Rokovací poriadok Riadiaceho výboru Úradu pre publikácie Európskej únie

2012/C 402/05

RIADIACI VÝBOR ÚRADU PRE PUBLIKÁCIE EURÓPSKEJ ÚNIE (ďalej len „riadiaci výbor“),

so zreteľom na článok 6 ods. 4 rozhodnutia 2009/496/ES, Euratom z 26. júna 2009 o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie (1) (ďalej len „úrad“), zmeneného a doplneného rozhodnutím 2012/368/EÚ, Euratom (2),

PRIJÍMA TENTO SVOJ ROKOVACÍ PORIADOK:

Článok 1

Zloženie

1.   Riadiaci výbor sa skladá z členov, pričom každá z inštitúcií definovaných v článku 2 ods. 7 rozhodnutia 2009/496/ES, Euratom, ktorá je signatárom rozhodnutia o organizácii a činnosti úradu (ďalej len „inštitúcie“), vymenuje jedného člena.

2.   Člen môže určiť svojho zástupcu alebo svojich zástupcov. Meno svojho zástupcu alebo mená svojich zástupcov oznámi písomne úradu, ktorý zabezpečuje funkcie sekretariátu riadiaceho výboru.

3.   Európska centrálna banka sa na činnostiach riadiaceho výboru podieľa vo funkcii pozorovateľa. Meno svojho zástupcu alebo mená svojich zástupcov oznámi písomne úradu.

Článok 2

Predsedníctvo

1.   Predsedom riadiaceho výboru je jeden zástupca z týchto inštitúcií:

2.   Inštitúcie zastúpené v riadiacom výbore určia člena, ktorý bude počas funkčného obdobia dvoch rokov predsedom riadiaceho výboru. Funkčné obdobie predsedu sa začína 1. augusta.

Článok 3

Zvolanie zasadnutí

1.   Predseda zvoláva riadiaci výbor aspoň štyrikrát ročne, a to buď z vlastnej iniciatívy, alebo na žiadosť niektorého z členov alebo riaditeľa úradu.

2.   Pokiaľ riadiaci výbor nerozhodne inak, konajú sa jeho zasadnutia v sídle úradu.

3.   Zasadnutia riadiaceho výboru nie sú verejné.

Článok 4

Program zasadnutia

1.   Predseda vypracuje na základe návrhu riaditeľa úradu predbežný program zasadnutia. Musia v ňom byť uvedené všetky body, o ktorých zaradenie požiadal ktorýkoľvek člen riadiaceho výboru.

2.   V programe zasadnutia sú rozlíšené návrhy opatrení, ktoré sa majú prijať a v prípade ktorých sa vyžaduje stanovisko/súhlas riadiaceho výboru, a body predkladané na účely poskytnutia informácií alebo výmeny názorov.

3.   Program zasadnutia schvaľuje na začiatku každého zasadnutia riadiaci výbor jednoduchou väčšinou hlasov svojich členov.

4.   V priebehu zasadnutia môže byť do programu zasadnutia zaradený nový bod v prípade, že s tým súhlasia všetci členovia prítomní na danom zasadnutí riadiaceho výboru.

Článok 5

Zasielanie dokumentov

1.   Riaditeľ úradu zabezpečuje zasielanie oznámení o zasadnutí, predbežného programu zasadnutia, ako aj príslušných pracovných dokumentov členom riadiaceho výboru.

2.   Dokumenty uvedené v predchádzajúcom odseku by sa spravidla mali doručiť členom riadiaceho výboru dva týždne pred dátumom konania zasadnutia.

3.   V naliehavých prípadoch a v prípadoch, keď sa opatrenia, ktoré sa majú prijať, musia uplatniť v krátkom čase, môže predseda na žiadosť člena výboru, riaditeľa úradu alebo z vlastnej iniciatívy skrátiť lehotu na zaslanie uvedenú v predchádzajúcom odseku až na tri kalendárne dni pred dátumom konania zasadnutia.

4.   V prípadoch krajnej naliehavosti sa predseda môže od lehôt stanovených v odsekoch 2 a 3 odchýliť.

Článok 6

Zastúpenie a kvórum

1.   Aby mohol riadiaci výbor prijať akékoľvek rozhodnutie, musí byť každá inštitúcia zastúpená svojím členom alebo jeho riadne určeným zástupcom či riadne určenými zástupcami v súlade s článkom 1 ods. 2.

2.   Riadiaci výbor je výnimočne a po dohode svojich prítomných členov uznášaniaschopný, ak na zasadaní nie sú prítomní členovia alebo ich zástupcovia najviac z dvoch inštitúcií. V takom prípade musia členovia, ktorí sa na zasadnutí nezúčastnia, vopred a písomne oznámiť predsedovi výboru meno člena výboru, ktorého poverili výkonom svojho hlasovacieho práva. V tom prípade nemôže byť člen zúčastňujúci sa na zasadnutí poverený výkonom hlasovacieho práva viac než jedným členom, ktorý sa na zasadnutí nemôže zúčastniť.

3.   Väčšina sa dosiahne, ak rozhodnutie predložené výboru schváli aspoň päť členov riadiaceho výboru.

4.   Zdržanie sa hlasovania nie je prekážkou prijatia rozhodnutia, ktoré vyžaduje jednomyseľnosť.

Článok 7

Pracovné skupiny

1.   Riadiaci výbor môže zriadiť pracovné skupiny na účely posudzovania určitých otázok, pričom sa na ich stretnutiach zúčastňuje riaditeľ úradu alebo jeho zástupca, pokiaľ výbor nerozhodne inak.

2.   Pracovné skupiny sú povinné podávať riadiacemu výboru správy. Na tento účel môžu určiť spravodajcu.

Článok 8

Prístup tretích strán

1.   Pokiaľ riadiaci výbor nerozhodne inak, riaditeľ úradu sa zúčastňuje na jeho zasadnutiach.

2.   Predseda riadiaceho výboru môže pozvať na zasadnutie riadiaceho výboru zástupcu Generálneho riaditeľstva Komisie pre ľudské zdroje a bezpečnosť, pokiaľ ide o akékoľvek otázky patriace do jeho pôsobnosti.

3.   Riadiaci výbor môže na základe žiadosti niektorého zo svojich členov, riaditeľa úradu alebo na podnet predsedu rozhodnúť o tom, že si v prípade niektorých konkrétnych otázok vypočuje názor expertov.

4.   Experti sa nezúčastňujú na samotných zasadnutiach riadiaceho výboru.

Článok 9

Písomný postup

1.   Riadiaci výbor prijíma rozhodnutia spravidla na svojich zasadnutiach. Dohoda členov riadiaceho výboru o návrhu niektorého z jeho členov alebo riaditeľa úradu sa však môže dosiahnuť aj písomným postupom.

2.   Riaditeľ úradu na tento účel po dohode s predsedom rozpošle návrh členom riadiaceho výboru. Ak ktorýkoľvek člen nevyjadrí svoje pripomienky alebo prípadné výhrady k návrhu v lehote stanovenej v oznámení, považuje sa to za vyjadrenie jeho súhlasu s návrhom. Uvedená lehota sa stanovuje na 10 pracovných dní, pričom na žiadosť člena riadiaceho výboru môže byť jedenkrát predĺžená maximálne o ďalších 10 pracovných dní. Ak ide o naliehavé otázky, táto lehota sa skracuje na 5 pracovných dní.

3.   Ak však niektorý z členov riadiaceho výboru požiada, aby sa návrh preskúmal na zasadnutí výboru, písomný postup sa ukončí bez výsledku, pričom predseda zvolá zasadnutie riadiaceho výboru v čo najkratšej lehote.

4.   Návrh, s ktorým žiadny z členov riadiaceho výboru nevyslovil nesúhlas alebo k nemu nevyjadril výhradu, sa považuje uplynutím pôvodnej alebo predĺženej lehoty za schválený riadiacim výborom.

Článok 10

Sekretariát

Sekretariát riadiaceho výboru a v prípade potreby aj pracovných skupín vytvorených podľa článku 7 ods. 1 tohto rokovacieho poriadku zabezpečuje riaditeľstvo úradu.

Článok 11

Zápisnice zo zasadnutí

1.   Predseda zodpovedá za vypracovanie návrhu zápisnice z každého zasadnutia, v ktorom sa uvádzajú najmä stanoviská vyjadrené v súvislosti s návrhmi a rozhodnutiami, ktoré prijíma riadiaci výbor. Zápisnica zo zasadnutí týkajúcich sa personálnych záležitostí a iných otázok dôverného charakteru sa uvádza v osobitnej prílohe.

2.   Návrh zápisnice zo zasadnutia sa predkladá členom riadiaceho výboru na schválenie na ďalšom zasadnutí alebo prostredníctvom písomného postupu uvedeného v článku 9 tohto rokovacieho poriadku. Prípadné pripomienky k zápisnici zašlú členovia písomne predsedovi. Výbor je o týchto pripomienkach informovaný a v prípade nesúhlasu sa navrhovaná zmena prerokuje v rámci výboru. V prípade pretrvávajúceho nesúhlasu sa táto zmena priloží k zápisnici.

Článok 12

Transparentnosť

1.   Zásady a podmienky týkajúce sa prístupu verejnosti k dokumentom sú totožné s tými, ktoré sa uplatňujú na dokumenty Komisie.

2.   Ak sa nejaká žiadosť týka dokumentu riadiaceho výboru, postúpi sa táto žiadosť jeho členom na prerokovanie.

Článok 13

Výkon rozhodnutí riadiaceho výboru

1.   Rozhodnutia prijaté riadiacim výborom oznamuje príslušným inštitúciám alebo osobám v mene výboru buď jeho predseda, alebo riaditeľ úradu.

2.   Riadiaci výbor rozhoduje jednomyseľne o delegovaní právomocí na riaditeľa úradu. Ak je to nutné, riaditeľ úradu požiada o stanovisko príslušných úradníkov inštitúcií a uvedie rozhodnutia prijaté riadiacim výborom.

Článok 14

Výročná správa o riadení

1.   Riaditeľ úradu predloží každý rok najneskôr do 31. marca riadiacemu výboru návrh výročnej správy o hospodárení podľa podmienok stanovených v článku 7 ods. 1 písm. c) rozhodnutia o organizácii a činnosti Úradu pre publikácie Európskej únie.

2.   Návrh výročnej správy o hospodárení obsahuje podrobné informácie o týchto bodoch:

V úvodnej časti sa nachádza predhovor predsedu, zhrnutie a súhrn hlavných ukazovateľov.

Článok 15

Tento rokovací poriadok nadobúda účinnosť dňom nasledujúcim po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.

(1)  Ú. v. EÚ L 168, 30.6.2009, s. 41.

(2)  Ú. v. EÚ L 179, 11.7.2012, s. 15.