ANEXA I

LISTA TIPURILOR DE LEMN ȘI A PRODUSELOR DIN LEMN CARE FAC OBIECTUL LICENȚELOR FLEGT

Pentru următoarele tipuri de lemn și produse din lemn trebuie să se dețină o licență FLEGT dacă acestea sunt destinate exportului către Uniune. Cu toate acestea, în cazul în care reglementările ivoriene interzic exportul anumitor tipuri de lemn sau produse din lemn, acestea nu sunt eligibile pentru o licență FLEGT.

Codurile SA	Descriere
4403	Lemn brut, chiar cojit, curățat de ramuri sau ecarisat
4406	Traverse din lemn pentru căi ferate sau similare
4407	Lemn tăiat sau despicat longitudinal, tranșat sau derulat, chiar geluit, șlefuit sau lipit prin îmbinare cap la cap, cu o grosime de peste 6 mm
4408	Foi pentru furnir (inclusiv cele obținute prin tranșarea lemnului stratificat), foi pentru placaj sau pentru alt lemn stratificat similar și alt lemn tăiat longitudinal, tranșat sau derulat, chiar geluit, șlefuit, îmbinat lateral sau cap la cap, cu o grosime de maximum 6 mm
44 09	Lemn (inclusiv lamele și frizele de parchet, neasamblate), profilat (sub formă de lambă, de uluc, fălțuit, șanfrenat, îmbinat în V, mulurat, rotunjit sau similare), în lungul unuia sau al mai multor canturi, fețe sau capete, chiar geluit, șlefuit sau lipit prin îmbinare cap la cap
	ex ex. 44 09 21
44 10	Plăci aglomerate, panouri numite „oriented strand board” (OSB) și panouri similare (de exemplu, panourile numite „waferboard”), din lemn sau din alte materiale lemnoase, chiar aglomerate cu rășini sau cu alți lianți organici
44 12	Placaj, lemn furniruit și lemn stratificat similar
	ex ex. 44 12 10
44 15	Lăzi, lădițe, coșuri, cilindri și ambalaje similare din lemn; tambure pentru cabluri, din lemn. Paleți simpli, boxpaleți și alte platforme de încărcare, din lemn; grilaje pentru paleți, din lemn
44 17	Unelte, suporturi și mânere de unelte, monturi de perii, cozi de mături sau de perii, din lemn; forme, calapoade și șanuri pentru încălțăminte, din lemn
44 18	Lucrări de tâmplărie și piese de dulgherie pentru construcții, inclusiv panouri celulare, panouri asamblate pentru acoperit podeaua și șindrile („shingles” și „shakes”), din lemn
	ex ex. 44 18 73
	ex ex. 44 18 91
44 19	Articole de masă sau de bucătărie, din lemn
	ex ex. 44 19 11
	ex ex. 44 19 12
	ex ex. 44 19 19
44 20	Lemn marchetat și lemn încrustat; sipete, casete și cutii pentru bijuterii sau argintărie și articole similare, din lemn; statuete și alte obiecte de ornament, din lemn; articole de mobilier din lemn, necuprinse la capitolul 94
44 21	Alte articole din lemn
	ex ex. 44 21 91
94 03 30	Mobilier din lemn de tipul celui utilizat în birouri
94 03 40	Mobilier din lemn de tipul celui utilizat în bucătării
94 03 50	Mobilier din lemn de tipul celui utilizat în dormitoare
94 03 60	Alt mobilier din lemn
94 03 91	Părți din lemn
94 06 10	Construcții prefabricate din lemn

ANEXA II

DEFINIȚIA LEMNULUI PRODUS ÎN MOD LEGAL

ANEXA III

DESCRIEREA SISTEMULUI DE VERIFICARE A LEGALITĂȚII

CUPRINS

1.	Dispoziții generale

2.	Componentele SVL

3.	Domeniul de aplicare al SVL 3.1. Sursele de lemn care fac obiectul SVL 3.2. Piețele care fac obiectul SVL 3.3. Actorii implicați în SVL 3.4. Activitățile care fac obiectul SVL

4.

Controlul și verificarea 4.1. Controlul 4.1.1. Controlul legalității 4.1.2. Controlul trasabilității 4.2. Verificarea 4.2.1. Ce anume face obiectul verificării 4.2.2. Agențiile care efectuează verificarea 4.2.3. Manualul de verificare 4.2.4. Contractul de audit 4.2.5. Planul și activitățile de verificare 4.2.6. Reuniunea de lansare 4.2.7. Activitățile de audit 4.2.8. Reuniunea de încheiere 4.2.9. Raportul de audit 4.2.10. Luarea deciziilor privind legalitatea 4.2.11. Luarea deciziilor privind trasabilitatea 4.2.12. Audituri speciale sau suplimentare

5.	Recunoașterea certificatelor private și publice

6.	Sistemul de gestionare a datelor

7.	Tratarea cazurilor de neconformitate

8.	Eliberarea licențelor FLEGT și a certificatelor de legalitate

9.	Auditul independent

10.	Observarea independentă

11.	Sistemul de gestionare a plângerilor

1.   Dispoziții generale

Sistemul de verificare a legalității al Côte d’Ivoire urmărește să garanteze legalitatea lemnului și a produselor din lemn (denumite în continuare, în prezenta anexă, „lemnul”). Este obligatorie obținerea unei licențe FLEGT pentru toate exporturile către țări din Uniune de lemn prevăzut în lista de produse din anexa I. Pentru celelalte țări, se va elibera un certificat public care să ateste legalitatea și trasabilitatea lemnului, în conformitate cu cerințele SVL.

SVL se bazează pe legislația națională în vigoare. Acesta integrează, de asemenea, sistemul de control de stat în fiecare etapă a lanțului de aprovizionare, și anume alocarea drepturilor și a titlurilor, exploatarea, transportul, prelucrarea, exportul și importul, precum și comerțul pe piața internă.

SVL a fost dezvoltat în cadrul unui proces multipartit care a implicat administrațiile în cauză, reprezentanți ai organizațiilor societății civile, ai sectorului privat și ai populațiilor locale prin intermediul liderilor tradiționali.

2.   Componentele SVL

SVL are următoarele componente:

(a)

definiția lemnului produs în mod legal, prevăzută în anexa II la prezentul acord, identifică cerințele juridice și de reglementare pe care trebuie să le respecte lemnul pentru a putea face obiectul unei licențe FLEGT sau al unui certificat public de legalitate, după caz. Anexa II include, de asemenea, parametrii de legalitate care identifică principiile, criteriile și indicatorii utilizați la verificarea respectării cadrului juridic și de reglementare;

(b)

obiectivele controlului legalității și al trasabilității sunt, pe de o parte, de a asigura faptul că operatorii sunt constituiți și autorizați în mod legal și că activitățile lor sunt legale și, pe de altă parte, de a urmări traseul lemnului de la locul de tăiere până la punctul de comercializare sau de export. Această activitate se referă la controlul efectuat de structurile competente ale statului, astfel cum se prevede în cadrul juridic și în documentele administrative care conțin procedurile detaliate privind controlul efectuat de stat;

(c)

verificarea legalității și a trasabilității se adaugă controlului legalității și al trasabilității și contribuie la garantarea legalității lemnului comercializat și a celui exportat. Verificarea vizează nu numai activitățile operatorilor, ci și pe cele ale structurilor statului care sunt competente în ceea ce privește eliberarea actelor și controlul. Această etapă va fi asigurată de una sau mai multe agenții private de verificare autorizate de administrația pădurilor;

(d)

autoritatea de eliberare a licențelor nu emite licențe FLEGT decât pentru transporturile de lemn destinate pieței Uniunii, în conformitate cu procedurile prevăzute în anexa V și după verificarea legalității și a trasabilității, astfel cum se descrie în prezenta anexă. Legalitatea lemnului destinat piețelor de export din afara Uniunii sau pieței naționale este dovedită prin certificate publice specifice emise tot de autoritatea de eliberare a licențelor după verificarea legalității și a trasabilității, astfel cum se descrie în prezenta anexă;

(e)	auditul independent al sistemului, ai cărui termeni de referință sunt stabiliți în anexa VI, evaluează funcționarea, credibilitatea și eficacitatea SVL. Acest audit este efectuat de o structură independentă recrutată de Côte d’Ivoire în consultare cu Uniunea;

(f)	observarea independentă face parte integrantă din SVL. Aceasta este efectuată de organizații ale societății civile și permite informarea părților interesate cu privire la aplicarea cerințelor legale și de reglementare în vederea îmbunătățirii guvernanței sectorului;

(g)

sistemul de gestionare a plângerilor este un mecanism care permite înregistrarea plângerilor sau a reclamațiilor legate de verificarea legalității lemnului și tratarea acestora în vederea soluționării lor în termenul prestabilit. Datorită dialogului, acest sistem le permite diferitelor părți interesate sau actorilor afectați de SVL să depună o plângere cu privire la desfășurarea controlului și a verificării legalității și a trasabilității, precum și cu privire la mecanismul de eliberare a licențelor FLEGT.

Componentele SVL pot fi ilustrate după cum urmează:

3.   Domeniul de aplicare al SVL

3.1.   Sursele de lemn care fac obiectul SVL

SVL vizează toate produsele menționate în anexa I la prezentul acord și care provin:

(a)

din fondul forestier al persoanelor juridice de drept public care cuprinde: (i) fondul forestier privat al statului, care este format din păduri clasificate, din zone agrosilvice și din păduri achiziționate sau create de stat în fondul funciar rural și (ii) fondul forestier al colectivităților teritoriale, care este format din păduri clasificate aflate în proprietatea colectivităților teritoriale, din păduri concesionate de stat și din păduri achiziționate sau create de colectivitățile teritoriale în fondul funciar rural;

(b)	din fondul forestier al persoanelor juridice de drept privat care constă în păduri naturale sau create de persoane juridice de drept privat pe terenuri achiziționate în mod regulat și în păduri comunitare;

(c)

din fondul forestier al persoanelor fizice care constă în: — pădurile naturale situate pe terenuri pentru care aceste persoane beneficiază de un drept de proprietate sau de drepturi cutumiare în conformitate cu legislația funciară din Côte d’Ivoire; — împăduririle efectuate pe terenuri pentru care aceste persoane beneficiază de un drept de proprietate, de drepturi cutumiare sau de un contract de închiriere;

(d)	din arbori naturali și din arbori plantați în afara unei păduri;

(e)	din lemn importat. Cu toate acestea, astfel cum se prevede la punctul 5 din prezenta anexă, legalitatea lemnului importat care este însoțit de o licență FLEGT sau de un permis CITES este recunoscută de plin drept;

(f)	din despăduriri și defrișări și din resurse forestiere puse sub sechestru. Cu toate acestea, lemnul provenit din despăduriri și defrișări și lemnul care a fost pus sub sechestru sau confiscat vor fi acoperite de SVL fără a fi eligibile pentru obținerea unei licențe FLEGT.

SVL nu vizează lemnul în tranzit, dat fiind că acest lemn originar dintr-o țară terță intră pe teritoriul Côte d'Ivoire sub control vamal și îl părăsește sub aceeași formă, păstrându-și țara de origine și fără să fi fost prelucrat sau comercializat. Lemnul aflat în tranzit rămâne deci în afara lanțului de aprovizionare care face obiectul SVL, nu este supus verificării legalității în cadrul SVL și nu intră sub incidența regimului de licențe FLEGT. SVL nu acoperă nici produsele finite importate în Côte d’Ivoire și reexportate.

3.2.   Piețele care fac obiectul SVL

SVL vizează următoarele piețe:

(a)

piața Uniunii: SVL permite verificarea faptului că lemnul care urmează să fie expediat către Uniune sau comercializat pe piața Uniunii a fost produs în mod legal, inclusiv lemnul importat. Acest sistem prevede proceduri și controale ale conformității și proceduri menite să asigure faptul că lemnul de proveniență ilegală sau necunoscută nu intră în lanțul de aprovizionare al Uniunii. Se eliberează o licență FLEGT după verificarea conformității cu legea a lemnului destinat pieței Uniunii;

(b)

piețele din afara Uniunii: SVL permite verificarea faptului că lemnul care urmează să fie expediat către piețe din afara Uniuni a fost produs în mod legal, inclusiv lemnul importat. Se eliberează un certificat public de legalitate după verificarea conformității cu legea a lemnului destinat piețelor din afara Uniunii;

(c)	piața națională: SVL permite verificarea faptului că lemnul destinat consumului național a fost produs în mod legal, inclusiv lemnul importat. Se poate elibera un certificat public de legalitate după verificarea conformității cu legea a lemnului destinat acestei piețe.

3.3.   Actorii implicați în SVL

SVL necesită implicarea următorilor actori:

(a)	Comitetul mixt de punere în aplicare este structura de punere în aplicare creată de părțile la prezentul acord, astfel cum se prevede la articolul 19 și în anexa X la prezentul acord;

(b)

sistemul de control de stat este asigurat de autoritățile publice, inclusiv de structurile aflate sub autoritatea acestora, autorizate să efectueze operațiuni de verificare a legalității și a trasabilității și a căror responsabilitate este de a asigura respectarea legislației identificate în anexa II la prezentul acord (a se vedea punctul 4.1 din prezenta anexă);

(c)

la punerea în aplicare a prezentului acord, Côte d’Ivoire instituie un Comitet național de guvernanță forestieră (CNGF), al cărui secretariat tehnic permanent este asigurat de un serviciu responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea. Acest serviciu este desemnat de administrația pădurilor, care îi pune la dispoziție mijloacele de funcționare necesare pentru a-i garanta autonomia. CNGF și serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea, care îi asigură secretariatul, vor proveni din reorganizarea actualului Comitet tehnic pentru negocierea Acordului de parteneriat voluntar FLEGT și a secretariatului acestuia. Pe lângă competențele prevăzute în legătură cu punerea în aplicare a Strategiei naționale de conservare, reabilitare și extindere a pădurilor, CNGF acționează în calitate de comitet director al SVL și al sistemului de gestionare a plângerilor referitoare la SVL. Côte d’Ivoire se asigură că diferitele părți interesate din sectorul forestier, în special sectorul public și cel privat, societatea civilă și liderii tradiționali, fac parte din CNGF și își îndeplinesc în mod eficace atribuțiile care le revin în ceea ce privește SVL. Serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea este o structură permanentă care asistă CNGF în sarcinile sale de conducere și de tratare a plângerilor, administrează sistemul de gestionare a datelor și facilitează dialogul dintre diferitele servicii administrative vizate de SVL, în special prin intermediul unui grup de lucru în care sunt reprezentate acestea;

(d)	autoritatea de eliberare a licențelor este o structură aflată sub autoritatea ministerului responsabil cu administrarea pădurilor (a se vedea punctul 8 din prezenta anexă și anexa V la prezentul acord);

(e)	auditurile de verificare se efectuează de către una sau mai multe agenții de verificare, care sunt entități private autorizate în acest scop de administrația pădurilor în cursul etapei de punere în aplicare a prezentului acord (a se vedea punctul 4.2.2 din prezenta anexă);

(f)

toți operatorii care intervin de-a lungul lanțului valoric al lemnului fac obiectul SVL. Parametrii de legalitate prevăzuți în anexa II la prezentul acord sunt elaborate pentru trei tipuri de operatori, și anume: (i) exploatatorii forestieri sunt persoanele juridice sau fizice autorizate de ministerul responsabil cu administrarea pădurilor să asigure exploatarea forestieră. Activitățile de doborâre, de fasonare și de transport al arborilor, precum și orice altă recoltare a lemnului în scopuri comerciale sunt considerate activități de exploatare forestieră; (ii) prelucrătorii lemnului constau în producătorii de bunuri materiale prin prelucrarea și exploatarea materiei prime lemnoase. Aceștia sunt, de asemenea, responsabili de transportul lemnului între unitățile de prelucrare; (iii) comercianții de lemn de pe piața națională, importatorii și exportatorii de lemn constau în operatorii care comercializează, importă sau exportă lemn;

(g)

societatea civilă este implicată în SVL în calitate de observator independent. Aceasta interacționează cu alți actori și părți care intervin în cadrul SVL, participă în calitate de observator la activitățile de verificare și are acces la informațiile necesare pentru exercitarea acestei funcții de observare independentă (a se vedea punctul 10 din prezenta anexă);

(h)

auditorul independent evaluează buna execuție și eficacitatea SVL (a se vedea punctul 9 din prezenta anexă și anexa VI la prezentul acord). Auditurile independente au ca obiect rolul și activitățile actorilor în măsura în care acestea privesc SVL. Pentru a stabili dacă eventualele cazuri de neconformitate înregistrate la nivel de control și pe teren sunt efectiv identificate în cursul verificării, auditorul independent auditează activitățile relevante: — ale autorităților responsabile cu eliberarea licențelor de exploatare, de prelucrare și de comercializare; — ale autorităților responsabile cu controlul legalității și al trasabilității; — ale exploatatorilor, prelucrătorilor, importatorilor, exportatorilor și comercianților.

Figura de mai jos ilustrează interacțiunile dintre acești actori:

3.4.   Activitățile care fac obiectul SVL

SVL vizează toate activitățile operatorilor din sectorul forestier, de la acordarea licențelor, exploatarea, prelucrarea, comercializarea pe piața națională până la exportul și importul produselor enumerate în anexa I. SVL vizează, de asemenea, activitățile structurilor competente ale statului în materie de eliberare a actelor și de control.

SVL se întemeiază pe definiția lemnului produs în mod legal (a se vedea anexa II), care oferă baza pentru evaluarea conformității cu legea a tuturor activităților legate de producția și comercializarea lemnului.

SVL include un nivel de control, consolidat cu un nivel de verificare pentru a asigura respectarea cerințelor de legalitate și de trasabilitate și pentru a detecta orice neconformitate cu cerințele respective.

4.   Controlul și verificarea

SVL constă în două etape. În prima etapă se efectuează controlul de către serviciile administrative competente (controlul de stat). În a doua etapă se realizează o verificare de către una sau mai multe agenții private de verificare autorizate de administrația pădurilor, ale căror activități sunt supravegheate de serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea.

4.1.   Controlul

Obiectivul controlului legalității este de a asigura faptul că operatorii sunt constituiți și autorizați în mod legal și că activitățile întregului sector forestier sunt legale.

Obiectivul controlului trasabilității este de a urmări traseul lemnului de la amplasamentul exploatației sau de la postul de control la frontieră (de intrare a lemnului în Côte d’Ivoire) până la punctul de comercializare pe piața națională sau de export, garantând, în același timp, etanșeitatea lanțului de aprovizionare.

Această etapă se referă la controalele obișnuite efectuate de structurile competente ale statului și prevăzute în cadrul juridic și în procedurile de control. Prin urmare, controalele îi vizează pe toți operatorii din sector: exploatatorii, prelucrătorii, exportatorii, importatorii și comercianții.

4.1.1.   Controlul legalității

Controlul legalității vizează activitățile serviciilor administrative autorizate, a căror responsabilitate este de a asigura respectarea cerințelor legale și de reglementare identificate în anexa II (a se vedea tabelul intitulat „Principalele structuri de stat implicate în controlul legalității, pe tip de operator”).

Tabel: Principalele structuri de stat implicate în controlul legalității, pe tip de operator
	Parametrul 1: Exploatatorul forestier	Parametrul 2: Prelucrătorul	Parametrul 3: Exportatorul/importatorul (comercianții)
Principiul 1: Constituirea legală și autorizările	controlat în special de instanțele competente (tribunalul comercial, instanța de prim grad de jurisdicție sau o secție separată a instanței), structura responsabilă cu securitatea socială și administrația fiscală și comercială și administrația pădurilor	controlat în special de instanțele competente (tribunalul comercial, instanța de prim grad de jurisdicție sau o secție separată a instanței), structura responsabilă cu securitatea socială și administrația fiscală și comercială și administrația pădurilor	controlat în special de instanțele competente (tribunalul comercial, instanța de prim grad de jurisdicție sau o secție separată a instanței), structura responsabilă cu securitatea socială și administrația fiscală și comercială și administrația pădurilor
Principiul 2: Drepturile de acces la resursele forestiere	controlat în special de administrația pădurilor și cea funciară	nu se aplică	nu se aplică
Principiul 3: Exercitarea activităților în conformitate cu normele în vigoare	controlat în special de administrația pădurilor și cea fiscală	controlat în special de administrația pădurilor și cea fiscală	controlat în special de administrația pădurilor, cea fiscală și vamală
Principiul 4: Transportul lemnului	controlat în special de administrația pădurilor	controlat în special de administrația pădurilor	controlat în special de administrația pădurilor și cea vamală
Principiul 5: Obligațiile de mediu	controlat în special de administrația pădurilor și cea de mediu	controlat în special de administrația pădurilor și cea de mediu	controlat în special de administrația pădurilor, cea agricolă și de mediu
Principiul 6: Obligațiile sociale	controlat în special de administrația pădurilor, de structurile responsabile de securitatea socială, sănătatea și securitatea la locul de muncă și de ocuparea forței de muncă	controlat în special de administrația pădurilor, de structurile responsabile de securitatea socială, sănătatea și securitatea la locul de muncă și de ocuparea forței de muncă	controlat în special de administrația pădurilor, de structurile responsabile de securitatea socială, sănătatea și securitatea la locul de muncă și de ocuparea forței de muncă

Activitățile din această etapă includ emiterea documentelor, controalele documentelor (valabilitatea și conformitatea documentului, conformitatea datelor etc.), controalele pe teren și orice alte activități de control efectuate de către autoritățile competente.

Detaliile procedurilor și organizarea competențelor de control al legalității și al trasabilității evoluează periodic pentru a reflecta prioritățile politice și organizarea ministerelor și în vederea digitalizării procedurilor și a documentelor de control administrativ. Côte d’Ivoire se asigură că toate manualele, liniile directoare și alte documente administrative care conțin procedurile de control desfășurate de diferitele administrații sunt puse la dispoziția publicului prin publicarea lor în special pe site-ul dedicat prezentului acord. Printre acestea se numără:

—	manualele de procedură ale administrațiilor vizate de SVL;

—	regulile și normele tehnice definite de administrațiile vizate de SVL.

4.1.2.   Controlul trasabilității

Sistemul național de trasabilitate permite urmărirea lemnului de la locul în care este exploatat sau de la postul de frontieră (de intrare a lemnului în Côte d’Ivoire) până la locul de comercializare sau de export, trecând prin etapele de transport și prelucrare. Pentru a asigura trasabilitatea efectivă a lemnului de-a lungul lanțului de aprovizionare, sistemul național de trasabilitate permite verificarea valabilității datelor raportate în fiecare etapă și a coerenței datelor respective de la o etapă la alta.

Sistemul național de trasabilitate trebuie să fie finalizat în momentul începerii punerii în aplicare a prezentului acord. Trasabilitatea este controlată prin următoarele etape principale:

Etapa 0: controlul limitelor parcelei forestiere

Etapa 1: prospectare/inventar

Etapa 2: doborârea arborelui și marcarea cioatei și a trunchiului

Etapa 3: condiționare (secționarea în parcul forestier)

Etapa 4: încărcarea lemnului de trunchi

Etapa 5: transportul buștenilor la depozitul de lemn de trunchi din unitatea de prelucrare

Etapa 6: recepția buștenilor în depozitul de lemn de trunchi din unitatea de prelucrare

Etapa 7: pregătirea buștenilor (etalare-secționare)

Etapa 8: intrarea în lanțul de prelucrare

Etapa 9: prelucrarea

Etapa 10: monitorizarea producției (inclusiv ambalarea, dacă este cazul)

Etapa 11: monitorizarea comercializării

Un manual de control al trasabilității lemnului este elaborat de administrația pădurilor din Côte d’Ivoire și publicat pe site-ul acesteia.

4.2.   Verificarea

4.2.1.   Ce anume face obiectul verificării

Etapa de verificare se adăugă etapei de control pentru a se garanta legalitatea și trasabilitatea lemnului importat, comercializat sau exportat. Prin urmare, verificarea vizează nu numai activitățile operatorilor, ci și pe cele ale structurilor statului care sunt competente în ceea ce privește eliberarea actelor și controlul.

Ca regulă generală, verificarea legalității se face pe operator și pe titlu de exploatare pe o perioadă de valabilitate determinată și care poate fi reînnoită, în timp ce verificarea trasabilității se face pe transport. Cu toate acestea, în cazuri specifice care vor fi descrise în manualul de verificare menționat la punctul 4.2.3, este posibil ca verificarea legalității să fie efectuată pe transport sau ca verificarea trasabilității să fie efectuată de către operator.

4.2.2.   Agențiile care efectuează verificarea

Auditurile de verificare sunt efectuate de una sau mai multe agenții private (denumite în continuare „agenția”) autorizate de administrația pădurilor. Această autorizare împuternicește agenția să efectueze verificarea legalității și a trasabilității în cadrul SVL. Această autorizare se acordă după obținerea avizului unei comisii consultative multipartite, în urma unui proces deschis și transparent, derulat pe o perioadă determinată care poate fi reînnoită.

Pentru obținerea autorizării, agenția trebuie să poată demonstra următoarele calificări:

—	experiență dovedită în auditarea și evaluarea conformității în materie de gestionare a pădurilor, prelucrarea lemnului, trasabilitatea lemnului, transport, logistică, vămi și sisteme de gestionare a lanțului de aprovizionare;

—	o bună cunoaștere a comerțului național, subregional (Comunitatea Economică a Statelor din Africa de Vest, CEDEAO) și a comerțului internațional cu lemn și produse din lemn, precum și a sectorului forestier comercial;

—	o bună cunoaștere a filierei pădure-lemn din Côte d’Ivoire;

—	excelente aptitudini de comunicare orală și scrisă în limba franceză;

—	capacitate dovedită de a colabora cu o gamă largă de părți interesate.

În plus, agenția trebuie să respecte următoarele cerințe:

—	să dea dovadă de imparțialitate și să nu aibă conflicte de interes sau interese ilegale cu operatorii forestieri și cu administrațiile implicate în SVL;

—	să mobilizeze personal calificat și experimentat în materie de audit.

Principalele sarcini ale agenției includ:

—	efectuarea de audituri de verificare a documentelor de prim nivel;

—	efectuarea de audituri de verificare a documentelor de al doilea nivel;

—	efectuarea de audituri de verificare pe teren;

—	organizarea de reuniuni de lansare și de încheiere;

—	elaborarea rapoartelor de verificare și înregistrarea acestor rapoarte în sistemul de gestionare a datelor.

Agenția are obligația:

—	de a da dovadă de profesionalism și de integritate în orice moment și în orice circumstanță;

—	de a-și baza concluziile pe elemente factuale și dovezi, obținute în special din investigații pe teren și analize de documente;

—	de a consulta toate părțile interesate, în special organizațiile care își desfășoară activitatea în domeniul observării independente în domeniul forestier;

—	de a respecta procedurile și practicile prevăzute în manualul de verificare (a se vedea punctul 4.2.3).

Serviciul responsabil de legalitatea forestieră și de trasabilitate din cadrul administrației pădurilor supraveghează activitățile agențiilor de verificare.

4.2.3.   Manualul de verificare

Un audit de verificare (denumit în continuare „auditul”) include o serie de activități de verificare a legalității și a trasabilității, care fac obiectul unui contract de audit între un operator și o agenție. În vederea asigurării unor cerințe de verificare uniforme, Côte d’Ivoire elaborează, în cadrul unui proces participativ, un manual de verificare administrativă și tehnică (denumit în continuare „manualul de verificare”) în care sunt repertoriate elementele de verificare. Acest manual de verificare include, de asemenea, termenii de referință, protocoalele detaliate și instrumentele de verificare care acoperă diferitele sarcini de verificare. Acesta este aprobat de Comitetul mixt de punere în aplicare și publicat de Côte d’Ivoire.

4.2.4.   Contractul de audit

Operatorul încheie un contract cu o agenție, precizând domeniul de aplicare al verificării. Verificarea legalității poate viza fie toate operațiunile operatorului, fie o parte a acestora, identificate în mod clar în temeiul unui drept de acces la resursă (de exemplu, operațiuni legate de o anumită concesiune). În ceea ce privește verificarea trasabilității, aceasta poate viza numai transporturile de lemn care provin de la operatori, titluri și operațiuni a căror legalitate este verificată.

Înainte de începerea activităților de verificare, este necesară încheierea unui contract de audit între operator și agenție care să definească domeniul de aplicare, costul și condițiile verificării. O copie a contractului de audit este pusă la dispoziția administrațiilor și a auditorului independent prin înregistrarea sa în sistemul de gestionare a datelor. Observatorii independenți pot consulta domeniul de aplicare, costul și condițiile verificării.

4.2.5.   Planul și activitățile de verificare

După semnarea contractului de audit, agenția întocmește un plan de verificare care include numirea echipei, programul de verificare și calendarul activităților. Acest plan este transmis operatorului, iar datele activităților de verificare sunt convenite în cadrul reuniunii de lansare menționate la punctul 4.2.6.

4.2.6.   Reuniunea de lansare

În cadrul reuniunii de lansare, obiectivul, domeniul de aplicare, calendarul și metodologia auditului sunt examinate de către agenție în prezența operatorului astfel încât să i se permită acestuia să pună întrebări cu privire la metodele și la desfășurarea activităților de verificare. Procesul-verbal al reuniunii și planul de verificare sunt puse, cu acordul operatorului, la dispoziția administrațiilor, a observatorilor independenți și a auditorului independent prin înregistrarea acestora în sistemul de gestionare a datelor.

4.2.7.   Activitățile de audit

Pentru a strânge dovezi privind respectarea cerințelor de legalitate identificate în parametrii de legalitate prevăzuți în anexa II, agenția efectuează verificări la mai multe niveluri:

(a)

verificarea de prim nivel a documentelor: este vorba de verificarea prezenței și a conformității tuturor documentelor identificate în manualul de verificare. Aceasta cuprinde: (i) verificarea prezenței în sistemul de gestionare a datelor a tuturor documentelor care demonstrează legalitatea. În cazul în care lipsesc documente, agenția solicită operatorului și, după caz, administrației în cauză să completeze elementele lipsă; (ii) verificarea conformității documentelor, în special conformitatea ștampilelor, a semnăturilor, a datelor și a altor elemente de formă, precum și a valabilității datelor conținute în aceste documente și (iii) verificarea sistemului intern de trasabilitate al operatorului utilizând funcționalitățile sistemului de gestionare a datelor;

(b)

verificarea de al doilea nivel a documentelor: pe baza unei analize a riscurilor, auditul include o verificare aprofundată a autenticității, a conformității și a valabilității documentelor. Această verificare aprofundată a documentelor include: (i) verificarea autenticității documentelor la autoritățile și structurile care au emis documentele în cauză; (ii) verificarea respectării procedurii de emitere a documentelor, inclusiv a procedurii de eliberare a licențelor de exploatare, prelucrare și comercializare; (iii) verificarea amănunțită a datelor incluse în elementele de verificare, în special prin controale încrucișate cu alte documente și (iv) verificarea aprofundată a sistemului intern de trasabilitate al operatorului;

(c)

verificarea pe teren: pe baza unei analize a riscurilor, fiecare audit include una sau mai multe vizite pe teren pentru a verifica dacă prezența și conformitatea elementelor de verificare corespund efectiv respectării pe teren a condițiilor de legalitate identificate în definiția lemnului produs în mod legal inclusă în anexa II.

Analizele de risc menționate la literele (b) și (c) sunt efectuate de agenție. Acestea iau în considerare rezultatele verificărilor anterioare (ale aceluiași audit și ale auditurilor anterioare), ale informațiilor comunicate sau publicate ca parte a observării independente, ale plângerilor primite în sistemul de gestionare a plângerilor, ale eventualelor certificate private și ale elementelor identificate ca fiind relevante în acest scop de către administrații, CNGF, Comitetul mixt de punere în aplicare sau de către auditorul independent. Aceasta înseamnă că activitățile de verificare și calendarul verificării convenite între operator și agenție în cadrul reuniunii de lansare pot fi completate de activități și misiuni suplimentare pe baza elementelor descoperite sau comunicate după această etapă. Manualul de verificare descrie în detaliu modul în care agenția efectuează aceste analize de risc în diferitele etape ale auditului. Serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea identifică, în sistemul de gestionare a datelor, datele care trebuie luate în considerare în analiza riscurilor și le actualizează periodic.

4.2.8.   Reuniunea de încheiere

La reuniunea de încheiere, agenția îi prezintă operatorului rezultatele și concluziile verificării, în special orice eventuale probleme constatate. Cu această ocazie, operatorul are posibilitatea de a adresa întrebări cu privire la rezultatele verificării și de a da răspunsuri sau a face anumite clarificări cu privire la elementele prezentate de agenție. Procesul-verbal al reuniunii este pus la dispoziția administrațiilor, a observatorilor independenți și a auditorului independent prin înregistrarea acestuia în sistemul de gestionare a datelor.

4.2.9.   Raportul de audit

Agenția întocmește un raport de audit în conformitate cu modelul stabilit în manualul de verificare, care include o descriere a oricăror constatări de neconformitate și o propunere de constatare a conformității sau a neconformității operațiunilor și transporturilor definite în contractul de audit. Acest raport de audit provizoriu se trimite operatorului, care poate aduce unele precizări sau formula răspunsuri.

După tratarea răspunsurilor operatorului, raportul final și, după caz, observațiile primite de la operator sunt puse, cu acordul operatorului, la dispoziția administrațiilor, a observatorilor independenți și a auditorului independent prin înregistrarea acestora în sistemul de gestionare a datelor.

4.2.10.   Luarea deciziilor privind legalitatea

Concluziile și recomandările agenției permit serviciului responsabil cu legalitatea forestieră și cu trasabilitatea să ia o decizie privind conformitatea sau neconformitatea, prin atribuirea, după caz, operatorului în sistemul de gestionare a datelor a unui marcaj care constă într-o lumină de semafor verde (în caz de conformitate) sau roșie (în caz de neconformitate), în funcție de amploarea verificării efectuate (a se vedea secțiunea 4.2.4).

Pot exista două scenarii în acest sens:

—

În cazul în care operatorul nu contestă concluziile sau recomandările prezentate în raportul de audit, serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea ia o decizie în termen de cel mult 7 zile calendaristice. În cazul în care serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea decide să atribuie un marcaj care constă într-o lumină de semafor roșie (neconformitate), agenția și operatorul sunt informați în sistemul de gestionare a datelor cu privire la motivele pe care se întemeiază această decizie.

—

În cazul în care operatorul contestă concluziile sau recomandările prezentate în raportul de audit sau din orice alt motiv considerat relevant de către serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea, acest serviciu poate prevedea o prelungire a termenului în care trebuie luată decizia. Serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea comunică acest termen prelungit operatorului în sistemul de gestionare a datelor sau în scris, în termen de cel mult 7 zile calendaristice.

Decizia serviciului responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea poate fi contestată prin utilizarea sistemului de gestionare a plângerilor descris la punctul 11 (recurs grațios introdus la serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea, urmat, dacă este necesar, de o cale de atac la CNGF).

În caz de neconformitate (lumină de semafor roșie) și după soluționarea problemei de neconformitate, operatorul poate încheia din nou un contract cu o agenție pentru un audit special de verificare pentru a confirma faptul că a fost remediată neconformitatea. Cu toate acestea, în cazul în care confirmarea remedierii neconformității nu necesită o nouă verificare pe teren, serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea poate confirma remedierea neconformității fără ca operatorul să recurgă la un audit special.

Acordarea statutului de conformitate (lumina de semafor verde) este valabilă timp de un an, după care operatorul va trebui să comande un nou audit care va ține seama de rezultatele auditului anterior.

În cursul perioadei sale de valabilitate, conformitatea poate fi suspendată sau anulată de către serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea, dacă este necesar printr-o decizie a CNGF în urma soluționării unei plângeri. Suspendarea sau anularea se decide pe baza unor noi informații, a unor plângeri, audituri speciale (a se vedea punctul 4.2.12) sau pe baza altor elemente relevante. Motivele sunt comunicate operatorului prin sistemul de gestionare a datelor. În cazul în care sistemul de gestionare a datelor nu este operațional, această comunicare se transmite în scris operatorului.

4.2.11.   Luarea deciziilor privind trasabilitatea

Întrucât agenția nu poate verifica trasabilitatea transporturilor de lemn în diferitele etape ale lanțului de aprovizionare decât în momentul efectuării auditului, raportul include concluzii și recomandări privind trasabilitatea globală a operațiunilor valabilă în momentul efectuării auditului.

După primirea cererii de licență FLEGT, serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea verifică trasabilitatea transportului care face obiectul cererii utilizând sistemul de gestionare a datelor și ținând seama de raportul agenției.

Serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea îi poate solicita informații suplimentare operatorului sau poate cere efectuarea unui audit special sau suplimentar, astfel cum se prevede la punctul 4.2.12.

4.2.12.   Audituri speciale sau suplimentare

În cursul perioadei pentru care a fost verificată legalitatea, operatorii în cauză au obligația de a informa serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea cu privire la orice modificare semnificativă în ceea ce privește proprietatea, structurile, gestionarea sau operațiunile vizate. Serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea îi poate solicita operatorului să efectueze un audit special sau suplimentar pe baza acestor informații, precum și pe baza oricăror alte dovezi considerate relevante.

Un audit suplimentar este echivalent cu un nou audit, astfel cum este descris la punctele 4.2.4-4.2.11, care ia în considerare rezultatele relevante ale auditului anterior. Un audit special permite verificarea unor puncte specifice pentru a completa rezultatele unui audit anterior (și anume, efectuat cu mai puțin de 12 luni înaintea acestui audit special). Un audit special permite, de asemenea, confirmarea faptului că au fost remediate cazurile de neconformitate identificate în cursul unui audit anterior. Prin urmare, rezultatele unui audit special nu sunt valabile decât pe durata rămasă a auditului inițial pe care îl completează. Manualul de verificare include modalitățile detaliate de efectuare a acestor audituri suplimentare și speciale.

5.   Recunoașterea certificatelor private și publice

Pentru a recunoaște bunele practici din sectorul forestier, pot fi utilizate ca parte a procedurii de evaluare a riscurilor sisteme de certificare private care includ verificarea conformității cu legislația aplicabilă.

În acest scop, Côte d’Ivoire evaluează sistemele de certificare private în conformitate cu cerințele SVL și întocmește o listă a sistemelor de certificare private recunoscute pentru a fi luate în considerare în cadrul analizei riscurilor. Această listă este comunicată Comitetului mixt de punere în aplicare și publicată pe site-ul web al ministerului responsabil cu administrarea pădurilor. Lista sistemelor recunoscute se revizuiește și, dacă este necesar, se actualizează periodic.

Côte d’Ivoire poate elabora proceduri care să permită ca un audit privat de certificare, recunoscut în conformitate cu dispozițiile celui de al doilea paragraf, să servească, de asemenea, drept audit de verificare. Aceste proceduri vor trebui să fie detaliate în manualul de verificare.

Legalitatea lemnului importat care este însoțit de o licență FLEGT și/sau de un permis CITES este recunoscută de plin drept. Sistemele de certificare private și publice pot fi, de asemenea, utilizate pentru a dovedi proveniența legală a lemnului importat.

6.   Sistemul de gestionare a datelor

Côte d’Ivoire instituie un sistem național centralizat pentru documentarea, controlul și verificarea legalității și a trasabilității.

Sistemul de gestionare a datelor este administrat de serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea. Operatorii și administrațiile autorizate accesează sistemul pentru a înregistra datele și documentele care servesc la verificarea legalității. Administrațiile sunt, de asemenea, autorizate să valideze datele în sistem. În anumite cazuri, pot fi prezentate sau trimise documente administrației în scris. În cazul în care sistemul de gestionare a datelor nu este operațional, copiile documentelor care trebuie înregistrate în acesta se transmit în scris administrației și se pun la dispoziție pentru observarea independentă și auditul independent. De îndată ce sistemul este din nou operațional, documentele în cauză se înregistrează astfel cum se prevede în manualul de verificare.

Agențiile de verificare pot accesa sistemul de gestionare a datelor fără drept de modificare pentru a efectua verificările de documente care fac parte din sarcinile lor. Agențiile pot înregistra, de asemenea, diferitele documente rezultate în urma verificării, astfel cum se prevede la punctul 4.2.

Auditorul independent și organizațiile societății civile implicate în observarea independentă au acces la sistemul de gestionare a datelor fără drept de modificare pentru a consulta toate informațiile, documentele și datele importante sau relevante pentru evaluarea bunei execuții și a eficacității SVL.

Côte d’Ivoire stabilește și publică condițiile și procedurile de obținere a drepturilor de acces la sistemul de gestionare a datelor și identifică datele accesibile publicului larg.

7.   Tratarea cazurilor de neconformitate

În diferitele etape ale verificării pot fi identificate și tratate cazuri de neconformitate. Orice caz de neconformitate identificat în timpul verificării este comunicat operatorului și, dacă este cazul, serviciului responsabil din cadrul administrației pentru a se putea furniza dovezi suplimentare și lua măsuri corective în vederea remedierii sale.

În ceea ce privește cazurile de neconformitate care intră în sfera de competență a structurilor statului competente în ceea ce privește eliberarea actelor și controlul, acestea sunt comunicate de agenția de verificare serviciului responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea și serviciului administrativ responsabil în sistemul de gestionare a datelor. Un grup de lucru în care sunt reprezentate diferitele servicii ale administrațiilor vizate de SVL ajută la tratarea și soluționarea cazurilor de neconformitate și poate face recomandări în acest sens serviciilor în cauză. Serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea asigură secretariatul acestui grup de lucru.

8.   Eliberarea licențelor FLEGT și a certificatelor publice de legalitate

Licența FLEGT reprezintă mijlocul de certificare a faptului că lemnul este produs în mod legal și că s-a asigurat trasabilitatea acestuia. Aceasta se eliberează după verificarea conformității cu legea și a trasabilității lemnului care urmează să fie exportat în Uniune.

Este obligatorie obținerea unei licențe FLEGT pentru toate exporturile de lemn din lista lemnului și a produselor din lemn prevăzută în anexa I efectuate către statele membre ale Uniunii. Licența este eliberată de o autoritate de eliberare a licențelor, desemnată sau instituită de ministrul responsabil cu administrarea pădurilor și care se află sub autoritatea acestuia.

Procedura de eliberare și specificațiile tehnice ale licențelor FLEGT sunt prevăzute în anexa V.

Legalitatea lemnului destinat piețelor de export din afara Uniunii este dovedită prin certificate publice de legalitate emise de Côte d'Ivoire după verificarea legalității și a trasabilității, astfel cum se descrie în prezenta anexă. Se poate elibera un certificat public de legalitate pentru lemnul destinat consumului național după verificarea în SVL a faptului că lemnul în cauză a fost produs în mod legal.

9.   Auditul independent

Auditul independent evaluează buna execuție și eficacitatea SVL. Acesta permite, de asemenea, identificarea lacunelor și a punctelor slabe existente în ceea ce privește punerea în aplicare a SVL și pe baza sa se pot propune recomandări Comitetului mixt de punere în aplicare.

Dacă este cazul, lacunele și punctele slabe identificate de auditorul independent în ceea ce privește punerea în aplicare a SVL sunt luate în considerare în cursul procesului de verificare, în special pentru analizele de risc care servesc la identificarea necesității efectuării unei verificări de al doilea nivel și a unei verificări pe teren.

Termenii de referință pentru auditul independent sunt prevăzuți în anexa VI.

10.   Observarea independentă

SVL integrează o observare independentă efectuată de organizațiile societății civile. Observarea independentă este o misiune neguvernamentală de observare a activităților forestiere și agroforestiere prevăzută de legislația ivoriană și desfășurată de organizațiile societății civile, în vederea colectării și schimbului de informații credibile și verificabile cu privire la gestionarea pădurilor ce are ca scop îmbunătățirea guvernanței forestiere. Prin urmare, este vorba despre o activitate desfășurată cu titlu permanent sau pe durata unui mandat. Prin urmare, observarea independentă poate fi externă sau mandatată.

În cadrul SVL, observarea independentă constă în special în următoarele activități:

—	organizarea de misiuni autonome de observare independentă;

—	participarea în calitate de observator la misiunile de control și la auditurile de verificare pe teren;

—	identificarea disfuncționalităților, a indiciilor și a cazurilor de încălcare a reglementărilor aplicabile activităților forestiere, precum și elaborarea de rapoarte de observare independentă;

—	alertarea părților interesate cu privire la activitățile ilegale constatate.

Organizațiile care desfășoară activități de observare independentă au acces la sistemul de gestionare a datelor.

Rapoartele de observare independentă se înregistrează în sistemul de gestionare a datelor și se iau în considerare în cadrul procesului de verificare, în special pentru analizele de risc ce vizează identificarea cazurilor în care sunt necesare verificări de al doilea nivel și verificări pe teren, precum și a celor în care sunt necesare audituri speciale sau suplimentare.

Organizațiile care desfășoară activități de observare independentă pot însoți, pe propria cheltuială, misiunile de audit, respectând, în același timp, confidențialitatea secretelor comerciale.

Misiunile de observare independentă vizează operatorii și activitățile acestora, dar și funcționarea structurilor de stat competente, în special în ceea ce privește eliberarea de acte și controlul, precum și activitățile agențiilor de verificare.

11.   Sistemul de gestionare a plângerilor

SVL prevede posibilitatea ca diferiții actori implicați să depună plângeri privind controalele și verificarea legalității și a trasabilității, precum și privind eliberarea licențelor FLEGT.

Sistemul de gestionare a plângerilor din cadrul SVL este un mecanism de prevenire și soluționare prin dialog a conflictelor și a litigiilor legate de verificarea legalității lemnului. Astfel, acesta le permite părților interesate din cadrul SVL să își transmită structurilor competente plângerile, reclamațiile, nemulțumirile sau orice altă formă de revendicare a unui drept.

Structurile de gestionare a plângerilor sunt serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea și CNGF.

În ceea ce privește gestionarea plângerilor, mandatul serviciului responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea este următorul:

—	primirea și înregistrarea plângerilor și a comunicărilor orale și în scris în registrul de plângeri al sistemului de gestionare a datelor;

—	tratarea recursurilor grațioase în cazul în care plângerea se referă la una dintre deciziile sale;

—	efectuarea oricărei cercetări, colectări de informații sau consultări necesare;

—	formularea de recomandări către CNGF;

—	elaborarea și transmiterea periodică către CNGF de rapoarte privind tratarea și gestionarea plângerilor;

—	asigurarea implementării în termenele stabilite a soluțiilor găsite la plângeri.

În ceea ce privește gestionarea plângerilor, mandatul CNGF este următorul:

—	furnizarea orientărilor și a directivelor necesare pentru punerea în aplicare a sistemului de gestionare a plângerilor;

—	asigurarea monitorizării și a evaluării implementării sistemului de gestionare a plângerilor;

—	soluționarea recursurilor împotriva deciziilor luate de serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea în urma unui recurs grațios care nu a dat rezultate;

—	elaborarea și transmiterea periodică către Comitetul mixt de punere în aplicare de rapoarte privind tratarea și gestionarea plângerilor.

Pentru a asigura un acces larg la sistemul de gestionare a plângerilor, pot fi depuse plângeri anonime. De asemenea, organizațiile societății civile, liderii tradiționali și autoritățile tradiționale, precum și sindicatele lucrătorilor pot depune o plângere în numele comunităților locale sau al lucrătorilor.

Procedura de gestionare a plângerilor, inclusiv termenele pentru contestații, este specificată în manualul de verificare.

ANEXA IV

CONDIȚIILE CARE REGLEMENTEAZĂ PUNEREA ÎN LIBERĂ CIRCULAȚIE ÎN UNIUNE A LEMNULUI ȘI A PRODUSELOR DIN LEMN EXPORTATE DIN CÔTE D'IVOIRE CARE FAC OBIECTUL UNEI LICENȚE FLEGT

1.   Cadru general

Dispozițiile prezentei anexe se bazează pe Regulamentul (CE) nr. 2173/2005 și pe regulamentul de punere în aplicare a acestuia, Regulamentul (CE) nr. 1024/2008 al Comisiei din 17 octombrie 2008 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE) nr. 2173/2005 (1), care reglementează condițiile de intrare pe piața Uniunii a produselor din lemn cu licență FLEGT provenite dintr-o țară parteneră.

2.   Tratarea licențelor FLEGT

Licența FLEGT se comunică autorităților competente ale statului membru al Uniunii în care transportul pe care îl însoțește face obiectul unei declarații de punere în liberă circulație. Acest lucru poate fi realizat prin mijloace electronice sau prin alte mijloace rapide.

De îndată ce a fost acceptată o licență FLEGT, autoritățile competente menționate la primul paragraf informează autoritățile vamale, în conformitate cu procedurile naționale în vigoare.

3.   Controlul documentelor aferente licențelor

Licențele FLEGT pe suport de hârtie trebuie să respecte modelul prezentat în apendicele 1 la anexa V. Orice licență FLEGT care nu îndeplinește cerințele și specificațiile prevăzute în anexa V nu este valabilă.

O licență FLEGT este considerată nulă dacă este comunicată la o dată ulterioară datei de expirare indicată în licență.

Licența FLEGT nu poate conține ștersături sau modificări.

Prelungirea valabilității unei licențe FLEGT nu se acceptă decât în cazul în care această prelungire a fost validată de autoritatea de eliberare a licențelor.

Nu se acceptă duplicate ale licenței FLEGT sau documente de înlocuire a licenței FLEGT decât în cazul în care acestea au fost eliberate și aprobate de autoritatea de eliberare a licențelor.

4.   Cereri de informații suplimentare

În cazul în care există îndoieli cu privire la valabilitatea sau autenticitatea unei licențe FLEGT sau a unui duplicat al licenței ori a unui document de înlocuire a licenței, autoritățile competente pot solicita informații suplimentare autorității de eliberare a licențelor.

Această cerere poate fi însoțită de o copie a licenței FLEGT, a duplicatului licenței FLEGT ori a documentului de înlocuire a licenței FLEGT în cauză.

5.   Verificarea conformității dintre licența FLEGT și transport

În cazul în care autoritățile competente consideră că sunt necesare verificări suplimentare ale transportului înainte de a decide dacă acceptă sau nu o licență FLEGT, se pot efectua controale pentru a stabili dacă transportul în cauză corespunde informațiilor furnizate în licența FLEGT și în arhivele referitoare la licența FLEGT în cauză, ținute de autoritatea de eliberare a licențelor.

În cazul în care volumul sau greutatea lemnului și a produselor din lemn pe care le conține transportul prezentat în vederea punerii în liberă circulație nu diferă cu mai mult de 10 % față de volumul sau greutatea indicată în licența FLEGT care îl însoțește, se consideră că transportul corespunde informațiilor furnizate în licența FLEGT în ceea ce privește volumul sau greutatea.

În cazul în care există îndoieli cu privire la conformitatea transportului cu licența FLEGT, autoritatea competentă în cauză poate solicita clarificări autorității de eliberare a licențelor.

Autoritatea de eliberare a licențelor poate solicita autorității competente să îi trimită o copie a licenței FLEGT sau a documentului de înlocuire a acesteia.

Dacă este necesar, autoritatea de eliberare a licențelor retrage licența FLEGT și eliberează o versiune corectată în conformitate cu modalitățile prevăzute în anexa V.

În cazul în care autoritatea competentă nu primește un răspuns în termen de 21 de zile calendaristice de la data solicitării de clarificări, autoritatea competentă nu acceptă licența FLEGT și acționează în conformitate cu legislația și procedurile în vigoare.

O licență FLEGT nu este acceptată în cazul în care s-a stabilit, dacă este necesar după furnizarea informațiilor suplimentare solicitate în conformitate cu punctul 4 sau în urma unei investigații suplimentare efectuate în conformitate cu prezentul punct, că licența FLEGT nu corespunde transportului.

6.   Verificarea efectuată înaintea sosirii transportului

O licență FLEGT poate fi comunicată înainte de sosirea transportului la care se referă.

Licența FLEGT este acceptată dacă îndeplinește toate cerințele prevăzute în anexa V și dacă nu se consideră necesar să se efectueze verificări suplimentare în conformitate cu punctele 4 și 5 din prezenta anexă.

7.   Alte aspecte

Costurile aferente verificării sunt suportate de importator, cu excepția cazului în care se prevede altfel în legislația și în procedurile statului membru al Uniunii în cauză.

În caz de dezacorduri sau de dificultăți persistente cu privire la verificarea licențelor FLEGT, Comitetul mixt de punere în aplicare poate fi sesizat cu privire la chestiunea în cauză, iar autoritatea de eliberare a licențelor este informată în acest sens.

8.   Punerea în liberă circulație

Numărul licenței FLEGT care însoțește lemnul și produsele din lemn care fac obiectul declarației vamale de punere în liberă circulație se introduce în căsuța 44 a documentului administrativ unic în care se consemnează declarația vamală de punere în liberă circulație.

În cazul unei declarații vamale efectuate prin mijloace electronice, numărul licenței se înscrie în căsuța prevăzută în acest scop.

Lemnul și produsele din lemn nu pot fi puse în liberă circulație decât după încheierea procedurii descrise în prezenta anexă.

---

(1)   JO UE L 277, 18.10.2008, p. 23.

ANEXA V

PROCEDURA DE ELIBERARE A LICENȚELOR FLEGT ȘI SPECIFICAȚIILE TEHNICE ALE ACESTORA

1.   Dispoziții generale privind licențele FLEGT

În conformitate cu articolul 6 din prezentul acord, licențele FLEGT reprezintă mijloacele de certificare a faptului că lemnul și produsele din lemn sunt produse în mod legal și s-a asigurat trasabilitatea lor în conformitate cu dispozițiile prevăzute în anexa III.

Este obligatorie obținerea unei licențe FLEGT pentru toate exporturile, către statele membre ale Uniunii de lemn și produse din lemn, prevăzute în lista de produse din anexa I. Pentru alte țări, se va elibera un certificat public care să ateste legalitatea și trasabilitatea lemnului, în conformitate cu cerințele SVL.

O licență FLEGT se eliberează pentru un singur transport al unui singur exportator către Uniune.

Cerințele și procedurile detaliate pentru eliberarea, reînnoirea sau prelungirea valabilității, retragerea, înlocuirea și gestionarea licențelor FLEGT se stabilesc în manualul de verificare menționat la punctul 4.2.3 din anexa III.

2.   Autoritatea de eliberare a licențelor

Autoritatea de eliberare a licențelor este o structură care ține de ministerul responsabil cu administrarea pădurilor.

Componența, competențele și funcționarea autorității de eliberare a licențelor sunt definite printr-un act normativ.

Autoritatea de eliberare a licențelor este structura competentă pentru schimbul de informații între Côte d’Ivoire și autoritățile competente în ceea ce privește chestiunile legate de licențele FLEGT.

3.   Procedura de eliberare a licențelor FLEGT

Licența FLEGT se eliberează după verificarea conformității cu legea și a trasabilității lemnului și a produselor din lemn care urmează să fie exportate, astfel cum se prevede în anexa III.

Licența FLEGT se obține prin următoarea procedură:

—	Etapa 1 – Primirea cererii: Exportatorul completează și depune o cerere de licență FLEGT utilizând formularul stabilit de autoritatea de eliberare a licențelor;

—	Etapa 2 – Examinarea cererii: Autoritatea de eliberare a licențelor se asigură că a fost verificată în conformitate cu anexa III conformitatea produselor din lemn care urmează să fie exportate;

—

Etapa 3 – Decizia de eliberare a licenței: — În caz de conformitate, autoritatea de eliberare a licențelor emite licența FLEGT exportatorului în cauză; — În caz de neconformitate, autoritatea de eliberare a licențelor respinge cererea și informează în acest sens exportatorul în cauză. Procedura utilizată pentru tratarea cazurilor de neconformitate este descrisă în anexa III.

Cererile de licențe FLEGT sunt depuse și prelucrate electronic prin intermediul sistemului de gestionare a datelor. Cu toate acestea, ele pot fi prezentate și prelucrate manual în caz de defecțiune a sistemului de gestionare a datelor. În cazul unei cereri manuale de licență FLEGT, aceasta trebuie să fie însoțită de un certificat de legalitate și trasabilitate eliberat de serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea în conformitate cu procedurile descrise în anexa III.

Autoritatea de eliberare a licențelor poate retrage orice licență FLEGT care conține o eroare și poate emite o licență corectată purtând mențiunea „ Autorisation corrigée ” (autorizație corectată), autentificată prin ștampila și semnătura autorității de eliberare a licențelor.

Emiterea unei licențe FLEGT este condiționată de plata unei redevențe al cărei cuantum și ale cărei modalități de plată sunt stabilite într-un act normativ.

4.   Caracteristicile generale ale licențelor FLEGT

Licența FLEGT se poate elibera pe suport de hârtie sau în format electronic.

Licența FLEGT conține informațiile menționate în apendicele 1, în conformitate cu notele explicative din apendicele 2.

În cazul transporturilor complexe pentru care este imposibil să se includă toate informațiile necesare prevăzute în primul model din apendicele 1, licența trebuie să fie însoțită de o anexă intitulată „ Description complémentaire de marchandises jointe à l'autorisation FLEGT ” (descriere suplimentară a mărfurilor anexată la licența FLEGT). Această anexă trebuie să conțină informații calitative și cantitative referitoare la descrierea transportului, astfel cum se prevede în apendicele 1. În acest caz, în căsuțele corespunzătoare din licența FLEGT nu se furnizează informații privind transportul, ci se face trimitere la anexă.

Licența FLEGT este valabilă începând cu ziua eliberării acesteia.

Valabilitatea licenței FLEGT este de 6 luni, cu posibilitatea de reînnoire sau prelungire a acesteia cu o perioadă de cel mult 3 luni. Data expirării se indică în licența FLEGT.

După expirare, licența FLEGT se consideră nulă.

În cazul distrugerii lemnului și a produselor din lemn vizate de licența FLEGT, aceasta devine nulă, iar operatorul informează în acest sens autoritatea de eliberare a licențelor.

5.   Caracteristicile licențelor FLEGT pe suport de hârtie

Licențele FLEGT pe suport de hârtie trebuie să respecte formatul descris în apendicele 1.

Licența FLEGT se eliberează în format A4.

Licența FLEGT se eliberează în șase exemplare identificate după cum urmează:

—	un exemplar pe care este înscrisă mențiunea „ ORIGINAL ” este destinat autorității competente a statului membru al Uniunii în care transportul care face obiectul licenței este declarat în vederea punerii în liberă circulație;

—	un exemplar pe care este înscrisă mențiunea „ AUTORITÉ DOUANIÈRE DE L'UNION EUROPÉENNE ” (autoritatea vamală a Uniunii Europene) este destinat autorității vamale a Uniunii;

—	un exemplar pe care este înscrisă mențiunea „ EXPORTATEUR ” (exportator) este destinat solicitantului licenței FLEGT;

—	un exemplar pe care este înscrisă mențiunea „AUTORITÉ DOUANIÈRE DE LA CÔTE D'IVOIRE” (autoritatea vamală a Côte d'Ivoire) este destinat autorității vamale a Côte d'Ivoire;

—	un exemplar pe care este înscrisă mențiunea „AUTORITÉ DE DÉLIVRANCE DES AUTORISATIONS FLEGT” (autoritatea de eliberare a licențelor FLEGT) se păstrează de către autoritatea de eliberare a licențelor;

—	un exemplar pe care este înscrisă mențiunea „ ARCHIVES ” (arhive) este destinat arhivelor păstrate de ministerul responsabil cu administrarea pădurilor din Côte d’Ivoire.

Licențele FLEGT se completează la mașina de scris sau pe calculator. Acestea pot fi, de asemenea, completate de mână, dacă este necesar. Cantitățile sunt menționate de autoritatea de eliberare a licențelor de așa manieră încât să fie imposibilă introducerea de cifre sau mențiuni suplimentare.

Viza autorității de eliberare a licențelor este aplicată pe fiecare exemplar al autorizației printr-o semnătură fizică și ștampila autorității de eliberare a licențelor aplicată prin folosirea unui timbru sec.

Licența FLEGT are un număr de referință și un cod de bare. Formularul nu poate conține ștersături sau modificări.

Licențele FLEGT se tipăresc și se completează în limba franceză.

Cu excepția exemplarelor destinate arhivelor păstrate de ministerul responsabil cu administrarea pădurilor și de autoritatea de eliberare a licențelor, toate celelalte exemplare se înmânează solicitantului, care își păstrează exemplarul care îi revine și le transmite pe celelalte destinatarilor acestora.

6.   Licențele FLEGT pierdute sau distruse

În cazul pierderii sau distrugerii unuia dintre exemplarele enumerate la punctul 5 al treilea paragraf, exportatorul sau reprezentantul său autorizat poate solicita autorității de eliberare a licențelor să îi emită o licență FLEGT de înlocuire. Titularul licenței FLEGT sau reprezentantul său autorizat anexează la cererea sa o declarație de pierdere a exemplarului în cauză, eliberată de Poliția națională sau de Jandarmeria națională din Côte d’Ivoire.

Autoritatea de eliberare a licențelor FLEGT eliberează licența sau licențele FLEGT de înlocuire în termen de 48 de ore de la primirea cererii exportatorului.

Licențele FLEGT de înlocuire conțin informațiile și indicațiile care figurează pe licența FLEGT pe care o înlocuiesc, inclusiv numărul acesteia.

Licențele FLEGT de înlocuire poartă mențiunea „ Autorisation de substitution” (licență de înlocuire), autentificată prin ștampila și semnătura autorității de eliberare a licențelor.

Emiterea unei licențe FLEGT de înlocuire atrage nulitatea licenței originale. În cazul găsirii documentului pierdut sau furat, acesta trebuie distrus sau trimis autorității de eliberare a licențelor.

7.   Îndoieli cu privire la valabilitatea licenței FLEGT

În cazul în care există îndoieli cu privire la valabilitatea licenței FLEGT sau a licenței FLEGT de înlocuire, autoritățile competente pot solicita autorității de eliberare a licențelor efectuarea unor verificări suplimentare.

În cazul în care consideră că este necesar, autoritatea de eliberare a licențelor poate solicita autorităților competente să îi trimită o copie a licenței FLEGT sau a licenței FLEGT de înlocuire în cauză.

În cazul în care consideră că este necesar, autoritatea de eliberare a licențelor retrage licența FLEGT și emite un exemplar corectat care poartă mențiunea „ Autorisation corrigée ” (licență corectată), autentificat prin ștampila și semnătura autorității de eliberare a licențelor, pe care îl transmite autorităților competente.

Dacă valabilitatea licenței FLEGT este confirmată, autoritatea de eliberare a licențelor comunică acest lucru autorităților competente, de preferință prin mijloace electronice, și returnează copiile licenței FLEGT. Copiile returnate astfel poartă mențiunea „ Validé le …” (validat la data de …), autentificată prin ștampila și semnătura autorității de eliberare a licențelor.

Dacă licența FLEGT în cauză nu este valabilă, autoritatea de eliberare a licențelor comunică acest lucru autorităților competente, de preferință prin mijloace electronice.

8.   Specificațiile tehnice privind licența FLEGT pe suport electronic

Licența FLEGT poate fi eliberată și utilizată cu ajutorul sistemelor informatice.

Statelor membre ale Uniunii care nu sunt conectate la sistemul informatic li se va furniza o licență pe suport de hârtie.

9.   Terminologie

Termenii utilizați în apendice sunt descriși pentru contextul ivorian după cum urmează:

(a)	„Denumirea comercială a lemnului sau a produselor din lemn”: descrierea naturii produselor;

(b)	„Mijlocul de transport”: modul de transport de la punctul de export: „maritim”/„aerian”/„terestru”;

(c)	„Denumirile comune sau științifice”: denumirile comerciale uzuale sau denumirile științifice ale categoriilor de lemn utilizate în produs. Nu se recomandă utilizarea denumirii populare dacă aceasta nu este recunoscută de obicei în comerțul internațional;

(d)	„Țara de recoltare”: țara de de unde se obține lemnul și produsele derivate în cauză.

Apendice

1.

Modelul de licență FLEGT și modelul pentru descrierea suplimentară a mărfurilor anexată la licența FLEGT

2.

Note explicative

ANEXA VI

MANDATUL AUDITORULUI INDEPENDENT

1.   Principii

Auditul independent se efectuează în conformitate cu articolul 10 din prezentul acord. Auditul independent vizează SVL, care asigură faptul că produsele enumerate în anexa I recoltate, transportate, prelucrate, exportate, importate sau vândute respectă criteriile de legalitate și trasabilitate. SVL asigură, de asemenea, faptul că autoritatea de eliberare a licențelor emite licențe numai pentru transporturile care respectă cerințele SVL.

Termenii de referință care fac obiectul prezentei anexe descriu obiectivele, sarcinile și metodologia auditului independent, precum și modalitățile de întocmire a rapoartelor auditorului independent. Prezenta anexă stabilește, de asemenea, principalele surse de informații și prevede angajamentul părților de a sprijini și a facilita activitățile auditorului independent, în special în ceea ce privește accesul la informații. Mandatul descrie calificările și experiența necesare și constituie baza pentru pregătirea unor documente de licitație mai detaliate atunci când se va recruta auditorul independent.

2.   Obiective

Obiectivul auditului independent este de a evalua buna execuție și eficacitatea SVL.

3.   Sarcini

Sarcinile auditorului independent trebuie să includă, fără a se limita la acestea:

(a)

elaborarea unui manual de audit care să detalieze toate operațiunile de audit, inclusiv metodele și instrumentele de colectare a informațiilor, evaluarea datelor relevante și elaborarea rapoartelor. Acest manual de audit indică, de asemenea, modul în care sunt gestionate plângerile, precum și procedurile de asigurare a independenței și a confidențialității activității auditorilor;

(b)

auditarea SVL: auditorul independent se asigură că SVL funcționează în mod eficace și în conformitate cu cerințele prezentului acord. Mai precis, auditul vizează următoarele componente: — sistemul de eliberare a titlurilor de exploatare, de prelucrare și de comercializare; — sistemul de control și de verificare a legalității (anexele II și III); — sistemul de control și de verificare a trasabilității (anexa III); — sistemul de eliberare a licențelor FLEGT (anexa V); — sistemul de gestionare a cazurilor de neconformitate în cadrul SVL (anexa III); — funcționarea autorităților responsabile cu verificarea și eliberarea licențelor FLEGT (anexele III și V);

(c)	identificarea lacunelor și a punctelor slabe existente în ceea ce privește punerea în aplicare a SVL (1) și în etapa operațională (2) a SVL și propunerea de recomandări Comitetului mixt de punere în aplicare;

(d)	evaluarea punerii în aplicare a măsurilor corective stabilite de Comitetul mixt de punere în aplicare pentru remedierea lacunelor și a punctelor slabe identificate în rapoartele de control și verificare;

(e)	elaborarea unui raport cu constatări și recomandări adresat Comitetului mixt de punere în aplicare, care publică periodic rezumatul acestor rapoarte;

(f)	efectuarea oricăror alte investigații, analize sau studii solicitate de către Comitetul mixt de punere în aplicare pentru a aduce dovezi suplimentare în sprijinul auditului independent.

4.   Metodologie

Auditorul independent trebuie:

—	să dea dovadă de profesionalism și de integritate în orice moment și în orice circumstanță;

—	să respecte bunele practici naționale și internaționale prin respectarea standardelor ISO 19011 (3) și 17021 (4) sau a unor standarde echivalente;

—	să își bazeze concluziile pe elemente factuale și dovezi, obținute în special din investigații pe teren și audituri de documente;

—	să consulte toate părțile interesate, în special organizațiile care își desfășoară activitatea în domeniul observării independente a activităților de exploatare forestieră.

Manualul de audit menționat la punctul 3 propus de auditorul independent este examinat și aprobat de Comitetul mixt de punere în aplicare înainte ca auditorul independent să poată să își înceapă activitățile de audit în conformitate cu manualul aprobat.

4.1.   Calendarul de lucru

În cursul primului an de punere în aplicare a SVL, auditorul independent elaborează și transmite Comitetului mixt de punere în aplicare manualul de audit și un plan de audit și efectuează un audit inițial. În cursul acestui audit inițial, auditorul independent trebuie să organizeze o reuniune de lansare în cursul căreia să se asigure că diferitele părți interesate (societatea civilă, liderii tradiționali, sectorul privat, ministerele și alte structuri guvernamentale) înțeleg în același mod care este mandatul său. Această reuniune reprezintă, de asemenea, ocazia de a vedea care sunt așteptările participanților și de a primi recomandări de la aceștia în legătură cu acest exercițiu de audit. În anii următori, auditorul independent efectuează audituri anuale timp de cel puțin patru ani. Ulterior, această frecvență este analizată de Comitetul mixt de punere în aplicare. Auditorul independent poate, de asemenea, să efectueze audituri neanunțate și ad-hoc, la cererea părților și după aprobarea Comitetului mixt de punere în aplicare.

La sfârșitul fiecărui audit, auditorul independent organizează o reuniune în care raportează rezultatele către diferiții actori. Această reuniune reprezintă ocazia de a prezenta rezumatul raportului aprobat de JIC.

4.2.   Domeniul de aplicare al activităților

Activitățile auditorului independent includ toate sarcinile enumerate la punctul 3, în conformitate cu manualul de audit.

În cursul punerii în aplicare a prezentului acord și înainte ca SVL să fie pe deplin operațional, auditul independent poate viza părți ale acestuia identificate de Comitetul mixt de punere în aplicare.

În etapa operațională, auditul independent vizează toate activitățile legate de verificare: sistemul de verificare a legalității și a trasabilității, sistemul de eliberare a licențelor FLEGT, sistemul de gestionare a cazurilor de neconformitate în cadrul SVL și activitățile organismelor responsabile de verificarea și eliberarea licențelor FLEGT.

Pentru a stabili dacă eventualele cazuri de neconformitate înregistrate cu ocazia controlului și pe teren sunt efectiv identificate în cursul verificării, auditorul independent auditează, de asemenea, activitățile relevante:

—	ale autorităților responsabile cu eliberarea licențelor de exploatare, de prelucrare și de comercializare;

—	ale autorităților responsabile cu controlul legalității și al trasabilității;

—	ale exploatatorilor, prelucrătorilor, importatorilor, exportatorilor și comercianților.

Auditorul independent selectează activitățile relevante pe baza unei analize a riscurilor și, după caz, ținând seama de prioritățile identificate de Comitetul mixt de punere în aplicare.

4.3.   Obținerea și prelucrarea datelor

Manualul de audit trebuie să descrie procedurile și practicile de colectare a dovezilor, inclusiv auditurile pe teren, investigațiile, interviurile și examinarea documentației. De asemenea, trebuie să descrie modul în care auditorul independent răspunde plângerilor referitoare la activitatea sa. Datele colectate sunt prelucrate în mod obiectiv (pe baza unei analize juridice, a cunoașterii sistemului de gestionare a datelor, cu respectarea regulilor de etică aplicabile gestionării acestor date etc.).

4.4.   Sistemele de audit

Pe baza constatărilor și a dovezilor de audit documentate și arhivate obținute prin examinări de documente, interviuri, vizite la fața locului și colectare de date, auditorul independent identifică:

—	cazurile de neconformitate constatate în cursul verificării legalității și a trasabilității și măsurile corective pentru remedierea acestora;

—	punctele forte și punctele slabe ale SVL (care trebuie considerate drept oportunități de îmbunătățire), care vor permite derularea de acțiuni care să îmbunătățească funcționarea și eficacitatea SVL.

4.5.   Resurse și autorizații adecvate

Auditorul independent dispune de resurse suficiente și de autorizațiile necesare pentru a-și desfășura activitatea.

4.6.   Sistemul de management bazat pe documente

Auditorul independent dispune de un sistem de management corespunzător, bazat pe documente, pentru a se asigura că personalul său are competențele și experiența necesare pentru a efectua un audit eficace și pentru a aplica măsurile de control intern și de supraveghere internă necesare.

5.   Rapoarte și diseminare

Auditorul independent respectă structura și abordarea prevăzute în manualul de audit la elaborarea rapoartelor sale, astfel cum s-a convenit cu Comitetul mixt de punere în aplicare. Auditorul independent:

—	raportează cu privire la activități în conformitate cu planificarea convenită cu Comitetul mixt de punere în aplicare;

—	pregătește și prezintă un manual de audit și un plan de audit care urmează să fie aprobate de Comitetul mixt de punere în aplicare înainte de efectuarea auditului;

—	își elaborează rapoartele în conformitate cu principiile de audit recunoscute la nivel internațional și astfel cum sunt specificate în manualul de audit;

—	prezintă un raport preliminar către Comitetul mixt de punere în aplicare pentru ca acesta să formuleze observații;

—	prezintă Comitetului mixt de punere în aplicare un raport final (elaborat pe baza observațiilor primite cu privire la raportul preliminar și la dovezile colectate), care conține toate informațiile relevante referitoare la programul de audit și la funcționarea SVL;

—

pregătește un raport sintetic pe care Comitetul mixt de punere în aplicare îl validează pentru a fi pus la dispoziția publicului larg. Raportul sintetic are la bază raportul integral și sintetizează principalele recomandări și concluzii ale acestuia, inclusiv în ceea ce privește punctele slabe și punctele forte identificate ale SVL.

6.   Mijloace și surse de informare

Printre principalele mijloace de acces la informații se numără:

—	examinarea documentelor și a înregistrărilor (rapoarte, planuri, registre, formulare, clasoare, fișe, site-uri web, baze de date și altele);

—	vizitele pe teren;

—	interviurile cu persoanele implicate în SVL și cu alte persoane cu expertiză în domeniu;

—	consultări și reuniuni cu părțile interesate relevante.

În ceea ce privește vizitele pe teren, auditorul independent trebuie să aibă acces la zonele în care sunt exploatate, transportate, prelucrate și vândute resursele forestiere, precum și la punctele de import și export.

Côte d’Ivoire garantează faptul că auditorul independent are acces deplin la toate informațiile, documentele și bazele de date importante sau relevante pentru a evalua buna execuție și eficacitatea SVL. În cazul în care există îndoieli cu privire la importanța, relevanța sau confidențialitatea vreunei informații destinate auditului independent, chestiunea este înaintată Comitetului mixt de punere în aplicare. Accesul la informații include informațiile deținute de ministerul responsabil cu administrarea pădurilor și cele deținute de alte ministere și organisme guvernamentale implicate în SVL. În special, auditorul independent are acces la informațiile care provin din SVL și din componentele sale, precum și din alte surse, cum ar fi auditurile publicate de alte țări care au instituit un regim de eliberare a licențelor FLEGT.

Părțile interesate care ar putea furniza informații relevante sunt:

(a)	Actorii statali: — Ministerul responsabil cu administrarea pădurilor și alte ministere și organisme guvernamentale implicate în SVL. Toate aceste administrații sunt considerate surse principale de informații pentru informarea auditorului independent.

(b)

Actorii nestatali: — organizațiile societății civile (în special cele responsabile cu observarea independentă) și ONG-urile internaționale active în sectoarele legate de SVL; — organizațiile responsabile cu sistemele private de certificare voluntară a legalității și a trasabilității; — operatorii privați (exploatatorii forestieri, prelucrătorii, exportatorii și alții); — liderii tradiționali; — firmele de consultanță, persoanele cu expertiză în domeniu și experții.

7.   Calificările necesare

(a)

Auditorul independent trebuie să poată demonstra că are următoarele calificări: — experiență dovedită în auditarea și evaluarea conformității în materie de gestionare a pădurilor, prelucrarea lemnului, trasabilitatea lemnului, vămi și sisteme de gestionare a lanțului de aprovizionare; — o bună cunoaștere a comerțului național, subregional (Comunitatea Economică a Statelor din Africa de Vest, CEDEAO) și a comerțului internațional cu lemn și produse din lemn, precum și a sectorului forestier comercial; — o bună cunoaștere a filierei lemnului din Côte d’Ivoire; — excelente aptitudini de comunicare orală și scrisă în limba franceză; — capacitate dovedită de a colabora cu o gamă largă de părți interesate; — certificare cel puțin în conformitate cu ISO 9001 (5); — o bună cunoaștere a standardelor ISO 19011 și 17021 sau a standardelor echivalente;

(b)

Auditorul independent trebuie să respecte următoarele cerințe: — să nu aibă conflicte de interese ce decurg dintr-o relație organizațională sau comercială, astfel cum se prevede în standardele ISO 19011 și 17021 sau în standardele echivalente; — să nu aibă interese directe în gestionarea pădurilor, prelucrarea lemnului, comerțul cu lemn sau reglementarea din sectorul forestier și nici în alte sectoare de activitate vizate de SVL; — să mobilizeze personal calificat și cu experiență în materie de audit; — să aibă propriul sistem de control care respectă standardele ISO 9001,19011 și 17021 sau cu standarde echivalente;

(c)	De asemenea, auditorul independent trebuie să poată: — să instituie un mecanism transparent de gestionare a plângerilor legate de auditul independent.

8.   Procesul de selecție și dispoziții instituționale

Procesul de licitație este deschis tuturor instituțiilor care au capacitățile relevante, inclusiv instituțiilor non-profit și academice și centrelor de cercetare.

Evaluarea ofertelor este transparentă, iar criteriile care sunt aplicate sunt făcute publice. Procesul de selecție a auditorului independent include obligația de diligență rezonabilă privind entitățile concurente în conformitate cu standardele stabilite de Comitetul mixt de punere în aplicare. Raportul de evaluare a ofertelor este făcut public.

Documentele de licitație mai detaliate care vor fi elaborate pe baza prezentei anexe atunci când se va recruta auditorul independent vor fi supuse aprobării Comitetului mixt de punere în aplicare. Côte d’Ivoire finalizează recrutarea auditorului independent după primirea unui aviz de neformulare de obiecții din partea Comitetului mixt de punere în aplicare.

9.   Finanțarea auditului independent

Părțile convin ulterior asupra mecanismului de finanțare a auditului independent, cu asigurarea independenței acestuia.

---

(1)  Termenul „punere în aplicare” se înțelege aici ca fiind etapa de construcție a SVL.

(2)  Termenul „etapă operațională” se înțelege aici ca fiind etapa care urmează validării SVL.

(3)  Linii directoare pentru auditarea sistemelor de management.

(4)  Cerințe pentru organismele care asigură auditul și certificarea sistemelor de management.

(5)  Sisteme de management al calității.

ANEXA VII

CRITERIILE DE EVALUARE INDEPENDENTĂ A SISTEMULUI DE VERIFICARE A LEGALITĂȚII (SVL)

1.   Dispoziții generale

SVL al Côte d’Ivoire urmărește să garanteze legalitatea lemnului și a produselor din lemn. SVL face obiectul unei evaluări independente înainte de intrarea în vigoare a regimului de licențe FLEGT pentru exporturile de lemn și produse din lemn din Côte d’Ivoire către Uniune. Prezenta anexă specifică criteriile de evaluare independentă a acestui sistem, în conformitate cu articolul 12 din prezentul acord. Scopul său este de a determina buna funcționare și credibilitatea SVL pentru a le permite părților să decidă cu privire la începerea etapei operaționale a regimului de licențe FLEGT. Prin urmare, evaluarea independentă diferă de auditul independent. Dacă auditul independent este o funcție permanentă în cadrul punerii în aplicare a prezentului acord, evaluarea independentă are loc numai înainte de începerea aplicării regimului de licențe FLEGT.

2.   Scopul evaluării

Pentru a sprijini luarea deciziilor de către părți cu privire la începerea etapei operaționale a regimului de licențe FLEGT, evaluarea are scopul de a analiza:

—	funcționarea, credibilitatea și eficacitatea SVL;

—	eventualele revizuiri ale SVL efectuate după încheierea prezentului acord;

—	capacitatea actorilor implicați în SVL de a-și îndeplini rolul care le revine, astfel cum se prevede în prezentul acord și în anexele la acesta.

3.   Metodologia de efectuare a evaluării

Evaluarea SVL se efectuează utilizând o abordare etapizată. Lacunele și punctele slabe ale sistemului identificate în timpul evaluării sunt abordate progresiv prin punerea în aplicare planificată a măsurilor corective care au fost convenite de părți în cadrul unei reuniuni a Comitetului mixt de punere în aplicare, până la atingerea unui nivel considerat satisfăcător de către părți.

Evaluarea SVL ia în considerare auditurile independente anterioare efectuate cu privire la unele părți din SVL identificate de Comitetul mixt de punere în aplicare, astfel cum se prevede în anexa VI.

Mandatul și termenii de referință ai evaluării independente sunt convenite de Côte d’Ivoire și Uniune în cadrul unei reuniuni a Comitetului mixt de punere în aplicare. Criteriile de evaluare stabilite în prezenta anexă stau la baza acestui mandat și a termenilor de referință.

4.   Criteriile de evaluare

4.1.   Definiția lemnului produs în mod legal

Lemnul produs în mod legal este definit la articolele 1 și 7 și în anexa II la prezentul acord, iar această definiție este completată de manualul de verificare, în care sunt identificate elementele de verificare. Definiția lemnului produs în mod legal trebuie să fie clară, să poate fi verificată în mod obiectiv, să fie aplicabilă din punct de vedere operațional și să se refere cel puțin la dispozițiile relevante din următoarele domenii:

—	drepturile de recoltare: alocarea concesiunilor forestiere și a altor drepturi de acces pentru recoltarea lemnului în cadrul unor limite definite juridic;

—	operațiunile forestiere: respectarea cerințelor legale și tehnice privind gestionarea pădurilor și efectuarea operațiunilor forestiere, în special respectarea legislației aplicabile din domeniul social și al mediului;

—	drepturile și taxele: respectarea cerințelor legale privind impozitele, redevențele și orice alt sistem de venituri legate direct de recoltarea lemnului și de drepturile de recoltare;

—	alți utilizatori: respectarea, după caz, a drepturilor funciare sau a drepturilor de folosință a terenurilor și a resurselor aparținând altor părți, care sunt susceptibile să fie afectate de drepturile de recoltare a lemnului;

—	comerțul și vama: respectarea cerințelor legale în materie de proceduri comerciale și vamale.

Întrebările-cheie abordate de evaluare în acest domeniu sunt următoarele:

—	Dispozițiile juridice sunt identificate în mod clar în definiția lemnului produs în mod legal?

—	Se poate identifica în mod clar instrumentul juridic care stă la baza fiecărui element al definiției lemnului produs în mod legal?

—	Se precizează principiile, criteriile și indicatorii prin care se poate măsura conformitatea cu fiecare element al definiției lemnului produs în mod legal?

—	Elementele de verificare utilizate la verificarea conformității cu fiecare principiu, criteriu și indicator al definiției lemnului produs în mod legal se bazează pe referințe juridice documentate?

—	Elementele de verificare sunt clare, obiective și aplicabile din punct de vedere operațional? Elementele de verificare sunt potrivite și adecvate pentru confirmarea respectării indicatorului?

—	Definiția lemnului produs în mod legal acoperă principalele cerințe legale ale actelor cu putere de lege și ale normelor administrative în vigoare în domeniile identificate la primul paragraf?

În cazul în care după intrarea în vigoare a prezentului acord se efectuează o modificare a definiției lemnului produs în mod legal, principalele întrebări complementare sunt:

—	Părțile interesate relevante au fost consultate cu privire la modificările efectuate și s-a ținut seama de recomandările formulate de acestea?

—	Sunt identificate în mod clar actele cu putere de lege și normele administrative specifice care trebuie aplicate fiecărui nou element al definiției lemnului produs în mod legal?

—	Elementele de verificare aferente eventualelor ajustări ale definiției lemnului produs în mod legal au fost identificate în mod clar?

—	Modificările au fost efectuate în conformitate cu prezentul acord?

4.2.   Domeniul de aplicare al SVL

SVL acoperă produsele identificate în anexa I și sursele de lemn descrise la punctul 3.1 din anexa III. Înainte de intrarea în vigoare a regimului de licențe FLEGT pentru exporturile de lemn din Côte d’Ivoire către Uniune, SVL permite cel puțin să se verifice dacă lemnul și produsele din lemn care urmează să fie expediate către Uniune sau comercializate pe piața Uniunii au fost produse în mod legal.

Întrebările-cheie abordate de evaluare în acest domeniu sunt următoarele:

—	Toate produsele care intră în domeniul de aplicare și sunt enumerate în anexa I la prezentul acord intră sub incidența SVL?

—	Diferitele surse de lemn menționate la punctul 3.1 din anexa III la prezentul acord intră sub incidența SVL?

—	Lemnul provenit din despăduriri și defrișări și lemnul pus sub sechestru este identificat de-a lungul întregului lanț de aprovizionare, intră sub incidența SVL și este exclus de la obținerea unei licențe FLEGT?

—	Lemnul aflat în tranzit și produsele finite din lemn importate sunt separate de lanțul de aprovizionare și excluse de la obținerea unei licențe FLEGT?

—	Actorii implicați în SVL sunt capabili să își îndeplinească atribuțiile, astfel cum sunt prevăzute în prezentul acord și în anexele la acesta?

4.3.   Controale

Controalele legalității au scopul de a asigura faptul că operatorii sunt constituiți și autorizați în mod legal și că activitățile întregii filiere a lemnului sunt legale. Controalele trasabilității au scopul de a urmări traseul lemnului de la locul de tăiere până la punctul de comercializare și/sau de export, garantând, în același timp, etanșeitatea lanțului de aprovizionare.

Acest nivel acoperă controalele obișnuite efectuate de structurile competente ale statului, astfel cum sunt prevăzute de cadrul juridic și în manualele de procedură. Aceste controale vizează toți operatorii din cadrul filierei: exploatatorii, prelucrătorii, exportatorii, importatorii și comercianții.

Astfel, scopul evaluării este de a asigura faptul că controalele legalității și ale trasabilității, astfel cum au fost efectuate, se bazează pe proceduri clare, detaliate și accesibile și că sunt efectuate în așa fel încât să permită verificarea legalității și a trasabilității. Pentru a stabili dacă eventualele cazuri de neconformitate înregistrate cu ocazia controlului și pe teren sunt efectiv identificate în cursul verificării, evaluarea acoperă activitățile relevante:

—	ale autorităților responsabile cu eliberarea licențelor de exploatare, de prelucrare și de comercializare;

—	ale autorităților responsabile cu controlul legalității și al trasabilității;

—	ale exploatatorilor, prelucrătorilor, importatorilor, exportatorilor și comercianților.

Evaluatorul selectează activitățile relevante pe baza unei analize a riscurilor și, după caz, ținând seama de prioritățile identificate de Comitetul mixt de punere în aplicare.

Întrebările-cheie abordate de evaluare în acest domeniu sunt următoarele:

—	Procedurile de control al legalității și al trasabilității sunt clar definite de autoritățile competente?

—	Elementele de verificare sunt emise în mod regulat?

—	Elementele de verificare sunt înregistrate de toți actorii relevanți sau competenți în timp util și într-un format care să permită verificarea acestora?

—	Punctele de control critice din cadrul lanțului de aprovizionare sunt identificate și descrise de așa manieră încât să permită verificarea și trasabilitatea lemnului și a produselor din lemn?

—	Datele cantitative sunt înregistrate de așa manieră încât să poată fi conciliate în timp util cu punctele de control critice anterioare și ulterioare din cadrul lanțului de aprovizionare?

—	Sunt disponibile public toate manualele, liniile directoare și alte documente administrative care conțin procedurile de control desfășurate de diferitele administrații?

4.4.   Verificarea

Etapa de verificare se adăugă etapei de control pentru a se garanta legalitatea și trasabilitatea lemnului și a produselor din lemn. Prin urmare, verificarea vizează nu numai activitățile operatorilor, ci și pe cele ale structurilor statului care sunt competente în ceea ce privește eliberarea actelor și controlul.

Evaluarea vizează asigurarea faptului că controalele legalității și ale trasabilității efectuate sunt suficient de riguroase și de eficace pentru a putea detecta orice nerespectare a cerințelor SVL și pentru a asigura faptul că lemnul de proveniență ilegală sau necunoscută nu intră în lanțul de aprovizionare și nu este exportat către Uniune.

Întrebările-cheie abordate de evaluare în acest domeniu sunt următoarele:

—	CNGF a fost înființat și este capabil să asigure coordonarea punerii în aplicare a SVL și să își îndeplinească atribuțiile care îi revin în cadrul sistemului de gestionare a plângerilor legate de SVL?

—	Serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea este desemnat de administrația pădurilor, este capabil să asiste CNGF și să îndeplinească atribuțiile care îi revin în temeiul prezentului acord?

—	Administrația pădurilor a autorizat una sau mai multe agenții să desfășoare activități de verificare în cadrul unui proces deschis, transparent și conform cu cerințele enunțate în anexa III?

—	Manualul de verificare a fost elaborat în cadrul unui proces participativ, a fost aprobat de Comitetul mixt de punere în aplicare și publicat de Côte d’Ivoire? Permite acesta asigurarea unor cerințe de verificare uniforme, astfel cum se prevede în anexa III?

—	Atribuțiile și responsabilitățile tuturor părților interesate și ale entităților de verificare sunt identificate în mod clar pentru fiecare indicator și element de verificare?

—	Agențiile de verificare sunt capabile să efectueze audituri de verificare, astfel cum se prevede în anexa III și în manualul de verificare?

—	Analiza riscurilor pe baza căreia agențiile de verificare identifică necesitățile în materie de verificare de nivelul doi și verificările pe teren este definită în manualul de verificare pe baza unor proceduri cuprinzătoare și practice?

—

Rapoartele de audit ale agențiilor de verificare, completate cu alte date din sistemul de gestionare a datelor, îi permit serviciului responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea să ia decizii referitoare la conformitatea sau neconformitatea în ceea ce privește legalitatea și trasabilitatea?

—	În cazul în care au fost instituite proceduri de recunoaștere a certificatelor private, sunt acestea operaționale și incluse în manualul de verificare?

—	Există un sistem de gestionare a datelor, este acesta operațional și conform cu cerințele din anexa III?

—

Au fost elaborate și publicate condițiile și procedurile de obținere a drepturilor de acces la sistemul de gestionare a datelor și de identificare a datelor care sunt accesibile publicului larg? Actorii implicați în SVL au drepturi adecvate de acces și de modificare în sistemul de gestionare a datelor?

—	Cazurile de neconformitate identificate în cursul verificării sunt comunicate pentru a se putea aduce elemente suplimentare și lua măsuri corective în vederea remedierii lor?

—

A fost înființat grupul de lucru în cadrul căruia sunt reprezentate diferitele servicii ale administrațiilor vizate de SVL și a cărui misiune este de a contribui la tratarea și soluționarea cazurilor de neconformitate și de a face recomandări în acest sens serviciilor în cauză și este acesta capabil să îndeplinească atribuțiile care îi revin în conformitate cu anexa III?

—	Sistemul de gestionare a cazurilor de neconformitate permite asigurarea faptului că lemnul de proveniență ilegală sau necunoscută nu intră în lanțul de aprovizionare al Uniunii și nu este exportat către Uniune?

4.5.   Eliberarea licențelor și a certificatelor

Côte d’Ivoire a încredințat autorității de eliberare a licențelor responsabilitățile legate de licențele FLEGT și de certificatele publice de legalitate. Se eliberează o licență FLEGT pentru fiecare transport exportat către Uniune și se eliberează un certificat public de legalitate pentru fiecare transport destinat altor piețe de export decât cele ale Uniunii.

Întrebările-cheie pe care va trebui să le abordeze evaluarea în acest domeniu sunt următoarele:

—	Autoritatea de eliberare a licențelor a fost desemnată sau creată de ministerul responsabil cu pădurile?

—	Autoritatea de eliberare a licențelor a instituit proceduri de eliberare a licențelor FLEGT? Sunt aceste proceduri, inclusiv costurile aplicabile, accesibile publicului?

—	Autoritatea de eliberare a licențelor eliberează licențe FLEGT numai pentru lemnul și produsele din lemn care au fost verificate și considerate legale, astfel cum se prevede în prezentul acord?

—	Sunt păstrate registrele complete ale licențelor FLEGT și ale certificatelor publice de legalitate acordate și ale cererilor de astfel de licențe și certificate refuzate?

—	Cerințele care trebuie îndeplinite pentru acordarea licențelor FLEGT sunt definite în mod clar și notificate exportatorilor, precum și părților interesate?

—	Procedurile stabilite pentru autoritatea de eliberare a licențelor FLEGT le permit autorităților competente să obțină clarificări cu privire la licențele FLEGT eliberate în Côte d’Ivoire?

4.6.   Observarea independentă și transparența

SVL integrează observarea independentă efectuată de organizațiile societății civile pentru a colecta și a face schimb de informații credibile și verificabile privind gestionarea pădurilor în vederea îmbunătățirii guvernanței forestiere și a funcționării SVL.

Întrebările-cheie abordate de evaluare în acest domeniu sunt următoarele:

—	Organizațiile societății civile care efectuează observarea independentă sunt capabile să îndeplinească această funcție, astfel cum se prevede în prezentul acord, în special în anexa III?

—	Rapoartele privind observarea independentă sunt înregistrate în sistemul de gestionare a datelor și sunt luate în considerare în procesul de verificare, în special pentru analizele de risc?

—	Organizațiile care desfășoară activități de observare independentă sunt autorizate să însoțească misiunile de audit de verificare efectuate de agențiile de verificare, respectând în același timp confidențialitatea secretelor comerciale?

—	Este garantat accesul la documente prevăzut în prezentul acord, în special în anexa IX?

4.7.   Mecanismul de gestionare a plângerilor

Există un mecanism adecvat de gestionare a plângerilor și a diferendelor legate de punerea în aplicare a SVL. Acest mecanism permite tratarea oricărei plângeri privind SVL.

Întrebările-cheie abordate de evaluare în acest domeniu sunt următoarele:

—	Mecanismul de gestionare a plângerilor este descris, a fost instituit și este cunoscut de toate părțile interesate?

—	Mecanismul de gestionare a plângerilor le permite diferiților actori implicați în SVL să depună plângeri privind controalele, verificarea legalității și a trasabilității și privind eliberarea licențelor FLEGT?

—	Mecanismul de gestionare a plângerilor este operațional și credibil?

5.   Numirea, profilul și sarcinile evaluatorului independent

Evaluarea independentă este efectuată de un organism independent desemnat de Côte d’Ivoire pe baza unei proceduri de selecție transparente și competitive, în urma unui aviz de neformulare de obiecții al Comitetului mixt de punere în aplicare.

Evaluatorul independent trebuie să poată demonstra că are următoarele calificări:

—	experiență dovedită în evaluarea conformității în materie de gestionare a pădurilor, prelucrare a lemnului, trasabilitate a lemnului, vămi și sisteme de gestionare a lanțului de aprovizionare;

—	o bună cunoaștere a filierei lemnului din Côte d’Ivoire;

—	o bună cunoaștere a planului de acțiune FLEGT și a proceselor de negociere și punere în aplicare a acordurilor de parteneriat voluntar;

—	capacitate dovedită de a colabora cu o gamă largă de părți interesate;

—	o bună cunoaștere a standardelor ISO 19011 și 17021 sau a standardelor echivalente.

Evaluatorul independent este stabilit în conformitate cu următoarele cerințe:

—	evaluatorul trebuie să fie numit printr-o procedură transparentă;

—	regulile de numire a evaluatorului trebuie să fie clare și accesibile publicului;

—	evaluatorul trebuie să fie independent și neutru;

—	evaluatorul nu trebuie să aibă conflicte de interese ce decurg dintr-o relație organizațională sau comercială, astfel cum se prevede în standardele ISO 19011 și 17021 sau în standarde echivalente;

—	evaluatorul nu trebuie să aibă interese directe în exploatarea forestieră, prelucrarea lemnului, comerțul cu lemn sau în administrarea forestieră și nici în alte sectoare de activitate vizate de SVL;

—	evaluatorul independent nu trebuie să facă parte nici din autoritatea care acordă licențele, nici din structurile de control;

—	evaluatorul independent trebuie să aibă un sistem de control al calității activității sale și să demonstreze că are experiență relevantă în desfășurarea unor activități similare.

Principalele sarcini ale evaluatorului independent sunt:

—	de a mobiliza personal de audit calificat și experimentat, cu excelente aptitudini de comunicare orală și scrisă în limba franceză;

—

de a elabora un manual de proceduri care să detalieze toate etapele evaluării, inclusiv metodele și instrumentele de colectare a informațiilor, evaluarea datelor relevante și elaborarea rapoartelor. Acest manual de proceduri trebuie să indice, de asemenea, modul în care sunt primite și gestionate plângerile, precum și procedurile care permit asigurarea independenței și a confidențialității activității personalului său;

—	de a prezenta manualul de proceduri și calendarul activităților sale spre aprobare Comitetului mixt de punere în aplicare înainte de începerea evaluării propriu-zise;

—	de a efectua evaluarea în conformitate cu criteriile și cerințele stabilite în prezenta anexă;

—	de a stabili dacă SVL care stă la baza regimului de licențe FLEGT își îndeplinește în mod corespunzător funcțiile.

Părțile convin ulterior asupra mecanismului de finanțare a evaluării independente, garantând, în același timp, independența acestuia.

ANEXA VIII

MĂSURI DE ÎNSOȚIRE

Punerea în aplicare efectivă a prezentului acord în Côte d’Ivoire necesită măsuri de însoțire pentru instituțiile și actorii vizați.

Punerea la dispoziție a tuturor resurselor necesare pentru punerea în aplicare a prezentului acord este efectuată în conformitate cu procedurile Uniunii și ale statelor sale membre referitoare la programarea cooperării cu Côte d’Ivoire, precum și în conformitate cu procedurile bugetare ale Côte d’Ivoire.

Măsurile de însoțire sunt rezultatul consultărilor cu părțile interesate, al concluziilor și recomandărilor rezultate în urma testelor pe teren, precum și al recomandărilor formulate în urma diverselor proiecte și studii privind sectorul forestier din Côte d’Ivoire.

Părțile identifică măsurile de însoțire necesare pentru punerea în aplicare a prezentului acord. Identificarea măsurilor de însoțire include:

—	elaborarea bugetelor pentru punerea în aplicare a prezentului acord, precizând sprijinul acordat din resursele Côte d’Ivoire și sprijinul acordat de Uniune și de alți parteneri pentru dezvoltare;

—	o recomandare privind necesitatea unui acord comun, prin care finanțarea și contribuțiile tehnice din partea Comisiei Europene și a statelor membre ale Uniunii să fie coordonate.

Măsurile de însoțire sunt integrate în calendarul punerii în aplicare a prezentului acord și în cadrul de monitorizare și evaluare de către Comitetul mixt de punere în aplicare a progreselor realizate. Măsurile de însoțire vizează cel puțin următoarele categorii și acțiuni strategice:

(a)	instituirea unor structuri de punere în aplicare și consolidare a guvernanței și a coordonării între instituțiile publice și alți actori vizați;

(b)	dezvoltarea SVL;

(c)

consolidarea capacităților, în special: — acordarea de sprijin pentru consolidarea capacităților tehnice și operaționale ale organizațiilor societății civile în vederea efectuării în mod eficace a observării independente; — acordarea de sprijin pentru consolidarea capacităților tehnice și operaționale ale administrației și ale sectorului privat în vederea dezvoltării eficace și a respectării SVL; — consolidarea capacităților părților interesate de a mobiliza fonduri pentru implementarea proiectelor și a programelor legate de punerea în aplicare a prezentului acord;

(d)	sprijinirea inițiativelor care contribuie la guvernanța forestieră și la gestionarea durabilă a pădurilor;

(e)

refacerea suprafețelor împădurite, inclusiv reînnoirea stocului de lemn exploatabil, în special: — acordarea de sprijin pentru refacerea suprafețelor împădurite cu specii de arbori cu creștere rapidă și cu specii de arbori fructiferi de interes economic pentru comunități; — acordarea de sprijin pentru refacerea suprafețelor împădurite cu specii locale în vederea restabilirii și a sporirii serviciilor ecosistemice ale pădurilor și a biodiversității;

(f)	continuarea reformelor și consolidarea cadrului juridic și de reglementare;

(g)	sprijin pentru: — certificarea funciară a spațiilor forestiere; — înregistrarea și amenajarea pădurilor; — punerea la dispoziția publicului a textelor și a procedurilor privind pădurile și terenurile;

(h)	integrarea perspectivei de gen în punerea în aplicare a prezentului acord și în guvernanța forestieră;

(i)	continuarea reformelor care vizează mai ales: — piața națională a lemnului și a produselor din lemn; — exportul de lemn și de produse din lemn; — importul de lemn și de produse din lemn; — verificarea legalității lemnului și a produselor din lemn prin intermediul SVL;

(j)	transparență și comunicare.

ANEXA IX

INFORMAȚII FĂCUTE PUBLICE

1.   Obiective, principii și temeiuri juridice

Punerea în aplicare a prezentului acord necesită publicarea de documente și informații cu privire la gestionarea pădurilor și la punerea în aplicare a reglementărilor aplicabile sectorului forestier. Publicarea de documente și informații cu privire la sectorul forestier urmărește să faciliteze punerea în aplicare și monitorizarea regimului de licențe FLEGT și să promoveze buna guvernanță în sectorul forestier.

Instituțiile și organismele publice au obligația de a informa publicul. Dreptul la informații de interes public este consacrat în legislația ivoriană în vigoare (1). În plus, această obligație se bazează pe următoarele principii: (i) informațiile sunt accesibile gratuit sau la un preț rezonabil; (ii) este pusă la dispoziția publicului o listă a documentelor publice și accesibile; (iii) informațiile sunt exacte și sunt actualizate periodic; (iv) informațiile sunt disponibile permanent sau sunt puse la dispoziție în timp util; (v) informațiile sunt furnizate într-un format corespunzător pentru publicare; (vi) denunțătorii, martorii, experții, victimele și rudele acestora, informatorii și membrii Înaltei Autorități pentru Buna Guvernanță beneficiază de o protecție specială din partea statului împotriva eventualelor represalii sau acte de intimidare.

Informațiile pe care părțile se angajează să le publice au fost identificate după consultarea tuturor părților interesate și au fost grupate într-o listă de 10 categorii de informații, care sunt prezentate la punctul 2. Informațiile prevăzute la punctul 2 litera (a) sunt făcute publice de către Comitetul mixt de punere în aplicare. Informațiile prevăzute la punctul 2 la literele (b)-(i) sunt făcute publice de către Côte d’Ivoire. La punctul 2 litera (j) este prevăzută lista informațiilor care sunt făcute publice de Uniune.

2.   Informații și documente făcute publice

(a)

informații privind punerea în aplicare a prezentului acord: — textul prezentului acord cu toate anexele la acesta și modificările ulterioare; — lista și rezumatele proiectelor care sprijină prezentul acord în Côte d’Ivoire; — rapoartele privind proiectele desfășurate în Côte d’Ivoire în legătură cu prezentul acord; — un document oficial de instituire, atribuire a sarcinilor, organizare și funcționare a organismelor de punere în aplicare a SVL, precum și regulamentul de procedură al Comitetului mixt de punere în aplicare și, după caz, procedurile de arbitraj; — documentele neoficiale aferente reuniunilor Comitetului mixt de punere în aplicare; — rapoartele anuale, care conțin, în special, următoarele informații: — progresele înregistrate în punerea în aplicare a prezentului acord: — componența și funcționarea Comitetului mixt de punere în aplicare; — numărul de licențe FLEGT eliberate de Côte d'Ivoire; — numărul de cereri de licențe FLEGT care au fost respinse; — cazurile de neconformitate constatate de serviciul responsabil cu legalitatea forestieră și trasabilitatea și măsurile luate pentru soluționarea acestor cazuri; — cantitățile anuale de lemn și de produse din lemn exportate către Uniune; — numărul de licențe FLEGT primite de Uniune; — cantitățile de lemn și de produse din lemn importate în Uniune în cadrul regimului de licențe FLEGT, defalcate pe statul membru al UE în care a avut loc importul; — cantitățile de lemn și de produse din lemn importate în Côte d'Ivoire și cele în tranzit pe teritoriul Côte d'Ivoire; — termenii de referință, procedurile, programele și rapoartele auditului independent și ale evaluării independente; — raportul de evaluare a informațiilor transmise pentru auditul independent;

(b)

informații privind prevederile legale: — convențiile și acordurile internaționale semnate și ratificate de Côte d’Ivoire în ceea ce privește gestionarea pădurilor; — Legea privind Codul forestier și normele de punere în aplicare a acestuia; — alte acte cu putere de lege și acte administrative care au legătură cu prezentul acord;

(c)

informații privind atribuirea titlurilor: — procedurile de autorizare a activităților forestiere; — lista societăților autorizate, defalcate pe tipuri de autorizare; — procedurile și costurile de atribuire a diferitelor titluri de exploatare, prelucrare și comercializare a produselor forestiere; — informații privind clasificarea pădurilor și a zonelor agrosilvice, precum și informațiile și rezultatele activității Comisiei interministeriale privind concesionarea gestionării fondului forestier privat al statului; — titlurile și caietele de sarcini specifice fiecărei concesiuni forestiere;

(d)

informații privind amenajarea pădurilor: — lista pădurilor din domeniul privat al statului și ale colectivităților teritoriale care au sau nu planuri de amenajare; — lista pădurilor sacre sau protejate în alt mod, harta localizării acestora și suprafața; — lista pădurilor persoanelor juridice de drept privat și a persoanelor fizice, harta localizării acestora și suprafața; — lista zonelor protejate, harta localizării acestora și suprafața; — lista și atribuțiile serviciilor implicate în amenajarea pădurilor și a zonelor agrosilvice; — procedurile administrative și tehnice pentru elaborarea și validarea planurilor de amenajare a pădurilor și a zonelor agrosilvice, a planurilor de amenajare simplificate și a planurilor de gestionare; — raportul consultării prealabile a comunităților locale riverane; — rezultatele activității comisiei de aprobare a planurilor de amenajare; — planurile de amenajare a pădurilor și a zonelor agrosilvice, planurile de amenajare simplificate, planurile de gestionare și caietele de sarcini aprobate; — hărțile concesiunilor forestiere; — convențiile de parteneriat, contractele de concesiune și contractele de exploatare; — rapoartele anuale ale direcției responsabile de reîmpădurire și cadastru forestier, suprafețele și hărțile reîmpăduririlor realizate; — rapoarte privind starea pădurilor (inventarul forestier național, atlasul pădurilor, altele);

(e)

informații privind exploatarea forestieră: — lista pădurilor clasificate, a zonelor agrosilvice și a pădurilor persoanelor juridice de drept privat și ale persoanelor fizice; — lista speciilor protejate; — lista speciilor a căror exploatare este interzisă; — lista concesiunilor existente, hărțile localizării acestora și suprafețele; — lista concesiunilor care fac obiectul unei convenții de gestionare, hărțile localizării acestora și suprafețele; — lista concesiunilor a căror exploatare este autorizată, hărțile localizării acestora și suprafețele; — lista concesiunilor în activitate; — lista pădurilor clasificate ca fiind în exploatare, hărțile localizării acestora și suprafețele; — lista pădurilor și a plantațiilor forestiere ale colectivităților teritoriale, hărțile localizării acestora și suprafețele; — lista pădurilor și a plantațiilor forestiere aflate în exploatare ale persoanelor juridice de drept privat și ale persoanelor fizice, hărțile localizării acestora și suprafețele; — lista pădurilor clasificate, a zonelor agrosilvice și a pădurilor persoanelor juridice de drept privat și ale persoanelor fizice situate deasupra paralelei 8; — statistici privind volumele exploatate defalcate pe specie, întreprindere și titlu, precum și suprafața și hărțile reîmpăduririlor de stat la nivel național; — rapoartele anuale ale direcției responsabile cu producția și industria forestieră;

(f)

informații privind prelucrarea lemnului: — lista unităților de prelucrare în activitate, capacitățile și localizarea acestora; — volumele anuale de lemn de trunchi prelucrat, pe specii; — volumele anuale rezultate în urma primei prelucrări; — volumele anuale rezultate în urma celei de a doua prelucrări; — volumele anuale de lemn prelucrat introdus pe piața națională; — cantitățile anuale de produse rezultate în urma celei de a treia prelucrări;

(g)

informații privind comercializarea lemnului: — lista operatorilor autorizați să exporte și să importe lemn; — volumele de lemn și produse din lemn exportate, defalcate pe societate, tip de produs (codul SA), specie, punct de expediție (repartizare în funcție de nivelul de prelucrare) și pe destinație; — volumele de lemn și produse din lemn exportate care sunt însoțite de licențe FLEGT (tipurile de produse și destinațiile); — volumele sau cantitățile de lemn și de produse din lemn importate, defalcate pe tip de produs, specie și origine; — volumele de lemn și de produse din lemn destinate pieței naționale; — volumele anuale de lemn pus sub sechestru vândute la licitații publice și donații; — contribuția sectorului forestier la PIB-ul ivorian; — numărul de persoane angajate în întreprinderile forestiere;

(h)

informații privind contribuția fiscală a sectorului forestier: — lista diferitelor taxe și redevențe forestiere; — distribuția diferitelor taxe și redevențe forestiere; — cuantumurile anuale ale taxelor pe vânzarea lemnului sub formă de lemn de trunchi; — cuantumurile anuale ale taxelor de alocare a suprafețelor; — cuantumurile anuale ale redevențelor aferente muncii în folosul comunității; — cuantumul redevențelor plătite colectivităților teritoriale și comunităților, defalcate pe regiune sau localitate; — cuantumul penalităților rezultate în urma litigiilor (inclusiv aferente reîmpăduririi compensatorii neefectuate) și a tranzacțiilor forestiere;

(i)

informații referitoare la SVL și la eliberarea licențelor FLEGT: — lista certificatelor publice de legalitate eliberate (denumirea societății, data eliberării, data expirării etc.); — lista licențelor FLEGT eliberate; — manualul de verificare, care cuprinde: — procedurile de recunoaștere a sistemelor și a organismelor de certificare privată; — procedurile de verificare a legalității; — procedurile de eliberare a certificatelor de legalitate; — descrierea sistemului Côte d’Ivoire de trasabilitate a lemnului; — descrierea sistemului de control forestier; — procedurile de control al lanțului de aprovizionare cu lemn; — procedurile de eliberare a licențelor FLEGT; — lista sistemelor de certificare private și a organismelor de certificare a legalității/sustenabilității care sunt recunoscute de Côte d’Ivoire în cadrul SVL; — rapoartele misiunilor de control al activităților forestiere; — volumele anuale de lemn pus sub sechestru; — rapoartele elaborate în urma observării independente și informații privind acțiunile întreprinse ca urmare a recomandărilor prevăzute în aceste rapoarte; — rapoartele auditorului independent și informații privind punerea în aplicare a măsurilor corective identificate;

(j)

informații publicate de Uniune: — cantitățile de lemn și de produse din lemn importate de Uniune, defalcate pe origine, în cadrul regimului de licențe FLEGT; — numărul de licențe FLEGT ivoriene primite de Uniune; — lista țărilor europene care importă lemn ivorian însoțit de o licență FLEGT; — repertoriul autorităților competente ale statelor membre ale Uniunii responsabile cu punerea în aplicare a Regulamentului (UE) nr. 995/2010 al Parlamentului European și al Consiliului din 20 octombrie 2010 de stabilire a obligațiilor care revin operatorilor care introduc pe piață lemn și produse din lemn (2) și a Regulamentului (CE) nr. 2173/2005; — reglementările Uniunii privind lemnul și textele ulterioare ale acestora; — lista licențelor FLEGT respinse de autoritățile competente și motivele respingerii; — volumul lemnului însoțit de licențe FLEGT de origine ivoriană pus sub sechestru de autoritățile competente; — destinațiile și utilizările produselor din lemn însoțite de licențe FLEGT de origine ivoriană puse sub sechestru de autoritățile competente; — rapoartele observării independente a pieței lemnului elaborate de Organizația Internațională pentru Esențele de Lemn Tropical.

3.   Accesul la informații și documente, publicarea și difuzarea acestora

Administrația responsabilă cu gestionarea pădurilor este responsabilă cu accesul la informațiile forestiere de interes public.

Deși modalitățile de acces la informațiile și documentele publice sunt definite în legislația ivoriană în vigoare (3), informațiile enumerate în prezenta anexă trebuie să fie accesibile gratuit și ușor. De fapt, aceste informații sunt disponibile și accesibile pe site-ul web dedicat prezentului acord.

Pentru difuzarea informațiilor sunt utilizate diferitele canale stabilite în strategia de comunicare a Côte d'Ivoire.

Ministrul responsabil cu administrarea pădurilor desemnează o persoană responsabilă cu accesul la informații și la documente de interes public.

4.   Mecanismul de exercitare a unei căi de atac și de soluționare a plângerilor

Căile de atac prevăzute de normele în vigoare privind accesul la informațiile de interes public sunt: recursul ierarhic, recursul în fața Comisiei pentru accesul la informații de interes public și la documente publice și recursul jurisdicțional. Trebuie menționat, însă, faptul că reclamantul nu poate apela la recursul jurisdicțional decât după recursul în fața Comisiei pentru accesul la informații de interes public și la documente publice. Acesta trebuie exercitat în termenele prevăzute de legislația în vigoare și este înaintat în fața instanței administrative competente.

Un comitet pentru accesul la informațiile de interes public se înființează în cadrul ministerului responsabil cu administrarea pădurilor pentru a primi și a înregistra plângerile referitoare la accesul la informații forestiere înaintea recursului în fața Comisiei pentru accesul la informații de interes public și la documente publice. Un ordin al ministrului responsabil cu administrarea pădurilor precizează misiunile, componența și modul de funcționare ale acestui comitet, în cadrul căruia participă reprezentanți ai societății civile și ai sectorului privat.

---

(1)  Legea privind accesul la informațiile de interes public; Ordonanța privind prevenirea și combaterea corupției și a infracțiunilor conexe; Legea privind Codul mediului.

(2)   JO UE L 295, 12.11.2010, p. 23.

(3)  Legea privind accesul la informațiile de interes public.

ANEXA X

COMITETUL MIXT DE PUNERE ÎN APLICARE

În aplicarea articolului 19 din prezentul acord, părțile instituie o structură responsabilă cu guvernanța prezentului acord, denumită în continuare „Comitetul mixt de punere în aplicare”. Comitetul mixt de punere în aplicare este responsabil cu gestionarea, monitorizarea și evaluarea punerii în aplicare a prezentului acord. Comitetul mixt de punere în aplicare este compus din reprezentanții desemnați de părți. Côte d’Ivoire se asigură că diferitele părți interesate din sectorul forestier, în special sectorul public și cel privat, societatea civilă și populațiile locale, prin intermediul liderilor tradiționali, fac parte din Comitetul mixt de punere în aplicare. Comitetul mixt de punere în aplicare facilitează dialogul și schimburile de informații privind funcționarea prezentului acord. În special, Comitetul mixt de punere în aplicare:

(a)

în ceea ce privește gestionarea prezentului acord: — analizează și adoptă măsuri de punere în aplicare a prezentului acord și propune și ia orice măsuri necesare pentru îmbunătățirea executării acestuia; — publică un raport anual privind punerea în aplicare a prezentului acord, în conformitate cu anexa IX; — recomandă data de la care regimul de licențe FLEGT începe să se aplice după evaluarea independentă a funcționării SVL pe baza criteriilor stabilite în anexa VII; — elaborează și adoptă calendarul punerii în aplicare, precum și un cadru de monitorizare și evaluare a progreselor, care conține în special măsurile de însoțire; — primește, examinează și formulează observații și aprobă manualul de verificare; — pe baza documentelor și a modalităților de punere în aplicare care țin de responsabilitatea sa, analizează progresele înregistrate în ceea ce privește realizarea obiectivelor și respectarea termenelor stabilite pentru diferitele acțiuni prevăzute în prezentul acord și în ceea ce privește punerea sa în aplicare și propune și adoptă măsuri ce vizează îmbunătățirea funcționării prezentului acord; — analizează și înregistrează toate modificările necesare ale prezentului acord. Comitetul mixt de punere în aplicare analizează, de asemenea, cel puțin o dată la doi ani, orice propunere de modificare a prezentului acord și a anexelor la acesta pentru a ține seama de evoluțiile cadrului de politică, de reglementare, administrativ și instituțional din Côte d’Ivoire și de la nivelul Uniunii; — definește, evaluează și actualizează periodic regulamentul său de procedură; — înființează organisme subsidiare, cum ar fi grupuri de lucru, cărora le stabilește un mandat specific și le recomandă sarcini sau studii suplimentare, după caz; — identifică dificultățile legate de punerea în aplicare a prezentului acord, inclusiv întrebările sau dificultățile în ceea ce privește o comunicare coordonată și necontradictorie către public cu privire la interpretarea și punerea în aplicare a prezentului acord și propune măsuri adecvate de soluționare a acestora; — tratează problemele ridicate de oricare dintre părți și încearcă, în măsura posibilului, inclusiv prin stabilirea de proceduri de arbitraj, să rezolve toate conflictele și litigiile care pot surveni în caz de diferențe de opinie între părți, în conformitate cu articolele 23 și 24 din prezentul acord; — elaborează, aprobă și face publice procesele-verbale și documentele neoficiale aferente reuniunilor sale, precum și alte documente care rezultă din activitatea sa, pentru a asigura transparența funcționării sale;

(b)

în ceea ce privește monitorizarea și evaluarea prezentului acord: — adoptă o metodologie de monitorizare și evaluare a punerii în aplicare și a impactului prezentului acord; — aprobă mandatul, termenii de referință, manualul de proceduri și calendarul evaluării independente și emite un aviz de neformulare de obiecții privind recrutarea evaluatorului; — monitorizează și examinează toate progresele înregistrate în punerea în aplicare a prezentului acord, inclusiv în ceea ce privește funcționarea SVL și a regimului de licențe FLEGT, în special pe baza rapoartelor de evaluare și de audit, în conformitate cu articolele 10, 12 și 19 din prezentul acord și cu anexele VI și VII la acesta; — desfășoară periodic misiuni ce vizează evaluarea eficacității prezentului acord și a impactului acestuia, pe baza informațiilor disponibile; — monitorizează evoluțiile pieței și elaborează la intervale regulate note de informare pe această temă, comandă, dacă este necesar, studii privind situația piețelor lemnului și ale produselor din lemn și recomandă măsurile care trebuie întreprinse; — monitorizează și evaluează impactul social, economic și de mediu al prezentului acord și adoptă măsurile adecvate pentru atenuarea oricărui potențial impact negativ; — monitorizează luarea în considerare a recomandărilor formulate în rapoartele observării independente și punerea în aplicare a măsurilor corective care se impun; — solicită inspecții sau evaluări interne legate de punerea în aplicare a SVL și primește concluziile acestor inspecții interne;

(c)

în ceea ce privește auditul independent al prezentului acord: — aprobă documentele de licitație și emite un aviz de neformulare de obiecții în ceea ce privește selectarea auditorului independent, care va fi recrutat de Côte d’Ivoire după consultarea Uniunii, pe baza mandatului auditului independent prevăzut în anexa VI; — aprobă cererile de audituri inopinate și punctuale prezentate de părți; — identifică prioritățile în ceea ce privește selectarea activităților relevante la nivel de control și pe teren; — evaluează importanța, relevanța sau confidențialitatea unei informații pentru auditul independent, în cazul în care există îndoieli; — validează manualul de audit, planul de audit și cadrul de elaborare a rapoartelor propuse de auditorul independent; — decide cu privire la frecvența auditurilor independente după primii patru ani de punere în aplicare a regimului de licențe FLEGT; — primește și examinează toate rapoartele întocmite și transmise de auditorul independent, precum și orice plângere privind funcționarea regimului de licențe FLEGT formulată de vreuna dintre părți; — aprobă modul în care este conceput sistemul de gestionare a plângerilor privind funcționarea SVL și mecanismul de gestionare a plângerilor referitoare la auditul independent, astfel cum se prevede în anexa VI; — primește, aprobă și asigură publicarea rapoartelor auditorului independent, în conformitate cu anexa IX; — convine asupra unor măsuri corective pentru remedierea lacunelor sau a cazurilor de neconformitate din cadrul SVL, pe baza concluziilor auditorului independent sau a altor dovezi ori a unor plângeri legate de SVL, și monitorizează punerea în aplicare și impactul acestor măsuri;

(d)

în ceea ce privește participarea părților interesate la punerea în aplicare, monitorizarea și evaluarea prezentului acord: — primește și analizează informații, rapoarte și contribuții de la părțile interesate; — formulează recomandări privind măsurile care trebuie întreprinse pentru o bună punere în aplicare a prezentului acord și, după caz, privind necesitatea de a consolida capacitățile și participarea administrațiilor vizate, ale sectorului privat, ale societății civile, ale liderilor tradiționali și ale populațiilor locale la monitorizarea conformității cu actele cu putere de lege și normele administrative privind gestionarea pădurilor din Côte d'Ivoire; — ia măsurile corespunzătoare pentru a încuraja participarea părților interesate la punerea în aplicare a prezentului acord; — se asigură că toate părțile interesate au acces liber la informațiile legate de punerea în aplicare a prezentului acord, în conformitate cu reglementările în vigoare; — promovează integrarea perspectivei de gen, în special o mai bună recunoaștere a rolului femeilor și al fetelor în guvernanța forestieră și în punerea în aplicare a prezentului acord.