15.

Bez spochybnenia celkových mier plnenia, ktoré uviedol Dvor audítorov, by spoločný podnik chcel poukázať na to, že v prípade prevažnej časti jeho prevádzkových výdavkov (1) skutočná miera plnenia v prípade viazaných rozpočtových prostriedkov predstavovala 97 %, kým miera v prípade platobných rozpočtových prostriedkov bola 84 %. Spoločný podnik dostal ďalšie žiadosti, ktoré ešte neboli ku koncu roku validované, pričom ich hodnota predstavovala 5 %. Tým by sa skutočná miera plnenia zvýšila na 89 %, čo by poukazovalo na dôraznejšie vykonávanie činností. Spoločný podnik uznáva, že v prípade výdavkov týkajúcich sa výziev na predkladanie návrhov je potrebné zaviesť ďalšie zlepšenia, aby spoločný podnik mohol včas uzavrieť väčší počet správ a dosiahnuť celkovo vyšší objem platobných rozpočtových prostriedkov (2). V prípade posledných výziev spoločný podnik vo všeobecnosti zaznamenal klesajúci trend, a to vďaka tomu, že sa neustále usiloval zlepšovať pracovné postupy a procesy za účelom skrátenia času do udelenia grantu. Priemerný čas od uverejnenia výzvy na predkladanie návrhov SP1-JTI-CS-2012-01, ku ktorému došlo 13. januára 2012, do podpísania dohody o grante predstavoval v skutočnosti 278 dní (9,1 mesiaca).

16.

Zamestnanci z útvaru financií spoločného podniku Clean Sky sa medzitým - a ešte pred vypracovaním konečnej účtovnej závierky za rok 2012 - zaoberali dvomi obmedzeniami nástroja GMT, na ktoré upozornil Dvor audítorov. Týkali sa informácií o úpravách výkazov nákladov a zaznamenania čiastočných platieb. Obidve záležitosti boli integrované do nástroja a momentálne fungujú v rámci neho.

V záujme ďalšieho zlepšenia podpory, ktorú systém ponúka, spoločný podnik v súčasnosti testuje novú funkciu. Tá umožňuje zaregistrovať a sledovať zaznamenanie vecných príspevkov členov. Očakáva sa, že táto funkcia bude fungovať do konca roku 2013.

17.

S ohľadom na výnimky vzťahujúce sa na dva výkazy nákladov za rok 2010, ktoré zaznamenali audítori pripravujúci osvedčenia finančných výkazov (CFS) a ktoré revidoval Dvor audítor, spoločný podnik počas procesu validácie v roku 2011 podnikol niekoľko krokov, aby objasnil uvedené záležitosti a mohol náležite reagovať na obmedzenia rozsahu predložené v CFS, pričom došlo k zmrazeniu súvisiacich kategórií nákladov zamestnancov a nepriamych nákladov.

V jednom z prípadov, ktoré uviedol Dvor audítorov, CFS o následnom výkaze nákladov (2011) pre daného príjemcu predložili tí istí audítori, čo poskytlo spoločnému podniku primeranú istotu o oprávnenosti nákladov nárokovaných aj za predchádzajúce obdobie (2010). Spoločný podnik teda vyplatil nedoriešené súvisiace náklady.

V druhom prípade zaznamenanom Dvorom audítorov, v prípade ktorého sa v CFS uvádzalo, že chýbajú dôkazy týkajúce sa osobných nákladov (chýbajúce pracovné zmluvy), ktoré však aj tak bolo nakoniec validované spoločným podnikom, audítor spoločného podniku vykonávajúci následný audit neskôr dospel k záveru, že alternatívny dôkaz predložený príjemcom poskytol dostatočné uistenie o tom, aby sa súvisiace náklady mohli považovať za oprávnené.

V záujme lepšieho objasnenia konkrétnych a opakujúcich sa problémov týkajúcich sa výkazov nákladov (napr. alternatívne dôkazy namiesto pracovných zmlúv) v radoch príjemcov, zamestnancov z útvaru financií spoločného podniku a externých audítorov spoločný podnik začal vypracúvať vykonávacie predpisy (formálne rozhodnutia manažmentu), v ktorých sa stanovili minimálne požiadavky na oprávnenosť nákladov.

Okrem riešenia konkrétnych individuálnych problémov si je spoločný podnik vedomý všeobecnej potreby zlepšiť kvalitu a jasnosť niektorých CFS. Podobne ako v predchádzajúcich rokoch zorganizoval pracovný seminár určený všetkým príjemcom a v roku 2013 aj audítorom CFS. Chcel tým zaistiť, aby všetci aktéri pochopili a uplatňovali potrebné postupy.

18.

Spoločný podnik uznáva, že kroky smerujúce k prijatiu výkazov nákladov neboli vždy náležite formalizované a dôkazy neboli vždy uvedené v spise.

Pokiaľ ide o správy o technickom schválení činností partnerov, spoločný podnik už disponuje rovnakou úrovňou prístupu k elektronickému schváleniu pracovného postupu ako útvary Komisie. To pomôže projektovým zamestnancom spoločného podniku lepšie zdokumentovať ich technické schválenie.

Pokiaľ ide o prípad, na ktorý poukázal Dvor audítorov, obidve funkcie boli výnimočne zaradené do právomoci vedúceho administratívy a financií. V súlade s rozhodnutím výkonného riaditeľa ten v danom období pôsobil ako zástupca výkonného riaditeľa, ktorý bol na dovolenke. Keďže spoločný podnik tvorí malý tím zamestnancov, takáto situácia môže výnimočne nastať počas čerpania dovolenky mnohých aktérov. V poslednom štvrťroku daného roku sa spoločnému podniku podarilo v plnej miere predísť takejto situácii, a to aj v prípade neprítomnosti.

V spojitosti s podávaním správ vzťahujúcich sa na dohody o grantoch s partnermi (GAPs) sa spoločnému podniku medzitým podarilo vytvoriť dôsledný proces monitorovania. V rámci uvedeného procesu sa príjemcom pravidelne pripomínali ich povinnosti súvisiace s podávaním správ. V prípade závažného neplnenia povinností týkajúcich sa požadovaného podávania správ budú po týchto upozorneniach nasledovať nevyhnutné právne upozornenia.

19.

V nadväznosti na odporúčania vydané účtovníkom v správe za rok 2012 sa prijali zodpovedajúce opatrenia. Funkcie nástroja na riadenie grantov (GMT) sa ďalej rozvíjali (pozri bod 16) a spoločný podnik v auguste 2013 pristúpil k ďalšej validácii nových funkcií. Vykonala sa fyzická inventúra nábytku. Spoločný podnik Clean Sky využíva databázu Datawarehouse na podávanie správ o plnení rozpočtu.

20.

Vnútorný audítor aktualizoval strategický plán auditu na rok 2013, pričom vzal do úvahy, že audity na potvrdenie spoľahlivosti neboli vykonané v rokoch 2011 a 2012. Hoci sa úlohy spojené s auditom na potvrdenie spoľahlivosti v roku 2012 nedokončili podľa plánu, činnosť vnútorného audítora sa zamerala aj na potenciálne riziká spojené s vnútornou kontrolou, a to tak, že poskytoval rozsiahle konzultačné služby a priamu podporu riadeniu. V nadväznosti na komplexné hodnotenie rizík, vnútorný audítor vypracoval pre manažment spoločného podniku opatrenia na zníženie rizík na účely zintenzívnenia vnútorných kontrol vo všetkých procesoch týkajúcich sa hlavných činností.

21.

V súvislosti s auditom útvaru IAS, ktorý sa týkal procesu ročného plánovania grantov, spoločný podnik schválil opatrenia na zmiernenie pripomienok zo strany audítorov. Realizácia týchto opatrení momentálne prebieha a útvar IAS ich v primeranom časovom rámci zhodnotí.

22.

Plánuje sa, že spoločný podnik Clean Sky sa od roku 2014 premení na nové verejno-súkromné partnerstvo (public-private partnership), ktoré bude mať odlišný regulačný rámec vrátane revidovaných rozpočtových pravidiel. Už nedôjde teda k zmene existujúcich rozpočtových pravidiel spoločného podniku, keďže budú platiť len do konca roku 2013. Očakávame, že vzorové nariadenie o rozpočtových pravidlách pre subjekty verejno-súkromného partnerstva podľa článku 209 rozpočtových pravidiel Komisie, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet, nadobudne účinnosť od januára 2014. To vytvorí základ pre vypracovanie rozpočtových pravidiel spoločného podniku.

Nezávisle od toho, spoločný podnik prakticky od roku 2011 uplatňuje ustanovenia platného rámcového nariadenia o právomociach vnútorného audítora Komisie.

25.

Spoločný podnik zintenzívni monitorovanie podávania správ, ktoré sa týkajú využívania a uplatnenia výsledkov projektov/nových poznatkov a rozširovania činností v záujme dosiahnutia súladu s článkom 7 rozhodnutia č. 1982/2006/ES a s pravidlami spoločného podniku, ktoré sa týkajú dohôd o grantoch s členmi (GAM) a dohôd o grantoch s partnermi (GAP). Spoločný podnik požiada o predloženie osobitných správ v súvislosti s ochranou práv duševného vlastníctva, využívaním, uplatňovaním a šírením výsledkov v rámci programov a projektov ITD (integrovaných technologických demonštrátorov, ITD). Chce tým zabezpečiť, aby sa plnili povinnosti súvisiace s podávaním správ, resp. aby vďaka podávaniu takýchto správ disponoval primeraným množstvom informácií.

S ohľadom na dosiahnutie súladu s článkom 27 nariadenia (ES) č. 1906/2006 treba poznamenať, že podľa preambuly 26 sa rozsah nariadenia nevzťahuje na spoločné podniky. Spoločný podnik Clean Sky však súhlasí s cieľmi uvedenými v článku 27 a bude monitorovať realizáciu plánu na využívanie a šírenie nových poznatkov.