(1)

Správna rada konajúc na návrh riaditeľa a po porade so spoločným dozorným orgánom má určiť podmienky spracovania údajov na účely určenia toho, či sú tieto údaje relevantné pre úlohy Europolu a či ich možno zahrnúť do jedného z jeho systémov spracovania informácií, najmä pokiaľ ide o prístup k údajom a ich využívanie, ako aj lehoty uchovávania a vymazávania týchto údajov.

(2)

Správna rada prijatím tohto rozhodnutia zohľadňuje zásady Dohovoru Rady Európy o ochrane jednotlivcov pri automatizovanom spracúvaní osobných údajov z 28. januára 1981 a odporúčania Výboru ministrov Rady Európy č. R(87)15 zo 17. septembra 1987 o využívaní osobných údajov v policajnom sektore.

(3)

Toto rozhodnutie správnej rady sa predloží na schválenie Rade,

a)

„osobné údaje“ sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby: identifikovateľná osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikačné číslo alebo jeden alebo viaceré faktory špecifikujúce jej fyzickú, fyziologickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu;

b)

„spracovanie osobných údajov“ znamená operáciu alebo súbor operácií, ktorými sa osobné údaje spracúvajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami, napríklad zhromažďovaním, zaznamenávaním, usporiadaním, uchovávaním, úpravou alebo zmenou, vyhľadávaním, nahliadnutím, využívaním, zverejnením prenosom, šírením alebo ich sprístupnením iným spôsobom, triedením alebo kombinovaním, blokovaním, vymazaním alebo zničením;

c)

„systémy spracovania informácií“ sú Informačný systém Europolu, analytické pracovné súbory a iné systémy na spracúvanie osobných údajov, na ktoré odkazuje článok 10 ods. 1 rozhodnutia o Europole;

d)

„Informačný systém Europolu“ je systém, na ktorý odkazuje článok 11 ods. 1 rozhodnutia o Europole;

e)

„analytický pracovný súbor“ je súbor otvorený na účely analýzy podľa článku 14 rozhodnutia o Europole;

f)

„orgány EÚ“ sú inštitúcie, orgány, úrady a agentúry zriadené Zmluvou o Európskej únii, zmluvami o založení Európskych spoločenstiev alebo na ich základe, ako je uvedené v článku 22 ods. 1 rozhodnutia o Europole;

g)

„tretie strany“ sú tretie štáty a organizácie uvedené v článku 23 ods. 1 rozhodnutia o Europole;

h)

„riadne splnomocnení zamestnanci Europolu“ sú zamestnanci Europolu, ktorých určil riaditeľ, aby spracúvali osobné údaje v súlade s týmto rozhodnutím.

a)

osobných údajov vložených do Informačného systému Europolu podľa článku 13 ods. 1 rozhodnutia o Europole;

b)

osobných údajov, ktoré ponúkol členský štát, orgán EÚ alebo tretia strana na začlenenie do konkrétneho analytického pracovného súboru, ako aj osobných údajov vložených do analytického pracovného súboru podľa článku 14 rozhodnutia o Europole;

c)

osobných údajov poskytnutých Europolu na začlenenie do iného konkrétneho systému spracovania osobných údajov, na ktorý odkazuje posledná veta odseku 1 článku 10 rozhodnutia o Europole.