29.11.2005

Úradný vestník Európskej únie

L 312/55

ODPORÚČANIE RADY

zo 14. novembra 2005

o prioritných činnostiach zameraných na prehĺbenie spolupráce v oblasti archívov v Európe

(2005/835/ES)

RADA EURÓPSKEJ ÚNIE,

so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva, a najmä na druhú zarážku jej článku 151 ods. 5,

so zreteľom na návrh Komisie,

keďže:

(1)

V dôsledku uznesenia Rady a stretnutia ministrov kultúry v rámci zasadnutia Rady 14. novembra 1991 o opatreniach týkajúcich sa archívov (1) a záverov Rady zo 17. júna 1994 týkajúcich sa väčšej spolupráce v oblasti archívov (2) sa medzi členskými štátmi dosiahol počiatočný pokrok v spolupráci v oblasti archívov.

(2)	V uznesení Rady zo 6. mája 2003 o archívoch v členských štátoch (3) sa zdôraznil význam archívov pre pochopenie histórie a kultúry Európy a pre demokratické fungovanie spoločnosti v rámci rozšírenia Únie z 1. mája 2004.

(3)	V rámci Spoločenstva sa uskutočnili multidisciplinárne fóra o problémoch spojených s riadením, uchovávaním, ochranou a vyhľadávaním strojovo snímateľných údajov s účasťou verejnej správy a vnútroštátnych archívnych služieb, ako aj zástupcov priemyslu a výskumu.

(4)	V uznesení Rady zo 6. mája 2003 sa zdôraznila potreba ďalšieho rozvoja aplikácií informačných a komunikačných technológií a riešení v oblasti archívov.

(5)

Komisia podčiarkuje prácu, ktorú vykonali inštitúcie Únie v špecifickej oblasti archivovania filmov v Európe vrátane uznesenia Rady z 24. novembra 2003 (4) o depozitári kinematografických prác v Európskej únii a odporúčania Európskeho parlamentu a Rady o filmovom dedičstve a konkurencieschopnosti s ním súvisiacich priemyselných činností, ktoré sa prijme do konca roku 2005.

(6)

V uznesení zo 6. mája 2003 Rada tiež vyzvala Komisiu, aby predložila správu o súčasnej situácii a budúcom rozvoji archívov v rozšírenej Únii. Správa o archívoch v rozšírenej Európskej únii, ktorú vypracovala skupina odborníkov z členských štátov a ktorá bola prijatá vo februári 2005 (5), je dobrým základom pre ďalší rozvoj archívov v Európe. Na žiadosť Rady obsahuje návrhy na praktické činnosti a usmernenia zamerané na prehĺbenie spolupráce v oblasti archívov na európskej úrovni,

TÝMTO ODPORÚČA:

Skupina európskych archívov zložená z odborníkov z členských štátov a inštitúcií Únie by mala zabezpečovať spoluprácu a koordináciu vo všeobecných otázkach súvisiacich s archívmi a pokračovanie práce uvedenej v Správe o archívoch v rozšírenej Európskej únii z februára 2005, a najmä prioritných opatrení uvedených v bode B tohto odporúčania. Podľa potreby by skupina európskych archívov mala tiež spolupracovať s ďalšími súvisiacimi európskymi sieťami, napríklad so skupinou národných zástupcov pre digitalizáciu a s Európskou kanceláriou knižničných, informačných a dokumentačných asociácií (EBLIDA).

Prijať tieto opatrenia v oblasti archívov:

Ochrana archívov v Európe a predchádzanie ich poškodeniu:

—	vypracovanie vzorového akčného plánu skupinou európskych archívov na podporu opatrení zameraných na predchádzanie poškodeniu dokumentov a archívov v súvislosti s prírodnými katastrofami a inými udalosťami, ktoré môžu spôsobiť škody,

—	podpora činností v rámci celého Spoločenstva zameraných na ochranu a obnovovanie poškodených dokumentov a archívov zo strany skupiny európskych archívov,

—	vypracovanie a podpora noriem a technických špecifikácií na výstavbu nových špecializovaných priestorov určených pre archívy zo strany vnútroštátnych archívnych služieb členských štátov a archívnych služieb inštitúcií Únie.

Posilnenie európskej interdisciplinárnej spolupráce v oblasti dokumentov a archívov v elektronickej podobe, ktorú je potrebné ďalej rozvíjať, a to aj v rámci pracovného plánu Rady pre program Kultúra, najmä čo sa týka koordinácie v oblasti digitalizácie (6):

—

prehĺbenie spolupráce pri zabezpečovaní pravosti, dlhodobého uchovávania a dostupnosti dokumentov a archívov v elektronickej podobe, najmä aktualizáciou a rozšírením súčasných požiadaviek na vytváranie systémov riadenia archívov a správy dokumentov v elektronickej podobe, ako napr. MoReq (Model requirements for electronic documents and archives management systems – Vzorové požiadavky na systémy riadenia archívov a správy dokumentov v elektronickej podobe), ktorá podporí zlepšenie verejnej správy, a ďalším organizovaním fór DLM (7) o dokumentoch a archívoch v elektronickej podobe.

Vytvorenie a udržiavanie internetového portálu pre dokumenty a archívy v Európe, čo je prioritná úloha:

—

prostredníctvom vnútroštátnych archívnych služieb členských štátov a archívnych služieb inštitúcií Únie zabezpečenie internetového portálu, ktorý by poskytol ľahší a cezhraničný prístup k dokumentom a archívom členských štátov a inštitúcií Únie. Tento internetový portál môže spravovať buď jeden z počítačových serverov Európskej únie, alebo vnútroštátna archívna služba členského štátu.

Podpora osvedčených postupov so zreteľom na vnútroštátne a európske právo týkajúce sa správy dokumentov a riadenia archívov a prístupu k nim; vnútroštátne archívne služby členských štátov a archívne služby inštitúcií Únie by mali:

—	sledovať návrhy nových právnych predpisov, ktoré sa majú v tejto oblasti prijať v ktoromkoľvek členskom štáte, s cieľom zistiť osvedčené postupy, najmä pokiaľ ide o požiadavky na správu dokumentov a riadenie archívov a na prístup k nim,

—

prepojiť údaje o právnych predpisoch v archívnictve a iných súvisiacich právnych predpisoch na vnútroštátnej úrovni a na úrovni Spoločenstva a umožniť konzultácie o nich vytvorením databázy, aby sa podnecovalo šírenie týchto právnych predpisov. Túto databázu môže spravovať buď jeden z počítačových serverov Európskej únie, alebo vnútroštátna archívna služba členského štátu. Odporúča sa vziať do úvahy prácu vykonanú v rámci európskeho projektu právnych údajov podporovaného Európskou pobočkou Medzinárodnej rady archívov – EURBICA, ako je uvedené v Správe o archívoch v rozšírenej Európskej únii (prioritná činnosť 4.2).

Prijímanie opatrení na predchádzanie krádežiam archívnych dokumentov:

—	vypracovanie akčného plánu a spoločných usmernení zo strany vnútroštátnych archívnych služieb členských štátov, ktoré umožnia výmenu informácií a osvedčených postupov v boji proti krádežiam archívnych dokumentov a pri podpore navrátenia odcudzených dokumentov.

Členské štáty a inštitúcie Únie by mali spoločne podporovať vykonávanie prioritných opatrení uvedených v Správe o archívoch v rozšírenej Európskej únii z februára 2005 a v bode B tohto odporúčania. Toto vykonávanie prioritných opatrení bude brať do úvahy prácu skupín zriadených v rámci EBNA (European Board of National Archivists – Európska Rada národných archivárov), najmä s ohľadom na spoluprácu v oblasti bezpečnosti a uchovávania archívov a sprístupnenia európskeho informačného portálu. Prijatie tohto odporúčania ani vykonávanie týchto opatrení sami osebe neznamenajú prísľub nových rozpočtových zdrojov zo strany Európskej únie ani členských štátov. Ak je to možné a v súlade s príslušnými postupmi, Európska únia sa vynasnaží v rámci existujúcich programov podporiť projekty zamerané na vykonávanie týchto opatrení.

D.	Najneskôr do troch rokov po dni uverejnenia tohto odporúčania by mala skupina európskych archívov predložiť správu o pokroku pri vykonávaní prioritných opatrení uvedených v bode B.

V Bruseli 14. novembra 2005

Za Radu

predsedníčka

T. JOWELL

(1) Ú. v. ES C 314, 5.12.1991, s. 2.

(2) Ú. v. ES C 235, 23.8.1994, s. 3.

(3) Ú. v. EÚ C 113, 13.5.2003, s. 2.

(4) Ú. v. EÚ C 295, 5.12.2003, s. 5.

(5) KOM(2005) 52 v konečnom znení.

(6) Závery Rady o pracovnom pláne pre program Kultúra na roky 2005 – 2006 (dokument 13839/04).

(7) DLM = Document Lifecycle Management (správa dokumentu počas jeho životnosti).