(1)

În conformitate cu articolul 35 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) 2018/848, certificatul furnizat de autoritățile competente sau, dacă este cazul, de autoritățile de control sau de organismele de control operatorilor sau grupurilor de operatori se eliberează, ori de câte ori este posibil, în format electronic. Odată cu dezvoltarea și implementarea completă a Sistemului electronic de control al comerțului și de expertiză (TRACES) menționat la articolul 2 punctul 36 din Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2019/1715 al Comisiei (2), toate autoritățile competente, autoritățile de control și organismele de control din Uniune vor putea elibera certificate în format electronic începând cu 1 ianuarie 2023. Din acest motiv, este necesar să se prevadă că certificatul menționat la articolul 35 din Regulamentul (UE) 2018/848 trebuie să fie eliberat în format electronic, utilizând sistemul TRACES începând cu 1 ianuarie 2023.

(2)

Regulamentul (UE) 2018/848 impune operatorilor și grupurilor de operatori să țină registre pentru a demonstra că respectă regulamentul respectiv. La articolul 9 alineatul (10) litera (c) și la articolul 34 alineatul (5) din Regulamentul (UE) 2018/848, precum și în anexele II și III la regulamentul respectiv sunt stabilite anumite cerințe minime și detalii referitoare la ținerea unor registre.

(3)

În conformitate cu normele de producție generale din Regulamentul (UE) 2018/848, trebuie instituite măsuri de precauție și preventive, dacă este cazul, în fiecare etapă a producției, pregătirii și distribuției. Din acest motiv, controalele oficiale relevante includ, în special, verificarea aplicării unor astfel de măsuri de către operatori și grupuri de operatori. Deși aplicarea unora dintre aceste măsuri poate fi verificată prin inspecții fizice la fața locului, pentru alte măsuri sunt necesare registre prin care să se demonstreze aplicarea lor. Prin urmare, operatorii și grupurile de operatori trebuie să țină registrele în cauză care să le permită să furnizeze dovezi la nevoie. De exemplu, se pot furniza dovezi ale unor măsuri luate pentru a se evita contaminarea cu produse și substanțe neautorizate și amestecarea cu produse neecologice păstrând probe despre curățarea instalațiilor, a echipamentelor și a vehiculelor de transport și probe referitoare la formare.

(4)

Și documentele contabile sunt relevante în scopuri de trasabilitate și bilanț masic și, în consecință, pentru evaluarea respectării Regulamentului (UE) 2018/848. Controalele vizând trasabilitatea și bilanțul masic, realizate în temeiul Regulamentului delegat (UE) 2021/771 al Comisiei (3), au în vedere informații specifice care trebuie justificate prin documente corespunzătoare. Operatorii și grupurile de operatori trebuie să păstreze aceste documente pentru a furniza dovezi despre conformitatea activităților lor.

(5)

În conformitate cu articolul 38 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/848, trebuie să se realizeze controale oficiale în special pe baza probabilității nerespectării. În acest scop, autoritățile competente sau, dacă este cazul, autoritățile de control sau organismele de control au nevoie de informații relevante. În consecință, articolul 39 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (UE) 2018/848 impune operatorilor și grupurilor de operatori să efectueze toate declarațiile și alte comunicări care sunt necesare în vederea controalelor oficiale. De asemenea, articolul 39 alineatul (1) litera (d) punctul (i) din regulamentul menționat impune, printre altele, o descriere completă a unităților lor ecologice sau în conversie și a activităților lor.

(6)

În scopul de a se asigura că controalele oficiale pot fi planificate în mod corespunzător, este necesar să se specifice informațiile care trebuie incluse în declarațiile respective și în alte comunicări, în special informații privind activitățile subcontractate și anumite detalii referitoare la unitățile de producție și la alte localuri, instalații și unități utilizate pentru activitățile operatorilor și ale grupurilor de operatori, precum și previziunile de producție planificate.

(7)

În conformitate cu articolul 1 primul paragraf și al doilea paragraf litera (a) din Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2021/1378 al Comisiei (4), care se aplică de la 1 ianuarie 2022, autoritățile de control și organismele de control recunoscute în conformitate cu articolul 46 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/848 trebuie să le furnizeze operatorilor, grupurilor de operatori și exportatorilor din țări terțe care au făcut obiectul controalelor menționate la articolul 45 alineatul (1) litera (b) punctul (i) din regulamentul respectiv un certificat, care va fi eliberat în format electronic utilizând sistemul TRACES. Întrucât utilizarea sistemului TRACES nu va fi posibilă înainte de 1 ianuarie 2023, este necesar să se amâne obligația de a utiliza sistemul TRACES și în Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2021/1378.

(8)

Prin urmare, este necesar ca Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2021/1378 să fie modificat în consecință.

(9)

Din motive de claritate și de securitate juridică, prezentul regulament trebuie să se aplice de la data aplicării Regulamentului (UE) 2018/848. Cu toate acestea, dispoziția referitoare la utilizarea sistemului TRACES trebuie să se aplice de la 1 ianuarie 2023.

(10)

Măsurile prevăzute în prezentul regulament sunt conforme cu avizul Comitetului pentru producția ecologică,