ANEXĂ

Document de orientare privind notificările transmise organismelor de acreditare și de autorizare de către verificatorii de mediu care își desfășoară activitatea într-un alt stat membru decât cel în care li s-a acordat acreditarea sau autorizația în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1221/2009

INTRODUCERE

Prezentul document de orientare armonizează procedurile de notificare aplicabile verificatorilor de mediu care își desfășoară activitatea într-un alt stat membru decât cel în care li s-a acordat acreditarea sau autorizația.

1.   Obligații care trebuie respectate înaintea notificării

1.1.   Organismul de acreditare sau de autorizare face publice procedurile sale privind notificarea destinate verificatorilor de mediu acreditați în alt stat membru și asigură accesul facil la aceste proceduri. Informațiile făcute publice referitoare la procedurile respective precizează și eventualele taxe (fără a include cheltuielile de călătorie) pe care organismul de acreditare sau de autorizare le percepe pentru notificare și supraveghere.

1.2.   Organismul de acreditare sau de autorizare impune verificatorilor de mediu pe care i-a acreditat sau autorizat să aplice procedura de notificare prevăzută la articolul 24 alineatul (1) înainte de a întreprinde activitățile de verificare sau de validare într-un alt stat membru decât cel în care a fost acordată acreditarea sau autorizația. În cadrul activității de supraveghere a verificatorilor pe care i-a acreditat sau i-a autorizat, organismul de acreditare sau de autorizare verifică, de asemenea, că cerințele în materie de notificare prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 au fost îndeplinite atunci când verificatorul de mediu și-a desfășurat activitatea într-un alt stat membru.

1.3.   Organismul de acreditare sau de autorizare recomandă verificatorilor de mediu pe care i-a acreditat sau i-a autorizat să își informeze organizațiile client că au obligația de a permite supravegherea în conformitate cu articolul 23 alineatul (6) din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 și că refuzul de a permite această supraveghere poate conduce la neînregistrarea organizațiilor respective.

2.   Conținutul notificării

2.1.   Cerințele în materie de notificare prevăzute la articolul 24 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 sunt considerate îndeplinite atunci când au fost transmise toate informațiile următoare:

(a)

informații privind acreditarea sau autorizația, incluzând dovada că acreditarea sau autorizația sunt în continuare valabile și nu au făcut obiectul unei suspendări sau a unei retrageri, precum și că acestea sunt adecvate pentru activitățile concrete desfășurate de organizația care face obiectul verificării sau al validării;

(b)	componența și competențele echipei, în special privind cunoașterea cerințelor legale referitoare la mediu și a limbii oficiale a statului membru în care ar trebui să se desfășoare verificarea sau validarea;

(c)	documente referitoare la personal, dacă este necesar, cum ar fi evidențe privind calificările, formarea și experiența relevante pentru sectorul economic care face obiectul verificării;

(d)	momentul și locul verificării și validării, inclusiv ale vizitei verificatorilor de mediu la sediul organizației și ale tuturor etapelor anterioare și ulterioare vizitei, în conformitate cu dispozițiile articolului 25 din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009;

(e)	adresa și informațiile de contact ale organizației care face obiectul verificării sau al validării, inclusiv toate amplasamentele și activitățile care intră sub incidența verificării sau a validării și numărul de angajați.

Solicitările suplimentare prevăzute la litera (c) trebuie să fie justificate având în vedere situația concretă și nu pot aduce atingere dreptului verificatorului de mediu de a furniza servicii în alt stat decât cel în care a fost acordată acreditarea sau autorizația.

2.2.   Dacă notificarea îndeplinește cerințele în materie de notificare prevăzute la articolul 24 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009, organismul de acreditare sau de autorizare informează verificatorul de mediu în această privință înainte de începerea activităților de verificare sau de validare descrise la articolul 25 din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009. Dacă este posibil, informațiile respective sunt transmise cu două săptămâni înainte de începerea activităților de verificare sau de validare. În același timp, organismul de acreditare sau de autorizare informează verificatorul de mediu în privința domeniului și a conținutului supravegherii pe care intenționează să o efectueze, precum și în privința costurilor aferente.

2.3.   Dacă un organism de acreditare sau de autorizare ia cunoștință de faptul că activități de verificare sau de validare urmează să aibă loc sau au avut deja loc în lipsa unei notificări, acesta reamintește verificatorului de mediu cerințele în materie de notificare aplicabile în țara respectivă prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 (a se vedea punctul 2.1).

Dacă informațiile menționate la articolul 24 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 nu sunt furnizate la timp sau dacă notificarea nu îndeplinește cerințele în materie de notificare prevăzute la articolul respectiv, se aplică punctul 3.1 din prezentul document de orientare.

2.4.   Întrucât rezultatul notificării ar putea influența procesele de verificare și de validare, organismul de acreditare sau de autorizare trebuie să recomande verificatorului să comunice clientului său rezultatul notificării.

3.   Consecințele nerespectării procedurii de notificare

3.1.   În cazul în care notificarea nu îndeplinește cerințele în materie de notificare prevăzute la articolul 24 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009, organismul de acreditare și autorizare aplică procedura prevăzută la punctele 3.1.13.1.4.

3.1.1.   Dacă nu sunt furnizate sau nu sunt furnizate la timp informațiile privind acreditarea sau autorizația ori privind competențele, momentul și locul verificării și al validării, adresa și informațiile de contact ale organizației, cunoașterea cerințelor legale în materie de mediu și a limbii oficiale a statului membru în care ar trebui să aibă loc verificarea sau validarea ori, după caz, componența echipei, atunci verificatorul de mediu este informat cât mai curând posibil în privința informațiilor lipsă și a nerespectării termenului de notificare.

3.1.2.   Dacă organismul de acreditare sau de autorizare consideră că informațiile lipsă nu împiedică supravegherea în condiții satisfăcătoare a verificatorului de mediu, organismul de acreditare sau de autorizare consideră că notificarea este suficientă pentru efectuarea activităților de supraveghere și solicită verificatorului de mediu să furnizeze informațiile lipsă într-o etapă ulterioară. Verificatorul de mediu este informat în timp util în privința acestei decizii, înaintea verificării sau a validării.

3.1.3.   Dacă organismul de acreditare sau de autorizare consideră că nu au fost primite informații esențiale pentru efectuarea unei supravegheri în condiții satisfăcătoare a activității de verificare sau de validare (de exemplu, momentul și locul verificării sau al validării, adresa și informațiile de contact ale organizației, informațiile privind acreditarea sau autorizația verificatorului de mediu, componența ori competențele echipei, în special cunoașterea cerințelor legale și cunoașterea limbii oficiale a statului membru în care ar trebui să aibă loc verificarea sau validarea), atunci organismul de acreditare sau de autorizare informează verificatorul de mediu că notificarea este considerată nesatisfăcătoare, că, în consecință, supravegherea în condiții satisfăcătoare nu este posibilă și că dacă verificarea sau validarea are loc înainte de completarea informațiilor lipsă va recomanda organismului competent să nu înregistreze organizația respectivă.

3.1.4.   Dacă organismul de acreditare sau de autorizare decide să recomande organismului competent să nu înregistreze organizația, acest lucru este comunicat verificatorului de mediu, organismului de acreditare sau de autorizare care a acordat acreditarea sau autorizația, organizației – în măsura posibilului – și organismului competent.