Gestiunea bugetară și financiară

constată că eforturile de monitorizare a bugetului în exercițiul financiar 2021 au dus la o rată de execuție bugetară de 96,78 %, adică o creștere de 5,09 % față de 2020; observă că rata de execuție a creditelor de plată a fost de 72,26 %, ceea ce reprezintă o scădere de 1,93 % în comparație cu 2020; mai constată că rata cumulată de execuție a creditelor de plată în primii doi ani (2020 și 2021) de executare a celor patru proiecte multianuale de cooperare internațională în materie de impunere a legii aflate în desfășurare (fondurile de asistență externă ale Uniunii) a fost de 22,25 %;

reține că a fost adoptat un amendament bugetar prin care bugetul pe 2021 al agenției a fost redus cu 800 000 EUR, sumă care a fost returnată Comisiei; reține explicația agenției cum că pandemia a afectat grav posibilitatea de a organiza cursuri de formare la fața locului în domeniul impunerii legii în primele trimestre ale anului 2021, motiv pentru care nivelul cheltuielilor a fost mult sub plafonul alocat; cu toate acestea, subliniază că agenția și-a adaptat și și-a convertit cu succes activitățile, trecând la învățarea online și putând astfel să își ducă la îndeplinire programele de formare;

este foarte mulțumit de faptul că în 2021 rata de execuție a fondurilor C8 (reportată din 2020 în 2021) a fost de 100 %; observă în plus valoarea mare, de 2 411 091 EUR, a fondurilor reportate din 2021 în 2022, reprezentând 24 % din bugetul obișnuit al agenției pe 2021;

Performanța

înțelege că rata de execuție a programului de lucru al agenției a fost afectată de criza provocată de pandemia de COVID-19, având de suferit în special activitățile desfășurate la fața locului; este mulțumit de faptul că majoritatea țintelor stabilite au fost atinse sau depășite; consideră demnă de apreciat rata de satisfacție a clienților în 2021, 97 % dintre participanții la activitățile de formare ale agenției declarându-se mulțumiți sau foarte mulțumiți;

reține că în 2021 Comisia a efectuat o evaluare la cinci ani a agenției; consideră îmbucurător că raportul de evaluare a tras concluzii generale pozitive și invită agenția să pună în practică recomandările cuprinse în raportul de evaluare;

apreciază că, în ciuda efectelor negative ale epidemiei de COVID-19, agenția a continuat să își mărească raza de acțiune, numărul participanților la cursuri de formare crescând cu 17 % față de 2020; felicită, de asemenea, agenția pentru rezultatele excepționale în domeniul învățării online și pentru organizarea Conferinței online a CEPOL privind cercetarea și știința, care a atras peste 500 de participanți în primăvara anului 2021; află că programul de schimb al CEPOL a fost amânat pentru jumătatea lunii august, în 2021 fiind realizate 57 % din schimburile planificate;

observă că agenția a finalizat a doua evaluare a nevoilor strategice de formare ale UE (ENSF-UE), identificând prioritățile de formare în perioada 2022-2025 pentru personalul responsabil cu impunerea legii; felicită CEPOL pentru lansarea unui nou centru de studii privind cooperarea în domeniul impunerii legii, schimbul de informații și interoperabilitatea (CKC INT);

subliniază că instruirea în materie de impunere a legii la nivelul Uniunii trebuie să reflecte amenințările la adresa securității Uniunii, în conformitate cu mandatul agenției; reafirmă importanța pregătirii pe partea de impunere a legii cu privire la strategiile de combatere a rasismului și a discriminării și de prevenire a stereotipurilor și a violenței pe baze rasiale și etnice; reliefează nevoia urgentă de instruire specializată, pentru ca agenții de poliție să știe care sunt pericolele asociate cu inteligența artificială și cum trebuie utilizate corect aceste tehnologii pentru a garanta siguranța și securitatea cetățenilor;

apreciază ideea de a înființa Grupul de experți pentru drepturile fundamentale, cu scopul de a îmbunătăți strategia de instruire a agenției în acest domeniu, și Grupul de experți pentru întărirea cooperării dintre agenție și statele membre, pentru a îmbunătăți calitatea și eficiența cooperării; reține sugestia Grupului de experți pentru drepturile fundamentale de a introduce drepturile fundamentale ca obiect de studiu transversal la cursurile de instruire oferite, dacă este cazul, atât în statele membre, cât și în țările terțe, cu un accent deosebit pe prevenirea criminalității în acest domeniu;

10.

reține că în 2021 agenția a început să execute cele patru proiecte internaționale multianuale care ajută țări terțe să își construiască capacitățile în domeniile de politică relevante pentru impunerea legii;

11.

apreciază cooperarea cu centre specializate de studii despre criminalitatea informatică, precum Centrul European de combatere a criminalității informatice, Centrul European de instruire și studii despre criminalitatea informatică, Rețeaua Europeană de instruire judiciară și Interpol, derulată prin Academia de combatere a criminalității informatice din cadrul CEPOL, pentru a satisface nevoile tot mai mari de instruire în domeniu;

12.

evidențiază acordurile de lucru ale agenției cu Agenția Uniunii Europene pentru Cooperare în Materie de Aplicare a Legii (Europol), Agenția Uniunii Europene pentru Cooperare în Materie de Justiție Penală (Eurojust), Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă, Rețeaua Europeană de Formare Judiciară, Comisia și negocierile în curs cu Observatorul European pentru Droguri și Toxicomanie și cu Agenția Uniunii Europene pentru Azil;

13.

află cu îngrijorare că agenția nu are un acord de lucru cu Direcția Generală Impozitare și Uniune Vamală (DG TAXUD), ceea ce împiedică agenția să se adreseze unui public-țintă mai larg prin cursurile sale, care să cuprindă și funcționarii vamali și de frontieră; încurajează agenția să perfecteze acorduri de lucru cu toate organismele importante;

14.

încurajează agenția să își adapteze mai bine metodologiile de formare la publicul-țintă: îndeamnă agenția să urmărească rezultatele evaluării Comisiei și să adapteze formarea funcționarilor responsabili cu aplicarea legii, care răspund mai bine la formarea practică (exerciții comune, simulări, exerciții de simulare teoretică) decât la formarea teoretică (virtuală) în sala de clasă;

Politica de personal

15.

observă că la 31 decembrie 2021 organigrama era completată în proporție de 91 %, fiind ocupate 30 din cele 33 de posturi de agenți temporari autorizate de bugetul Uniunii (același număr de posturi autorizate ca în 2020); constată că în 2021 pentru agenție au lucrat și 58 de agenți contractuali (dintre care 20 pentru activități obișnuite și 38 pentru proiecte de consolidare a capacităților finanțate din fonduri externe) și șapte experți naționali detașați (șase finanțați din bugetul agenției și unul finanțat prin Programul de parteneriat pentru formare în combaterea terorismului 2); constată, de asemenea, că la 31 decembrie 2021 19 agenți temporari erau angajați pentru sarcini legate de activitatea de bază, ca învățarea online, TIC, asistență juridică și managerială;

16.

subliniază că deși agenția și-a extins mult activitatea odată cu intrarea în vigoare a mandatului său actual, nu a beneficiat încă de o creștere similară a numărului de angajați; se arată îngrijorat de sugestiile făcute de Comisie, ca agenția să nu ceară posturi noi în anii următori, deși are nevoie de mai mult personal; în plus, subliniază că, cum nu dispune de alte resurse umane, agenția recurge la agenți contractuali pentru o serie de sarcini care, în mod normal, ar trebui executate de agenți temporari; îndeamnă Comisia să își reconsidere poziția față de clasificarea posturilor astfel încât să reflecte volumul de muncă și responsabilitățile personalului;

17.

constată cu îngrijorare că rata de rotație a personalului a rămas mare în 2021, situându-se la 11,8 %; apreciază eforturile depuse de agenție pentru a rezolva această problemă, inclusiv prin introducerea unui nou interviu structurat la ieșirea din funcție; subliniază că rezultatele acestor interviuri au arătat că rata ridicată de rotație este cauzată în principal de volumul mare de muncă și de nivelul prost de încadrare a posturilor; subliniază, în plus, că agenția a avut greutăți în procesul de recrutare, cauzate atât de numărul mic de candidaturi, cât și de numărul mare de candidați care au reușit la concurs și au refuzat ofertele de muncă; subliniază că coeficientul de corecție a salariilor aplicat remunerațiilor oferite pentru posturile din agenție afectează extrem de grav capacitatea agenției de a reduce rotația personalului, de a recruta personalul necesar pentru a-și îndeplini mandatul în condiții optime și de a atrage candidați cu înaltă calificare; invită Comisia să revizuiască coeficientul corector pentru a reflecta mai bine realitățile economice impuse de mutarea și viața în orașul în care își are sediul agenția; invită, totodată, Comisia și agenția să pună la dispoziție și alte facilități, precum accesul la școli internaționale, creșe și asistență medicală, pentru a face mai atractivă munca la agenție;

18.

remarcă cu satisfacție că agenția a implementat diverse module ale SYSPER și are de gând să continue pe această linie, utilizând mai multe module de bază și opționale ale aplicației;

19.

consideră lăudabilă situația defalcată pe gen raportată de agenție pentru 2021: 3 bărbați și 3 femei în funcții de conducere (1 post de conducere de nivel superior și 5 de conducere de nivel mediu), 16 bărbați (59 %) și 11 femei (41 %) în consiliul de administrație și, în total angajați, 39 de bărbați (45 %) și 48 de femei (55 %); felicită agenția pentru echilibrul de gen realizat în 2021; cu toate acestea, este preocupat de repartizarea geografică dezechilibrată și de faptul că printre angajații agenției nu sunt persoane din Cipru, Republica Cehă, Danemarca, Franța, Irlanda, Luxemburg, Malta și Slovenia; îndeamnă agenția să acorde prioritate absolută echilibrului geografic în procedurile sale de recrutare și să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cum evoluează situația;

20.

consideră demn de apreciat faptul că în 2021 agenția a organizat cursuri de formare pe teme precum etica și integritatea, respectul și demnitatea, prevenirea hărțuirii sau confortul psihic; se bucură că în 2021 agenția a adoptat politica de protecție a demnității persoanei și de prevenire a hărțuirii psihologice și sexuale; în plus, apreciază implementarea procedurii informale cu consilieri confidențiali; reține răspunsul agenției potrivit căruia în 2021 nu a fost raportat niciun caz de hărțuire;

Achiziții publice

21.

află cu îngrijorare că, începând cu exercițiul financiar 2019, Curtea a venit în fiecare an cu noi observații privind achizițiile publice ale agenției; ia act de observațiile Curții despre procedurile agenției de gestionare a contractelor și de achiziții publice în 2021; remarcă, mai ales, că în 2021 agenția a făcut plăți pentru activități derulate în anumite țări din afara Uniunii; constată că astfel de activități nu au fost incluse în domeniul de aplicare al contractului-cadru pe baza căruia au fost efectuate plățile aferente; află cu îngrijorare că Curtea a ajuns la concluzia că procedând astfel agenția a încălcat articolul 172 din Regulamentul financiar; regretă că, după cum a concluzionat Curtea, plățile aferente de 76 590 EUR au fost neregulamentare; reține că agenția a luat decizia de a face o excepție, apelând la furnizori din afara Uniunii exclusiv pentru a satisface nevoi economice urgente, decizia cu pricina fiind înregistrată în registrul de excepții al agenției; mai reține că agenția a apelat sistematic la procedura excepțională pentru a asigura continuitatea activității și o bună gestionare financiară până ce s-a finalizat o procedură deschisă soldată cu semnarea unui nou contract-cadru global, fără limitări, în ianuarie 2022;

22.

observă că în 2021 agenția a avut doar un post de agent temporar și un post de agent contractual pentru procedurile de achiziții publice, încă doi AC lucrând la proiecte cu finanțare externă; ia act de faptul că agenția recurge la agenți temporari pentru a face față volumului de muncă; subliniază cu mare îngrijorare că, cel puțin până în noiembrie 2022, cel mai înalt responsabil cu achizițiile a fost un AST-5, gradul de recrutare fiind AST-3, grad pe care agenția îl consideră prea mic în raport cu responsabilitățile atribuite acestui post; subliniază că încadrarea necorespunzătoare a acestor posturi poate avea un impact asupra calității procedurilor de achiziții publice derulate de agenție; roagă Comisia să rezolve de urgență aceste probleme;

Prevenirea și gestionarea conflictelor de interese și transparența

23.

apreciază măsurile existente aplicate de agenție și eforturile sale continue de a asigura transparența și a preveni și gestiona conflictele de interese; constată cu satisfacție că declarațiile de interese și CV-urile majorității membrilor consiliului de administrație și ale conducerii superioare sunt publicate pe site-ul agenției; constată cu satisfacție că formatul declarațiilor permite enumerarea intereselor profesionale, financiare, personale și de altă natură care pot avea legătură cu activitățile agenției; constată totuși că declarațiile privind conflictele de interese și de confidențialitate pentru experții remunerați nu sunt publicate pe site-ul agenției; invită agenția să pună la dispoziție pe site-ul său de internet și aceste documente, cât mai curând posibil; se bucură că lista anuală a contractelor experților publicată pe site-ul agenției este completată cu informații despre declarațiile experților privind conflictele de interese și confidențialitatea;

Controlul intern

24.

află că, după ce și-a evaluat propriul sistem de control intern, agenția a ajuns la concluzia că acesta este eficace, prezent și funcțional, fiind necesare doar îmbunătățiri minore; invită agenția să includă explicit în evaluarea sa observațiile Curții și recomandările aferente;

25.

remarcă din raportul Curții că există mai multe deficiențe în sistemul de control intern al agenției, legate în primul rând de procedurile de achiziții publice și de gestionarea angajamentelor bugetare; reține, în chestiunea achizițiilor publice, observația Curții că, într-un caz, faptul că nu au fost separate criteriile de selecție de criteriile de atribuire a compromis principiul transparenței și a expus agenția la riscuri juridice și reputaționale; reține, într-un alt caz, constatarea Curții că agenția nu a monitorizat plățile restante, expunându-se astfel riscului de a nu-și onora obligațiile financiare față de terți în cazul unor restricții bugetare; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune despre măsurile planificate pentru a trata aceste probleme și despre progresele înregistrate în aceste chestiuni;

26.

reamintește că Curtea a observat deficiențe în mediul de control intern al CEPOL, în afară de cele referitoare la achiziții, legate de această dată de gestionarea angajamentelor bugetare și felicită CEPOL că pentru a îndrepta aceste erori a luat măsuri concrete, inclusiv formare periodică în gestionarea contractelor pentru managerii de proiecte și alte categorii relevante de personal, pentru a crește gradul de conștientizare și a reduce frecvența apariției unor astfel de cazuri; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune despre progresele înregistrate în această chestiune;

27.

află că, în octombrie 2021, Serviciul de Audit Intern (IAS) a inițiat un audit privind „Gestionarea resurselor umane și etica la CEPOL”; ia act de concluzia pozitivă a raportului final de audit al IAS și de domeniile identificate ca necesitând îmbunătățiri, și anume procedurile de recrutare, evaluare și reclasificare; invită agenția să dea curs recomandărilor IAS;

28.

constată cu îngrijorare ca exemplu de deficiență a sistemului de control intern al agenției că nu s-au făcut controale oficiale referitoare la tehnologie (de exemplu, politica de stocare de rezervă TIC) și la cadrul procedural pentru gestionarea documentelor; îndeamnă agenția să implementeze, fie și cu ajutorul unei alte agenții în caz de nevoie, sistemul ARES al Comisiei de gestionare a documentelor;

Digitalizarea și tranziția verde

29.

constată că agenția nu are o politică oficială privind securitatea cibernetică; mai constată că agenția colaborează cu CERT-UE și cu alți parteneri pentru a mări securitatea cibernetică și protecția evidențelor digitale; recunoaște că în acest domeniu agenția este limitată de numărul redus de angajați afectați prin schema de personal;

30.

felicită agenția pentru că a consolidat și mai mult platforma LEEd printr-o serie de optimizări tehnice, având în vedere mai ales atacul cibernetic și închiderea ulterioară a platformei la sfârșitul anului 2020; apreciază că platforma LEEd a fost repusă rapid în funcțiune și că s-au implementat activități online remarcabile în primul trimestru din 2021; mai reține că agenția raportează că a atins un nivel relativ ridicat de digitalizare, procesele sale eliminând folosirea hârtiei;

31.

încurajează agenția să colaboreze strâns cu ENISA (Agenția Uniunii Europene pentru Securitate Cibernetică); îi sugerează agenției să ofere programe de formare în domeniul securității cibernetice, actualizate periodic, pentru toți angajații săi; invită agenția să își elaboreze mai repede politica de securitate cibernetică, astfel încât să fie gata până la 31 decembrie 2023, și să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune despre progresele obținute;

32.

se bucură de lansarea, în ianuarie 2021, a noului portofoliu de învățare care sprijină dezvoltarea competențelor personale și antreprenoriale, cu 500 noi module de e-learning și locuri acordate unui număr de 1 000 de utilizatori LEEd, din octombrie 2022 licența fiind apoi extinsă la 2 000 de locuri;

33.

ia act de eforturile depuse de agenție pentru a-și reduce impactul asupra mediului; ține să felicite agenția pentru normele interne care, pe distanțe scurte, obligă personalul și participanții la activități de formare să apeleze la variante alternative la călătoriile cu avionul; felicită agenția pentru faptul că rambursează personalului său costurile cu transportul public;

Continuitatea activității în timpul crizei provocate de COVID-19

34.

află din raportul agenției că, în 2021, pandemia de COVID-19 a avut un impact grav asupra activităților sale la fața locului; reține, mai cu seamă, că în 2022 s-a amânat derularea unor activități planificate pentru 2021, că unele activități au fost anulate fără a fi înlocuite, că au fost mai multe retrageri și că unele activități la fața locului au fost transformate în activități online; felicită agenția pentru reziliența de care a dat dovadă și pentru reacția avută de a realoca resurse pentru a asigura îndeplinirea obiectivelor;

35.

consideră lăudabil că, deși rata de rotație a personalului a fost relativ ridicată, agenția a asigurat continuitatea activității și siguranța personalului prin măsuri precum munca la distanță extinsă și programele de lucru flexibile, fluxul de lucru electronic, recrutarea de personal temporar și de experți naționali detașați și menținerea acordurilor sociale;

Alte observații

36.

observă cu îngrijorare că agenția încă nu și-a rezolvat problema spațiului insuficient pentru birouri și activități operaționale, fiind nevoită să își desfășoare activitățile în trei locații diferite; regretă că planul inițial al guvernului ungar de a construi un complex comun pentru organizațiile internaționale a fost îngropat; constată că în cursul anului 2022 au continuat discuțiile dintre directorul executiv al agenției și autoritățile ungare; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cum evoluează situația sediului său și discuțiile cu statul membru gazdă; consideră inspirată ideea de a crea un grup operativ intern care să evalueze opțiunile optime de utilizare a spațiului existent;

37.

reamintește că agenția trebuie să asigure transparență totală și să respecte întru totul drepturile fundamentale în toate activitățile sale, inclusiv în cele derulate cu țări terțe;

38.

invită agenția să își intensifice eforturile de a prezenta cetățenilor UE și publicului larg, într-un limbaj clar și accesibil, informații pertinente despre cât de bine și-a făcut treaba; îndeamnă agenția să asigure o mai mare transparență și răspundere publică apelând mai des la mass-media și la canalele de comunicare socială;

39.

face trimitere, pentru alte observații cu caracter orizontal care însoțesc decizia privind descărcarea de gestiune, la rezoluția sa din 10 mai 2023 (2) referitoare la performanțele, gestiunea financiară și controlul agențiilor.