REZOLUȚIA (UE) 2021/1657 A PARLAMENTULUI EUROPEAN

din 29 aprilie 2021

conținând observațiile care fac parte integrantă din decizia privind descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului Agenției Uniunii Europene pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție (eu-LISA) aferent exercițiului financiar 2019

PARLAMENTUL EUROPEAN,

—	având în vedere decizia sa privind descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului Agenției Uniunii Europene pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție (eu-LISA) aferent exercițiului financiar 2019,

—	având în vedere articolul 100 și anexa V la Regulamentul său de procedură,

—	având în vedere avizul Comisiei pentru libertăți civile, justiție și afaceri interne,

—	având în vedere raportul Comisiei pentru control bugetar (A9-0098/2021),

întrucât, potrivit situației veniturilor și cheltuielilor sale (1), bugetul definitiv al Agenției Europene pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție (eu-LISA) (denumită în continuare „Agenția”) aferent exercițiului financiar 2019 a fost de 288 403 000 EUR, ceea ce reprezintă o majorare semnificativă de 40,23 % față de exercițiul 2018; întrucât majorarea a fost legată de suma reportată din 2018 și de creșterea volumului de muncă și a personalului; întrucât bugetul Agenției provine aproape exclusiv de la bugetul Uniunii;

întrucât, în raportul său privind conturile anuale ale Agenției pentru exercițiul financiar 2019 („raportul Curții”), Curtea de Conturi („Curtea”) declară că a obținut asigurări rezonabile cu privire la fiabilitatea conturilor anuale ale Agenției și cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente,

Gestiunea bugetară și financiară

regretă că eforturile de monitorizare a bugetului din cursul exercițiului financiar 2019 au avut drept rezultat o rată de execuție bugetară de 44,51 %, reprezentând o scădere de 30,67 % față de 2018; observă că rata scăzută de execuție a fost cauzată de lipsa de armonizare între planificarea bugetară pentru noile sarcini, astfel cum a fost prezentată în declarațiile financiare legislative respective întocmite de Comisie, și data efectivă a intrării în vigoare a actelor juridice relevante sau data de finalizare a actelor ulterioare, precum și din cauza adoptării și intrării în vigoare cu întârziere a anumitor acte juridice; constată că, din cauza ratei scăzute de execuție bugetară, Agenția a returnat Comisiei 66 milioane EUR în credite de plată, inclusiv 23 milioane EUR nesolicitate la întocmirea bugetului, și a reportat 159 milioane EUR în credite de angajament, sumă autorizată de consiliul de administrație; constată că acest lucru pune la îndoială ipotezele de lucru care au stat la baza planificării, cuprinse în fișele financiare legislative elaborate de Comisie; constată că includerea unui volum semnificativ de resurse în buget pentru punerea în aplicare a legislației care nu a fost încă adoptată prezintă un risc grav pentru utilizarea eficientă a creditelor, în special pentru creditele care nu au fost solicitate de Agenție în sine; constată că problema execuției bugetare a fost raportată de Curte și pentru exercițiul financiar 2018; ia act de faptul că, potrivit răspunsului Agenției, riscurile asociate cu înscrierea în bugetul Agenției a resurselor pentru legislația care nu a fost încă adoptată sunt raportate sistematic consiliului de administrație; invită Agenția ca, împreună cu Comisia, să ajusteze mai bine planificarea bugetară la calendarul adoptării actelor legislative; invită Comisia să implice Agenția în pregătirea situațiilor financiare legislative respective cât mai devreme posibil; constată, de asemenea, că rata de execuție a creditelor de plată a fost de 92,28 %, ceea ce reprezintă o scădere de 1,80 % în comparație cu 2018;

observă, în ceea ce privește acțiunile întreprinse ca urmare a observațiilor autorității care acordă descărcarea de gestiune din anul precedent cu privire la contractul de construcție pentru noul sediu al Agenției de la Strasbourg, că Agenția a înregistrat declarații de apărare la Tribunalul de Primă Instanță din Strasbourg la 15 mai 2018 și la 15 februarie 2019 și că în aprilie 2019 s-au reluat discuțiile pentru a se ajunge la o soluționare extrajudiciară; ia act de faptul că, în perioada decembrie 2019-aprilie 2020, în ambele cauze a avut loc un al doilea schimb de memorii la Tribunalul Administrativ de la Strasbourg (o cerere financiară și o cerere de preluare judiciară) și că, la 20 mai 2020, Tribunalul Administrativ a confirmat că faza preliminară a fost finalizată pentru ambele cauze; constată că audierile în ambele cauze au avut loc la 23 iulie 2020 și că Tribunalul Administrativ a respins în totalitate ambele cereri; ia act de faptul că, la 22 septembrie 2020, reclamantul a introdus două cereri la Curtea Administrativă de Apel din Nancy; ia act de faptul că termenul pentru depunerea de către Agenție a memoriilor de apărare în fața Curții Administrative de Apel din Nancy a fost 10 februarie 2021; invită Agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune imediat ce Curtea Administrativă de Apel din Nancy va pronunța hotărârile;

Performanța

salută faptul că Agenția utilizează anumite instrumente, cum ar fi indicatori-cheie de performanță, pentru a evalua valoarea adăugată adusă de activitățile sale și pentru a-și îmbunătăți gestiunea bugetară, cum ar fi numărul de deficiențe critice identificate în timpul testelor de securitate, procentul de riscuri de securitate identificate tratate de controalele de securitate asigurate și procentul de activități identificate în programul anual de lucru și efectuate sau programate;

reamintește Agenției faptul că este necesar să își revizuiască și să își actualizeze periodic sistemul de măsurare a performanței și indicatorii-cheie de performanță, pentru a garanta eficacitatea contribuției Agenției la politicile Uniunii și a expertizei sale la nivelul Uniunii; încurajează Agenția să analizeze cu atenție rezultatele acțiunilor de măsurare a performanței și să utilizeze această analiză pentru a-și îmbunătăți strategia și planificarea activităților;

subliniază că Agenția are un aport important la îmbunătățirea siguranței în Europa, prin asigurarea celor mai înalte niveluri de securitate a informațiilor și de protecție a informațiilor care îi sunt încredințate, oferind servicii de înaltă calitate și ajutând statele membre să își alinieze capacitățile tehnologice la nevoi pe care le au; atrage atenția că este necesar să se ia toate măsurile necesare pentru a evita orice risc pentru informațiile prelucrate; reamintește că noul mandat al Agenției, care a intrat în vigoare în decembrie 2018, a mărit capacitatea acesteia de a îmbunătăți sistemele de informații existente și de a dezvolta unele noi; reamintește că 2019 a fost primul an după intrarea în vigoare a Regulamentului (UE) 2018/1726 (2) și salută eforturile depuse de Agenție pentru a se adapta la aceste noi norme;

constată cu apreciere că Agenția vizează să eficientizeze costurile și să realizeze economii de scară punând resurse în comun cu alte agenții și prin intermediul acestora, prin participarea la licitații interinstituționale și acorduri contractuale cu alți furnizori de servicii pentru a reduce costurile administrative și a evita duplicarea serviciilor orizontale; încurajează Agenția să își extindă participarea la colaborarea interinstituțională și în domeniul securității cibernetice sau al tranziției ecologice; constată că Agenția colaborează îndeaproape cu agențiile din domeniul justiției și afacerilor interne și că are acorduri de lucru și planuri de cooperare cu Biroul European de Sprijin pentru Azil, Agenția Uniunii Europene pentru Cooperare în Materie de Justiție Penală, Agenția Uniunii Europene pentru Cooperare în Materie de Aplicare a Legii, Agenția Uniunii Europene pentru Formare în Materie de Aplicare a Legii, Agenția pentru Drepturi Fundamentale a Uniunii Europene, Agenția Uniunii Europene pentru Securitate Cibernetică și Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă; încurajează și invită Agenția să continue să urmărească în mod activ extinderea cooperării și a schimbului de bune practici cu alte agenții ale Uniunii în vederea îmbunătățirii eficienței, în special în ceea ce privește resursele umane, gestionarea clădirilor, serviciile informatice și securitatea;

remarcă, din observațiile și comentariile făcute în 2018 de autoritatea care acordă descărcarea de gestiune, că Agenția gestionează trei sisteme informatice la scară largă, separate și neintegrate și că, din cauza termenelor diferite de dezvoltare și a constrângerilor care decurg din cadrele juridice separate care le reglementează, sistemele informatice au fost construite separat, într-un mod neintegrat; ia act de faptul că Agenția a lansat licitația pentru cadrul tehnic transversal, care are ca scop să crească semnificativ eficiența și economiile de scară și să reflecte mai bine noua structură organizațională a departamentului de operațiuni și invită Agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la progresele înregistrate;

constată că în 2019 Agenția a lansat un program de transformare instituțională intitulat eu-LISA 2.0, cu scopul de a alinia organizarea Agenției la noul său mandat și la noile responsabilități, asigurându-se totodată că proiectul de reorganizare este deschis și transparent și că implică personalul Agenției; ia act de faptul că Agenția a realizat o modificare a structurii sale organizaționale la 1 septembrie 2019 și că au fost concepute și implementate structuri complet noi ale matricei organizaționale pentru departamentul operațional și departamentul de guvernanță corporativă;

salută noua structură organizatorică implementată de Agenție, care consolidează capacitățile necesare pentru planificarea operațională și achizițiile aferente, inclusiv furnizarea de contribuții juridice și tehnice; solicită, cu toate acestea, să se depună eforturi suplimentare pentru a se asigura respectarea normelor privind achizițiile publice, precum și controale interne și raportări mai precise;

10.

salută progresele înregistrate în ceea ce privește recomandările Curții din anii anteriori și faptul că, de la începutul anului 2019, Agenția publică anunțuri de posturi vacante pe site-ul Oficiului European pentru Selecția Personalului;

Politica de personal

11.

constată cu îngrijorare că, la 31 decembrie 2019, schema de personal era completată în proporție de doar 89,53 %, fiind ocupate 154 de posturi de agenți temporari din cele 172 de posturi de agenți temporari autorizate în bugetul Uniunii (față de 136 de posturi autorizate în 2018); constată că, în 2019, în cadrul Agenției au mai lucrat 61 de agenți contractuali și opt experți naționali detașați;

12.

ia act cu îngrijorare de dezechilibrul de gen raportat în 2019 în rândul cadrelor superioare, în consiliul de administrație (50 de bărbați și 8 femei) și în rândul personalului; invită Agenția să își intensifice eforturile pentru a realiza echilibrul de gen la toate nivelurile; solicită Comisiei și statelor membre să țină cont că este important să se garanteze echilibrul de gen atunci când sunt desemnați membrii consiliului de administrație al Agenției;

13.

încurajează Agenția să lucreze în continuare la un cadru de politici pe termen lung privind resursele umane, care să trateze chestiuni precum echilibrul dintre muncă și viața privată, îndrumarea și dezvoltarea carierei pe tot parcursul vieții, echilibrul de gen, telemunca, echilibrul geografic și recrutarea și integrarea persoanelor cu dizabilități;

14.

constată că, potrivit raportului Curții, auditul procedurilor de recrutare a arătat că evaluarea candidaturilor în raport cu criteriile de eligibilitate nu a fost întotdeauna suficient de riguroasă, iar în unul dintre cazuri candidaților li s-a aplicat un tratament inegal; constată din răspunsul Agenției că aceasta a luat act de observația respectivă și că se angajează să se asigure că toți candidații sunt tratați în mod egal;

15.

constată că volumul de muncă al Agenției a crescut semnificativ de-a lungul anilor și că numărul limitat de angajați rămâne una dintre principalele provocări pentru Agenție, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung; ia act de faptul că Agenția se așteaptă ca numărul angajaților să crească la peste 300 până la sfârșitul anului 2020; remarcă faptul că creșterea numărul de angajați trebuie aprobată de Parlament și de Consiliu și că Agenția încearcă să atenueze impactul numărului limitat de angajați prin redefinirea sarcinilor prioritare și prin recrutare rapidă; subliniază că practica actuală de recrutare a personalului necesar pentru punerea în aplicare a unui act juridic numai după ce el intră în vigoare presupune că se recurge la personalul existent pentru măsurile de pregătire a punerii în aplicare a actului juridic, ceea ce pune presiune pe capacitatea echipei de bază a Agenției și riscă deci să afecteze îndeplinirea sarcinilor de zi cu zi ale Agenției; invită Comisia să permită angajarea anticipată a unei părți a personalului prevăzut într-o propunere de act juridic, pentru a permite Agenției să se pregătească eficient pentru punerea în aplicare a respectivului act juridic;

16.

ia act de dificultățile întâmpinate de Agenție în a recruta personal calificat și în a păstra acest personal pe o perioadă mai lungă de timp; subliniază rolul important pe care îl joacă în această privință decizia anuală privind coeficientul corector aplicabil remunerațiilor și pensiilor funcționarilor și ale celorlalți agenți ai Uniunii; subliniază că coeficienții corectori variază semnificativ de la un stat membru la altul, având un impact puternic asupra capacității agențiilor situate în state membre cu coeficienți corectori mai mici de a recruta și de a păstra personalul și de a-și menține astfel expertiza; invită Comisia să ia în considerare posibilitatea de a stabili coeficienți corectori diferiți pe baza unei evaluări regionale, mai degrabă decât naționale; subliniază că, de obicei, sediile agențiilor situate în state membre cu coeficienți corectori mai mici se află în capitale, unde costul vieții este semnificativ mai ridicat decât în alte regiuni ale țărilor membre în cauză;

17.

constată că, având în vedere amploarea și complexitatea operațiunilor sale, Agenția nu poate evita să recurgă la contractanți privați și că Agenția folosește serviciile a 96 de furnizori externi de servicii, fără a include angajații societăților contractate pentru a sprijini Agenția în gestionarea operațională a sistemelor existente sau pentru dezvoltarea unora noi; ia act de faptul că, în 2019, Agenția a solicitat aprobare pentru a angaja alți 17 agenți contractuali, dar că Comisia nu și-a dat aprobarea; constată că dependența de contractanți privați poate fi redusă doar printr-o altă creștere substanțială a personalului Agenției, peste cifrele din schema actuală de personal;

18.

constată că Agenția a adoptat o politică de protejare a demnității persoanelor și de prevenire a hărțuirii; constată că, în urma unei cereri din partea unui membru al personalului din octombrie 2018, Agenția a deschis o anchetă administrativă în 2019, care a fost finalizată în septembrie 2019 cu o măsură disciplinară; constată că a fost depusă o plângere împotriva respectivei măsuri disciplinare și că Agenția a răspuns în data de 3 august 2020; ia act de faptul că angajatul în cauză a introdus o acțiune în instanță în fața Tribunalului CJUE; invită Agenția ca, până în iunie 2021, să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la progresele înregistrate și, dacă este cazul, cu privire la măsurile corective luate în urma deciziei finale a Tribunalului; constată, din datele furnizate de consilierii confidențiali, că în 2019 au fost raportate nouă cazuri de hărțuire, dar că în niciunul dintre aceste cazuri angajații nu au solicitat sprijin prin proceduri oficiale sau neoficiale;

Achizițiile

19.

observă că, potrivit raportului Curții, plata sumei de 284 000 EUR pentru furnizarea de servicii de „mentenanță corectivă în funcționarea Sistemului de Informații Schengen”, în baza unui contract-cadru (contractul MWS), s-a referit la o perioadă care nu era inclusă în durata contractului MWS și, prin urmare, nu a fost conformă cu dispozițiile contractuale; ia act din răspunsul Agenției că respectiva constatare se referă la extinderea mentenanței corective a Sistemului de Informații Schengen din motive operaționale inevitabile, care figura deja într-un raport privind conturile Agenției pentru exercițiul 2018, și că nu au putut fi luate măsuri de remediere;

20.

observă, în ceea ce privește acțiunile întreprinse în urma constatărilor Curții pentru anul precedent, că formula de evaluare prevăzută în caietul de sarcini pentru contractul MWS a fost diferită de cea comunicată în documentul cu întrebări și răspunsuri pentru ofertanți și că Agenția ar trebui să consolideze controalele interne legate de achiziții; constată, din acțiunile subsecvente ale Agenției, că evaluarea ex-post nu este folosită ca o funcție în cadrul procesului de achiziții publice, din cauza lipsei de resurse umane alocate, dar că Agenția a luat măsuri menite să atenueze riscul evidențiat în observație prin consolidarea capacităților de gestionare a contractelor și a furnizorilor și prin realocarea personalului responsabil cu pregătirea și evaluarea licitației către alte roluri operaționale;

21.

observă, în ceea ce privește acțiunile întreprinse ca urmare a constatărilor Curții pentru exercițiul precedent, că Agenția a majorat prețurile unui contract-cadru fără a-l modifica și a prelungit un contract specific după expirarea contractului-cadru; ia act de faptul că Agenția a luat măsuri pentru a consolida gestionarea contractelor și a furnizorilor;

Prevenirea și gestionarea conflictelor de interese, etica și transparența

22.

ia act de măsurile existente aplicate de Agenție și de eforturile constante depuse pentru a asigura transparența, prevenirea și gestionarea conflictelor de interese, precum și avertizarea în interes public; observă că Agenția dispune de norme privind prevenirea și gestionarea conflictelor de interese pentru membrii personalului; ia act de faptul că, în 2019, Agenția a organizat o sesiune de formare pe teme de etică și integritate, axată pe avertizarea în interes public și pe fraudă și prezentată de un reprezentant al OLAF, două sesiuni de formare referitoare la etică și codul de conduită, care s-au referit la prevenirea hărțuirii și la avertizarea în interes public și la care au participat consilierii confidențiali ai Agenției, precum și trei sesiuni de formare privind gestionarea conflictelor de interese; constată că, în 2019, membrii personalului numiți ca agenți sau controlori în circuitele operaționale și financiare au depus 106 declarații de interese, că, dintre nou-veniți, 21 au declarat interese și că unui membru al personalului i s-a recomandat să nu participe la unele acțiuni pentru a se conforma normelor de prevenire a conflictelor de interese; constată că, în iunie 2020, consiliul de administrație urma să adopte noi norme privind conflictele de interese, care să se aplice tuturor membrilor personalului Agenției, inclusiv personalului de conducere; invită Agenția ca, până în iunie 2021, să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la progresele înregistrate;

23.

subliniază că actualul cadru etic aplicabil instituțiilor și agențiilor Uniunii prezintă dezavantaje considerabile din cauza fragmentării sale și a lipsei de coordonare între dispozițiile existente; subliniază că aceste probleme ar trebui soluționate prin instituirea unui cadru etic comun, care să asigure aplicarea unor standarde etice înalte pentru toate instituțiile și agențiile Uniunii;

24.

subliniază că anumiți funcționari completează declarații privind absența conflictelor de interese și furnizează autoevaluări cu privire la respectarea standardelor etice; subliniază, cu toate acestea, că astfel de declarații pe propria răspundere și autoevaluări nu sunt suficiente și că, prin urmare, este necesar un control suplimentar;

25.

constată din răspunsul Agenției că nu există nicio obligație legală ca membrii consiliului de administrație să își publice CV-urile; subliniază, în acest sens, că agențiile Uniunii ar trebui să dea un exemplu de transparență și invită membrii consiliului de administrație să își publice CV-urile pe site-ul Agenției; ia act de faptul că Agenția va încuraja în continuare reprezentanții consiliului de administrație să își publice CV-urile, pentru a spori transparența instituției; invită Agenția ca, până în iunie 2021, să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la progresele înregistrate;

Controalele interne

26.

observă că, în urma auditului efectuat în 2019 cu privire la „Recrutarea personalului Agenției, gestionarea și implicarea prestatorilor de servicii structurale și etica organizațională”, serviciul de audit intern a evidențiat două aspecte „foarte importante”; ia act de faptul că Agenția va elabora plan de acțiune care prin care să dea curs recomandărilor; invită Agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la aplicarea recomandărilor de audit;

27.

constată, în lumina comentariilor și observațiilor autorității care acordă descărcarea de gestiune privind recomandările de audit deschise, că, la sfârșitul anului 2019, rata de implementare a recomandărilor de audit era de 62 % (au fost implementate 21 dintre cele 34 recomandări); constată că, în total, la sfârșitul lui 2019 erau deschise 32 de recomandări și niciuna nu era „critică”; constată că, în 2020, Agenția a luat măsuri ferme și urgente pentru a da curs recomandărilor a căror implementare a fost întârziată și a prezentat inclusiv termene de implementare revizuite; invită Agenția ca, până în iunie 2021, să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la implementarea recomandărilor de audit;

28.

observă că Agenția a adoptat și a implementat cadrul de control intern revizuit la începutul anului 2019;

29.

evidențiază că este important ca Agenția să-și digitalizeze mai mult operațiunile interne și procedurile de gestiune; subliniază că este necesar ca Agenția să continue să fie proactivă în această privință pentru a evita cu orice preț decalajul digital între agențiile Uniunii; atrage totuși atenția că trebuie luate toate măsurile de securitate necesare pentru a evita orice risc pentru securitatea online a informațiilor prelucrate de Agenție;

30.

ia act de eforturile depuse pentru a îmbunătăți securitatea informatică și protecția datelor în cadrul Agenției;

Alte observații

31.

observă că, în perspectiva retragerii Regatului Unit din Uniune, Agenția a făcut toate pregătirile necesare pentru a executa deconectarea Regatului Unit și posibila eliminare a datelor referitoare la Regatul Unit din Sistemul de Informații Schengen și din Baza europeană de date dactiloscopice ale solicitanților de azil, potrivit cadrului juridic; constată că Agenția a făcut pregătirile necesare pentru aplicarea dispozițiilor Acordului privind retragerea Regatului Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord din Uniunea Europeană și din Comunitatea Europeană a Energiei Atomice (3) și a orientărilor respective ale Comisiei privind participarea Regatului Unit la organismele de guvernanță ale Agenției, gestionarea resurselor umane, rapoartele statistice și alte aspecte relevante;

32.

salută prezența activă a Agenției în mediul online în 2019; încurajează Agenția să își promoveze în continuare activitatea, cercetările și activitățile pentru a-și spori vizibilitatea publică;

33.

face trimitere, pentru alte observații cu caracter transversal care însoțesc decizia privind descărcarea de gestiune, la rezoluția sa din 29 aprilie 2021 (4) referitoare la performanțele, gestiunea financiară și controlul agențiilor.

(1) JO C 107, 31.3.2020, p. 172

(2) Regulamentul (UE) 2018/1726 al Parlamentului European și al Consiliului din 14 noiembrie 2018 privind Agenția Uniunii Europene pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție (eu-LISA) și de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1987/2006 și a Deciziei 2007/533/JAI a Consiliului, precum și de abrogare a Regulamentului (UE) nr. 1077/2011 (JO L 295, 21.11.2018, p. 99).

(3) JO L 29, 31.1.2020, p. 7.

(4) Texte adoptate, P9_TA(2021)0215.