25.3.2015   

SK

Úradný vestník Európskej únie

L 79/1

NARIADENIE RADY (EÚ) 2015/496

zo 17. marca 2015,

ktorým sa mení nariadenie (EHS, Euratom) č. 354/83 v súvislosti s ukladaním historických archívov inštitúcií v Európskom univerzitnom inštitúte vo Florencii

RADA EURÓPSKEJ ÚNIE,

so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie, a najmä na jej článok 352,

so zreteľom na návrh Európskej komisie,

po postúpení návrhu legislatívneho aktu národným parlamentom,

so zreteľom na súhlas Európskeho parlamentu,

konajúc v súlade s mimoriadnym legislatívnym postupom,

keďže:

(1)

V súlade s nariadením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 z 1. februára 1983 o otvorení historických archívov Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu pre verejnosť (1) sa historické archívy Únie uchovávajú a sprístupňujú verejnosti vždy, keď je to možné, po uplynutí 30 rokov.

(2)

Povinnosť zriadiť historické archívy a sprístupniť ich verejnosti, pokiaľ je to možné, sa vzťahuje na každú inštitúciu uvedenú v nariadení (EHS, Euratom) č. 354/83 (ďalej len „inštitúcie“) za podmienok stanovených v tomto nariadení.

(3)

V nariadení (EHS, Euratom) č. 354/83 sa stanovuje, že každá inštitúcia môže držať svoje historické archívy na ktoromkoľvek mieste, ktoré považuje za najvhodnejšie.

(4)

Európsky parlament, Rada a Komisia sa v roku 1984 rozhodli, že svoje historické archívy budú ukladať v Európskom univerzitnom inštitúte (EUI) vo Florencii, kde budú sprístupnené verejnosti. Na tento účel bola 17. decembra 1984 podpísaná zmluva medzi Európskymi spoločenstvami zastúpenými Komisiou a EUI (ďalej len „zmluva o ukladaní“).

(5)

Európsky hospodársky a sociálny výbor a Európsky dvor audítorov medzitým súhlasili s pristúpením k podmienkam zmluvy o ukladaní. Európska investičná banka ukladá svoje historické archívy v EUI podľa osobitného dohovoru s EUI, ktorý bol podpísaný 1. júla 2005 podľa Pravidiel pre historické archívy, ktoré prijal Riadiaci výbor banky 7. októbra 2005 (2).

(6)

Talianska vláda poskytla EUI vhodné priestory na trvalé a voľné využívanie, aby zaistila uchovávanie uložených archívov a ich ochranu v súlade s uznávanými medzinárodnými normami a umožnila prehliadanie na mieste.

(7)

Účelom ukladania historických archívov inštitúcií v EUI je poskytnúť prístup k archívom na jedinom mieste, podporiť ich prehliadanie a podnietiť výskum dejín európskej integrácie a európskych inštitúcií. EUI je renomované stredisko akademického výskumu a vzdelávania so zameraním na Európu a európsku integráciu. Má takmer 30-ročné skúseností so správou historických archívov Únie, poskytuje najmodernejšie archívne priestory a vybavenie na výskum vybudované výslovne na uchovávanie a prehliadanie týchto historických archívov, pričom má medzinárodnú reputáciu ako centrum pre tieto archívy.

(8)

Pokračujúce ukladanie historických archívov inštitúcií v EUI by sa malo ustanoviť v právnych predpisoch Únie, aby sa zohľadnila úloha EUI ako partnera inštitúcií pri správe ich historických archívov.

(9)

Toto nariadenie by sa malo uplatňovať na všetky inštitúcie a nemalo by meniť ich zodpovednosť za sprístupnenie ich historických archívov verejnosti ani ich vlastníctvo týchto archívov.

(10)

Osobitá povaha činností Súdneho dvora Európskej únie a Európskej centrálnej banky však odôvodňuje ich oslobodenie od povinnosti stanovenej v tomto nariadení ukladať svoje historické archívy v EUI. Súdny dvor Európskej únie a Európska centrálna banka môžu svoje historické archívy ukladať v EUI na dobrovoľnom základe.

(11)

Inštitúcie a EUI by podľa možnosti mali sprístupniť historické archívy verejnosti v digitalizovanej a elektronickej podobe, aby uľahčili ich prehliadanie na internete.

(12)

Osobné údaje obsiahnuté v historických archívoch Únie uložených v EUI by sa mali spracúvať v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov (3).

(13)

V súlade s nariadením (ES) č. 45/2001 sa uskutočnili konzultácie s európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov, ktorý 10. októbra 2012 vydal svoje stanovisko (4).

(14)

Podrobné ustanovenia týkajúce sa správy historických archívov v EUI vrátane ich ukladania, prístupu a verejného prehliadania, ako aj vzájomné úlohy a povinnosti inštitúcií a EUI by sa mali stanoviť v rámcovej dohode o partnerstve.

(15)

Náklady na správu historických archívov Únie EUI by sa mali financovať zo všeobecného rozpočtu Únie, pričom tieto náklady by mali znášať všetky ukladajúce inštitúcie.

(16)

Nariadenie (EHS, Euratom) č. 354/83 by sa preto malo zodpovedajúcim spôsobom zmeniť a doplniť,

PRIJALA TOTO NARIADENIE:

Článok 1

Nariadenie (EHS, Euratom) č. 354/83 sa týmto mení takto:

1.

Článok 8 sa mení takto:

a)

Odsek 1 sa nahrádza takto:

„1.   Každá inštitúcia s výnimkou Súdneho dvora Európskej únie a Európskej centrálnej banky ukladá v Európskom univerzitnom inštitúte (EUI) vo Florencii dokumenty, ktoré sú súčasťou jej historických archívov a ktoré sprístupnila verejnosti v súlade s týmto nariadením. Ukladanie sa vykonáva v súlade s prílohou.

Bez ohľadu na prvý pododsek môžu ukladajúce inštitúcie z právnych alebo administratívnych dôvodov vylúčiť uloženie niektorých originálnych dokumentov v EUI. V takom prípade uložia mikrofilm alebo elektronickú kópiu takýchto dokumentov.“

b)

Dopĺňajú sa tieto odseky:

„3.   Súdny dvor Európskej únie a Európska centrálna banka môžu svoje historické archívy ukladať v EUI na dobrovoľnom základe.

4.   Ukladajúce inštitúcie si zachovajú vlastníctvo svojich archívov, ako aj výhradnú zodpovednosť za zloženie dokumentov a súborov, ktoré sú uložené v EUI alebo sú EUI inak sprístupnené.

5.   Uloženie historických archívov inštitúcií v EUI nemá vplyv na ochranu archívov, ako sa ustanovuje v článku 2 Protokolu 7 o výsadách a imunitách Európskej únie, ktorý tvorí prílohu k Zmluve o Európskej únii a k Zmluve o fungovaní Európskej únie.

6.   EUI zaistí uchovávanie a ochranu uložených archívov. Uchovávanie a ochrana musia vyhovovať uznávaným medzinárodným normám na fyzickú ochranu archívov a prinajmenšom musia dodržiavať technické a bezpečnostné pravidlá, ktoré zodpovedajú pravidlám používaným pri uchovávaní a správe verejných archívov v Taliansku. Na tento účel sa uložené dokumenty uchovávajú v osobitných priestoroch určených na archivovanie.

7.   Za zamestnancov určených na správu historických archívov Únie uložených v EUI bude výlučne zodpovedať EUI. EUI zabezpečí, aby zamestnanci určení na správu historických archívov mali požadovanú odbornú kvalifikáciu potrebnú na vykonávanie činnosti v tejto oblasti.

8.   Každá ukladajúca inštitúcia má právo dostať informácie týkajúce sa správy svojich archívov EUI a vykonávať inšpekcie archívov, ktoré uložila v EUI.

9.   EUI sprístupní verejnosti historické archívy, ktoré získa podľa odsekov 1 a 3. Inštitúcie môžu verejnosti sprístupniť aj kópie tých istých historických archívov.

10.   Náklady na správu historických archívov Únie sa financujú prostredníctvom príspevkov všetkých ukladajúcich inštitúcií do príslušnej rozpočtovej položky, a to v rámci limitov ročných rozpočtových prostriedkov, ktoré rozpočtový orgán sprístupnil v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) č. 966/2012 z 25. októbra 2012 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie (5). Takéto finančné príspevky nepokrývajú náklady spojené s poskytovaním a úpravou budov a priestorov určených pre archívy a ich pracovníkov.

Výška príspevkov uvedených v prvom pododseku je úmerná relatívnemu rozsahu príslušných plánov pracovných miest ukladajúcich inštitúcií. Každý príspevok sa prepočíta vždy, keď ďalšie inštitúcie začnú ukladať svoje historické archívy v EUI, alebo minimálne každých päť rokov.

11.   EUI koná ako spracovateľ v súlade s článkom 2 nariadenia (ES) č. 45/2001 podľa pokynov ukladajúcich inštitúcií. EUI spracúva akékoľvek osobné údaje obsiahnuté v historických archívoch inštitúcií v súlade so zárukami stanovenými v uvedenom nariadení.

12.   Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov má naďalej právomoc dohliadať na inštitúcie s ohľadom na spracovanie osobných údajov obsiahnutých v historických archívoch uložených v EUI.

2.

Článok 9 sa mení takto:

a)

Odsek 1 sa nahrádza takto:

„1.   Každá inštitúcia prijme vnútorné pravidlá uplatňovania tohto nariadenia. Tie zahŕňajú pravidlá uchovávania historických archívov a ich sprístupňovania verejnosti, ako aj pravidlá o ochrane osobných údajov obsiahnutých v archívoch. Ak je to možné, inštitúcie sprístupnia svoje archívy verejnosti elektronicky vrátane digitalizovaných a pôvodne elektronických archívov a uľahčia ich prehliadanie na internete. Okrem toho zachovávajú dokumenty, ktoré sú k dispozícii vo formách vyhovujúcich osobitným požiadavkám (ako je Braillovo písmo, text písaný veľkými písmenami alebo zvukové záznamy).“

b)

Dopĺňa sa tento odsek:

„3.   Komisia v mene ukladajúcich inštitúcií uzavrie s EUI rámcovú dohodu o partnerstve. Rámcová dohoda o partnerstve obsahuje podrobné ustanovenia o vzájomných úlohách a povinnostiach inštitúcií a EUI pri správe historických archívov Únie vrátane ich ukladania, uchovávania, prístupu a verejného prehliadania.“

3.

Text uvedený v prílohe sa dopĺňa ako príloha k nariadeniu (EHS, Euratom) č. 354/83.

Článok 2

Toto nariadenie nadobúda účinnosť dňom nasledujúcim po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.

Toto nariadenie je záväzné v celom rozsahu a priamo uplatniteľné vo všetkých členských štátoch.

V Bruseli 17. marca 2015

Za Radu

predseda

E. RINKĒVIČS

(1)  Ú. v. ES L 43, 15.2.1983, s. 1.

(2)  Ú. v. EÚ C 289, 22.11.2005, s. 12.

(3)  Ú. v. ES L 8, 12.1.2001, s. 1.

(4)  Ú. v. EÚ C 28, 30.1.2013, s. 9.

(5)  Ú. v. EÚ L 298, 26.10.2012, s. 1.“

PRÍLOHA

„PRÍLOHA

USTANOVENIA O UKLADANÍ HISTORICKÝCH ARCHÍVOV INŠTITÚCIÍ V EURÓPSKOM UNIVERZITNOM INŠTITÚTE VO FLORENCII

1.

V prípade iných ako elektronických archívov sa originálne dokumenty uložia v EUI na trvalé uchovávanie spolu s mikrofilmom a/alebo elektronickou kópiou.

V prípade elektronických archívov má EUI trvalý prístup k dokumentom, aby mohol plniť svoju povinnosť – sprístupniť historické archívy verejnosti na jednom mieste a podporovať ich prehliadanie. Za trvalé uchovávanie elektronických archívov budú naďalej zodpovedať inštitúcie, ktoré ich vytvorili.

2.

Ukladanie sa vykonáva raz ročne a v najväčšej možnej miere podľa bežných archivačných postupov inštitúcií.

3.

EUI nebude meniť archivačné triedenie ukladajúcej inštitúcie ani neodstráni, ani nezmení dokumenty alebo súbory.

4.

EUI vráti ukladajúcim inštitúciám originály uložených dokumentov a súborov, pokiaľ to tieto inštitúcie budú požadovať. Ukladajúce inštitúcie vrátia originály EUI, len čo ich nebudú potrebovať.

5.

EUI bude ukladajúce inštitúcie bezodkladne informovať o akýchkoľvek okolnostiach, ktoré by mohli ohroziť nedotknuteľnosť nimi uložených archívov.“