Nariadenie Rady (EHS, EURATOM) č. 354/83

z 1. februára 1983

o otvorení historických archívov Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu pre verejnosť

RADA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV,

so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho hospodárskeho spoločenstva, a najmä na jej článok 235,

so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu a najmä na jej článok 203,

so zreteľom na návrh Komisie [1],

so zreteľom na stanovisko Európskeho parlamentu [2],

keďže orgány Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu pri vykonávaní svojej práce zhromaždili rozsiahlu archívnu zbierku; keďže tieto archívy tvoria vlastníctvo týchto spoločenstiev, z ktorých každé má právnu subjektivitu;

keďže v členských štátoch aj v medzinárodných organizáciách je štandardnou praxou, že po uplynutí určitého počtu rokov sa archívy sprístupňujú verejnosti; keďže by sa mali stanoviť spoločné pravidlá týkajúce sa otvorenia historických archívov Európskych spoločenstiev pre verejnosť;

keďže niektoré z dokumentov a záznamov pochádzajúcich z inštitúcií Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu sú fyzicky uložené v archívoch členských štátov; keďže členské štáty používajú rozličné pravidlá, ktoré určujú, kedy a za akých podmienok môžu byť ich archívy sprístupnené verejnosti; keďže by sa malo zabrániť tomu, aby zatriedené dokumenty a záznamy pochádzajúce z inštitúcií spoločenstva boli sprístupnené verejnosti prostredníctvom národných archívov za podmienok menej prísnych, ako sú podmienky uvedené v tomto nariadení;

keďže spracovanie a kritická analýza archívov spoločenstva nemá iba hodnotu historického výskumu vo všeobecnosti, ale zároveň môže uľahčiť činnosť orgánov zapojených do záležitostí spoločenstva a tým prispieť k lepšiemu dosiahnutiu všetkých cieľov spoločenstiev;

keďže zmluvy nestanovili žiadne špecifické právomoci vzhľadom na vytvorenie spoločných pravidiel v tejto oblasti;

keďže je potrebné určiť zásadné princípy a prijať požadované pravidlá na vykonávanie takýchto princípov na internej úrovni, takéto princípy a pravidlá sa ponechávajú každej inštitúcii spoločenstva,

PRIJALA TOTO NARIADENIE:

Článok 1

1. Orgány Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu (ďalej len "orgány") zriadia historické archívy a otvoria ich pre verejnosť za podmienok uvedených v tomto nariadení po uplynutí 30 rokov, počnúc dátumom vytvorenia dokumentu alebo záznamu. Na účely tohto nariadenia sa s Hospodárskym a sociálnym výborom a Dvorom audítorov zaobchádza rovnako ako s orgánmi uvedenými v článku 4 ods. 1 Zmluvy o založení Európskeho hospodárskeho spoločenstva a v článku 3 ods. 1 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu.

2. Na účely tohto nariadenia:

a) "archívy spoločenstva" sú všetky dokumenty a záznamy akéhokoľvek typu a na ktoromkoľvek nosiči, ktoré boli vytvorené alebo boli prijaté jednou z inštitúcií alebo ich zástupcami alebo úradníkmi pri výkone ich povinností, ktoré sa vzťahujú na činnosti Európskeho hospodárskeho spoločenstva a/alebo Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu (ďalej len "Európske spoločenstvá");

b) "historické archívy" pozostávajú z tej časti archívov spoločenstva, ktorá bola vybraná na trvalé zachovanie za podmienok stanovených v článku 7 tohto nariadenia.

3. Všetky dokumenty a záznamy, ktoré boli voľne dostupné pred uplynutím obdobia uvedeného v odseku 1, majú zostať dostupné verejnosti bez obmedzenia.

4. Po uplynutí 30-ročného obdobia uvedeného v odseku 1 sa má prístup k historickým archívom umožniť každej osobe, ktorá o to požiada a ktorá súhlasí s dodržiavaním interných pravidiel vytvorených na tento účel každou inštitúciou.

5. Historické archívy majú byť prístupné vo forme kópií. Avšak inštitúcie môžu uvoľniť originály dokumentov alebo záznamov, ak užívatelia prejavujú osobitný a riadne opodstatnený záujem.

Článok 2

Toto nariadenie sa nevzťahuje na spisov zamestnancov Európskych spoločenstiev ani na dokumenty a záznamy obsahujúce informácie o súkromnom alebo profesionálnom živote jednotlivých osôb.

Článok 3

1. Verejnosť nemá mať prístup:

a) k dokumentom alebo záznamom, ktoré sú klasifikované v súlade s článkom 10 nariadenia Rady č. 3 z 31. júla 1958, ktorým sa vykonáva článok 24 Zmluvy o založení Európ skeho spoločenstva pre atómovú energiu [3], a ktoré nie sú odtajnené;

b) k zmluvám predloženým agentúrou Euratom alebo uzavretých Agentúrou Euratomu pre zásobovanie podľa kapitoly VI Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu;

c) k dokumentom alebo záznamom prípadov predložených na posúdenie Súdnemu dvoru Európskych spoločenstiev.

2. Verejnosť nemá mať prístup k dokumentom a záznamom, ktoré sú podľa pravidiel a praxe každej inštitúcie zaradené ako dôverné alebo vyššie, pokiaľ nie sú odtajnené v súlade s článkom 5.

Článok 4

1. Dokumenty a záznamy, na ktoré sa vzťahuje povinnosť služobného alebo obchodného tajomstva, keď bola inštitúcia na to upozornená, sa nemajú uvoľniť pre verejnosť po 30- ročnom období, pokiaľ inštitúcia, ktorá má upozornenie o dokumente alebo zázname, predtým neinformovala osobu alebo podnik, ktorých sa týka jej zámer uvoľniť ich pre verejnosť, a pokiaľ táto osoba alebo tento podnik nenamieta počas obdobia stanoveného v pravidlách uplatňovania uvedených v článku 9.

2. Odsek 1 sa tiež uplatní na dokumenty a záznamy vytvorené orgánom a informácie obsiahnutých v týchto dokumentoch a záznamoch, na ktoré sa vzťahuje služobné alebo obchodné tajomstvo.

Článok 5

1. V záujme súladu s 30-ročným pravidlom stanoveným v článku 1 ods. 1 každá inštitúcia včas, najneskôr však do 25 rokov po dátume vytvorenia dokumentu alebo záznamu, preskúma všetky dokumenty a záznamy zaradené ako dôverné alebo vyššie, aby sa rozhodlo, či sa majú alebo nemajú odtajniť. Dokumenty a záznamy, ktoré nie sú odtajnené pri prvej takejto revízii, sa skúmajú pravidelne, a to najmenej každých päť rokov.

2. Pokiaľ ide o dokumenty a záznamy prijaté od členských štátov alebo od iného orgánu, orgány dodržiavajú klasifikáciu stanovenú pôvodcom. Avšak aby sa zabezpečil čo najširší prístup k archívom spoločenstva, orgány a členské štáty môžu súhlasiť s postupmi pre odtajnenie dokumentov a záznamov podľa kritérií prijatých spoločnou dohodou.

Článok 6

1. Členské štáty upustia od sprístupnenia dokumentov a záznamov pre verejnosť, ktoré pochádzajú z orgánov a ktoré sú fyzicky držané v ich verejných archívoch, ktoré sú klasifikované a nie sú odtajnené, ak sú podmienky menej prísne ako podmienky stanovené v článkoch 1 až 5.

2. Odsek 1 sa tiež vzťahuje na také dokumenty a záznamy členských štátov, ktoré úplne alebo čiastočne reprodukujú obsah dokumentov uvedených v tomto odseku.

Článok 7

Každá inštitúcia premiestni do historických archívov všetky dokumenty a záznamy, ktoré sú obsiahnuté v jej aktuálnych archívoch, a to najneskôr 15 rokov po dátume ich vytvorenia. Podľa kritérií stanovených každým orgánom podľa článku 9 má existovať začiatočný triediaci proces na účel oddelenia dokumentov a záznamov, ktoré sa majú zachovať, od tých, ktoré nemajú žiadnu administratívnu ani historickú hodnotu.

Článok 8

1. Každý orgán môže držať svoje historické archívy na ktoromkoľvek mieste, ktoré považuje za najvhodnejšie.

2. Každý orgán má na požiadanie zásobovať členské štáty a ostatné orgány úplnými sadami kópií zo svojich historických archívov v mikrofišoch a to do takej miery, aby členský štát, ktorého sa to týka, nebol jedným z tých, v ktorých sa orgán nachádza, alebo aby inštitúcie, ktorých sa to týka, neboli situované v tom istom členskom štáte, a to pokiaľ je prístup verejnosti k nim možný podľa tohto nariadenia.

Článok 9

Každý orgán môže na internej úrovni prijať podrobné pravidlá na uplatňovanie tohto nariadenia.

Toto nariadenie je záväzné vo svojej celistvosti a priamo uplatniteľné v členských štátoch.

V Bruseli 1. februára 1983

Za Radu

predseda

O. Schlecht

[1] Ú. v. ES C 132, 2.6.1981, s. 6.

[2] Ú. v. ES C 327, 14.12.1981, s. 45.

[3] Ú. v. ES 17, 6.10.1958, s. 406/58.

--------------------------------------------------