(1)

Rozhodnutím Komisie C(2024) 1420 (2) o mediačnej službe sa zriaďuje mediačná služba ako nezávislý útvar v rámci Komisie. Jej úlohou je umožňovať zmierlivé riešenie konfliktov v práci alebo sporov týkajúcich sa práv a povinností zamestnancov Komisie, na ktorých sa vzťahuje Služobný poriadok úradníkov Európskej únie (ďalej len „služobný poriadok“) a Podmienky zamestnávania ostatných zamestnancov Európskej únie (ďalej len „PZOZ“), podľa nariadenia Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (3).

(2)

Rozhodnutím C(2024) 1420 sa ustanovuje neformálny postup, na základe ktorého môže každá osoba, ktorá patrí do jeho rozsahu pôsobnosti, požiadať o pomoc mediačnú službu.

(3)

Komisia a v kontexte tohto rozhodnutia mediačná služba v jej mene prispievajú k atmosfére na pracovisku, ktorá sa vyznačuje produktivitou a rešpektom, prostredníctvom neformálneho riešenia sporov pred ich eskaláciou a predchádzania vzniku podobných situácií v rámci inštitúcie. Mediačná služba poskytuje neformálne dôverné poradenstvo každému zamestnancovi, ktorý ju požiada o pomoc (ďalej len „žiadateľ“). So súhlasom žiadateľa môže v súvislosti s mediáciou kontaktovať aj akýkoľvek iný subjekt určený žiadateľom (ďalej len „dotknutá osoba“). Mediácia si vyžaduje súhlas všetkých zúčastnených strán. Mediačná služba koná výlučne na neformálnej báze. Nemá právomoc prijímať rozhodnutia s nepriaznivým vplyvom na jednotlivcov.

(4)

Na plnenie svojich úloh v oblasti mediácie Komisia získava a spracúva informácie a niekoľko kategórií osobných údajov zamestnancov a iných osôb, ktoré patria do rozsahu pôsobnosti rozhodnutia C(2024) 1420, vrátane identifikačných údajov, kontaktných informácií, informácií o pracovných pozíciách a pracovnej náplni, informácií o súkromnom a profesijnom správaní a údajov o výkonnosti. Komisia môže spracúvať aj citlivé osobné údaje uvedené v článkoch 10 a 11 nariadenia (EÚ) 2018/1725, ktoré žiadateľ dobrovoľne poskytol.

(5)

Osobné údaje sa uchovávajú v zabezpečenom fyzickom a elektronickom prostredí s cieľom zabrániť nezákonnému prístupu k nim alebo ich nezákonnému prenosu osobám, ktoré nemajú potrebu poznať. Po skončení spracúvania sa údaje uchovávajú v súlade s článkom 6 ods. 11 rozhodnutia C(2024) 1420.

(6)

Podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 je Komisia ako prevádzkovateľ povinná poskytnúť dotknutým osobám informácie o takýchto spracovateľských činnostiach a rešpektovať ich práva ako dotknutých osôb.

(7)

Komisia má pri plnení svojich úloh povinnosť dodržiavať v súvislosti so spracúvaním osobných údajov práva fyzických osôb, ktoré sú uznané v článku 8 ods. 1 Charty základných práv Európskej únie a v článku 16 ods. 1 Zmluvy o fungovaní Európskej únie, ako aj práva stanovené v nariadení (EÚ) 2018/1725. Komisia je zároveň v rámci svojich činností mediačnej služby povinná dodržiavať prísne pravidlá dôvernosti vo vzťahu k žiadateľom, a preto od nej možno vyžadovať, aby vyvažovala práva dotknutých osôb so základnými právami a slobodami iných dotknutých osôb.

(8)

Pre žiadateľa je veľmi dôležité, aby sa zachovávala dôvernosť komunikácie a aby sa bez súhlasu žiadateľa nepodnikli žiadne kroky. Ak sa určitá osoba obráti na mediačnú službu so žiadosťou o poradenstvo dôverného charakteru v súvislosti s určitým konfliktom a mediačnej službe neudelí súhlas na kontaktovanie dotknutej osoby na účely mediácie, mediačná služba nebude môcť dotknutú osobu informovať. Poskytnutie takýchto informácií by znemožnilo alebo vážne narušilo dosiahnutie cieľov sledovaných mediačnou službou, a to najmä poskytnutie bezpečného priestoru, v ktorom žiadateľ môže otvorene diskutovať o svojej situácii a rozhodnúť o začatí procesu mediácie s dotknutou osobou. Komisia preto môže uplatniť výnimku stanovenú v článku 16 ods. 5 písm. b) nariadenia (EÚ) 2018/1725 s cieľom chrániť dôvernosť spracúvania, ako sa stanovuje v článku 5 ods. 1 rozhodnutia C(2024) 1420.

(9)

V určitých situáciách treba nájsť rovnováhu medzi právami dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 a potrebou zabezpečiť, aby Komisia účinne plnila svoje úlohy spočívajúce v poskytovaní neformálneho poradenstva dôverného charakteru a súčasne zabezpečovala dodržiavanie základných práv a slobôd iných dotknutých osôb v celom rozsahu. Článok 25 ods. 1 písm. h) nariadenia (EÚ) 2018/1725 poskytuje Komisii na tento účel možnosť za prísnych podmienok obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 17 a článkov 19, 20 a 35, ako aj zásadu transparentnosti podľa článku 4 ods. 1 písm. a), pokiaľ príslušné ustanovenia zodpovedajú právam a povinnostiam uvedeným v článkoch 14 až 17 a článkoch 19, 20 a 35 uvedeného nariadenia.

(10)

Mohlo by to tak byť najmä v prípade, keď žiadateľ nepriamo poskytuje informácie týkajúce sa iných dotknutých osôb. V takom prípade môže Komisia rozhodnúť o obmedzení určitých práv dotknutej osoby, ak by výkon týchto práv viedol k odhaleniu informácií o žiadateľovi, ktorý neudelil súhlas na to, aby mediačná služba konala s cieľom umožniť dialóg s dotknutou osobou. Komisia môže v takomto prípade rozhodnúť o obmedzení práva na prístup k informáciám, ktoré sa týkajú dotknutej osoby, alebo jej iných práv s cieľom chrániť práva a slobody žiadateľa. Komisia tak môže rozhodnúť na základe článku 25 ods. 1 písm. h) nariadenia (EÚ) 2018/1725.

(11)

Môže byť potrebné chrániť dôverné informácie týkajúce sa žiadateľa. V takýchto prípadoch môže byť potrebné, aby Komisia obmedzila prístup k totožnosti, vyhláseniam a iným osobným údajom žiadateľa vrátane samotnej skutočnosti, že bol v kontakte s mediačnou službou, s cieľom chrániť jeho práva a slobody.

(12)

Takisto môže byť potrebné obmedziť právo žiadateľa na informácie, ak by mediačná služba musela upozorniť lekársku službu v prípadoch, keď je na ochranu fyzickej a duševnej integrity žiadateľa potrebné prijať naliehavé opatrenia. V takom prípade môže mediačná služba rozhodnúť, že žiadateľa o takomto upozornení neinformuje, aby lekárska služba mohla posúdiť opatrenia zdravotnej alebo sociálnej starostlivosti, ktoré možno tejto osobe ponúknuť. Komisia tak môže rozhodnúť na základe článku 25 ods. 1 písm. h) nariadenia (EÚ) 2018/1725. V tejto konkrétnej situácii by boli práva žiadateľa chránené, pretože lekárska služba by zabezpečila, aby zdravotné informácie zostali tajné, a žiadateľ by bol informovaný, pretože lekárska služba by ho kontaktovala, ak sa to bude považovať za potrebné.

(13)

V rozhodnutí C(2024) 1420 sa od Komisie vyžaduje, aby zabezpečila dôverné zaobchádzanie so žiadosťami o pomoc predloženými mediačnej službe. Na účel zabezpečenia tejto dôvernosti a pri dodržaní noriem ochrany osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 je potrebné prijať vnútorné pravidlá, na základe ktorých môže Komisia obmedziť práva dotknutých osôb v súlade s článkom 25 ods. 1 písm. h) nariadenia (EÚ) 2018/1725.

(14)

Vnútorné pravidlá by sa mali uplatňovať na všetky spracovateľské operácie vykonávané Komisiou pri plnení jej úloh týkajúcich sa vybavovania žiadostí podľa článku 6 rozhodnutia C(2024) 1420.

(15)

V záujme dodržiavania článkov 14, 15 a 16 nariadenia (EÚ) 2018/1725 by Komisia mala transparentne a jasne informovať všetky jednotlivé osoby o svojich činnostiach, ktoré zahŕňajú spracúvanie ich osobných údajov, a o ich právach, a to oznámením týkajúcim sa ochrany údajov uverejneným na webovom sídle Komisie. V relevantných prípadoch by Komisia mala individuálne informovať vhodnými prostriedkami žiadateľa. Ak žiadateľ vyjadril súhlas s kontaktovaním inej dotknutej osoby, Komisia by mala dotknutú osobu individuálne informovať vhodnými prostriedkami.

(16)

Komisia by mala uplatniť obmedzenia len vtedy, ak sú v súlade s podstatou základných práv a slobôd, sú nevyhnutne potrebné a sú primeraným opatrením v demokratickej spoločnosti. Komisia by mala uviesť dôvody na odôvodnenie týchto obmedzení.

(17)

Pri uplatňovaní zásad transparentnosti, spravodlivosti a zodpovednosti by Komisia mala ku všetkým obmedzeniam pristupovať transparentne a každé uplatnenie obmedzení zaregistrovať v zodpovedajúcom systéme záznamov.

(18)

Článkom 25 ods. 6 nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa od prevádzkovateľa vyžaduje informovať dotknuté osoby o hlavných dôvodoch, na základe ktorých sa obmedzenie uplatňuje, a o ich práve podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.

(19)

Podľa článku 25 ods. 8 nariadenia (EÚ) 2018/1725 môže Komisia odložiť poskytnutie informácií dotknutej osobe o hlavných dôvodoch uplatnenia obmedzenia, upustiť od neho alebo ho zamietnuť, ak by sa poskytnutím týchto informácií akokoľvek zrušil účinok obmedzenia.

(20)

V prípade obmedzenia práv dotknutých osôb by Komisia mala v každom jednotlivom prípade posudzovať, či by sa oznámením obmedzenia zrušil jeho účinok.

(21)

Komisia by mala obmedzenie zrušiť, hneď ako sa prestanú uplatňovať podmienky, ktoré ho odôvodňujú, a tieto podmienky by mala pravidelne posudzovať. V určitých prípadoch môže byť nevyhnutné zachovať uplatňovanie obmedzenia dovtedy, kým Komisia už nebude predmetné osobné údaje uchovávať. V takomto prípade by dotknutá osoba nemala byť informovaná o spracúvaní svojich osobných údajov. Takáto situácia by mohla nastať najmä vtedy, ak existuje veľké riziko, že výkon vlastných práv dotknutou osobou by ohrozil práva a slobody iných osôb. Platí to najmä vtedy, keď žiadateľ nesúhlasí s tým, aby mediačná služba kontaktovala dotknutú osobu s cieľom iniciovať medzi nimi neformálnu mediáciu.

(22)

Komisia by mala preskúmať uplatňovanie obmedzení, keď žiadateľ poskytne súhlas s účasťou na neformálnej mediácii alebo najneskôr po uzavretí žiadosti o pomoc.

(23)

V článku 16 ods. 5, článku 17 ods. 4, článku 19 ods. 3 a článku 20 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa stanovujú výnimky z práv dotknutých osôb. Ak sa tieto výnimky uplatňujú, Komisia nemusí uplatňovať obmedzenie podľa tohto rozhodnutia.

(24)

S cieľom zaručiť ochranu práv a slobôd dotknutých osôb a v súlade s článkom 44 ods. 1 nariadenia (EÚ) 2018/1725 by Komisia mala do celého postupu zapojiť príslušného(-ých) koordinátora(-ov) pre ochranu údajov a zodpovednú osobu Európskej komisie pre ochranu údajov a túto konzultáciu zdokumentovať. Pred uplatnením akýchkoľvek obmedzení by mal byť najmä kontaktovaný koordinátor pre ochranu údajov, ktorý bol ustanovený, aby príslušnému odboru Komisie poskytoval poradenstvo, s cieľom overiť ich súlad s týmto rozhodnutím.

(25)

Zodpovedná osoba Európskej komisie pre ochranu údajov by mala vykonať nezávislé preskúmanie uplatňovania obmedzení, aby sa zabezpečilo dodržiavanie tohto rozhodnutia.

(26)

Uskutočnili sa konzultácie s európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov, ktorý 13. marca 2024 vydal stanovisko,