32006D0677

DECIZIA COMISIEI

din 29 septembrie 2006

de definire a liniilor directoare de stabilire a criteriilor pentru efectuarea auditurilor în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 882/2004 al Parlamentului European și al Consiliului privind controalele oficiale efectuate pentru a asigura verificarea conformității cu legislația privind hrana pentru animale și produsele alimentare și cu normele de sănătate animală și de bunăstare a animalelor

[notificată cu numărul C(2006) 4026]

(Text cu relevanță pentru SEE)

(2006/677/CE)

COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene,

având în vedere Regulamentul (CE) nr. 882/2004 al Parlamentului European și al Consiliului din 29 aprilie 2004 privind controalele oficiale efectuate pentru a asigura verificarea conformității cu legislația privind hrana pentru animale și produsele alimentare și cu normele de sănătate animală și de bunăstare a animalelor (1), în special articolul 43 alineatul (1) litera (i),

după consultarea Comitetului permanent pentru lanțul alimentar și sănătatea animală,

întrucât:

ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:

Articolul 1

Liniile directoare de stabilire a criteriilor pentru efectuarea de audituri privind controalele oficiale efectuate pentru a asigura verificarea conformității cu legislația privind hrana pentru animale și produsele alimentare și cu normele de sănătate animală și de bunăstare a animalelor menționate la articolul 4 alineatul (6) din Regulamentul (CE) nr. 882/2004 sunt stabilite în anexă.

Liniile directoare se aplică fără a aduce atingere articolelor 41-49 din Regulamentul (CE) nr. 796/2004 al Comisiei (2).

Articolul 2

Prezenta decizie se adresează statelor membre.

(1)  JO L 165, 30.4.2004, p. 1, astfel cum a fost rectificat prin JO L 191, 28.5.2004, p. 1. Regulament, astfel cum a fost modificat prin Regulamentul (CE) nr. 776/2006 al Comisiei (JO L 136, 24.5.2006, p. 3).

(2)  JO L 141, 30.4.2004, p. 18.

ANEXĂ

LINII DIRECTOARE APLICABILE SISTEMELOR DE AUDIT ALE AUTORITĂȚILOR COMPETENTE

Cuprins

1.   Obiect și domeniu de aplicare

Prezentele linii directoare oferă o perspectivă cu privire la natura sistemelor de audit și punerea lor în aplicare de către autoritățile competente. Sistemele de audit sunt destinate să verifice dacă controalele oficiale referitoare la legislația privind hrana pentru animale și produsele alimentare și la normele de sănătate animală și de bunăstare a animalelor sunt realizate în mod eficient și să permită realizarea obiectivelor legislației aplicabile, inclusiv respectarea planurilor de control naționale.

Prezentele linii directoare urmăresc să enunțe principii care să respecte și apoi să definească metode detaliate în vederea facilitării aplicării lor în cadrul sistemelor de control atât de diferite ale statelor membre. Metodele alese pentru aplicarea principiilor prevăzute de prezentele linii directoare pot varia în funcție de dimensiunea, natura, numărul și complexitatea autorităților competente responsabile de controalele oficiale din statele membre.

2.   Context și bază juridică – Regulamentul (CE) nr. 882/2004

Prezentele linii directoare stabilesc criterii de efectuare a auditurilor prevăzute la articolul 4 alineatul (6) din Regulamentul (CE) nr. 882/2004. În acest context, următoarele extrase din respectivul regulament trebuie luate în considerare:

2.1.   Articolul 4 alineatul (6): criterii operaționale aplicabile autorităților competente

2.2.   Articolul 2 alineatul (6): definiția unui „audit”

3.   Definiții

În sensul prezentelor linii directoare, se aplică definițiile menționate la articolul 2 din Regulamentul (CE) nr. 882/2004, la articolele 2 și 3 din Regulamentul (CE) nr. 178/2002 al Parlamentului European și al Consiliului (1) și în standardele ISO 19011:2002 (2) și ISO 9000:2000 (3).

Trebuie luate în considerare în special următoarele definiții conținute în standardele ISO 19011:2002 și ISO 9000:2000:

Prin „criterii de audit” se înțelege ansamblul de politici, proceduri sau cerințe pe baza cărora se compară dovezile de audit, cu alte cuvinte, în raport cu care se evaluează activitățile de audit.

Prin „plan de audit” se înțelege descrierea activităților și a dispozițiilor necesare pentru efectuarea unui audit.

Prin „program de audit” se înțelege un ansamblu format din unul sau mai multe audituri planificate pentru o anumită perioadă, într-un scop determinat.

Prin „echipă de audit” se înțelege unul sau mai mulți auditori care efectuează un audit, asistați, după caz, de experți tehnici.

Prin „auditat” se înțelege organizația care este auditată.

Prin „auditor” se înțelege persoana care are competența de a efectua un audit.

Prin „acțiune corectivă” se înțelege acțiunea de eliminare a cauzei unei neconformități detectate sau a altei situații nedorite.

Prin „acțiune preventivă” se înțelege acțiunea de eliminare a unei potențiale neconformități sau a altei situații nedorite depistate.

Prin „expert tehnic” se înțelege persoana care aduce echipei de audit cunoștințe sau expertize specifice.

În sensul prezentelor linii directoare, se aplică următoarele definiții:

Prin „organism de audit” se înțelege organismul care efectuează procesul de audit. Acesta poate fi o entitate internă sau externă.

Prin „proces de audit” se înțelege ansamblu de activități descrise la punctul 5.1 (abordare sistematică).

Prin „sistem de audit” se înțelege combinația dintre unul sau mai multe organisme de audit care efectuează un proces de audit în interiorul autorităților competente sau în ansamblul acestora.

Prin „lanț de producție” se înțelege ansamblul lanțului de producție care cuprinde toate „etapele de producție, prelucrare și distribuție”, astfel cum sunt definite la articolul 3 alineatul (16) din Regulamentul (CE) nr. 178/2002.

4.   Orientări generale

În cazul în care o combinație de sisteme de audit se aplică într-un stat membru, trebuie prevăzute mecanisme care să asigure că sistemele de audit acoperă toate activitățile de control prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 882/2004, inclusiv sănătatea și bunăstarea animalelor, și toate etapele lanțului de producție a hranei pentru animale și a produselor alimentare, precum și activitățile tuturor agențiilor sau ale organismelor de control în cauză.

În special în cazul în care unui organism de control i se delegă sarcini de control și autoritatea competentă a ales să efectueze mai degrabă un audit decât o inspecție a organismului de control, obligațiile contractuale ale respectivului organism delegat trebuie să includă acceptarea cerințelor și a condițiilor de audit.

În afară de orientările specifice stabilite de prezentul document, trebuie să se facă trimitere la standardul ISO 19011:2002 pentru orientările generale.

5.   Natura procesului de audit

5.1.   Abordare sistematică

Planificarea, efectuarea și urmărirea gestionării auditului trebuie să facă obiectul unei abordări sistematice. În acest scop, procesul de audit ar trebui:

În cazul în care, într-un stat membru, sunt prevăzute mai multe programe de audit, trebuie luate măsuri pentru a se asigura că respectivele programe sunt coordonate în mod eficient, astfel încât să se asigure un proces de audit continuu în cadrul tuturor autorităților competente în cauză. Programul sau programele de audit trebuie, de asemenea, să acopere toate nivelurile relevante ale ierarhiei autorității competente.

5.2.   Transparență

Pentru a demonstra transparența procesului de audit, procedurile documentate trebuie să includă, în special, un proces bine definit de planificare a auditurilor, criterii de audit și mecanisme de aprobare și difuzare a rapoartelor de audit.

Gestionarea și aplicarea procesului de audit trebuie să fie transparente pentru toate părțile implicate. În special, trebuie să existe o transparență totală între organismul de audit și auditat. Asigurarea transparenței procesului de audit pentru celelalte părți implicate va facilita difuzarea informațiilor și, în special, comunicarea celor mai bune practici în cadrul autorităților competente și între acestea.

Statele membre trebuie să adopte măsurile corespunzătoare pentru a se asigura că sistemele lor de audit sunt transparente, ținând seama de dispozițiile legislative și de alte dispoziții naționale. În acest scop, statele membre trebuie să încurajeze practicile care îmbunătățesc transparența procesului. Câteva exemple de astfel de practici sunt prezentate în tabelul de mai jos. În cazul adoptării unor astfel de măsuri, statele membre trebuie să compare nevoia de transparență cu riscul de reducere a capacității sistemului de audit de a-și atinge obiectivele. Pentru a beneficia cât mai mult posibil de transparență, aceasta trebuie combinată cu o informare echilibrată, adică cu o combinație adecvată de conformitate verificată (constatări pozitive) și de domenii care pot fi îmbunătățite (constatări negative).

Tabel

Exemple de practici care favorizează transparența unui proces de audit

5.3.   Independență

Organismele de audit nu trebuie să fie supuse nici unei presiuni comerciale, financiare, ierarhice, politice sau de altă natură care ar putea să influențeze hotărârea acestora sau rezultatele procesului de audit. Sistemul de audit, organismul de audit și auditorii trebuie să fie independenți față de activitatea auditată și să nu se afle într-o situație părtinitoare sau de conflict de interese. Auditorii nu trebuie să auditeze sectoarele sau activitățile față de care au o răspundere directă.

Toate autoritățile competente implicate trebuie să introducă garanții pentru a se asigura că responsabilitățile și competențele în materie de activități de audit și de control, cum ar fi gestionarea și supravegherea sistemelor de control oficiale, sunt suficient separate.

În cazul în care echipa de audit face recomandări cu privire la acțiunea corectivă și preventivă, auditatul trebuie să aleagă metodele care vor fi aplicate pentru acest tip de acțiune. Participarea activă a echipei de audit la urmărire trebuie să se limiteze la evaluarea adecvării planului de acțiune și a eficienței acțiunii corective și preventive. Auditații nu trebuie să fie în măsură să împiedice programul de audit, constatările sau concluziile auditului. Aceștia trebuie consultați cu privire la proiectul de raport și, după caz, observațiile acestora trebuie luate în considerare de către echipa de audit într-un mod transparent.

Următoarele puncte pot contribui la asigurarea faptului că procesul de audit garantează atât independența organismului de audit, cât și pe cea a echipei de audit:

Organismele de audit independente trebuie să fie externe față de conducerea activităților auditate sau separate de aceasta. Organismele de audit interne trebuie să răspundă în fața celui mai ridicat nivel al conducerii din cadrul structurii organizaționale.

În cazul în care expertiza tehnică necesară pentru audit este disponibilă numai în cadrul unei autorități competente, trebuie luate măsuri pentru ca echipa de audit să rămână independentă. În cazul în care activitățile de control sunt organizate la scară regională, este posibil schimbul de specialiști tehnici, pentru a garanta independența acestora.

5.4.   Examinare independentă a procesului de audit

Pentru a verifica dacă și-a atins obiectivele, procesul de audit trebuie să facă obiectul unei examinări de către o persoană sau un organism independent. Această persoană sau acest organism independent trebuie să dispună de o autoritate, de o expertiză și de resurse suficiente pentru a-și îndeplini misiunea în mod eficient. Abordările față de examinarea independentă pot varia în funcție de activitate sau de autoritatea competentă. În cazul în care un organism sau un comitet a fost înființat în vederea examinării independente a procesului de audit, una sau mai multe persoane independente trebuie să facă parte din respectivul organism sau comitet. Aceste persoane independente trebuie să aibă acces la procesul de audit și să fie abilitate să contribuie din plin la acesta. Trebuie luate măsuri pentru remedierea oricărei deficiențe identificate în procesul de audit de către persoana sau organismul independent.

6.   Punerea în aplicare a procesului de audit

6.1.   Principii orientative: (a) respectarea dispozițiilor prestabilite; (b) punerea în aplicare eficientă; (c) capacitatea de realizare a obiectivelor

Pentru a respecta dispozițiile articolului 4 alineatul (6) din Regulamentul (CE) nr. 882/2004, sistemul de audit trebuie să ia în considerare următoarele trei puncte prevăzute la articolul 2 alineatul (6):

Pentru a stabili dacă dispozițiile prestabilite permit atingerea obiectivelor în conformitate cu litera (c) menționată anterior, trebuie să se țină seama de următoarele:

Criteriile de audit trebuie să includă obiectivele strategice care decurg din Regulamentele (CE) nr. 178/2002 și (CE) nr. 882/2004 (inclusiv planul de control național multianual integrat unic) și din legislația națională.

Auditurile trebuie să aibă ca scop prioritar dispozițiile de control cu privire la controlul punctelor critice în cadrul lanțului sau al lanțurilor de producție. Accentul trebuie pus pe evaluarea capacității dispozițiilor prestabilite de a oferi garanții suficiente pentru: (a) siguranța produsului sau a produselor finale și (b) conformitatea cu celelalte dispoziții ale legislației privind hrana pentru animale și produsele alimentare și cu normele de sănătate animală și de bunăstare a animalelor. Pentru a atinge acest scop, auditul sau auditurile trebuie să depășească, în cazul în care este posibil, barierele administrative.

6.2.   Rapoartele de audit

Rapoartele de audit trebuie să conțină concluziile clare ce rezultă din constatările de audit și, după caz, din recomandări:

6.3.   Urmărirea rezultatelor auditului

În cazul în care acest lucru este adecvat, un plan de acțiune trebuie elaborat și realizat de către auditat. Acest plan trebuie să propună acțiuni corective și preventive, pe baza unui calendar, pentru a remedia orice deficiență identificată de audit sau de programul de audit. Echipa de audit trebuie să evalueze caracterul adecvat al planului de acțiune și poate participa la verificarea punerii sale în aplicare ulterioare:

6.4.   Revizuirea auditului și difuzarea celor mai bune practici

Implicațiile constatărilor de audit pentru alte sectoare și regiuni trebuie să fie luate în considerare, în special în statele membre în cadrul cărora controalele sunt delegate mai multor autorități competente sau sunt descentralizate. Trebuie difuzate, în special, exemple de bune practici. În acest scop, rapoartele trebuie puse la dispoziția altor sectoare sau regiuni din cadrul statului membru în cauză, precum și la dispoziția Comisiei. Rezultatele auditului trebuie luate în considerare, de asemenea, la planificarea programului de audit și în cadrul revizuirii planului de control național multianual integrat unic.

6.5.   Resurse

Statele membre trebuie să se asigure că autoritățile competente dispun de competențe și mijloace de execuție suficiente, împreună cu autoritatea necesară, pentru stabilirea, punerea în aplicare și menținerea unui sistem de audit eficient.

Trebuie puse la dispoziție resursele umane și conexe necesare pentru a asigura gestionarea, monitorizarea și revizuirea procesului de audit, ținând seama de faptul că toate autoritățile competente și activitățile de control ale acestora trebuie auditate în decursul unei perioade de cel mult cinci ani. Standardul ISO 19011 oferă orientări generale cu privire la resursele necesare pentru audit. Pentru a dispune de expertiza necesară pentru finalitatea și obiectul auditului și al programului (programelor) de audit, echipa de audit poate fi constituită din orice combinație de auditori generali și specializați și experți tehnici. Trebuie asigurată, de asemenea, obiectivitatea și independența echipei de audit, în special în cazul în care sunt necesari experți tehnici. O rotație a auditorilor și/sau a echipelor de audit se poate dovedi utilă.

6.6.   Competența auditorilor

Competența și criteriile de selecție a auditorilor trebuie stabilite în funcție de următoarele elemente:

Este esențială instituirea unui mecanism care să garanteze coerența auditorilor și menținerea competențelor lor. Competențele necesare echipelor de audit variază în funcție de domeniul auditat din cadrul sistemelor de control sau de monitorizare. În ceea ce privește cunoștințele și competențele tehnice ale auditorilor, trebuie să se țină seama, de asemenea, de cerințele de pregătire a personalului însărcinat cu controalele oficiale [capitolul 1 din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 882/2004].

(1)  JO L 31, 1.2.2002, p. 1.

(2)  „Linii directoare pentru auditarea sistemelor de gestionare a calității și/sau de mediu”, Organizația Internațională pentru Standardizare, 1 octombrie 2002.

(3)  „Sisteme de gestionare a calității – Principii fundamentale și vocabular”, Organizația Internațională pentru Standardizare, decembrie 2000.