COMISIA ADMINISTRATIVĂ PENTRU COORDONAREA SISTEMELOR DE SECURITATE SOCIALĂ

DECIZIA NR. H4

din 22 decembrie 2009

privind componența și metodele de lucru ale Comisiei de audit din cadrul Comisiei administrative pentru coordonarea sistemelor de securitate socială

(Text cu relevanță pentru SEE și pentru Acordul CE/Elveția)

2010/C 107/03

COMISIA ADMINISTRATIVĂ PENTRU COORDONAREA SISTEMELOR DE SECURITATE SOCIALĂ,

având în vedere articolul 72 al Regulamentului (CE) nr. 883/2004 al Parlamentului European și al Consiliului din 29 aprilie 2004 privind coordonarea sistemelor de securitate socială (1), în temeiul căruia Comisia administrativă definește elementele care trebuie luate în considerare pentru elaborarea situației financiare privind costurile care trebuie suportate de către instituțiile statelor membre în temeiul acestui regulament și adoptă situația financiară anuală a creanțelor dintre aceste instituții, în baza raportului Comisiei de audit menționat la articolul 74,

având în vedere articolul 74 al Regulamentului (CE) nr. 883/2004, în temeiul căruia Comisia administrativă determină componența și metodele de lucru ale Comisiei de audit care va întocmi rapoarte și va emite avize motivate în vederea adoptării deciziilor de către Comisia administrativă în temeiul articolului 72 litera (g),

DECIDE:

Articolul 1

(1)   Comisia de audit prevăzută la articolul 74 al Regulamentului (CE) nr. 883/2004 privind coordonarea sistemelor de securitate socială se constituie pe lângă Comisia administrativă pentru coordonarea sistemelor de securitate socială.

(2)   Comisia de audit funcționează, în exercitarea funcțiilor sale prevăzute la articolul 74 literele (a)-(f) al Regulamentului (CE) nr. 883/2004, sub autoritatea Comisiei administrative, de la care primește instrucțiuni. În acest cadru, Comisia de audit va înainta spre aprobare Comisiei administrative un program de lucru pe termen lung.

Articolul 2

(1)   Comisia de audit se pronunță, în principiu, pe baza documentelor justificative. Aceasta poate solicita autorităților competente orice informații sau anchete pe care le consideră necesare pentru investigarea aspectelor înaintate spre analiză. Dacă se dovedește necesar, sub rezerva aprobării prealabile de către președintele Comisiei administrative, Comisia de audit poate delega la fața locului un membru al Secretariatului sau anumiți membri ai Comisiei de audit în vederea efectuării oricărei anchete necesare pentru buna desfășurare a activității sale. Președintele Comisiei administrative notifică reprezentantul statului membru interesat cu privire la desfășurarea acestei anchete.

(2)   Comisia de audit facilitează încheierea finală a situațiilor financiare în cazurile în care nu se ajunge la un acord în cadrul perioadei prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 987/2009 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 septembrie 2009 de stabilire a procedurii de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 883/2004 privind coordonarea sistemelor de securitate socială (2). Cererea motivată privind emiterea unui aviz de către Comisia de audit cu privire la o contestație în temeiul articolului 67 alineatul (7) al Regulamentului (CE) nr. 987/2009 este adresată Comisiei de audit de către una din părți cu cel puțin 25 de zile lucrătoare înainte de începerea unei reuniuni.

(3)   Comisia de audit poate înființa un Grup de conciliere care să-i sprijine activitatea în procesul de analiză a cererii motivate de emitere a avizului de către Comisia de audit înaintată de către una din părți, în conformitate cu punctul 2 al prezentului articol.

Informațiile referitoare la componență, termen, sarcini, metode de lucru, precum și cele privind sistemul președinției Grupului de conciliere se includ într-un mandat stabilit de Comisia de audit.

Articolul 3

(1)   Comisia de audit este compusă din doi reprezentanți din fiecare stat membru al Uniunii Europene, numiți de autoritățile competente ale acelor state.

Orice membru al Comisiei de audit care nu poate participa la activități poate fi înlocuit de un adjunct numit în acest scop de către autoritățile competente.

(2)   Reprezentantul Comisiei Europene sau supleantul acestuia din Comisia administrativă, are competențe consultative în cadrul Comisiei de audit.

(3)   Comisia de audit va fi sprijinită de un expert independent sau de o echipă de experți cu formare profesională și experiență în materie de funcționare a Comisiei de audit, în special în ceea ce privește sarcinile sale prevăzute la articolele 64, 65 și 69 ale Regulamentului (CE) nr. 987/2009.

Articolul 4

(1)   Președinția Comisiei de audit este exercitată de un membru care aparține statului membru al cărui reprezentant în Comisia administrativă deține președinția acestei comisii.

(2)   În colaborare cu Secretariatul, președintele Comisie de audit poate lua toate măsurile necesare pentru rezolvarea fără întârziere a tuturor problemelor care intră în sfera competențelor Comisiei de audit.

(3)   Ca regulă generală, președintele Comisiei de audit prezidează reuniunile grupurilor de lucru create pentru a analiza problemele care țin de competența Comisiei de audit; cu toate acestea, dacă acesta/aceasta nu poate participa sau dacă sunt analizate anumite probleme specifice, președintele poate fi reprezentat de o altă persoană desemnată de acesta/aceasta.

Articolul 5

(1)   Hotărârile se iau prin majoritate simplă, fiecare stat membru dispunând de un singur vot.

În avizele Comisiei de audit trebuie să se precizeze dacă au fost emise cu unanimitatea sau majoritatea voturilor. Dacă este cazul, aceste avize trebuie să precizeze concluziile sau rezervele exprimate de minoritate.

Atunci când avizul nu este emis cu unanimitatea voturilor, Comisia de audit îl înaintează Comisiei administrative împreună cu un raport care cuprinde, în special, o declarație privind opiniile contrare și motivele acestora.

De asemenea, aceasta va numi un raportor responsabil de furnizarea către Comisia administrativă a tuturor informațiilor pe care aceasta din urmă le consideră utile pentru soluționarea litigiului în cauză.

Raportorul nu va fi ales dintre reprezentanții țărilor implicate în litigiu.

(2)   Comisia de audit poate hotărî să adopte decizii și avize motivate prin procedură scrisă, dacă o astfel de procedură a fost convenită în cadrul unei reuniuni anterioare a Comisiei de audit.

În acest scop, președintele comunică textul care trebuie adoptat membrilor Comisiei de audit. Membrilor li se acordă un termen stabilit, de cel puțin zece zile lucrătoare, pe parcursul căruia aceștia au posibilitatea de a declara dacă resping textul propus sau dacă se abțin de la vot. Lipsa unui răspuns în termenul stabilit se consideră ca fiind un vot afirmativ.

De asemenea, președintele poate decide lansarea unei proceduri scrise în cazul în care nu s-a ajuns la un acord prealabil în cadrul unei reuniuni a Comisiei de audit. În acest caz, numai acceptarea exprimată în scris a textului propus se consideră vot afirmativ, fiind acordat un termen stabilit de cel puțin 15 zile lucrătoare.

La expirarea termenului stabilit, președintele informează membrii în legătură cu rezultatul votului. O decizie care întrunește numărul necesar de voturi pozitive este considerată ca fiind adoptată în ultima zi a perioadei în care membrilor li s-a cerut să răspundă.

(3)   Dacă un membru al Comisiei de audit propune, în cursul procedurii scrise, modificarea textului, președintele poate:

în funcție de procedura pe care președintele o consideră adecvată pentru subiectul în cauză.

(4)   Dacă înainte de expirarea termenului stabilit pentru formularea răspunsurilor, un membru al Comisiei de audit solicită ca textul propus să fie examinat în cadrul unei reuniuni a Comisiei de audit, procedura scrisă se anulează.

În acest caz, subiectul se examinează în cadrul următoarei reuniuni a Comisiei de audit.

Articolul 6

Comisia de audit poate înființa grupuri ad-hoc formate dintr-un număr limitat de persoane, care să pregătească și să prezinte Comisiei de audit propuneri de adoptare privind probleme specifice.

Comisia de audit decide, pentru fiecare grup ad-hoc, raportorul, sarcinile de îndeplinit și termenul în care grupul trebuie să prezinte Comisiei de audit rezultatele activității sale. Acestea vor fi stabilite în cadrul unui mandat scris care este hotărât de Comisia de audit.

Articolul 7

(1)   Secretariatul Comisiei administrative pregătește și organizează reuniunile Comisiei de audit și redactează procesele verbale ale acestora. Acesta va desfășura activitățile necesare pentru funcționarea Comisiei de audit. Ordinea de zi, data și durata reuniunilor Comisiei de audit vor fi convenite cu președintele.

(2)   Ordinea de zi va fi transmisă de secretariatul Comisiei administrative membrilor Comisiei de audit și membrilor Comisiei administrative cu cel puțin 15 zile lucrătoare înainte de desfășurarea fiecărei reuniuni. Documentația privind punctele de pe ordinea de zi trebuie pusă la dispoziție cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de începerea reuniunii. Prezenta dispoziție nu se aplică în cazul documentelor care oferă informații generale care nu trebuie supuse aprobării.

(3)   Notele privind următoarea reuniune a Comisiei de audit trebuie transmise secretariatului Comisiei administrative cu cel puțin 20 de zile lucrătoare înainte de începerea reuniunii. Prezenta dispoziție nu se aplică în cazul documentelor care oferă informații generale care nu trebuie supuse aprobării.

Notele cuprinzând informațiile de introdus în Declarația privind situația anuală a creanțelor prevăzută la articolul 69 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 987/2009 trebuie să respecte formatul și trebuie să includă detaliile specificate de către expertul independent sau echipa de experți independenți conform prevederilor articolului 3 alineatul (3) din prezenta decizie. Fiecare delegație va transmite această notă secretariatului până la data de 31 iulie a anului care urmează anului de raportare.

Articolul 8

În măsura în care se dovedește necesar, regulile Comisiei administrative sunt aplicabile și Comisiei de audit.

Articolul 9

Prezenta decizie se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Se aplică de la data intrării în vigoare a regulamentului de punere în aplicare.

(1)  JO L 166, 30.4.2004, p. 1.

(2)  JO L 284, 30.10.2009, p. 1.