REZOLUȚIA (UE) 2018/1410 A PARLAMENTULUI EUROPEAN

din 18 aprilie 2018

conținând observațiile care fac parte integrantă din decizia privind descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului Agenției Europene pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție aferent exercițiului financiar 2016

PARLAMENTUL EUROPEAN,

—	având în vedere decizia sa privind descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului Agenției Europene pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție aferent exercițiului financiar 2016,

—	având în vedere articolul 94 și anexa IV la Regulamentul său de procedură,

—	având în vedere raportul Comisiei pentru control bugetar și avizul Comisiei pentru libertăți civile, justiție și afaceri interne (A8-0111/2018),

întrucât, în contextul procedurii de descărcare de gestiune, autoritatea care acordă descărcarea de gestiune subliniază că este deosebit de important să se consolideze și mai mult legitimitatea democratică a instituțiilor Uniunii prin îmbunătățirea transparenței și a răspunderii, prin punerea în aplicare a principiului întocmirii bugetului în funcție de performanțe și prin buna guvernare a resurselor umane,

întrucât, potrivit situației veniturilor și cheltuielilor sale (1), bugetul final al Agenției Europene pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție (denumită în continuare „agenția”) aferent exercițiului financiar 2016 a fost de 82 267 949 EUR, ceea ce reprezintă o majorare de 21,77 % față de 2015, care se datorează noii proceduri de achiziții publice pentru Sistemul de informații privind vizele și pentru Sistemul de corespondențe biometrice; întrucât bugetul agenției provine în principal de la bugetul Uniunii;

întrucât Curtea de Conturi (denumită în continuare „Curtea”), în raportul său privind conturile anuale ale Agenției Europene pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție pentru exercițiul financiar 2016 (denumit în continuare „raportul Curții”), a declarat că a obținut asigurări rezonabile cu privire la fiabilitatea conturilor anuale ale agenției și cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente,

Măsuri luate în urma descărcărilor de gestiune din 2013 și 2015

ia act, cu îngrijorare, de numărul mare de chestiuni pendinte și de măsurile corective în curs ca urmare a observațiilor Curții din 2013 și 2015 legate de un contract-cadru pentru achizițiile publice de servicii și de relația dintre agenție și țările asociate la spațiul Schengen; îndeamnă agenția să întreprindă, fără întârziere, acțiuni corective;

Observații cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor

condamnă faptul că agenția a primit și a acceptat livrări în valoare de 2 800 000 EUR fără să aibă un buget în acest scop și fără să fi prevăzut angajamente juridice (contracte) în acest sens; observă că angajamentele juridice au fost realizate retroactiv, cu scopul de a regulariza achizițiile; observă, de asemenea, că, potrivit agenției, achizițiile au fost efectuate în acest mod pentru a răspunde unor cerințe operaționale urgente și, de asemenea, nevoilor de stocare în creștere rapidă ale statelor membre; invită agenția să își îmbunătățească în mod semnificativ planificarea bugetară și execuția bugetului; este de părere că creșterea nevoilor de stocare ale statelor membre era previzibilă pentru agenție; este de părere că normele privind achizițiile publice ale Uniunii permit o procedură de urgență și că, prin urmare, semnarea retroactivă de contracte pentru achiziții de urgență nu este în concordanță cu dreptul Uniunii;

Gestiunea bugetară și financiară

ia act de faptul că eforturile de monitorizare a bugetului depuse în cursul exercițiului financiar 2016 au dus la o rată de execuție bugetară de 97,9 % și că rata de execuție a creditelor de plată a fost de 97,6 %;

observă că, în iunie 2015, agenția a semnat un contract de construcție pentru sediul său din Strasbourg, în cuantum de 21 500 000 EUR; constată, de asemenea, că s-a convenit că plățile în etape vor constitui principala metodă de plată; ia act cu îngrijorare de faptul că agenția a modificat contractul în iulie 2015 pentru a face din plățile în avans metoda standard pentru a crește utilizarea bugetului; este profund îngrijorat de faptul că, până în noiembrie 2016, agenția a plătit suma contractuală integrală, deși mai puțin de jumătate din lucrări fuseseră finalizate; constată, pe baza informațiilor din răspunsul agenției, că plățile de prefinanțare au fost asociate cu o garanție financiară echivalentă și o garanție de bună execuție de 5 %; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la execuția acestui contract;

Credite de angajament și reportări

constată, din raportul Curții, că creditele reportate în cadrul titlului II (cheltuieli administrative) au un nivel ridicat, de 5 000 000 EUR, adică 63 % din creditele angajate (comparativ cu 9 000 000 EUR în 2015, respectiv 50 %); reamintește că aceste credite reportate privesc, în principal, servicii de întreținere a clădirilor și servicii de consultanță care urmau să fie furnizate în 2017;

constată, pe baza răspunsului agenției, că reportările de credite de la titlurile I și II sunt în permanență revizuite și planificate cu obiectivul reducerii lor în timp la minimul strict necesar și că din creditele nediferențiate în valoare de 19,5 milioane EUR reportate în 2016 doar 474 000 EUR au fost anulate, adică 2,42 %;

a luat act de faptul că reportările pot fi adesea justificate parțial sau în totalitate de natura multianuală a programelor operaționale ale agențiilor și nu indică neapărat deficiențe în planificarea și execuția bugetului și nici nu contravin întotdeauna principiului bugetar al anualității, mai ales dacă sunt prevăzute din timp de către agenție și comunicate Curții;

Achizițiile publice și politica în materie de personal

ia act cu îngrijorare de faptul că Curtea a identificat achizițiile publice în cazul cărora agenția nu a căutat cea mai economică soluție prin faptul că nu a verificat dacă contractantul parte la contractul-cadru găsise cel mai bun preț; invită agenția să ia în serios principiul economiei și rentabilității și să ia toate măsurile pertinente pentru a evita repetarea acestei situații;

remarcă faptul că, în mai 2016, agenția a semnat un contract-cadru cu un consorțiu pentru suma de 194 000 000 EUR pentru continuarea dezvoltării și a întreținerii Sistemului de informații privind vizele (VIS) și a Sistemului de corespondențe biometrice (BMS) pentru o perioadă maximă de șase ani; observă că contractul a fost atribuit prin intermediul unei proceduri de achiziții publice; observă, de asemenea, că una dintre principalele cerințe pentru ca un ofertant să fie acceptat era ca acesta să aibă un acces comercial la tehnologia BMS; își exprimă îngrijorarea în ceea ce privește un risc potențial pentru caracterul concurențial al procedurii; constată, pe baza informațiilor din răspunsul agenției, că achiziționarea de licențe permanente este legată de întreținerea ulterioară a acestora și a dus la economii semnificative pe termen lung, estimate la 402 243,22 EUR pe o perioadă de patru ani; observă că articolul I.19.1 din condițiile speciale ale contractului-cadru prevede clauza „clientului celui mai favorizat”, care protejează și mai mult interesele financiare ale agenției la achiziția de hardware sau de software de la contractant;

10.

constată, pe baza schemei de personal a agenției, că 114 posturi (din cele 118 posturi autorizate în temeiul bugetului Uniunii) erau ocupate la 31 decembrie 2016, față de 117 posturi în 2015; ia act de faptul că, în plus, în cadrul agenției erau angajați 26 de agenți contractuali, 47 de angajați interimari și șase experți naționali detașați;

11.

observă cu îngrijorare că riscul operațional tot mai mare cu care se confruntă operațiunile agenției este legat de personalul insuficient al acesteia, astfel încât deși sarcinile care îi sunt atribuite se înmulțesc în mod continuu, nivelurile de personal au fost reduse ca urmare a cerinței de reducere a personalului cu 5 %; observă că există o serie de funcții în cadrul agenției în care fie este insuficient personal, fie nu beneficiază de o continuitate integrată a activității (un singur membru al personalului îndeplinește sarcinile și deține cunoștințele privind operațiunile); constată cu îngrijorare că reducerea personalului și externalizarea muncii sporesc riscurile de „uși turnante” și de scurgeri de informații; constată cu satisfacție că agenția a publicat principiile generale privind obligațiile după încetarea relației de muncă în codul său de comportament și conduită etică;

12.

observă că agenția este din ce în ce mai dependentă de personal extern, care este deseori mai scump la angajare decât personalul intern și poate prezenta riscuri inerente în ceea ce privește păstrarea cunoștințelor și a capacităților în cadrul agenției și sustenabilitatea operațiunilor sale;

13.

salută politica de reținere a personalului dusă de agenție și pusă în aplicare de către Consiliul de administrație, care prevede posibilitatea ca agenții temporari să poată beneficia de contracte pe durată nedeterminată după încheierea primei perioade contractuale, ceea ce ar permite agenției să rețină la nivel intern importante resurse de cunoștințe și expertiză;

14.

constată cu îngrijorare lipsa echilibrului de gen în posturile ocupate la 31 decembrie 2016, având în vedere faptul că proporția în rândul personalului a fost de 28 % femei la 72 % bărbați; regretă faptul că în Consiliul de administrație dezechilibrul este și mai mare, raportul fiind de 11 % femei la 89 % bărbați; invită agenția să acorde mai multă atenție echilibrului de gen în rândul personalului său;

15.

regretă că nu au fost luate măsuri speciale în ceea ce privește dezechilibrul de gen în componența Consiliului de administrație al agenției; invită statele membre să asigure echilibrul de gen atunci când își numesc membrii și supleanții în Consiliul de administrație al agenției; invită agenția să reamintească în mod proactiv statelor membre importanța echilibrului de gen;

16.

constată cu satisfacție că agenția nu a primit nicio plângere și nu i s-au intentat acțiuni în justiție sau cazuri legate de angajarea sau concedierea de personal în 2016;

17.

observă că, în 2016, personalul agenției a fost, în medie, 10,7 zile în concediu medical; constată, pe baza informațiilor din răspunsurile agenției că, în 2016, fiecare membru al personalului a petrecut între două și trei zile în activități de bunăstare; ia act de faptul că agenția a organizat diferite activități de consolidare a echipei cu un număr mai mare de zile alocate personalului operațional și mai puține alocate personalului administrativ; solicită agenției să consulte serviciul medical cu privire la modalitatea de reducere a absenței de la locul de muncă din cauza concediului medical;

18.

observă că, în 2015, agenția a adoptat o politică de protecție a demnității persoanei și de prevenire a hărțuirii psihologice și a hărțuirii sexuale și că informațiile cu privire la normele de punere în aplicare sunt incluse în programul pentru integrarea noilor membri ai personalului; constată că unitatea de resurse umane și formare a agenției oferă răspunsuri și informații membrilor personalului cu privire la acest subiect; ia act de faptul că, în 2016, au fost depuse două plângeri, care au fost investigate și clasate, fiind emise recomandări, și că niciun caz nu a ajuns în instanță;

19.

ia act de faptul că agenția nu dispune de niciun vehicul oficial;

Prevenirea și gestionarea conflictelor de interese, transparența și democrația

20.

ia act de faptul că, la 23 mai 2016, Consiliul de administrație al agenției a aprobat orientări privind avertizarea de integritate și că Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) a emis un aviz pozitiv cu privire la acest text; constată, cu toate acestea, că Direcția Generală Resurse Umane a Comisiei nu a fost de acord cu acestea și a informat agenția că Comisia lucrează în prezent la elaborarea unor noi orientări; constată cu satisfacție că, între timp, agenția a publicat principiile generale pertinente pentru avertizarea de integritate în codul de conduită publicat pe site-ul său internet; reafirmă că transparența este un aspect esențial pentru crearea și menținerea unei relații de încredere între cetățeni, Uniune și instituțiile acesteia;

21.

ia act de faptul că toți membrii Consiliului de administrație sunt obligați să completeze o declarație anuală și publică de interese în scris, care este publicată pe site-ul internet al agenției; ia act de faptul că CV-ul directorului executiv și cel al președintelui Consiliului de administrație sunt, de asemenea, publicate și actualizate; observă că agenția pregătește în prezent noi norme privind prevenirea și gestionarea conflictelor de interese; regretă faptul că membrii Consiliului de administrație și ai grupului consultativ au publicat „declarații privind absența conflictelor de interese” și nu declarații de interese, dat fiind că nu revine membrilor să declare că nu se află într-o situație de conflict de interese, ci unor părți terțe să verifice independent declarațiile de interese; invită membrii Consiliului de administrație și ai grupului consultativ să publice declarații de interese în care să menționeze apartenența lor la orice altă organizație; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la acest subiect până la sfârșitul lunii iulie 2018;

22.

ia act de faptul că primul raport anual de monitorizare privind punerea în aplicare a strategiei antifraudă a agenției (aprilie 2016) a indicat un nivel scăzut de punere în aplicare de aproape 60 %, în timp ce următorul raport de monitorizare (noiembrie 2017) arăta un nivel cantitativ de punere în aplicare de cel puțin 80 %; ia act de progresele înregistrate în acest sens; invită agenția să își îmbunătățească în permanență punerea în aplicare a strategiei sale antifraudă;

23.

ia act cu satisfacție de faptul că agenția pregătește o revizuire a strategiei sale antifraudă; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la adoptarea și punerea în aplicare a noilor norme;

24.

observă că agenția a informat Parlamentul că nu interacționează cu lobby-iști;

25.

constată că, în 2016, agenția a primit 11 cereri de acces la documente și că agenția a acordat un acces deplin în nouă cazuri, însă în două cazuri accesul a fost refuzat din motive legate de protejarea intereselor comerciale și protecția obiectivelor activităților de inspecție, de anchetă și de audit; se așteaptă ca, atunci când ia o decizie cu privire la limitarea accesului la documente pentru a proteja interese comerciale, agenția să aibă în vedere cu seriozitate și interesul cetățenilor și angajamentul Uniunii de a crește nivelul de transparență, ținând seama, de asemenea, de toate normele și reglementările aplicabile;

26.

observă că, într-unul din cazurile în care o cerere de acces la documente a fost refuzată cazul a fost transmis mai departe Ombudsmanului European care a efectuat o inspecție în perioada dintre sfârșitul anului 2016 și începutul anului 2017 și a închis dosarul în martie 2017, întocmind un raport semnat și datat 3 martie 2017; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la decizia Ombudsmanului European și la procedura subsecventă, în cazul în care a existat;

Principalele realizări

27.

salută principalele trei realizări identificate de agenție în 2016, și anume:

—	aceasta a pus în aplicare un sistem de management al calității;

—	a asigurat stabilitatea și continuitatea operațiunilor sistemelor care îi sunt încredințate și, în același timp, a oferit un sprijin larg Comisiei în elaborarea unor propuneri legislative esențiale;

—

a jucat un rol esențial în toate evoluțiile legate de interoperabilitate între sistemele IT din domeniul justiției și afacerilor interne și a furnizat o contribuție importantă la sprijinirea și facilitarea activității Grupului de experți la nivel înalt pentru sistemele de informații și interoperabilitate condus de Comisie;

28.

constată că, potrivit raportului Curții, în perioada martie-decembrie 2015 a fost efectuată o evaluare externă a agenției în numele Comisiei, iar rezultatele au fost prezentate în martie 2016; observă că evaluarea a concluzionat că agenția contribuie la gestionarea operațională a sistemelor informatice la scară largă în spațiul de libertate, securitate și justiție și că își îndeplinește sarcinile în mod eficace; constată, de asemenea, că pentru a îmbunătăți și mai mult gestionarea operațională, evaluatorii au formulat 64 de recomandări, dintre care șapte sunt considerate esențiale și 11 foarte importante; salută faptul că agenția a elaborat un plan pentru a da curs recomandărilor și că acest plan este în curs de implementare; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la implementarea acestui plan;

29.

salută cooperarea continuă a agenției cu celelalte agenții din domeniul justiției și afacerilor interne; ia act de faptul că raportul anual al Rețelei agențiilor UE indică faptul că, în 2016, agenția s-a angajat într-un număr mai mare de activități comune cu alte agenții decât în orice an anterior;

30.

constată că 2016 a fost anul cel mai intens și mai solicitant pentru agenție de la înființarea acesteia și că, cu toate acestea, agenția a funcționat bine și și-a îndeplinit integral programul anual de lucru, efectuând aproape toate activitățile preconizate și îndeplinindu-și obiectivele operaționale; constată, de asemenea, că au fost asumate un număr de sarcini suplimentare pe tot parcursul anului;

Auditul intern

31.

ia act de faptul că, potrivit raportului Curții, în raportul său de audit din iulie 2016, Serviciul de audit intern (IAS) al Comisiei a concluzionat că, în ansamblu, concepția și implementarea practică a proceselor asigură faptul că agenția operează Sistemul de informații Schengen II, Sistemul de informații privind vizele și sistemul bazei de date europene privind amprentele digitale ale solicitanților de azil într-un mod care permite schimbul continuu și neîntrerupt de date între autoritățile naționale care le utilizează; salută faptul că, în conformitate cu evaluarea externă realizată în numele Comisiei, agenția își desfășoară activitatea și își îndeplinește sarcinile în mod eficace; observă, de asemenea, că IAS a considerat că pot fi aduse îmbunătățiri în ceea ce privește eficiența proceselor legate de gestionarea configurațiilor și managementul schimbării, gestionarea elementelor nou lansate și a testelor, gestionarea problemelor, precum și gestionarea serviciului și a incidentelor; observă că agenția și IAS au convenit asupra unui plan de acțiuni corective; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la implementarea acestui plan;

32.

observă că, în 2016, IAS a efectuat două audituri de asigurare: un audit privind operațiunile IT și un audit referitor la planificarea și alocarea personalului, evaluarea performanței, promovarea și formarea; constată că IAS a concluzionat faptul că încă există deficiențe în procesul de gestionare a resurselor umane al agenției, în special elemente care nu sunt pe deplin conforme cu aspectele procedurale ale normelor de aplicare și cu propriile orientări interne ale agenției; ia act de faptul că a fost elaborat un plan de acțiune pentru a remedia toate deficiențele constatate; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la punerea în aplicare a planului de acțiune;

33.

observă că structura de audit intern (IAC) a efectuat trei audituri de asigurare:

—	un audit privind proiectarea sistemului intern de control pentru acordul de delegare referitor la frontierele inteligente, în care IAC consideră că, la 23 mai 2016, concepția sistemului intern de control instituit de către agenție era corespunzătoare;

—

un audit privind proiectul de reconstrucție de la Strasbourg, în care IAC nu a putut prezenta o asigurare rezonabilă cu privire la eficacitatea și eficiența sistemului intern de control instituit pentru proiect, în absența documentelor necesare aferente proiectului, și este preocupat de organizarea gestionării proiectului și a contractului; ia act de faptul că a fost elaborat un plan de acțiune pentru a remedia toate deficiențele constatate; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la punerea în aplicare a planului de acțiune;

—

un raport final de audit privind gestionarea proiectelor informatice, acolo unde IAC era de opinie că procesul de gestionare a proiectelor are nevoie urgentă de revizuire și îmbunătățire; ia act de faptul că a fost pregătit un plan de acțiune; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la punerea în aplicare a planului de acțiune;

34.

constată că, la 31 decembrie 2016, agenția a avut 22 de recomandări de audit deschise care au fost apreciate ca „foarte importante”, inclusiv 10 recomandări de audit care au fost emise recent; ia act de faptul că nu există niciun aspect „critic” în așteptarea soluționării; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la punerea în practică a acestor recomandări de audit;

Alte observații

35.

ia act de faptul că acordul cu statul membru gazdă, Franța, privind sediul tehnic, a intrat în vigoare la 28 august 2016;

36.

ia act cu satisfacție de faptul că pentru a asigura un loc de muncă rentabil și ecologic, în caietele de sarcini ale licitațiilor agenției au fost incluse criterii de performanță în materie de mediu și de climă și că, în ceea ce privește clădirile gestionate direct de către agenție, se aplică norme de eficiență energetică;

37.

constată cu satisfacție că, pentru a asigura reducerea în continuare sau compensarea emisiilor de CO2, politicile agenției de gestionare a voiajelor au ca obiectiv reducerea deplasărilor cu avionul la ceea ce este esențial prin recurgerea sistematică la videoconferințe între cele două sedii principale ale agenției;

38.

constată că nu a fost complet stabilit un nivel de schimb de informații între agenție și Comisie care ar permite o pregătire temeinică pentru activitățile de după Brexit, având în vedere că unele aspecte juridice, cum ar fi accesul la sistemele gestionate de agenție și utilizarea datelor introduse de Regatul Unit în aceste sisteme după Brexit au nevoie de mai multe detalii; invită Comisia să sprijine agenția cu soluții, imediat ce procesul de negociere cu Regatul Unit le oferă informații suficiente;

39.

salută faptul că agenția a asigurat funcționarea stabilă și continuă a sistemelor care îi sunt încredințate și a oferit un sprijin larg Comisiei în elaborarea de propuneri legislative cheie [Sistemul de intrare/ieșire (EES), sistemul european de informații și de autorizare privind călătoriile (ETIAS), Sistemul european de informații cu privire la cazierele judiciare (ECRIS TCN), baza de date europeană privind amprentele digitale ale solicitanților de azil (Eurodac) reformată și Sistemul de informații Schengen de a doua generație (SIS II) reformată];

40.

face trimitere, pentru alte observații cu caracter orizontal care însoțesc decizia privind descărcarea de gestiune, la Rezoluția sa din 18 aprilie 2018 (2) referitoare la performanțele, gestiunea financiară și controlul agențiilor.

(1) JO C 113, 30.3.2016, p. 191.

(2) Texte adoptate, P8_TA(2018)0133. A se vedea pagina 393 din prezentul Jurnal Oficial.