Pravidlo 1

Únia a Spojené kráľovstvo sa navzájom informujú o mene, postavení a kontaktných údajoch svojich určených spolupredsedov pracovnej skupiny. Spolupredseda sa považuje za osobu, ktorá má oprávnenie zastupovať Úniu alebo Spojené kráľovstvo do dátumu, keď sa druhej zmluvnej strane oznámi meno nového spolupredsedu.

Spolupredsedu môže na konkrétnom zasadnutí alebo jeho časti nahradiť poverená osoba. Spolupredseda alebo ním poverená osoba o poverení čo najskôr informuje druhého spolupredsedu a sekretariát pracovnej skupiny. Akýkoľvek odkaz na spolupredsedov v tomto rokovacom poriadku sa chápe ako odkaz zahŕňajúci aj poverenú osobu.

Pravidlo 2

Sekretariát pracovnej skupiny sa skladá z úradníka Únie a úradníka vlády Spojeného kráľovstva. Sekretariát vykonáva úlohy, ktoré mu vyplývajú z tohto rokovacieho poriadku, pod dohľadom príslušného výboru.

Únia a Spojené kráľovstvo sa navzájom informujú o mene, postavení a kontaktných údajoch úradníka, ktorý je členom sekretariátu pracovnej skupiny. Tento úradník sa považuje za osobu, ktorá pôsobí ako člen sekretariátu za Úniu alebo za Spojené kráľovstvo do dňa, keď Únia alebo Spojené kráľovstvo oznámi meno nového člena.

Pravidlo 3

Každé zasadnutie pracovnej skupiny zvolá sekretariát na deň a čas, ktorý dohodnú spolupredsedovia. Ak Únia alebo Spojené kráľovstvo požiada o zvolanie zasadnutia, druhá zmluvná strana túto žiadosť náležite zváži a odpovie do 30 dní.

Pracovná skupina zasadá striedavo v Bruseli a Londýne, pokiaľ spolupredsedovia nerozhodnú inak.

Odchylne od druhé odseku sa môžu spolupredsedovia dohodnúť, že zasadnutie pracovnej skupiny sa uskutoční prostredníctvom videokonferencie, telekonferencie alebo v hybridnej forme.

Pravidlo 4

Únia a Spojené kráľovstvo sa v dostatočnom predstihu pred každým zasadnutím prostredníctvom sekretariátu navzájom informujú o plánovanom zložení delegácií a uvedú meno a funkciu každého člena delegácie.

V náležitých prípadoch môžu spolupredsedovia po vzájomnej dohode k účasti na zasadnutiach pracovnej skupiny prizvať odborníkov (t. j. mimovládnych úradníkov), aby poskytli informácie o konkrétnej téme, a to len na tých častiach zasadnutia, na ktorých sa rokuje o týchto konkrétnych témach.

Pravidlo 5

Písomné dokumenty, na ktorých sa zakladajú rokovania pracovnej skupiny, sekretariát očísluje a rozpošle Únii a Spojenému kráľovstvu.

Pravidlo 6

Únia a Spojené kráľovstvo zašlú svoju korešpondenciu určenú pracovnej skupine prostredníctvom sekretariátu. Takúto korešpondenciu možno zasielať v akejkoľvek forme písomnej komunikácie, a to aj elektronickou poštou.

Sekretariát zabezpečí, aby sa korešpondencia adresovaná pracovnej skupine doručila spolupredsedom a aby sa v súlade s pravidlom 5 v prípade potreby rozposlala.

Všetka korešpondencia od spolupredsedov alebo adresovaná priamo spolupredsedom sa postúpi sekretariátu a v prípade potreby sa rozpošle v súlade s pravidlom 5.

Pravidlo 7

Sekretariát vypracuje pre každé zasadnutie návrh predbežného programu. Ten sa zašle spolu s príslušnými dokumentmi spolupredsedom najneskôr päť dní pred dátumom zasadnutia.

Predbežný program zahŕňa body požadované Úniou alebo Spojeným kráľovstvom. Každá takáto žiadosť spolu s príslušnými dokumentmi sa predloží sekretariátu najneskôr sedem dní pred začiatkom zasadnutia.

Najneskôr tri dni pred dátumom zasadnutia spolupredsedovia rozhodnú o predbežnom programe zasadnutia.

Pracovná skupina prijíma program na začiatku každého zasadnutia. Na žiadosť Únie alebo Spojeného kráľovstva sa do programu môže na základe konsenzu zaradiť aj iný bod ako body zaradené do predbežného programu.

Spolupredsedovia môžu na základe vzájomnej dohody skrátiť alebo predĺžiť lehoty uvedené v prvom, druhom a treťom odseku s cieľom zohľadniť požiadavky konkrétneho prípadu.

Pravidlo 8

Návrh zápisnice z každého zasadnutia vypracúva úradník konajúci ako člen sekretariátu zmluvnej strany, ktorá usporadúva zasadnutie, do siedmich dní od skončenia zasadnutia, pokiaľ spolupredsedovia nerozhodnú inak. Návrh zápisnice sa zasiela na pripomienkovanie členovi sekretariátu druhej zmluvnej strany. Ten môže do piatich dní od dátumu prijatia návrhu zápisnice predložiť pripomienky.

V zápisnici sa spravidla zhrnie každý bod programu a v náležitých prípadoch sa uvedú:

Súčasťou zápisnice je príloha so zoznamom účastníkov, v ktorom sú za každú delegáciu uvedené mená a funkcie všetkých osôb, ktoré sa na zasadnutí zúčastnili.

Sekretariát upraví návrh zápisnice na základe doručených pripomienok a návrh zápisnice v revidovanom znení schvália spolupredsedovia do 28 dní odo dňa zasadnutia alebo do akéhokoľvek iného dátumu, na ktorom sa dohodnú spolupredsedovia.

Po schválení zápisnice členovia sekretariátu podpíšu jej kópie a postúpia ich Únii a Spojenému kráľovstvu, ako aj výboru vykonávajúcemu dohľad. Spolupredsedovia sa môžu dohodnúť, že sa táto požiadavka splní podpisom a výmenou elektronických kópií.

Pravidlo 9

Pokiaľ spolupredsedovia nerozhodnú inak, zasadnutia pracovnej skupiny sú dôverné.

Ak Únia alebo Spojené kráľovstvo predložia pracovnej skupine informácie, ktoré sú dôverné alebo chránené pred zverejnením podľa ich zákonov a iných právnych predpisov, druhá zmluvná strana zaobchádza s poskytnutými informáciami ako s dôvernými.

Spolupredsedovia môžu rozhodnúť o zverejnení predbežných programov pred zasadnutím pracovnej skupiny. Spolupredsedovia takisto môžu rozhodnúť o zverejnení zápisnice zo zasadnutia po jej schválení v súlade s pravidlom 8.

Uverejňovanie dokumentov uvedených v treťom odseku sa uskutočňuje v súlade s uplatniteľnými predpismi oboch zmluvných strán týkajúcimi sa ochrany údajov.

Pravidlo 10

Pracovným jazykom pracovnej skupiny je angličtina. Pokiaľ spolupredsedovia nerozhodnú inak, rokovania pracovnej skupiny sa zakladajú na dokumentoch vyhotovených v angličtine.

Pravidlo 11

Únia a Spojené kráľovstvo znášajú za seba akékoľvek výdavky, ktoré im vzniknú v dôsledku účasti na zasadnutiach pracovnej skupiny.

Výdavky v súvislosti s organizáciou zasadnutí a rozmnožovaním dokumentov hradí zmluvná strana, ktorá usporadúva zasadnutie.

Výdavky spojené s tlmočením z pracovného jazyka a do pracovného jazyka pracovnej skupiny znáša zmluvná strana, ktorá o takéto tlmočenie požiadala.

Pravidlo 12

Pracovná skupina informuje výbor vykonávajúci dohľad o harmonograme svojich zasadnutí a svojom programe v dostatočnom časovom predstihu pred zasadnutiami a podáva tomuto výboru správu o výsledkoch a záveroch každého zasadnutia.