(1)

Európska environmentálna agentúra (ďalej len „agentúra“) je splnomocnená vykonávať administratívne vyšetrovania, úkony pred začatím disciplinárneho konania, disciplinárne konania a konania o pozastavení výkonu funkcie v súlade so Služobným poriadkom úradníkov Európskej únie a Podmienkami zamestnávania ostatných zamestnancov Európskej únie stanovenými v nariadení Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (ďalej len „služobný poriadok“) (3), a v súlade s rozhodnutím predstavenstva EEA z 15. februára 2013 o vykonávaní administratívnych vyšetrovaní a disciplinárnych konaní. Ak je to potrebné, informuje o prípadoch aj OLAF.

(2)

Zamestnanci agentúry sú povinní nahlasovať možné nelegálne činnosti vrátane podvodov a korupcie, ktoré poškodzujú záujmy Únie. Zamestnanci sú povinní oznamovať aj konanie týkajúce sa výkonu služobných povinností, ktoré môže predstavovať vážne porušenie povinností úradníkov Únie. Upravuje sa to rozhodnutím predstavenstva EEA o usmerneniach týkajúcich sa oznamovania protispoločenskej činnosti z 24. apríla 2018 (rozhodnutie EEA/MB/2018/011).

(3)

Agentúra zaviedla politiku na účinné predchádzanie skutočným alebo potenciálnym prípadom psychického alebo sexuálneho obťažovania na pracovisku a ich riešenie, ako sa stanovuje v rozhodnutí jej predstavenstva z 13. júna 2017 o politike EEA na ochranu ľudskej dôstojnosti a predchádzanie psychickému a sexuálnemu obťažovaniu (rozhodnutie EEA/MB/2017/011). V uvedenom rozhodnutí sa stanovuje neformálny postup, v rámci ktorého sa údajná obeť obťažovania môže obrátiť na „dôverných“ poradcov agentúry.

(4)

Činnosť agentúry podlieha vnútorným aj vonkajším auditom.

(5)

V súvislosti s takýmito administratívnymi vyšetrovaniami, auditmi a vyšetrovaniami agentúra spolupracuje s inými inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie.

(6)

Agentúra môže na požiadanie alebo z vlastnej iniciatívy spolupracovať s vnútroštátnymi orgánmi tretích krajín a medzinárodnými organizáciami.

(7)

Agentúra môže takisto na požiadanie alebo z vlastnej iniciatívy spolupracovať so subjektmi verejného sektora členských štátov EÚ.

(8)

Agentúra sa zúčastňuje na konaniach pred Súdnym dvorom Európskej únie, v prípade, že buď predloží vec Súdnemu dvoru, obhajuje rozhodnutie, ktoré prijal a ktoré bolo pred Súdnym dvorom napadnuté, alebo zasahuje vo veciach, ktoré sú pre jeho úlohy relevantné. V tejto súvislosti môže agentúra potrebovať zachovať dôvernosť osobných údajov obsiahnutých v dokumentoch, ktoré získali účastníci konania alebo vedľajší účastníci konania.

(9)

Na plnenie svojich úloh agentúra zhromažďuje a spracúva informácie a niekoľko kategórií osobných údajov vrátane identifikačných údajov fyzických osôb, kontaktných informácií, profesionálnych rolí a úloh, informácií o súkromnom a profesionálnom správaní a výkonnosti a finančných údajov. Agentúra vykonáva úlohu prevádzkovateľa údajov.

(10)

Podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 (ďalej len „nariadenie“) je preto agentúra povinná poskytnúť dotknutým osobám informácie o takýchto spracovateľských činnostiach a rešpektovať ich práva ako dotknutých osôb.

(11)

Od agentúry sa môže vyžadovať, aby tieto práva zosúladila s cieľmi administratívnych vyšetrovaní, auditov, vyšetrovaní a súdnych konaní. Okrem toho môže byť potrebné vyvážiť práva dotknutej osoby a základné práva a slobody iných dotknutých osôb. Na tento účel sa v článku 25 nariadenia poskytuje agentúre možnosť, s výhradou splnenia prísnych podmienok, obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 22, článkov 35 a 36, ako aj článku 4 nariadenia, pokiaľ jeho ustanovenia zodpovedajú právam a povinnostiam stanoveným v článkoch 14 až 20. Pokiaľ nie sú obmedzenia ustanovené v právnom akte prijatom na základe zmlúv, je potrebné prijať interné predpisy, podľa ktorých má agentúra právo tieto práva obmedziť.

(12)

Agentúra by mohla napríklad potrebovať obmedziť informácie, ktoré poskytuje dotknutej osobe o spracúvaní jej osobných údajov vo fáze predbežného posúdenia administratívneho vyšetrovania alebo počas samotného vyšetrovania, pred možným odmietnutím prípadu alebo vo fáze pred začatím disciplinárneho konania. Za určitých okolností môže poskytnutie takýchto informácií vážne ovplyvniť schopnosť agentúry účinne viesť vyšetrovanie, a to napríklad keď existuje riziko, že dotknutá osoba by mohla zničiť dôkazy alebo ovplyvniť možných svedkov pred ich vypočutím. Agentúra by mohla takisto potrebovať chrániť práva a slobody svedkov, ako aj práva a slobody iných zúčastnených osôb.

(13)

Môže byť potrebné chrániť anonymnosť svedka alebo oznamovateľa protispoločenskej činnosti, ktorý požiadal o utajenie svojej identity. V takomto prípade sa agentúra môže rozhodnúť obmedziť prístup k identifikačným údajom, vyhláseniam alebo iným osobným údajom takýchto osôb s cieľom chrániť ich práva a slobody.

(14)

Môže byť potrebné chrániť dôverné informácie týkajúce sa zamestnanca, ktorý kontaktoval dôverných poradcov agentúry v kontexte postupu riešenia prípadu obťažovania. V takýchto prípadoch agentúra môže potrebovať obmedziť prístup k identifikačným údajom, vyhláseniam alebo iným osobným údajom údajnej obete, údajného obťažovateľa a iných dotknutých osôb s cieľom chrániť práva a slobody všetkých dotknutých osôb.

(15)

Agentúra by mala uplatniť obmedzenia len vtedy, ak rešpektujú podstatu základných práv a slobôd, sú nevyhnutne potrebné a sú primeraným opatrením v demokratickej spoločnosti. Agentúra by mala poskytovať dôvody vysvetľujúce odôvodnenie uloženia takýchto obmedzení.

(16)

V rámci uplatňovania zásady zodpovednosti by agentúra mala uchovávať záznamy o uplatňovaní obmedzení.

(17)

Pri spracúvaní osobných údajov vymieňaných s inými organizáciami v kontexte svojich úloh by agentúra a tieto organizácie navzájom mali konzultovať možné dôvody na uloženie obmedzení a nevyhnutnosť a primeranosť týchto obmedzení, pokiaľ sa tým neohrozia činnosti vykonávané agentúrou.

(18)

V článku 25 ods. 6 nariadenia sa ukladá prevádzkovateľovi povinnosť informovať dotknuté osoby o hlavných dôvodoch, na základe ktorých sa obmedzenie uplatňuje, a o ich práve podať sťažnosť EDPS.

(19)

V súlade s článkom 25 ods. 8 nariadenia je agentúra oprávnená odložiť poskytnutie informácií o dôvodoch uplatnenia obmedzenia dotknutej osobe, môže od neho upustiť alebo ho môže zamietnuť, ak by sa poskytnutím informácií zrušil účinok tohto obmedzenia. Agentúra by v jednotlivých prípadoch mala posudzovať, či by sa oznámením o uplatňovaní obmedzenia zrušil jeho účinok.

(20)

Agentúra by mala obmedzenie zrušiť, hneď ako podmienky odôvodňujúce jeho uplatňovanie prestanú platiť, a tieto podmienky pravidelne posudzuje.

(21)

Na účely zabezpečenia čo možno najväčšej miery ochrany práv a slobôd dotknutých osôb a v súlade s článkom 44 ods. 1 nariadenia by zodpovedná osoba mala byť včas konzultovaná o všetkých obmedzeniach, ktoré sa môžu uplatňovať a malo by sa overiť dodržiavanie ich súladu s týmto rozhodnutím.

(22)

V článku 16 ods. 5 a článku 17 ods. 4 nariadenia sa stanovujú výnimky z práva dotknutých osôb na informácie a práva na prístup. Ak sa tieto výnimky uplatňujú, agentúra nemusí uplatňovať obmedzenie podľa tohto rozhodnutia.