6.12.2017   

SK

Úradný vestník Európskej únie

C 417/79

SPRÁVA

o overení ročnej účtovnej závierky Európskeho podporného úradu pre azyl za rozpočtový rok 2016 spolu s odpoveďou úradu

(2017/C 417/12)

ÚVOD

1.

Európsky podporný úrad pre azyl (ďalej len „úrad“, známy tiež ako „EASO“), so sídlom vo Vallette, bol zriadený na základe nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (1) (EÚ) č. 439/2010. Úrad bol vytvorený s cieľom zlepšiť praktickú spoluprácu v oblasti azylu a pomáhať členským štátom pri plnení ich európskych a medzinárodných záväzkov poskytovať ochranu ľuďom v núdzi. Od roku 2015 úrad poskytuje podporu Grécku a Taliansku v súvislosti s migračnou krízou. V roku 2016 Európska komisia navrhla posilniť mandát úradu a značne rozšíriť jeho úlohy na riešenie štrukturálnych slabých stránok, ktoré vznikajú pri uplatňovaní azylového systému EÚ (2). Od marca 2016 tímy úradu v hotspotoch pracujú aj na operačnom vykonávaní dohody medzi EÚ a Tureckom a podporujú grécku azylovú službu.

2.

V tabuľke sú uvedené hlavné údaje o úrade (3).

Tabuľka

Hlavné údaje o úrade

 

2015

2016

Rozpočet (mil. EUR) (4)

15,9

53

Celkový počet zamestnancov k 31. decembru (5)

93

125

3.

Z tabuľky vyplýva, že značný nárast úloh úradu viedol k tomu, že konečný rozpočet na rok 2016 bol viac než trikrát vyšší než v predchádzajúcom roku. Okrem toho, počet zamestnancov, ktorí boli k dispozícii v roku 2016, sa zvýšil o 34 % a stále prebiehalo prispôsobovanie systémov a postupov s cieľom vyrovnať sa s novými okolnosťami.

4.

Túto správu je potrebné čítať v kontexte týchto zmien a mandátu Dvora audítorov, ktorý sa riadi medzinárodnými audítorskými štandardmi.

INFORMÁCIE NA PODPORU VYHLÁSENIA O VIEROHODNOSTI

5.

Audítorský prístup Dvora audítorov zahŕňa analytické audítorské postupy, priame testovanie operácií a hodnotenie kľúčových kontrol systémov dohľadu a kontroly úradu. Dopĺňajú ich dôkazy získané prácou iných audítorov a analýza vyhlásení vedenia.

STANOVISKO

6.

Kontrolovali sme:

a)

účtovnú závierku úradu, ktorá pozostáva z finančných výkazov (6) a správ o plnení rozpočtu (7) za rozpočtový rok končiaci sa 31. decembra 2016;

b)

a zákonnosť a riadnosť príslušných operácií,

v súlade s článkom 287 Zmluvy o fungovaní Európskej únie (ZFEÚ).

Spoľahlivosť účtovnej závierky

Stanovisko k spoľahlivosti účtovnej závierky

7.

Zastávame názor, že účtovná závierka úradu za rok končiaci sa 31. decembra 2016 vyjadruje verne zo všetkých významných hľadísk finančnú situáciu úradu k 31. decembru 2016, ako aj výsledky jeho operácií, toky hotovosti a zmeny čistých aktív za príslušný rozpočtový rok v súlade s jeho nariadením o rozpočtových pravidlách a účtovnými pravidlami, ktoré schválil účtovník Komisie. Tieto pravidlá vychádzajú z medzinárodne prijatých účtovných štandardov pre verejný sektor.

Zákonnosť a riadnosť príslušných operácií

Príjmy

Stanovisko k zákonnosti a riadnosti príslušných príjmov

8.

Zastávame názor, že príslušné príjmy zaznamenané v účtovnej závierke za rok končiaci sa 31. decembra 2016 sú zo všetkých významných hľadísk zákonné a riadne.

Platby

Základ pre vyjadrenie výroku s výhradou

9.

Dvor audítorov mal závažné zistenia v súvislosti s dvomi významnými postupmi verejného obstarávania z piatich postupov vykonaných v roku 2016, pri ktorých došlo k platbám v priebehu roka, ako sa uvádza v bodoch 9.1. a 9.2. To preukazuje nedostatočnú dôkladnosť postupov verejného obstarávania úradu:

9.1.

Dvaja z troch uchádzačov, ktorí sa zúčastnili jedného kontrolovaného postupu na obstaranie cestovných služieb na základe rámcovej zmluvy o službách vo výške 4 mil. EUR na obdobie rokov 2016 až 2020, boli požiadaní, aby poskytli dodatočné informácie v súvislosti s tými istými výberovými kritériami. Hoci ani jeden z nich nepredložil požadované informácie (životopis osôb na vykonávanie úloh v priestoroch EASO), iba jeden z nich bol vyradený z postupu z tohto dôvodu. Druhému bola zákazka udelená na tom základe, že príslušné životopisy budú poskytnuté po udelení zákazky. Pri tomto postupe verejného obstarávania preto nebola dodržaná zásada o rovnakom zaobchádzaní a zákazka bola udelená uchádzačovi, ktorý nesplnil výberové kritériá. Rámcová zmluva a súvisiace platby z roku 2016 vo výške 920 561 EUR sú preto neoprávnené.

9.2.

Vo februári 2016 úrad priamo udelil rámcovú zmluvu na dočasné služby jeho podpory v reakcii na migračnú krízu na obdobie 12 mesiacov vo výške 3,6 mil. EUR. Rámcová zmluva bola udelená jedinému, vopred vybranému hospodárskemu subjektu bez uplatnenia akýchkoľvek postupov verejného obstarávania stanovených v nariadení o rozpočtových pravidlách EÚ (8). Toto zadanie preto nebolo v súlade s príslušnými pravidlami EÚ a súvisiace platby z roku 2016 vo výške 592 273 EUR sú neoprávnené.

10.

Sumy súvisiace so záležitosťami opísanými v bodoch 9.1 až 9.2 predstavujú 2,9 % celkových výdavkov úradu v roku 2016.

Výrok s výhradou k zákonnosti a riadnosti platieb súvisiacich s účtovnou závierkou

11.

Dvor audítorov zastáva názor, že s výnimkou vplyvov záležitostí opísaných v bode 9 o základe pre výrok s výhradou sú platby súvisiace s ročnou účtovnou závierkou zostavenou k 31. decembru 2016 zo všetkých významných hľadísk zákonné a riadne.

Zodpovednosť vedenia a osôb a subjektov poverených správou

12.

V súlade s článkami 310 až 325 ZFEÚ a s nariadením o rozpočtových pravidlách úradu vedenie zodpovedá za vyhotovenie a predloženie účtovnej závierky na základe medzinárodne prijatých účtovných štandardov pre verejný sektor a za zákonnosť a riadnosť príslušných operácií. Táto zodpovednosť zahŕňa návrh, zavedenie a udržiavanie vnútorných kontrol relevantných pre zostavenie a predloženie finančných výkazov, v ktorých sa nenachádzajú významné nesprávnosti v dôsledku podvodu alebo chyby. Vedenie tiež zodpovedá za zabezpečenie toho, aby boli činnosti, finančné operácie a informácie uvedené vo finančných výkazoch v súlade s orgánmi, ktoré ich spravujú. Vedenie úradu nesie konečnú zodpovednosť za zákonnosť a riadnosť príslušných operácií.

13.

Pri vyhotovovaní účtovnej závierky je vedenie zodpovedné za posúdenie schopnosti úradu zabezpečiť nepretržitosť činnosti, v príslušných prípadoch za zverejnenie záležitostí týkajúcich sa nepretržitosti činnosti a za používanie účtovníctva založeného na predpoklade nepretržitosti činnosti.

14.

Osoby a subjekty poverené správou zodpovedajú za dohľad nad postupom finančného výkazníctva úradu.

Zodpovednosť audítora za audit účtovnej závierky a príslušných operácií

15.

Naším cieľom je získať primerané uistenie o tom, či sa v účtovnej závierke úradu nenachádzajú významné nesprávnosti a či sú príslušné operácie zákonné a riadne, a na základe nášho auditu poskytnúť Európskemu parlamentu a Rade alebo iným príslušným orgánom udeľujúcim absolutórium vyhlásenie o vierohodnosti týkajúce sa spoľahlivosti účtovnej závierky a zákonnosti a riadnosti príslušných operácií. Primerané uistenie predstavuje vysoký stupeň uistenia, nie je však zárukou, že sa pri audite vždy odhalí výskyt významných nesprávností či porušenia pravidiel. Nesprávnosti a porušenia pravidiel môžu vzniknúť v dôsledku podvodu alebo chyby a považujú sa za významné, ak možno odôvodnene očakávať, že jednotlivo alebo súhrnne ovplyvnia ekonomické rozhodnutia používateľov prijaté na základe tejto účtovnej závierky.

16.

Audit zahŕňa postupy na získanie audítorských dôkazov o sumách a údajoch v účtovnej závierke, ako aj o zákonnosti a riadnosti príslušných operácií. Výber postupov závisí od úsudku audítora, ktorý hodnotí riziko významných nesprávností v účtovnej závierke, ako i riziko významného porušenia požiadaviek právneho rámca Európskej únie v príslušných operáciách, či už z dôvodu podvodu alebo chyby. Pri posudzovaní týchto rizík sa zohľadňujú vnútorné kontroly, ktoré sú relevantné pre vyhotovenie a verné predloženie účtovnej závierky a zákonnosť a riadnosť príslušných operácií, aby sa mohli navrhnúť audítorské postupy vhodné za daných okolností, nie však na účel vyjadrenia stanoviska k účinnosti vnútornej kontroly. Audit ďalej zahŕňa posúdenie vhodnosti uplatnených účtovných metód, primeranosti účtovných odhadov vedenia, ako aj posúdenie účtovnej závierky ako celku.

17.

V súvislosti s príjmami overujeme dotáciu prijatú od Komisie a posudzujeme postupy úradu na výber prípadných poplatkov a iných príjmov.

18.

V súvislosti s výdavkami preskúmavame platobné operácie v okamihu, keď výdavky vznikli, boli zaznamenané a prijaté. Toto preskúmanie sa vzťahuje na všetky kategórie platieb okrem záloh v momente, keď sa uhrádzajú. Zálohové platby sa skúmajú, keď príjemca prostriedkov poskytne podklady o ich riadnom využití a úrad tieto podklady schváli zúčtovaním zálohovej platby, a to v tom istom roku alebo neskôr.

19.

Pri vypracúvaní tejto správy a vyhlásenia o vierohodnosti sme zohľadnili audítorskú prácu nezávislého externého audítora vykonanú v súvislosti s účtovnou závierkou úradu v súlade s článkom 208 ods. 4 nariadenia o rozpočtových pravidlách EÚ (9).

20.

Pripomienky uvedené v nasledujúcej časti nemajú vplyv na stanovisko Dvora audítorov.

PRIPOMIENKY K ZÁKONNOSTI A RIADNOSTI OPERÁCIÍ

21.

V auguste 2016 úrad začal verejnú súťaž (päť častí) na rámcovú zmluvu na pokrytie svojich potrieb kultúrnych mediátorov/tlmočníkov v rôznych krajinách. Celková výška štyroch uzatvorených a kontrolovaných častí rámcovej zmluvy (časti 2 až 5) bola 60 mil. EUR v priebehu štyroch rokov. Tieto štyri časti boli udelené tomu istému uchádzačovi ako prvému dodávateľovi v kaskáde. Tento dodávateľ splnil finančné požiadavky výberových kritérií (ročný obrat vo výške 1 mil. EUR) okrem jedného z troch predchádzajúcich rokov, za ktorý bola podpísaná „zmluvy o využívaní“ s neziskovou organizáciou, ktorá sa zaviazala sprístupniť svoj „obrat“ tomuto dodávateľovi. V nariadení o rozpočtových pravidlách sa povoľuje spoliehanie sa na finančnú a hospodársku spôsobilosť iných subjektov. V tomto prípade však nie je jasné, ako „obrat“ tohto subjektu môže byť sprístupnený, a vzhľadom na charakter jeho činností tiež nie je jasné, či môže podporovať dodanie služieb, ktoré sa majú poskytovať. Úrad mal zamietnuť túto ponuku, pretože sa v nej nepreukázal súlad uchádzačov s požiadavkami na hospodársku a finančnú spôsobilosť. V dôsledku toho je táto rámcová zmluva a všetky súvisiace platby neoprávnené (v roku 2016 neboli uhradené žiadne platby).

PRIPOMIENKY K VNÚTORNÝM KONTROLÁM

22.

Na osobitnom zasadnutí Európskej rady dňa 23. apríla 2015 a v desaťbodovom pláne migrácie, ktorý schválili ministri zahraničných vecí a ministri vnútra dňa 20. apríla 2015, boli členské štáty vyzvané, aby zabezpečili odtlačky prstov všetkých migrantov. Na splnenie tejto požiadavky bola naliehavá potreba zvýšiť kapacity brania odtlačkov prstov gréckymi orgánmi. Komisia zverila túto úlohu úradu. Vyžadovalo si to zakúpenie a následné darovanie 90 skenovacích zariadení odtlačkov prstov a 90 kompatibilných počítačov (zariadenie) gréckemu štátu v hodnote 1,1 mil. EUR na základe dohody o grante medzi Komisiou a úradom. V dohode o grante sa požadovalo dodanie zariadenia IT divízii polície v Aténach a odtiaľ distribúcia do hotspotov umiestnených na gréckych ostrovoch. V opise akcie sa požadovalo, aby boli zamestnanci úradu na mieste, aby zabezpečili náležité dodanie, inštaláciu a následný prevod vlastníctva na grécku políciu. Zamestnanci úradu však neboli na mieste, aby splnili túto požiadavku, a potvrdenie od príslušných gréckych orgánov, že zariadenie bolo dodané do hotspotov vo februári a začiatkom marca 2016 a využíva sa na plánované účely, bolo zaslané až v júli 2017.

23.

Ak sa zdá, že ponuky pre danú zákazku majú neobvykle nízku cenu, verejný obstarávateľ si písomne vyžiada podrobné údaje o základných prvkoch ponuky, pričom zohľadní vysvetlenia uchádzača (10). Pri dvoch častiach (časti 3 a 5) obstarávania kultúrnych sprostredkovateľov/tlmočníkov v rôznych krajinách (pozri tiež bod 21) úrad prijal finančné ponuky, ktoré boli o 50 % resp. 31 % nižšie ako ďalšie najnižšie ponuky. Hoci to poukazuje na to, že tieto ponuky boli neobvykle nízke, úrad nepovažoval za potrebné, aby si od uchádzača vyžiadal v tejto súvislosti ďalšie vysvetlenie.

24.

Vo svojej audítorskej správe z októbra 2006 Útvar Komisie pre vnútorný audit (IAS) zdôraznil, že neexistuje náležité plánovanie postupov verejného obstarávania pri administratívnych výdavkoch a že monitorovanie postupov a konkrétnych zmlúv uzatvorených na základe rámcových zmlúv je slabé. Úrad a IAS sa dohodli na pláne nápravných opatrení.

25.

V roku 2016 úrad čelil niekoľkým výzvam vo svojom prevádzkovom prostredí vrátane nielen významného zvýšenia jeho rozpočtu a rozšírenia úloh, ale aj významného zvýšenia počtu operácií, zmeny účtovníka s niekoľkými dočasnými riešeniami a zavedenia systému bezpapierového toku práce. Táto situácia značnej zmeny a nestability nebola zmiernená ani opätovným potvrdením účtovného systému ani zavedením systému pravidelných následných overení operácií (11).

26.

V roku 2014 Komisia v mene viac než 50 inštitúcií a orgánov EÚ vrátane úradu podpísala rámcovú zmluvu s jedným dodávateľom na nákup softvérových licencií a poskytovanie údržby a podpory. Tento rámcový dodávateľ koná ako sprostredkovateľ medzi úradom a dodávateľmi, ktorí môžu riešiť potreby úradu. Za tieto sprostredkovateľské služby je rámcový dodávateľ oprávnený zvýšiť ceny dodávateľov o dve až deväť percent. V roku 2016 dosiahli platby rámcovému dodávateľovi celkovú výšku 534 900 EUR. Úrad nekontroloval systematicky ceny a zvýšenia účtované na ponuky dodávateľov a faktúry vystavené rámcovému dodávateľovi.

PRIPOMIENKY K RIADNEMU FINANČNÉMU HOSPODÁRENIU A VÝKONNOSTI

27.

Externé hodnotenie výkonnosti úradu v období rokov 2011 až 2014 bolo pripravené v mene Komisie a konečná správa bola predložená v decembri 2015. Potvrdila sa v nej relevantnosť poslania a úloh úradu a dospelo sa k záveru o celkovo účinnom vykonávaní jeho hlavných úloh a dosiahnutí väčšiny očakávaných výsledkov. V hodnotení sa tiež uviedla potreba zvýšiť efektívnosť operácií a ďalej zabezpečovať spoluprácu a jednotnosť činností s ostatnými inštitúciami a orgánmi EÚ a medzinárodnými inštitúciami a orgánmi, ktoré sa venujú otázkam migrácie. Úrad vykonáva akčný plán dohodnutý so správnou radou vzhľadom na rozšírenie jeho mandátu, pričom záverečná správa o vykonávaní je naplánovaná na jún 2017.

28.

Úrad zakúpil a nainštaloval 65 kontajnerov v celkovej výške 852 136 EUR, ktoré sa majú používať ako mobilné kancelárie v gréckych a talianskych hotspotoch. Niektoré kontajnery boli umiestnené tam, kde boli podobné kontajnery nepatriace úradu neskôr zničené pri nepokojoch. Úrad nezahrnul toto riziko v súvislosti s kontajnermi do poistnej zmluvy.

29.

Úrad nezískal späť všetky splatné pohľadávky včas. Preplatenie DPH za roky 2014 (180 919 EUR) a 2015 (245 960 EUR) nebolo na konci roka 2016 získané späť.

ROZPOČTOVÉ HOSPODÁRENIE

30.

Miera prenesených viazaných rozpočtových prostriedkov bola vysoká v hlave II (administratívne výdavky) vo výške 2,5 mil. EUR. t. j. 43,9 % (2015: 1 076 583 EUR, t. j. 36,9 %). Prenosy sa týkajú najmä IT infraštruktúry, prekladov a publikácií, podnikového poradenstva a nákladov na zasadnutia správnej rady, za ktoré boli zmluvy podpísané koncom roka 2016 a/alebo faktúry boli vystavené až v roku 2017.

KONTROLA PRIJATIA OPATRENÍ NA ZÁKLADE PRIPOMIENOK Z PREDCHÁDZAJÚCICH ROKOV

31.

Prehľad nápravných opatrení prijatých v nadväznosti na pripomienky Dvora audítorov z predchádzajúcich rokov je uvedený v prílohe.

Túto správu prijala komora IV, ktorej predsedá Baudilio TOMÉ MUGURUZA, člen Dvora audítorov, v Luxemburgu na svojom zasadnutí dňa 17. októbra 2017.

Za Dvor audítorov

Klaus-Heiner LEHNE

predseda

(1)  Ú. v. EÚ L 132, 29.5.2010, s. 11.

(2)  COM(2016) 271 final.

(3)  Viac informácií o právomociach a činnostiach úradu je dostupných na jeho webovej stránke: www.easo.europa.eu.

(4)  Rozpočtové údaje sú založené na platobných rozpočtových prostriedkoch.

(5)  Medzi zamestnancami sú úradníci, dočasní a zmluvní zamestnanci a vyslaní národní experti.

Zdroj: Údaje poskytnuté úradom.

(6)  Finančné výkazy obsahujú súvahu, výkaz o finančných výsledkoch, tabuľku toku hotovosti, výkaz zmien čistých aktív, prehľad hlavných účtovných postupov a ďalšie vysvetľujúce poznámky.

(7)  Správy o plnení rozpočtu pozostávajú zo správ, v ktorých sú zhrnuté všetky rozpočtové operácie a vysvetľujúce poznámky.

(8)  V článku 104 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) č. 966/2012 (Ú. v. EÚ L 298, 26.10.2012, s. 1) sa stanovuje, že postupy obstarávania na uzavretie koncesných zmlúv alebo zadanie verejných zákaziek vrátane rámcových zmlúv majú jednu z foriem uvedených v tomto článku.

(9)  Nariadenie (EÚ, Euratom) č. 966/2012.

(10)  Článok 151 delegovaného nariadenia Komisie (EÚ) č. 1268/2012 o pravidlách uplatňovania nariadenia (EÚ, Euratom) č. 966/2012 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie (Ú. v. EÚ L 362, 31.12. 2012, s. 1).

(11)  S výnimkou operácií vykonaných na základe dohôd o delegovaní s Komisiou.

PRÍLOHA

Kontrola prijatia opatrení na základe pripomienok z predchádzajúcich rokov

Rok

Pripomienky Dvora audítorov

Stav nápravného opatrenia

(Dokončené/Prebieha/Zatiaľ nevykonané/Nevzťahuje sa)

2012

Existuje priestor na zlepšenie transparentnosti postupov prijímania zamestnancov: neexistujú dôkazy o tom, že váhy výberových kritérií a minimálny počet bodov potrebný na pozvanie na pohovor a zaradenie na rezervný zoznam boli stanovené pred preskúmaním prihlášok, ani o tom, že otázky na pohovory a písomné testy boli stanovené pred posúdením prihlášok.

Dokončené

2013

Z celkových platieb sa 446 (18 %) uhradilo po časovom limite stanovenom v nariadení o rozpočtových pravidlách. Priemerné omeškanie neskorých platieb bolo 21 dní.

Zatiaľ nevykonané (1)

2013

Šesť zo 16 štandardov vnútornej kontroly zatiaľ nebolo v plnej miere zavedených.

Prebieha (2)

2013

Existuje priestor na zlepšenie transparentnosti postupov prijímania zamestnancov: otázky na pohovory a písomné testy boli formulované po preskúmaní prihlášok, čo zvyšuje riziko, že príslušné otázky boli ovplyvnené jednotlivými prihláškami; výberové komisie nie vždy udeľovali body za všetky výberové kritériá uvedené v oznámeniach o voľnom pracovnom mieste; vo vyhlásení o konflikte záujmov podpísanom členmi výberovej komisie sa za potenciálny konflikt záujmov považuje len osobný vzťah, nie však profesionálny vzťah, ktorý sa z pojmu jasne vylučuje; v prípade jedného konkrétneho výberového postupu sa zaznamenal rozpor medzi kritériom oprávnenosti uvedeným v oznámení o pracovnom mieste a zodpovedajúcim výberovým kritériom týkajúcim sa počtu rokov preukázanej odbornej praxe.

Dokončené

2014

Úrad uhradil 1 062 (28,6  %) platieb po časovom limite stanovenom v nariadení o rozpočtových pravidlách. Priemerné omeškanie neskorých platieb bolo 24 dní.

Zatiaľ nevykonané (1)

2014

Fluktuácia zamestnancov úradu je vysoká. V roku 2014 úrad opustilo 14 zamestnancov vrátane štyroch v kľúčových pozíciách. Predstavuje to značné riziko pre dosahovanie cieľov stanovených v ročnom a viacročnom programe práce.

Prebieha (3)

2014

V súlade s rozhodnutím výkonného riaditeľa sa na účely preplatenia nákladov účastníci zasadnutí organizovaných EASO klasifikujú do jednej z troch kategórií (A, B alebo C). Celkové preplatené náklady účastníkov zasadnutí v roku 2014 predstavovali 997 506  EUR. Účastníkom kategórie „A“, ktorí majú mať na zasadnutiach špecifické úlohy, sa paušálne preplácajú cestovné náklady a diéty, zatiaľ čo účastníkom kategórie „B“ sa paušálne preplácajú len cestovné náklady. Účastníci kategórie „C“ nemajú nárok na žiadne preplatenie. Počet účastníkov klasifikovaných ako „A“ sa zvýšil zo 61 % v roku 2013 na 69 % v roku 2014. Zaradenie účastníkov do týchto troch kategórií nie je zdôvodnené v žiadnej dokumentácii.

Prebieha (4)

2015

Výška viazaných rozpočtových prostriedkov úradu bola len 14,5  mil. EUR, t. j. 93,7  % schváleného rozpočtu (2014: 12,4  mil. EUR, t. j. 84,7  %). Miera prenesených viazaných rozpočtových prostriedkov bola vysoká v prípade hlavy II (administratívne výdavky) vo výške 1 076 583  EUR, t. j. 36,9  % (2014: 635 492  EUR, t. j. 28,7  %). Prenosy sa týkajú najmä konzultačných služieb v súvislosti z rozvojom IKT, ktoré boli zmluvne dohodnuté v poslednom štvrťroku 2015 (0,4  mil. EUR), a investícií do IT infraštruktúry (0,3  mil. EUR) s ohľadom na očakávané prijatie ďalších zamestnancov na základe rozhodnutia rozpočtového orgánu na konci roka 2015 zvýšiť plán pracovných miest.

Nevzťahuje sa

2015

Riaditeľ úradu schválil v novembri 2015 novú politiku prijímania dočasných a zmluvných zamestnancov. Táto politika rieši väčšinu problémov, ktoré Dvor audítorov zistil pri predchádzajúcich auditoch. Jej implementácia bude pokračovať v roku 2016, keď sa očakáva prijatie značného počtu zamestnancov.

Dokončené

(1)  V roku 2016 úrad uhradil 2 007, t. j. 41,29 % (2015: 1 024, t. j. 29,2 %) platieb po časovom limite stanovenom v nariadení o rozpočtových pravidlách. Priemerné omeškanie neskorých platieb bolo 35 dní (2015: 29) dní.

(2)  Koncom roka 2016 zostávalo zaviesť jeden štandard vnútornej kontroly.

(3)  V roku 2006 z úradu odišlo 17 zamestnancov a 70 nových bolo prijatých. Úrad dostal 50 nových pracovných miest v pláne pracovných miest na rok 2016.

(4)  Preplatené náklady účastníkov zasadnutí v roku 2015 predstavovali 987 515 EUR. Počet účastníkov klasifikovaných ako „A“ sa znížil zo 69 % v roku 2014 na 52 % v roku 2015. V roku 2016 preplatené náklady účastníkov zasadnutí predstavovali 1 012 147 EUR. Počet účastníkov klasifikovaných ako „A“ sa znížil zo 52 % v roku 2015 na 37 % v roku 2016.

ODPOVEĎ ÚRADU

9.1.

Úrad berie na vedomie pripomienku Dvora audítorov, avšak prijal vlastné rozhodnutie založené na skutočnosti, že spoločnosť, ktorej bola udelená zákazka, bola jedinou spoločnosťou s existujúcou kapacitou na plnenie zmluvných povinností.

9.2.

Úrad berie na vedomie pripomienku Dvora audítorov a zabezpečí, aby sa podobné situácie v budúcnosti už neopakovali. Činnosti úradu EASO súviseli v kontexte mimoriadnej naliehavosti s utečeneckou krízou, ktorá v tom čase vrcholila, a boli znásobené nevyhnutnosťou realizovať rozhodnutia Rady týkajúce sa núdzových opatrení, ktorými bol úrad poverený, ako aj kompenzovať nedostatok odborníkov z členských štátov.

Zmluvný dodávateľ vybraný v týchto extrémnych podmienkach, bol rovnaký ako zmluvný dodávateľ, s ktorým uzavrela zmluvu iná agentúra EÚ so sídlom v Grécku. Úrad EASO sa spoľahol na kontroly oprávnenosti a finančnej kapacity, ktoré vykonala táto agentúra. Toto rozhodnutie bolo zdokumentované a schválené v žiadosti o schválenie výnimky.

Úrad EASO medzitým začal novú verejnú súťaž na udelenie novej rámcovej zmluvy.

21.

Úrad vzal na vedomie stanovisko Dvora audítorov. Úrad EASO sa usiloval o činnosť v rámci platného ustanovenia. Z judikatúry týkajúcej sa závislosti od samostatných subjektov vyplýva určitý priestor na výklad a úrad EASO sa domnieval, že konal príslušným spôsobom.

22.

Úrad EASO reagoval na naliehavú potrebu zvýšiť kapacitu na odber odtlačkov prstov v Grécku prostredníctvom obstarávania vybavenia a jeho doručenia gréckej polícii 12. februára 2016 a 2. marca 2016.

Preto musel začať tento postup obstarávania ešte pred podpísaním dohody o grante, ktorá bola podpísaná 3. marca 2016. Nebolo možné, aby zamestnanci úradu EASO boli na mieste, aby potvrdili inštaláciu prístrojov EURODAC, pretože grant bol podpísaný až po dodaní prístrojov a polícia ich už začala umiestňovať v hotspotoch.

Úrad najprv 23. mája 2016 formálne grécke orgány požiadal, aby potvrdili dodanie a inštaláciu vybavenia v hotspotoch. Toto potvrdenie však dostal až 20. júla 2017.

23.

Úrad vzal na vedomie pripomienky Dvora audítorov.

24.

Úrad berie na vedomie pripomienku Dvora audítorov a odkazuje na skutočnosť, že mnohé činnosti zahrnuté do plánu už boli realizované.

25.

Úrad berie na vedomie pripomienku Dvora audítorov, avšak odkazuje na skutočnosť, že výrok bez výhrad k účtovným závierkam vydal nezávislý externý audítor. Napriek tomu je na rok 2017 naplánované opätovné overenie systému účtovníctva. V strednodobom horizonte sa zvažuje stratégia overovania ex-post.

26.

Úrad berie na vedomie pripomienku Dvora audítorov a oznamuje mu, že v súlade so stanoviskom Európskeho dvora audítorov vo veci zavedenia systematickej kontroly úrad od 1. januára 2018 zavedie systematické kontroly v prípade každej cenovej ponuky nad 135 000 EUR.

28.

Úrad berie na vedomie pripomienku Dvora audítorov, avšak odkazuje na skutočnosť, že riadenie úradu EASO rozhodlo, že uzatvorenie poistenia nebolo nákladovo efektívne.

29.

Vnútroštátne orgány nariadili zmenu z ročných daňových priznaní na štvrťročné, v dôsledku čoho bolo potrebné opätovne predložiť žiadosti o vrátenie DPH pre roky 2014 a 2015 na štvrťročnom základe.

30.

Úrad berie na vedomie pripomienku Dvora audítorov, avšak odkazuje na skutočnosť, že vzhľadom na zmeny rozpočtu v druhom polroku sa platby v prípade príslušných záväzkov v poslednom štvrťroku nahromadili, čo viedlo k dôsledkom, ktoré uvádza Dvor audítorov.