PRÍLOHA

USMERNENIA PRE SYSTÉMY AUDITU PRÍSLUŠNÝCH ORGÁNOV

Obsah

ÚČEL A ROZSAH PÔSOBNOSTI

SÚVISLOSTI A PRÁVNY ZÁKLAD

2.1.

Článok 4 ods. 6: prevádzkové kritériá pre príslušné orgány

2.2.

Článok 2 ods. 6: vymedzenie pojmu „audit“

VYMEDZENIE POJMOV

VŠEOBECNÉ POKYNY

CHARAKTER PROCESU AUDITU

5.1.

Systematický prístup

5.2.

Transparentnosť

5.3.

Nezávislosť

5.4.

Nezávislé preskúmanie

IMPLEMENTÁCIA PROCESU AUDITU

6.1.

Hlavné zásady a) dodržiavanie plánovaných opatrení; b) efektívna implementácia; c) vhodnosť na dosiahnutie cieľov

6.2.

Predkladanie správ z auditu

6.3.

Postup v nadväznosti na výsledky auditu

6.4.

Preskúmanie auditu a šírenie osvedčených postupov

6.5.

Zdroje

6.6.

Kompetentnosť audítora

1. Účel a rozsah pôsobnosti

Tieto usmernenia objasňujú podstatu systémov auditu a ich implementácie príslušnými vnútroštátnymi orgánmi. Systémy auditu sú zamerané na overenie efektívnej implementácie úradných kontrol súvisiacich s dodržiavaním právnych predpisov týkajúcich sa potravín a krmív a predpisov o zdraví zvierat a o starostlivosti o zvieratá, ako aj ich vhodnosti na dosiahnutie cieľov príslušných právnych predpisov vrátane súladu s vnútroštátnymi plánmi kontroly.

Cieľom týchto usmernení nie je vymedziť podrobné metódy, ale stanoviť zásady, ktoré sa majú dodržiavať so zámerom uľahčiť ich uplatňovanie v rámci rôznorodých systémov kontroly platných v členských štátoch. Metódy zvolené na uplatňovanie zásad uvedených v týchto usmerneniach sa môžu líšiť v závislosti od veľkosti, počtu a zložitosti príslušných orgánov zodpovedných za úradné kontroly v rámci členských štátov.

2. Súvislosti a právny základ – nariadenie (ES) č. 882/2004

V týchto usmerneniach sa stanovujú požiadavky na vykonávanie auditov podľa článku 4 ods. 6 nariadenia (ES) č. 882/2004. V danej súvislosti sú relevantné tieto výňatky z uvedeného nariadenia:

2.1. Článok 4 ods. 6: prevádzkové kritériá pre príslušné orgány

„Príslušné úrady budú uskutočňovať interné audity alebo budú mať vykonané externé audit, a budú vo svetle výsledkov týchto auditov prijímať primerané opatrenia, aby sa zabezpečilo dosahovanie cieľov tohto nariadenia. Tieto audity budú podliehať nezávislému preskúmaniu a budú sa vykonávať transparentným spôsobom.“

2.2. Článok 2 ods. 6: vymedzenie pojmu „audit“

„ ‚Audit’ znamená systematické a nezávislé preskúmanie za účelom určenia, či činnosti a súvisiace výsledky vyhovujú plánovaným opatreniam, či sa tieto opatrenia zavádzajú účinne, a či sú vhodné na dosiahnutie cieľov.“

3. Vymedzenie pojmov

Na účely týchto usmernení sa uplatňujú vymedzenia pojmov uvedené v článku 2 nariadenia (ES) č. 882/2004, v článkoch 2 a 3 nariadenia (ES) č. 178/2002 (1), ISO 19011:2002 (2) a ISO 9000:2000 (3)

Predovšetkým treba uviesť tieto vymedzenia pojmov z ISO 19011:2002 a ISO 9000:2000:

Pojem „kritériá auditu“ znamená referenčný súbor politík, postupov alebo požiadaviek používaný na porovnanie s dôkazov auditu, t. j. normou, podľa ktorej sa posudzujú činnosti auditovaného subjektu.

„Plán auditu“ znamená opis činností a opatrení týkajúcich sa auditu.

„Program auditu“ znamená jeden alebo viacero auditov plánovaných na konkrétny časový úsek a zameraných na konkrétny cieľ.

„Audítorský tím“ znamená jedného alebo viacero audítorov vykonávajúcich audit a podľa potreby sprevádzaných technickými expertmi.

„Auditovaná organizácia“ znamená organizáciu, ktorá sa audituje.

„Audítor“ znamená osobu s kompetentnosťou vykonávať audit.

„Nápravná činnosť“ znamená činnosť na odstránenie príčiny zistenej nezhody alebo inej neželateľnej situácie.

„Preventívna činnosť“ znamená činnosť na odstránenie príčiny potenciálnej nezhody alebo inej potenciálne neželateľnej situácie.

„Technický expert“ znamená osobu poskytujúcu špecifické poznatky alebo posudky audítorskému tímu.

Na účely týchto usmernení sa uplatňujú nasledujúce definície:

„Audítorský orgán“ znamená orgán vykonávajúci proces auditu. Môže ísť o interný alebo externý subjekt.

„Proces auditu“ znamená súbor činností opísaných v oddiele 5.1 (Systematický prístup).

„Systém auditu“ znamená jeden audítorský orgán alebo kombináciu niekoľkých audítorských orgánov vykonávajúcich audit v rámci jedného alebo viacerých príslušných orgánov.

„Výrobný reťazec“ znamená celý reťazec vrátane všetkých „stupňov výroby, spracúvania a distribúcie“ podľa článku 3 ods. 16 nariadenia (ES) č. 178/2002.

4. Všeobecné pokyny

Ak sa v členskom štáte zavedie kombinácia systémov auditu, je potrebné uplatňovať mechanizmy zabezpečujúce, že budú auditované všetky kontrolné činnosti v zmysle nariadenia (ES) č. 882/2004 vrátane tých, ktoré sa týkajú zdravia zvierat a starostlivosti o zvieratá, a to na všetkých stupňov reťazca výroby krmív a potravín a vrátane činností všetkých zúčastnených agentúr alebo kontrolných orgánov.

Predovšetkým tam, kde sú úlohy súvisiace s kontrolou prenesené na kontrolný orgán a kde príslušný orgán uprednostňuje auditovanie kontrolného orgánu pred jeho inšpekciou, by k zmluvným povinnostiam daného kontrolného orgánu malo patriť prijatie požiadaviek auditu a jeho podmienok.

Okrem osobitných pokynov uvedených v tomto dokumente je potrebné postupovať aj podľa všeobecných usmernení ISO 19011:2002.

5. Charakter procesu auditu

5.1. Systematický prístup

Pri plánovaní auditov, ich vykonávaní, prijímaní opatrení v nadväznosti na audit a pri manažérstve auditov je potrebné uplatňovať systematický prístup. Z tohto dôvodu by proces auditu mal:

—	byť výsledkom procesu transparentného plánovania so stanovením priorít na základe analýzy rizika v súlade s úlohami príslušného orgánu podľa nariadenia (ES) č. 882/2004,

—

byť súčasťou programu auditu so zabezpečením adekvátneho pokrytia všetkých relevantných oblastí činností a všetkých relevantných príslušných orgánov v rámci sektorov, na ktoré sa vzťahuje nariadenie (ES) č. 882/2004 pri náležitej frekvencii založenej na analýze rizika počas obdobia kratšieho ako päť rokov,

—	byť potvrdený na základe dokumentovaných postupov a záznamov auditu slúžiacich na zabezpečenie konzistentnosti práce audítorov a na dôkaz uplatňovania systematického prístupu,

—	obsahovať postupy týkajúce sa vypracovania zistení auditu vrátane náležitého identifikovania dôkazu o súlade, prípadne nesúlade, ako aj postupy prípravy, schvaľovania a distribúcie správ z auditu,

—	obsahovať postupy preskúmania záverov auditu s cieľom identifikovať silné a slabé stránky kontrolného systému, rozširovať osvedčené postupy a zabezpečovať monitorovanie nápravných a preventívnych činností,

—	podliehať monitorovaniu a preskúmaniu v záujme zabezpečenia naplnenia cieľov programu auditu a v záujme identifikovania príležitostí na zlepšenie.

Ak sa v členskom štáte predpokladá uskutočnenie viac ako jedného programu auditu, je potrebné podniknúť kroky na zabezpečenie efektívnej koordinácie týchto programov v záujme bezproblémovej realizácie procesu auditu v rámci relevantných príslušných úradov. Program(-y) auditu by sa mal(-i) vzťahovať aj na všetky relevantné úrovne hierarchie príslušného orgánu.

5.2. Transparentnosť

V záujme preukázateľnej transparentnosti procesu auditu by k dokumentovaným procesom mal patriť predovšetkým jasne definovaný proces plánovania auditu, schvaľovanie kritérií auditu a správy z auditu a mechanizmy distribúcie správ z auditu.

Manažérstvo a implementácia procesu auditu majú byť transparentné pre všetky relevantné zúčastnené strany. Predovšetkým je potrebné zachovávať úplnú transparentosť medzi audítorským orgánom a auditovanou organizáciou. Pozitívne vnímanie transparentnosti procesu auditu ostatnými zúčastnenými stranami napomôže pri šírení informácií a najmä pri zdieľaní osvedčených postupov v rámci príslušného orgánu alebo medzi jednotlivými príslušnými úradmi.

Členské štáty by mali prijať vhodné opatrenia na zabezpečenie transparentnosti svojich systémov auditu pri zohľadnení vnútroštátnych právnych a iných požiadaviek. V tejto súvislosti by mali členské štáty zvážiť podporu postupov zlepšujúcich transparentnosť tohto procesu. Príklady takýchto postupov sú uvedené v tabuľke. Pri rozhodovaní o takýchto opatreniach by mali členské štáty vhodne posudzovať potrebu transparentnosti s ohľadom na možné narušenie schopnosti systému auditu dosahovať stanovené ciele. Transparentný prístup by sa mal v záujme maximálneho využitia jeho prínosu spájať s prípravou vyvážených správ, ktoré budú predstavovať optimálnu kombináciu overeného súladu (kladné zistenia) a oblastí, v ktorých je potrebné dosiahnuť zlepšenie (záporné zistenia).

Tabuľka

Príklady postupov zameraných na zlepšenie transparentnosti procesu auditu.

Postupy audítorského orgánu

Auditovaná organizácia

V rámci jedného príslušného orgánu

V rámci niekoľkých príslušných orgánov (v členských štátoch)

Verejné a iné zúčastnené strany

Prístup k dokumentovaným postupom audítorského orgánu

Prerokovanie plánovania programu auditu

Uverejnenie programu auditu

Predloženie plánu auditu

Možnosť predkladať pripomienky v súvislosti s návrhom správy z auditu

Distribúcia záverečnej správy z auditu

Uverejnenie pripomienok auditovanej organizácie k návrhu správy

Uverejnenie záverečnej správy z auditu

Uverejnenie súhrnov zo záverečných správ z auditov a z výročnej správy

Uverejnenie akčného plánu auditovaného subjektu

Uverejnenie výsledkov nápravných a preventívnych činností

Poznámka: Členské štáty by si mali vybrať postupy (prvý stĺpec) a rozsah ich uplatnenia (ostatné stĺpce) tak, aby vyhovovali ich špecifickým podmienkam

5.3. Nezávislosť

Na audítorské orgány by sa nemal vyvíjať nijaký obchodný, finančný, hierarchický, politický alebo iný nátlak, ktorý by mohol ovplyvniť ich úsudok alebo výsledok procesu auditu. Systém auditu, audítorský orgán a audítori by mali byť nezávislí od činnosti, ktorá je predmetom auditu, nezaujatí a bez konfliktov záujmov. Audítori by nemali auditovať oblasti alebo činnosti, za ktoré priamo zodpovedajú.

Všetky relevantné príslušné orgány by mali zaviesť ochranné opatrenia zabezpečujúce dostatočné odlíšenie medzi audítorskými povinnosťami a zodpovednosťou za kontrolné činnosti, akými sú manažérstvo systému úradných kontrol a dohľad nad ním.

V prípade odporúčaní audítorského tímu sa nápravnej a preventívnej činnosti by mala auditovaná organizácia zvoliť metódy na realizáciu takýchto činností. Aktívna účasť audítorského tímu na realizácii následných opatrení by sa mala obmedziť na posúdenie vhodnosti plánu následných činností a efektívnosti nápravných a preventívnych činností. Auditované organizácie by nemali mať možnosť zasahovať do programu auditu, zistení alebo záverov. Audítorský orgán by od nich mal vyžadovať poradenstvo v súvislosti s návrhom správy a následne zvážiť ich pripomienky. Tieto pripomienky by sa mali v prípade vhodnosti transparentným spôsobom zohľadniť.

V záujme zaručenia nezávislosti audítorského orgánu, ako aj skupiny audítorov v súvislosti s procesom auditu, je vhodné uplatňovať nasledovné body:

—	zabezpečiť jasný a dokumentovaný mandát poskytujúci primeranú právomoc vykonávať audity,

—	zabezpečiť, aby sa ani audítorský orgán, ani audítorský tím nepodieľali na manažérstve alebo dohľade nad kontrolnými systémami, ktoré sú predmetom auditu,

—	zabezpečiť, aby boli v prípade externých auditov audítorský orgán a audítorský tím externými a nezávislými subjektami vo vzťahu k organizačnej hierarchii auditovanej organizácie,

—

zabezpečiť, aby sa v prípade interných auditov uplatňovali tieto všeobecné zásady zabezpečujúce nezávislosť a transparentnosť procesu:

—	menovanie audítorského orgánu a audítorského tímu vrcholovým manažmentom,

—	podávanie správ zo strany audítorského orgánu a/alebo audítorského tímu vrcholovému manažmentu,

—	vykonanie kontroly na vylúčenie existencie konfliktu záujmov na strane audítorského orgánu alebo audítorského tímu.

Nezávislé audítorské orgány by mali byť v externom vzťahu k manažérstvu činností, ktoré sú predmetom auditu, alebo od neho oddelené. Interné audítorské orgány by mali podávať správy najvyššiemu manažmentu v rámci organizačnej štruktúry.

Tam, kde si audit vyžaduje odbornú expertízu, ktorú môžu poskytnúť iba zamestnanci príslušného orgánu, je potrebné podniknúť opatrenia na zachovanie nezávislosti audítorského tímu. V prípade organizovania kontrolných činností na regionálnej úrovni je možné uskutočniť výmenu špecialistov s cieľom zabezpečiť ich nezávislosť.

5.4. Nezávislé preskúmanie procesu auditu

Na účely kontroly dosahovania cieľov procesu auditu je potrebné uskutočniť jeho preskúmanie nezávislou osobou alebo orgánom. Táto nezávislá osoba alebo orgán by mala mať dostatočnú právomoc, odborné znalosti a zdroje na efektívnu realizáciu uvedenej úlohy. Prístup k nezávislému preskúmaniu sa môže líšiť v závislosti od druhu činnosti alebo príslušného orgánu. V prípade založenia orgánu alebo výboru s cieľom vykonať nezávislé preskúmanie procesu auditu je potrebné zabezpečiť, aby členom/členmi takéhoto orgánu alebo výboru bola jedna alebo viacero nezávislých osôb. Tieto nezávislé osoby by mali mať prístup k procesu auditu a mali by byť oprávnené sa na tomto procese plne zúčastňovať. Je potrebné prijať opatrenia na nápravu akýchkoľvek nedostatkov, ktoré v procese auditu odhalila nezávislá osoba alebo orgán.

6. Implementácia procesu auditu

6.1. Hlavné zásady: a) dodržiavanie plánovaných opatrení; b) efektívna implementácia; c) vhodnosť na dosiahnutie cieľov

V záujme dodržiavania požiadaviek článku 4 ods. 6 nariadenia (ES) č. 882/2004 by sa systém auditu mal vzťahovať na tieto tri body uvedené v článku 2 ods. 6:

Overovanie súladu s plánovanými opatreniami s cieľom zaručiť vykonanie úradných kontrol podľa plánu a dodržiavanie usmernení alebo pokynov pracovníkmi vykonávajúcimi kontroly. Túto úlohu možno z veľkej časti realizovať preskúmaním dokumentácie, avšak je potrebné uskutočniť aj overovanie na mieste. Na splnenie tohto cieľa sa od audítorského tímu vyžadujú dobré všeobecné vlastnosti a zručnosti vo výkone auditu.

Overovanie efektívnej implementácie plánovaných opatrení. Je potrebné, aby v záujme posúdenia efektivity, t. j. miery dosiahnutia plánovaných cieľov, bola súčasťou tohto procesu aj operačná implementácia na mieste. Toto má zahŕňať posúdenie kvality a konzistentnosti kontrol, ako aj vykonávanie audítorských činností na mieste. Na dosiahnutie tohto cieľa auditu bude audítorský tím požadovať príslušnú odbornú expertízu.

Audítorský tím by mal zároveň vyvíjať úsilie s cieľom posúdiť vhodnosť plánovaných opatrení na dosiahnutie cieľov uvedených v nariadení (ES) č. 882/2004, a to predovšetkým v súvislosti s jednotným integrovaným viacročným národným plánom kontroly. K tomuto procesu patrí posúdenie vhodnosti úradných kontrol so zreteľom napríklad na ich frekvenciu, ako aj posúdenie uplatňovaných metód s prihliadnutím na štruktúru výrobného reťazca (reťazcov), výrobné postupy a objem výroby. Na splnenie tohto cieľa auditu by mal mať audítorský tím značné vedomosti o auditovanom systéme, rozumieť mu a mať príslušné odborné vstupné informácie.

V záujme určenia vhodnosti plánovaných opatrení na dosiahnutie cieľov uvedených v bode c) treba zvážiť tieto požiadavky:

Medzi kritériá auditu by mali patriť strategické ciele vyplývajúce z nariadení (ES) č. 178/2002 a (ES) č. 882/2004 (vrátane jednotného integrovaného viacročného národného plánu kontroly) a z vnútroštátnych právnych predpisov.

Audit by sa mal v prvom rade zameriavať na kontrolné opatrenia súvisiace s kritickými bodmi v rámci kontroly výrobného reťazca (reťazcov). Je potrebné klásť dôraz na posúdenie, či sú plánované opatrenia spôsobilé poskytovať dostatočné záruky v súvislosti a) s bezpečnosťou konečného produktu (produktov) a b) s dodržiavaním ďalších požiadaviek z oblasti krmivového a potravinového práva a predpisov o zdraví zvierat a o starostlivosti o zvieratá. V záujme dosiahnutia tohto cieľa je potrebné podľa možnosti audit(-y) rozšíriť aj mimo správnych hraníc.

6.2. Predkladanie správ z auditu

V správach z auditu by sa mali uvádzať jasné závery vychádzajúce zo zistení auditu a podľa vhodnosti aj odporúčania.

—

Závery by sa mali náležite týkať dodržiavania plánovaných opatrení, efektivity implementácie a vhodnosti plánovaných opatrení v záujme dosiahnutia uvedených cieľov. Je potrebné, aby boli podložené objektívnymi dôkazmi. Predovšetkým v prípade vypracovania záverov v súvislosti s vhodnosťou plánovaných opatrení pri dosahovaní stanovených cieľov možno dôkazy získať zo súboru výsledkov niekoľkých auditov a ich analýzy. V tomto prípade by sa mali závery rozšíriť za hranice jednotlivých subjektov, oddelení príslušných orgánov a orgánov.

—	Odporúčania by sa mali viac týkať konečného výsledku, ktorý treba dosiahnuť, a len okrajovo prostriedkov nápravy nesúladu. Odporúčania by mali vchádzať z objektívnych záverov.

6.3. Postup v nadväznosti na výsledky auditu

V prípade vhodnosti je potrebné, aby auditovaná organizácia vypracovala a predložila plán následných činností. Mali by sa v ňom uvádzať návrhy časovo ohraničených nápravných a preventívnych činností na riešenie akýchkoľvek problémov odhalených v rámci realizácie auditu alebo programu auditu. Audítorský tím by mal posúdiť primeranosť plánu následných činností a môže sa podieľať na overení jeho následnej implementácie.

—

Plán následných činností umožňuje audítorskému tímu posúdiť, či sú navrhnuté nápravné a preventívne činnosti dostatočné na realizáciu odporúčaní správy z auditu. Plány následných činností by mali zahŕňať stanovenie priorít na základe rizika, ako aj termíny ukončenia nápravných a preventívnych činností. Široká škála rôznych plánov následných činností sa môže považovať za vyhovujúcu a auditovaná organizácia si vyberie z jednotlivých dostupných možností.

—

Nápravné a preventívne opatrenia by sa nemali obmedzovať na riešenie špecifických technických požiadaviek, ale v prípade potreby by mali zahŕňať opatrenia týkajúce sa celkového systému (napr. komunikácia, spolupráca, koordinácia, preskúmanie a zefektívnenie kontrolných procesov atď.). Auditovaná organizácia by mala vykonať hĺbkovú analýzu akéhokoľvek nesúladu s cieľom určiť najvhodnejšie nápravné a preventívne činnosti. Akékoľvek rozdiely v názoroch medzi auditovanou organizáciou a audítorským tímom by sa mali vyriešiť.

—	Ukončenie: Je vhodné stanoviť mechanizmy na zabezpečenie toho, aby sa akčné plány vhodne vykonávali a aby sa nápravné a preventívne činnosti účinne a včas realizovali. Postupy na overenie ukončenia plánu následných činností dohodne auditovaná organizácia s audítorským tímom.

6.4. Preskúmanie auditu a šírenie osvedčených postupov

Vplyvy zistení auditu na ostatné odvetvia a regióny by sa mali zohľadniť, najmä v súvislosti s členskými štátmi, v ktorých sú kontroly prenesené na niekoľko príslušných orgánov alebo sú decentralizované. Je najmä potrebné šíriť osvedčené postupy. Na tieto účely by sa mali správy sprístupniť aj ostatným odvetviam a regiónom v rámci členského štátu, ako aj Komisii. Výsledky auditu by sa taktiež mali zohľadniť pri príprave programov auditu a v kontexte preskúmania jednotného integrovaného viacročného národného plánu kontroly.

6.5. Zdroje

Členské štáty by mali zabezpečiť, aby mali príslušné orgány dostatočné vykonávacie právomoci a zdroje v rámci príslušného orgánu, na zriadenie, implementáciu a udržiavanie efektívneho systému auditu.

Ľudské zdroje a súvisiace zdroje potrebné na manažérstvo, monitorovanie a preskúmanie procesov auditu by mali byť k dispozícii vzhľadom na to, že všetky príslušné orgány a ich kontrolné činnosti by mali podliehať auditu počas obdobia, ktoré nepresahuje päť rokov. Všeobecné usmernenia týkajúce sa zdrojov pre auditovanie sú stanovené v ISO 19011. S cieľom získať expertízu potrebnú na splnenie účelu a rozsahu auditu a programu(-ov) auditu môže audítorský tím zahŕňať akúkoľvek kombináciu audítorov a odborných audítorov a technických expertov. Je potrebné zabezpečiť objektívnosť a nezávislosť audítorského tímu, najmä ak je potrebné prizvať technických expertov. K tomuto záveru môže napomôcť rotovanie audítorov a/alebo audítorských tímov.

6.6. Kompetentnosť audítora

Kompetentnosť audítora a kritériá výberu by sa mali definovať podľa týchto kategórií:

—	všeobecné vedomosti a zručnosti – zásady auditu, postupy a techniky; riadiace/organizačné schopnosti,

—	špecifické odborné vedomosti a zručnosti,

—	osobné vlastnosti,

—	vzdelanie,

—	pracovné skúsenosti,

—	príprava audítora a skúsenosť v auditovaní.

Zavedenie mechanizmu na zabezpečenie konzistentnosti práce audítorov a udržanie ich kompetentnosti je dôležitým prvkom. Kompetentnosti, ktoré požadujú audítorské tímy, sa menia v závislosti od oblasti, ktorá podlieha auditu v rámci systémov kontroly alebo dohľadu. Pokiaľ ide o odborné vedomosti a zručnosti požadované audítormi, mali by sa zohľadňovať požiadavky na školenia pre zamestnancov vykonávajúcich úradné kontroly [kapitola 1 prílohy II k nariadeniu (ES) č. 882/2004].

(1) Ú. v. ES L 31, 1.2.2002, s. 1.

(2) Usmernenia týkajúce sa auditu systémov riadenia kvality a/alebo systémov environmentálneho riadenia, uverejnené Medzinárodnou organizáciou pre normalizáciu, 1. októbra 2002.

(3) Systém kontroly kvality – základy a slovník, uverejnené Medzinárodnou organizáciou pre normalizáciu, december 2000.