27.4.2012   

RO

Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

L 115/12

REGULAMENTUL DELEGAT (UE) NR. 363/2012 AL COMISIEI

din 23 februarie 2012

privind normele de procedură pentru recunoașterea și retragerea recunoașterii organizațiilor de monitorizare, prevăzute de Regulamentul (UE) nr. 995/2010 al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a obligațiilor care revin operatorilor care introduc pe piață lemn și produse din lemn

(Text cu relevanță pentru SEE)

COMISIA EUROPEANĂ,

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

având în vedere Regulamentul (UE) nr. 995/2010 al Parlamentului European și al Consiliului din 20 octombrie 2010 de stabilire a obligațiilor operatorilor care introduc pe piață lemn și produse din lemn (1), în special articolul 8 alineatul (7),

întrucât:

(1)

Scopul Regulamentului (UE) nr. 995/2010 este, în special, de a reduce la minimum riscul introducerii pe piața internă a lemnului și a produselor derivate din lemnul provenit din exploatarea forestieră ilegală. Organizațiile de monitorizare trebuie să sprijine operatorii în îndeplinirea cerințelor respectivului regulament. În acest scop, organizațiile de monitorizare trebuie să elaboreze un sistem de diligență cuvenită, să acorde operatorilor dreptul de a-l utiliza și să verifice utilizarea corectă a acestuia.

(2)

Procedura prin care Comisia recunoaște organizațiile de monitorizare trebuie să fie echitabilă, transparentă și independentă. Prin urmare, solicitanții trebuie evaluați după consultarea autorităților competente ale statelor membre și după colectarea a suficient de multe informații cu privire la aceștia. Dacă este necesar, colectarea de informații trebuie să includă vizite la sediul solicitantului.

(3)

Este necesar să se precizeze competențele și capacitatea de care trebuie să dispună organizațiile de monitorizare pentru a determina conformitatea lemnului cu legislația aplicabilă în țara de recoltare și pentru a propune măsuri care să evalueze riscul introducerii pe piață a lemnului ilegal și a produselor derivate din lemn ilegal. Atunci când riscul identificat nu este neglijabil, organizațiile de monitorizare trebuie să aibă și capacitatea de a propune măsuri corespunzătoare pentru a reduce la minimum acest risc.

(4)

Trebuie să se asigure exercitarea în mod transparent și independent de către organizațiile de monitorizare a funcțiilor lor, cu evitarea oricărui conflict de interese care decurge din aceste funcții și furnizarea serviciilor către operatori în mod nediscriminatoriu.

(5)

Comisia trebuie să decidă cu privire la retragerea recunoașterii în conformitate cu o procedură echitabilă, transparentă și independentă. Înainte de a lua o decizie, Comisia trebuie să consulte autoritățile competente ale statelor membre în cauză și să colecteze informațiile necesare, inclusiv prin vizite la fața locului, atunci când este necesar. Organizației de monitorizare în cauză trebuie să i se acorde posibilitatea de a-și prezenta observațiile înainte de luarea unei decizii.

(6)

În conformitate cu principiul proporționalității, Comisia trebuie să fie în măsură să retragă recunoașterea fie cu titlu temporar și/sau condiționat, fie cu titlu permanent, după cum consideră necesar având în vedere nivelul deficiențelor constatate, în cazul în care o organizație de monitorizare nu mai îndeplinește funcțiile sau cerințele stabilite la articolul 8 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010.

(7)

Este necesar să se asigure faptul că nivelul de protecție a persoanelor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul domeniului de aplicare a prezentului regulament, în special a datelor cu caracter personal din cererile de recunoaștere ca organizație de monitorizare, respectă cerințele prevăzute în Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (2) și în Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (3),

ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:

Articolul 1

Definiții

În sensul prezentului regulament, în plus față de definițiile stabilite la articolul 2 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, se aplică următoarele definiții:

1.

„autorități competente interesate” înseamnă autoritățile competente din statele membre în care o organizație de monitorizare sau un solicitant care dorește recunoașterea ca organizație de monitorizare este stabilit legal, sau în care acesta prestează servicii sau intenționează să presteze servicii în sensul Directivei 2006/123/CE a Parlamentului European și a Consiliului (4);

2.

„titluri oficiale de calificare” înseamnă diplome, certificate și alte titluri oficiale de calificare eliberate de o autoritate a unui stat, desemnată în conformitate cu actele cu putere de lege sau cu actele administrative ale statului respectiv, și care certifică absolvirea cu succes a unei formări profesionale;

3.

„experiență profesională” înseamnă practicarea efectivă și legală a profesiei respective.

Articolul 2

Cerere de recunoaștere

(1)   Orice entitate, publică sau privată, respectiv companie, corporație, firmă, întreprindere, instituție sau autoritate, stabilită legal în Uniune, poate prezenta Comisiei o cerere pentru a fi recunoscută ca organizație de monitorizare.

Entitatea depune cererea în oricare dintre limbile oficiale ale Uniunii Europene, împreună cu documentele enumerate în anexă.

(2)   Pentru a fi recunoscut ca organizație de monitorizare, solicitantul trebuie să demonstreze că îndeplinește toate cerințele prevăzute la articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 și la articolele 5-8 din prezentul regulament.

(3)   Comisia confirmă primirea unei cereri și furnizează solicitantului un număr de referință în termen de 10 zile lucrătoare de la data primirii cererii.

De asemenea, Comisia indică solicitantului un termen limită orientativ în care va decide cu privire la cerere. Comisia informează solicitantul ori de câte ori revizuiește termenul limită orientativ în funcție de necesitatea de a obține informații suplimentare sau documente pentru evaluarea cererii.

(4)   În cazul în care au trecut trei luni de la primirea de către Comisie a unei cereri sau de la ultima comunicare scrisă adresată solicitantului de Comisie, dacă această dată este ulterioară, iar Comisia nu a adoptat o decizie de recunoaștere sau a respins cererea, aceasta informează solicitantul în scris cu privire la stadiul evaluării cererii.

Primul paragraf poate fi aplicat de mai multe ori modului de a trata o cerere.

(5)   Comisia transmite autorităților competente interesate o copie a cererii și a documentelor justificative, iar acestea pot prezenta observații în termen de o lună de la data transmiterii respectivei copii.

Articolul 3

Documente suplimentare și accesul la sedii

(1)   La cererea Comisiei, solicitantul sau autoritățile competente interesate trebuie să prezinte orice alte informații suplimentare sau documente solicitate de către Comisie într-un anumit termen.

(2)   Solicitantul trebuie să acorde acces Comisiei la sediul său, pentru a verifica dacă sunt îndeplinite toate cerințele stabilite la articolul 8 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 și la articolele 5-8. Comisia informează în avans solicitantul cu privire la o astfel de vizită. Autoritățile competente interesate pot participa la această vizită.

Solicitantul trebuie să ofere toată asistența necesară pentru a facilita astfel de vizite.

Articolul 4

Decizia de recunoaștere

În cazul în care Comisia adoptă o decizie de recunoaștere în conformitate cu articolul 8 alineatul (3) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, aceasta informează solicitantul în cauză în termen de 10 zile lucrătoare de la data adoptării acelei decizii.

De asemenea, Comisia furnizează fără întârziere solicitantului un certificat de recunoaștere și comunică decizia sa autorităților competente din toate statele membre, în conformitate cu articolul 8 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, în termenul menționat la primul paragraf.

Articolul 5

Personalitatea juridică și stabilirea legală în Uniune

(1)   În cazul în care solicitantul este stabilit în mod legal în mai multe state membre, acesta trebuie să furnizeze informații cu privire la sediul social, administrația centrală sau locul principal de desfășurare a activității din Uniune, precum și cu privire la toate agențiile, sucursalele sau filialele înființate pe teritoriul oricărui alt stat membru. Solicitantul trebuie, de asemenea, să declare în care state membre intenționează să furnizeze servicii.

(2)   Un solicitant care este sau face parte dintr-o autoritate a unui stat membru nu trebuie să facă dovada faptului că are personalitate juridică și că este stabilit legal în Uniune.

Articolul 6

Competențele adecvate

(1)   În scopul asigurării exercitării corespunzătoare a funcțiilor unei organizații de monitorizare în conformitate cu articolul 8 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, personalul competent din punct de vedere tehnic al solicitantului trebuie să îndeplinească următoarele criterii minime, atestate prin titluri oficiale de calificare și prin experiența profesională:

(a)

formare profesională oficială într-o disciplină relevantă pentru activitățile unei organizații de monitorizare;

(b)

pentru pozițiile tehnice de conducere, cel puțin cinci ani de experiență profesională într-o funcție similară funcțiilor unei organizații de monitorizare.

În sensul literei (a) din primul paragraf, sunt considerate relevante disciplinele legate de silvicultură, mediu, drept, managementul afacerilor, gestionarea riscului, comerț, audit, control financiar sau gestionarea lanțului de aprovizionare.

(2)   Solicitantul trebuie să păstreze documente care să ateste sarcinile și responsabilitățile personalului său. Solicitantul trebuie să dispună de proceduri pentru monitorizarea performanței și a competenței tehnice ale personalului său.

Articolul 7

Capacitatea de a exercita funcții ca organizație de monitorizare

(1)   Solicitantul trebuie să demonstreze că a instituit:

(a)

o structură organizatorică care să asigure exercitarea adecvată a funcțiilor unei organizații de monitorizare;

(b)

un sistem de diligență cuvenită pus la dispoziția și pentru uzul operatorilor;

(c)

politici și proceduri care permit evaluarea și îmbunătățirea sistemului de diligență cuvenită;

(d)

proceduri și procese de verificare a utilizării corespunzătoare a sistemului său de diligență cuvenită de către operatori;

(e)

proceduri privind acțiunile corective care urmează a fi întreprinse în cazul unei utilizări necorespunzătoare de către operator a sistemului său de diligență cuvenită.

(2)   În plus față de cerințele de la alineatul (1), solicitantul trebuie să demonstreze că dispune de capacitatea financiară și tehnică pentru a exercita funcțiile de organizație de monitorizare.

Articolul 8

Absența conflictului de interese

(1)   Solicitantul trebuie să fie organizat în așa fel încât să garanteze obiectivitatea și imparțialitatea activităților sale.

(2)   Solicitantul trebuie să identifice, să analizeze și să țină evidențe care să documenteze riscurile de conflict de interese care rezultă din exercitarea funcțiilor de organizație de monitorizare, inclusiv orice conflicte care decurg din relațiile sale cu organismele asociate sau cu subcontractanți.

(3)   În cazul în care s-a identificat riscul unui conflict de interese, solicitantul trebuie să dispună de reguli și proceduri scrise pentru a evita conflictele de interese la nivel organizațional și individual. Politicile și procedurile scrise trebuie menținute și puse în aplicare. Aceste politici și proceduri pot include audituri efectuate de către terți.

Articolul 9

Informații privind modificările ulterioare

(1)   Organizația de monitorizare informează Comisia fără întârziere cu privire la oricare din următoarele situații care apar după recunoașterea sa:

(a)

o modificare care poate afecta abilitatea respectivei organizații de monitorizare de a respecta cerințele de la articolele 5-8, care a avut loc după recunoașterea sa;

(b)

organizația de monitorizare înființează agenții, sucursale sau filiale în Uniune, altele decât cele declarate în cererea sa;

(c)

organizația de monitorizare decide să presteze servicii în alte state membre, altele decât cele declarate în cererea sa, sau într-un stat membru în care a declarat că a încetat să mai presteze servicii în conformitate cu litera (d);

(d)

organizația de monitorizare încetează să mai presteze servicii în orice stat membru.

(2)   Comisia comunică autorităților competente interesate toate informațiile obținute în temeiul alineatului (1).

Articolul 10

Revizuirea deciziei de recunoaștere

(1)   Comisia poate să revizuiască în orice moment decizia prin care recunoaște o organizație de monitorizare.

Comisia efectuează o astfel de revizuire în oricare din următoarele situații:

(a)

o autoritate competentă interesată informează Comisia că a constatat faptul că o organizație de monitorizare nu mai îndeplinește funcțiile prevăzute la articolul 8 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 sau nu mai îndeplinește cerințele prevăzute la articolul 8 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010, astfel cum se prevede la articolele 5-8 din prezentul regulament;

(b)

Comisia se află în posesia unor informații pertinente, inclusiv a unor rapoarte bine fundamentate din partea unor terți, că o organizație de monitorizare nu mai îndeplinește cerințele prevăzute la articolul 8 alineatele (1) și (2) din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 și la articolele 5-8 din prezentul regulament;

(c)

o organizație de monitorizare a informat Comisia cu privire la modificările menționate la articolul 9 alineatul (1) litera (a) din prezentul regulament.

(2)   În cazul în care se inițiază o revizuire, Comisia este asistată de o echipă de evaluatori care desfășoară procesul de revizuire și efectuează verificări.

(3)   Solicitantul trebuie să acorde acces Comisiei la sediul său pentru a verifica dacă sunt îndeplinite toate cerințele stabilite la articolul 8 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010 și la articolele 5-8. Autoritățile competente în cauză pot participa la această vizită.

Solicitantul trebuie să ofere toată asistența necesară pentru a facilita astfel de vizite.

(4)   Echipa de evaluatori redactează un raport în care își prezintă concluziile. La raportul de revizuire se anexează documente justificative.

Raportul de revizuire trebuie să includă o recomandare privind retragerea recunoașterii unei organizații de monitorizare.

Echipa de evaluatori va transmite raportul de revizuire autorităților competente interesate. Autoritățile respective pot face comentarii în termen de trei săptămâni de la data transmiterii raportului.

Echipa de evaluatori trimite organizației de monitorizare în cauză o sinteză a constatărilor și concluziilor raportului. Organizația poate face comentarii adresate echipei de evaluatori în termen de trei săptămâni de la data transmiterii sintezei.

(5)   În raportul de revizuire pe care îl întocmește, echipa de evaluatori trebuie să recomande retragerea recunoașterii cu titlu temporar și/sau condiționat, sau cu titlu permanent, după cum consideră necesar în funcție de nivelul deficiențelor constatate, în cazul în care se stabilește că o organizație de monitorizare nu mai îndeplinește funcțiile sau cerințele stabilite la articolul 8 din Regulamentul (UE) nr. 995/2010.

Echipa de evaluatori poate, în schimb, să recomande Comisiei să emită un aviz privind măsurile corective sau un avertisment oficial, sau să îi recomande Comisiei să nu ia nicio măsură suplimentară.

Articolul 11

Decizia de retragere a recunoașterii

(1)   Comisia decide cu privire la retragerea recunoașterii unei organizații de monitorizare cu titlu temporar și/sau condiționat, sau cu titlu permanent, luând în considerare raportul de revizuire menționat la articolul 10.

(2)   Comisia poate emite o notificare privind măsurile corective sau un avertisment oficial, dacă nivelul deficiențelor constatate nu duce la o concluzie clară, în conformitate cu articolul 8 alineatul (6) din Regulamentul (CE) nr. 995/2010, cu privire la faptul că organizația de monitorizare nu mai îndeplinește funcțiile sau cerințele prevăzute la articolul 8 alineatul (2) din respectivul regulament.

(3)   O decizie de a retrage recunoașterea unei organizații de monitorizare, precum și o comunicare sau o avertizare în conformitate cu alineatul (2), este notificată organizației de monitorizare în cauză și comunicată autorităților competente din toate statele membre în conformitate cu articolul 8 alineatul (6) din Regulamentul (CE) nr. 995/2010, în termen de 10 zile lucrătoare de la data adoptării ei.

Articolul 12

Protecția datelor

Prezentul regulament nu aduce atingere normelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal prevăzute de Directiva 95/46/CE și de Regulamentul (CE) nr. 45/2001.

Articolul 13

Dispoziții finale

Prezentul regulament intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.

Adoptat la Bruxelles, 23 februarie 2012.

Pentru Comisie

Președintele

José Manuel BARROSO

(1)  JO L 295, 12.11.2010, p. 23.

(2)  JO L 281, 23.11.1995, p. 31.

(3)  JO L 8, 12.1.2001, p. 1.

(4)  JO L 376, 27.12.2006, p. 36.

ANEXĂ

Lista documentelor justificative

 

Personalitatea juridică; sediul legal; prestări de servicii:

—

copii legalizate ale documentelor justificative, astfel cum se prevede în legislația națională relevantă;

—

lista statelor membre în care solicitantul intenționează să presteze servicii.

 

Competențele adecvate:

—

descrierea organizării și a structurii entității;

—

lista personalului competent din punct de vedere tehnic și copii ale CV-urilor;

—

descrierea sarcinilor și a responsabilităților, precum și repartizarea acestora;

—

o descriere detaliată a procedurilor de monitorizare a performanței și competențelor personalului competent din punct de vedere tehnic.

 

Capacitatea de a exercita funcții ca organizație de monitorizare:

O descriere detaliată a următoarelor:

—

sistemul de diligență cuvenită;

—

politicile și procedurile pentru evaluarea și îmbunătățirea sistemului de diligență cuvenită;

—

politicile și procedurile pentru soluționarea reclamațiilor de la operatori sau de la părți terțe;

—

procedurile și procesele de verificare a utilizării corespunzătoare a sistemului de diligență cuvenită de către operatori;

—

proceduri privind acțiunile corective care urmează a fi întreprinse în cazul unei utilizări necorespunzătoare de către operator a sistemului de diligență cuvenită;

—

un sistem de evidență a documentelor.

 

Capacitatea financiară:

—

copii ale declarațiilor financiare pentru ultimul exercițiu financiar; sau

—

o declarație privind cifra de afaceri; sau

—

alte documente justificative în cazul în care solicitantul nu poate, din motive întemeiate, să furnizeze documentele indicate mai sus;

—

dovada asigurării de răspundere civilă.

 

Absența conflictului de interese:

—

declarație de absență a conflictului de interese;

—

descrierea politicilor și a procedurilor scrise pentru evitarea conflictelor de interese la nivel organizațional și individual, care pot include audituri efectuate de către terți.

 

Subcontractarea:

—

descrierea sarcinilor subcontractate;

—

dovezi că toți subcontractanții sau filialele, atunci când acestea sunt înființate, îndeplinesc cerințele relevante menționate anterior.