ROZHODNUTIE KOMISIE (EÚ) 2018/1996

zo 14. decembra 2018,

ktorým sa stanovujú interné predpisy týkajúce sa poskytovania informácií dotknutým osobám a obmedzenia niektorých ich práv v súvislosti so spracúvaním osobných údajov na účely prešetrovaní na ochranu obchodu a prešetrovaní v oblasti obchodnej politiky

EURÓPSKA KOMISIA,

so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie, a najmä na jej článok 249 ods. 1,

keďže:

(1)	Komisia vykonáva obchodnú politiku Únie v rámci svojho mandátu podľa nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2015/478 (1), (EÚ) 2015/755 (2), (EÚ) 2016/1036 (3) a (EÚ) 2016/1037 (4).

(2)

K spracúvaniu osobných údajov v zmysle článku 3 ods. 1 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 (5) nevyhnutne dochádza najmä v priebehu prešetrovaní na ochranu obchodu. Komisia zhromažďuje informácie relevantné pre prešetrovanie vrátane osobných údajov. S výhradou požiadavky chrániť dôverné informácie by sa všetky informácie poskytnuté ktoroukoľvek stranou prešetrovania mali bezodkladne sprístupniť iným zainteresovaným stranám, ktoré sa zúčastňujú na prešetrovaní, a to formou prístupu k spisu, ktorý nemá dôverný charakter. Tento prenos údajov je potrebný a z právneho hľadiska nevyhnutný na obranu právnych nárokov zainteresovaných strán. Za úlohy Komisie v oblasti obchodnej politiky a ochrany obchodu primárne zodpovedá Generálne riaditeľstvo pre obchod („GR pre obchod“), ktorého organizačné jednotky konajú ako prevádzkovateľ.

(3)

Osobné údaje spracúvané Komisiou zahŕňajú napríklad identifikačné údaje, kontaktné údaje, profesijné údaje a údaje súvisiace či uvedené v súvislosti s predmetom prešetrovania. Osobné údaje sa uchovávajú v zabezpečenom elektronickom prostredí s cieľom zabrániť nezákonnému prístupu osôb alebo nezákonnému prenosu údajov osobám mimo Komisie. Určité osobné údaje sa môžu vložiť do osobitného elektronického prostredia s možnosťou prístupu pre regulovaný počet strán zainteresovaných na prešetrovaní. Osobné údaje sa až do konca prešetrovania uchovávajú v útvaroch Komisie zodpovedných za prešetrovanie. Obdobie uchovávania údajov na administratívne účely je päť rokov a začína plynúť od ukončenia prešetrovania. Na konci obdobia uchovávania údajov sa informácie súvisiace s daným prípadom vrátane osobných údajov prenášajú do historického archívu Komisie (6).

(4)

Komisia má pri vykonávaní svojich úloh povinnosť v súvislosti so spracúvaním osobných údajov dodržiavať práva fyzických osôb, ktoré sú uznané v článku 8 ods. 1 Charty základných práv Európskej únie a v článku 16 ods. 1 zmluvy, ako aj práva stanovené v nariadení (EÚ) 2018/1725. Komisia je zároveň povinná dodržiavať prísne pravidlá ochrany dôvernosti informácií stanovené v článku 19 nariadenia (EÚ) 2016/1036, článku 29 nariadenia (EÚ) 2016/1037, článku 8 nariadenia (EÚ) 2015/478 a v článku 5 nariadenia (EÚ) 2015/755.

(5)

Za určitých okolností je nutné zosúladiť práva dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 s potrebou účinnosti pri prešetrovaniach, ako aj s úplným dodržiavaním základných práv a slobôd iných dotknutých osôb. Na tento účel článok 25 ods. 1 písm. c), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725 umožňuje Komisii obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 17 a článkov 19, 20 a 35 spolu so zásadou transparentnosti stanovenou v článku 4 ods. 1 písm. a), pokiaľ jeho ustanovenia zodpovedajú právam a povinnostiam stanoveným v článkoch 14 až 17 a článkoch 19, 20 a 35 uvedeného nariadenia.

(6)

Na to, aby sa zabezpečila účinnosť prešetrovaní na ochranu obchodu a súčasne sa rešpektovali normy ochrany osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, ktorým sa nahradilo nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (7), je potrebné prijať interné predpisy, na základe ktorých môže Komisia obmedziť práva dotknutých osôb v súlade s článkom 25 ods. 1 písm. c), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725.

(7)

Preto je potrebné zaviesť interné predpisy, ktoré by sa mali vzťahovať na všetky operácie spracúvania údajov, ktoré vykonáva Komisia, keď si plní svoju prešetrovaciu funkciu v oblasti ochrany obchodu. Takéto pravidlá by sa mali uplatňovať na operácie spracúvania údajov vykonávané pred začatím prešetrovania, počas prešetrovaní a počas monitorovania opatrení nadväzujúcich na výsledok prešetrovaní.

(8)

Komisia by mala v záujme dodržania článkov 14, 15 a 16 nariadenia (EÚ) 2018/1725 informovať všetkých jednotlivcov o svojich činnostiach zahŕňajúcich spracúvanie ich osobných údajov a o ich právach, a to transparentným a súdržným spôsobom formou oznámenia o ochrane údajov uverejneného na webovom sídle Komisie. Komisia by mala v prípade potreby uviesť ďalšie záruky, aby zabezpečila, že všetky dotknuté osoby budú informované jednotlivo a primeraným spôsobom.

(9)	Komisia má na základe článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725 možnosť obmedziť poskytovanie informácií dotknutým osobám a výkon iných práv dotknutých osôb s cieľom chrániť svoje prešetrovania na ochranu obchodu, ako aj práva iných osôb spojených s prešetrovaniami.

(10)

V záujme zachovania účinnej spolupráce môže byť navyše nutné, aby Komisia obmedzila výkon práv dotknutých osôb s cieľom chrániť operácie spracúvania údajov iných inštitúcií, orgánov, úradov a agentúr Únie alebo príslušných orgánov členských štátov. Na tento účel by sa Komisia mala poradiť s týmito inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami o relevantných dôvodoch pre uplatnenie obmedzení a ich nutnosti a primeranosti.

(11)

Komisia môže obmedziť aj poskytovanie informácií dotknutým osobám a výkon iných práv dotknutých osôb v súvislosti s osobnými údajmi získanými od tretích krajín alebo medzinárodných organizácií s cieľom plniť svoju úlohu spolupráce s uvedenými krajinami alebo organizáciami, a tak zaručiť dosiahnutie dôležitého cieľa, ktorým je všeobecný verejný záujem Únie. Za určitých okolností však záujem dotknutej osoby alebo jej základné práva môžu prevážiť nad záujmom medzinárodnej spolupráce.

(12)	Komisia by mala pristupovať ku všetkým obmedzeniam transparentne a každé uplatnenie obmedzení zaznamenať do príslušného záznamového systému.

(13)

Podľa článku 25 ods. 8 nariadenia (EÚ) 2018/1725 môžu prevádzkovatelia odložiť poskytnutie informácií dotknutej osobe o dôvodoch uplatnenia obmedzenia, môžu od neho upustiť alebo môžu poskytnutie informácií zamietnuť, ak by to akýmkoľvek spôsobom ohrozilo účel obmedzenia. Ide predovšetkým o obmedzenia práv stanovené v článkoch 16 a 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725.

(14)

Komisia by mala pravidelne preskúmavať uložené obmedzenia s cieľom zabezpečiť, že práva dotknutej osoby byť informovaná v súlade s článkami 16 a 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725 sú obmedzené len dovtedy, kým sú takéto obmedzenia nevyhnutné na to, aby Komisia mohla vykonávať svoje prešetrovania na ochranu obchodu.

(15)	Keď sa obmedzujú iné práva dotknutých osôb, prevádzkovateľ by mal v jednotlivých prípadoch individuálne posúdiť, či by informovanie o obmedzení neohrozilo účel obmedzenia.

(16)	Úradník Európskej komisie pre ochranu údajov by mal vykonávať nezávislé preskúmanie uplatňovania obmedzení s cieľom zabezpečiť súlad s týmto rozhodnutím.

(17)

Nariadením (EÚ) 2018/1725 sa nahrádza nariadenie (ES) č. 45/2001 bez prechodného obdobia a odo dňa jeho nadobudnutia účinnosti. Možnosť obmedziť určité práva dotknutých osôb bola stanovená v nariadení (ES) č. 45/2001. S cieľom zabrániť ohrozeniu prešetrovaní v oblasti obchodnej politiky a vedenia prešetrovaní na ochranu obchodu by sa toto rozhodnutie malo uplatňovať odo dňa nadobudnutia účinnosti nariadenia (EÚ) 2018/1725.

(18)	Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov vydal stanovisko 30. novembra 2018,

PRIJALA TOTO ROZHODNUTIE:

Článok 1

Predmet úpravy a rozsah pôsobnosti

1. Týmto rozhodnutím sa stanovujú predpisy, ktorými sa bude riadiť Komisia pri informovaní dotknutých osôb o spracúvaní ich údajov v súlade s článkami 14, 15 a 16 nariadenia (EÚ) 2018/1725, keď bude vykonávať prešetrovania v oblasti obchodnej politiky a prešetrovania na ochranu obchodu.

Stanovujú sa v ňom aj podmienky, za ktorých Komisia môže v súlade s článkom 25 ods. 1 písm. c), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725 obmedziť uplatňovanie článku 4, článkov 14 až 17 a článkov 19, 20 a 35 uvedeného nariadenia.

2. Toto rozhodnutie sa uplatňuje na spracúvanie osobných údajov Komisiou na účely činností a v súvislosti s činnosťami vykonávanými s cieľom plniť úlohy Komisie podľa nariadení (EÚ) 2016/1036, (EÚ) 2016/1037, (EÚ) 2015/478 a (EÚ) 2015/755.

3. Toto rozhodnutie sa uplatňuje na spracúvanie osobných údajov všetkými útvarmi Komisie, pokiaľ spracúvajú osobné údaje obsiahnuté v informáciách, ktoré sú povinné zasielať Komisii, alebo osobné údaje, ktoré už spracúva Komisia na účely činností a v súvislosti s činnosťami podľa odseku 2 tohto článku.

Článok 2

Uplatniteľné výnimky a obmedzenia

1. Keď si Komisia plní svoje povinnosti vo vzťahu k právam dotknutých osôb na základe nariadenia (EÚ) 2018/1725, posúdi, či platí niektorá z výnimiek stanovených v uvedenom nariadení.

2. S výhradou článkov 3 až 7 tohto rozhodnutia môže Komisia obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 17, článkov 19, 20 a 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725 spolu so zásadou transparentnosti stanovenou v článku 4 ods. 1 písm. a) uvedeného nariadenia, pokiaľ jeho ustanovenia zodpovedajú právam a povinnostiam stanoveným v článkoch 14 až 17, článkoch 19, 20 a 35 uvedeného nariadenia (EÚ) 2018/1725, ak by výkon týchto práv a povinností ohrozil účel činností Komisie v oblasti obchodnej politiky a činností na ochranu obchodu alebo ak by nepriaznivo ovplyvnil práva a slobody iných dotknutých osôb.

3. S výhradou článkov 3 až 7 tohto rozhodnutia môže Komisia obmedziť aj práva a povinnosti uvedené v odseku 2 tohto článku v súvislosti s osobnými údajmi získanými od iných inštitúcií, orgánov, agentúr a úradov Únie, príslušných orgánov členských štátov alebo tretích krajín alebo od medzinárodných organizácií, a to za týchto okolností:

pokiaľ by uplatňovanie týchto práv a povinností mohli obmedziť iné inštitúcie, orgány, agentúry a úrady Únie na základe iných aktov uvedených v článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo podľa kapitoly IX uvedeného nariadenia, alebo v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/794 (8) alebo nariadením Rady (EÚ) 2017/1939 (9);

pokiaľ by uplatňovanie týchto práv a povinností mohli obmedziť príslušné orgány členských štátov na základe aktov uvedených v článku 23 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (10) alebo na základe vnútroštátnych opatrení, ktorými sa transponuje článok 13 ods. 3, článok 15 ods. 3 alebo článok 16 ods. 3 smernice Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/680 (11);

c)	pokiaľ by uplatňovanie týchto práv a povinností mohlo ohroziť spoluprácu Komisie s tretími krajinami alebo medzinárodnými organizáciami pri prešetrovaniach na ochranu obchodu.

Komisia sa pred uplatnením obmedzení za okolností uvedených v prvom pododseku písm. a) a b) poradí s príslušnými inštitúciami, orgánmi, agentúrami a úradmi Únie alebo príslušnými orgánmi členských štátov okrem prípadov, keď je Komisii zrejmé, že uplatnenie obmedzenia sa stanovuje v niektorom z aktov uvedených v týchto písmenách.

Ustanovenie prvého pododseku písm. c) sa neuplatňuje, keď záujmy alebo základné práva a slobody dotknutých osôb prevažujú nad záujmom Komisie o spoluprácu s tretími krajinami alebo medzinárodnými organizáciami.

4. Odsekmi 1, 2 a 3 nie je dotknuté uplatňovanie iných rozhodnutí Komisie, ktorými sa stanovujú interné predpisy týkajúce sa poskytovania informácií dotknutým osobám a obmedzenia určitých práv podľa článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725, ani článok 23 rokovacieho poriadku Komisie.

Článok 3

Poskytovanie informácií dotknutým osobám

1. Komisia uverejňuje na svojom webovom sídle oznámenie o ochrane údajov, v ktorom informuje všetky dotknuté osoby o svojich činnostiach na ochranu obchodu zahŕňajúcich spracúvanie osobných údajov týchto osôb. Komisia v prípade potreby zabezpečuje, že dotknuté osoby sú informované jednotlivo a primeraným spôsobom.

2. Keď Komisia úplne alebo čiastočne obmedzuje poskytovanie informácií dotknutým osobám, ktorých údaje spracúva na účely prešetrovania v oblasti obchodnej politiky alebo prešetrovania na ochranu obchodu, zaznamená a zaregistruje dôvody obmedzenia v súlade s článkom 6.

Článok 4

Právo dotknutej osoby na prístup k údajom, právo na vymazanie a právo na obmedzenie spracúvania údajov

1. Keď Komisia úplne alebo čiastočne obmedzuje právo dotknutých osôb na prístup k osobným údajom, právo na vymazanie alebo právo na obmedzenie spracúvania údajov v zmysle článkov 17, 19, resp. článku 20 nariadenia (EÚ) 2018/1725, informuje v odpovedi na žiadosť o prístup k údajom, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania údajov príslušnú dotknutú osobu o uplatnenom obmedzení a jeho hlavných dôvodoch, ako aj o možnosti podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov alebo využiť súdny prostriedok nápravy na Súdnom dvore Európskej únie.

2. Poskytovanie informácií týkajúcich sa dôvodov obmedzenia uvedených v odseku 1 je možné odložiť, upustiť od neho alebo ho zamietnuť, pokiaľ by to narušilo účel obmedzenia.

3. Komisia zaznamenáva dôvody obmedzenia v súlade s článkom 6.

4. Keď je právo na prístup k údajom úplne alebo čiastočne obmedzené, dotknutá osoba uplatní svoje právo na prístup k údajom prostredníctvom európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov v súlade s článkom 25 ods. 6, 7 a 8 nariadenia (EÚ) 2018/1725.

Článok 5

Oznámenie porušenia ochrany osobných údajov dotknutým osobám

Keď Komisia obmedzuje informovanie dotknutej osoby o porušení ochrany osobných údajov v zmysle článku 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725, zaznamená a zaregistruje dôvody obmedzenia v súlade s článkom 6 tohto rozhodnutia.

Článok 6

Zaznamenávanie a registrovanie obmedzení

1. Komisia zaznamenáva dôvody každého obmedzenia uplatneného podľa tohto rozhodnutia vrátane posúdenia nutnosti a primeranosti daného obmedzenia, pričom zohľadňuje príslušné prvky v článku 25 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725.

Na tento účel príslušný záznam obsahuje informácie o tom, akým spôsobom by výkon práva ohrozil účel prešetrovaní v oblasti obchodnej politiky a prešetrovaní na ochranu obchodu, alebo obmedzení uplatnených na základe článku 2 ods. 2 alebo ods. 3, alebo by nepriaznivo ovplyvnil práva a slobody iných dotknutých osôb.

2. Registruje sa záznam a prípadne dokumenty obsahujúce podkladové faktické a právne prvky. Na požiadanie sa sprístupnia európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.

Článok 7

Trvanie obmedzení

1. Obmedzenia uvedené v článkoch 3, 4 a 5 sa uplatňujú dovtedy, kým sú platné dôvody, ktoré ich opodstatňujú.

2. Keď dôvody na obmedzenie uvedené v článku 3 alebo 5 pominú, Komisia zruší obmedzenie a informuje dotknutú osobu o hlavných dôvodoch príslušného obmedzenia. Komisia zároveň informuje dotknutú osobu o možnosti kedykoľvek podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov alebo využiť súdny prostriedok nápravy na Súdnom dvore Európskej únie.

3. Komisia preskúma uplatňovanie obmedzenia uvedeného v článkoch 3 a 5 každých šesť mesiacov od jeho prijatia a pri skončení príslušného prešetrovania. Následne Komisia/prevádzkovateľ každoročne monitoruje potrebu zachovania/odloženia všetkých obmedzení.

Článok 8

Preskúmanie úradníkom Európskej komisie pre ochranu údajov

1. Úradník pre ochranu údajov musí byť bezodkladne informovaný o každom prípade obmedzenia práv dotknutých osôb v súlade s týmto rozhodnutím. Na požiadanie sa úradníkovi na ochranu údajov poskytne prístup k záznamu a všetkým dokumentom obsahujúcim podkladové faktické a právne prvky.

2. Úradník pre ochranu údajov môže požiadať o preskúmanie obmedzenia. Úradník pre ochranu údajov musí byť informovaný o výsledku preskúmania, o ktoré požiadal.

Článok 9

Nadobudnutie účinnosti

Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho uverejnenia v Úradnom vestníku Európskej únie.

Uplatňuje sa od 11. decembra 2018.

V Bruseli 14. decembra 2018

Za Komisiu

predseda

Jean-Claude JUNCKER

(1) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2015/478 z 11. marca 2015 o spoločných pravidlách na dovozy (Ú. v. EÚ L 83, 27.3.2015, s. 16).

(2) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2015/755 z 29. apríla 2015 o spoločných pravidlách na dovozy z určitých tretích krajín (Ú. v. EÚ L 123, 19.5.2015, s. 33).

(3) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/1036 z 8. júna 2016 o ochrane pred dumpingovými dovozmi z krajín, ktoré nie sú členmi Európskej únie (Ú. v. EÚ L 176, 30.6.2016, s. 21).

(4) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/1037 z 8. júna 2016 o ochrane pred subvencovanými dovozmi z krajín, ktoré nie sú členmi Európskej únie (Ú. v. EÚ L 176, 30.6.2016, s. 55).

(5) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES (Ú. v. EÚ L 295, 21.11.2018, s. 39).

(6) Uchovávanie spisov v archívoch Komisie sa reguluje spoločným zoznamom pre uchovávanie spisov, čo je regulačný dokument [posledná verzia je SEC(2012) 713] vo forme harmonogramu uchovávania, v ktorom sú stanovené obdobia uchovávania rôznych druhov spisov Komisie.

(7) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov (Ú. v. ES L 8, 12.1.2001, s. 1).

(8) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/794 z 11. mája 2016 o Agentúre Európskej únie pre spoluprácu v oblasti presadzovania práva (Europol), ktorým sa nahrádzajú a zrušujú rozhodnutia Rady 2009/371/SVV, 2009/934/SVV, 2009/935/SVV, 2009/936/SVV a 2009/968/SVV (Ú. v. EÚ L 135, 24.5.2016, s. 53).

(9) Nariadenie Rady (EÚ) 2017/1939 z 12. októbra 2017, ktorým sa vykonáva posilnená spolupráca na účely zriadenia Európskej prokuratúry (Ú. v. EÚ L 283, 31.10.2017, s. 1).

(10) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (Ú. v. EÚ L 119, 4.5.2016, s. 1).

(11) Smernica Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/680 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov príslušnými orgánmi na účely predchádzania trestným činom, ich vyšetrovania, odhaľovania alebo stíhania alebo na účely výkonu trestných sankcií a o voľnom pohybe takýchto údajov a o zrušení rámcového rozhodnutia Rady 2008/977/SVV (Ú. v. EÚ L 119, 4.5.2016, s. 89).