Streda 11. mája 2011
Medziinštitucionálna dohoda medzi Európskym parlamentom a Komisiou o spoločnom registri transparentnosti

Rozhodnutie Európskeho parlamentu z 11. mája 2011 o uzavretí medziinštitucionálnej dohody medzi Európskym parlamentom a Komisiou o spoločnom registri transparentnosti (2010/2291(ACI))

Streda 11. mája 2011
PRÍLOHA

DOHODA MEDZI EURÓPSKYM PARLAMENTOM A EURÓPSKOU KOMISIOU O ZRIADENÍ REGISTRA TRANSPARENTNOSTI PRE ORGANIZÁCIE A SAMOSTATNE ZÁROBKOVO ČINNÉ OSOBY, KTORÉ SA PODIEĽAJÚ NA TVORBE A VYKONÁVANÍ POLITIKY EURÓPSKEJ ÚNIE

Európsky parlament a Európska komisia (ďalej len „strany tejto dohody“),

so zreteľom na Zmluvu o Európskej únii, najmä na jej článok 11 ods. 1 a 2, Zmluvu o fungovaní Európskej únie, najmä na jej článok 295, a Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu (ďalej spoločne len „zmluvy“),

keďže tvorcovia európskej politiky nie sú pri svojej činnosti izolovaní od občianskej spoločnosti, ale vedú otvorený, transparentný a pravidelný dialóg so zastupujúcimi združeniami a občianskou spoločnosťou,

DOHODLI SA NA TOMTO:

I. Zriadenie registra transparentnosti

V súlade so svojim záväzkom usilovať o transparentnosť sa strany tejto dohody dohodli na zriadení a prevádzkovaní spoločného „registra transparentnosti“ (ďalej len „register“), ktorý bude slúžiť na registráciu a monitorovanie organizácií a samostatne zárobkovo činných osôb, ktoré sa podieľajú na tvorbe a vykonávaní politiky Únie.

II. Zásady registra

Zriadenie a prevádzka registra vychádza z existujúcich registračných systémov, ktoré Európsky parlament vytvoril a uviedol do činnosti v roku 1996 a Európska komisia v júni 2008, doplnených o výsledky práce príslušnej spoločnej pracovnej skupiny Európskeho parlamentu a Európskej komisie, a tiež o úpravy vychádzajúce zo skúseností a príspevkov zainteresovaných strán, ktoré boli uvedené v oznámení Európskej komisie z 28. októbra 2009 s názvom Európska iniciatíva za transparentnosť: rok existencie registra zástupcov záujmových skupín (1). Týmto prístupom nie sú ovplyvnené ani dotknuté ciele Európskeho parlamentu, ktoré vyjadril vo svojom uznesení z 8. mája 2008 o vytvorení rámca pre činnosť zástupcov záujmových skupín (lobistov) v inštitúciách Európskej únie (2).

3.	Zriadenie a prevádzka registra musí dodržiavať všeobecné zásady práva Únie vrátane zásad proporcionality a nediskriminácie.

4.	Zriadenie a prevádzka registra musí dodržiavať práva poslancov Európskeho parlamentu na vykonávanie poslaneckého mandátu bez akéhokoľvek obmedzenia a nesmie byť prekážkou pre prístup voličov poslancov do priestorov Európskeho parlamentu.

5.	Zriadenie a prevádzka registra nesmie zasahovať do právomocí alebo výsad strán tejto dohody, ani ovplyvňovať ich organizačné právomoci.

6.	Strany tejto dohody sa musia usilovať o to, aby zaobchádzali so všetkými subjektmi, ktoré sa zaoberajú podobnými činnosťami, podobne, a aby umožnili rovnaké podmienky pre registráciu organizácií a samostatne zárobkovo činných osôb, ktoré sa podieľajú na tvorbe a vykonávaní politiky Únie.

III. Štruktúra registra

súbor usmernení týkajúcich sa:

—	rozsahu pôsobnosti registra, činností spadajúcich do jeho pôsobnosti a výnimiek;

—	oddielov sprístupnených na registráciu (príloha 1);

—	informácií vyžadovaných od registrujúcich sa vrátane požiadaviek na poskytovanie finančných informácií (príloha 2);

b)	kódex správania (príloha 3);

c)	mechanizmus na predkladanie sťažností a opatrenia uplatňované v prípade porušenia kódexu správania vrátane postupu vyšetrovania a vybavovania sťažností (príloha 4).

IV. Rozsah pôsobnosti registra

Zahrnuté činnosti

Rozsah pôsobnosti registra zahŕňa všetky činnosti okrem tých, ktoré sú vylúčené v časti IV, vykonávané s cieľom priamo alebo nepriamo ovplyvňovať tvorbu alebo vykonávanie politík a rozhodovacie procesy inštitúcií Únie, bez ohľadu na použitý komunikačný kanál alebo médium, a to napríklad outsourcing, médiá, zmluvy s profesionálnymi sprostredkovateľmi, think tanky, platformy, fóra, kampane a iniciatívy zdola. Tieto činnosti zahŕňajú okrem iného kontakty s členmi, úradníkmi alebo inými zamestnancami inštitúcií Únie, prípravu, rozširovanie a rozosielanie listov, informačných materiálov alebo dokumentov na diskusiu a dokumentov uvádzajúcich stanovisko, a organizovanie podujatí, stretnutí alebo propagačných aktivít a spoločenských akcií alebo konferencií, na ktoré sú členom, úradníkom alebo iným zamestnancom inštitúcií Únie rozosielané pozvánky. Zahrnuté sú taktiež dobrovoľné príspevky a účasť na formálnych konzultáciách o plánovaných legislatívnych alebo iných právnych aktoch Únie a iné otvorené konzultácie.

9.	Od všetkých organizácií a samostatne zárobkovo činných osôb, ktoré sa zaoberajú činnosťami spadajúcimi do rozsahu pôsobnosti registra, sa bez ohľadu na ich právny štatút očakáva, že sa zaregistrujú (3).

Vylúčené činnosti

10.

Z rozsahu pôsobnosti registra sú vylúčené tieto činnosti:

činnosti týkajúce sa poskytovania právneho a iného odborného poradenstva, ak súvisia s výkonom základného práva klienta na spravodlivý proces vrátane práva na obhajobu v správnom konaní, a to napríklad činnosti právnikov či iných odborníkov zainteresovaných v uvedených procesoch. Do rozsahu pôsobnosti registra nepatria tieto činnosti (bez ohľadu na skutočne zainteresované strany): poradenská činnosť a kontakty s orgánmi verejnej moci s cieľom poskytovať klientom lepšie informácie o všeobecnej právnej situácii alebo o ich konkrétnej právnej situácii, alebo radiť klientom o tom, či určitý právny alebo administratívny krok je vhodný alebo prípustný v rámci platného práva; poradenstvo poskytované klientom s cieľom pomôcť im zaručiť, že ich činnosť je v súlade so zákonom; zastupovanie v súvislosti so zmierovacím konaním alebo mediáciou, ktorých zámerom je predísť tomu, aby sa spor dostal pred súdny alebo správny orgán. Vzťahuje sa to na všetky odvetvia podnikania v Únii a nie je to obmedzené na určité špecifické postupy (hospodárska súťaž). Ak je niektorá spoločnosť a jej poradcovia zapojená ako strana do konkrétneho právneho alebo správneho prípadu alebo konania, každá činnosť priamo s tým súvisiaca, ktorá nie je zameraná na zmenu súčasného právneho rámca, nespadá do rozsahu pôsobnosti registra;

b)	činnosti sociálnych partnerov ako účastníkov sociálneho dialógu (odbory, združenia zamestnávateľov atď.), ak vykonávajú úlohy, ktorú im zverujú zmluvy. Toto platí podobne aj v prípade akéhokoľvek subjektu, ktorému je osobitne v zmluvách priznaná inštitucionálna úloha;

činnosti v reakcii na priamu a individuálnu žiadosť inštitúcií Únie alebo poslancov Európskeho parlamentu, ako napríklad ad hoc alebo pravidelné žiadosti o faktické informácie, údaje a odbornú konzultáciu, a/alebo individualizované pozvánky na účasť na verejných vypočutiach alebo na práci poradných výborov alebo na iných podobných fórach.

Osobitné ustanovenia

11.	Registrácia v registri sa nevzťahuje na cirkvi a náboženské spoločenstvá. Od ich reprezentačných kancelárií alebo právnych subjektov, kancelárií a sietí vytvorených na to, aby ich zastupovali pri jednaniach s inštitúciami Únie, a tiež od ich združení sa však očakáva, že sa zaregistrujú.

12.	Registrácia v registri sa nevzťahuje na politické strany. Od všetkých organizácií, ktoré politické strany založia alebo podporujú a ktoré sa zaoberajú činnosťami spadajúcimi do rozsahu pôsobnosti registra, sa však očakáva, že sa zaregistrujú.

13.	Registrácia v registri sa nevzťahuje na miestne, regionálne a samosprávne orgány. Od ich reprezentačných kancelárií alebo právnych subjektov, kancelárií a sietí vytvorených na to, aby ich zastupovali pri jednaniach s inštitúciami Únie, a tiež od ich združení sa však očakáva, že sa zaregistrujú.

14.

Od sietí, platforiem alebo iných foriem kolektívnej činnosti bez právneho postavenia alebo právnej subjektivity, ktoré však sú de facto zdrojom organizovaného vplyvu a zapájajú sa do činností patriacich do rozsahu pôsobnosti registra, sa očakáva, že sa zaregistrujú. V takomto prípade by mali ich členovia určiť jedného zo svojich radov ako ich kontaktnú osobu zodpovednú za vzťahy so správou registra.

15.	Vo finančnom vyhlásení v registri sa uvádzajú činnosti zamerané na všetky inštitúcie, agentúry a orgány Únie a ich členov, úradníkov a iných zamestnancov. Patria k nim aj činnosti zamerané na orgány členských štátov, ktoré pôsobia na úrovni Únie a sú zapojené do rozhodovacích procesov Únie.

16.	Európske siete, federácie, združenia či platformy sa podnecujú, aby predložili spoločné transparentné usmernenia pre svojich členov, v ktorých budú jasne uvedené činnosti spadajúce do rozsahu pôsobnosti registra. Očakáva sa od nich, že tieto usmernenia zverejnia.

V. Pravidlá vzťahujúce sa na registrujúcich sa

17.

Registráciou dotknuté organizácie a fyzické osoby:

—	súhlasia s tým, že informácie, ktoré uvádzajú na zapísanie do registra, sú verejné;

—	súhlasia s tým, že budú konať v súlade s kódexom správania, a v prípade potreby predložia text akéhokoľvek profesionálneho kódexu správania, ktorým sú viazaní;

—	ručia za to, že informácie poskytnuté na zapísanie do registra sú správne;

—	prijímajú, že všetky sťažnosti vznesené proti nim budú vybavené podľa pravidiel kódexu správania spojeného s registrom;

—	súhlasia s tým, že podliehajú akýmkoľvek opatreniam uplatňovaným v prípade porušenia kódexu správania, a uznávajú, že v prípade nedodržania pravidiel kódexu správania môžu byť voči nim uplatnené opatrenia uvedené v prílohe 4;

—

berú na vedomie, že strany tejto dohody môžu na požiadanie a v súlade s ustanoveniami nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (4) byť povinné zverejniť korešpondenciu a iné dokumenty týkajúce sa činnosti registrujúcich sa.

VI. Opatrenia v prípade porušenia kódexu správania

18.

Porušenie kódexu správania zo strany registrujúcich sa alebo ich zástupcov môže viesť po vykonaní vyšetrovania, v ktorom sa náležite dbá na zásadu proporcionality a právo na obhajobu, k uplatneniu opatrení stanovených v prílohe 4, ako je pozastavenie registrácie alebo výmaz z registra a prípadne odobratie preukazu oprávňujúceho na vstup do Európskeho parlamentu vydaného pre dotknutú osobu, prípadne pre jej organizácie. Rozhodnutie o uplatnení týchto opatrení môže byť uverejnené na internetovej stránke registra.

19.	V prípade podozrenia z porušenia kódexu správania môže ktokoľvek podať sťažnosť odôvodnenú konkrétnymi skutočnosťami v súlade s postupom uvedeným v prílohe 4.

VII. Vykonávanie

20.	Za dohľad nad systémom a za všetky kľúčové prevádzkové aspekty zodpovedajú generálni tajomníci Európskeho parlamentu a Európskej komisie, ktorí po vzájomnej dohode prijmú opatrenia potrebné na vykonávanie tejto dohody.

21.

Na vykonávanie systému zriadia útvary Európskeho parlamentu a Európskej komisie spoločnú operačnú štruktúru s názvom spoločný Sekretariát registra transparentnosti. Ten bude na základe dohody medzi príslušnými útvarmi tvoriť skupina úradníkov z Európskeho parlamentu a Európskej komisie. Činnosť spoločného Sekretariátu registra transparentnosti koordinuje vedúci oddelenia z generálneho sekretariátu Európskej komisie. K jeho úlohám bude patriť vykonávanie opatrení na skvalitnenie obsahu registra.

22.

Vydávanie a kontrolu preukazov oprávňujúcich na dlhodobý vstup do budov Európskeho parlamentu bude aj naďalej vykonávať Európsky parlament. Tieto preukazy budú vydané pre fyzické osoby, ktoré zastupujú organizácie patriace do rozsahu pôsobnosti registra alebo pre ne pracujú, a to len vtedy, ak sa tieto organizácie alebo fyzické osoby zaregistrovali. Z registrácie však nevyplýva automatický nárok na uvedený preukaz.

23.	Aj keď je systém prevádzkovaný spoločne, môžu strany tejto dohody register slobodne a nezávisle využívať na vlastné špecifické účely vrátane poskytovania stimulov, ako je odovzdávanie informácií registrujúcim sa pri začatí verejných konzultácií alebo organizovaní podujatí.

24.	Strany tejto dohody zorganizujú príslušné školenie a projekty internej komunikácie na zvyšovanie povedomia svojich členov a zamestnancov o registri a postupe podávania a vybavovania sťažností.

25.	Strany tejto dohody prijmú primerané externé opatrenia na zvýšenie povedomia o registri a propagáciu jeho používania.

26.	Prostredníctvom užívateľsky prístupného vyhľadávača sa budú na internetovej stránke Europa pravidelne uverejňovať súbory základných štatistík extrahovaných z databázy registra. Verejný obsah tejto databázy bude na požiadanie k dispozícii v elektronickom, strojovo čitateľnom formáte.

27.	Po konzultácii so zainteresovanými stranami predkladajú generálni tajomníci Európskeho parlamentu a Európskej komisie výročnú správu o fungovaní registra zodpovedným podpredsedom Európskeho parlamentu a Európskej komisie.

VIII. Účasť ostatných inštitúcií a orgánov

28.

Európska rada a Rada sa vyzývajú, aby sa pripojili k registru. Ďalšie inštitúcie, orgány a agentúry Únie sa vyzývajú, aby tento systém sami používali ako referenčný nástroj pri svojej vlastnej interakcii s organizáciami a samostatne zárobkovo činnými osobami zapojenými do tvorby a vykonávania politík Únie.

IX. Záverečné ustanovenia

29.

Prechod zo súčasných registrov strán tejto dohody na nový spoločný register sa uskutoční počas dvanásťmesačného prechodného obdobia, počínajúceho odo dňa začatia prevádzky spoločného registra. Organizácie a fyzické osoby registrované v súčasnosti v niektorom z uvedených systémov sa vyzývajú, aby obnovili svoju registráciu v spoločnom systéme.

Po uvedení spoločného registra do prevádzky:

—

budú môcť registrujúci sa zmeniť svoju existujúcu registráciu na registráciu v spoločnom registri k dátumu podľa svojho výberu, najneskôr však ku dňu obnovenia svojej registrácie u Európskej komisie, alebo v prípade subjektov registrovaných Európskym parlamentom najneskôr do konca dvanásťmesačného obdobia od uvedenia do prevádzky;

—	akákoľvek nová registrácia alebo aktualizácia existujúcich údajov budú možné len prostredníctvom spoločného registra.

30.	Najneskôr dva roky po jeho uvedení do prevádzky bude spoločný register predmetom preskúmania.

Príloha 1

Organizácie a samostatne zárobkovo činné osoby, ktoré sa podieľajú na tvorbe a vykonávaní politiky Únie

Oddiely

Charakteristika / poznámky

I. – Profesionálne konzultantské spoločnosti / právnické firmy / samostatne zárobkovo činní konzultanti

Pododdiel

Profesionálne konzultantské spoločnosti

Spoločnosti vykonávajúce na základe zmluvy činnosti v oblasti lobovania, propagácie, verejných vecí a vzťahov s orgánmi verejnej moci.

Pododdiel

Právnické firmy

Právnické firmy vykonávajúce na základe zmluvy činnosti v oblasti lobovania, propagácie, verejných vecí a vzťahov s orgánmi verejnej moci.

Pododdiel

Samostatne zárobkovo činní konzultanti

Samostatne zárobkovo činní konzultanti alebo právnici vykonávajúci na základe zmluvy činnosti v oblasti lobovania, propagácie, verejných vecí a vzťahov s orgánmi verejnej moci.

II. – Firemní („In-house“) lobisti a obchodné / profesijné združenia

Pododdiel

Spoločnosti a skupiny

Spoločnosti alebo skupiny spoločností (s právnym postavením alebo bez neho), ktoré vykonávajú na svoj vlastný účet činnosti v oblasti firemného („in house“) lobingu, propagácie, verejných vecí a vzťahov s orgánmi verejnej moci.

Pododdiel

Obchodné, podnikové a profesijné združenia

Pododdiel

Odborové zväzy

Pododdiel

Iné podobné organizácie

III. – Mimovládne organizácie

Pododdiel

Mimovládne organizácie, platformy, siete a podobné subjekty

Neziskové organizácie (s právnym postavením alebo bez neho) nezávislé od orgánov verejnej moci, politických strán a komerčných organizácií; zahŕňajú nadácie, charitatívne organizácie atď.

IV. – Think tanky, výskumné a akademické inštitúcie

Pododdiel

Think tanky a výskumné inštitúcie

Špecializované think tanky a výskumné inštitúcie, ktoré sa zaoberajú činnosťami a politikami Európskej únie

Pododdiel

Akademické inštitúcie

Inštitúcie, ktorých hlavným cieľom je vzdelávanie, ale ktoré sa zaoberajú činnosťami a politikami Európskej únie.

V. –	Organizácie zastupujúce cirkvi a náboženské spoločenstvá

Pozn.: Registrácia v registri sa nevzťahuje na cirkvi.

Pododdiel

Organizácie zastupujúce cirkvi a náboženské spoločenstvá

Právne subjekty, kancelárie či siete, ktoré sú zriadené na reprezentačné účely.

VI. –

Organizácie zastupujúce miestne, regionálne a samosprávne orgány, iné verejné alebo zmiešané subjekty atď.

Pozn.: Samotných orgánov verejnej moci sa register netýka.

Pododdiel

Miestne, regionálne a samosprávne orgány (na nižšej než národnej úrovni)

Právne subjekty, reprezentačné kancelárie, združenia alebo siete zriadené na zastupovanie miestnych, regionálnych a samosprávnych orgánov (na nižšej než národnej úrovni).

Pododdiel

Iné verejné alebo zmiešané subjekty atď.

Zahŕňajú iné organizácie s verejným alebo zmiešaným (verejné/súkromné) štatútom.

Príloha 2

Informácie požadované od registrujúcich sa

—	Názov (alebo názvy) organizácie, jej adresa, telefónne číslo, email, internetové stránky.

—

a) Totožnosť osoby, ktorá nesie právnu zodpovednosť za organizáciu, a b) meno riaditeľa alebo správcu organizácie, prípadne hlavný kontaktný bod so zreteľom na činnosti spadajúce do rozsahu pôsobnosti registra, mená osôb, pre ktoré bolo požiadané o vydanie preukazov oprávňujúcich na vstup do budov Európskeho parlamentu (5).

—	Počet osôb (členovia, zamestnanci atď.) zapojených do činností patriacich do rozsahu pôsobnosti registra.

—	Ciele / kompetencie – oblasti záujmu – činnosti – krajiny, v ktorých sa vykonávajú činnosti – príslušnosť k sieťam – všeobecné informácie patriace do rozsahu pôsobnosti registra.

—	Prípadne: počet členov (fyzických osôb a organizácií).

Hlavné legislatívne návrhy patriace v predchádzajúcom roku medzi činnosti registrujúcich sa, ktoré patria do oblasti pôsobnosti registra transparentnosti.

Všetky poskytované finančné číselné údaje by mali pokrývať celý rok činnosti a odkazovať na posledný uzavretý finančný rok k dátumu registrácie či jej obnovenia.

Zdvojenie údajov nie je vylúčené. Finančné vyhlásenie predložené profesionálnymi konzultantskými spoločnosťami/právnickými firmami/samostatne zárobkovo činnými konzultantmi o ich klientoch (zoznam a tabuľka) nezbavuje týchto klientov ich povinnosti začleniť tieto zmluvné činnosti do ich vlastného vyhlásenia, aby neboli ich deklarované finančné výdavky podhodnotené.

—

Profesionálne konzultačné spoločnosti / právnické firmy / samostatne zárobkovo činní konzultanti (oddiel I): musia sa uviesť informácie o obrate, ktorý možno pripísať činnostiam spadajúcim do rozsahu pôsobnosti registra, a relatívny význam ich klientov na základe nasledujúcej tabuľky:

Obrat v EUR	Rozpätie v EUR
0 – 499 999	50 000
500 000 – 1 000 000	100 000
> 1 000 000	250 000

—	Firemní („In-house“) lobisti a obchodné / profesijné združenia (oddiel II prílohy 1): musí sa uviesť odhad nákladov na činnosti spadajúce do rozsahu pôsobnosti registra.

—

Mimovládne organizácie, think tanky, výskumné a akademické inštitúcie – organizácie zastupujúce cirkvi a náboženské spoločenstvá – organizácie zastupujúce miestne, regionálne a samosprávne orgány, iné verejné alebo zmiešané subjekty atď. (oddiely III až VI prílohy 1): musí sa uviesť celkový rozpočet spolu s rozpisom hlavných zdrojov financovania.

Dodatočne pre všetkých registrujúcich sa: objem a zdroje financovania prijatého od inštitúcií Únie za posledný uzavretý finančný rok k dátumu registrácie alebo jej obnovenia.

Príloha 3

Kódex správania

V rámci svojich vzťahov s inštitúciami Únie a ich členmi, úradníkmi a ostatnými zamestnancami registrujúci sa:

a)	sa vždy identifikujú svojim menom a názvom subjektu alebo subjektov, pre ktoré pracujú alebo ktoré zastupujú; uvedú svoje záujmy, ciele alebo propagované účely a v prípade potreby uvedú klientov alebo členov, ktorých zastupujú;

b)	nezískavajú ani sa nepokúšajú získavať informácie alebo akékoľvek rozhodnutie nečestným spôsobom alebo s využitím neoprávneného nátlaku či nevhodného správania;

c)	pri rokovaní s tretími stranami nesmú tvrdiť, že majú akýkoľvek formálny vzťah s Úniou ani so žiadnou z jej inštitúcií, a neskresľujú účinok registrácie s cieľom zavádzať tretie strany alebo úradníkov či iných zamestnancov Únie;

d)	zabezpečia, aby informácie, ktoré uvádzajú pri registrácii a následne v rámci svojich činností patriacich do rozsahu pôsobnosti registra, boli podľa ich najlepšieho vedomia a svedomia úplné, aktuálne a pravdivé;

e)	nepredávajú tretím stranám kópie dokumentov získaných od ktorejkoľvek inštitúcie Únie;

f)	nenavádzajú členov inštitúcií Únie, úradníkov alebo iných zamestnancov Únie či asistentov alebo stážistov týchto členov na to, aby konali v rozpore s pravidlami a normami správania, ktoré sa na nich vzťahujú;

g)	ak zamestnávajú bývalých úradníkov alebo iných zamestnancov Únie alebo asistentov či stážistov členov inštitúcií Únie, rešpektujú povinnosť týchto zamestnancov dodržiavať pravidlá a záväzok mlčanlivosti, ktorým podliehajú;

h)	dodržiavajú všetky pravidlá upravujúce práva a povinnosti bývalých poslancov Európskeho parlamentu a členov Európskej komisie;

i)	informujú všetky osoby, ktoré zastupujú, o svojich povinnostiach voči inštitúciám Únie.

Fyzické osoby zastupujúce alebo pracujúce pre subjekty, ktoré sa v Európskom parlamente zaregistrovali na účely vydania preukazu na meno, ktorý je neprenosný na inú osobu a oprávňuje k vstupu do priestorov Európskeho parlamentu:

j)	prísne dodržiavajú ustanovenia článku 9 a prílohy X rokovacieho poriadku Európskeho parlamentu a tiež jeho ustanovenia prílohy I článok 2 druhý odsek;

k)	uistia sa, že každá podpora poskytnutá podľa ustanovení prílohy I článok 2 rokovacieho poriadku Európskeho parlamentu je uvedená v príslušnom registri;

l)	aby sa zabránilo možnému konfliktu záujmov, získajú predbežný súhlas príslušného poslanca alebo poslancov Európskeho parlamentu, pokiaľ ide o zmluvný vzťah s asistentom poslanca alebo o jeho pracovný pomer, a následne tento súhlas zapíšu do registra.

Príloha 4

Postup pri vyšetrovaní sťažností a ich vybavovaní

Sťažnosti možno podávať na internetovej stránke registra vyplnením štandardného formulára. Tento formulár zahŕňa informácie o registrujúcom sa, na ktorého je sťažnosť podaná, meno a kontaktné údaje sťažovateľa a podrobnosti o sťažnosti vrátane dokumentov a ďalších podporných materiálov. Anonymné sťažnosti sa neberú do úvahy.

2.	V sťažnosti sa uvedie, ktoré ustanovenia kódexu správania boli podľa sťažovateľa porušené. So sťažnosťami týkajúcimi sa údajov vložených v registri sa zaobchádza ako s tvrdeniami o porušení podľa písmena d) kódexu správania (6).

3.	Sťažovatelia musia v zásade doplniť svoju sťažnosť dokumentmi a/alebo ďalšími podpornými materiálmi.

Spoločný Sekretariát registra transparentnosti:

a)	overí, či boli predložené dostatočné dôkazy na podporu sťažnosti, či už v podobe dokumentov, ďalších materiálov alebo osobných výpovedí; na to, aby bol dôkaz prípustný, mal by pochádzať v zásade od registrujúceho sa, na ktorého sa sťažnosť podala, alebo z dokumentu tretej strany;

b)	na základe toho overenia rozhodne o prípustnosti sťažnosti;

c)	ak považuje sťažnosť za prípustnú, zaregistruje ju a stanoví lehotu (20 pracovných dní) na prijatie rozhodnutia o tom, či možno sťažnosť považovať za odôvodnenú alebo nie.

5.	Ak je sťažnosť posúdená ako neprípustná, je o tejto skutočnosti sťažovateľ informovaný listom, v ktorom sa uvedú dôvody tohto rozhodnutia. Ak je sťažnosť posúdená ako prípustná, vyšetrí sa v súlade s nižšie uvedeným postupom.

6.	Po zaregistrovaní sťažnosti spoločný Sekretariát registra transparentnosti písomne informuje registrujúceho sa o sťažnosti, ktorá je voči nemu podaná, a o jej obsahu, a vyzve ho, aby do 10 pracovných dní podal vysvetlenie, predložil dôkazy alebo iné prostriedky na svoju obhajobu.

7.	Všetky informácie získané v priebehu vyšetrovania preskúma spoločný Sekretariát registra transparentnosti.

8.	Spoločný Sekretariát registra transparentnosti môže rozhodnúť, že vypočuje registrujúceho sa, na ktorého je sťažnosť podaná, alebo sťažovateľa.

Ak sa má sťažnosť na základe vyšetrovania za nepodloženú, informuje spoločný Sekretariát registra transparentnosti o tomto rozhodnutí obe strany. Ak je sťažnosť potvrdená, registrácia registrujúceho sa môže dočasne pozastaviť s cieľom prijať opatrenia na vyriešenie problému (pozri odseky 11 až 14 nižšie), alebo môžu byť voči nemu uplatnené rôzne opatrenia počnúc dlhodobým pozastavením registrácie až po výmaz z registra a prípadné odobratie preukazu oprávňujúceho na vstup do Európskeho parlamentu (pozri stupne 6 a 7 nižšie).

10.	V prípade porušenia kódexu správania môžu byť uplatnené rôzne opatrenia, počnúc dočasným pozastavením registrácie až po výmaz z registra (pozri tabuľku nižšie).

11.

Ak sa zistí, že v registri sú uvedené chybné alebo neúplné údaje, je dotknutý registrujúci sa vyzvaný na opravu týchto údajov, a to v lehote ôsmich týždňov, počas ktorých je jeho registrácia pozastavená. Počas plynutia tejto lehoty sa prípadné preukazy oprávňujúce na vstup do Európskeho parlamentu neodoberú.

12.	Ak registrujúci sa opraví údaje v lehote ôsmich týždňov stanovenej v odseku 11, jeho registrácia sa obnoví. Ak registrujúci sa nekoná v lehote ôsmich týždňov stanovenej v odseku 11, môže sa voči nemu uplatniť niektoré z opatrení.

13.	Ak požiada registrujúci sa o predĺženie lehoty na opravu údajov v súlade s odsekom 11 a dostatočne svoju žiadosť odôvodní, môže byť doba, počas ktorej je jeho registrácia pozastavená, predĺžené.

14.	V prípade porušenia kódexu správania z iných dôvodov sa registrácia registrujúceho sa pozastavuje na obdobie ôsmich týždňov, počas ktorých Európsky parlament a Európska komisia prijmú konečné rozhodnutie o opatrení či opatreniach, ktoré sa prípadne uplatnia.

15.	Akékoľvek rozhodnutie o výmaze registrujúceho sa z registra zahŕňa aj zákaz ďalšej registrácie po dobu jedného alebo dvoch rokov.

16.

Návrh rozhodnutia o opatrení, ktoré sa má uplatniť, pripravia spoločne príslušné útvary Európskeho parlamentu a Európskej komisie a postúpia ho generálnym tajomníkom oboch týchto inštitúcií na konečné rozhodnutie. O tomto kroku sú informovaní príslušní podpredsedovia Európskeho parlamentu a Európskej komisie.

17.	Spoločný Sekretariát registra transparentnosti okamžite informuje obe strany (sťažovateľa a registrujúceho sa, na ktorého sa podala sťažnosť) o opatrení, o ktorom bolo rozhodnuté, a vykoná ho.

18.

Ak rozhodnutie o výmaze z registra zahŕňa aj odobratie preukazov oprávňujúcich na vstup do Európskeho parlamentu, postúpi ho generálny tajomník Európskeho parlamentu príslušnému kvestorovi, ktorý je následne vyzvaný, aby schválil odobratie týchto preukazov, ktorých držiteľom je dotknutá organizácia alebo fyzická osoba.

19.	Registrujúci sa je vyzvaný na vrátenie všetkých alebo niektorých preukazov oprávňujúcich na vstup do Európskeho parlamentu do 15 dní.

Tabuľka opatrení, ktoré je možné uplatniť v prípade porušenia kódexu správania

Druh porušenia

Opatrenie

Uvedenie opatrenia v registri

Odobratie preukazu oprávňujúceho na vstup do Európskeho parlamentu

Neúmyselné okamžite napravené porušenie

Písomné oznámenie priznávajúce predmetné skutočnosti a spôsob ich nápravy

Nie

Úmyselné porušenie kódexu, ktoré si vyžaduje zmenu správania alebo opravu údajov v registri v stanovenej lehote

Dočasné pozastavenie registrácie až na šesť mesiacov alebo do vykonania požadovanej nápravy v stanovenej lehote

Áno, počas obdobia pozastavenia registrácie

Nie

Pretrvávajúce porušenie kódexu

—	bez zmeny správania

—	bez opravy údajov v stanovenej lehote

Výmaz z registra na jeden rok

Áno

Závažné, úmyselné porušenie kódexu

Výmaz z registra na dva roky

Áno

(1) KOM(2009)0612.

(2) Ú. v. EÚ C 271 E, 12.11.2009, s. 48.

(3) Neočakáva sa, že sa zaregistrujú vlády členských štátov, vlády tretích krajín, medzinárodné medzivládne organizácie ani ich diplomatické misie.

(4) Ú. v. ES L 145, 31.5.2001, s. 43.

(5) Registrujúci sa budú požiadaní o poskytnutie týchto informácií na konci registračného procesu na predloženie Európskemu parlamentu. Mená osôb, ktorým boli pridelené preukazy oprávňujúce na vstup, budú potom automaticky vložené do systému na základe aktualizácie Európskeho parlamentu a informácií po rozhodnutí Európskeho parlamentu o udelení preukazov. Z registrácie nevyplýva automatický nárok na preukaz oprávňujúci na vstup do Európskeho parlamentu.

(6) Písmeno d) vyžaduje, aby registrujúci sa vo svojich vzťahoch s inštitúciami Únie a ich členmi, úradníkmi a inými zamestnancami „zabezpečili, aby informácie, ktoré uvádzajú pri registrácii a následne v rámci svojich činností patriacich do rozsahu pôsobnosti registra, boli podľa ich najlepšieho vedomia a svedomia úplné, aktuálne a pravdivé“.