(1)

Piața internă este una dintre cele mai tangibile realizări ale Uniunii. Datorită faptului că permite persoanelor, bunurilor, serviciilor și capitalurilor să circule liber, ea oferă noi oportunități pentru cetățeni și întreprinderi. Prezentul regulament este unul dintre elementele esențiale ale Strategiei privind piața unică, instituită prin Comunicarea Comisiei din 28 octombrie 2015 intitulată „Ameliorarea pieței unice: mai multe oportunități pentru cetățeni și pentru întreprinderi”. Respectiva strategie are ca scop deblocarea întregului potențial al pieței interne prin facilitarea deplasării cetățenilor și a întreprinderilor în interiorul Uniunii și a schimburilor comerciale, permițându-le acestora să se stabilească și să își extindă activitățile la nivel transfrontalier.

(2)

Comunicarea Comisiei din 6 mai 2015 intitulată „O strategie privind piața unică digitală pentru Europa” a recunoscut rolul internetului și al tehnologiilor digitale în transformarea modului în care trăim și în care cetățenii și întreprinderile accesează informații, dobândesc cunoștințe, cumpără bunuri și servicii, participă pe piață și își desfășoară activitățile, facilitând astfel accesul la oportunități de inovare, creștere economică și locuri de muncă. În această comunicare, precum și în mai multe rezoluții adoptate de Parlamentul European, s-a recunoscut faptul că nevoile cetățenilor și întreprinderilor atât în propriile lor țări, cât și la nivel transfrontalier ar putea fi mai bine satisfăcute prin extinderea și integrarea portalurilor, a site-urilor web, a rețelelor, a serviciilor și a sistemelor europene existente și prin conectarea acestora la diverse soluții de la nivel național, creând astfel un portal digital unic (gateway) care servește drept punct unic de intrare la nivel european („portalul”). Comunicarea Comisiei din 19 aprilie 2016 intitulată „Planul de acțiune al UE privind guvernarea electronică 2016-2020 – Accelerarea transformării digitale a guvernării” a plasat portalul printre acțiunile sale pentru 2017. Raportul Comisiei din 24 ianuarie 2017 intitulat „Consolidarea drepturilor cetățenilor într-o Uniune a schimbărilor democratice – Raportul din 2017 privind cetățenia Uniunii” considera portalul a fi o prioritate pentru drepturile cetățenilor Uniunii.

(3)

Parlamentul European și Consiliul au solicitat în mod repetat un pachet de informații și asistență mai amplu și mai ușor de utilizat pentru a ajuta cetățenii și întreprinderile să navigheze pe piața internă și pentru a consolida și a raționaliza instrumentele pieței interne, pentru a răspunde mai bine nevoilor cetățenilor și ale întreprinderilor în activitățile lor transfrontaliere.

(4)

Prezentul regulament răspunde respectivelor solicitări prin punerea la dispoziția cetățenilor și a întreprinderilor a unui acces ușor la informațiile, la procedurile și la serviciile de asistență și de soluționare a problemelor de care au nevoie pentru a-și exercita drepturile în cadrul pieței interne. Portalul ar putea contribui la o mai mare transparență a normelor și reglementărilor care vizează diverse aspecte ale activității comerciale și ale vieții, în domenii precum călătoriile, pensionarea, educația, ocuparea unui loc de muncă, sănătatea, drepturile consumatorilor și drepturile familiei. În plus, ar putea contribui la îmbunătățirea încrederii consumatorilor, la creșterea gradului de informare cu privire la aspecte legate de protecția consumatorilor și la normele pieței interne, precum și la reducerea costurilor de conformitate pentru întreprinderi. Prezentul regulament instituie un portal interactiv și ușor de utilizat, care, în funcție de nevoile utilizatorilor, îi va îndruma către serviciile cele mai potrivite. În acest context, Comisia și statele membre ar trebui să joace un rol important în îndeplinirea obiectivelor menționate mai sus.

(5)

Portalul ar trebui să faciliteze interacțiunile dintre cetățeni și întreprinderi, pe de o parte, și autoritățile competente, pe de altă parte, prin asigurarea unui acces la soluții online, prin facilitarea activităților de zi cu zi ale cetățenilor și ale întreprinderilor și prin reducerea la minimum a obstacolelor întâmpinate pe piața internă. Existența unui portal digital unic, care oferă acces online la informații exacte și actualizate, la proceduri și la servicii de asistență și de soluționare a problemelor, ar putea contribui la creșterea gradului de sensibilizare în rândul utilizatorilor cu privire la diferite servicii ce există online și le-ar putea aduce utilizatorilor economii de timp și de bani.

(6)

Prezentul regulament are trei obiective, și anume, reducerea oricăror sarcini administrative suplimentare suportate de cetățenii și întreprinderile care își exercită sau doresc să-și exercite drepturile pe piața internă, inclusiv dreptul la libera circulație a cetățenilor, în deplină conformitate cu normele și procedurile naționale, eliminarea discriminării și asigurarea funcționării pieței interne în ceea ce privește furnizarea de informații, de proceduri și de servicii de asistență și soluționare a problemelor. Deoarece acoperă libera circulație a cetățenilor, care nu poate fi considerată ca având un simplu caracter accesoriu, prezentul regulament ar trebui să se bazeze pe articolul 21 alineatul (2) și articolul 114 alineatul (1) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (TFUE).

(7)

Pentru ca cetățenii și întreprinderile din Uniune să se bucure de dreptul lor la liberă circulație în cadrul pieței interne, Uniunea ar trebui să adopte măsuri specifice și nediscriminatorii care să le permită cetățenilor și întreprinderilor să aibă acces cu ușurință la informații suficient de complete și fiabile cu privire la drepturile lor în temeiul dreptului Uniunii și la informarea în legătură cu normele și procedurile naționale aplicabile pe care vor trebui să le respecte atunci când se mută, locuiesc sau studiază sau atunci când stabilesc sau desfășoară activități comerciale într-un alt stat membru decât cel de origine. Informațiile sunt considerate a fi suficient de complete dacă includ toate informațiile necesare pentru ca utilizatorii să înțeleagă drepturile și obligațiile ce le revin și identifică normele care se aplică lor în legătură cu activitățile pe care doresc să le întreprindă în calitate de utilizatori transfrontalieri. Informațiile respective ar trebui formulate într-un mod clar, concis și ușor de înțeles și ar trebui să fie funcționale și bine adaptate pentru utilizatorii vizați. Informațiile privind procedurile ar trebui să acopere toate etapele procedurale previzibile care au relevanță pentru utilizator. Este important ca cetățenii și întreprinderile care se confruntă cu cadre de reglementare complexe, cum sunt cei activi în comerțul electronic și în economia colaborativă, să poată găsi cu ușurință normele aplicabile și modul în care acestea se aplică activităților lor. Accesul ușor și practic la informații înseamnă un acces care le permite utilizatorilor să găsească cu ușurință informațiile necesare, să identifice cu ușurință elementele acestor informații care au relevanță pentru situația lor specifică și să înțeleagă cu ușurință informațiile pertinente. Informațiile care urmează a fi furnizate la nivel național ar trebui să aibă în vedere nu numai normele naționale de punere în aplicare a dreptul Uniunii, ci și orice alte norme naționale care sunt aplicabile atât utilizatorilor netransfrontalieri, cât și celor transfrontalieri.

(8)

Normele privind furnizarea informațiilor în prezentul regulament nu ar trebui să se aplice sistemelor judiciare naționale, deoarece informațiile din acest domeniu care sunt relevante pentru utilizatorii transfrontalieri sunt deja incluse în portalul e-justiție. În anumite situații care intră sub incidența prezentului regulament, instanțele ar trebui considerate a fi autorități competente, de exemplu atunci când gestionează registrele comerțului. În plus, principiul nediscriminării ar trebui să se aplice și procedurilor online care asigură accesul la procedurile judiciare.

(9)

Este evident că cetățenii și întreprinderile din alte state membre pot fi dezavantajați din cauza lipsei de familiarizare cu sistemele administrative și normele naționale, din cauza diferitelor limbi utilizate, precum și din cauza lipsei de proximitate geografică față de autoritățile competente dintr-un alt stat membru decât cel de origine. Modul cel mai eficient de a reduce obstacolele pentru piața internă este de a le permite utilizatorilor transfrontalieri și netransfrontalieri să aibă acces la informații online, într-o limbă pe care o înțeleg, pentru a le permite să finalizeze procedurile pentru respectarea normelor naționale integral online și de a le oferi asistență în cazul în care normele și procedurile nu sunt suficient de clare sau în cazul în care întâmpină dificultăți în exercitarea drepturilor lor.

(10)

O serie de acte ale Uniunii au urmărit să ofere soluții prin crearea de ghișee unice sectoriale, inclusiv ghișeele unice înființate în temeiul Directivei 2006/123/CE a Parlamentului European și a Consiliului (3), care oferă informații online, servicii online de asistență și acces la procedurile relevante pentru furnizarea de servicii; punctele de informare despre produse înființate în temeiul Regulamentului (CE) nr. 764/2008 al Parlamentului European și al Consiliului (4), și punctele de informare despre produse pentru construcții înființate în temeiul Regulamentului (UE) nr. 305/2011 al Parlamentului European și al Consiliului (5), care oferă acces la normele tehnice specifice; și centrele naționale de asistență pentru calificările profesionale, înființate în temeiul Directivei 2005/36/CE a Parlamentului European și a Consiliului (6), care sprijină profesioniștii care se deplasează la nivel transfrontalier. În plus, au fost create rețele, cum ar fi Centrele Europene ale Consumatorilor, în scopul de a promova o mai bună înțelegere a drepturilor consumatorilor din Uniune și de a contribui la soluționarea plângerilor în legătură cu cumpărăturile făcute în alte state membre în cadrul rețelei, atunci când consumatorii călătoresc sau fac cumpărături online. De asemenea, SOLVIT astfel cum este menționată în Recomandarea 2013/461/UE a Comisiei (7) are obiectivul de a oferi soluții rapide, eficace și neoficiale persoanelor fizice și întreprinderilor atunci când drepturile lor în cadrul pieței interne le sunt refuzate de către autoritățile publice. În sfârșit, au fost create mai multe portaluri de informații, cum ar fi portalul „Europa ta”, în ceea ce privește piața internă, și portalul e-justiție, în ceea ce privește domeniul justiției, pentru a informa utilizatorii cu privire la normele naționale și ale Uniunii.

(11)

Ca urmare a naturii sectoriale a actelor respective ale Uniunii, oferta actuală de informații online și de servicii de asistență și de soluționare a problemelor, împreună cu procedurile online pentru cetățeni și întreprinderi rămâne foarte fragmentată. Există discrepanțe în ceea ce privește disponibilitatea informațiilor și a procedurilor online, există o lipsă de calitate în ceea ce privește serviciile și o lipsă de sensibilizare în ceea ce privește respectivele informații și servicii de asistență și de soluționare a problemelor. De asemenea, utilizatorii transfrontalieri întâmpină probleme legate de identificarea și accesibilitatea serviciilor respective.

(12)

Prezentul regulament ar trebui să creeze un portal digital unic pentru a servi drept punct de intrare unic prin intermediul căruia cetățenii și întreprinderile să aibă acces la informații cu privire la regulile și cerințele pe care trebuie să le respecte, în conformitate cu dreptul Uniunii sau dreptul intern. Portalul ar trebui să simplifice contactul cetățenilor și întreprinderilor cu serviciile de asistență și de soluționare a problemelor, stabilite la nivelul Uniunii sau la nivel național și să îl facă mai eficace. Portalul ar trebui, de asemenea, să faciliteze accesul la proceduri online și completarea acestora. Prezentul regulament nu ar trebui să aducă atingere în niciun fel drepturilor și obligațiilor existente în dreptul Uniunii sau dreptul intern în aceste domenii de politică. În ceea ce privește procedurile enumerate în anexa II la prezentul regulament și procedurile prevăzute în Directivele 2005/36/CE și 2006/123/CE, precum și în Directivele 2014/24/UE (8) și 2014/25/UE (9) ale Parlamentului European și ale Consiliului, prezentul regulament ar trebui să sprijine utilizarea principiului „doar o singură dată” și ar trebui să respecte pe deplin dreptul fundamental la protecția datelor cu caracter personal, pentru schimbul de elemente justificative între autoritățile competente din diferite state membre.

(13)

Portalul și conținutul său ar trebui să fie ușor de utilizat și orientat către utilizator. Portalul ar trebui să aibă ca scop evitarea suprapunerilor și să ofere linkuri către serviciile existente. Portalul ar trebui să le permită cetățenilor și întreprinderilor să interacționeze cu administrațiile publice la nivel național și al Uniunii, oferindu-le posibilitatea să formuleze observații cu privire la serviciile oferite prin intermediul portalului și la funcționarea pieței interne, în funcție de experiența lor. Instrumentul de formulare a observațiilor ar trebui să îi permită utilizatorului, într-un mod care să îi asigure anonimatul, să atragă atenția asupra problemelor, deficiențelor și nevoilor pe care le întâlnește, pentru a încuraja îmbunătățirea continuă a calității serviciilor.

(14)

Succesul portalului va depinde de eforturile comune ale Comisiei și ale statelor membre. Portalul ar trebui să includă o interfață comună pentru utilizatori, integrată în portalul „Europa ta” existent, a fi gestionată de Comisie. Interfața comună pentru utilizatori ar trebui să ofere linkuri către informațiile, procedurile și către serviciile de asistență sau de soluționare a problemelor disponibile pe portalurile autorităților competente din statele membre și ale Comisiei. Pentru a facilita utilizarea portalului, interfața comună pentru utilizatori ar trebui să fie disponibilă în toate limbile oficiale ale instituțiilor Uniunii („limbile oficiale ale Uniunii”). Portalul „Europa ta”, care există deja, și principala sa pagină web de acces, adaptate la cerințele portalului, ar trebui să păstreze prezentarea multilingvă a informațiilor puse la dispoziție. Funcționarea portalului ar trebui să fie sprijinită prin instrumente tehnice elaborate de Comisie în strânsă cooperare cu statele membre.

(15)

În carta pentru ghișeele unice electronice prevăzute de Directiva 2006/123/CE, care a fost aprobată de Consiliu în 2013, statele membre și-au luat un angajament voluntar să adopte o abordare centrată pe utilizator în furnizarea de informații prin intermediul ghișeelor unice, pentru a acoperi domenii care sunt deosebit de importante pentru întreprinderi, inclusiv TVA, impozitul pe profit, cerințele de securitate socială sau dreptul muncii. Pe baza cartei și în lumina experienței acumulate prin utilizarea portalului „Europa ta”, informațiile respective ar trebui, de asemenea, să prezinte o descriere a serviciilor de asistență și de soluționare a problemelor. Cetățenii și întreprinderile ar trebui să poată recurge la aceste servicii în cazul în care au dificultăți cu înțelegerea informațiilor, cu aplicarea acestor informații la situația lor sau cu efectuarea unei proceduri.

(16)

Prezentul regulament ar trebui să enumere domeniile de informații care sunt pertinente pentru cetățenii și întreprinderile care își exercită drepturile și își respectă obligațiile în cadrul pieței interne. Pentru aceste domenii, ar trebui puse la dispoziție informații suficient de cuprinzătoare la nivel național, inclusiv la nivel regional și local, precum și la nivelul Uniunii, explicându-se normele și obligațiile aplicabile și procedurile care trebuie efectuate de către cetățeni și întreprinderi pentru a respecta aceste norme și obligații. În vederea asigurării calității serviciilor oferite, informațiile puse la dispoziție prin intermediul acestui portal ar trebui să fie clare, exacte și actualizate, ar trebui redusă la minimum utilizarea unei terminologii complexe, iar utilizarea acronimelor ar trebui limitată la cele care se referă la termeni simplificați și ușor de înțeles, care nu necesită o cunoaștere prealabilă a subiectului sau a domeniului de drept respectiv. Aceste informații ar trebui să fie prezentate în așa fel încât utilizatorii să poată înțelege cu ușurință regulile și cerințele de bază aplicabile situației lor în aceste domenii. De asemenea, utilizatorii ar trebui să fie informați cu privire la lipsa de norme naționale în anumite state membre pentru domeniile de informare enumerate în anexa I, în special în cazul în care domeniile respective fac obiectul unor norme naționale în alte state membre. Astfel de informații privind lipsa de norme naționale ar putea fi incluse în portalul „Europa ta”.

(17)

Ori de câte ori este posibil, informațiile deja colectate de către Comisie de la statele membre în conformitate cu legislația în vigoare a Uniunii sau cu acorduri voluntare – precum informațiile colectate pentru portalul EURES, înființat prin Regulamentul (UE) 2016/589 al Parlamentului European și al Consiliului (10), pentru portalul e-justiție, înființat prin Decizia 2001/470/CE a Consiliului (11), sau pentru baza de date a profesiilor reglementate, înființată prin Directiva 2005/36/CE – ar trebui să fie utilizate pentru a acoperi o parte din informațiile care trebuie să fie puse la dispoziția cetățenilor și a întreprinderilor la nivelul Uniunii și la nivel național în conformitate cu prezentul regulament. Statele membre nu ar trebui să aibă obligația de a pune la dispoziție pe site-urile web naționale informațiile care sunt deja disponibile în bazele de date corespunzătoare administrate de Comisie. În cazul în care statele membre au deja obligația de a pune la dispoziție informații online în temeiul altor acte ale Uniunii, cum ar fi Directiva 2014/67/UE a Parlamentului European și a Consiliului (12), punerea la dispoziție a unor linkuri către informațiile online existente ar trebui să fie suficientă. În cazul în care anumite domenii de politică au fost deja pe deplin armonizate prin dreptul Uniunii, de exemplu drepturile consumatorilor, informațiile puse la dispoziție la nivelul Uniunii ar trebui să fie în general suficiente pentru ca utilizatorii să poată înțelege drepturile sau obligațiile ce îi vizează. În astfel de cazuri, statele membre ar trebui numai să furnizeze informații privind procedurile lor administrative și serviciile lor de asistență de la nivel național sau orice alte norme administrative naționale care sunt pertinente pentru utilizatori. De exemplu, informațiile privind drepturile consumatorilor nu ar trebui să aducă atingere dreptului contractual, ci ar trebui doar să prezinte utilizatorilor drepturile lor în temeiul dreptului Uniunii și al dreptului intern în cadrul tranzacțiilor comerciale.

(18)

Prezentul regulament ar trebui să sporească dimensiunea pieței interne referitoare la procedurile online, și să contribuie astfel la digitalizarea pieței interne, prin respectarea principiului general al nediscriminării și, între altele, în ceea ce privește accesarea de către cetățeni sau întreprinderi a procedurilor online deja stabilite la nivel național, pe baza dreptului Uniunii sau dreptului intern, precum și a celor care urmează să fie puse la dispoziție în întregime online în conformitate cu prezentul regulament. În cazul în care un utilizator aflat într-o situație strict limitată la un singur stat membru poate accesa și efectua o procedură online în statul membru respectiv într-un domeniu reglementat de prezentul regulament, un utilizator transfrontalier ar trebui să aibă posibilitatea de a accesa și efectua aceeași procedură online, fie prin aceeași soluție tehnică, fie printr-o soluție alternativă, separată din punct de vedere tehnic, care să ducă la același rezultat, fără niciun obstacol discriminatoriu. Astfel de obstacole ar putea decurge din soluțiile elaborate la nivel național, cum ar fi câmpurile care necesită numere naționale de telefon, prefixe naționale pentru numerele de telefon sau coduri poștale naționale, plata de redevențe care poate fi realizată numai prin intermediul unor sisteme care nu prevăd plăți transfrontaliere, lipsa de explicații detaliate într-o limbă înțeleasă de către utilizatorii transfrontalieri, lipsa de posibilități de a depune elemente justificative electronice din partea autorităților situate într-un alt stat membru și lipsa de acceptare a mijloacelor de identificare electronică emise în alte state membre. Statele membre ar trebui să pună la dispoziție soluții pentru obstacolele respective.

(19)

Atunci când efectuează proceduri online transfrontaliere, utilizatorii ar trebui să aibă posibilitatea de a primi toate explicațiile pertinente într-o limbă oficială a Uniunii care este pe larg înțeleasă de un număr cât mai mare de utilizatori transfrontalieri. Aceasta nu înseamnă că statele membre au obligația să își traducă formularele administrative aferente procedurii în cauză și nici rezultatul procedurii respective în acea limbă. Statele membre sunt totuși încurajate să utilizeze soluții tehnice care să le permită utilizatorilor să efectueze procedurile, în cât mai multe cazuri, în acea limbă, cu respectarea reglementărilor statelor membre cu privire la utilizarea limbilor.

(20)

La identificarea procedurilor naționale online care sunt pertinente pentru exercitarea de către utilizatorii transfrontalieri a drepturilor de care se bucură în cadrul pieței interne se ia în considerare dacă aceștia sunt rezidenți sau stabiliți în statul membru în cauză sau dacă doresc să aibă acces la procedurile din statul membru respectiv în timp ce își au reședința sau sunt stabiliți în alt stat membru. Prezentul regulament nu ar trebui să împiedice statele membre să le ceară utilizatorii transfrontalieri care sunt rezidenți sau stabiliți pe teritoriul lor să obțină un număr de identificare național pentru a avea acces la procedurile naționale online, cu condiția ca acest lucru să nu genereze o sarcină sau costuri suplimentare nejustificate pentru utilizatorii respectivi. Pentru utilizatorii transfrontalieri care nu sunt rezidenți sau stabiliți în statul membru respectiv, procedurile naționale online care nu sunt pertinente pentru exercitarea drepturilor lor în domeniul pieței interne, cum ar fi înscrierea la servicii locale, precum colectarea deșeurilor sau permisele de parcare, nu trebuie să fie pe deplin accesibile online.

(21)

Prezentul regulament ar trebui să se bazeze pe Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului (13), care stabilește condițiile în care statele membre recunosc anumite mijloace de identificare electronică ale persoanelor fizice și juridice care intră sub incidența unui sistem notificat de identificare electronică al unui alt stat membru. Regulamentul (UE) nr. 910/2014 stabilește condițiile în care utilizatorii au posibilitatea de a-și utiliza mijloacele de identificare și autentificare electronică pentru a avea acces la servicii publice online în situații transfrontaliere. Instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii sunt încurajate să accepte mijloace de identificare și autentificare electronică pentru procedurile de care sunt responsabile.

(22)

O serie de acte sectoriale ale Uniunii, cum ar fi Directivele 2005/36/CE, 2006/123/CE, 2014/24/UE și 2014/25/UE, prevăd că procedurile sunt integral disponibile online. Prezentul regulament ar trebui să includă cerințele conform cărora o serie de proceduri de importanță majoră pentru majoritatea cetățenilor și a întreprinderilor care își exercită drepturile și își respectă obligațiile la nivel transfrontalier sunt puse la dispoziție integral online.

(23)

Pentru a le permite cetățenilor și întreprinderilor să se bucure de beneficiile pieței interne în mod direct, fără a suporta sarcini administrative suplimentare inutile, prezentul regulament ar trebui să impună digitalizarea completă a interfeței utilizatorilor pentru anumite proceduri destinate utilizatorilor transfrontalieri, care sunt enumerate în anexa II la prezentul regulament. Prezentul regulament ar trebui să stabilească și criterii pentru definirea modului în care procedura se califică drept integral online. Această obligație de a face o astfel de procedură disponibilă integral online ar trebui să se aplice doar în situațiile în care aceste proceduri există în statele membre respective. Prezentul regulament nu ar trebui să includă înregistrarea inițială a unei activități comerciale sau procedurile care conduc la constituirea de societăți comerciale sau firme cu personalitate juridică sau eventuale demersuri ulterioare din partea acestor societăți comerciale ori firme, dat fiind faptul că astfel de proceduri necesită o abordare globală care vizează facilitarea soluțiilor digitale pe toată durata ciclului de viață al unei societăți. Atunci când întreprinderile se stabilesc într-un alt stat membru, acestea sunt obligate să se înscrie la un regim de asigurări sociale și la un regim de asigurări medicale pentru a înregistra și plăti contribuțiile angajaților la acele regimuri. Întreprinderile ar putea să aibă obligația de a-și notifica activitățile comerciale, de a obține autorizații sau de a înregistra modificările intervenite în activitățile lor comerciale. Aceste proceduri sunt comune pentru întreprinderile care își desfășoară activitatea în multe sectoare ale economiei și, prin urmare, este oportun să se solicite ca aceste proceduri să fie disponibile online.

(24)

Prezentul regulament ar trebui să clarifice ce presupune oferirea unei proceduri integral online. O procedură ar trebui să fie considerată ca fiind integral online în cazul în care utilizatorul poate urma toți pașii de la acces până la finalizarea acesteia, în ceea ce privește interacțiunea dintre utilizator și autoritatea competentă („serviciul de relații cu clienții”), în format electronic, de la distanță și prin intermediul unui serviciu online. Acest serviciu online ar trebui să ghideze utilizatorul printr-o listă cu toate cerințele care trebuie să fie îndeplinite și cu toate elementele justificative care trebuie furnizate, ar trebui să permită utilizatorului să prezinte informațiile și dovada conformității cu toate aceste cerințe și ar trebui să ofere utilizatorului o recunoaștere automată a primirii, cu excepția cazului în care rezultatul procedurii este livrat imediat. Aceste lucru nu ar trebui să împiedice autoritățile competente să contacteze utilizatorii direct dacă pentru procedura respectivă sunt necesare precizări suplimentare. Rezultatul procedurii, astfel cum figurează în prezentul regulament, ar trebui și el să fie transmis utilizatorului de către autoritățile competente pe cale electronică, dacă este posibil, în conformitate cu dreptul aplicabil la nivelul Uniunii și la nivel intern.

(25)

Prezentul regulament nu ar trebui să afecteze fondul procedurilor enumerate în anexa II, instituite la nivel național, regional sau local, și nici nu prevede norme de fond sau procedurale în domeniile vizate de anexa II, inclusiv în domeniul fiscal. Scopul prezentului regulament este stabilirea cerințelor tehnice prin care să se asigure faptul că procedurile respective, în cazul în care acestea au fost prevăzute în statul membru în cauză, sunt puse la dispoziție integral online.

(26)

Prezentul regulament nu ar trebui să afecteze competențele autorităților naționale în orice procedură, inclusiv verificarea corectitudinii și a validității informațiilor sau a elementelor justificative prezentate și verificarea autenticității în cazul în care elementele justificative sunt prezentate prin alte mijloace decât prin sistemul tehnic bazat pe principiul „doar o singură dată”. Prezentul regulament nu ar trebui să afecteze nici fluxurile procedurale din cadrul autorităților competente și dintre acestea („serviciul administrativ”), indiferent dacă sunt digitalizate sau nu. În cazul în care este necesar în cadrul unor proceduri de înregistrare a modificărilor intervenite în activitatea comercială, statele membre ar trebui să poată impune în continuare cerința de a se recurge la notari sau avocați, care pot utiliza mijloace de verificare precum videoconferințele sau alte mijloace online care asigură o conexiune audiovizuală în timp real. Totuși, recurgerea la notari sau avocați nu ar trebui să împiedice efectuarea integral online a procedurilor de înregistrare a acestor modificări.

(27)

În unele cazuri, utilizatorului ar putea să i se solicite să prezinte elemente justificative care să dovedească fapte ce nu pot fi atestate prin mijloace online. Printre aceste elemente se pot afla certificatele medicale, dovada existenței reale, dovada inspecției tehnice a autovehiculelor sau confirmarea seriei de șasiu. Dacă elementele justificative respective pot fi depuse în format electronic, acest lucru nu ar trebui să constituie o excepție de la principiul că o procedură ar trebui să fie oferită integral online. În alte cazuri ar putea fi încă necesar ca utilizatorii unei proceduri să se prezinte personal în fața unei autorități competente, ca parte a unei proceduri online. Orice excepție de acest fel, în afara celor care decurg din dreptul Uniunii, ar trebui să se limiteze la situațiile care sunt justificate de un motiv imperativ de interes general în domeniile securității publice, sănătății publice sau combaterii fraudelor. În vederea asigurării transparenței, statele membre ar trebui să pună la dispoziția Comisiei și a celorlalte state membre informații cu privire la aceste excepții, cu privire la motivele pe care se întemeiază și la împrejurările în care pot fi aplicate. Statele membre nu ar trebui să fie obligate să informeze cu privire la fiecare caz individual în care a fost necesară, în mod excepțional, prezența fizică, ci ar trebui să comunice mai curând dispozițiile interne care prevăd astfel de cazuri. Bunele practici naționale și evoluțiile tehnice care permit răspândirea digitalizării în acest sens ar trebui discutate cu regularitate în cadrul unui grup de coordonare a portalului.

(28)

În situații transfrontaliere, procedura de înregistrare a unei schimbări de adresă poate cuprinde două proceduri distincte, una în statul membru de origine pentru a solicita radierea de la vechea adresă, iar cealaltă în statul membru de destinație pentru a solicita înregistrarea la noua adresă. Ambele proceduri ar trebui să fie reglementate de prezentul regulament.

(29)

Întrucât digitalizarea cerințelor, a procedurilor și a formalităților legate de recunoașterea calificărilor profesionale este deja reglementată de Directiva 2005/36/CE, prezentul regulament ar trebui să acopere doar digitalizarea procedurii de solicitare a recunoașterii academice a diplomelor, a certificatelor sau a altor elemente justificative pentru cursurile finalizate care vizează o persoană ce dorește să continue sau să înceapă studiile sau să utilizeze un titlu academic, în afara formalităților legate de recunoașterea calificărilor profesionale.

(30)

Prezentul regulament nu ar trebui să afecteze normele de coordonare a securității sociale prevăzute în Regulamentele (CE) nr. 883/2004 (14) și (CE) nr. 987/2009 (15) ale Parlamentului European și ale Consiliului, care definesc drepturile și obligațiile persoanelor asigurate și ale instituțiilor de securitate socială, precum și procedurile aplicabile în domeniul coordonării sistemelor de securitate socială.

(31)

Mai multe rețele și servicii au fost înființate la nivelul Uniunii și la nivel național pentru a ajuta cetățenii și întreprinderile în activitățile lor transfrontaliere. Este important ca aceste servicii, inclusiv serviciile existente de asistență sau de soluționare a problemelor instituite la nivelul Uniunii, cum ar fi Centrele Europene ale Consumatorilor, serviciul „Europa ta – Consiliere”, SOLVIT, serviciul de asistență în materie de drepturi de proprietate intelectuală, Europe Direct și Rețeaua întreprinderilor europene, să facă parte din portal, pentru a se asigura că toți utilizatorii potențiali le pot găsi. Serviciile enumerate în anexa III au fost stabilite prin acte obligatorii ale Uniunii, în timp ce alte servicii își desfășoară activitatea pe o bază voluntară. Serviciile înființate prin acte obligatorii ale Uniunii ar trebui să fie obligate să respecte cerințele de calitate prevăzute în prezentul regulament. Serviciile operate pe bază voluntară ar trebui să respecte cerințele de calitate dacă intenția este de a face serviciile lor să fie disponibile prin intermediul portalului. Sfera de aplicare și natura acestor servicii, modalitățile de gestionare ale acestora, termenele existente și caracterul lor voluntar, contractual sau de alt tip care le determină modul de funcționare nu ar trebui să fie modificate de prezentul regulament. De exemplu, în cazul în care asistența oferită are un caracter informal, prezentul regulament nu ar trebui să aibă ca efect transformarea acestei asistențe în consiliere juridică cu caracter obligatoriu.

(32)

În plus, statele membre și Comisia ar trebui să poată include în portal și alte servicii naționale de asistență sau de soluționare a problemelor, furnizate de către autoritățile competente ori de către entități private sau semiprivate sau de către organisme publice cum ar fi camerele de comerț sau serviciile neguvernamentale de asistență pentru cetățeni, în conformitate cu condițiile stabilite în prezentul regulament. În principiu, autoritățile competente ar trebui să fie responsabile de acordarea de asistență cetățenilor și întreprinderilor în legătură cu orice întrebări legate de normele și procedurile aplicabile care nu pot fi abordate pe deplin de serviciile online. Cu toate acestea, în domenii foarte specializate și în cazul în care serviciul prestat de către organismele private sau semiprivate îndeplinește nevoile utilizatorilor, statele membre pot propune Comisiei să includă aceste servicii în portal, cu condiția ca aceste servicii să îndeplinească toate condițiile stabilite în prezentul regulament și să nu se suprapună cu serviciile de asistență sau de soluționare a problemelor deja incluse.

(33)

Pentru a-i ajuta pe utilizatori să identifice serviciile corespunzătoare, prezentul regulament ar trebui să prevadă un sistem de identificare a serviciilor de asistență care să îi îndrume pe utilizatori în mod automat către serviciile respective.

(34)

Conformitatea cu o listă de cerințe minime de calitate este esențială pentru succesul portalului, pentru a se asigura că furnizarea de informații sau servicii este fiabilă, deoarece, în caz contrar, credibilitatea portalului în ansamblu ar fi subminată în mod grav. Obiectivul primordial al conformității este acela de a garanta că informațiile sau serviciile sunt prezentate sub o formă clară și ușor de utilizat. Este responsabilitatea statelor membre să stabilească modul în care informațiile sunt prezentate pe calea parcursă de utilizator pentru a se atinge acest obiectiv. De exemplu, chiar dacă este util ca utilizatorii să fie informați, înainte de inițierea unei proceduri, cu privire la căile de atac disponibile în general în cazul unui rezultat negativ, este mult mai ușor pentru utilizatori să primească la sfârșitul procedurii informațiile specifice cu privire la eventualele demersuri care trebuie întreprinse în astfel de cazuri.

(35)

Accesibilitatea informațiilor destinate utilizatorilor transfrontalieri poate fi îmbunătățită substanțial dacă informațiile sunt disponibile într-o limbă oficială a Uniunii pe larg înțeleasă de un număr cât mai mare de utilizatori transfrontalieri. Această limbă ar trebui să fie, în majoritatea cazurilor, limba străină cea mai studiată de utilizatori în întreaga Uniune, dar, în anumite cazuri, în special în cazul informațiilor care urmează să fie furnizate la nivel local de către localitățile mici din apropierea frontierei unui stat membru, cea mai adecvată limbă ar putea fi limba utilizatorilor transfrontalieri din statele membre învecinate. Traducerea din limba sau limbile oficiale ale statelor membre respective în această altă limbă oficială a Uniunii ar trebui să reflecte în mod fidel conținutul informațiilor furnizate în limba sau limbile originale. Traducerea se poate limita la informațiile de care utilizatorii au nevoie pentru a înțelege normele și cerințele de bază care se aplică situației lor. Deși statele membre ar trebui să fie încurajate să traducă cât mai multe informații cu putință în una dintre limbile oficiale ale Uniunii care este pe larg înțeleasă de un număr cât mai mare de utilizatori transfrontalieri, volumul de informații a fi traduse, în conformitate cu prezentul regulament, va depinde de resursele financiare disponibile, în special în cadrul bugetului Uniunii. Comisia ar trebui să ia măsurile necesare pentru a asigura livrarea eficientă a traducerilor pentru statele membre, la cererea acestora. Grupul de coordonare a portalului ar trebui să dezbată și să furnizeze orientări cu privire la limba sau limbile oficiale ale Uniunii în care aceste informații ar trebui traduse.

(36)

În temeiul Directivei (UE) 2016/2102 a Parlamentului European și a Consiliului (16), statele membre trebuie să se asigure că site-urile web ale autorităților lor publice sunt accesibile în conformitate cu principiile perceptibilității, operabilității, inteligibilității și robusteții și că se conformează cerințelor prevăzute în respectiva directivă. Comisia și statele membre ar trebui să asigure conformitatea cu Convenția Organizației Națiunilor Unite privind drepturile persoanelor cu handicap, în special articolele 9 și 21, și, pentru a promova accesul la informații pentru persoanele cu handicap intelectual, ar trebui furnizate alternative în limbaj ușor lizibil și în cea mai mare măsură cu putință și în conformitate cu principiul proporționalității. Prin ratificarea de către statele membre și încheierea (17) de către Uniune a respectivei convenții, acestea s-au angajat să ia măsurile adecvate pentru a garanta accesul persoanelor cu handicap, în mod egal cu celelalte persoane, la noile tehnologii și sisteme de informatică și comunicare, inclusiv la internet, prin facilitarea accesului la informație pentru persoanele cu handicap intelectual, oferind alternative într-un limbaj ușor inteligibil, în cea mai mare măsură posibilă, și în mod proporțional.

(37)

Directiva (UE) 2016/2102 nu se aplică site-urilor web și aplicațiilor mobile ale instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor Uniunii, dar Comisia ar trebui să se asigure că interfața comună pentru utilizatori și paginile web care se află în responsabilitatea sa și care urmează să fie incluse în portal sunt accesibile persoanelor cu handicap, în sensul că acestea sunt perceptibile, utilizabile, ușor de înțeles și solide. Perceptibilitatea se referă la faptul că informațiile și componentele interfeței comune de utilizare trebuie să poată fi prezentate utilizatorilor în moduri pe care aceștia le pot percepe; operabilitatea se referă la faptul că componentele interfeței comune de utilizare și navigarea trebuie să poată fi utilizate; inteligibilitatea se referă la faptul că informațiile și exploatarea interfeței comune de utilizare trebuie să poată fi înțelese; iar robustețea se referă la faptul că conținutul trebuie să fie suficient de robust încât să poată fi interpretat în mod fiabil de o gamă largă de agenți utilizatori, inclusiv de tehnologiile de asistare. În privința noțiunilor de perceptibil, utilizabil, ușor de înțeles și solid, Comisia este încurajată să respecte standardele armonizate relevante.

(38)

Pentru a facilita plata taxelor necesare ca parte a procedurilor online sau pentru furnizarea de asistență sau de servicii de rezolvare a problemelor, utilizatorii transfrontalieri ar trebui să poată utiliza transferuri de credit sau debitări directe, astfel cum sunt menționate în Regulamentul (UE) nr. 260/2012 al Parlamentului European și al Consiliului (18), sau alte mijloace de plată transfrontalieră general utilizate, inclusiv carduri de debit sau de credit.

(39)

Este util ca utilizatorii să fie informați cu privire la durata preconizată a unei proceduri. Utilizatorii ar trebui să fie informați în mod corespunzător cu privire la termenele aplicabile sau modalitățile de aprobare tacită sau de tăcere administrativă sau, în cazul în care acestea nu sunt aplicabile, cel puțin cu privire la durata medie, estimată sau orientativă necesară în mod obișnuit pentru procedura respectivă. Aceste estimări sau indicații ar trebui doar să îi ajute pe utilizatori să își planifice activitățile sau orice măsuri administrative ulterioare și nu ar trebui să aibă niciun efect juridic.

(40)

Prezentul regulament ar trebui, de asemenea, să permită verificarea elementelor justificative furnizate în format electronic de către utilizatori, în cazul în care respectivele elemente justificative sunt prezentate fără sigiliul sau certificatul electronic din partea autorității competente emitente, sau în cazul în care instrumentul tehnic stabilit de prezentul regulament sau orice alt sistem care permite schimbul direct de elemente justificative sau verificarea acestora între autoritățile competente ale diferitelor state membre nu este disponibil. În astfel de situații, prezentul regulament ar trebui să prevadă un mecanism eficace de cooperare administrativă între autoritățile competente din statele membre, care să se bazeze pe sistemul de informare al pieței interne (IMI), instituit prin Regulamentul (UE) nr. 1024/2012 al Parlamentului European și al Consiliului (19). În astfel de cazuri, decizia unei autorități competente de a utiliza IMI ar trebui să fie voluntară, dar după ce autoritatea respectivă a transmis o cerere de informații sau de cooperare prin intermediul IMI, autoritatea competentă căreia i-a fost adresată solicitarea ar trebui să aibă obligația de a coopera și de a furniza un răspuns. Cererea poate fi trimisă prin intermediul IMI fie către o autoritate competentă care eliberează elementele justificative, fie către autoritatea centrală care urmează să fie desemnată de statele membre în conformitate cu propriile norme administrative. Pentru a se evita duplicarea inutilă și având în vedere că Regulamentul (UE) 2016/1191 al Parlamentului European și al Consiliului (20) reglementează o parte din elementele justificative relevante pentru procedurile vizate de prezentul regulament, modalitățile de cooperare pentru IMI prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/1191 pot fi utilizate și pentru alte elemente justificative necesare în procedurile reglementate de prezentul regulament. Pentru a permite organelor, oficiilor sau agențiilor Uniunii să devină actori în cadrul IMI, este necesar ca Regulamentul (UE) nr. 1024/2012 să fie modificat.

(41)

Serviciile online oferite de autoritățile competente sunt esențiale pentru îmbunătățirea calității și siguranței serviciilor oferite cetățenilor și întreprinderilor. Administrațiile publice din anumite state membre depun eforturi din ce în ce mai mari în vederea reutilizării datelor, renunțând la cerința ca cetățenii și întreprinderile să furnizeze aceleași informații în mod repetat. Reutilizarea datelor ar trebui să fie stimulată în cazul utilizatorilor transfrontalieri, în scopul de a reduce sarcinile suplimentare.

(42)

Pentru a permite schimbul transfrontalier legal de elemente justificative și informații prin aplicarea principiului „doar o singură dată” la nivelul întregii Uniuni, aplicarea prezentului regulament și a principiului menționat ar trebui să respecte toate normele aplicabile în materie de protecție a datelor, inclusiv principiul reducerii la minimum a datelor, al acurateței, al limitării stocării, al integrității și confidențialității, al necesității, al proporționalității și al limitării scopului. De asemenea, aplicarea se face cu respectarea deplină a principiilor securității și protejării vieții private din faza de proiectare și cu respectarea drepturilor fundamentale ale persoanelor, inclusiv cele referitoare la dreptul la tratament echitabil și la transparență.

(43)

Statele membre ar trebui să se asigure că utilizatorilor procedurilor li se oferă informații clare cu privire la modul în care datele cu caracter personal care îi vizează vor fi prelucrate în conformitate cu articolele 13 și 14 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului (21) și cu articolele 15 și 16 din Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului (22).

(44)

În vederea facilitării în continuare a utilizării procedurilor online, prezentul regulament ar trebui, în conformitate cu principiul „doar o singură dată”, să reprezinte baza pentru crearea și utilizarea unui sistem tehnic pe deplin operațional, sigur și securizat pentru schimbul automatizat de elemente justificative între părțile angajate în procedură, atunci când acest lucru este cerut în mod expres de cetățeni și întreprinderi. În cazul în care schimbul de elemente justificative include date cu caracter personal, cererea ar trebui considerată a fi expresă în cazul în care conține o manifestare de voință liberă, specifică, în cunoștință de cauză și lipsită de ambiguitate a persoanei prin care aceasta, fie în baza unei declarații, fie în baza unei acțiuni fără echivoc, este de acord cu schimbul de date cu caracter personal relevante. În cazul în care utilizatorul nu este persoana vizată de date, procedura online nu ar trebui să afecteze drepturile sale în temeiul Regulamentului (UE) 2016/679. Aplicarea transfrontalieră a principiului „doar o singură dată” ar trebui să rezulte în faptul că cetățenii și întreprinderile nu sunt nevoiți să furnizeze în mod repetat aceleași date autorităților publice și că ar trebui să fie posibil ca respectivele date să poată fi folosite la cererea utilizatorului pentru efectuarea procedurilor online transfrontaliere care implică utilizatori transfrontalieri. Pentru autoritatea emitentă competentă, obligația utilizării sistemului tehnic pentru schimbul automatizat de elemente justificative între diferitele state membre ar trebui să se aplice doar în cazul în care autoritățile în cauză emit în mod legal, în propriul stat membru, elementul justificativ într-un format electronic care face posibil un asemenea schimb automatizat.

(45)

Orice schimb transfrontalier de elemente justificative ar trebui să aibă un temei juridic adecvat, precum Directiva 2005/36/CE, 2006/123/CE, 2014/24/UE sau 2014/25/UE sau, în ceea ce privește procedurile enumerate în anexa II, alte dispoziții aplicabile din dreptul Uniunii sau dreptul intern.

(46)

Ar trebui ca prezentul regulament să prevadă, ca regulă generală, că schimbul automatizat transfrontalier de elemente justificative are loc la cererea expresă a utilizatorului. Cu toate acestea, această cerință nu ar trebui să se aplice în cazul în care dreptul Uniunii sau dreptul intern relevant permite schimbul transfrontalier automatizat de date fără cererea expresă a utilizatorului.

(47)

Utilizarea sistemului tehnic stabilit în prezentul regulament ar trebui să rămână voluntară, iar utilizatorul să fie în continuare liber să prezinte elemente justificative prin alte mijloace, în afara sistemului tehnic. Utilizatorul ar trebui să dispună de posibilitatea de a examina în prealabil elementele justificative și de dreptul de a alege să nu procedeze la schimbul de elemente justificative în situațiile în care utilizatorul, după examinarea prealabilă a elementelor justificative care urmează să fie transmise, descoperă că informațiile sunt inexacte, neactualizate sau depășesc ceea ce este necesar în scopul procedurii în cauză. Datele incluse în examinarea prealabilă nu ar trebui stocate mai mult decât este necesar din punct de vedere tehnic.

(48)

Securitatea sistemului tehnic care ar trebui instituit pentru a permite schimbul de elemente justificative în temeiul prezentului regulament ar trebui, de asemenea, să ofere autorităților competente solicitante certitudinea că elementele justificative au fost emise de autoritatea emitentă adecvată. Înainte de a accepta informații oferite de către un utilizator în cadrul unei proceduri, autoritatea competentă ar trebui să fie în măsură să verifice informațiile în cazul în care acestea dau naștere la incertitudini, și să conchidă dacă acestea sunt corecte.

(49)

Există o serie de componente care oferă capabilități de bază și care pot fi utilizate pentru instituirea sistemului tehnic, precum Mecanismul pentru interconectarea Europei, instituit prin Regulamentul (UE) nr. 1316/2013 al Parlamentului European și al Consiliului (23), și componentele de livrare electronică (eDelivery) și de identificare electronică (eID) care sunt parte a respectivului mecanism. Aceste componente sunt compuse din specificații tehnice, eșantioane de software și servicii de sprijin și vizează asigurarea interoperabilității între sistemele de tehnologie a informației și comunicațiilor (TIC) existente în diferite state membre, astfel încât cetățenii, întreprinderile și administrațiile oriunde s-ar afla în Uniune să poată beneficia de servicii publice digitale fără perturbări.

(50)

Sistemele tehnice înființate de prezentul regulament ar trebui să fie puse la dispoziție în plus față de alte sisteme care oferă mecanisme de cooperare între autorități, cum ar fi IMI, și nu ar trebui să afecteze alte sisteme, inclusiv sistemul prevăzut în Regulamentul (CE) nr. 987/2009, documentul european de achiziție unic în temeiul Directivei 2014/24/UE, schimbul electronic de informații în materie de securitate socială (EESSI) în temeiul Regulamentului (CE) nr. 987/2009, cardul profesional european instituit prin Directiva 2005/36/CE, interconectarea registrelor naționale și interconectarea registrelor centrale, ale comerțului și ale societăților în temeiul Directivei (UE) 2017/1132 a Parlamentului European și a Consiliului (24) și interconectarea registrelor de insolvență în conformitate cu Regulamentul (UE) 2015/848 al Parlamentului European și al Consiliului (25).

(51)

În vederea asigurării unor condiții uniforme pentru punerea în aplicare a unui sistem tehnic care să permită schimbul automatizat de elemente justificative, ar trebui conferite competențe de executare Comisiei pentru a detalia, în special, specificațiile tehnice și operaționale ale unui sistem de prelucrare a cererii din partea utilizatorului pentru furnizarea de informații care urmează să fie schimbate, transferul unor astfel de elemente justificative, precum și pentru a detalia normele necesare pentru a asigura integritatea și confidențialitatea transferului. Aceste competențe ar trebui să fie exercitate în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 182/2011 al Parlamentului European și al Consiliului (26).

(52)

În vederea asigurării faptului că sistemul tehnic prevede un nivel înalt de securitate pentru aplicarea transfrontalieră a principiului „doar o singură dată”, la adoptarea actelor de punere în aplicare care stabilesc specificațiile pentru un astfel de sistem tehnic, Comisia ar trebui să ia în considerare în mod corespunzător standardele și specificațiile tehnice elaborate de organizațiile și organismele de standardizare europene și internaționale, în special de Comitetul European de Standardizare (CEN), Institutul European de Standardizare în Telecomunicații (ETSI), Organizația Internațională de Standardizare (ISO) și Uniunea Internațională a Telecomunicațiilor (UIT), precum și standardele de securitate prevăzute la articolul 32 din Regulamentul (UE) 2016/679 și la articolul 22 din Regulamentul (UE) 2018/1725.

(53)

Dacă este necesar pentru a asigura dezvoltarea, disponibilitatea, întreținerea, supravegherea, monitorizarea și gestionarea securității unor părți ale sistemului tehnic pentru care Comisia este responsabilă, Comisia ar trebui să solicite avizul Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

(54)

Autoritățile competente Comisia ar trebui să se asigure că informațiile, procedurile și serviciile de care sunt responsabile sunt conforme cu criteriile calitative. Coordonatorii naționali numiți în temeiul prezentului regulament și Comisia ar trebui să supravegheze, la intervale regulate, respectarea criteriilor de calitate și securitate la nivel național și la nivelul Uniunii și să soluționeze toate problemele care apar. În plus, coordonatorii naționali ar trebui să asiste Comisia în monitorizarea funcționării sistemului tehnic care permite schimbul transfrontalier de elemente justificative. Prezentul regulament ar trebui să permită Comisiei o gamă de mijloace pentru a aborda orice deteriorare a calității serviciilor oferite prin portal, în funcție de gravitatea și persistența unor asemenea deteriorări; printre aceste mijloace s-ar număra, acolo unde este necesar, implicarea grupului de coordonare a portalului. Acest lucru nu ar trebui să aducă atingere responsabilității generale a Comisiei în ceea ce privește monitorizarea respectării prezentului regulament.

(55)

Prezentul regulament ar trebui să precizeze principalele funcții ale instrumentelor tehnice care stau la baza funcționării portalului, în special în ceea ce privește interfața comună pentru utilizatori, registrul pentru linkuri și sistemul comun de identificare a serviciului de asistență. Interfața comună pentru utilizatori ar trebui să asigure că utilizatorii pot găsi cu ușurință informații, proceduri și servicii de asistență și soluționare a problemelor pe site-urile web naționale și de la nivelul Uniunii. Statele membre și Comisia ar trebui să vizeze furnizarea de linkuri către o sursă unică de informații necesare pentru portal, pentru a se evita confuzia în rândul utilizatorilor ca rezultat al unor surse diferite sau suprapuse integral sau parțial pentru aceleași informații. Acest lucru nu ar trebui să excludă posibilitatea de furnizare de linkuri la aceleași informații oferite de autoritățile locale sau regionale competente în ceea ce privește diferite zone geografice. De asemenea, acest lucru nu ar trebui să împiedice o anumită suprapunere a informațiilor, atunci când aceasta este inevitabilă sau de dorit, de exemplu în cazul în care anumite drepturi, obligații și norme în Uniune sunt repetate sau descrise în paginile web naționale pentru a se îmbunătăți ușurința de utilizare. Pentru a se reduce la minimum intervenția umană în actualizarea linkurilor care urmează să fie utilizate de interfața comună pentru utilizatori, ar trebui să se stabilească o legătură directă între sistemele tehnice relevante ale statelor membre și registrul pentru linkuri, atunci când este posibil din punct de vedere tehnic. Instrumentele comune de asistență TIC ar putea utiliza Vocabularul serviciilor publice de bază (CPSV) pentru a facilita interoperabilitatea cu cataloagele și semantica serviciilor naționale. Statele membre ar trebui să fie încurajate să utilizeze CPSV, dar sunt libere să decidă utilizarea de soluții naționale. Informațiile incluse în registrul pentru linkuri ar trebui să fie puse la dispoziția publicului într-un format de date deschis și larg utilizat, care poate fi citit automat, de exemplu prin interfețe de programare a aplicațiilor (API-uri), pentru a permite reutilizarea lor.

(56)

Opțiunea de căutare din interfața comună pentru utilizatori ar trebui să-i conducă pe utilizatori la informațiile de care au nevoie, oriunde s-ar afla acestea pe paginile web de la nivelul Uniunii sau de la nivel național. În plus, ca o metodă alternativă pentru a ghida utilizatorii către informații utile, va continua să fie folositoare crearea de linkuri între site-urile sau paginile web existente și complementare, reorganizându-le și grupându-le cât mai mult posibil, precum și crearea de linkuri între paginile web și site-urile web de la nivelul Uniunii și de la nivel național care furnizează acces la informațiile și serviciile online.

(57)

Prezentul regulament ar trebui, de asemenea, să specifice cerințe de calitate pentru interfața comună pentru utilizatori. Comisia ar trebui să se asigure că interfața comună pentru utilizatori respectă cerințele respective și ar trebui să fie în special, disponibilă și accesibilă online prin intermediul unor canale diferite, și totodată să fie ușor de folosit.

(58)

În vederea asigurării unor condiții uniforme pentru punerea în aplicare a soluțiilor tehnice care sprijină portalul, ar trebui conferite competențe de executare Comisiei pentru a stabili, după caz, standardele aplicabile și cerințele de interoperabilitate pentru a spori ușurința găsirii informațiilor privind normele și obligațiile, privind procedurile și privind serviciile de asistență și soluționare a problemelor aflate în responsabilitatea statelor membre și a Comisiei. Respectivele competențe ar trebui exercitate în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 182/2011.

(59)

Prezentul regulament ar trebui, de asemenea, să aloce în mod clar responsabilitatea în ceea ce privește dezvoltarea, disponibilitatea, întreținerea și securitatea aplicațiilor TIC care sprijină portalul între Comisie și statele membre. Ca parte a activităților de întreținere, Comisia și statele membre ar trebui să monitorizeze periodic funcționarea corespunzătoare a acestor aplicații TIC.

(60)

Pentru a valorifica pe deplin potențialul diferitelor domenii ale informațiilor, procedurilor și serviciilor de asistență și soluționare a problemelor care ar trebui să fie incluse în portal, gradul de sensibilizare a publicului țintă cu privire la existența și funcționarea lor trebuie să fie îmbunătățit în mod semnificativ. Includerea lor în portal ar trebui să faciliteze modul în care utilizatorii găsesc informațiile, procedurile și serviciile de asistență și soluționare a problemelor de care au nevoie, chiar și în cazul în care nu sunt familiarizați cu niciunul dintre acestea. În plus, va fi necesar un efort coordonat de promovare pentru a garanta că cetățenii și întreprinderile din întreaga Uniune se familiarizează cu portalul și profită de avantajele pe care le oferă. Astfel de activități promoționale ar trebui să includă optimizarea motoarelor de căutare și alte campanii online de sensibilizare, deoarece acestea sunt cele mai eficace din punct de vedere al costurilor și au potențialul de a ajunge la cel mai larg public țintă posibil. Pentru optimizarea eficienței, aceste activități promoționale ar trebui să fie coordonate în cadrul grupului de coordonare a portalului, iar statele membre ar trebui să își adapteze eforturile de promovare, astfel încât să existe o marcă comună de referință în toate domeniile relevante, cu o posibilitate de marcare în comun a portalului digital unic cu inițiativele naționale.

(61)

Toate instituțiile, organele și agențiile Uniunii ar trebui să fie încurajate să promoveze portalul prin includerea logo-ului acestuia și linkuri către acesta pe toate paginile de web pentru care sunt responsabile.

(62)

Denumirea sub care portalul va fi cunoscut și promovat în rândul publicului larg ar trebui să fie „Your Europe”. Interfața comună pentru utilizatori ar trebui să fie vizibilă și ușor de găsit, în special pe paginile web relevante ale Uniunii și pe cele naționale. Logo-ul portalului ar trebui să fie vizibil pe toate paginile web relevante ale Uniunii și pe cele naționale.

(63)

Pentru a obține informații adecvate în vederea evaluării și a îmbunătățirii performanței portalului, prezentul regulament ar trebui să oblige autoritățile competente și Comisia să colecteze și să analizeze datele referitoare la utilizarea diferitelor domenii de informații, a diverselor proceduri și servicii oferite prin intermediul portalului. Colectarea de statistici privind utilizatorii, precum date referitoare la numărul de vizite pe anumite pagini web, numărul de utilizatori din cadrul unui stat membru în comparație cu numărul de utilizatori din alte state membre, termenii de căutare utilizați, paginile web cele mai vizitate, paginile web de referință sau numărul, originea și obiectul cererilor de asistență, ar trebui să îmbunătățească funcționarea portalului, ajutând la identificarea publicului, la elaborarea de activități promoționale și la îmbunătățirea calității serviciilor oferite. Colectarea de astfel de date ar trebui să țină seama de exercițiul de referință privind guvernarea electronică efectuat anual de Comisie pentru a se evita orice suprapunere.

(64)

În vederea asigurării unor condiții uniforme pentru punerea în aplicare a prezentului regulament, ar trebui conferite e competențe de executare Comisiei. pentru a stabili norme uniforme privind metoda de colectare și schimbul de statistici privind utilizatorii. Respectivele competențe ar trebui exercitate în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 182/2011.

(65)

Calitatea portalului depinde de calitatea serviciilor naționale și ale Uniunii furnizate prin intermediul portalului. Prin urmare, calitatea informațiilor, a procedurilor și a serviciilor de asistență și soluționare a problemelor disponibile prin intermediul portalului ar trebui să fie monitorizată periodic, inclusiv prin intermediul unui instrument care solicită utilizatorilor să evalueze și să formuleze observații privind gradul de acoperire și calitatea informațiilor, a procedurilor și a serviciilor de asistență și de soluționare a problemelor pe care aceștia le-au utilizat. Aceste observații ar trebui să fie colectate într-un instrument comun la care Comisia, autoritățile competente și coordonatorii naționali ar trebui să aibă acces. În vederea asigurării unor condiții uniforme pentru punerea în aplicare a prezentului regulament în ceea ce privește funcționalitățile comune ale instrumentelor de formulare a observațiilor de către utilizatori și modalitățile pentru colectarea și partajarea observațiilor din partea utilizatorilor, ar trebui conferite competențe de executare Comisiei. Respectivele competențe ar trebui exercitate în conformitate cu Regulamentul (UE) nr. 182/2011. Comisia ar trebui să publice online sinteze în formă anonimizată privind problemele care rezultă din informații, din principalele statistici privind utilizatorii și din principalele observații formulate de utilizatori, colectate în conformitate cu prezentul regulament.

(66)

În plus, portalul ar trebui să includă și un instrument de formulare a observațiilor care să permită utilizatorilor să semnaleze, în mod voluntar și anonim, toate problemele și dificultățile pe care le-au întâmpinat în exercitarea drepturilor lor pe piața internă. Acest instrument ar trebui să fie considerat o completare la mecanismele de soluționare a plângerilor, întrucât nu poate oferi un răspuns personalizat pentru utilizatori. Contribuțiile primite ar trebui să fie combinate cu informații agregate provenite de la serviciile de asistență și soluționare a problemelor cu privire la cazurile pe care le tratează, pentru a prezenta o imagine de ansamblu a pieței interne, așa cum este percepută de către utilizatori, și pentru a identifica domenii problematice pentru posibile acțiuni viitoare în vederea îmbunătățirii funcționării pieței interne. Această imagine de ansamblu ar trebui să fie conectată la instrumentele de raportare existente, precum Tabloul de bord al pieței unice.

(67)

Dreptul statelor membre de a decide cine ar trebui să îndeplinească rolul de coordonator național ar trebui să rămână neafectat de prezentul regulament. Statele membre ar trebui să fie în măsură să adapteze funcțiile și responsabilitățile coordonatorilor lor naționali în ceea ce privește portalul la structurile lor administrative interne. Statele membre ar trebui să fie în măsură să numească mai mulți coordonatori naționali pentru îndeplinirea sarcinilor în temeiul prezentului regulament, singuri sau împreună cu alții, având responsabilitate pentru un sector administrativ sau pentru o regiune geografică sau conform unui alt criteriu. Statele membre ar trebui să informeze Comisia cu privire la identitatea coordonatorului național unic pe care l-au desemnat pentru contactele cu Comisia.

(68)

Ar trebui înființat un grup de coordonare a portalului, format din coordonatori naționali și prezidat de către Comisie, cu scopul de a facilita punerea în aplicare a prezentului regulament, în special prin schimbul de bune practici și colaborarea în vederea îmbunătățirii coerenței prezentării informațiilor, astfel cum este prevăzut în prezentul regulament. Activitatea grupului de coordonare a portalului ar trebui să ia în considerare obiectivele stabilite în programul anual de lucru, pe care Comisia ar trebui să îl transmită în vederea examinării. Programul anual de lucru ar trebui să ia forma unor orientări sau recomandări fără caracter obligatoriu pentru statele membre. Comisia, la cererea Parlamentului European, poate decide să invite Parlamentul să trimită experți care să asiste la reuniunile grupului de coordonare a portalului.

(69)

Prezentul regulament ar trebui să precizeze în mod clar care dintre părțile portalului urmează să fie finanțate din bugetul Uniunii și care sunt părțile care intră în responsabilitatea statelor membre. Comisia ar trebui să asiste statele membre în identificarea componentelor TIC reutilizabile și a finanțării disponibile prin intermediul a diverse fonduri și programe de la nivelul Uniunii care pot contribui la acoperirea costurilor pentru adaptările și evoluțiile TIC necesare la nivel național în vederea respectării prezentului regulament. Bugetul necesar pentru punerea în aplicare a prezentului regulament ar trebui să fie compatibil cu cadrul financiar multianual aplicabil.

(70)

Statele membre sunt încurajate să se coordoneze, să facă schimburi și să colaboreze mai mult unele cu altele pentru a-și extinde capacitățile strategice, operaționale și de cercetare și dezvoltare în domeniul securității cibernetice, în special prin punerea în aplicare a securității rețelelor și a informațiilor (NIS), astfel cum sunt menționate în Directiva (UE) 2016/1148 a Parlamentului European și a Consiliului (27), pentru a consolida securitatea și reziliența administrației și a serviciilor lor publice. Statele membre sunt încurajate să crească securitatea tranzacțiilor și să asigure un grad suficient de încredere în mijloacele electronice prin utilizarea cadrului eIDAS stabilit de Regulamentul (UE) nr. 910/2014 și, în special, a unor niveluri de asigurare adecvate. Statele membre pot lua măsuri în conformitate cu dreptul Uniunii pentru salvgardarea securității cibernetice și pentru prevenirea fraudelor de identitate sau a altor forme de fraudă.

(71)

Atunci când aplicarea prezentului regulament presupune prelucrarea de date cu caracter personal, acest lucru ar trebui să fie realizat în conformitate cu dreptul Uniunii privind protecția datelor cu caracter personal, în special Regulamentul (UE) 2016/679 și Regulamentul (UE) 2018/1725. Directiva (UE) 2016/680 a Parlamentului European și a Consiliului (28) ar trebui să se aplice, de asemenea, în contextul prezentului regulament. Așa cum prevede Regulamentul (UE) 2016/679, statele membre pot menține sau introduce și alte condiții, inclusiv restricții, în ceea ce privește prelucrarea datelor referitoare la starea de sănătate și pot prevedea norme mai specifice privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților în contextul ocupării unui loc de muncă.

(72)

Prezentul regulament ar trebui să promoveze și să faciliteze raționalizarea modalităților de guvernanță pentru serviciile acoperite de portal. În acest scop, Comisia ar trebui, în strânsă cooperare cu statele membre, să revizuiască modalitățile de guvernanță existente și să le adapteze, după caz, în vederea evitării suprapunerilor și a ineficienței.

(73)

Obiectivul prezentului regulament este de a garanta că utilizatorii care își desfășoară activitatea în alte state membre au acces online, la nivelul Uniunii și la nivel național, la informații cuprinzătoare, fiabile, accesibile și ușor de înțeles cu privire la drepturi, reguli și obligații, la proceduri online care sunt pe deplin funcționale la nivel transfrontalier și la servicii de asistență și soluționare a problemelor. Întrucât obiectivul respectiv nu poate fi realizat în mod satisfăcător de către statele membre, dar, având în vedere amploarea și efectele prezentului regulament, poate fi realizat mai bine la nivelul Uniunii, aceasta poate adopta măsuri, în conformitate cu principiul subsidiarității, astfel cum este prevăzut la articolul 5 din Tratatul privind Uniunea Europeană. În conformitate cu principiul proporționalității, astfel cum este enunțat la articolul respectiv, prezentul regulament nu depășește ceea ce este necesar pentru atingerea acestui obiectiv.

(74)

Pentru ca statele membre și Comisia să elaboreze și să pună în aplicare instrumentele necesare pentru punerea în aplicare a prezentului regulament, anumite dispoziții din acesta ar trebui să se aplice la doi ani de la data intrării în vigoare. Autoritățile locale ar trebui să dispună de până la patru ani de la data intrării în vigoare a prezentului regulament pentru a implementa cerința referitoare la furnizarea de informații cu privire la norme, proceduri și servicii de asistență și soluționare a problemelor ce cad în sfera lor de responsabilitate. Dispozițiile prezentului regulament privind procedurile care urmează să fie desfășurate integral online, accesul transfrontalier la procedurile online și sistemul tehnic pentru schimbul transfrontalier automatizat de elemente justificative, în conformitate cu principiul „doar o singură dată” ar trebui să fie puse în aplicare în termen de cinci ani de la intrarea în vigoare a prezentului regulament.

(75)

Prezentul regulament respectă drepturile fundamentale și se conformează principiilor recunoscute, în special, de Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene, și ar trebui să fie pus în aplicare în conformitate cu aceste drepturi și principii.

(76)

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor a fost consultată în conformitate cu articolul 28 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (29) și a emis un aviz la 1 august 2017 (30),