1995R1663 — SK — 16.10.2004 — 004.001
Tento dokument slúži čisto na potrebu dokumentácie a inštitúcie nenesú nijakú zodpovednosť za jeho obsah
|
NARIADENIE KOMISIE (ES) č. 1663/95 zo 7. júla 1995 (Ú. v. ES L 158, 8.7.1995, p.6) |
Zmenené a doplnené:
|
|
|
Úradný vestník |
||
|
No |
page |
date |
||
|
L 128 |
8 |
21.5.1997 |
||
|
L 273 |
5 |
23.10.1999 |
||
|
L 274 |
3 |
17.10.2001 |
||
|
L 77 |
6 |
23.3.2005 |
||
NARIADENIE KOMISIE (ES) č. 1663/95
zo 7. júla 1995
stanovujúce podrobné pravidlá uplatňovania nariadenia Rady (EHS) č. 729/70 týkajúceho sa postupu pri zúčtovaní výkazov záručnej sekcie EPUZF
KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV,
so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva,
so zreteľom na nariadenie Rady (EHS) č. 729/70 z 21. apríla 1970 o financovaní Spoločnej poľnohospodárskej politiky ( 1 ), naposledy zmenené a doplnené nariadením (ES) č. 1287/95 ( 2 ), najmä jeho článkami 4 (6) a 5 (3),
keďže reforma postupu zúčtovania uvedená do účinnosti nariadením Rady (ES) č. 1287/95 zabezpečuje stanovenie podrobných pravidiel týkajúcich sa osvedčovania a zúčtovania ročných účtov akreditovaných platobných agentúr;
keďže zmeny v počte a charaktere opatrení financovaných záručnou sekciou EPUZF spolu so zmenami v spôsoboch zaznamenávania a prenosu informácií sú také, že si vyžadujú revíziu charakteru a obsahu informácií, ktoré majú byť poskytované Komisii na účely zúčtovania;
keďže nariadenie Komisie (EHS) č. 1723/72 ( 3 ), naposledy zmenené a doplnené nariadením (EHS) č. 295/88 ( 4 ), musí byť preto zrušené;
keďže výbor EPUZF nezaslal stanovisko v lehote stanovenej predsedom,
PRIJALA TOTO NARIADENIE:
Článok 1
1. Obmedzenie počtu platobných agentúr akreditovaných každým členským štátom v súlade s článkom 4 (2) nariadenia (EHS) č. 729/70 stanoví každý členský štát po porade s Komisiou. Komisia môže vzniesť námietky najmä voči počtu platobných agentúr a ich pôsobeniu vo vzťahu k dodržiavaniu lehoty stanovenej v článku 5 (2) (b tohto nariadenia, ako aj k transparentnosti kontrol prevádzky fondu. Komisia informuje výbor fondu platobných agentúr akreditovaných vo všetkých členských štátoch.
2. Za každú platobnú agentúru členský štát informuje Komisiu o orgánoch („príslušnom orgáne“), ktoré vydávajú a odoberajú akreditáciu a ktoré stanovujú dobu povolenú na potrebné úpravy v zmysle článku 4 (4) nariadenia (EHS) č. 729/70.
3. Pred akreditáciou každej platobnej agentúry sa príslušný orgán presvedčí, či správne a účtovnícke systémy príslušnej organizácie poskytujú záruky uvedené v článku 4 (1) a) nariadenia (EHS) č. 729/70. Na účely akreditácie má členský štát stanoviť kritériá a príslušný orgán ich má uplatňovať, berúc do úvahy usmernenia Komisie pre tieto kritériá, ako sú stanovené v prílohe. Nesplnenie kritérií, ktoré významne súvisia s operáciami platobnej agentúry povedie k uplatneniu článku 4 (4) vyššie spomenutého nariadenia.
Rozhodnutie o akreditácii sa urobí na základe preskúmania správnych a účtovníckych podmienok vrátane podmienok, ktoré boli prijaté na ochranu záujmov spoločenstva týkajúcich sa vyplatených záloh, získaných záruk, intervenčných fondov a čiastok, ktoré majú byť vybraté. Preskúmanie má zahŕňať najmä systémy týkajúce sa vykonávania platieb, ochrany pokladnice, ►M4 bezpečnosť informačných systémov ◄ , vedenia účtovných záznamov, rozdelenia povinností a primeranosti interných a externých kontrol v súvislosti s transakciami financovanými záručnou sekciou EPUZF.
4. Ak sa príslušný orgán presvedčil, že skúmaná platobná agentúra spĺňa všetky príslušné požiadavky, môže pristúpiť k jej akreditácii. V opačnom prípade zašle platobnej agentúre pokyny týkajúce sa správnych a účtovných systémov a najmä podmienok, ktorých splnenie platobnou agentúrou sa vyžaduje pred udelením akreditácie. Akreditácia môže byť dočasne udelená na dobu, ktorá sa má stanoviť v súvislosti so závažnosťou problému pred vykonaním akýchkoľvek požadovaných zmien v správnych a účtovných systémoch.
5. Ak sa akreditácia odoberie, členský štát určí inú platobnú agentúru v súlade s podmienkami článku 4 nariadenia (EHS) č. 729/70 a odsekov 3 a 4 tohto článku a zabezpečí, aby platby príjemcom neboli prerušené.
6. Akt akreditácie pozostáva z písomného potvrdenia, že organizácia spĺňa kritériá akreditácie a kedy má príslušná organizácia stanoviť pokyny týkajúce sa zmien a stanovenej doby. Toto sa oznámi Komisii.
7. Oznámenie poskytnuté na základe článku 4 (3) nariadenia (EHS) č. 729/70 sa poskytne, keď sa platobná agentúra akredituje prvýkrát a má obsahovať nasledujúce informácie pre každú platobnú agentúru:
— zodpovednosti, ktoré sú jej uložené;
— vnútorné rozdelenie zodpovedností;
— jej vzťah k ostatným organizáciám, verejným alebo súkromným, ktoré majú tiež určitú zodpovednosť za vykonanie opatrení, na základe ktorých účtuje výdavky fondu;
— postupy, podľa ktorých sú obdržané, overované a schvaľované nároky oprávnených osôb a podľa ktorých sú výdavky schválené, platené a účtované;
— ustanovenia pre vnútorné audity,
— ustanovenia, ktoré sa týkajú informačných systémov.
V prípade použitia článku 4 (4) uvedeného nariadenia (EHS) č. 729/70 informácie, ktoré sa majú poskytnúť, obsahujú najmä všetky údaje o pokynoch týkajúcich sa vhodných správnych a účtovno-technických opatrení, ktoré musí vykonať platobná agentúra, aby sa vyhla odobratiu akreditácie, ako aj stanovenú lehotu na ich vykonanie.
Článok 2
1. „Koordinačný orgán“ uvedený v článku 4 (1) b) nariadenia (EHS) č. 729/70 pôsobí ako jediný zástupca členského štátu pred Komisiou pre všetky otázky súvisiace so záručnou sekciou EPUZF týkajúce sa:
— distribúcie textov a usmernení spoločenstva vzťahujúcich sa na rôzne platobné agentúry a na orgány zodpovedné za ich realizáciu,
— podpory ich harmonizovaného uplatňovania,
— oznamovania Komisii informácií stanovených v tomto nariadení a v nariadení (EHS) č. 729/70.
▼M3 —————
►M3 ————— ◄ Platobná agentúra môže plniť úlohu koordinačného orgánu za predpokladu, že dve zodpovednosti sú od seba oddelené. Koordinačný orgán môže pri vykonávaní svojich úloh v súlade s národnými postupmi prizvať iné správne orgány alebo oddelenia, najmä tie, ktoré majú účtovnícke alebo technické skúsenosti.
2. Členský štát oznámi Komisii informácie týkajúce sa názvu a písomných stanov koordinačného orgánu a správne, účtovnícke a vnútorné kontrolné podmienky súvisiace s jeho činnosťou.
3. ►M2 Forma a obsah účtovných údajov uvedených v ►M3 článok 4 (1)c tohto nariadenia ◄ bude stanovený v súlade s postupom uvedeným v článku 13 nariadenia (EHS) č. 729/70. ◄
Článok 3
1. Osvedčenie uvedené v článku 5 (1) b) nariadenia (EHS) č. 729/70 sa vyhotoví oddelením alebo orgánom, ktorý je prevádzkovo nezávislý od platobných a koordinačných agentúr a ktorý má odborné predpoklady (certifikačný orgán).
Osvedčeniu predchádza kontrola postupov a vzoriek transakcií. Bude sa vzťahovať na súlad platieb s pravidlami spoločenstva a iba do miery primeranosti správnych štruktúr platobných agentúr zabezpečiť kontrolu súladu pred vykonaním platby.
Certifikačný orgán vykoná svoju kontrolu podľa medzinárodne uznávaných štandardov pre audit. Kontroly sa majú vykonávať počas každého finančného roku a po jeho skončení. Pred 31. januárom nasledujúceho roku vyhotoví certifikačný orgán osvedčenie a tiež správu o svojich zisteniach, ktorá má najmä uvádzať, či získal dostatočnú istotu tom, že účty, ktoré majú byť postúpené Komisii, sú pravdivé, úplné a presné a že vnútorné kontrolné postupy fungovali uspokojivo.
Najneskôr od začiatku finančného roku 2008 certifikačné orgány naďalej vydávajú do dátumu uvedeného v treťom pododseku správu o bezpečnostných opatreniach informačného systému, ktoré zaviedla platobná agentúra. Správa je založená na verzii uplatniteľnej v príslušnom finančnom roku vybraných medzinárodne prijatých bezpečnostných noriem, uvedených v bode 6 vi) prílohy k tomuto nariadeniu, ktoré slúži ako základ bezpečnostných opatrení, a uvádza, či pre príslušný finančný rok boli zavedené efektívne bezpečnostné opatrenia.
Za finančné roky, ktoré predchádzajú rok, za ktorý sa vypracovala prvá správa o bezpečnosti informačných systémov platobnej agentúry, certifikačný orgán uvedie v správe o svojich zisteniach aj poznámky a predbežné závery, pričom použije mechanizmus hodnotenia týkajúci sa bezpečnostných opatrení informačných systémov zavedených platobnou agentúrou. Správa je založená na verzii uplatniteľnej v príslušnom finančnom roku vybraných medzinárodne prijatých bezpečnostných noriem, uvedených v bode 6 vi) prílohy k tomuto nariadeniu, ktoré slúži ako základ bezpečnostných opatrení, a uvádza, v akej miere boli pre príslušný finančný rok zavedené efektívne bezpečnostné opatrenia.
2. Keď sa akredituje viac ako jedna platobná agentúra, členský štát sa môže spoliehať na atestácie vydané oddeleniami alebo orgánmi, ktoré osvedčili účty príslušných platobných agentúr za predpokladu, že obdrží záruky, že rozsah a štandardy vykonaných auditov sú rovnocenné požiadavkám stanoveným v odseku 1.
3. Správa uvedená v odseku 1 má uvádzať:
— postupy platobných agentúr s osobitným ohľadom na akreditačné kritériá, či poskytujú primeranú záruku, že operácie účtované fondu spĺňajú pravidlá spoločenstva a odporúčania, ktoré boli urobené na zlepšenie systémov,
— ročné účty uvedené v článku 4 (1) a) tohto nariadenia, či sú v súlade s knihami a záznamami platobných agentúr,
— výkazy nákladov a intervenčných operácií uvedené v článku 5, či sú v podstate pravdivým, úplným a presným záznamom o operáciách účtovaných fondu,
— finančné záujmy spoločenstva, či sú riadne chránené, pokiaľ ide o zaplatené zálohy, získané záruky, intervenčné akcie a čiastky, ktoré sa majú vybrať,
— odporúčania na zlepšenie systémov adresované platobnej agentúre, či boli dodržané.
Správa bude doložená informáciami o počte a kvalifikácii personálu vykonávajúceho audit, o vykonanej práci, o počte preskúmaných transakcií, o reprezentatívnosti overených údajov a výpovedí o zistených nedostatkoch a odporučeniach na ich zlepšenie, o operáciách certifikačného orgánu a iných orgánov vykonávajúcich interné a externé audity platobným agentúram, od ktorých sa získala celá alebo čiastočná záruka certifikačného orgánu o vykazovaných záležitostiach.
Článok 4
1. Na účely zúčtovania podľa článku 5 (2) b) nariadenia (EHS) č. 729/70 členské štáty zašlú Komisii:
a) ročné účty výdavkov účtovaných sekcii záruk fondu a správy všetkých oddelení alebo orgánov stanovené podľa článku 5 (1) tohto nariadenia;
b) osvedčenia a správy stanovené certifikačným orgánom alebo orgánmi;
c) úplný záznam všetkých účtovných informácií vyžadovaných na štatistické a kontrolné účely vo forme a obsahu stanovenom na základe článku 2 (3) tohto nariadenia.
2. Dokumenty a informácie súvisiace s účtovníctvom, uvedené v odseku 1, sa zašlú Komisii do 10. februára roku, ktorý nasleduje po ukončení príslušného finančného roku. Zašle sa jedna kópia dokumentov uvedených v odseku 1 písm. a) a b) spolu s elektronickou verziou.
3. Na žiadosť Komisie alebo z iniciatívy členského štátu sa môžu zaslať Komisii ďalšie informácie týkajúce sa príslušného zúčtovania do časového limitu, ktorý stanoví Komisia, berúc do úvahy množstvo práce potrebnej na poskytnutie takýchto informácií. V prípade absencie týchto informácií Komisia môže zúčtovať účty na základe informácií, ktoré má k tejto lehote.
4. Komisia môže v odôvodnených prípadoch akceptovať žiadosť o predĺženie termínu zaslania informácií, ak sa jej táto žiadosť adresuje pred časovým limitom.
Článok 5
1. Účty, na ktoré sa vzťahuje článok 4 (1) a) zahŕňajú:
a) výdavky zhrnuté podľa položiek a podpoložiek rozpočtu spoločenstva;
b) tabuľku rozdielov podľa položiek a podpoložiek medzi výdavkami uvedenými v ročnom prehlásení a tými uvedenými v mesačnom prehlásení za rovnaké obdobie, v dokumente, na ktorý sa vzťahuje článok 3 (5) nariadenia (ES) č. 296/96. Tabuľku musia sprevádzať vysvetlivky pre každý rozdiel podľa podpoložky;
c) tabuľku k záveru finančného roku, na ktorú sa vzťahuje článok 3 (6a) a) nariadenia (ES) č. 296/96;
d) súhrn intervenčných operácií a výpis množstva a umiestnenia zásob ku koncu finančného roku;
e) potvrdenie, že podrobnosti o každom pohybe na intervenčnom sklade sa vedú v archívoch platobnej agentúry;
f) tabuľku k záveru finančného roku, na ktorú sa vzťahuje článok 3 (6a) b) nariadenia (ES) č. 296/96.
2. Správy uvedené v článku 4 (1) a) tohto nariadenia obsahujú nasledujúce informácie týkajúce sa koordinačného orgánu a každej platobnej agentúry:
— všetky výnimočné transakcie alebo technické ťažkosti, s ktorými sa stretli v príslušnom finančnom roku;
— všetky významné úpravy informácií od predchádzajúcej správy podľa článku 1 (7).
Článok 6
Podporné dokumenty týkajúce sa financovaných výdavkov a čiastky, ktoré majú byť vymáhané záručnou sekciou EPUZF sú uchovávané k dispozícii pre Komisiu najmenej tri roky nasledujúce po roku, v ktorom Komisia vyrovnala účty za príslušný finančný rok a v prípade, že rozhodnutie o zúčtovaní je predmetom pojednávania pred Súdnym dvorom Európskych spoločenstiev, až do jedného roku po skončení tohto pojednávania.
Článok 7
1. Rozhodnutia o schválení účtovnej uzávierky tak, ako je stanovené v článku 5 ods. 2 písmeno b) nariadenia (EHS) č. 729/70 musia, bez dopadu na rozhodnutia prijaté dodatočne v súlade s odsekom 2 písm. c) tohto článku, stanoviť čiastku výdajov uskutočnených v členskom štáte počas príslušného finančného roka, ktoré sa uznajú ako zúčtovateľné EPUZF na základe účtov uvedených v 5 ods. 1 písm. b) tohto nariadenia a znížení a pozastavení záloh v súvislosti s príslušným finančným rokom, vrátane znížení uvedených v druhom pododseku článku 4 nariadenia Komisie (ES) č. 296/96 ( 5 ).
Čiastky, ktoré, v súlade s rozhodnutiami o schválení účtovnej uzávierky, tak ako je stanovené v prvom pododseku, má hradiť každý členský štát alebo sú splatné každému členskému štátu, sa stanovia odpočítaním záloh vyplácaných v priebehu príslušného finančného roka od výdavkov uznaných pre tento rok v súlade s prvým pododsekom. Tieto čiastky sa odpočítajú od záloh alebo sa pripočítajú k zálohám na výdavky z druhého mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bolo prijaté rozhodnutie o vyrovnaní účtov.
2. Komisia oznámi príslušnému členskému štátu výsledky svojich overovaní poskytnutých informácií spolu so všetkými zmenami a doplnkami, ktoré navrhuje, pred 31. marcom nasledujúcim po konci finančného roku.
3. Ak Komisia nie je schopná vyrovnať účty členského štátu pred 30. aprílom nasledujúceho roku pre príčiny zo strany príslušného členského štátu, Komisia oznámi členskému štátu tie ďalšie šetrenia, ktoré navrhuje vykonať v súlade s článkom 9 nariadenia (EHS) č. 729/70.
Článok 8
1. Ak, na základe vyšetrovania, Komisia dospeje k záveru že výdavok nebol realizovaný v súlade s pravidlami spoločenstva, tak oznámi dotknutému členskému štátu výsledky svojich kontrol a určí nápravné opatrenia, ktoré sa musia prijať s cieľom zabezpečiť v budúcnosti súlad.
Oznámenie sa vzťahuje na toto nariadenie. Členský štát musí odpovedať do dvoch mesiacov a Komisia môže následne svoje stanovisko zmeniť. V opodstatnených prípadoch môže Komisia lehotu určenú na zaslanie odpovede predĺžiť.
Po uplynutí lehoty určenej na odpoveď Komisia vyzve členský štát na bilaterálnu diskusiu a strany sa vynasnažia dospieť k dohode o opatreniach, ktoré sa musia prijať a zhodnotení závažnosti porušenia a o finančnej strate pre spoločenstvo. Na základe tejto diskusie a po uplynutí termínu pre diskusiu stanovenom Komisiou, po konzultáciách s členskými štátmi s cieľom získania ďalších údajov alebo – ak členský štát neprijme pozvanie na stretnutie pred uplynutím termínu stanoveným Komisiou – tak po uplynutí termínu Komisia formálne oznámi svoje závery členskému štátu, odvolávajúc sa pritom na rozhodnutie Komisie 94/442/ES ( 6 ). Bez toho, aby tým bol dotknutý štvrtý pododsek tohoto odseku, súčasťou takéhoto oznámenia bude vyhodnotenie všetkých výdavkov, ktoré Komisia zamýšľa vylúčiť na základe článku 5 ods. 2 písm. c) nariadenia (EHS) č. 729/70.
Členské štáty musia informovať Komisiu čo možno najskôr o nápravných opatreniach prijatých s cieľom zabezpečiť súlad s pravidlami spoločenstva a dátum ich nadobudnutia účinnosti. Komisia prijme – tam kde to pripadá do úvahy – jedno alebo viacero rozhodnutí podľa článku 5 ods. 2 písm. c) nariadenia (EHS) č. 729/70 s cieľom vylúčiť výdavky ovplyvnené nedodržaním pravidiel spoločenstva až do dátumu nadobudnutia účinnosti nápravných opatrení.
2. Rozhodnutia uvedené v článku 5 (2) c) nariadenia (EHS) č. 729/70 sa vykonajú po preskúmaní každej správy vypracovanej zmierovacím orgánom podľa ustanovení stanovených v smernici č. 94/442/ES.
3. Odpočítania z financovania spoločenstva uvedené v článku 5 (2) c) nariadenia (EHS) č. 729/70 sa majú robiť zo zálohových platieb vzťahujúcich sa na výdavky na druhý mesiac nasledujúci po rozhodnutí v súlade s týmto článkom. Avšak na požiadanie členského štátu a tam, kde je zaručená opodstatnenosť odpočítaní a po porade s výborom fondu Komisia môže určiť niektorý iný dátum.
Článok 9
Nariadenie (EHS) č. 1723/72 sa týmto zrušuje s účinnosťou od 16. októbra 1995.
Zostane však uplatniteľné pre zúčtovanie účtov záručného fondu až do jeho finančného roku 1995.
Článok 10
Toto nariadenie nadobúda účinnosť siedmy deň po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskych spoločenstiev.
Bude sa uplatňovať od finančného roku začínajúceho 16. októbrom 1995.
Toto nariadenie je záväzné vo svojej celistvosti a je priamo uplatniteľné vo všetkých členských štátoch.
PRÍLOHA
Pokyny pre kritériá akreditácie platobnej agentúry
Kritériá akreditácie sú také, aby platobná agentúra poskytovala dostatočnú záruku správneho fungovania jej administratívnej organizácie a systému vnútornej kontroly a vedenia dokumentácie podľa článku 4 nariadenia (EHS) č. 729/70. Uplatňovanie zjednodušených kritérií je odôvodnené len v prípade platobnej agentúry vykonávajúcej činnosti malého rozsahu. Nedodržanie ktoréhokoľvek kritéria s veľkým významom pre činnosť platobnej agentúry bude viesť k uplatneniu článku 4 (4) daného nariadenia.
1. Zriadenie platobnej agentúry („agentúra“) má mať formu formálneho aktu, ktorý stanovuje právomoci, povinnosti a úlohy agentúry predovšetkým vo vzťahu k výdavkom garančnej sekcie EPUZF tak, ako to definujú články 2 a 3 nariadenia (EHS) č. 729/70 a ktorý stanovuje administratívnu štruktúru agentúry.
2. Agentúra vykonáva tri hlavné funkcie vo vzťahu k výdavkom garančnej sekcie EPUZF:
i) schvaľovanie platieb: cieľom tejto funkcie je stanovenie čiastky, ktorá sa má vyplatiť žiadateľovi v súlade s pravidlami spoločenstva;
ii) vykonanie platieb: cieľom tejto funkcie je vydanie pokynu bankárom agentúry alebo, ak je to vhodné, vládnemu platobnému úradu, aby zaplatil schválenú čiastku žiadateľovi (alebo jeho splnomocnencovi);
iii) zúčtovanie platieb: cieľom tejto činnosti je zaznamenať platbu v samostatnej účtovnej knihe výdavkov EPUZF agentúry, čo bude za normálnych okolností vo forme informačného systému, a pripraviť periodické súhrny výdavkov vrátane mesačných a ročných daňových priznaní pre Komisiu. Účtovná kniha zaznamenáva aj aktíva poskytnuté fondom, najmä pokiaľ ide o intervenčné zásoby, nezaplatené zálohy a dlžníkov.
3. Bez toho, aby bolo dotknuté delegovanie ustanovené v bode 4, agentúra spravidla vykonáva dve služby:
i) služba vnútorného auditu: cieľom tejto služby alebo totožného postupu je zabezpečiť, aby systém vnútornej kontroly v agentúre fungoval efektívne; služba vnútorného auditu je nezávislá od ostatných oddelení agentúry a podlieha priamo vedeniu agentúry;
ii) technická služba: cieľom tejto služby je overovať skutočnosti, na ktorých sú založené platby žiadateľom; napríklad skutočnosti o takých veciach, ako je kvalita a vlastnosti výrobkov, hospodárskych zvierat, pozemku a pod., termín dodania, premena na ďalší výrobok a iné kontroly technického charakteru.
Overovanie týchto skutočností sa zabezpečuje prostredníctvom činnosti kontrolného a inšpekčného systému. Hlavnou úlohou technickej služby je monitorovanie tohto kontrolného systému.
4. Časť alebo celá funkcia schvaľovania ►M4 technické služby a/alebo riadenie informačných systémov ◄ sa môže delegovať na iné orgány za predpokladu, že sú splnené nasledovné podmienky:
i) povinnosti a úlohy týchto iných orgánov, a hlavne tie, ktoré sa týkajú kontroly a overovania súladu s pravidlami spoločenstva, sú jasne definované;
ii) orgány disponujú takým efektívnym systémom, ktorý zabezpečí uspokojivé plnenie povinností;
iii) orgány výslovne potvrdia agentúre, že skutočne plnia svoje povinnosti a opíšu používané prostriedky;
iv) agentúra je pravidelne informovaná o aktuálnych výsledkoch vykonaných kontrol, aby sa tak mohol vždy posúdiť dostatok týchto kontrol pred vybavením žiadosti; vykonaná práca sa podrobne opíše v správe priloženej ku každej žiadosti, súboru žiadostí alebo v prípade potreby v správe zahŕňajúcej jeden hospodársky rok; k správe je priložené osvedčenie o spôsobilosti schválených žiadostí a charakteru, rozsahu a rámca vykonanej práce; v prípade, že fyzická alebo administratívna kontrola nie je vyčerpávajúca, ale vykonaná na vzorke žiadostí, identifikujú sa vybrané žiadosti, opíše sa metóda odberu vzorky, výsledky všetkých inšpekcií a opatrenia prijaté na riešenie nahlásených nezrovnalostí; podporné dokumenty, predložené agentúre, musia dostatočne preukazovať, že sa vykonali všetky požadované kontroly spôsobilosti schválených žiadostí;
v) ak sa dokumenty týkajúce sa schválených žiadostí a vykonaných kontrol uložia u iných orgánov, tieto orgány a agentúra stanovia postupy na zabezpečenie, aby sa zaznamenalo miesto uloženia všetkých takýchto dokumentov, ktoré sú relevantné pre špecifické platby vykonané agentúrou a aby sa tieto dokumenty mohli sprístupniť pre inšpekciu v kanceláriách agentúry na žiadosť osôb alebo orgánov, ktoré spravidla majú právo vykonať inšpekciu takýchto dokumentov, ide o:
— zamestnancov agentúry, ktorí sa zaoberajú žiadosťou,
— službu vnútorného auditu agentúry,
— orgán, ktorý osvedčuje ročné prehlásenie agentúry,
— poverených pracovníkov Európskej únie.
4a. Iba s predchádzajúcim súhlasom Komisie a iba v prípade spolufinancovaných opatrení – tam, kde sa musí realizovať značný počet malých platieb – platby žiadateľom o podporu môžu byť delegované iným orgánom. Medzi platobnou agentúrou a takýmto orgánom musí byť uzatvorená písomná dohoda špecifikujúca povahu údajov a podporných dokumentov, ktoré sa musia predložiť platobnej agentúre a lehotu, v ktorej sa musia predložiť; tieto musia ako minimum umožniť platobnej agentúre splniť akreditačné kritériá a dodržať termíny určené na predkladanie mesačných a ročných vyúčtovaní. Platobná agentúra zostáva naďalej zodpovedná za efektívne hospodárenie s príslušnými fondmi a za aktualizáciu účtovných záznamov. Autorizovaní zástupcovia platobnej agentúry, certifikačný orgán a Európska únia majú právo preskúmať všetky dôkazy nachádzajúce sa v držbe vyššie uvedeného orgánu a vykonávať kontroly u žiadateľov o podporu.
5. Administratívna štruktúra agentúry zabezpečí oddelenie daných troch funkcií schvaľovania, vykonania a zaúčtovania platieb, z ktorých každá bude úlohou samostatných administratívnych jednotiek, povinnosti ktorých sú definované v štatúte organizácie. Administratívna štruktúra môže zabezpečovať, aby funkciu technickej služby vo vhodných prípadoch vykonával odbor schvaľovania.
Správna subjednotka zodpovedná za realizáciu platieb, alebo jednotka zodpovedná za dozor nad ňou, musí mať k dispozícii dokumentárne dôkazy o schválení nárokov a o predpísaných správnych a fyzických kontrolách. Informácie a dôkazy musia byť v súhrnnej forme, ktorá bude ekvivalentná forme predpísanej v bode 4 iv) tejto prílohy a môžu byť poskytnuté prostredníctvom automatizovaného počítačového systému.
6. Agentúra prijme nasledovné postupy alebo také, ktoré poskytujú rovnaké záruky:
i) agentúra stanoví podrobné písomné postupy pre prijímanie, zaznamenávanie a spracovanie žiadostí vrátane opisu všetkých dokladov, ktoré sa majú použiť;
ii) rozdelenie úloh je také, aby žiaden pracovník nebol zodpovedný za viac než jednu úlohu týkajúcu sa schvaľovania, platby alebo zaúčtovania čiastok na vrub EPUZF a aby žiaden pracovník nevykonával ani jednu z týchto úloh bez dohľadu druhého pracovníka.
Povinnosti každého pracovníka sa stanovia písomne, vrátane stanovenia finančných obmedzení, na ktoré je oprávnený; vzdelávanie pracovníkov musí byť primerané a musí byť vypracovaná stratégia pre rotáciu pracovníkov na citlivých pracovných miestach alebo alternatívne pre zvýšený dohľad. ►M2 Musia sa prijať primerané opatrenia s cieľom zabrániť konfliktu záujmov, v prípade že osoba zastávajúca zodpovednú funkciu alebo funkciu spojenú s prístupom k utajovaným informáciám vzhľadom na overovanie, schvaľovanie a vyplácanie nárokov vo Fonde plní aj ďalšie funkcie mimo platobnej agentúry; ◄
iii) každý pracovník zodpovedný za schvaľovanie musí mať k dispozícii podrobný kontrolný zoznam overovaní, ktoré je potrebné vykonať a do podporných dokladov k žiadosti musí zahrnúť svoje osvedčenie o vykonaní týchto kontrol; toto osvedčenie sa môže vystaviť elektronickými prostriedkami podľa podmienok uvedených v pododseku vi); musí sa dať preukázať, že pracovne starší pracovník danú prácu preskúmal;
iv) žiadosť o platbu sa schváli len po vykonaní dostatočnej kontroly, ktorou sa overí súlad s nariadeniami spoločenstva; tieto kontroly zahŕňajú tie kontroly, ktoré nariaďuje nariadenie upravujúce špecifické opatrenie, na základe ktorého sa žiada o pomoc a tie kontroly, ktoré sa vyžadujú podľa článku 8 nariadenia (EHS) č. 729/70 na predchádzanie a zisťovanie podvodov a nezrovnalosti s osobitným dôrazom na prítomné riziko; kontroly, ktoré sa majú vykonať, sú uvedené v kontrolnom zozname a ich vykonanie sa osvedčuje pri každej žiadosti alebo pri každej skupine žiadostí;
v) postupy musia zabezpečiť, aby sa platba vykonala len žiadateľovi na jeho bankový účet alebo jeho splnomocnencov; platba má byť vykonaná bankárom agentúry alebo v prípade potreby platobným úradom vlády alebo zaslaním šeku do piatich pracovných dní odo dňa zaťaženia EPUZF; majú sa prijať postupy na zabezpečenie toho, aby sa všetky platby, pri ktorých sa neuskutočnili prevody alebo nespeňažili šeky, znovu pripísali v prospech fondu; žiadna platba sa nesmie vykonať v hotovosti; schválenie schvaľujúceho pracovníka a/alebo pracovníka, ktorý nad ním vykonáva dohľad, je možné uskutočniť elektronicky za predpokladu, že je zabezpečená primeraná úroveň bezpečnosti týchto elektronických prostriedkov a že sa totožnosť podpisovateľa uvedie do elektronických záznamov;
vi) bezpečnosť informačných systémov je založená na kritériách stanovených vo verzii uplatniteľnej v príslušnom finančnom roku tejto jednej alebo viacerých medzinárodne prijatých noriem:
— Norma ISO 17799/BS 7799: Systém riadenia informačnej bezpečnosti (angl. „Code of Practice for Information Security Management“, ISO/IEC 17799, BS 7799),
— Úrad pre ochranu informačných technológií: Príručka základov ochrany IT [nem. Bundesamt fuer Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual],
— Ústav pre audit a kontrolu informačných systémov: Ciele kontroly bezpečnosti informačných technológií [angl. „Information Systems Audit and Control Foundation: Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT)“].
Platobná agentúra vyberie jednu z medzinárodných noriem uvedených v prvom pododseku ako základ bezpečnosti svojich informačných systémov.
Bezpečnostné opatrenia by sa mali prijať v rámci správnej štruktúry, zamestnancov a technologického prostredia každej samostatnej platobnej agentúry. Finančné a technologické úsilie by malo byť primerané doterajším skutočným ziskom.
vii) postupy agentúry musia zabezpečiť, aby sa zaznamenala každá zmena nariadení spoločenstva, najmä úroveň uplatniteľnej pomoci a aby sa pokyny, databázy a kontrolné zoznamy aktualizovali v správnom čase.
7. Výplaty záloh sa označia v účtovných záznamoch a prijmú sa postupy na zabezpečenie, aby:
i) sa záruky obdržali len od finančných inštitúcií, ktoré spĺňajú podmienky nariadenia (EHS) č. 2220/85 ( 7 ) a ktoré schválili príslušné orgány a by sa poskytli záruky, ktoré zostávajú v platnosti až do zúčtovania alebo do výzvy k zaplateniu a splnili sa na jednoduchú žiadosť agentúry;
ii) sa zálohy zúčtovali v rámci stanoveného obdobia a aby sa neodkladne identifikovali tie, ktoré sú splatné, ale dosiaľ neuhradené a v prípade záruk sa ihneď vyzvali k zaplateniu;
iii) zúčtovanie záloh skontrolovali schvaľujúci pracovníci rovnakým spôsobom ako platby.
8. Účtovanie intervenčných zásob musí zabezpečiť, aby sa množstvá a pridružené náklady správne a promptne spracovali a zaznamenali podľa identifikovateľného miesta a na správnom účte, a to na každom stupni od prijatia ponuky až po fyzický odpredaj výrobku v súlade s nariadeniami schémy a taktiež musí zabezpečiť, aby sa množstvo a charakter zásob na každom mieste mohlo kedykoľvek stanoviť. Zásoby sa musia pravidelne fyzicky overovať osobami, orgánmi alebo inštitúciami nezávislými od prevádzkovateľov skladov.
9. Účtovné postupy musia zabezpečiť, aby mesačné a ročné prehlásenia boli úplné, správne a aktuálne a aby sa zachytila a opravila každá chyba alebo chýbajúci údaj, a to predovšetkým prostredníctvom kontrol a inventarizácie vykonávanej v intervaloch nepresahujúcich tri mesiace.
10. Služba vnútorného auditu overí, či postupy prijaté agentúrou, zabezpečujú overovanie dodržiavania nariadení spoločenstva a či sú účty správne, úplné a aktuálne. Overovanie je možné ohraničiť na vybrané opatrenia a vzorky transakcií za predpokladu, že plán auditu zabezpečí, že sú zahrnuté všetky významné oblasti vrátane oddelení zodpovedných za schvaľovanie, a to počas obdobia nepresahujúceho päť rokov. Práca služby sa vykonáva podľa medzinárodne prijatých noriem, zaznamenáva sa v pracovných dokumentoch a jej výsledkom sú správy a odporúčania pre vedenie agentúry. Plány a správy auditu sú k dispozícii pre certifikačný orgán a pracovníkov Európskej únie, ktorí sú poverení vykonávať finančný audit, ako i pre samotný účel hodnotenia efektívnosti funkcie vnútorného auditu.
11. Všetky uvedené odseky sa vzťahujú, mutatis mutandis, na „negatívne výdavky“ (poplatky, prepadnuté záruky, uhradené platby a pod.), ktoré agentúra musí zinkasovať v mene garančnej sekcie EPUZF. Agentúra musí predovšetkým zaviesť systém pre uznávanie všetkých čiastok splatných pre EPUZF a pre zaznamenávanie všetkých takýchto dlhov na saldokonte pohľadávok ešte pred ich prijatím. Saldokonto pohľadávok sa pravidelne kontroluje za účelom inkasovania dlhov po lehote splatnosti.
Agentúra môže delegovať zodpovednosť za inkasovanie určitých kategórií negatívnych výdavkov na iné orgány pri dodržaní podmienok uvedených v bode 4, podľa potreby upravených, a ďalšej podmienky, že ten druhý orgán agentúre pravidelne, najmenej raz mesačne, predkladá správy o všetkých uznaných príjmoch a doručených peňažných prostriedkoch.
12. Agentúra zabezpečí, aby sa všetky doručené žiadosti vybavili promptne.
( 1 ) Ú. v. ES L 94, 28.4.1970, s. 13.
( 2 ) Ú. v. ES L 125, 8.6.1995, s. 1.
( 3 ) Ú. v. ES L 186, 16.8.1972, s. 1.
( 4 ) Ú. v. ES L 30, 2.2.1988, s. 7.
( 5 ) Ú. v. ES L 39, 17.2.1996, s. 5.
( 6 ) Ú. v. ES L 182, 16.7.1994, s. 45.
( 7 ) Ú. v. ES L 205, 3.8.1985, s. 5.