sú relevantné pre činnosti Dopravného spoločenstva.

KAPITOLA 2
ÚČTOVNÍCTVO

Oddiel 1

Všeobecné ustanovenia

Článok 55

1.Systémom účtovníctva Dopravného spoločenstva je súbor manuálnych a automatických výpočtových postupov a kontrol, ktoré umožňujú identifikáciu relevantných transakcií alebo udalostí; prípravu presných zdrojových dokumentov, presný zápis údajov do účtovných záznamov, presné spracovanie transakcií, riadnu aktualizáciu hlavných súborov a zostavovanie presných dokumentov a správ.

2.Účtovníctvo sa skladá zo všeobecných účtov a rozpočtových účtov. Tieto účty sa vedú v eurách na základe kalendárneho roka.

3.Hodnoty na všeobecných i rozpočtových účtoch sa prijímajú na konci rozpočtového roka, aby bolo možné vypracovať účtovné závierky uvedené v kapitole 1.

4.Účtovník uplatňuje pravidlá a metódy účtovania, ktoré zohľadňujú medzinárodné uznávané účtovné štandardy pre verejný sektor a podľa potreby pravidlá uplatňované verejnými orgánmi hostiteľskej krajiny.

Oddiel 2
Všeobecné účty

Článok 56

Vo všeobecných účtoch sa v chronologickom poradí metódou podvojného účtovníctva zaznamenávajú všetky udalosti a operácie, ktoré ovplyvňujú hospodársku a finančnú situáciu a aktíva a pasíva Dopravného spoločenstva.

Článok 57

1.Pohyby a zostatky na účtoch sa zapisujú do účtovných kníh.

2.Všetky účtovné zápisy vrátane účtovných úprav sa musia opierať o podklady a musia na ne odkazovať.

3.Systém účtovníctva musí umožňovať vysledovateľnosť všetkých účtovných zápisov.

Článok 58

Účtovník Dopravného spoločenstva po uzavretí rozpočtového roka až do dňa predloženia konečnej účtovnej závierky vykonáva všetky úpravy, ktoré sú – bez toho, aby viedli k platbe alebo inkasu v rámci daného roka – nevyhnutné na pravdivú a vernú prezentáciu uvedených účtov v súlade s týmito pravidlami.

Oddiel 3
Rozpočtové účty

Článok 59

1.Všeobecné účty musia poskytovať podrobné záznamy o plnení rozpočtu.

2.Na účely odseku 1 vyššie sa na rozpočtových účtoch zaznamenajú všetky rozpočtové príjmové a výdavkové operácie.

3.Stály sekretariát každoročne vypracuje výročnú správu najneskôr do 30. marca. Správa musí obsahovať:

–operačnú správu, ktorá vysvetľuje vykonanú prácu stáleho sekretariátu a dosiahnuté výsledky. V tejto správe sa uvedie prehľad dosiahnutého pokroku v plnení cieľov stanovených v ročnom pracovnom programe stáleho sekretariátu;

–finančnú správu o plnení rozpočtu.

KAPITOLA 3

SÚPIS MAJETKU

Článok 60

Dopravné spoločenstvo vedie súpis, v ktorom sa uvádza množstvo a hodnota všetkých hmotných, nehmotných a finančných aktív, ktoré tvoria majetok Dopravného spoločenstva.

HLAVA VIII

EXTERNÝ AUDIT A OCHRANA FINANČNÝCH ZÁUJMOV

Článok 61

Účtovník každoročne zostaví účtovnú závierku za predošlý rok najneskôr do 31. marca. Závierku potvrdzuje riaditeľ.

Článok 62

Výročný audit Dopravného spoločenstva vykonajú nezávislí externí audítori, ktorých určí regionálny riadiaci výbor. Externým audítorom sa funkcia obnovuje každý rok, pokiaľ regionálny riadiaci výbor neurčí inak.

Článok 63

1.Externí audítori predložia regionálnemu riadiacemu výboru správu spolu so súvahou a overenou účtovnou závierkou najneskôr do ôsmich mesiacov po skončení príslušného rozpočtového roka. Regionálny riadiaci výbor môže rozpočtovému výboru poskytnúť informácie, ktoré považuje za vhodné.

2.Riaditeľ poskytne k správe externých audítorov všetky vyjadrenia, ktoré považuje za vhodné.

3.Externí audítori vykonávajú audity, ktoré považujú za potrebné, v súlade s ich schváleným mandátom. Externí audítori musia predovšetkým kontrolovať účtovné záznamy a postupy Dopravného spoločenstva s cieľom overiť presnosť a úplnosť záznamov. Externý audit rozhoduje o celkovej platnosti finančných výkazov.

4.Externí audítori predložia regionálnemu riadiacemu výboru audítorskú správu a overenú účtovnú závierku, ako aj vyhlásenie o vierohodnosti týkajúce sa spoľahlivosti účtov a zákonnosti a správnosti príslušných operácií, najneskôr do ôsmich mesiacov po skončení príslušného rozpočtového roka. Ak si to regionálny riadiaci výbor vyžiada, rozpočtový výbor poskytne regionálnemu riadiacemu výboru všetky vyjadrenia k dokumentom predloženým audítormi, ktoré považuje za vhodné.

Článok 64

1. Povoľujúci úradník a regionálny riadiaci výbor bezodkladne poskytnú úradu OLAF a Európskej komisii všetky informácie získané v súlade s článkom 27.

2. Regionálny riadiaci výbor a zamestnanci Dopravného spoločenstva musia pri ochrane finančných záujmov Únie plne spolupracovať najmä s Európskou prokuratúrou a úradom OLAF, poskytnúť im relevantné informácie a na požiadanie všetku súčinnosť potrebnú na výkon právomocí uvedených úradov – vrátane právomoci viesť vyšetrovania v súlade s nariadením Rady (EÚ) 2017/1939 a nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) č. 883/2013. Povoľujúci úradník zároveň zaistí, aby všetky tretie osoby zapojené do plnenia rozpočtu Dopravného spoločenstva plne spolupracovali a udelili Európskej prokuratúre a úradu OLAF rovnocenné práva.

3. Úrad OLAF má právomoc vykonávať administratívne vyšetrovania v priestoroch Dopravného spoločenstva vrátane práva prístupu na účely inšpekcie v súlade s nariadením (EÚ, Euratom) č. 883/2013.

HLAVA IX

PRECHODNÉ A ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA

Článok 65

Regionálny riadiaci výbor je oprávnený získať všetky potrebné informácie alebo vysvetlenia týkajúce sa plnenia rozpočtu.

Článok 66

So súhlasom Európskej komisie môže riaditeľ podľa potreby prijať usmernenia k dodržiavaniu týchto pravidiel.

Článok 67

Do vymenovania členov rozpočtového výboru plní jeho funkcie podľa článku 14 ods. 2 Európska komisia.

Článok 68

Tieto pravidlá sú záväzné v celom rozsahu pre strany zmluvy a orgány zriadené podľa zmluvy.

Pravidlá nadobúdajú účinnosť dňom ich prijatia regionálnym riadiacim výborom.