Articolul 1

Membrii Autorității AELS de Supraveghere acționează colectiv în conformitate cu regulile actuale și, procedând astfel, constituie colegiul.

Funcționarea Autorității este guvernată de principiul colegialității, bazat pe participarea egală a membrilor colegiului la adoptarea deciziilor. Deciziile fac obiectul deliberării colective, iar toți membrii colegiului sunt răspunzători în mod colectiv cu privire la toate deciziile adoptate.

Președintele este primul în ordinea protocolară a colegiului, urmat de membri, după vechimea în funcție. Pentru membrii cu o vechime egală, prioritatea se stabilește în funcție de vârstă.

Articolul 2

Președintele reprezintă în mod public autoritatea în ansamblul său, cu respectarea principiului colegialității.

Președintele supraveghează administrarea Autorității și este împuternicit să încheie contracte și să angajeze în alt mod Autoritatea, fără a aduce însă atingere competențelor și funcțiilor menționate la articolul 7 din prezentul regulament.

Președintele informează în permanență colegiul în legătură cu abordarea sa generală, precum și cu aspectele specifice care sunt relevante pentru ceilalți membri ai colegiului. Acesta acționează ținând seama în mod corespunzător de punctele de vedere exprimate de ceilalți membri ai colegiului și conform orientărilor, politicilor și procedurilor stabilite de colegiu în conformitate cu articolul 16.

Articolul 3

Colegiul atribuie fiecărui membru responsabilitatea pentru pregătirea și punerea în aplicare a deciziilor sale în domenii specifice (denumite în continuare „portofolii”). Membrii transmit periodic colegiului rapoarte și propuneri cu privire la politica de asigurare a respectării normelor din domeniile pentru care sunt responsabili și coordonează comunicarea publică a Autorității în domeniile respective.

Portofoliile se atribuie prin consens la numirea unuia sau a mai multor noi membri ai colegiului. Atribuirea portofoliilor este reexaminată cel puțin o dată la doi ani sau la cererea unui membru al colegiului. În cazul în care nu se ajunge la un consens, atribuirea rămâne neschimbată, membrii menținându-și portofoliile existente sau preluând obligațiile care reveneau predecesorului lor (membrul colegiului a cărui numire a fost propusă anterior de guvernul aceluiași stat AELS).

Articolul 4

În îndeplinirea funcțiilor sale, colegiul este asistat de patru departamente: departamentul pentru piața internă, departamentul pentru concurență și ajutoare de stat, departamentul pentru afaceri juridice și executive și departamentul administrativ. Acestea lucrează în strânsă cooperare.

Fiecare departament este condus de un director, care este numit de colegiu în ansamblul său și răspunde în fața acestuia pentru acțiunile departamentului pe care îl conduce. Directorii își gestionează departamentele în deplină conformitate cu politicile, procedurile și orientările stabilite de colegiu și transmite colegiului rapoarte în mod regulat, cu frecvența solicitată de acesta. Atunci când responsabilitatea pentru pregătirea și punerea în aplicare a deciziilor din anumite domenii a fost încredințată unui membru specific al colegiului, directorul competent pentru domeniile respective primește instrucțiuni de la acel membru.

Înainte de a transmite colegiului o propunere de decizie, departamentul care pregătește propunerea consultă toate celelalte departamente vizate. Directorul departamentului pentru afaceri juridice și executive este consultat cu privire la propunerile de instrumente juridice și de măsuri care ar putea avea o incidență juridică. Directorul departamentului administrativ este consultat cu privire la propunerile care pot afecta administrarea Autorității, în special cele cu implicații asupra gestionării resurselor umane sau asupra bugetului. Orice dezacord între departamente este consemnat atunci când propunerea este transmisă colegiului.

Colegiul poate înființa grupuri de lucru interdepartamentale și alte structuri care să se ocupe de chestiuni specifice. Colegiul numește președintele și stabilește mandatul și modul de funcționare a grupului.

Articolul 5

În cazul în care președintele este în imposibilitatea de a-și exercita atribuțiile, acesta este înlocuit în primul semestru al anului de al doilea membru în ordinea protocolară, iar în al doilea semestru de al treilea membru în ordinea protocolară. Interimatul include exercitarea atribuțiilor care revin președintelui în calitatea sa de membru al colegiului.

În cazul în care un membru al colegiului este în imposibilitatea de a-și exercita atribuțiile, acestea sunt exercitate de următorul membru în ordinea protocolară sau, în cazul ultimului membru în ordinea protocolară, de membrul imediat anterior care își poate exercita atribuțiile.

În cazul în care un director este în imposibilitatea de a-și exercita atribuțiile, acestea sunt exercitate de către funcționarii subordonați, în ordinea stabilită de director. Directorii comunică directorului pentru afaceri juridice și executive ordinea aplicabilă.

Articolul 6

Fără a aduce atingere articolului 9 alineatul (3) din Acordul privind Autoritatea de Supraveghere și Curtea de Justiție, dacă un membru al colegiului consideră că ar fi oportun să nu participe la deliberările sau deciziile cu privire la un anumit subiect sau la o parte a acestuia, acesta se poate recuza, pentru a se garanta că nu există niciun dubiu asupra independenței Autorității.

În această situație, membrul colegiului informează directorul pentru afaceri juridice și executive cu privire la decizia sa. Directorul pentru afaceri juridice și executive îi informează de îndată pe ceilalți membri ai colegiului, precum și pe orice membri ai personalului vizați, și ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că membrul colegiului care s-a recuzat nu mai este implicat în chestiunea în cauză.

În cazul în care membrul colegiului care s-a recuzat consideră că este în interesul Autorității sau al bunei exercitări a competențelor și atribuțiilor menționate la articolul 7 din prezentul regulament ca în chestiunea respectivă să fie înlocuit de un membru ad-hoc al colegiului, acesta propune celorlalți membri ai colegiului să îl înlocuiască, în conformitate cu articolul 9 alineatul (3) din Acordul privind Autoritatea de Supraveghere și Curtea de Justiție.

Articolul 7

Competențele și atribuțiile conferite Autorității prin Acordul privind SEE și prin Acordul privind Autoritatea de Supraveghere și Curtea de Justiție, în special articolul 5 din acesta din urmă, sunt conferite colegiului.

În exercitarea acestor competențe și atribuții, Autoritatea ia decizii:

Același lucru este valabil și în ceea ce privește competențele și atribuțiile conferite Autorității prin Acordul privind retragerea Regatului Unit din Acordul privind SEE și Acordul privind Autoritatea de Supraveghere și Curtea de Justiție, în special articolul 2 din Protocolul 9 la acesta din urmă.

Articolul 8

Ședințele colegiului sunt convocate de președinte. Colegiul se întrunește, de regulă, o dată pe săptămână. Se organizează ședințe suplimentare ori de câte ori este necesar.

Președintele prezidează ședințele.

Cvorumul este constituit din doi membri prezenți. Pentru ca o decizie să fie adoptată, sunt necesare cel puțin două voturi în favoarea deciziei.

Articolul 9

Președintele întocmește un proiect de ordine de zi pentru fiecare ședință. Orice chestiune propusă de un membru se înscrie în proiectul de ordine de zi. De asemenea, orice chestiune care încă este pendinte la mai mult de șase luni de la aprobarea de către directorul pentru afaceri juridice și executive se înscrie în proiectul de ordine de zi pentru prima ședință din fiecare lună care urmează.

Cu excepția cazului în care se decide altfel, proiectul de ordine de zi și documentele de lucru necesare sunt distribuite membrilor cu cel puțin trei zile lucrătoare înainte de data ședinței. Proiectul de ordine de zi este și rămâne confidențial.

La cererea unui membru, discutarea unui punct din proiectul de ordine de zi se poate amâna până la următoarea ședință, cu excepția cazului în care, din cauza unor termene obligatorii, amânarea nu ar permite colegiului să ia o decizie eficace cu privire la punctul respectiv.

Colegiul poate decide în unanimitate, cu acordul expres al membrilor colegiului care nu pot participa, să elimine un punct de pe proiectul de ordine de zi, să discute și să hotărască în privința unei chestiuni care nu este înscrisă pe ordinea de zi sau în cazul căreia documentele de lucru necesare au fost distribuite după termenul prevăzut.

Pe baza proiectului de ordine de zi și a tuturor cererilor de modificare a acestuia, colegiul aprobă ordinea de zi a ședinței.

Articolul 10

Ședințele colegiului nu sunt publice. Deliberările sunt și rămân confidențiale.

Directorul pentru afaceri juridice și executive participă la toate ședințele. Directorii departamentelor responsabile cu pregătirea proiectelor de decizii cuprinse în proiectul de ordine de zi, precum și alți directori pot participa la ședințele colegiului, cu excepția cazului în care colegiul decide altfel.

Președintele poate, din proprie inițiativă sau la solicitarea unui membru, să invite anumiți funcționari ai Autorității să participe la o ședință sau la o parte a acesteia și să ia cuvântul.

Dacă autoritatea are obligația sau s-a angajat să permită ca reprezentanți ai altei instituții, agenții sau ai altui organism să fie prezenți la ședințe ale colegiului unde se adoptă anumite tipuri de decizii, instituția, agenția sau organismul respectiv este invitat să trimită reprezentanți la orice astfel de ședință sau parte relevantă a acesteia.

Colegiul poate invita orice altă persoană să participe la o ședință sau la o parte a acesteia și să ia cuvântul.

Articolul 11

Se întocmesc procese-verbale ale tuturor ședințelor colegiului.

Procesul-verbal se bazează pe ordinea de zi aprobată la începutul ședinței și menționează deciziile pe fond cu privire la chestiunile de pe ordinea de zi, adică, în mod normal, dacă o propunere a fost adoptată, respinsă sau amânată, precum și orice chestiune de care s-a luat act.

Procesul-verbal este autentificat prin semnătura președintelui și este contrasemnat de directorul pentru afaceri juridice și executive.

Articolul 12

La propunerea unui membru, colegiul poate lua o decizie printr-o procedură scrisă. În cursul procedurii scrise, orice membru poate cere ca propunerea să fie discutată la o ședință a colegiului. În acest caz, chestiunea se înscrie pe ordinea de zi a următoarei ședințe a colegiului.

Textul propunerii de decizie este distribuit tuturor membrilor, cu indicarea datei propuse pentru adoptare.

Propunerea se consideră a fi aprobată de colegiu la data propusă dacă:

Decizia este consemnată în procesul-verbal al următoarei ședințe a colegiului.

Articolul 13

Cu condiția respectării depline a principiului colegialității, colegiul poate împuternici pe unul din membrii săi să adopte, în numele și sub rezerva controlului colegiului, decizii clar delimitate în domenii pentru care acesta a fost numit responsabil în temeiul articolului 3 și să adopte textul definitiv al unei decizii a cărei substanță a fost stabilită de colegiu.

În perioadele în care numărul membrilor colegiului prezenți nu este suficient pentru a constitui cvorumul, unul sau mai mulți membri ai colegiului pot fi autorizați să ia deciziile urgente care pot fi necesare.

Funcționarii pot fi împuterniciți să ia măsuri clar delimitate de gestionare sau de administrare.

În pofida delegării unor competențe decizionale, colegiul își păstrează în orice caz dreptul de a lua orice decizie. De asemenea, membrul responsabil al colegiului poate decide să nu își exercite competențele care i-au fost delegate, ci să transmită decizia pentru adoptare de către colegiu în ansamblul său. Toate deciziile identificate de un membru al colegiului ca având o importanță sau un interes deosebit sunt transmise către întregul colegiu.

Directorul pentru afaceri juridice și executive informează regulat colegiul cu privire la deciziile adoptate în virtutea competențelor conferite printr-o decizie de delegare și se asigură că se ia act de acestea la o ședință a colegiului.

Competențele conferite în conformitate cu prezentul articol pot fi exercitate numai cu aprobarea directorului pentru afaceri juridice și executive și nu pot fi subdelegate, decât în măsura în care această posibilitate este prevăzută în mod expres în decizia de delegare.

Articolul 14

Directorul pentru afaceri juridice și executive asistă președintele în ceea ce privește pregătirea ședințelor colegiului, aplicarea procedurilor decizionale și asigurarea, atunci când este cazul, a comunicării și a publicării deciziilor Autorității.

În acest scop, acesta se asigură că sunt respectate normele privind pregătirea și transmiterea documentelor care trebuie examinate de membri și, atunci când este cazul, ia măsurile necesare pentru a asigura notificarea oficială a deciziilor Autorității și publicarea acestora.

Articolul 15

Instrumentele juridice adoptate de colegiu în cadrul unei ședințe sau prin procedura scrisă sunt autentificate, în limba sau limbile în care trebuie să devină autentice, prin semnătura președintelui și contrasemnătura directorului pentru afaceri juridice și executive.

Instrumentele juridice adoptate prin procedura de delegare sunt autentificate, în limba sau limbile în care trebuie să devină autentice, prin semnătura membrului delegat și contrasemnătura directorului pentru afaceri juridice și executive.

În cazurile specifice în care un funcționar a fost împuternicit să adopte instrumente juridice, acestea sunt autentificate prin simpla semnătură a funcționarului respectiv.

Semnăturile electronice sunt utilizate ori de câte ori este posibil.

Articolul 16

Deciziile de gestionare și administrative ale Autorității cu privire la numirea funcționarilor, încheierea de contracte și alte aspecte care nu aduc atingere competențelor și funcțiilor menționate la articolul 7 din prezentul regulament, sunt luate de directorul competent, sub autoritatea președintelui și în conformitate cu politicile, procedurile și orientările stabilite de colegiu.

Orice decizii privind gestionarea și administrarea Autorității care sunt susceptibile să aibă un impact asupra capacității Autorității de a-și exercita competențele și funcțiile menționate la articolul 7 din prezentul regulament, precum numirea directorilor și orice modificare a structurii, a alocării resurselor sau a responsabilităților care revin departamentelor Autorității, pot fi luate numai de colegiu în ansamblul său, prin consens.

Directorii răspund în fața colegiului pentru deciziile lor și transmit rapoarte colegiului în ansamblul său, conform cerințelor stabilite de acesta. Colegiul adoptă, dacă este necesar, norme, orientări, politici și proceduri pentru a asigura aplicarea prezentului regulament de procedură și a oferi îndrumări pentru gestionarea și administrarea Autorității în ansamblul său.

Președintele convoacă ședințe administrative la intervale regulate, în cadrul cărora directorii raportează colegiului și primesc îndrumare din partea acestuia cu privire la gestionarea și funcționarea departamentelor pe care le conduc.

Directorii consultă periodic directorul departamentului administrativ în legătură cu gestionarea departamentelor în subordinea lor în ceea ce privește resursele umane, financiare, tehnologia informației, securitatea și alte probleme administrative.

Articolul 17

Prezentul regulament de procedură intră în vigoare la 1 ianuarie 2018.

Articolul 18

Regulamentul de procedură din 7 ianuarie 1994, astfel cum a fost modificat, se abrogă și se înlocuiește cu prezentul regulament de procedură, simultan cu intrarea în vigoare a acestuia.

Toate deciziile adoptate în temeiul fostului regulament de procedură rămân neschimbate.

Articolul 19

Prezentul regulament de procedură, al cărui text este autentic în limba engleză, se publică în secțiunea SEE și în suplimentul SEE ale Jurnalului Oficial al Uniunii Europene.