1.   V tomto rozhodnutí sa stanovujú pravidlá týkajúce sa podmienok, za ktorých úrad v rámci svojich spracovateľských operácií stanovených v odseku 2 môže podľa článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725 obmedziť uplatňovanie práv zakotvených v jeho článkoch 4, 14 až 21, 35 a 36.

2.   V rámci administratívneho fungovania úradu sa toto rozhodnutie vzťahuje na spracúvanie osobných údajov, ktoré úrad vykonáva na účely: administratívnych vyšetrovaní, disciplinárnych konaní, postupov oznamovania protispoločenskej činnosti, (formálnych a neformálnych) postupov riešenia obťažovania, spracúvania sťažností, spracúvania zdravotných údajov a/alebo dokumentácie, výkonu vnútorných auditov, vyšetrovaní, ktoré vykonáva zodpovedná osoba v súlade s článkom 45 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725 a vyšetrovaní v oblasti bezpečnosti informačných technológií vykonávaných interne alebo so zapojením externých subjektov (napr. CERT-EU).

Toto rozhodnutie sa vzťahuje na spracovateľské operácie iniciované a vykonávané úradom vrátane pred začatím uvedených postupov, počas týchto postupov a počas monitorovania opatrení nadväzujúcich na výsledky týchto postupov. Vzťahuje sa aj na pomoc a spoluprácu, ktorú úrad poskytuje mimo svojich vlastných administratívnych postupov úradu OLAF, príslušným orgánom členských štátov a/alebo iným príslušným orgánom.

3.   Kategórie dotknutých osobných údajov predstavujú tvrdé údaje („objektívne“ údaje, ako sú identifikačné údaje, kontaktné údaje, služobné údaje, správne údaje, údaje získané z konkrétnych zdrojov, elektronické komunikácie a prevádzkové údaje) a/alebo mäkké údaje („subjektívne“ údaje týkajúce sa konkrétneho prípadu, ako napríklad odôvodnenie, údaje o správaní, hodnotenia, údaje o výkonnosti a výkone povolania a údaje súvisiace s predmetom alebo s činnosťou alebo údaje predložené v súvislosti s predmetom postupu alebo činnosti).

4.   Ak úrad vykonáva svoje povinnosti v súvislosti s právami dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, posúdi, či sa na prípad vzťahuje niektorá z výnimiek stanovených v uvedenom nariadení.

5.   S výhradou podmienok stanovených v tomto rozhodnutí sa obmedzenia môžu vzťahovať na tieto práva: právo na poskytovanie informácií dotknutým osobám, právo na prístup k osobným údajom, právo na ich opravu, právo na ich vymazanie, právo na obmedzenie spracúvania, právo na oznámenie porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe alebo na dôvernosť elektronickej komunikácie.

1.   Úrad zavedie tieto záruky s cieľom zabrániť zneužívaniu alebo nezákonnému prístupu alebo prenosu:

2.   Prevádzkovateľom spracovateľských operácií je úrad, zastupovaný svojím výkonným riaditeľom, ktorý môže funkciu prevádzkovateľa delegovať. Dotknuté osoby sú o delegovanom prevádzkovateľovi informované prostredníctvom oznámení o ochrane údajov alebo záznamov uverejnených na webovom sídle a/alebo na intranete úradu.

3.   Obdobie uchovávania osobných údajov uvedené v článku 1 ods. 3 nesmie byť dlhšie, než je obdobie uchovávania údajov uvedené v oznámeniach o ochrane údajov, vyhláseniach o ochrane osobných údajov alebo v záznamoch uvedených v článku 3 ods. 1. Na konci obdobia uchovávania sa informácie týkajúce sa prípadu vrátane osobných údajov vymažú, anonymizujú alebo prenesú do historických archívov.

4.   Ak úrad uvažuje o uplatnení obmedzenia, zváži riziko spojené s právami a slobodami dotknutej osoby, najmä v porovnaní s rizikom pre práva a slobody iných dotknutých osôb a rizikom bránenia účelu spracovateľskej operácie. Riziká pre práva a slobody dotknutej osoby sa týkajú predovšetkým, ale nielen, rizika poškodenia dobrej povesti a rizík spojených s právom na obhajobu a právom na vypočutie.

1.   Úrad uverejní na svojom webovom sídle a/alebo na intranete oznámenia o ochrane údajov, vyhlásenia o ochrane osobných údajov a/alebo záznamy v zmysle článku 31 nariadenia (EÚ) 2018/1725, pričom všetky dotknuté osoby informuje o svojich činnostiach, ktoré zahŕňajú spracovanie ich osobných údajov, a o ich právach v rámci príslušného postupu vrátane informácií o možnom obmedzení týchto práv. Súčasťou informácií je i to, ktoré práva môžu byť obmedzené, dôvody a možné trvanie obmedzenia.

2.   S výhradou ustanovení v odseku 3 úrad v prípade potreby zabezpečí, aby boli dotknuté osoby vhodnou formou informované individuálne. Úrad ich môže takisto individuálne informovať o ich právach týkajúcich sa súčasných alebo budúcich obmedzení.

3.   Akékoľvek obmedzenie iniciované úradom sa použije len na zaistenie účelov vymenovaných v článku 25 ods. 1 nariadenia (EÚ) 2018/1725:

4.   Predovšetkým, ak úrad uplatní obmedzenie v kontexte:

5.   Každé obmedzenie je potrebné a primerané pri zohľadnení rizík spojených najmä s právami a slobodami dotknutých osôb a rešpektuje podstatu základných práv a slobôd v demokratickej spoločnosti.

V prípade, že sa zvažuje uplatnenie obmedzenia, na základe týchto pravidiel sa overí nevyhnutnosť a primeranosť. Zdokumentuje sa v jednotlivých prípadoch formou oznámenia o vnútornom posúdení na účely preukázania zodpovednosti. Overenie sa vykoná aj v kontexte preskúmania uplatňovania obmedzenia.

Obmedzenia sa zrušia, len čo prestanú existovať okolnosti, na základe ktorých boli zavedené. Platí to najmä v prípade, ak sa predpokladá, že výkon obmedzeného práva by už nerušil účinok uloženého obmedzenia ani nepriaznivo neovplyvňoval práva alebo slobody iných dotknutých osôb.

6.   Okrem toho sa od úradu môže vyžadovať, aby si vymieňal osobné údaje dotknutých osôb s útvarmi Komisie alebo inými inštitúciami, orgánmi, agentúrami a úradmi EÚ, príslušnými orgánmi členských štátov alebo inými príslušnými orgánmi z tretích krajín alebo s medzinárodnými organizáciami vrátane prípadov, keď:

Vždy, keď výmenu osobných údajov iniciuje iný orgán, úrad neuplatňuje žiadne obmedzenie a informácie súvisiace s prípadom vrátane osobných údajov úrad vymaže alebo anonymizuje pri prenose požadovaných údajov tomuto orgánu.

7.   Záznamy o obmedzeniach a prípadne dokumenty obsahujúce relevantné skutkové a právne aspekty sa na požiadanie poskytnú európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.

1.   Úrad bez zbytočného odkladu informuje svoju zodpovednú osobu vždy, keď prevádzkovateľ obmedzí uplatňovanie práv dotknutých osôb, zruší obmedzenie alebo upraví trvanie obmedzenia v súlade s týmto rozhodnutím. Prevádzkovateľ poskytne zodpovednej osobe prístup k záznamu, ktorý obsahuje posúdenie nevyhnutnosti a primeranosti obmedzenia, a v zázname uvedie dátum informovania zodpovednej osoby.

2.   Zodpovedná osoba môže písomne požiadať prevádzkovateľa o preskúmanie uplatňovania obmedzení. Prevádzkovateľ písomne informuje zodpovednú osobu o výsledku požadovaného preskúmania.

3.   Zapojenie zodpovednej osoby do postupu uplatňovania obmedzení vrátane výmeny informácií sa riadnym spôsobom zdokumentuje.

1.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ, ak je to potrebné a primerané, obmedziť poskytovanie informácií v súvislosti so spracovateľskými operáciami stanovenými v článku 1 ods. 2 tohto rozhodnutia. Poskytnutie informácií môže byť konkrétne odložené, môže sa od neho upustiť alebo sa môže zamietnuť, ak by sa tým zrušil účinok spracovateľskej operácie.

2.   Ak úrad úplne alebo čiastočne obmedzí poskytnutie informácií podľa odseku 1, v oznámení o vnútornom posúdení sa zdokumentujú dôvody obmedzenia vrátane posúdenia nevyhnutnosti a primeranosti obmedzenia a dĺžky jeho trvania.

3.   Obmedzenie uvedené v odseku 1 sa uplatňuje dovtedy, kým platia dôvody, ktoré ho opodstatňujú.

Ak dôvody na obmedzenie prestanú platiť, úrad poskytne dotknutej osobe informácie o hlavných dôvodoch obmedzenia. Úrad zároveň informuje dotknutú osobu o možnosti podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov alebo požiadať o súdny prostriedok nápravy na Súdnom dvore Európskej únie.

4.   Úrad preskúma uplatňovanie obmedzenia aspoň raz ročne a na konci príslušného postupu. Následne prevádzkovateľ každoročne monitoruje potrebu zachovania všetkých obmedzení.

1.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ, ak je to potrebné a primerané, obmedziť právo na prístup, opravu, vymazanie a obmedzenie spracúvania v súvislosti so spracovateľskými operáciami stanovenými v článku 1 ods. 2 tohto rozhodnutia. Ustanovenia uvedené v tomto článku 6 sa nevzťahujú na právo na prístup k zdravotným údajom a/alebo dokumentácii, pre ktoré sa výslovne stanovujú osobitné pravidlá podľa článku 7.

2.   Ak dotknutá osoba požiada o výkon svojho práva na prístup, opravu, vymazanie a obmedzenie spracúvania, pokiaľ ide o jej osobné údaje spracúvané v súvislosti s jedným alebo viacerými konkrétnymi prípadmi alebo v súvislosti s konkrétnou spracovateľskou operáciou, úrad obmedzí posúdenie žiadosti len na takéto osobné údaje.

3.   Ak úrad úplne alebo čiastočne obmedzí právo na prístup, opravu, vymazanie a obmedzenie spracúvania, uskutoční tieto opatrenia:

V súlade s článkom 25 ods. 8 nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môže poskytnutie informácií uvedených v písmene a) odložiť, môže sa od neho upustiť alebo sa môže zamietnuť, ak by sa ním zrušil účinok obmedzenia.

4.   Úrad preskúma uplatňovanie obmedzenia práv dotknutých osôb aspoň raz ročne a pri ukončení príslušného postupu. Následne prevádzkovateľ na základe žiadosti dotknutých osôb preskúma potrebu zachovania obmedzenia.

1.   Obmedzenie práva na prístup dotknutých osôb k ich zdravotným údajom a/alebo dokumentácii si vyžaduje osobitné ustanovenia, ktoré sú uvedené v tomto článku.

2.   S výhradou ďalej uvedených odsekov môže úrad obmedziť právo dotknutej osoby na priamy prístup k osobným zdravotným údajom a/alebo dokumentácii psychologickej alebo psychiatrickej povahy, ktoré sa jej týkajú a ktoré úrad spracúva, ak je pravdepodobné, že prístup k takýmto údajom bude predstavovať riziko pre zdravie dotknutej osoby. Toto obmedzenie musí byť primerané tomu, čo je nevyhnutne potrebné na ochranu dotknutej osoby.

3.   Prístup k informáciám uvedeným v odseku 2 sa musí poskytnúť lekárovi, ktorého si vyberie dotknutá osoba.

4.   V takýchto prípadoch lekárska služba uhradí dotknutej osobe na žiadosť časť nákladov na lekársku konzultáciu s lekárom s prístupom k zdravotným údajom a/alebo dokumentácii, ktoré neboli uhradené zo spoločného systému zdravotného poistenia (JSIS). Náhrada nákladov nepresiahne rozdiel medzi stropom stanoveným vo všeobecných vykonávacích ustanoveniach na úhradu liečebných nákladov (5) a sumou uhradenou dotknutej osobe zo JSIS v súlade s týmito pravidlami.

5.   Podmienkou náhrady zo strany lekárskej služby je to, že k príslušným údajom a/alebo dokumentácii nebol ešte poskytnutý žiadny prístup.

6.   S výhradou ďalej uvedených odsekov tohto článku môže úrad v jednotlivých prípadoch obmedziť právo dotknutej osoby na prístup k jej osobným zdravotným údajom a/alebo dokumentácii, ktorými disponuje, najmä ak by uplatnenie tohto práva malo nepriaznivý vplyv na práva a slobody dotknutej osoby alebo iných dotknutých osôb.

7.   Ak dotknuté osoby požiadali o výkon svojho práva na prístup k svojim osobným údajom spracúvaným v súvislosti s jedným alebo viacerými konkrétnymi prípadmi alebo v súvislosti s konkrétnou spracovateľskou operáciou, úrad obmedzí posúdenie žiadosti len na takéto osobné údaje.

8.   Ak úrad úplne alebo čiastočne obmedzí právo dotknutých osôb na prístup k osobným zdravotným údajom a/alebo dokumentácii, podnikne tieto kroky:

V súlade s článkom 25 ods. 8 nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môže poskytnutie informácií uvedených v písmene a) odložiť, môže sa od neho upustiť alebo sa môže zamietnuť, ak by sa ním zrušil účinok obmedzenia.

9.   Obmedzenia uvedené v odsekoch 2 a 6 sa uplatňujú dovtedy, kým platia dôvody, ktoré ich opodstatňujú. Keď dôvody na obmedzenie prestanú platiť, prevádzkovateľ na základe žiadosti dotknutých osôb preskúma potrebu zachovania obmedzenia.

1.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ, ak je to potrebné a primerané, obmedziť právo na oznamovanie porušenia ochrany osobných údajov v súvislosti so spracovateľskými operáciami stanovenými v článku 1 ods. 2 tohto rozhodnutia. Toto právo však nesmie byť obmedzené v súvislosti s postupmi na riešenie obťažovania.

2.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ, ak je to potrebné a vhodné, obmedziť právo na dôvernosť elektronických komunikácií v súvislosti so spracovateľskými operáciami stanovenými v článku 1 ods. 2 tohto rozhodnutia.

3.   Článok 5 ods. 2, 3 a 4 tohto rozhodnutia sa uplatňuje vtedy, keď úrad obmedzí oznamovanie porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe alebo dôvernosť elektronických komunikácií podľa článkov 35 a 36 nariadenia (EÚ) 2018/1725.